DLE ČSN EN ISO 9001:2001

Transkript

1 Strana: 1 ze 28 DLE ČSN EN ISO 9001:2001 Zpracoval : Eva Němcová Podpis Přezkoumal : Ing. Václav Gazda Podpis Schválil : Jindřich Plaček Podpis Datum : Datum : Datum : Vydání : 1. Změna: 0 Platnost od :

2 Strana: 2 ze 28 O B S AH 1 ÚVOD Historie firmy Průmyslové podlahy Plaček a. s Historie firmy Průmyslové podlahy Plaček a. s Právní postavení organizace ROZSAH systému managementu jakosti Věcný rozsah systému managementu jakosti Rozsah procesů realizovaných společností Procesy zabezpečované dodavateli externí procesy Odpovědnosti funkcí v organizaci DEFINICE A ZKRATKY Definice Použité zkratky SYSTÉM MANAGEMENTU JAKOSTI Všeobecné požadavky Požadavky na dokumentaci Všeobecně Příručka jakosti (PJ) Řízení dokumentů Řízení záznamů ODPOVĚDNOST MANAGEMENTU Osobní angažovanost a aktivita managementu Zaměření na zákazníka Politika jakosti Plánování Cíle jakosti Plánování systému managementu jakosti Odpovědnost, pravomoc a komunikace Odpovědnost a pravomoc Představitel managementu Interní komunikace Přezkoumání managementem Všeobecně Vstupy pro přezkoumání Výstup z přezkoumání MANAGEMENT ZDROJŮ Poskytování zdrojů Lidské zdroje Všeobecně Odborná způsobilost Infrastruktura Pracovní prostředí REALIZACE PRODUKTU Plánování realizace produktu Procesy týkající se zákazníka Určení požadavků na produkt Přezkoumání požadavků týkajících se produktu Komunikace se zákazníkem Návrh a vývoj Nakupování Proces nakupování Informace pro nakupování Ověřování nakupovaného produktu... 18

3 Strana: 3 ze Výroba a poskytování služeb Řízení výroby a poskytování služeb Validace procesů výroby a poskytování služeb Identifikace a sledovatelnost Majetek zákazníka Ochrana produktu Řízení monitorovacích a měřicích zařízení MĚŘENÍ, ANALÝZA A ZLEPŠOVÁNÍ Všeobecně Monitorování a měření Spokojenost zákazníka Interní audit Monitorování a měření procesů Monitorování a měření produktu Řízení neshodného produktu Analýza údajů Shromažďování dat Analýza údajů Zlepšování Neustálé zlepšování Opatření k nápravě Preventivní opatření PŘÍLOHY... 28

4 Strana: 4 ze 28 1 ÚVOD 1.1 Historie firmy Průmyslové podlahy Plaček a. s Historie firmy Průmyslové podlahy Plaček a. s. Historie firmy začíná v roce 1991, tehdy byla založena firma Alois Plaček - průmyslové podlahy. Na počátku jsme prováděli pouze stěrkové podlahy z materiálu astradur. Díky dobré kvalitě se naše produkce z počátečních m2 za rok postupně zvyšovala. Bylo zřízeno zastoupení v Praze a následně v Brně. V roce 1996 byla nabídka rozšířena i o betonové podlahy. V následujících letech s postupem poptávky se nabídka dále doplnila o antistatické podlahy, samonivelační cementové stěrky, sanační podlahy tl. 3 cm na bázi asfaltu. Zahájení výroby materiálu v roce 1997 znamenalo velkou změnu v kvalitě a cenách výrobků. Souběžně začaly i dodávky do dceřinných společností v Polsku a Litvě. Díky dřívější spolupráci s Chemapolem jsme pronikli na ruský trh. Dodávky dnes dosahují několik desítek tun ročně. Mezi naše hlavní reference patří rekonstrukce chodeb na stadionech v Lužnikách a Spartaku Moskva. V roce 1998 se společnost transformovala na akciovou společnost, došlo tedy k oddělení výkonného vedení firmy od vlastníků. Roční růst tržeb je v průměru 10 až 15 %. Nejedná se tedy o překotný růst, ale stabilní upevňování pozic na trhu. Po deseti letech existence je firma stabilizovaná jak z hlediska finančního, tak po stránce postavení na trhu. V současné době má firma 13 stálých zaměstnanců. Na některé činnosti si najímáme externí dodavatele. Jedná se např. o dodávky izolací pod betonové podlahy. 1.2 Právní postavení organizace Obchodní jméno: Průmyslové podlahy Plaček Právní forma: a. s. Sídlo společnosti: Rožnov p. Rad., Pod lesem 2650 Provozovna: Rožnov p. Rad. IČO DIČ CZ Statutární zástupce: Jindřich Plaček Představitel managementu jakosti: Eva Němcová Kontakt tel.: fax: nemcova@ppplacek.cz

5 Strana: 5 ze 28 2 ROZSAH SYSTÉMU MANAGEMENTU JAKOSTI 2.1 Věcný rozsah systému managementu jakosti Organizace Průmyslové podlahy Plaček, a.s., má zavedený systém managementu jakosti dle ČSN EN ISO 9001:2001 Systém managementu jakosti Požadavky. 2.2 Rozsah procesů realizovaných společností V rámci systému managementu jakosti zabezpečuje tyto činnosti: výroba materiálu stř. 200 pokládku průmyslových podlah stř Procesy zabezpečované dodavateli externí procesy Pokládka průmyslových podlah Činnosti obchodních zástupců 2.4 Odpovědnosti funkcí v organizaci Odpovědnosti za zpracování a udržování SMJ v organizaci jsou dány organizačním řádem a mapou procesů, kde jsou uvedeny odpovědnosti za jednotlivé procesy (viz příloha č.1) pro jednotlivé funkce v členění dle požadavků ČSN EN ISO 9001: DEFINICE A ZKRATKY 3.1 Definice Pro účely Příručky jakosti platí definice uvedené v ČSN EN ISO 9000: Použité zkratky SMJ systém managementu jakosti,čsn-česká statní norma,oz-obchodní zástupci,j-jednatel PMJ představitel managementu jakosti,t-technolog, MaM-mapování a měření,mv-mistr výr. 4 SYSTÉM MANAGEMENTU JAKOSTI 4.1 Všeobecné požadavky Organizace má vytvořený, zavedený a zdokumentovaný systém managementu jakosti v souladu s ČSN EN ISO 9001:2001 pro činnosti uvedené v kapitolách č. 2 a 4. této PJ. Ze systému je vyloučen prvek návrh a vývoj kap dle výše uvedené normy. Vzájemné vazby procesů, jak navazují jejich vstupy a výstupy jsou uvedeny v příručce jakosti, mapě procesů viz příloha č. 1 a v popisu výrobních procesů viz příloha č.2 příručky jakosti. Monitorování procesů zajišťuje každý vlastník procesu sledováním, jestli splňuje základní pravidla uvedené v PJ příp. navazující dokumentaci (zpravidla externí normy, legislativa apod.).

6 Strana: 6 ze 28 Měření vybraných procesů převážně hlavních procesů je uvedeno v kap Výsledky měření procesů jsou analyzovány při přezkoumání systému managementu jakosti. V případě, že proces nesplňuje podmínky správného fungování tzn. vznikají systémové neshody, vlastník procesu může po domluvě s PMJ zorganizovat neplánovaný interní audit, zaměřen na všechny znaky procesu tj. vstupy do procesu, výstupy z procesu, činnosti prováděné v procesu, požadavky na dokumentaci popř. jiné za účelem nápravy procesu. Ve společnosti jsou identifikovány externí procesy: Určování požadavku zákazníka činnosti obchodních zástupců Výroba a poskytování služeb pokládka průmyslových podlah (z větší části). Za řízení externích procesů odpovídá jednatel společnosti. Řízení těchto externích procesů je popsáno v příslušných kapitolách této příručky jakosti. 4.2 Požadavky na dokumentaci Všeobecně Dokumentace SMJ zahrnuje: dokumentované prohlášení o politice jakosti a cílech jakosti, kterou jsou uložené v PC síti organizační řád, mzdový řád s popisy funkcí příručku jakosti dokumenty, které organizace potřebuje pro zajištění efektivního plánování, fungování a řízení svých procesů (např. instrukce, externí dokumentace) Příručka jakosti (PJ) Účelem příručky jakosti je souhrnné popsání systému managementu jakosti dle ČSN EN ISO 9001:2001. Tento dokument popisuje činnosti jednotlivých osob v celém procesu realizace produktu, včetně procesů řídících a podpůrných. Příručku jakosti zpracovává PMJ přezkoumává se v rámci int. audit.a schvaluje ředitel společnosti Příručka jakosti je určena: všem zaměstnancům společnosti za účelem dodržování a uplatňování SMJ externím a interním auditorům pro přezkoumání účinnosti a funkčnosti SMJ. zákazníkovi pro ucelenou představu o zabezpečení systému managementu jakosti v organizaci jako celku i jednotlivých úseků a funkcí (o případném poskytnutí rozhoduje vedení společnosti a vydává je jako neřízený dokument) Členění jednotlivých kapitol je v souladu s ČSN EN ISO 9001:2001 mimo kapitol č. 1, 2, a 3 tyto mají individuální členění a náplň.

7 Strana: 7 ze Řízení dokumentů Odpovědnost za řízení dokumentů má PMJ. Práce s dokumenty Vytvoření interního nebo pořízení externího dokumentu dle požadavků jednotlivých zaměstnanců Evidence dokumentu záznam do Tabulky dokumentů, příp. připsání ke navazujícím seznamům např. Seznam externí dokumentace, tabulka záznamů a ostatních dokladů. Za vedení a aktualizaci seznamu odpovídá PMJ. Používání dokumentu jedná se o používání dokumentu zaměstnanci společnosti. Ve společnosti jsou všechny interní dokumenty uloženy na PC síti adresa řídící dokumenty. Přii vytištění jsou neřízenými dokumenty. Pro účely archivace a případné zapůjčení PMJ udržuje v aktuálnosti jeden tištěný výtisk. V případě zapůjčení jakéhokoli dokumentu je povinen zapůjčitel dokument vracet na místo jemu určené. Uložení dokumentu ve spisovně jedná se o uložení dokumentů v kancelářích organizace. Vytřídění dokumentů (podle skartačního znaku) nepotřebné skartovat, ostatní jsou uloženy do spisovny resp. archivu. Odpovědnost za vytřídění již nepoužívaných dokumentů a jejich evidenci sekretářka. Uložení dokumentu do archivu u dokumentů s znakem A provádí sekretářka. Rozdělení dokumentů a jejich označování Všechny dokumenty používané v organizaci, které podléhají procesu řízení dokumentů jsou uvedeny v Tabulce dokumentů na kterou navazují další seznamy. Na každém interním dokumentu by mělo být uveden zpracovatel, schvalovatel, č. vydání, výtisk (dle potřeby), název firmy, datum vydání. Jako vzor titulní stránky pro nový dokument (je li to vhodné) bude sloužit titulní stránka z příručky jakosti. Tvorba interních dokumentů Vypracování návrhu dokumentu dle podnětů jednotlivých zaměstnanců a po odsouhlasení vedení zpracuje osoba pověřená vedením. Připomínkové řízení po vypracování návrhu dokumentu provádí vedení společnosti na poradě. Toto je prováděno ústně. Zapracování schválených připomínek zpracovatelem, který reaguje na podněty vedení. Ověření dokumentu jedná se o ověření správnosti dokumentu zpravidla vedením společnosti nebo jím pověřenou osobou podpisem na dokument. Schválení dokumentu vedením společnosti, podpisem na dokument. Uvolnění k vydání vydání dokumentu a zařazení do Tabulky dokumentů a navržení jeho řízení. Zajišťuje PMJ. Zajišťování externích dokumentů Za řízení externích dokumentů odpovídá technolog.

8 Strana: 8 ze 28 Společnost odebírá sborník od vydavatele Verlag Dashofer Nebezpečné chemické látky a přípravky, který obsahuje i navazující zákony. Zjišťování potřeby externího dokumentu každým zaměstnancem společnosti Ověření a schválení pořízení jedná se o schválení pořízení dokumentu vedením (ústně). Zajištění (nákup) provede zaměstnanec, který vznesl požadavek, případně pověřená osoba. Uvolnění k evidenci a distribuci zaevidování do Seznamu externí dokumentace provede technolog. Evidence, vydávání a distribuce dokumentů a jejich změn Evidence schváleného dokumentu v Tabulce dokumentů Pořízení potřebných kopií - navrhuje a provádí PMJ, v případě pořízení kopií jsou tyto kopie řízeny a jejich rozdělení je uvedeno v tabulce dokumentů. Zpravidla existuje jedna aktuální vydání na PC síti a jeden výtisk u PMJ.Vytištěné kopie z PC jsou vždy neřízený dokument. Distribuce na místo uložení PMJ Seznámení s dokumentem (změnou dokumentu) všech uživatelů - provádí PMJ sdělením na poradě, vedoucí zaměstnanci mají povinnost o případných změnách v dokumentaci ústně informovat svoje podřízené Používání dokumentu každý zaměstnanec dle potřeby Vyřazení dokumentů PMJ, formou přeškrtnutí červeně a označením neplatné od. Skartace a archivace provádí sekretářka. Revize, aktualizace a zprávy o současném stavu Interní dokumenty: Revize a aktualizace, popř. změnové řízení je prováděno u řízených dokumentů. V případě provedení revize a změn je o tomto pořízen záznam ve listu revizí a změn přiloženém ke každému dokumentu v tištěné verzi. Změny v dokumentu jsou prováděny výměnou listů. Na změněné listy je v zápatí uvedena poznámka o změně datum a podpis. List revizí a změn bude přiložen k dokumentu na konci dokumentu. Neplatné listy budou přeškrtnuty a podepsány s odkazem na změnu a přiloženy na konci dokumentu. Pravidelné revize dokumentů budou prováděny 1x ročně a to po přezkoumání systému managementu jakosti kap (pozn. v případě jednostránkových dokumentů nebo dokumentů, kde se změny provádějí formou aktualizace dokumentu se záznam o revizích uvede do přezkoumání systému managementu např. politika jakosti, plány). U dokumentů řízených v PC jsou změny dokumentů prováděny v režimu změn daného PC programu. Externí dokumenty: přeškrtnutím titulní stránky dokumentu s poznámkou neplatné od, poznámky o aktualizaci budou uvedeny na příslušném dokumentu pokud možno červenou barvou. Zajištění čitelnosti Čitelnost dokumentů v papírové podobě je zajištěna správným zacházením s dokumenty a ukládání dokumentu na vyhrazeném místě. Za správnost údajů dokumentů v PC odpovídá PMJ,

9 Strana: 9 ze 28 který má nastaveny příslušná práva ke správě dokumentu. Ostatní uživatelé mají přístup k daným dokumentům pouze pro čtení. Vyhledávání Vyhledávání dokumentů je zajištěna pomocí tabulky dokumentů a tabulky záznamů a ostatních dokladů. Řízení změn dokumentů V případě změny dokumentu toto provede po odsouhlasení vedením zpracovatel. Zpracovatel je povinen sledovat případné potenciální změny u zpracovaného dokumentu a tyto změny neprodleně zavést do dokumentu. Seznámení se s dokumenty Pracovníci, kteří dokumentaci používají, musí být seznámeni s používáním dokumentů. Toto seznámení proběhne zároveň se školením o ISO. U interních řídících dokumentů je přiložen v příloze seznam zaměstnanců včetně podpisu na konci dokumentu - viz seznámení se s dokumentem. Vyřazení dokumentů, skartace a archivace Vyřazení neplatných dokumentů z příručních registratur (tj. z jednotlivých kanceláří) do spisovny případně podnikového archivu zajišťuje sekretářka. Před uložením do spisovny a archivu přidělí dokumentu příslušný skartační znak PMJ (příp. každý pracovník dle své funkce). Skartaci provádí po uplynutí skartační lhůta v souladu s právními požadavky vztahujícími se k archivnictví. Dokumenty v podnikovém archivu se řídí Spisovým, skartačním a archivním řádem. Záznamy Záznam ze školení SMJ List revizí a změn Řízení záznamů Obecná pravidla pro řízení záznamů Obecné požadavky a pravidla pro řízení prázdných formulářů jsou uvedena v kap PJ. Záznamem o jakosti se rozumí takový záznam, který dokumentuje provádění činnosti popsané v příručce jakosti a navazující dokumentace a nepodléhá změnovému řízení, protože změny záznamů o jakosti jsou nepřípustné a záznamy lze pouze doplňovat. V případě doplnění musí zůstat původní záznam čitelný je dovoleno pouze nesprávný údaj škrtnout a vedle opraveného údaje zapsat datum změny a jméno pracovníka, který záznam opravoval. Každý pořízený záznam musí obsahovat datum vypracování a podpis zpracovatele. Záznamy o jakosti jsou identifikovány vhodnou formou např.: tabulkou na šanonu, ve kterém jsou záznamy uloženy na kartotéce (pokud mají záznamy formu karet, např. karty revizí el. spotřebičů) na obalu knih (deníků) využívaných k záznamům o jakosti

10 Strana: 10 ze 28 Přístup zákazníka a ostatních zainteresovaných stran k záznamům o jakosti musí být stanoven smluvně nebo na základě souhlasu vedení společnosti. Je-li ve smlouvě s odběratelem stanoven přístup odběratele k záznamům, musí být tyto záznamy uloženy po sjednaný časový úsek na místě přístupném odběrateli (jím stanovené osobě) nebo předávány podle smlouvy. Evidence záznamů a dokladů Řízení záznamů je prováděno pomocí Tabulky záznamů a dokladů (viz. příloha 5) Každý typ záznamu má definován: číslo znak (z záznam, d doklad) kapitolu normy ke které se vztahuje název záznamu / dokladu (zde je stručný název záznamu nebo dokladu) upřesnění formy záznamu / dokladu (např. deník, formulář, šanon ) četnost zpracování záznamů / dokladů zpracovatel (kdo vyplňuje, v příp. externích kdo pořizuje) uložení místo poznámka (do poznámek se píší např. způsob vyhodnocení formuláře, vznikající následný formulář apod.) Bližší specifikace záznamu je uvedena v jednotlivých kapitolách PJ a v navazující dokumentaci. Identifikace a registrace Osoba odpovědná za danou kapitolu (proces) dále jen vlastník příslušné kapitoly PJ nebo jiného dokumentu systému jakosti (dle odpovědností v matici odpovědnosti) odpovídá za stanovení charakteru záznamu o jakosti (popř. ve spolupráci s PMJ). Při identifikaci záznamu spolupracuje zpracovatel s osobou odpovědnou za další zpracování a vyhodnocování údajů. O veškerých změnách týkající se formální a věcné podoby záznamů o jakosti je povinen zpracovatel informovat vlastníka procesu a PMJ. Hlavní identifikační znaky záznamů a jejich řízení jsou v přehledné formě uvedeny v tabulce záznamů a ostatních dokladů. Tabulku vede v aktuálnosti PMJ a při změnách ji průběžně doplňuje. Ve společnosti je založena složka prázdných formulářů (vedena v PC), kde jsou k dispozici jednotlivé formuláře včetně jejich seznamu, které jsou potřebné pro uplatňování systému managementu jakosti. Zpracování a vyhodnocení záznamů o jakosti Postupy určující sběr dat, jejich zpracování, používání, řízení, vyhodnocování jsou uvedeny v příslušných dokumentech (PJ apod.) a za jejich úroveň (obsah, formu, vypovídací schopnost) je odpovědný zpracovatel dokumentu. Uložení a likvidace záznamů o jakosti Místo uložení a odpovědná osoba za záznam o jakosti jsou stanoveny v tabulce záznamů. Vyřazení a likvidace záznamů se řídí stejným způsobem jako u řízení dokumentů tj. vytřídění

11 Strana: 11 ze 28 z příručních registratur, přiřazení skartačních znaků, uložení do spisovny respektive archivu, skartování dle skartačních lhůt. Záznamy a data v elektronické podobě Řízení těchto záznamů je obdobné jako u řízení záznamů v papírové podobě. Zálohování a uchování těchto záznamů provádějí pracovníci dle potřeby. Řízení záznamů v PC V případě záznamů v PC je určena osoba, která je odpovědna za přístup k záznamům. Každý takto řízený záznam má určeného zpracovatele, který je oprávněn záznam vytvářet. V případě, že daný záznam vyplňuje pouze jedna osoba, je na jejím zvážení vhodné zabezpečení daného souboru (např. nastavením práv pro ostatní pro čtení). Záznamy v PC (serverové disky) jsou pravidelně 1 krát měsíčně vypalovány na DVD, vypálená kopie dat na DVD je archivována mimo sídlo společnosti u jednatele. 5 ODPOVĚDNOST MANAGEMENTU 5.1 Osobní angažovanost a aktivita managementu Vrcholové vedení přijalo závazek vyvíjet a zlepšovat svůj systém jakosti v celé společnosti. Z tohoto důvodu sděluje v organizaci nutnost plnění požadavků zákazníka a dodržování platné legislativy, vytvořilo politiku jakosti, zajišťuje plánování jakosti pomocí cílů jakosti, provádí pravidelné přezkoumání systému s ohledem na vhodnost, účinnost a efektivnost a zajišťuje potřebné zdroje pro systém. 5.2 Zaměření na zákazníka Očekávané potřeby zákazníků jsou sledovány posuzováním požadavků v rámci určování požadavku zákazníka, zjišťováním jeho spokojenosti obchodními zástupci a při předání produktu. Na základě sledování spokojenosti zákazníka a analýzy údajů jsou přijímány jednotlivé opatření ke zlepšování nabízených služeb a produktů. 5.3 Politika jakosti Politiku jakosti vytváří vrcholové vedení firmy. Politika jakosti je řízený dokument firmy, který podléhá ověřování, schvalování, změnám, revizím apod. Politika jakosti je vyvěšena v prostorách firmy, kde ji mohou shlédnout všichni zaměstnanci, zákazníci, popř. zainteresované strany. Politika jakosti patří mezi nejvyšší priority ve společnosti, její tvorbě věnuje vedení společnosti mimořádnou péči. Formální úprava politiky jakosti: dokument formátu A4 obsahující identifikační údaje společnosti (logo), v úvodu krátké představení společnosti, stručné formulování politiky jakosti v bodech, datum vydání a podpis jednatele společnosti Záznamy Seznámení pracovníků s politikou jakosti záznam z interního školení SMJ

12 Strana: 12 ze Plánování Cíle jakosti Vrcholové vedení rozpracovává politiku jakosti do konkrétních cílů. Cíle jsou vyhlašovány na poradách zpravidla na celý rok. Zahrnují požadavky externí např. vyplývající z normy ISO, od zákazníků nebo zainteresovaných stran a požadavky interní které vyplývají z politiky a z provozu, činností, technologických postupů a obchodních požadavků organizace. Stav cíle s ohledem na rozpracovanost dílčích etap je zaznamenán a sledován pouze v elektronické formě uložené na síti a průběžně doplňované. Cíle jsou měřitelné a jsou stanoveny odpovědnosti, termíny plnění a měřitelný výsledek cíle popř. jeho etapy. Vyhodnocování cílů je prováděno na poradách a zaznamenáno opět elektronickou formou, zpravidla 1x měsíčně. Cíle jsou označovány pořadovým číslem a rokem vzniku. V případě potřeby je plán cíle upravován a aktualizován Plánování systému managementu jakosti Plánování jakosti je prováděno pomocí cílů jakosti a přezkoumání systému managementu jakosti včetně všech procesů zahrnutých do systému managementu jakosti. Plánování probíhá pomocí rozpracování cílů jakosti, kde jsou stanoveny dílčí úkoly, odpovědnosti a termíny. V přezkoumání managementu plánování probíhá pomocí reakce na audity, legislativu, monitorování a měření procesů, vyhodnocení spokojenosti zákazníků, výstupní zprávy z přezkoumání. Plánování realizace produktu probíhá na pravidelných poradách. Plánování realizace produktu je uvedeno v plánu práce a dokumentaci k zakázce. Ostatní plánování je popsané v příslušných kapitolách příručky jakosti. Záznamy Karta cíle (včetně záznamu o plnění) Plán práce 5.5 Odpovědnost, pravomoc a komunikace Odpovědnost a pravomoc Základní odpovědnosti a pravomoci jsou uvedeny v Organizačním řádu a v Mzdovém předpisu. Součástí organizačního řádu je organizační schéma. Ostatní odpovědnosti vzhledem k SMJ jsou uvedeny v příslušných kapitolách příručky jakosti Představitel managementu Vrcholové vedení jmenovalo představitele managementu (PMJ). viz příloha č.3. Jeho odpovědnosti a povinnosti představitele managementu (mimo ostatních, které jsou uvedeny v této příručce) jsou:

13 Strana: 13 ze 28 odpovídá za zajištění, že procesy potřebné pro systém managementu jakosti jsou vytvářeny, uplatňovány a udržovány minimálně 1x ročně předkládá zprávu vrcholovému vedení o dosažené výkonnosti systému managementu jakosti a o jakékoli potřebě zlepšování podporuje vědomí požadavků zákazníka v celé organizaci pravomoc k ukládání opatření k nápravě, nařízení neplánovaných interních auditů a externích auditů u dodavatelů má pravomoc k přerušení realizačního procesu v případech, kdy dílo či služby neodpovídají požadavkům na jakost Interní komunikace Komunikace ve společnosti mezi jednotlivými zaměstnanci je prováděna formou pravidelných porad, ústní formou, mailem a telefonicky. Stanovení vhodné komunikace určuje jednatel společnosti. Ve společnosti jsou prováděny pravidelně porady, 4 x měsíčně. Těchto porad se účastní vedoucí stř. a ředitel společnosti. Záznam z těchto porad je dostupný na místní PC síti. Jednorázové příkazy jsou vydávány prostřednictvím Příkazu ředitele. V rámci středisek se v případě potřeby provádí operativní porady s pracovníky. Záznamy Záznamy z porad 5.6 Přezkoumání managementem Všeobecně Vrcholové vedení (ve složení Ing.Jindřich Plaček, Eva Němcová, Ing. Václav Gazda), provádí v pravidelných intervalech 1x ročně přezkoumání aktuálnosti, účinnosti a efektivnosti zavedeného systému managementu jakosti. Při tom u přezkoumání po účetní uzávěrce a hodnotí celý uplynulý rok a stanovuje cíle a strategii na rok následující. Kromě tohoto pravidelného přezkoumávání může proběhnout i přezkoumání mimořádné, které svolává (plánuje na poradě) jednatel společnosti na základě zjištění závažných neshod případně podnětů (externích i interních), zásadních změn ve společnosti apod Vstupy pro přezkoumání Zprávu o vývoji, účinnosti a stavu systému managementu jakosti zpracovává představitel managementu a předkládá vedení společnosti. Zpráva pro přezkoumání managementem obsahuje minimálně tyto body: výsledky auditů zpětná vazba od zákazníka (vč. rozboru reklamací) výkonnost procesů a výsledky analýz (dle přílohy č. 4)

14 Strana: 14 ze 28 shoda produktu stav preventivních opatření a opatření k nápravě následná opatření z předchozích přezkoumání managementu změnách, které by mohli ovlivnit systém managementu jakosti doporučení pro zlepšování stav politiky a cílů jakosti potřeba revize dokumentů (dle tabulky dokumentů) Písemnou zprávu pro přezkoumání SMJ obdrží členové vedení nejpozději 2 dny před konáním porady na které bude projednávána, od PMJ, tak, aby k jednotlivým bodům mohli zaujmout konkrétní stanoviska Výstup z přezkoumání Z porady vedení organizace, která se zabývala přezkoumáním SMJ jsou stanoveny závěry ve formě reakce na vstupní zprávu pro přezkoumání. Závěry jsou shrnuty do následujících bodů, které musí zejména obsahovat konkrétní vyjádření se k bodům ze zprávy pro přezkoumání s: úkoly stanovující zlepšení efektivnosti SMJ, požadavky na zdroje úkoly vedoucí ke zlepšení procesů a produktů ve vztahu k zákazníkovi úkoly vedoucí ke zlepšení zdrojů (lidských, finančních, infrastruktury, prostředí viz. kap. č. 6). Na výstup z přezkoumání systémů navazují úkoly (konkrétní, časově limitováné, přiřazení odpovědností), opatření k nápravě, preventivní opatření, vyhlášení nových cílů, revize (případně změna) politiky jakosti, zlepšování, nová dokumentace apod. Záznamy Vstupní zpráva pro přezkoumání Výstupní zpráva z přezkoumání 6 MANAGEMENT ZDROJŮ 6.1 Poskytování zdrojů Odpovědnost a pravomoc za plánování a zajištění zdrojů má jednatel společnosti. Toto plánování je prováděno na poradách. Výsledky plánování a zajištění těchto zdrojů je prezentováno dle potřeb na poradě se zaměstnanci. (bez záznamu) 6.2 Lidské zdroje Všeobecně O přijetí nového zaměstnance rozhoduje vedení společnosti. Kvalifikační požadavky jsou stanoveny v popisech funkcí. Při přijetí nového zaměstnance je provedeno se zaměstnancem

15 Strana: 15 ze 28 vstupní školení a to ohledně BOZP, PO a systému managementu jakosti. Toto školení zajišťuje představitel managementu ve spolupráci s vedoucím výroby. Každému zaměstnanci je založena Složka zaměstnance, která obsahuje doklady: pracovní smlouvu, mzdové podmínky, osvědčení o kvalifikaci a vzdělání, personální doklady. V případě odchodu zaměstnance zaměstnanec prokazatelně předá pracoviště nadřízenému a odevzdá nafasované pomůcky dle karty která je uložena u ved. stř Odborná způsobilost Za proces školení odpovídá asistentka ve spolupráci s vedoucími zaměstnanci a to dle Plánu školení vedeného jako excelovká tabulka. Tento plán je min. 1x ročně po přezkoumání revidován. Plán školení slouží zároveň jako záznam o provedených školeních v sloupcích skutečnost. Skutečnost eviduje asistentka společnosti. Požadavky do plánu školení jsou zanášeny na základě opakujících se školení (převážně dány legislativou), na základě požadavků odpovědných vedoucích pracovníků, na základě odsouhlasených nabídek školení přicházejících do firmy. Vedení určí na poradě odpovědnou osobu, která zajistí výcvik a dodá záznamy o školení asistentce z důvodu zaznamenání do tabulky Plán školení a na založení. Hodnocení efektivnosti školení provádí vedoucí zaměstnanci dle informací od účastníků školení a uplatňováním v praxi. Na základě vyhodnocení se odvíjí další spolupráce se dodavatelem školení. 6.3 Infrastruktura Za řízení infrastruktury odpovídá jednatel společnosti. Dílčí odpovědnosti za řízení infrastruktury včetně požadavků na záznamy jsou uvedeny v tabulce infrastruktury viz příloha č. 6. V případě zapůjčení strojního vybavení, ze skladu na stavby, je použit formulář Strojní list. Odpovědnost za zapůjčení a evidenci údržbář. Údržba čištění a mazání míchacího stroje Stroj má návod k obsluze, který je vydán výrobcem a je uložen u vedoucí střediska 200. Nově nastupujícího pracovníka seznámí s obsluhou stroje mistr výroby. Čištění míchací nádoba, míchací disk a hřídel čistí ředidlem mistr výroby nebo dělník výroby po každé změně druhu materiálu, odstínu RAL a po posledním míchání v daný den. Mazání provádí mistr výroby nebo dělník výroby vždy podle Mazacího plánu (je uložen u stroje) 2 x měsíčně. Při závažných závadách se povolá autorizovaný servis. Mazání a opravy autorizovaným servisem zaznamená mistr výroby nebo dělník výroby do sešitu Údržba a mazání. 6.4 Pracovní prostředí Za vhodné pracovní prostředí odpovídá jednatel společnosti. Organizace zabezpečuje ochranné a pracovní pomůcky pro své zaměstnance dle pracovního zařazení a návrhu kategorizace prací. Dále dbá pokynů, technických podmínek a předpisů pro použití materiálů a výrobků daných dodavatelem. Pracovní prostředí dílen odpovídá ČSN a je pravidelně kontrolováno.

16 Strana: 16 ze 28 Pracovní prostředí staveb - zázemí pro zaměstnance, přípojky jsou specifikovány ve smlouvách nebo v předání staveniště. V případě nutnosti (dáno pracovními postupy) je měřena teplota a vlhkost pracoviště určené k pokládce. (Záznam o měření je uveden ve stavebním deníku) Pracovní prostředí kanceláří: postupně je vybavováno PC technikou a vhodnými kancelářskými prostorami. 7 REALIZACE PRODUKTU 7.1 Plánování realizace produktu Za řízení výroby a poskytování služeb odpovídá jednatel společnosti. Plánování zakázek se provádí na pravidelných poradách. Bližší specifikace zakázek plány jakosti jsou uvedeny v příloze č.2 - pro zakázky: - pokládka průmyslových podlah středisko výroba barev středisko Procesy týkající se zákazníka Určení požadavků na produkt Určování požadavků na produkt zajišťuje společnost zpravidla pomocí externích obchodních zástupců. Za řízení externích obchodních zástupců odpovídá jednatel společnosti. V případě potřeby určování požadavků na produkt může zajistit vedoucí příslušného střediska a to formou objednávky (u rámcových smluv) případně smlouvy Přezkoumání požadavků týkajících se produktu Požadavky na produkt jsou předávány jednateli společnosti, který dané požadavky přezkoumá a schvaluje podpisem. V případě objednávek pro středisko 200 do výše ,- Kč může toto přezkoumání provést vedoucí střediska. Přezkoumání požadavků zahrnuje zpravidla: specifikaci produktu, termíny plnění, dostupnost materiálu, zajištění externích pracovníků apod. V případě požadavku na produkt, který není ve standardní nabídce (např. jiný odstín, změna vlastností barvy) musí toto odpovědná osoba za přezkoumání požadavků zákazníka konzultovat s technologem Komunikace se zákazníkem Komunikaci zajišťují zpravidla obchodní zástupci, případně jednatel společnosti a vedoucí střediska 200. Komunikace se může týkat vyřizování smluv a objednávek a jejich změn, stížností a reklamací. Odpovědnost za řešení reklamací mají vedoucí středisek ve spolupráci s technologem a pracovníkem řízení kvality.

17 Strana: 17 ze Návrh a vývoj Společnost nezajišťuje návrh a vývoj. Pro návrh a vývoj barev jsou přebírány zahraniční technologie. Pro návrh a vývoj pokládky je typ a místo pokládky určeno projektovou dokumentací zákazníka. 7.4 Nakupování Proces nakupování Ve společnosti je možné definovat dodavatele podle dodávaného produktu a to: obchodní zástupce stálí dodavatelé (odpovědnost jednatel) dodavatele průmyslových podlah stálí dodavatelé (odpovědnost vedoucí stř. 100) dodavatelé materiálu pro výrobu (surovin) výběr (odpovědnost vedoucí stř. 200) dodavatelé materiálu na podlahy (odpovědnost jednatel). Hodnocení a výběr dodavatelů: dodavatelé obchodní zástupci Výběr dodavatele zajišťuje jednatel společnosti ze stálých dodavatelů. Podkladem pro hodnocení jsou roční obraty jednotlivých obchodních zástupců a přesnost specifikace požadavků zákazníka. dodavatele průmyslových podlah Výběr dodavatele zajišťuje vedoucí střediska 100 ze stálých dodavatelů. Hodnocení dodavatelů provádí vedoucí stř. 100 ve spolupráci s pracovníkem řízení kvality kde se vyplňuje doklad hodnocení subdodavatelů v závislosti v jed. zakázkách. Toto hodnocení se vztahuje i na interní zaměstnance provádějící pokládku. Podkladem pro hodnocení je spokojenost zákazníka, neshody a reklamace provedených prací. Podklady pro hodnocení zajišťuje pracovník řízení kvality viz formulář Hodnocení subdodavatele pro každou akci. dodavatelé materiálu pro výrobu (surovin) Dodavatelé jsou hodnoceni a vybíráni na základě Tabulky dodavatelů surovin. Tato tabulka je vedena v PC. Záhlaví tabulky obsahuje položky: č., dodávaný produkt, dodavatel, kontakt na dodavatele, třídící znak (značí, zda je dodavatel preferovaný a bude hodnocen kritérii nebo je v tabulce uveden jako záložní, případně není hodnocen kritérii), k1, k2, k3, k4, poznámky k dodavateli. Kritéria pro hodnocení jsou: k1 kvalita a technická úroveň dodávaného produktu, k2 spolupráce a komunikace s dodavatelem, k3 dodržování termínů, k4 ekonomické podmínky. Kritéria jsou hodnocena body od 1 do 5, kde 5 znamená maximální spokojenost, 4 standart, 3 drobné připomínky, které jsou rychle řešeny, 2 drobné neshody, 1 závažné problémy. dodavatelé materiálu na podlahy je řešeno obdobným způsobem jako dodavatelé materiálu pro výrobu Informace pro nakupování Informace pro nakupování stanovují odpovědní zaměstnanci a to: jednatel společnosti pro obchodních zástupců na poradách obchodních zástupců vč. zápisu. S OZ jsou sepsány rámcové smlouvy. vedoucí stř. 100 pro dodavatele pokládky dle plánovaných zakázek, vystavením kalkulačního listu (kalkulační list vystavují obchod. zástupci, jednatel schvaluje), dodavatel odsouhlasuje formou podpisu (a tím přijetím zakázky) kalkulačního listu pro pokládku

18 Strana: 18 ze 28 Ved. stř. 200 materiál pro výrobu pro střediska 200 dle výpisu kalkulačního listu zadá do výroby MV požadavek interní objednávku na stř. 200 (stanovuje ved. stř. 200). MV dle míchacího protokolu vyrobí požadovaný materiál. Ved. stř. 200 materiál pro výrobu pro střediska Plán pokládek na stř. 100 stanovuje jednatel společnosti (J. Plaček). Objednávky materiálu a surovin zajišťuje ved.stř Ověřování nakupovaného produktu činnosti obchodních zástupců jednatel na poradách obchodních zástupců (viz záznam z porady, kalkulační list pro pokládku dodávku průmyslových podlah pracovník řízení kvality a to kontrolou administrativní stránky předaného díla zákazníkovi, (viz administrativní předání díla) možnou kontrolou při pokládce, včetně kontroly výsledku zkoušek podlah dodávku materiálu pro výrobu vedoucí stř. 200 podpisem na dodací list, prohlášení o shodě a certifikáty, technolog zajišťuje potřebné analýzy výrobků, zkoušek apod.. dodávky materiálu pro pokládku vedoucí stř. 200 podpisem na dodací list. V případě přijetí na stavbu toto provádí osoba odpovědná za pokládku materiálový list Záznamy Tabulka dodavatelů surovin a materiálu včetně vyhodnocení Přezkoumané smlouvy a objednávky (podpisem) Kalkulační list Záznam z porad obchodních zástupců Administrativní předání díla Potvrzený dodací list Materiálový list 7.5 Výroba a poskytování služeb Řízení výroby a poskytování služeb Za řízení a poskytování služeb odpovídají vedoucí středisek. Blíže uvedeno v plánu jakosti a navazující dokumentaci. Zpracování propagačních vzorků: O zpracování propagačních vzorků rozhoduje jednatel společnosti případně vedoucí střediska 200. Propagační vzorky se řeší obdobně jako zakázka výroba barev. V případě malého množství vzorku se záznamy o výrobě tohoto vzorku řídí zjednodušeným způsobem viz formulář Objednávka propagačních vzorků. O tomto zjednodušeným postupu evidence záznamů rozhoduje vedoucí střediska 200. Odpovědnosti za zaznamenávání údajů jsou obdobné jako u zakázky výroby. K výrobě materiálů ast se používá disolver firmy Niemann, typ VKDV 180. Jeho provozuschopnost a údržba se provádí dle kap. 6.3.

19 Strana: 19 ze Validace procesů výroby a poskytování služeb Organizace validuje všechny procesy pro výrobu a poskytování služeb v případě, že nelze následným monitorováním nebo měřením ověřovat výsledný výstup. Zahrnuje to všechny procesy, kdy se nedostatky objeví až poté, co se výrobek používá nebo byla poskytnuta služba. Validací se prokazuje schopnost těchto procesů dosahovat plánovaných výsledků. Všechny zvláštní procesy, které firma provádí, mohou vykonávat pouze zaměstnanci, kteří jsou k tomuto vyškoleni, nebo v tomto mají praxi. Případné záznamy o validaci jsou zaznamenány do stavebních deníků a do deníku evidence výroby, neshod a reklamací Identifikace a sledovatelnost Organizace řídí a zaznamenává jednoznačnou identifikaci a sledovatelnost výrobku pomocí zakázkového čísla, stavebního deníku (pokládky průmyslových podlah) a sešitu Evidence výroby, neshod a reklamací (výroba barev). Odpovědnost za identifikaci a sledovatelnost mají vedoucí středisek Majetek zákazníka Jako majetek zákazníka jsou ve společnosti vedeny stavby, na kterých je prováděna pokládka. Tento majetek zákazníka je stanoven v předání staveniště (může být součástí stavebního deníku) Ochrana produktu Organizace zachovává shodu výrobku v průběhu interního zpracování a dodání do předpokládaného místa určení. Za ochranu produktu odpovídají vedoucí středisek. Toto zachování shody zahrnuje: identifikaci, manipulaci, skladování a ochranu. viz instrukce pro stř Kontrola kvality výroby, Skladový řád. Zachování shody produktu na středisku 100 je dáno na základě postupů uvedených v technických listech materiálu a technologických kartách podlah. Záznamy míchací protokol sešit Evidence výroby, neshod a reklamací uložený vzorek skladová evidence dodací list, případně faktura záznam o předání staveniště stavební deník materiálový list protokol o předání díla protokol o administrativní předání díla

20 Strana: 20 ze 28 sešit údržby a mazání 7.6 Řízení monitorovacích a měřicích zařízení Odpovědnost za řízení monitorovacích a měřících zařízení má metrolog společnosti viz jmenování v příloze č.3 Metrologický řád Rozdělení měřidel Podle zákona č. 505 / 90 Sb. o metrologii je rozdělení měřidel následující: etalony (ve společnosti se nevyskytuje) pracovní měřidla stanovená PMS pracovní měřidla nestanovená PMN (PMNI PMN informativní) certifikované referenční materiálu a ostatní referenční materiály, pokud jsou určeny k funkci etalonu nebo stanoveného nebo pracovního měřidla. PMS - Pracovní měřidla stanovená jsou měřidla, která Ministerstvo průmyslu a obchodu stanoví vyhláškou k povinnému ověřování s ohledem na jejich význam (vyhl. 345/2002 Sb v platném znění). PMN - Pracovní měřidla nestanovená - Jsou měřidla, která nejsou etalonem ani pracovním měřidlem stanoveným. (měřidla ve společnosti podléhají kalibraci, popřípadě kontrole stavu dle návodu výrobce) PMNI - Pracovní měřidla nestanovená informativní -jsou měřidla, které pracovníci používají k průběžné kontrole během pracovních úkonů. (Tato měřidla ve společnosti podléhají kontrole stavu). RM Certifikované referenční materiály a ostatní referenční materiály jsou materiály nebo látky přesně stanoveného složení nebo vlastností, používané zejména pro ověřování nebo kalibraci přístrojů, vyhodnocování měřících metod a kvantitativní určování vlastností materiálů. Měřidla používané ve společnosti: Měřidlo Použití Zařazení Lhůty (O ověření, K kalibrace, S kontrola stavu ) váhy v obchodním styku hmotnost barev PMS O 2 váha v laboratoři míchání odstínů PMN K 2 vlhkoměr a teploměr při výrobě a vyhodnocení PMN S 2 rosného bodu vlhkoměr CM přístroj při pokládce podlah PMN Kontrola pomocí ampulky s vodou viz návod - S 2 měřičské kolečko pří orientační výměře PMN K 2 podlah hliníkové latě, vodováhy rovinnost prům. podlah PMNI Kontrola obsluhou před použitím

21 Strana: 21 ze 28 odtrhoměr zkoušky odtrhu, při zjišťování neshod orientace Měřící pásmo ocelové orientační měření výměr PMN K5 PMNI Pouze údržba měřidla dle návodu výrobce vzorník RAL odstíny barev PMNI Doba používání max. 4 roky Odpovědnost za měření Metrolog - odpovídá za zajišťování správnosti měření, vede a udržuje evidenci všech měřidel, stanovuje lhůty ověření, kalibrace a kontrol měřidel, zajišťuje ověřování a kalibraci měřidel v předepsaných intervalech, odpovídá za označování měřidel, odpovídá za správnou specifikaci používaných měřidel, odpovídá za dodržování postupů pro neshodná měřidla, provádí pravidelnou kontrolu měřidel (min. 1 x ročně) Správce měřidla - Pracovník, u kterého je měřidlo uskladněno, odpovídá za: evidenci jím používaných měřidel, používání pouze označených měřidel, předkládání měřidel ke kontrole, to, že měřidla vyžadující zvláštní znalost budou obsluhovat pouze zaškolení pracovníci, dodržování podmínek měření, řádné ošetřování svěřených měřidel Uživatel měřidla - Odpovídá za: kontrolu měřidla před použitím (zda je vhodné, nepoškozené a řádně označené), používání měřidla dle stanovených postupů, za okamžité přerušení měření a oznámení správci měřidla a metrologovi při podezření že je měřidlo neshodné, řádné ošetřování a uložení měřidla V některých případech může být správcem i uživatelem měřidla stejný pracovník. Evidence měřidel Za evidenci všech měřidel používaných ve společnosti odpovídá metrolog, který evidenci měřidel. Evidence všech měřidel je vedena pomocí Seznamu měřidel v PC. Seznam měřidel je veden pomocí tabulky, kde je uvedeno: č.,měřidlo, identifikace měřidla (interní označení nebo výrobní číslo apod.), zařazení měřidla (PMS, PMN, PMNI, RM), lhůta ověření nebo kalibrace příp. kontrol, zařazení měřidla datum (do evidence), vyřazení měřidla datum, správce měřidla, poznámky o kontrole a kalibraci. Ověřování, kalibrace a kontroly měřidel Za zajišťování ověřování, kalibrace a kontroly měřidel a stanovení postupu předkládání odpovídá metrolog, který rovněž vede o této činnosti evidenci. U měřidel PMS se provádí ověření externě, u měřidel PMN a PMNI se kontrola měřidla provádí externě nebo interně. Stav ověření, kalibrace a kontrol se uvádí do seznamu měřidel. Pro řádnou evidenci se identifikace měřidel (tam kde není jiné označení např. u metrů) vhodným trvalým způsobem (štítkem) na nefunkčních plochách neoddělitelných částí, pokud nemá měřidlo viditelně vyznačené výrobní číslo. Lhůty ověření a kalibrace viz tabulka seznam měřidel. Kontroly měřidel se provádí při nákupu měřidla PMNI a pravidelně min 1x za 2 roky se záznamem do Seznamu měřidel

22 Strana: 22 ze 28 Nárokování a příjem měřidel Na základě požadavků vyplývajících z výrobního procesu předkládají vedoucí zaměstnanci metrologovi požadavek na zajištění měřidla na poradě vedení. Ten jeho požadavek přezkoumá a případně zajistí. Po zakoupení měřidla zajistí metrolog jeho vstupní kontrolu resp. kalibraci resp. ověření (dle typu a použití měřidla). Opravy a vyřazení měřidel Posuzování, nárokování a přijímání měřidel na opravu provádí metrolog. Měřidla určená k opravě a zabezpečí tak, aby nemohla být použita k měření. Vyřazená měřidla bez odkladu likviduje. Při vyřazení se provádí záznam do seznamu měřidel. Postup při měření neshodným měřidlem V případě, že je zjištěno použití neshodného měřidla, rozhodne o dalším postupu - uznání či neuznání výsledků o opakovaní měření metrolog. Zásady pro ukládání měřidel Správci a uživatelé měřidel jsou povinni správně uchovávat a manipulovat s měřidly. Měřidla musí být zabezpečována proti poškození, před povětrnostními vlivy a korozí. Záznamy Kalibrační listy, ověřovací listy Záznamy o kontrolách (v tabulce Seznam měřidel) 8 MĚŘENÍ, ANALÝZA A ZLEPŠOVÁNÍ 8.1 Všeobecně Organizace plánuje a uplatňuje procesy monitorování, měření, analýzy a zlepšování, které jsou potřebné pro: prokázání shody produktu zajištění shody systému managementu jakosti a pro neustále zlepšování efektivnosti systému managementu jakosti. Jednotlivé monitorování, analýzy a zlepšování jsou uvedeny v kapitolách Monitorování a měření Spokojenost zákazníka Spokojenost zákazníka monitorují obchodní zástupci, a technici a to při jednání se společnostmi. Záznamem je záznam z jednání, kde je uvedeno 5 parametrů ke sledování: stř příprava stavby, dodržování termínů, odborné znalosti, kvalita práce a díla, osobní přístup stř.200 technický servis, dodržování termínů,kvalita materiálů, cena v porovnání s konkurencí, osobní přístup. Možné bodové hodnocení :

23 Strana: 23 ze 28 maximální spokojenost, bez připomínek, s výhradami, se zásadními výhradami, s hrubými chybami. Vyhodnocení se provádí u stř. 100 u každé zakázky, u stř. 200, 1 x ročně u smluvních partnerů Interní audit Odpovědnost za provádění interních auditů má představitel managementu. Ve společnosti jsou jmenováni interní auditoři viz příloha č. 3. Požadavky na interní auditory jsou: min. středoškolské vzdělání, znalost normy ČSN EN ISO 9001:2001 a seznámení s interní dokumentací zavedeného systému ve společnosti. Plánovaný audit společnosti probíhá po účetní uzávěrce (upřesnění auditu - zápisem na poradě) V případě potřeby neplánovaného auditu, bude toto prezentováno na poradě. Při plánování auditů je nutné dodržet požadavek na nezávislost interních auditorů na prověřované oblasti. Audit probíhá na základě kontroly jednotlivých požadavků normy popsaných v interní dokumentaci a kontroly tabulky záznamů a dokladů. Zpráva z auditu obsahuje: titulní list bude zde uvedeno: název Zpráva z auditu, název společnosti, termín auditu, účastníci auditu (vedoucí auditor, auditor), rozsah a typ auditu (dle ČSN EN ISO 9001:2001, zpravidla všechny prvky výše uvedené normy) vyjádření se k jednotlivým prvkům normy z kapitol 4-8 z hlediska plnění Tabulky záznamů a ostatních dokladů a plnění požadavků normy. Jako vyjádření bude konstatováno: shoda, doporučení a drobné výhrady, neshoda. závěr - bude popsáno souhrnné vyhodnocení tj. konstatováno počet neshod případně podnětů pro zlepšování Na každou zprávu z auditu bude společnost reagovat poradou, kde písemně zaznamená způsob odstranění neshod z interního auditu. Odstranění neshod z auditu bude provedeno na poradě a to přidělením konkrétních úkolů včetně odpovědností a termínu. Při závažných neshodách je možné využít formulář pro opatření k nápravě. Záznamy Záznam z interního auditu Monitorování a měření procesů Ve firmě jsou nadefinovány procesy viz příloha č.1, 2 a jednotlivé kapitoly PJ, které jsou pravidelně sledovány a monitorovány. Měření procesů je prováděno u procesů v tabulce viz příloha č.4. Monitorování a měření vybraných procesů provádí odpovědná osoba (viz tabulka). Na základě výsledku měření procesů se provádí analýza údajů kap U ostatních procesů (kde není prováděno měření) každý vlastník (zaměstnanec zodpovědný za proces) procesu monitoruje a reguluje svůj proces. V případě podezření, že proces nesplňuje očekávání, navrhne vlastník procesu ve spolupráci s PMJ možnou změnu případně může být zorganizován neplánovaný audit

24 Strana: 24 ze 28 za účelem zlepšení fungování procesu. Výsledky monitorování a měření procesů uvádí PMJ do Vstupní zprávy pro přezkoumání. Záznamy Záznamy z monitorování a měření Monitorování a měření produktu Odpovědnost za monitorování a měření má technolog pro stř. 200, pro středisko 100 pracovník řízení kvality. Monitorování a měření produktu provádí dělník výroby případně dodavatel pokládky. V případě jakýchkoli neshod při zkouškách toto řeší technolog nebo pracovník řízení kvality. Pro výrobu barev viz. instrukce Kontrola kvality výroby. Pro pokládku podlah viz. instrukce Měření používané při pokládce a kontrole vlastností betonových a syntetických podlah. Technologické karty pracovních postupů. 8.3 Řízení neshodného produktu Vždy je nutné zvážit závažnost neshody nebo problému. V případě drobných neshod a problémů, které lze odstranit "na místě", není třeba vyvolávat formalizované řešení neshod, problém je odstraněn přímo. Neshody výrobní (výroba materiálu) Za řízení neshod odpovídá technolog společnosti. Neshody střediska 200 jsou vedeny jako součást sešitu Evidence výroby, neshod a reklamací pro stř. 200 Do tohoto sešitu mohou být také zaznamenány neshody zjištěné interně příp. dodavatelem při pokládce. Do tohoto sešitu se postupně zaznamenává do tabulky neshod a reklamací. Tabulku vede mistr výroby. V případě vzniku neshody zapíše č., třídící znak N, zaznamená popis neshody (případně se odkáže na navazující dokument). Technolog určí řešení neshody, včetně řešitele a do kdy bude vyřešeno. Jako řešení neshody může být použito: a) přijetí opatření k odstranění neshody b) schválení jeho používání, uvolnění nebo přijetí s výjimkou udělenou příslušným orgánem nebo zákazníkem c) přijetím opatření k zamezení jeho původně zamýšlenému použité nebo aplikaci. Současně s identifikací neshody technolog také určí znak nebo znaky (písmeno, které udává možnou příčinu neshody). Tento znak bude dále využit ke sledování příčin neshod a možnému vyhodnocení a k případnému přijetí nápravných opatření. (týkající se produktu) Důvody mohou být: Nedodržení technologických postupů, nevhodně nebo nesprávně provedené kontroly a zkoušky, nekvalitní práce zaměstnanců. Tyto neshody jsou zjišťovány při výrobě, mezioperačních kontrolách nebo při předání materiálu. Za odstranění neshod odpovídá vedoucí střediska 200, technolog spolu s mistrem výroby. V případě méně závažných neshod se záznam o neshodě neprovádí a odstranění neshody se řeší

25 Strana: 25 ze 28 operativně. V případě závažných neshod má odpovědnost za řešení neshody manager společnosti vč. zápisu Záznam o neshodě. Kontrola neshod je prováděna v daném termínu a to vedoucím střediska 200, technologem, případně managerem společnosti (dle závažnosti). Neshody výrobní (pokládky) Za řízení neshod odpovídá pracovník řízení kvality. Neshody mohou být zjištěny externími a interními pracovníky zabývajícími se pokládkou průmyslových podlah, při kontrolách pracovníkem řízení kvality, při kontrolních dnech a předání prací zákazníkovi. Tyto neshody jsou evidovány zpravidla ve stavebním deníku nebo v předávacím protokolu (jako vady a nedodělky). Odpovědnost za řešení těchto neshod má pracovník řízení kvality. Záznam o odstranění neshody je zaznamenáno ve stavebním deníku případně v předávacím protokolu. Neshody a reklamce jsou zapisovány do tabulky neshod a reklamací pro středisko 100 pokládka (obdobné jako viz výše), kde je uveden záznam o neshodě a způsob jejího odstranění. V případě zvlášť závažných neshod (vyššího finančního objemu nad Kč) musí pracovník řízení kvality řešení projednat s jednatelem společnosti včetně podpisu jednatele do příslušné tabulky. Reklamace Za řízení reklamací odpovídají vedoucí středisek ve spolupráci s technologem a pracovníkem řízení kvality. Reklamace jsou vedeny volnou písemnou formou, přičemž se zapisují do tabulky neshod a reklamací. (stejná jako pro neshody ve výrobě). Postup řešení reklamace je obdobný jako u neshod výroby. V případě zvlášť závažné reklamace případně neshody (vyššího finančního objemu nad Kč) musí řešení technolog (pracovník řízení kvality) projednat s jednatelem společnosti včetně podpisu jednatele do příslušné tabulky. Záznamy tabulka neshod a reklamací 8.4 Analýza údajů Shromažďování dat Shromaždování a sběr dat provádí pracovníci pověřeni managerem společnosti.. Jako vhodná vypovídací podoba záznamu, které budou využívány, jsou statistické výpočty (procenta, průměry), grafy (sloupcové grafy), sledování časových řad (trendy za jednotlivé období). Podklady pro analýzu jsou uvedeny v tabulce analýza údajů. Odpovědnost za shromažďování dat je dána tabulkou viz příloha č Analýza údajů Analýzu provádí vrcholové vedení, dle podkladů, které zajistí manager společnosti. Výsledky analýz jsou uvedeny ve zprávě z přezkoumání systému managementu jakosti. Analýza údajů musí poskytovat údaje o: