EKONOMICKÉ A INFORMAČNÍ SUBSYSTÉMY PRO VODÁRENSKÉ SPOLEČNOSTI

Transkript

1 obsahuje úlohy, které vyžadují exclusivní přístup k datovým souborům FVS, to znamená, že ve stejný okamžik nemohou datové soubory používat ostatní uživatelé. Po zadání uživatelského hesla je provedena kontrola služebních souborů modulů FVS. Pokud je zjištěno, že datové soubory FVS jsou otevřeny jinými uživateli, je zobrazen seznam spuštěných modulů vč. uživatelů a program je ukončen. V případě, že některý z modulů nebyl ukončen standartním způsobem, ale např. vypnutím počítače a tím nebyl proveden zápis do služebního souboru daného modulu, vstup do programu FVS Exclusiv bude rovněž odmítnut. V takovém případě je nutno ověřit, zda všicni uživatelé ukončili práci v modulech FVS, a ve Visual HleNet, menu Monitor uživatelů provést Obnovu služebního souboru. Obnova služebního souboru se rovněž automaticky provádí při nočních přenosech dat. Po zobrazení hlavního menu je možno pokračovat kliknutím levého tlačítka myši na vybranou položku nebo zadáním čísla příkazového tlačítka z klávesnice. Ukončení práce nebo návrat do vyšší úrovně programu lze provést kliknutím levého tlačítka myši na poslední tlačítko návrat nebo stlačením klávesy Esc. Uživatelská práva jsou řešena na úrovni jednotlivých položek každého menu. Správci sítě, nebo uživateli, který zná heslo správce je umožněno po kliknutí pravým tlačítkem myši na tlačítko návrat pro každé menu nastavit přístup jednotlivým uživatelům (pracovním stanicím). POPIS MENU : 1. Výběr faktur ke zpracování 2. Párování úhrad 3. Párování úhrad faktur ÚzP (úroků z prodlení) 4. Uzavření roku 5. Setřepání souborů FVS 6. Zálohy a přenosy dat 6.1. Záloha dat na ZIP/FLASH 6.2. Převzetí kmene EVOD (Disketa 1+2) 6.3. Seznam odběrných míst pro střediska + výměny vodoměrů 6.4. Obnova dat ze ZIP/FLASH 7. Pokračování 7.1. Změna data splatnosti faktury 7.2. Výpisy plateb pro OÚ 8. návrat - strana 1

2 POPIS POLOŽEK MENU : Výběr faktur ke zpracování Spuštěním této úlohy je umožněno připravené fakturační řádky sloučit podle odběratelů a připravit a očíslovat faktury. Fakturační řádky mohou být převzaty všechny bez výběru, nebo lze převzít jen vybrané řádky podle zadání sektoru, uživatele nebo obce a místa odběru viz následující formulář: Po zadání data odeslání faktur (tiskopis faktur 1,2,4) a data odeslání faktur se složenkou (tiskopis 5), které mohou být rozílné, je možno připravené fakturační řádky vybrat ke zpracování (tisku) faktur. V případě, kdy je třeba ponechat zálohové platby odběratelů přijaté po určitém datu, je možno vyplnit položku Použít zálohy do data přijetí příslušným datem. V případě požadavku nefakturovat spotřeby vody pro odběratele menší než stanovené množství, lze vyplnit položku Dolní limit m3 pro výběr k tisku jinou hodnotou než 0. Tato možnost není přístupná všem uživatelům. (nelze ji použít pro plátce DPH z důvodu povinnosti vystavit daňový doklad do 15 dnů od data UZP) Touto úlohou jsou vybrané fakturační řádky přeneseny do souboru statistik, jsou vypočítány a očíslovány faktury a přeneseny do souboru saldokonta. Jakékoliv další úpravy faktur již lze řešit pomocí dobropisů. Číslování faktur je prováděno z číselné řady uvedené v číselníku 2, věta 999, položka 1. V případě potřeby odděleného číslování pro faktury (tiskopis 1, 2 a 4) a faktury se složenkou (tiskopis 5) je použita i věta 998 (viz popis Win FVS, odstavec Editace číselníků ). Provedením úlohy Výběr faktur ke zpracování jsou data fakturačních řádků zapsána do databází statistik, saldokonta a záloh. Po provedení této úlohy je nutno provést běžný tisk faktur a běžný tisk složenek ve WinFVS. Při dalším spuštění úlohy Výběr faktur ke zpracování je provedena kontrola, zda běžné tisky již byly provedeny. - strana 2

3 2. Párování úhrad Touto úlohou je možno spustit: - Párování úhrad - Návrat před párování úhrad Při párování úhrad je vytvořena sestava FS434 - Párování pohledávek a úhrad fakturace vody za účetní období. Zpracování programu zajišťuje párování nedoplatků a přeplatků z minulých období nově vzniklých pohledávek fakturace a úhrad zpracovávaného období setříděných podle čísla faktury vzestupně bez ohledu na období. Při nedoplatku, přeplatku nebo neuhrazení se vypisuje zůstatek Kč pro další období zpracování. Pro úhrady sektoru 1 po termínu splatnosti vypočte dny zpoždění a Kč penále. Penále se nepočítá k dobropisům. Nové pohledávky vzniklé zpracováním aktuálního období neopisuje a kontrolně je sčítá do řádku nesplatné za organizaci celkem. U úhrad bez předpisu je položka označena hodnotou 0 v tiskopisu. V rekapitulaci je zahrnuta do sektoru podle odběratele. Při nenalezení odběratele v kmeni odběratelů je zahrnuta do sektoru 1. Před začátkem párování se provede vytvoření kopií souborů do podadresáře ZALOHA a v je proveden záznam o spuštění programu pro dané období, aby nebyl omylem spuštěn znovu. Výpočet penále je dán takto: (Datum_úhrady - datum_splatnosti) x P x Úhrada kde: P je poplatek z prodlení za den v % / 100 Úhrada je uhrazená částka v Kč Poplatek z prodlení se určuje takto: 1. Z věty odběratele P = ÚzP_den x Je-li ÚzP_den roven % nebo není-li odběratel nalezen, použije se dvojnásobek diskontní sazby platné v první den prodlení (den následující po datu splatnosti faktury). Nastavením v číselníku lze zahájit i výpočet úroků z prodlení pro sektor 3. Výpočet úroku z prodlení po vstoupení vládního nařízení č. 163/2005 v platnost Prodlení odběratelů sektoru 3 Prodlení odběratelů sektoru 1 a) má vyplněnou sazbu ÚzP_den u odběratele větší než 0 Má přednost před ostatními podmínkami a použije se Úhrada x dny_prodlení x ÚzP_den x 0.01 Pro SmVaK a.s. Ostrava b) má smlouvu uzavřenou před použije se dvojnásobek diskontní sazby platný první den po splatnosti faktury c) má smlouvu uzavřenou po d) nemá uzavřenou smlouvu - strana 3

4 Pro ŠPVS Šumperk b) nemá vyplněnou sazbu ÚzP_den u odběratele větší než 0 Pro ostatní b) má smlouvu uzavřenou před datem DENZMĚNYSMLUV použije se dvojnásobek diskontní sazby platný první den po splatnosti faktury c) má smlouvu uzavřenou od data DENZMĚNYSMLUV d) nemá uzavřenou smlouvu DENZMĚNYSMLUV je datum, kdy došlo ke změně textu ve smlouvách uzavíraných dle obchodního zákoníku o výši úroku z prodlení (resp. došlo ke změně v obchodních podmínkách). Dle dohody nutno toto datum doplnit přímo do programu. Program aktualizuje soubor SALDO.DBF (vypouští uhrazené faktury a mění zůstatky), zruší částky úhrad v souboru UHRADY.DBF a zruší záznamy úroků z prodlení v souboru PENALE.DBF, které byly použity do faktur úroků z prodlení. V případě, že párováním úhrad nebylo dosaženo uspokojivých výsledků, je možno provést návrat před párování úhrad. Tento návrat se doporučuje provést dříve než dojde k dalším tiskům z nabídky a tisku faktur. Při návratu by mohlo dojít v opačném případě ke ztrátě převedených faktur do saldokonta a k duplicitám v upomínkovém řízení a rozdílům mezi saldokontem a statistikou. Na konci sestavy jsou vytištěny počty upomínek, které se mají v příslušném období vytisknout. Součet úhrad musí odpovídat součtu ze sestavy FS433 po přičtení "9". Zůstatky musí odpovídat sestavě FS436. Celkem nesplatných faktur do konce měsíce po odečtení celkem nesplatných z daného období dává součet pohledávek splatných. Součty navazují po uvedené korekci z měsíce na měsíc. Úloha návrat před párování úhrad provede obnovení souborů SALDO.DBF, UHRADY.DBF PENALE.DBF z podadresáře ZALOHA do stavu před posledním párováním úhrad, je zrušena kopie souborů v podadresáři ZALOHA a zruší i tento podadresář. V souboru CISEL.DBF se vymaže záznam o spuštění párování úhrad. Automaticky je zajištěna ochrana proti opakovanému spuštění tohoto programu bez spuštění párování úhrad. Návrat se doporučuje provést dříve než dojde k dalším tiskům z nabídky a tisku faktur. Při návratu by mohlo dojít v opačném případě ke ztrátě převedených faktur do saldokonta a k duplicitám v upomínkovém řízení. - strana 4

5 3. Párování úhrad faktur ÚzP Touto úlohou je možno spustit: - Párování úhrad faktur ÚzP - Návrat před párování úhrad faktur ÚzP Tisk sestavy FS434 - Párování pohledávek a úhrad fakturace vody za účetní období. Zpracování programu zajišťuje párování pohledávek a úhrad zpracovávaného období setříděných podle čísla faktury ÚzP vzestupně bez ohledu na období. Při nedoplatku, přeplatku nebo neuhrazení se vypisuje zůstatek Kč pro další období zpracování. Nové pohledávky vzniklé zpracováním aktuálního období neopisuje a kontrolně je sčítá do řádku nesplatné za organizaci celkem. U úhrad bez předpisu je položka označena hodnotou 0 v tiskopisu. V rekapitulaci je zahrnuta do sektoru podle odběratele. Při nenalezení odběratele v kmeni odběratelů je zahrnuta do sektoru 1. Před začátkem párování se provede vytvoření kopií souborů do podadresáře ZALOPE a v je proveden záznam o spuštění programu pro dané období, aby nebyl omylem spuštěn znovu. Program aktualizuje soubor PESAL.DBF (vypouští uhrazené faktury a mění zůstatky), zruší částky úhrad v souboru PEUH.DBF. V případě, že párováním úhrad nebylo dosaženo uspokojivých výsledků, je možno provést návrat před párování úhrad. Tento návrat se doporučuje provést dříve než dojde k dalším tiskům faktur ÚzP. Úloha návrat před párování úhrad provede obnovení souborů PESAL.DBF a PEUH.DBF z podadresáře ZALOPE do stavu před posledním párováním úhrad, zruší se kopie souborů v podadresáři ZALOPE a zruší i tento podadresář. V souboru CISEL.DBF se vymaže záznam o spuštění párování úhrad faktur ÚzP. Automaticky je zajištěna ochrana proti opakovanému spuštění tohoto programu bez spuštění párování úhrad. Návrat se doporučuje provést dříve než dojde k dalším tiskům faktur ÚzP. 3. Setřepání souborů FVS Touto úlohou je prováděno definitivní odstranění vět databázových soborů (PACK). Toto odstraněbí vět vyžaduje exclusivní otevření databázových soborů proto jsou tyto úlohy zahrnuty v. - Setřepání vět ÚzP Tato úloha provede fyzické zrušení vět označených ke zrušení v databázi vět ÚzP. - Setřepání souboru inkasních příkazů Tato úloha provede fyzické zrušení vět označených ke zrušení v zásobníku inkasních příkazů. Tyto věty byly označeny ke zrušení u tisku inkasních příkazů (ve Win FVS) 4. Uzavření roku Soubory statistik a dobropisů se stále zvětšují (nabalují)od začátku roku. Aby při lednovém zpracování v dalším roce nedošlo k sečtení s údaji předchozího roku, je nutno po ukončení roku provést přejmenování souborů STATR.DBF, DOBRO.DBF a ARCHFA.DBF. Proti náhodnému nebo nechtěnému spuštění výmazu je spuštění této volby kontrolováno s větou 903, číselníku 2, kde je v položce 3 uložen příznak předchozího ukončení roku. Před uzavřením roku je nutné provést zálohu všech dat FVS a záložní médium uschovat (viz odstavec Zálohy dat na ZIP/CD-RW), případně řešit zálohu správcem sítě jiným způsobem. - strana 5

6 6. Zálohy a přenosy dat Volba tohoto menu zpřístupní následující podmenu: 6.1. Záloha dat na ZIP/FLASH Zálohování dat je nezbytnou činností při počítačovém zpracování dat. Ve většině případů mají pořízená data větší cenu, než hardware i software dohromady. V případě poškození nebo ztrátě dat (chybným krokem uživatele, technickou závadou hardware apod.) jsou záložní kopie dat jediným prostředkem k obnově dat. Proto je nutné zálohování dat provádět důsledně a pravidelně vždy: - po provedení většího počtu zápisů do dat, minimálně 1x týdně - každý měsíc před provedením měsíční uzávěrky (párování úhrad). Tato záložní média uschovat po dobu 1 roku za každý měsíc odděleně - vždy před provedením uzavření roku Tato záložní média uschovat trvale. Takto vytvořené záložní médium lze použít pro pozdější obnovu dat FVS, nebo pro přenos dat na oddělená pracoviště, např. pro Visual HleNet na střediscích Převzetí kmene EVOD (Disketa 1+2) Do subsystému FVS je zapracována komunikace s daty Evidence vodoměrů (dále jen EVOD ). Evidence vodoměrů je zpravidla vedena odděleně podle středisek a subsystémy nejsou propojeny on-line. Tato úloha slouží pro přijetí dat (kmene vodoměrů, evidence pohybů vodoměrů a vydaných montážních lístků) z EVOD pomocí záložních kopií dat EVOD. Četnost provádění této úlohy je závislá na rozhodnutí uživatele Seznam odběrných míst pro střediska + výměny vodoměrů Na oddělených pracovištích (např. střediscích) je nutné pravidelně aktualizovat databáze odběratelů a odběrných míst. K komu slouží tato úloha, která umožní pro jednotlivá pracoviště připravit seznamy odběratelů a odběrných míst individuálně. Současně jsou na těchto pracovištích na disketu uloženy přehledy výměn vodoměrů, které jsou předány subsystému FVS. Při provádění této úlohy je uživatel informován vytvořenými sestavami (pro prohlížení a pro tisk) o předaných datech mezi centrem a oddělenými pracovišti Obnova dat ze ZIP/FLASH Volba Obnova dat umožní návrat ke stavu základních souborů FVS před příslušnou archivací. Program postupně rozbaluje jednotlivé soubory. Je kontrolováno, zda jsou zálohována data čitelná. Data mohou být umístěna na více médiích v tom případě je nutno vkládat disky v pořadí, jak byla data zálohována. Po obnově archivovaných souborů je NUTNO provést Přenosy dat. Při Obnově dat FVS je nutno postupovat velmi obezřetně a je nutné zachovat stejnou verzi (generaci) souborů. Rovněž nelze provést obnovu dat, pokud již proběhl export nebo import dat j jinými systémy (např. příjem zálohových plateb SIPO, import nebo export pokladny a.j.) V těchto případech je nutno konzultovat možnost importu dat s autory programu. 8 návrat Toto je jediný a správný způsob ukončení práce v subsystému Win FVS. Exclusiv. Při vstupu uživatele do jsou do služebního souboru subsystému zapsány údaje, které využívá Monitor uživatelů integrovaný do Visual HleNet. Obsah služebních souborů se vyhodnocuje při přidělování práv pro spuštění jednotlivých subsystémů. Nekorektní ukončení kteréhokoliv subsystému FVS (např. vypnutím počítače, výpadkem el.proudu bez použití záložního zdroje aj.) může způsobit závažné poškození nebo i ztrátu dat. - strana 6