EKONOMICKÉ A INFORMAČNÍ SUBSYSTÉMY PRO VODÁRENSKÉ SPOLEČNOSTI

Transkript

1 Úvod WinFVS je hlavním modulem FVS a umožňuje v celém rozsahu současnou práci z více pracovních stanic (v síťové instalaci) Umožňuje: Údržbu kmenových souborů - odběrných míst - odběratelů - saldokonta - číselníků Výpočet faktur, faktur se složenkou (vč.zpracování souboru pro externí tisk složenek Zpracování fakturačních dávek Zpracování dobropisů Evidenci zálohových plateb včetně tisku daňových dokladů a daňových dobropisů zálohových plateb. SPUŠTĚNÍ WinFVS Po zadání uživatelského hesla (a případné změny účetního období) je uživateli nabídnuto hlavní menu. Změnu hesla pro všechny moduly na dané pracovní stanici je možno provést ve WinFVS kliknutím pravého tlačítka myši na formulář pro zadání hesla Systém vstupu". Po zadání původního hesla je nabídnuta možnost změny účetního období a změny hesla. V případě změny hesla na otázku změnit heslo zadejte ANO a zadejte nové uživatelské heslo (stejné do obou vstupních polí). Po zobrazení hlavního menu je možno pokračovat kliknutím levého tlačítka myši na vybranou položku nebo zadáním čísla příkazového tlačítka z klávesnice. Ukončení práce nebo návrat do vyšší úrovně programu lze provést kliknutím levého tlačítka myši na poslední tlačítko návrat nebo stlačením klávesy Esc. Uživatelská práva jsou řešena na úrovni jednotlivých položek každého menu. Správci sítě, nebo uživateli, který zná heslo správce je umožněno po kliknutí pravým tlačítkem myši na tlačítko návrat pro každé menu nastavit přístup jednotlivým uživatelům (pracovním stanicím). POPIS MENU WinFVS: 1. Fakturace 1.1. Fakturace dávek 1.2. Výpis faktur před výběrem 1.3. Zrušení fakturačních řádků 1.4. Úprava výše záloh dle faktur 1.5. Tisky faktur a opisů Tisk faktur a složenek Soubor pro tiskový server Soubor pro externí tisk Opis faktur a IP(1,2) Opis fa se složenkou (5) Opis fa mimo pořadí (7) Pokračování Tvorba inkasních příkazů Export fakturačních řádků - strana 1

2 1.6. Přehledy faktur 1.7. Pokračování Zrušení fakturačních dávek Přenos odečtů do Visual HleNet 2. Úpravy kmenových vět 2.1. Změny ZF, OO, OBCE, OM 2.2. Změny sazeb u OM 2.3. Upravit (zrušit) větu odběratele 2.4. Upravit větu odečtu 2.5. Archív změn odběratelů 2.6. Archív změn odečtů 2.7. Pokračování Změny pořadí OM Opravy archívu odečtů OM Změna klasifikace ve statistikách 3. Dobropisy 3.1. Pořizování dobropisů 3.2. Aktivace dobropisů 3.3. Opakovaný tisk dobropisů 3.4. Tisk soupisu dobropisů 4. Zálohy a SIPO 4.1. Aktualizace záloh 4.2. Tisky daňových dokladů 4.3. Tiskové sestavy záloh 4.4. Generování IP záloh 4.5. Rušení odčerpaných záloh 4.6. SIPO Tvorba změnového souboru SIPO Kontrola změnového souboru SIPO Úprava změnového souboru SIPO Příprava souboru SIPO pro Přijetí ZZSCH (zpětného změnového souboru chyb) SIPO Převzetí plateb SIPO Přehled neuhrazených plateb SIPO 5. Statistiky 6. Další služby 6.1. Nevyužité výměny vodoměrů 6.2. Editace čísel oblastí 6.3. Rušení řádků ve FAKTUROU 6.6. Přehledy 7. Pokračování 7.1. Smlouvy s odběrateli Evidence smluv Přehled smluv sektor Přehled smluv sektor Úpravy číselníků 8. návrat - strana 2

3 POPIS POLOŽEK MENU WinFVS: 1. Fakturace Úlohy této volby umožňují tvorbu fakturačních řádků na základě zadání stavu vodoměrů, kontroly a úpravy fakturačních řádků a přípravu tisku faktur Fakturace dávek Koncové stavy vodoměrů lze u jednotlivých vodoměrů po zadání identifikace místa odběru (znak fakturace, období odečtu, obec, místo odběru) vložit zde. Pro fakturaci více odběrných míst je vhodné vytvořit fakturační dávky (viz modul Dávky ve Visual HleNet) a tyto dávky s vyplněnými koncovými stavy vodoměru předat WinFVS k fakturaci. Po výběru takto připravené dávky jsou OM připravena k fakturaci z následujícího formuláře: Informace o fakturaci dávky naleznete v kontextové nápovědě po přesunu šipky myši na příkazové tlačítko, vstupní pole nebo další vybraný ovládací prvek je zobrazena kontextová nápověda k danému ovládacímu prvku. Použité zkratky: Click-kliknutí levého tlačítka myši na ovládací prvek, RClickkliknutí pravého tlačítka myši na ovládací prvek. Rozsáhlejší nápověda bude zobrazena kliknutím na tlačítka označené písmenem - strana 3

4 1.2. Výpis faktur před výběrem Úloha umožňuje provést výpis fakturačních vět před výběrem faktur k tisku. Pro tisk se zadává výběr od do pomocí klíčů odečtových vět. Je nutno zadat znak fakturace, období odečtu, obec a místo odběru. Pro výpis všech fakturačních vět je možno zvolit přednastavenou volbu. Vhodnou volbou lze vytisknout věty dle různých kriterií a zjistit součet objemu vody a částky za vodné a stočné v korunách. Objem vody je započítáván do součtu za vodné resp. stočné jen při nenulové sazbě za vodné resp.stočné. Součet objemu vody ve vodném a ve stočném nemusí být roven objemu vody celkovému Zrušení fakturačních řádků V případě chybné fakturace lze fakturační řádek zrušit a vyfakturovat znovu ještě před výběrem faktur k tisku. Zrušení fakturačních řádků umožňuje následující formulář. Při zrušení fakturačního řádku je nutné přepsat (vrátit) koncový stav vodoměru a datum odečtu vodoměru (na formuláři vpravo dole) po kliknutí na tlačítko Opr. V případě víceřádkové fakturace OM (např. dělená sazba) je nutné provést opravu všech souvisejících řádků. Z tohoto formuláře je uživateli umožněno provádět i další úpravy věty odečtu klinutím na tlačítko Oprava 1.4. Úprava výše záloh dle faktur Tato úloha je připravena podle specifických požadavků uživatelů podle podmínek konkrétní vodárenské společnosti Tisky faktur a opisů Po ukončení fakturace dávek, kontrole výpisu faktur před výběrem a případnou opravou fakturačních řádků lze provést úlohy výběr faktur ke zpracování v modulu FVSExclusiv. Tímto krokem se připravené fakturační řádky uspořádají podle zvolených podmínek, provede se výpočet souhrných faktur, odčerpají se přijaté zálohové platby a naplní se databáze statistik a saldokonta. Tímto krokem jsou splněny podmínky pro export faktur do tiskových souborů pro běžný nebo opakovaný tisk faktur, faktur se složenkou aj. dle definice výstupů na Tiskovém serveru. - strana 4

5 Tisk faktur a složenek Tato úloha umožní běžný nebo opakovaný tisk faktur nebo složenek podle standartních nebo individuálně upravených výstupních formulářů. Lze zadat čísla faktur od-do přímo, nebo využít nabídky seznamu podle provedených výběru faktur ke zpracování. Následující 2 obrazovky jsou společné i pro Soubor pro tiskový server a Soubor pro externí tisk Soubor pro tiskový server Tato úloha vytvoří soubor vybraných faktur pro tisk faktur nebo faktur se složenkou na Tiskovém serveru (bližší popis je uveden v modulu Tiskový server) Soubor pro externí tisk V případě tisku faktur se složenkou v externí tiskárně (např. Systemprint Drescher Kolín) je touto úlohou vytvořen a připraven k odeslání soubor vybraných faktur se složenkou pro tento externí tisk. Při tvorbě tohoto souboru je zpracován protokol o odeslání. Tiskový soubor je před odesláním zašifrován , , Opisy faktur(1,2), fa se složenkou (5), fa mimo pořadí (7) Tyto sestavy obsahují soupis pohledávek předávaných do saldokonta a jsou rozlišeny dle platebního dokladu (1-příkaz k úhradě, 2-příkaz k inkasu, 5-faktura se složenkou, 7-faktura mimo pořadí). Uspořádání výpisu je podle sektoru, tiskopisu a čísla faktury a u sektoru3 podle obcí. Sestava dále obsahuje sloupce bez daně, DPH a zaokrouhlení. Tyto položky jsou sčítány na všech úrovních součtů uvedené sestavy. Sestava nahrazuje knihu odeslaných faktur a soupis daňových dokladů za uskutečněná zdanitelná plnění. Za organizaci se provádí tisk kontrolních součtů pro saldokonto Tvorba inkasních příkazů V případě výskytu tiskopisu faktur 2 při výběru faktur k tisku jsou do zásobníku inkasních příkazu předány faktury, pro které je možno touto úlohou vytvořit seznam inkasních příkazů a uložit na disketu soubor pro banku. Soubory pro jednotlivé banky nemají stejnou strukturu. Touto úlohou se vytvoří i ikasní příkazy záloh, pokud byly vygenerovány do zásobníku inkasních příkazů. (viz 4.4. Generování IP záloh) Export fakturačních řádků Data fakturačních řádků z FVS je možno poskytovat odběratelům nebo obcím, zpravidla na základě smluv ve formě souborů (DBF nebo TXT) jako placená služba. Tento export je nutno nastavit pro každého odběratele nebo obec individuálně. - strana 5

6 1.6. Přehledy faktur Tato úloha umožní prohlížet a tisknout přehledy faktur podle připravené nabídky a volby uživatelů. V době zpracování uživatelské příručky byly k dispozici následující přehledy: FF201 - Přehled vystavených faktur ze salda FF202 - Přehled vystavených faktur ze salda doporučeně 2.7. Pokračování V případě, že menu obsahuje počet položek větší než 7, jsou další položky přístupné v pokračovacím menu. Tato zásada platí pro všechny moduly FVS Zrušení fakturačních dávek Vyfakturované fakturační dávky je třeba odstranit, aby mohly být přijaty v dalším fakturačním období dávky stejného jména. Touto volbou jsou zobrazeny všechny přijaté fakturační dávky vyfakturované dávky jsou ZdeJe možno je prohlédnout a zrušit Přenos odečtů do Visual HleNet Aktualizace dat pro Visual HleNet je prováděna zpravidla 1x denně. V případě potřeby častější aktualizace odečtových vět do Visual HleNet je možno spusti tuto úlohu. Aktualizovány budou stavy vodoměrů, data odečtu, sazby, vodoměr, odběr a pořadí." 2. Úpravy kmenových vět Volba tohoto menu umožní provádění údržby kmenových souborů odběrných míst a odběratelů. Všechny změny v kmenových větách odběrných míst a odběratelů prováděných uživateli jsou archivovány a historii těchto změn je možno prohlížet. Volba tohoto menu zpřístupní následující podmenu 2.1. Změny ZF, OO, OBCE, OM ZF-znak fakturace, OO-období odečtu, OBCE-číslo obce, OM-číslo místa odběru jsou identifikační údaje místa odběru, z toho číslo obce a číslo místa odběru jsou základní a jedinečné identifikační údaje místa odběru a program nedovolí evidovat v jedné obci více stejných čísel míst odběru. Volbou tohoto podmenu lze provádět změny těchto identifikačních údajů míst odběru z následujícího formuláře. Popis identifikačních údajů míst odběru je uveden v části Upravit větu odečtu - strana 6

7 2.2. Změny sazeb u OM Ceny vodného a stočného jsou uloženy v číselníku 5. Ve větě odečtu jsou uloženy kódy sazeb a v číselníku 5 položce Pol1 cena vodného v haléřích a položce Pol2 cena stočného v haléřích. Pro změny ceny platí následující pravidla: Pro znak fakturace 1 (vodoměry) je nutno mít stavy vodoměru k datu změny ceny. Je z pohledu výpočtu jedno, zda jsou odečtené nebo odhadnuté. Každé OM je třeba projít při fakturaci o jednen krát více, aniž provedeme výběr faktur ke zpracování,než bylo změn ceny v průběhu daného odečtového období (cyklu). Po každém průchodu je nutno provést změnu ceny. Je možné provést změnu tak, že se provede změna sazby přičtením hodnoty 50 pro každou vyplněnou sazbu v odečtové větě.v číselníku sazeb musí být připraveny odpovídající sazby s novými cenami. Výměny vodoměru se vyfakturují při tom průchodu odečtovou knížkou, kam časově spadají. První průchod se provede se starými cenami s datem odečtu posledního dne platnosti původní ceny. Pak se provede změna sazby. Poslední průchod se provede s datem odečtu dle skutečnosti. Je nutno upravit pevné části odběrů u dělených sazeb (znak výpočtu 4,5 a 6). Potom se provede výběr faktur ke zpracování a obvyklým způsobem se provedou tisky a další zpracování. Pro znak fakturace 2 (paušál) se provede výpočet na jeden průchod OM. Pro každou další část spotřeby (po změně ceny) program automaticky použije sazbu o 50 větší než byla původně. Sazby musí být připravené v číselníku. Další podrobný popis ke změně sazeb je uveden v příslušném formuláři pro Změnu sazeb u OM Upravit (zrušit) větu odběratele Po zadání čísla odběratele lze touto úlohou editovat větu odběratele. Pokud odběratel zadaného čísla není v databázi odběratelů nalezen, program umožní zavést nového odběratele. Změny ve větě odběratele je možno provádět i ve Visual HleNet. Změny vět odběratelů z Visual HleNet jsou do FVS předány po spuštění modulu Přenosy dat, zpravidla denně. (Spuštění přenosů dat je možno provádět automatizovaně v nastavenou noční hodinu) V případě, že u stejného odběratele byla provedena změna - strana 7

8 ve WinFVS i Visual HleNet, přednost dostane změna provedena ve Visual HleNet. Editovat větu odběratele je možné v následujícím formuláři: Při editaci věty odběratele jsou prováděny následující kontroly vstupních dat: - číslo odběratele numerické, max. 9-ti místné, při aktualizaci věta musí existovat Po zadání neznámého odběratele je umožněno zavést nového odběratele, po zadání čísla odběratele 0 je zobrazen seznam všech odběratelů třídění podle čísla odběratele, 1.části adres nebo 2.části adresy s možností vyhledání podle zadané masky. - PSČ - musí být v číselníku 4 - platební doklad - 1,2 nebo 5 1 znamená příkazem k úhradě (faktura) 2 znamená příkazem k inkasu (faktura) 5 znamená faktura se složenkou nebo soubor pro externí tisk faktur se složenkou - kód banky - musí být v číselníku 9 (povinný je jen pro platební doklad 2) - sektor - 1 nebo 3 -sektor 1 značí smlouvy uzavřené podle obchodního zákoníku (podniky, podnikatele, organizace) -sektor 3 značí smlouvy uzavřené podle občanského zákoníku (soukromníci - majitelé rodinných domů, chatek, garáží apod.) Zrušení věty odběratele lze provést po <RClick>. Zrušení je možné jen v případě, kdy odběratel nemá OM ani vydanou fakturu v posledních 3 letech Upravit větu odečtu Po zadání ZF-znaku fakturace, OO-období odečtu, OBCE-čísla obce a OM-čísla místa odběru lze touto úlohou editovat větu odečtu. Pokud odběrné místo zadané kombinace není v databázi odběrných míst nalezeno, program umožní zavést nové odběrné místo. Uživatelské změny v databázi odběrných míst lze - strana 8

9 provádět ve Win FVS mimo vybraných údajů, které se přenášejí z jiných modulů nebo zařízení (podle individuálního nastavení pro konkrétní vodárenské společnosti). Jsou to: - Visual HleNet přenáší se počet osob, skupina OM, číslo majitele přípojky, textové poznámky TEXT3, TEXT4 a TEXT5. Dále údaje datu poslední editace věty odečtu a uživateli, který editaci provedl. - Zařízení pro provádění odečtů PSION přenáší se textové poznámky TEXT1 a TEXT2, které pořídili odečítači a zůstanou ve větě odečtu uchovány do provádění dalších odečtů vodoměru, kdy se opět přenesou s dalšími údaji na PSION. - Při provádění fakturace se do věty odečtů automatizovaně zapisují nové koncové stavy vodoměrů a datum odečtu - Změny řízené programem (např. viz odstavec Změny ZF, OO, OBCE,OM ) Při editaci věty odběratele jsou prováděny následující kontroly vstupních dat: - místo odečtu - musí být numerické maz 7-mi místné, při aktualizaci věty musí existovat - číslo obce - musí být v číselníku 6 - číslo ulice - musí být v číselníku 7 - typ fakturace - 1 (vodoměr) nebo 2 (paušál) - znak výpočtu - 1 až 6 včetně - klasifikace - 1 až 5 (nebo se nevyplní, když není zadaná sazba) - kód sazby - musí být v číselníku 3 Další logické kontroly - pro znak výpočtu 2,3,6 - součet procent se musí rovnat pro znak výpočtu 4,5 - pevná část spotřeby musí být menší než celkový odběr - pro znak výpočtu 6 - součet procent se musí rovnat pevná část sotřeby musí být menší než celkový odběr Část kontrol je prováděna při aktualizaci nebo pořízení věty, další logické kontroly jsou prováděny až při výpočtu výsledných hodnot.při nalezení chyb není provedena fakturace, je nutno chyby opravit a zadat místo odečtu znovu. Při vkládání údajů odečtové věty je třeba správně natypovat klasifikace a příslušné sazby dle typu výpočtu: Znak výpočtu.- 1 vyplní se klas.1 kód sazby 1 -platí pro celý odběr platí pro proc platí pro proc platí pro proc platí pro proc platí pro proc platí pro pevnou část spotřeby 2 2 -platí pro zbytek spotřeby platí pro 1. část pevné spotřeby 2 2 -platí pro 2. část pevné spotřeby 3 3 -platí pro zbytek spotřeby platí pro pevnou část spotřeby 2 2 -platí pro proc platí pro proc.2 - strana 9

10 2.5. Archív změn odběratelů Změny prováděné uživateli ve větách odběratelů jsou archivovány v případě potřeby je možno zjistit který uživatel změnu provedl, na které pracovní stanici, datum a čas změny a stav před změnou a po změně. V historii změn věty odběratele je možno se pohybovat jak je zřejmé ze zobrazené části formuláře. U každého odběratele je uložena vždy poslední provedená změna Archív změn odečtů Změny prováděné uživateli v odečtových větách jsou rovněž archivovány a postup hledání v archivu změn odečtů je obdobný jako postup při hledání změn v archivu změn odběratelů. - strana 10

11 2.7. Pokračování V případě, že menu obsahuje počet položek větší než 7, jsou další položky přístupné v pokračovacím menu. Tato zásada platí pro všechny moduly FVS Změny pořadí OM Pro provádění odečtů pomocí zařízení PSION (nebo i odečtových archů) je vhodné stanovit pořadí odběrných míst pro odečty. Toto pořadí je nutno udržovat v aktuálním stavu. K tomu slouží úloha Změny pořadí OM, která umožní udržovat pořadí OM pomocí následujícího formuláře: Opravy archívu odečtů OM V archivu odečtů jsou evidovány všechny provedené odečty vodoměrů nebo vložené hodnoty paušálů (pokud byly zadány uživatelem do dat). Postupným vývojem systému FVS se archiv odečtů začal používat i jako analytický nástroj pro orientační zjišťování spotřeby na OM. Proto se do archivu odečtů automatizovaně zapisují i dobropisy, změny klíčových údajů odběrných míst a.j. V případě nutnosti provést přímou opravu množství dodané nebo odvedené vody pro vybrané OM je možno použít tuto úlohu Změna klasifikace ve statistikách Pro zadanou fakturu je možné změnit klasifikaci v jednotlivých řádcích ve statistikách. 3. Dobropisy Tato úloha má následující podmenu: - strana 11

12 3.1. Pořizování dobropisů Dobropis je vztažen k číslu faktury (nebo číslu odběratele). Při vkládání řádků dobropisu není počet řádků omezen. Při velkém počtu řádků je tištěn vícestránkový dobropis. Po pořízení hodnot je možno dobropis doplnit o libovolnou textovou část, datum odeslání a další údaje. Je-li při vstupu použito čísla existující faktury, není vyžadováno datum odeslání faktury ani částka faktury. Pokud je dobropis nalezen v saldokontu, vygenerují se to textové části dobropisu i údaje o DPH na faktuře a použitých zálohách. Tyto údaje je možno upravit v případě, že je dobropisována jen část faktury. Dobropisy pořízené před párováním ke splatným fakturám po párování jsou započteny s fakturou a buď se vyrovnaly na nulu, nebo se změnily na zůstatek. Proto je vhodné pořizovat dobropisy až po párování úhrad. Věty dobropisů se promítnou do souboru dobropisu (DOBRO.DBF). Dobropisy, u kterých je uvedeno místo odběru se promítnou i do archivu odečtů (ARCHSTAV.DBF). Po aktivaci dobropisu se dobropis promítne i do saldokonta (SALDO.DBF) a do souboru statistik (STATR.DBF) v účetním období, ve kterém byl aktivován Aktivace dobropisů Dobropis je možno aktivovat ihned, nebo až po potvrzení obdržení dobropisu odběratelem. Další údaje o aktivaci dobropisu jsou uvedeny v předcházejícím odstavci Opakovaný tisk dobropisů Po zadání čísla dobropisu je dobropis vygenerován a odeslán k tisku na Tiskový server Tisk soupisu dobropisu Pro tisk soupisu dobropisů je možno zadat výběr podle stavu aktivace, rozsahu obcí nebo účetního období. - strana 12

13 4. Zálohy a SIPO Tato úloha má následující podmenu: 4.1. Aktualizace záloh Tato úloha se používá pouze pro ruční aktualizaci zálohových plateb. Běžně zálohy do subsastému vstupují automatizovaně (přijetím SIPO, souborem z banky, pokladny FVS aj.). Po zadání čísla odběratele je zobrazen formulář, ve kterém jsou uvedeny nepoužité (po změně zobrazení použité) zálohové platby odběratele. Z tohoto formuláře je možno vytvořit a vytisknout přehled nepoužitých nebo použitých zálohových plateb odběratele, přidat novou zálohovou platbu nebo zrušit zálohovou platbu odběratele. Z důvodu zdanění zálohových podle data přijetí lze přijmout nebo zrušit zálohovou platbu v aktuálním účetním období Tisky daňových dokladů záloh Po vložení nové zálohové platby je možno vygenerovat daňový doklad, po zrušení zálohové platby lze vygenerovat daňový dobropis zálohové platby. Výběr tisku těchto daňový dokladů lze provádět pro odběratele nebo hromadně podle data přijetí zálohových plateb. - strana 13

14 4.3. Tiskové sestavy záloh Touto úlohou je možno vytvořit k prohlížení nebo k tisku celou řadu přehledů a sestav.!!! Obecné pravidlo ve všech modulech FVS!!! Všechny tiskové sestavy jsou určeny k prohlížení nebo tisku ve Windows nebo v DOS. V případě zaškrtnutí políčka Uložit do souboru je sestava uložena do souboru zadaného jména pro pozdější prohlížení nebo opakovaný tisk. Přístup k opakovaným tiskům souborů pořízených v modulech FVS je i ve Visual HleNet. Pro tisk textových souborů ve Windows musí být k dispozici některý textový editor, který je schopen zobrazit a tisknout textové soubory ASCII, např. program T602vw, který není součástí FVS. Tento - strana 14

15 program je freeware, a je jej možno získat na Tisk je směřován na výchozí tiskárnu Windows. Některé sestavy mají až 132 znaků na řádek pro tisk těchto sestav je nutno změnit ve vlastnostech tiskárny orientaci papíru na šířku. Pro tisk textových souborů v DOS je tisk směřován na příslušný LPT port (příkazem copy nebo print). Nastavení tisků (typ připojené tiskárny, počet řádků na stránku, LPT, kódová stránka tiskárny a další nastavení) je společné pro všechny moduly FVS a je umístěno ve Visual HleNet menu Konfigurace Generování IP záloh Touto úlohou jsou vytvořeny řádky do zásobního souboru inkasních příkazů (INKPRI.DBF), pro odběratele, kteří mají jako způsob úhrady záloh uvedeno I, a výše měsíční zálohy je větší než 0,- Kč. Tento soubor je společný i pro inkasní příkazy faktur Rušení odčerpaných záloh Touto úlohou jsou odčerpané zálohy označeny jako zrušené, ale v souboru záloh zůstavají i nadále pro případ opakovaných tisků starých faktur a přehledů záloh. Rušení odčerpaných záloh není nutné provádět, ale zpravidla se provádí po uzavření roku. V některých přehledech je možno zálohy označené ke zrušení nezobrazovat SIPO Tato úloha řeší komunikaci subsystému FVS se systémem Sdruženého inkasa plateb obyvatelstva České pošty má následující podmenu: Tvorba změnového souboru SIPO Touto úlohou jsou vybráni odběratelé pro kmen změnového souboru SIPO na daný měsíc, pokud splňují následující podmínky: 1. ve větě odběratele v položce způsob platby záloh označené jako S mají uvedeno: S 2. ve větě odběratele mají správně vyplněné spojovací číslo SIPO 3. ve větě odběratele v položce záloha je uvedena výše měsíční zálohy větší než 0,- Kč Kontrola změnového souboru SIPO Tato úloha provede kontrolu souboru vybraných odběratelů pro SIPO. Předmětem kontroly je správnost zadání spojovacího čísla, které má vnitřní logiku a kontrola duplicity. V souboru není povoleno více stejných spojovacích čísel. Pokud tento soubor nevyhoví kontrole, není umožněno jeho odeslání. Zrušení chybných řádků změnového souboru SIPO umožňuje následující položka podmenu Úprava změnového souboru SIPO Touto úlohou je možné z kmene změnového souboru SIPO vyloučit pro daný měsíc odběratele zadáním nulové zálohy. Do sloupce Text_org je možno uvést text, který bode vytištěn na doklad SIPO vystavený odběrateli Českou poštou Příprava souboru SIPO pro Komunikace SIPO s Českou poštou se řídí uzavřenou smlouvou, jejiž přílohou jsou Technické podmínky ve kterých jsou specifikovány struktury předávaných souborů, termíny a.j. České poště je (zpravidla měsíčně) předáván celý kmen plátců SIPO. Pro komunikaci souborů SIPO se subsystémem FVS jsou vyhrazeny adresáře FVS\SIPO\EXPORT a FVS\SIPO\IMPORT. Odesílané i přijímané soubory SIPO musí z důvodu ochrany údajů být šifrované pomocí software, který dodává Česká pošta. - strana 15

16 Po provedené kontrole kmene změnového souboru SIPO je nabídnut uživateli tento formulář. Číslo organizace (=číslo smlouvy s Českou poštou) je převzato z číselníku 2, věty 30, položka 1. Pokud není vyplněna položka 2 věty 30 číselníku 2, je uveden kód poplatku 34 (=vodné a stočné). Pokud je v číselníku 2, větě 30, položka 2 uvedena jiná hodnota, je tato hodnota použita jako kód poplatku SIPO. Období pro předpis SIPO (rok a měsíc) je možno upravit.!!! POZOR!!! Tuto úlohu lze spustit pro daný měsíc pouze jedenkrát, aby po vytvoření a odeslání změnového souboru České poště nebylo možno vytvořit nový změnový soubor SIPO, odlišný od původního Přijetí ZZSCH (zpětného změnového souboru chyb) SIPO Po obdržení kmene změnového souboru SIPO Česká pošta provede kontrolu tohoto souboru a porovná jeho obsah se svou databází plátců SIPO. Případné nesrovnalosti jsou uloženy do Zpětného změnového souboru chyb a tento soubor je předán zpět vodárenské společnosti. Přijetím tohoto souboru v této volbě je potvrzen seznam odběratelů, od kterých Česká pošta vyinkasuje zálohovou platbu. Další podmínky jsou uvedeny ve smlouvě s Českou poštou a technickými podmínkami (příloha smlouvy) Převzetí plateb SIPO Po obdržení souboru uhrazených plateb SIPO od České pošty provede tato úloha kontrolu souboru proti očekávaným platbám a umožní automatizované přijetí těchto zálohových plateb do subsystému FVS. Číslo organizace (=číslo smlouvy s Českou poštou) je převzato z číselníku 2, věty 30, položka 1. Období pro předpis SIPO (rok a měsíc) je možno upravit, ale je kontrolováno s daty uvedenými v hlavičce souboru SIPO. Další podmínky jsou uvedeny ve smlouvě s Českou poštou a technickými podmínkami (příloha smlouvy). - strana 16

17 Přehled neuhrazených plateb SIPO Spuštěním této úlohy lze zjistit, kteří odběratele neuhradili předepsanou zálohovou platbu za vodné a stočné přes SIPO. 5. Statistiky Pro tvorbu, prohlížení a tisky statistik jsou využívána data aktuálního nebo uplynulého roku Všechny tiskové sestavy statistik jsou určeny k prohlížení nebo tisku ve Windows nebo v DOS. V případě zaškrtnutí políčka Uložit do souboru je sestava uložena do souboru zadaného jména pro pozdější prohlížení nebo opakovaný tisk. Přístup k opakovaným tiskům souborů pořízených v modulech FVS je i ve Visual HleNet. Touto úlohou je možno vytvářet a tisknout statistické sestav sestavy pro zadaná období podle nabízených podmínek FF440 Statistika měsíční podle obcí, sektorů a období odečtu Statistika obsahuje údaje o spotřebě vody za zpracovávané období členěné podle klasifikací. Je uspořádána jako fakturovaná voda (vodné) a voda odkanalizovaná (stočné). Každá část je uspořádána obcí, sektorem, obdobím odečtu a tiskopisem (0 pro 1 až 5; 6 a 7). Po součtu za skupinu obcí pokračuje novým listem, za druh vody rekapitulací podle sektoru a období odečtu. Sestava slouží k podrobnému rozboru fakturovaných odběrů za jednotlivé obce podle klasifikací vody dle sektorů a období odečtu. Před spuštěním programu je možná volba úplné statistiky nebo výběrové statistiky podle kódů sazeb od -do nebo výběrů ostatních kódů mimo uvedený rozsah. Tímto je umožněno zpracování statistiky podle cen před změnou a po změně ceny. FF440? Statistika měsíční podle obcí, sektorů a období odečtu s otazníkem v poznámce V sestavě j e uvedena statistika jen za odběrná místa, která mají v poznámce na prvním místě znak "?" (otazník). - strana 17

18 FF441 - Statistika vody podle obcí a měsíců od-do Statistika obsahuje údaje o spotřebě vody za zpracovávané období členěné podle klasifikací a obcí od začátku roku do-do. Řádek sestavy obsahuje kumulaci spotřeby za měsíc, součty jsou tištěny za obce a skupiny obcí. Za organizaci celkem se tiskne rekapitulace podle měsíců. Před spuštěním programu je možná volba úplné statistiky nebo výběrové statistiky podle kódů sazeb od - do nebo výběrů ostatních kódů mimo uvedený rozsah. Tímto je umožněno zpracování statistiky podle cen před změnou a po změně ceny. FF442- Statistika vody podle odběratelů Statistika obsahuje údaje o spotřebě vody za zpracovávané období členěné podle klasifikací a odběratelů od-do. Je umožněna volba od čísla odběratele po číslo odběratele. FF443 - Statistika vody podle odběrů Do statistiky jsou zahrnuti odběratelé sektoru 1 od-do. Obsahuje údaje o spotřebě vody za zpracovávané období členěné podle klasifikací a odběrů od-do. Za skupinou odběrů jednoho odběratele se tiskne dílčí součet za odběratele. Je umožněna volba od čísla odběratele po číslo odběratele. Sestava může být tříděná podle čísel odběratelů nebo podle abecedy. FF444 - Statistika vody podle odběratelů po měsících Do statistiky jsou zahrnuti odběratelé sektoru 1 od-do po jednotlivých měsících, kdy byly vystaveny faktury. Obsahuje údaje o spotřebě vody za zpracovávané období členěné podle klasifikací a odběratelů od-do. Je umožněna volba od čísla odběratele po číslo odběratele. FF445 - Statistika podle odběrů po měsících Do statistiky jsou zahrnuti odběratelé sektoru 1 od-do po jednotlivých měsících, kdy vystaveny faktury. Obsahuje údaje o spotřebě vody za zpracovávané období členěné podle klasifikací a odběrů od-do. Za skupinou odběrů jednoho odběratele se tiskne dílčí součet za odběratele. Je umožněna volba od čísla odběratele po číslo odběratele. Za odběratele není v této sestavě už provedena rekapitulace po měsících. Sestava může být tříděná podle čísel odběratelů nebo podle abecedy. FF446 - Statistika vody podle klasifikací a cen za skupiny obcí Statistika obsahuje údaje o spotřebě vody za zpracovávané období členěné podle klasifikací. Je uspořádána jako fakturovaná voda (vodné) a voda odkanalizovaná (stočné). Každá část je uspořádána dle skupin obcí za jednotlivé kódy sazeb a součtem za skupinu obcí celkem. Obsah dalších statistik je zřejmý ze názvu a zadání vstupních podmínek. Jednotlivé statistiky se mohou lišit podle konkrétních podmínek vodárenských společností a individuálního zadání. 6. Další služby Toto menu obsahuje podmenu pomocných úloh, jejich obsah je zřejmý z popisu Nevyužité výměny vodoměrů Tato volba spustí výpis všech nevyužitých výměn vodoměrů, které byly převzaty do FVS z evidence vodoměrů. Tento soubor nevyužitých výměn vodoměrů je využíván při fakturaci OM. Pokud jsou při fakturaci nalezeny informace o výměně vodoměru, jsou použity údaje o stavech demontovaného a montovaného vodoměru, čísle montovaného vodoměru aj. - strana 18

19 6.2. Editace čísel oblastí Tato úloha je zpracována na základě požadavku konkrétních vodárenských společností a její použití umožňuje sdružovat odběrná místa z různých obcí do oblastí pro další použití Rušení řádků ve FAKTUROU FAKTUROU je soubor, do kterého se průběžně duplicitně ukládají fakturační řádky vybraných odběrných míst při fakturaci dávky. Tyto fakturační řádky mohou být později předány jiným subjektům (např. obcím fakturujícím stočné ve výši odebrané vody). Tato úloha není standatrně zahrnuta do WinFVS. Zde je možno vybrané řádky zrušit (např. při vystavení dobropisu ve vlastní fakturaci) Přehledy Po volbě této úlohy je na nabídnut seznam přehledů, které jsou zpracovány dle požadavků jednotlivých vodárenských společností. Jejich obsah je zřejmý z popisu. 7. Pokračování pokud menu obsahuje počet položek větší než 7, poračuje dalším podmenu 7.1 Smlouvy s odběrateli Nástavbou subsystému FVS je i tvorba a evidence smluv s odběrateli. Podrobnější popis této problematiky je uveden v popisu modulu Smlouvy a v uživatelské příručce Evidence smluv pro SmVaK Ostrava a.s Evidence smluv Pro odběratele sektoru 1 (smlouvy uzavřené podle obchodního zákoníku -podniky, podnikatele, organizace) je ve větě odběratele vyčleněna položka číslo smlouvy (6-ti místná numerická) a datum uzavření smlouvy. Pro odběratele sektoru 3 (smlouvy uzavřené podle občanského zákoníku-soukromníci - majitelé rodinných domů, chatek, garáží apod.) jsou ve větě odběratele vyčleněny polužky: - kod uzavření smlouvy-položka VSS (0-smlouva odeslána odběrateli k podpisu, 1-smlouva uzavřena, 9-smlouva uzavřena s výhradami, nebo odběratel odmítl smlouvu podepsat). Ostatní kódy je možno využit po konzultaci a autory sybsystému FVS. (pro SmVaK Ostrava a.s. kód 2=uzavřen dodatek ke smlouvě) - datum uzavření smlouvy - u sektoru 3 se číslo smlouvy nevyužívá jako číslo smlouvy je použito zpravidla číslo odběratele/číslo odběrného místa Přehled smluv sektor 1 Po zadání rozsahu odběratelů je vytvořena sestava počtů podle jednotlivých kódů uzavření smluv. Je možno vytvořit a vytisknout i seznam odběratelů s vybraným kódem uzavření smluv. (Tato úloha není použitelná pro SmVaK a.s., kde evidence smluv sektoru 1 je řešena samostatným programem) Přehled smluv sektor 3 Po zadání rozsahu obcí je vytvořena sestava počtů podle jednotlivých kódů uzavření smluv. Je možno vytvořit a vytisknout i seznam odběratelů s vybraným kódem uzavření smluv Úpravy číselníků Číselníky jsou ve všech subsystémech a modulech FVS (i EVOD-Evidence vodoměrů) jednotné a jsou udržované ve WinFVS. Po volbě Úprava číselníků je zobrazen formulář, kde je možno editovat následující číselníky: - strana 19

20 Číselníky pro FVS a EVOD 2 - číselník dodavatele 3 - číselník sazeb 4 - číselník pošt (PSČ) 6 - číselník obcí 7 - číselník ulic 8 - pomocný číselník pro převody dat 9 - číselník bank 10 - číselník oblastí 11 - číselník skupin odběratelů 12 - číselník skupin odběrných míst Číselníky pro EVOD 21 - číselník druhů vodoměrů 22 - číselník velikostí vodoměrů 24 - číselník důvodů výměny vodoměrů 25 - číselník montérů 26 - číselník skladů vodoměrů 27 - číselník středisek vodoměrů 28 - opravny vodoměru 31 - číselník materiálů přípojek 32 - číselník velikostí přípojek 33 - číselník velikosti šachtic 34 - přístupu k uzavření vody 35 - číselník majitelů vodoměrů 36 číselník nákladových středisek EVOD 37 - číselník účtů EVOD - strana 20

21 Význam jednotlivých položek pro každý číselník je následující: 2 dodavatel (číselník je společný pro DOS verzi FVS i Win FVS. Některé věty číselníku 2 nejsou ve Win FVS využívány) Klíč určuje větu a každá má zvláštní význam 1 Text : adresa organizace 1 1 pol.num.1: PSČ organizace 1 pol.num.2: IČ ( max. 10 znaků ) 2 Text : Ulice a číslo popisné 3 Text : Název peněžního ústavu 4 Text : Účet včetně kódu banky (neplaté pro inkasní příkazy) 6 Text : Místo vyhotovení inkasního příkazu dopisů z Win Saldo 7 Text : Účet včetně kódu banky pro inkasní příkazy a dopisů z Win Saldo 8 Text : Účet pro složenky A 11 Text : Prvních 12 znaků = DIČ 23 Text Text do protokolu o generování souboru 24 Text složenek typu A 25 Text 30 Pol.num.1: Číslo organizace (VaK) pro SIPO pol.num.2: kód poplatku SIPO (pokud není vyplněno, do souboru SIPO je uvedno 34=vodné a stočné) 40 až 49 Text: Čísla účtů VaK na fak. (podle kodů účtů) 51 až 56 Text: Informace o zápise v obchodním rejstříku 61 až 64 Text: Win-Předvolba 18.řádku složenek (faktur) 100 Text : Mezni sazba pro kontrolu DPH Pol.num.1: kód sazby pro kterou je cena nezdaňovaná a od které se cena zdaňuje 110 Pol.num.1: Nejnižší sazba staré ceny při změně ceny Pol.num.2: Nejnižší sazba staré pevné složky ceny při změně ceny Pol.num.3: Datum poslední změny ceny (např ) 201 Text : 1. část textu ceníkového údaje (30 znaků) pro fakturu (tiskopis 1) 202 Text : 2. část textu ceníkového údaje (30 znaků) pro fakturu (tiskopis 1) 210 Text : Text na upomínku(např.náklady na upomínání..) Pol.num.1: Částka, o kterou je zvýšena 1.upomínka Pol.num.3: Částka, o kterou je zvýšena 2.upomínka 801 Text : 25 znaků zleva do hlavičky faktury 1.řádek 802 Text : 25 znaků zleva do hlavičky faktury 2.řádek 803 Text : 25 znaků zleva do hlavičky faktury 3.řádek 806 Text : Název Vak pro tisk do složenky při upomínce. Pokud věta není nalezena tiskne se "Vak" 811 Text : Úrok z prodlení pro sektor 3. Přítomnost této věty podmiňuje tvorbu vět VÚzP a následně i faktur pro sektor Text : Je-li v prvních 12-ti znacích textový údaj různý od mezer, potom se na 1.upomínce vytiskne pro sektor 1 tento text. Je-li prvních 12 znaků mezerových, pak se tiskne pro sektor 1 1. upomínka. - strana 21

22 Př.: POKUS O SMÍR 831 Pol.num.1: počet dnů pro 1. upomínku Pol.num.2: počet dnů pro 2. upomínku Pol.zn. 3: počet dnů pro předání právníkovi Počty dnů platí pro sektor 3.Pro sektor 1 se při upomínání nic nemění. Není-li nalezena tato věta v číselníku,platí počty dnů 70, 130 a Text : Naše značka a Vyřizuje/linka pro fakturu VÚzP Pol.num.1: Číslo první faktury VÚzP Obsluhováno automaticky z programu, nutno nastavit na začátku Pol.num.2: Částka v celých Kč od které se vystavují faktury VÚzP 841 Text : Jméno pro podpis u faktury VÚzP 842 Text : Funkce pod podpis na pen. fakt. Vhodné umístit tak, aby vyšla do středu jména. Použijte prohlížení. 843 Text : Podpis pod uznání závazku. 844 Text : funkce podepsaného pod uznání závazku 845 Text : Telefon(vedle textu telefon na konci dopisu) Pol.zn3 : Telefon(druhý-pod textem telefon) 846 Text : Fax - číslo faxu 848 Text : První polovina nadpisu dopisu (s názvem firmy) 849 Text : Druhá polovina nadpisu dopisu (s názvem firmy) 850 Text : Naše značka pro právní oddělení (pro pokus o smír) 853 Text : Podpis za právní oddělení) (s názvem firmy) 854 Text : Funkce podepsaného pod pokusem o smír 863 až 864 : Stejně jako 853 až 854 pro dopis k dobropisu 901 Text : "Příznak zpracování párování uh." 902 Text : "Příznak zpracování párování penále" 903 Pol.zn.3 : Příznak uzavření roku Při uzavření roku se soubory statistik a dobropisů přejmenují (na STATR1 a DOBRO1) a založí se nové (STATR a DOBRO) a do pol3 se zapíše aktuální období RRMM (např. 9701). V tomto případě již není možno pracovat v období předcházejícího roku (např. 9612). Pokud je třeba po uzavření roku provést párování úhrad v období 9612, je nutno v číselníku změnit pol3 (např. 9612), provést párování a opět vrátit pol3 do původního stavu (např. na 9701). 997 Pol.num.1: Číslo první vyhotovené zálohové faktury 998 Pol.num.1: Číslo první vyhotovené faktury se složenkou (tiskopis 5) Je-li tato věta nalezena a obsahuje-li nenulový údaj v pol.num.1, pak je provedeno číslování faktur se složenkou (tiskopis 5) a faktur (tiskopis 1,2 a 4) odděleně. Pro faktury - strana 22

23 platí řada dle klíče 999 v číselníku. Není-li nalezena věta s klíčem 998 nebo je-li v její pol.mum.1 nula, pak číslování faktur i složenek je z jedné číselné řady dané větou s klíčem Text : Číslo první fakury. NEMĚNIT! Pol.num.1: Číslo první vyhotovené faktury při spuštění výběru faktur ke zpracování Pol.num.2: Číslo první faktury mimo pořadí Věty s klíči 840, 901, 902, 903, 998 a 999 jsou ovládány automaticky programem. Další část číselníku 2, ve které je zadána vazba na účetnictví: (uvedené účty v POL3 slouží pouze jako příklad) KLÍČ TEXT POL1 POL2 POL HS správy NS správy HS vodovody HS kanalizace činnost vodovodů činnost kanalizací účet faktur S účet faktur S účet dph účet zaokrouhlení účet zaokrouhlení položka kalkul.vzorce pro zaokrouhlení účet pro úhrady záloh účet dph pro odvod z faktur účet dph pro odvod ze záloh účet pro dobr. k Fa starého.bloku účet pro dobr. k Fa starého.bloku účet vodné pro sek.v pol1 a klas.v pol účet vodné pro sek.v pol1 a klas.v pol účet vodné pro sek.v pol1 a klas.v pol účet vodné pro sek.v pol1 a klas.v pol účet vodné pro sek.v pol1 a klas.v pol účet vodné pro sek.v pol1 a klas.v pol účet vodné pro sek.v pol1 a klas.v pol účet vodné pro sek.v pol1 a klas.v pol účet vodné pro sek.v pol1 a klas.v pol účet vodné pro sek.v pol1 a klas.v pol účet vodné pro sek.v pol1 a klas.v pol účet vodné pro sek.v pol1 a klas.v pol účet vodné pro sek.v pol1 a klas.v pol účet vodné pro sek.v pol1 a klas.v pol účet vodné pro sek.v pol1 a klas.v pol účet vodné pro sek.v pol1 a klas.v pol účet pro úhrady bankou 1302 účet pro úhrady pokladnou 1303 účet pro úhrady zápočtem 1304 účet pro zálohy 1305 účet pro zálohy bez DPH účet pro zálohy DPH strana 23

24 1307 účet pro zálohy nezdaněné účet penálek MD účet penálek Dal účet úhrad penálek od r účet úhrad penálek do r účet pro ztátu za srážkové vody Vyplněné hodnoty jsou jako příklad pro F-M. V případě, že některé hodnoty nemají být vyplněny, je nutné do nich zadat mezery. Klíč pol.num.1 číslo obce pro vodné pol.zn.3 číslo účtu Tyto obce mají pro výkon jiný účet než ostatní zde neuvedené. Klíč pol.num.1 číslo obce pro stočné pol.zn.3 číslo účtu Tyto obce mají pro výkon jiný účet než ostatní zde neuvedené. 3 - sazby Klíč Text Pol.num.1 Pol.num pošty Klíč Text 5 - nájmy vodoměru Klíč Text Pol.num obce Klíč Text Pol.num.1 Pol.num.2 : Číslo sazby : Textový popis sazby (nemá vliv na výpočet) : Vodné v haléřích na m3 : Stočné v haléřích na m3 : PSČ : Název pošty : Číslo sazby nájmu vodoměru : Textový popis sazby (nemá vliv na výpočet) : měsíční nájem vodoměru v haléřích na m3 : Číslo obce : Název obce pro tisky sestav (max. 20 znaků) : Skupina obcí pro vodu fakturovanou ve statistice měsíční a od začátku roku : Skupina obcí pro vodu odkanalizovanou ve statistice měsíční a od začátku roku Použije se v případě jiného členění než podle prvních dvou míst čísla obce. Jsou-li pol.num.1 a pol.num.2 nevyplněny nebo nulové platí první dvě místa čísla obce. Pol.zn ulice Klíč Text : Cesta, která udává adresář,kde je uložena kopie programu pro další fakturaci : Číslo obce + číslo ulice v obci (ulice na 4 místa : Název ulice v obci - strana 24

25 9 - identifikátor bank Klíč : Kód banky (numericky) Text : Zkratka banky a její název Pol.zn.3 : Kód banky (znakově, tj. s vedoucí nulou) Popis číselníků 21 až 37 je v příručce k projektu Evidence vodoměrů. Číselník 8 pomocný číselník pro převody do účetnictví, např. maskování Kalkulačních jednic, označení lokalit,... 8 návrat Toto je jediný a správný způsob ukončení práce v subsystému Win FVS. Při vstupu uživatele do Win FVS jsou do služebního souboru subsystému FVS zapsány údaje, které využívá Monitor uživatelů integrovaný do Visual HleNet. Obsah služebních souborů se vyhodnocuje při přidělování práv pro spuštění jednotlivých subsystémů. Nekorektní ukončení kteréhokoliv subsystému FVS (např. vypnutím počítače, výpadkem el.proudu bez použití záložního zdroje aj.) může způsobit závažné poškození nebo i ztrátu dat. - strana 25