MANUÁL PRO PRÁCI S E-LEARNINGEM

Transkript

1 MANUÁL PRO PRÁCI S E-LEARNINGEM v rámci projektu Dynamizace dalšího vzdělávání v cestovním ruchu, hotelnictví a gastronomii 4IT (I Take - I Teach - I Touch - I Test), registrační číslo: CZ.1.07/3.2.04/

2 Manuál pro práci s e-learningem Hotelová škola s.r.o., 2015 Neprošlo jazykovou korekturou. Partner projektu: DRING Consulting, s.r.o. Vydala Hotelová škola Brno v rámci projektu Dynamizace dalšího vzdělávání v cestovním ruchu, hotelnictví a gastronomii 4IT (I Take - I Teach - I Touch - I Test), registrační číslo: CZ.1.07/3.2.04/ /65

3 Obsah Obsah Student Základní vymezení role Student Přihlášení do systému Základní informace o kurzu Průchod kurzem Počáteční informace Základní pohled na kurz/běh kurzu Typy studijních materiálů Popisek Stránka URL Soubor Složka Kniha Test Dlouhá tvořená odpověď Doplňovaná úloha (cloze) Jednoduchá vypočítávaná úloha Krátká tvořená odpověď Numerická úloha Pravda/nepravda Přiřazování Výběr z možných odpovědí Přesun do textu Fórum Chat Slovník Můj pokrok Projektové myšlení - Úvod Projekt Projektové řízení Základní pojmy v oblasti projektového řízení Cyklus života projektu Trojimperativ projektu Fáze projektu Harmonogram projektu Metody projektového řízení SMART metoda WBS Work Breakdown Structure /65

4 5.2.3 SWOT analýza Identifikace a řízení rizik Zpětná vazba Evaluace Měkké dovednosti (tzv. soft skills) projektového manažera Možnosti využití projektového řízení v praxi - Mezinárodní marketing v cestovním ruchu Možnosti využití projektového řízení v praxi Informační a rezervační systémy v hotelnictví Možnosti využití projektového řízení v praxi Management vinařství Možnosti využití projektového řízení v praxi Lidská výživa a funkční potraviny Možnosti využití projektového řízení v praxi Osobní efektivita manažera Možnosti využití projektového řízení v praxi Základy managementu cestovního ruchu Možnosti využití projektového řízení v praxi Management kvality v hotelnictví Možnosti využití projektového řízení v praxi Reklama a Public Relations v cestovním ruchu Možnosti využití projektového řízení v praxi Aplikace statistických metod v hotelnictví Možnosti využití projektového řízení v praxi Světová gastronomie Možnosti využití projektového řízení v praxi Svobodné ICT v manažerské praxi Možnosti využití projektového řízení v praxi Trendy v moderní gastronomii Zdroje Literatura a tištěné publikace Elektronické zdroje /65

5 1 Student 1.1 Základní vymezení role Student Student dostává pozvánku do kurzu, registruje se do kurzu, studuje, realizuje testy a komunikuje s tutorem. 1.2 Přihlášení do systému Systém Vzdělávání efektivně je dostupný prostřednictvím webového prohlížeče na adrese Prvním krokem je přihlášení do systému, případně registrace zájmu o studium kurzů. Přihlášení do systému 5/65

6 Zájem o kurzy 1.3 Základní informace o kurzu Základní jednotkou systému Vzdělávání efektivně je kurz. Kurz je v pojetí tohoto systému uceleným vzdělávacím blokem. Pohled na kurz 6/65

7 Do kurzu student vstupuje proklikem na název konkrétního kurzu. Vstup do kurzu 7/65

8 2 Průchod kurzem 2.1 Počáteční informace Základem systému je LMS Moodle. Ovládání z pohledu uživatelů s rolí student je při průchodu kurzem shodné s jinými standardními instalacemi tohoto e-learningového systému. V případě nejasností tak lze použít i dokumentaci přímo k LMS Moodle nebo všeobecně dostupné návody (viz Podle jedné z definic e-learningu, která zní E-learning je vzdělávací proces, využívající informační a komunikační technologie si někteří zjednodušeně myslí, že k učení stačí pověsit PDF dokument na internet. Tento, bohužel častý přístup, zapomíná na první část definice a pomíjí vzdělávání jako proces. Studium v e-learningu není a nebude automatické Obsah kurzu se v systému dělí na dvě základní části na pasivní, tzv. studijní materiály a na aktivní tzv. činnosti. Za první skupinu není student hodnocený, za druhou skupinu může získávat dílčí hodnocení k celkovému ohodnocení za kurz. 8/65

9 2.2 Základní pohled na kurz/běh kurzu Každý kurz v systému je strukturovaným prostředím a sestává z jednotlivých instancí obsahu, jako je fórum, stránka, složka, slovník a další. Základní podoba kurzu z pohledu studenta Na obrázku je uvedena domovská stránka (osnova) kurzu v podobě, jak ji vidí student při vstupu do kurzu. K dispozici jsou základní informace o kurzu, Novinky a témata Úvod do problematiky a Výukové materiály. V horní části stránky je k dispozici i drobečková navigace, která zobrazuje aktuální studovaný kurz. Po kliknutí na název kurzu se provede návrat na domovskou stránku kurzu. Drobečková navigace 9/65

10 Pokud je kurz rozsáhlý, je nutná změna zobrazení pomocí posouvání například odrolováním. Prohlížení kurzu Student prochází kurzem pomocí klepnutí na název jednotlivých materiálů nebo činností. Je-li nějaký text bez hypertextového prolinku, jde o popis zobrazený na domovské stránce kurzu a nemusí (ale může) být zobrazený i uvnitř konkrétního studijního materiálu. Prohlížení kurzu V návaznosti na konkrétní studijní materiál nebo činnost se zobrazí mírně odlišné studijní prostředí, na obrázku je uvedený studijní materiál typu Kniha. Student má k dispozici navigaci po jednotlivých kapitolách a na domovskou stránku kurzu se může vrátit pomocí drobečkové navigace. Jednotlivé typy studijních materiálů a činností jsou popsány v následujících kapitolách. 10/65

11 Příklad konkrétního studijního materiálu v kurzu 2.3 Typy studijních materiálů Popisek Popisek umožňuje do osnovy kurzu vložit text, obrázky a multimédia mezi odkazy na další materiály a činnosti. Jde o statický text, který není aktivní. Popisek nemá žádné specifické ovládání jde jen o obsah vsazený do osnovy a zobrazený v podobě části webové stránky Stránka Stránka umožňuje autorovi zpřístupňovat obsah studentovi v podobě webové stránky zasazené do kontextu kurzu a celého prostředí systému. Stránka může obsahovat text, obrázky, soubory, zvuk, video, webové odkazy a vložený kód, jako jsou například Google mapy. 11/65

12 Příklad studijního materiálu typu stránka 12/65

13 2.3.3 URL Studijní materiál typu URL (odkaz) umožňuje použít webový odkaz jako zdrojový materiál kurzu. Vše, co je volně přístupné na internetu, jako jsou dokumenty nebo obrázky, může být použito jako odkaz. Obrázek č. 20 Příklad studijního materiálu typu URL Zpět do osnovy kurzu se student vrátí podle konkrétního způsobu otevření odkazovaného cíle například opět pomocí drobečkové navigace nebo zavřením okna Soubor Studijní materiál typu Soubor umožňuje poskytnout studentovi soubor jako studijní oporu. Pokud je to možné, bude soubor zobrazen jako součást kurzu, v opačném případě budou studenti vyzváni k jeho stažení. Studenti musí mít příslušný software k otevření souborů na svých počítačích (například MS Word k otevření souborů ve formátu DOCX). Příklad studijního materiálu typu soubor (otevření PPT prezentace) 13/65

14 2.3.5 Složka Studijní materiál typu Složka je velmi podobný Souboru, ale umožňuje autorům namodelovat strukturu známou ze souborových systémů na operačních systémech. Složku tak lze využít pro uložení řady souborů k danému tématu, například může jít o sbírku studijních textů ve formátu PDF nebo obrázků. Ovládání je podobné, jako v případě Souboru s tím, že přibyla možnost procházení složkou včetně rozkrývání a skrývání jednotlivých větví. Příklad studijního materiálu typu složka Kniha Studijní materiál typu Kniha umožňuje vytvořit vícestránkový studijní materiál s obsahem děleným na kapitoly a podkapitoly. Knihy mohou kromě textu obsahovat obrázky a další mediální soubory. Kniha je základním studijním materiálem použitým v systému Vzdělávání efektivně. Příklad studijního materiálu typu kniha 14/65

15 Tisk Knihy má student k dispozici z nabídky Nastavení: Tisk studijního materiálu typu Kniha 2.4 Test Činnost Test umožňuje prověřit studenta ze znalosti probírané i související problematiky. Oblast testování je v systému poměrně široká a v této kapitole se jí věnujeme pouze z pohledu studenta pro potřeby zvládnutí testování. Úvodní stránka testu Na úvodní stránce testu vidí student základní informace o testu, průběhu dosavadních pokusů a dosažené známce. Informace v jednotlivých kurzech mohou částečně lišit. Po stisku tlačítka Pokusit se o zvládnutí testu se zobrazí přehled testových otázek. Každá otázka může být označena pořadovým číslem (číslovkou), informací, zda otázka byla již zodpovězena a počtem bodů, které lze za správnou odpověď získat. 15/65

16 K zadání příslušné otázky může student rychle přejít kliknutím na její číslo, které je umístěné v levé části stránky - Navigace testu. Rychlá navigace Správnost odpovědi může student kdykoliv ověřit stisknutím tlačítka Zkontrolovat. Tato funkce je dostupná pouze tehdy, pokud ji autor testu povolil. Okamžitá kontrola odpovědí Dlouhá tvořená odpověď Dlouhá tvořená odpověď je typ otázky, který umožňuje vložit odpověď ve formě několika vět či souvětí. Hodnocení následně probíhá ručně. Odpověď student vloží do prázdného pole. Ikony umístěné nad tímto polem může použít ke změně formátování textu. Druhou možností, pokud ji autor povolí, je přiložit odpověď v podobě souboru. 16/65

17 Dlouhá tvořená odpověď Doplňovaná úloha (cloze) Smyslem této otázky je ověřit dílčí skutečnost, přičemž text odpovědi student zadává přímo do prázdného pole/prázdných polí. Je přitom důležité zadat přesný text, údaj nebo číslo. Princip může být použitý v dlouhém textu s více poli pro odpověď. Doplňovaná úloha (cloze) 17/65

18 2.4.3 Jednoduchá vypočítávaná úloha Jde o obdobu numerické úlohy (viz dále), přičemž konkrétní hodnoty jsou pro každého studenta náhodně vybírány. Text odpovědi opět student vkládá do prázdného pole. Autor testu definuje vzorec, pomocí kterého se ze zadaných nebo vygenerovaných vstupních hodnot odpověď studenta ověří. Jednoduchá vypočítávaná úloha Krátká tvořená odpověď Odpověď u tohoto typu otázky je obvykle tvořena jedním nebo několika slovy, která student zadává do prázdného pole pro vložení odpovědi. Na rozdíl od Dlouhé tvořené odpovědi je tato otázka vyhodnocována automaticky. Krátká tvořená odpověď Numerická úloha Odpověď je tvořena číselným údajem doplněným případně o jednotky. Odpověď je hodnocena na základě číselného srovnání s různými variantami odpovědí s danou tolerancí (absolutní nebo relativní). 18/65

19 Numerická úloha Pravda/nepravda Jedná se o jednoduchou variantu úlohy s více odpověďmi, přičemž na dané tvrzení se nabízí pouze dvě možnosti odpovědi: Pravda/Nepravda. Z nabízeného seznamu student vybírá odpověď klepnutím na příslušnou variantu. Pravda/nepravda Přiřazování Odpověď na danou otázku student vybere z nabídky/roletky umístěné vpravo od zadání otázky. Přiřazování 19/65

20 2.4.8 Výběr z možných odpovědí Jedná se o klasickou otázku s jednou či více správnými odpověďmi. Kliknutím na symbol kolečka umístěný před písmeny a., b.,.a c. student vybere správnou odpověď. Výběr z možných odpovědí Přesun do textu V tomto typu úlohy student metodou drag and drop (chytni a táhni) přesouvá textová pole na správná umístění. Podle konkrétního kurzu se mohou objevit ještě další typy otázek, které jsou ovšem velmi podobné již popsaným. 20/65

21 2.5 Fórum Diskusní fórum je nástroj pro řízení diskusí mezi účastníky kurzu. Diskusním fórem jsou například novinky, které slouží tutorovi kurzu k jednostranné a vynucené komunikaci se studenty. Toto diskusní fórum je dostupné po kliknutí na odkaz Fórum novinek na úvodní straně kurzu. Vedle fóra novinek v kuru existují i další fóra. Fórum novinek 2.6 Chat Činnost typu Chat umožňuje účastníkům kurzu diskutovat na webu synchronně v reálném čase. Chatování může tutor/autor nastavit jako jednorázovou aktivitu nebo jej lze opakovat pravidelně každý den, týden apod. Záznamy z chatu jsou ukládány. Informace o chatu v osnově kurzu Po klepnutí na odkaz chatu se studentovi zobrazí k výběru dvě technické možnosti chatu: Klikněte zde pro vstup do chatu pokročilá varianta chatovací místnosti, vyžaduje pokročilé technologie včetně JavaScriptu a nemusí být funkční na starších verzích operačního systému a webových prohlížečů. Verze bez rámců a JavaScriptu zjednodušená varianta chatovací místnosti, nevyžaduje pokročilé technologie a bude funkční i na starších verzích operačního systému a webových prohlížečů Dále je na této stránce i seznam aktivně zapojených účastníků. Proběhla-li již dříve v tomto chatu nějaká konverzace, je zde uvedený i odkaz na historii (odkaz Ukázat proběhnuté chatování). 21/65

22 Vstup do chatu 2.7 Slovník Činnost typu Slovník umožňuje vytvářet a udržovat seznam termínů a jejich definic. Autoři kurzů často chtějí vytvořit vlastní významový slovník pro snadné odkazování studentům. K položkám slovníku je možno přikládat soubory. Položky je možno prohledávat a řadit abecedně i podle kategorie, data vložení či autora kurzu. Slovník lze nastavit tak, že položky vyžadující schválení vyučujícím před tím, než jsou zobrazeny ostatním studentům. Mezi hlavní výhody práce se slovníkem patří: 1. Položky významového slovníku mohou být sdruženy v kategoriích. 2. Účastníci mohou položky komentovat. 3. Položky mohou být hodnoceny pomocí škály, definované autorem kurzu. 4. Významové slovníky lze snadno exportovat a importovat pomocí xml. 5. Významové slovníky mohou být plně prohledávány. 6. Významové slovníky mohou být zobrazovány různými způsoby. 22/65

23 Slovník je možno použít například: jako společně vytvářenou banku klíčových termínů a konceptů k danému tématu; pro prezentaci svých "vizitek" v rámci kurzu, kde studenti pod svým jménem uvedou požadované údaje; jako sbírku často kladených dotazů či praktických doporučení k danému tématu; pro sdílení užitečných videí, obrázků či zvukových souborů; referenční výčet pojmů k zapamatování a opakování; Od studentů se v případě slovníků očekává buď pasivní využití při studiu, nebo aktivní zapojení v podobě editační práce se slovníkovými pojmy. Základem práce se slovníkem z pohledu studenta je stránka s nabídkou funkcionalit, jejichž prostřednictvím může student prohlížet, vytvářet a spravovat obsah. K zadání nového pojmu do slovníku slouží tlačítko Přidat novou položku. 2.8 Můj pokrok Svůj pokrok kurzem může studen vidět v položce Můj progress. Můj progress 23/65

24 Postupné vykreslování formou animace 24/65

25 3 Projektové myšlení - Úvod Cílem následujících kapitol je přiblížit metody projektového řízení. Vycházíme z předpokladu, že vzdělávání dospělých s sebou nese určitá specifika, kterými se hlouběji zabývá dokonce samostatný obor, čili andragogika. V ideálním případě by měl lektor tato specifika zohledňovat při výuce. Pro účely efektivní práce s dospělými uvádíme řadu metod a nástrojů, které vychází z různých teorií projektového řízení. Neuvádíme samozřejmě všechny a není ani smyslem je všechny znát nebo využívat. Důležité je si uvědomit, co mají společného. A sice, že vzdělávání, v našem kontextu vzdělávání dospělých, je zde chápáno jako projekt, což představuje základní východisko projektového myšlení. 25/65

26 4 Projekt Existuje celá řada definic toho, co si lze představit pod pojmem projekt. Dle jedné z nejčastěji uváděných citací je projekt chápán jako: jedinečný proces, sestávající z řady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení cíle, který vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji. (ISO 10006) Zjednodušeně řečeno je projektem jakýkoliv neopakovatelný proces, jehož cílem je vyvolat změnu a který je pochopitelně omezen celou řadu aspektů (čas, náklady ). V rámci projektu musíme vždy dočasně vynaložit úsilí na vytvoření unikátního produktu, služby nebo určitého výsledku. (Svozilová, 2011, s. 21) Může se tedy jednat o jakýkoliv sled úkolů a aktivit, jež mají tyto vlastnosti: specifický cíl, časové ohraničení, jasné stanovení zdrojů. (Svozilová, 2011) Přestože projekty slouží k dosáhnutí originálních a specifických cílů autora/zadavatele, mají všechny projekty společný soubor aktivit a procesů, kterými si musejí projít. (Newton, 2008) Projekty můžeme dělit mj. na: investiční (tvrdé projekty), které jsou zaměřeny na získávání dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku a neinvestiční (měkké projektu), jež jsou zaměřené zejména na investice do lidských zdrojů, např. na podporu vzdělávání. Proč projekty realizovat? Současný neomezený trh prospívá pouze připravených a schopných jedincům a organizacím. Právě realizace a řízení vhodných projektů nám umožňuje se těmito schopnými a připravenými organizacemi a jedinci stát. Správně řízené a realizované projekty nám mohou pomoci inovovat, rekonstruovat, zavádět, zdokonalovat, plánovat i tvořit služby, výrobky a produkty (Lacko), jež u organizací i jedinců přispívají ke stabilitě a prosperitě na trhu, v rámci něhož, se angažují. 26/65

27 5 Projektové řízení Projektové řízení je proces sloužící k rozplánování a realizaci složitých, zpravidla jednorázových akcí, které je potřeba uskutečnit v požadovaném termínu a plánovanými náklady tak, aby se dosáhlo stanovených cílů. (Lacko, s.1) Aktivní přístup k projektovému řízení a výkonný projektový manažer jsou klíčovými prvky úspěchu celého projektu. Projektový manažer je odpovědný za vymezení práce, její plánování a stanovení rozsahu potřebných zdrojů a zajištění těchto zdrojů. (Newton, 2008, s. 21) Celkově organizuje, řídí a kontroluje, sám či přes prostředníky, všechny aktivity realizované v rámci projektu a snaží se o eliminaci problémů, který by mohly způsobit jeho zpoždění, zastavení či neúspěch. (Svozilová, 2011) Co si představit pod pojmem Projektové myšlení? Projektové myšlení je kompetence, jež jedinci umožňuje efektivně se orientovat v procesech spojených s projekty. Takové myšlení rozvíjí dovednost organizace práce, času a rizik. (cit. Řešení problémů a rizik) Synonymem může být pojem strukturované myšlení, neboli myšlení v souvislostech. Projektové myšlení je tedy způsob, jakým jsme schopni přemýšlet o projektu. 5.1 Základní pojmy v oblasti projektového řízení Cyklus života projektu Životní cyklus projektu je souborem obecně následných fází projektu, jejichž názvy a počet jsou určeny potřebami kontroly organizace, která je v projektu angažována. (Svozilová, 2011, s. 38) Jedná se tedy o rozdělení jednotlivých realizačních aktivit do logického časového sledu, má za cíl zlepšit podmínky pro kontrolu jednotlivých procesů. (Svozilová, 2011, s. 38) Právě naše poloha v životním cyklu projektu nám pomáhá se orientovat v tom, kdo a co je třeba dále dělat Trojimperativ projektu Každý projekt kmitá v pomyslném trojúhelníku mezi jeho vrcholy. Tedy mezi cíli, náklady a časem. Trojimperativem projektového řízení (i samotného projektu) se tedy myslí provázanost těchto veličin. Cílem manažera je držeti se uprostřed trojúhelníku a v rámci projektu dosahovat adekvátních cílů s adekvátními náklady v přijatelném časovém horizontu. (Doležal, 2009) obr. Trojimperativ (zdroj: Doležal, 2009, s. 63) 27/65

28 5.1.3 Fáze projektu Jak již bylo řečeno výše, projekt je vždy určitý unikátní proces, který je ze své logiky také vymezen v čase. V určitém stanoveném čase máme zájem projekt zahájit a k určitému datu rovněž směřujeme cíle projektu. Bylo by však chybou si myslet, že práce na projektu začíná jeho spuštěním a končí naplněním vytčeného cíle. U každého projektu je velmi důležitá jeho příprava, kdy je třeba dobře rozmyslet všechny proměnné, které nám do projektu vstupují (např. náklady nebo zainteresované subjekty) a také případná rizika. Díky pečlivé předprojektové přípravě lze zabránit celé řadě problémů nebo se na ně alespoň v předstihu připravit. Díky tomu, že si dopředu analyzujeme konkrétní možná rizika, si v samotné fázi realizace projektu usnadňujeme práci, jelikož prostě použijeme jednu nebo více z předem připravených řešení. Stejně tak nemůžeme zapomínat na fázi po ukončení projektu, kdy se jeho projekty zhodnocují. Pokud si po ukončení projektu nezanalyzujeme, zda byl nastaven správně či zda jsme dosáhli nastavených cílů, tak se vystavujeme riziku, že se nám ani příště nepodaří další projekty nastavit správně. Souhrnně řečeno, projekty lze rozdělit na tři fáze, a sice: Předprojektová fáze (vznik a tvorba projektu, vymezení vize, cílů, zdrojů a termínů) Projektová fáze (zahájení, příprava, plánování, realizace, předání výsledků, ukončení) Poprojektová fáze (evaluace, zpětný vazba) (Doležal, 2009) Harmonogram projektu Harmonogram projektu je vizualizovaný a graficky přehledně zpracovaný projektový plán se zaměřením na termíny. Pomáhá k rychlé orientaci v projektových plánech a v hodnocení jejich plnění vzhledem k stanoveným termínům. Harmonogram může mít podobu jednoduchého schématu. Slouží především k rychlé orientaci v tom, které aktivity nás v daném období čekají. obr. Harmonogram aktivit projektu 2009, Centrum vzdělávání CZ 28/65

29 Nebo může mít i rozpracovanou podobu, která nám pomáhá se orientovat v aktuálních potřebách a plánech. Takový plán jde hlouběji do nastavených aktivit. Jakmile se nám podaří detailně rozklíčovat harmonogram všech dílčích činností, je poté snazší k těmto činnostem přidělit konkrétní osoby, které za splnění cílů mají odpovědnost. Všichni pracovníci na projektu tak mají jasně vymezeno, co a do kdy mají splnit. Pro manažera projektu je díky detailnímu harmonogramu samotná kontrola prací na projektu jednoduší. (vlastní text) obr. Harmonogram projektu, Regionální kontaktní organizace V rámci harmonogramu projektu si můžeme stanovit také tzv. milníky. Milníky projektu jsou důležité události, ukončení některé z fází projektu atd. Tyto milníky je vhodné využít k zhodnocení dosavadních aktivit v projektu. Zejména se zaměřením na plnění cílů, čerpání nákladů a dodržování termínů. Milníky lze využít také jako motivační prvek pro zaměstnance, který, pokud ve stanoveném čase dosáhne stanoveného milníku (typicky splní všechny aktivity, které do vybraného období spadají), může být za svou úspěšnou práci odměněn. Milníky projektu obvykle představují souhrn vícero aktivit, kdy dosažení milníku přibližuje projekt jeho vytčenému cíli. 5.2 Metody projektového řízení Vzhledem k tomu, že existuje celá řada mezinárodních standardů projektového řízení (PMI, IPMA, PRINCE2, ISO a další), lze definovat také celou škálu metod. Níže se pokusíme vyjmenovat alespoň některé z nich, které jsou nejčastěji používané bez ohledu na to, kterých standardů chceme využít SMART metoda Metoda SMART pomáhá jasnému definování cílů projektu a užíváme ji především v předprojektové fázi. Cíle by měly být podle této techniky vždy (Doležal, 2009): 29/65

30 S specifické a specifikované (Je nutné vědět, čeho chce projekt dosáhnout.) M měřitelné (Na základě jakých indikátorů se hodnotí dosažení cílů projektu.) A akceptovaný (Neboli sdílený a zadavateli projektu odsouhlasený.) R realistický (Je nutné vyhodnotit potřebné finanční, materiální i lidské zdroje.) T termínovaný (Dokdy chceme cílů dosáhnout? Aneb termíny skvělé motivují.) WBS Work Breakdown Structure Tato zkratka zastřešuje hierarchickou strukturu prací, úkolů. Jedná se o Hierarchický rozpad cíle projektu na jednotlivé produkty a podprodukty až na úroveň jednotlivých pracovních balíků (činností, úloh), které musí být v průběhu projektu vytvořeny (realizovány). (Projektový manažer 250+) Struktura prací má podobu přehledného stromu úkolu, cílů a všech činností v projektu. Přispívá k zefektivnění řízení projektu a pomáhá nám hlídat náklady. Hledisko času v tomto případě není bráno v potaz, pouze se plánuje délka činností a odhadují se náklady. WBS se typicky používá k stanovení odpovědnosti jednotlivých členů projektového týmu a v obecné rovině může mít například tuto podobu: Obr.: Schéma WBS projektu, zdroj: PM Consulting, interní materiál Zjednodušených příkladem WBS je proces přípravy čaje. Představme si, že cílem našeho projektu je dát si čaj. Jednou z podmínek toho, že si dáme čaj, je, že si jej musíme uvařit. Proces přípravy čaje můžeme rozvrhnout do několika fází, jako například Uvařit vodu, Připravit hrnek a Zalít čaj, každý z těchto aktivit zastřešuje několik dílčích úkolů a pod úkolů, které je nutné splnit, abychom si uvařili čaj a tím pádem je přiblížili našemu cíli a dali si čaj. Obr.: Jednoduchý příklad využití WBS (zdroj: PM Blog) 30/65

31 5.2.3 SWOT analýza SWOT analýza je předběžnou analýzou rizik a příležitostí, které pro nás projekt představuje. Zároveň nám dává možnost zamyslet se a pracovat se slabými a silnými stránkami projektu, týmu i jedince samotného. Metodu užíváme zejména v předprojektové fázi, avšak je vhodně ji užít i v průběhu při větších projektových změnách. (Doležalová, 2009) S strenghts (neboli silné stránky, vnitřní síly a přednosti) W weaknesess (neboli slabé stránky, vnitřní slabosti) O opportunities (neboli možnosti, externí příležitosti, prospěch) T threaths (neboli externí hrozby, ohrožení úspěchu) obr. SWOT analýza realizovatelnosti programu Creative Partnerships v českých školách (Společnost pro kreativitu ve vzdělávání, [cit ]) 31/65

32 SWOT analýza může mít i podobu zjednodušené tabulky, ze které je jasně čitelné, co je naší silnou stránkou, co slabou a jakých způsobem to ovlivňuje naše příležitosti a hrozby. Obr. Vzájemná interakce oblastí SWOT analýzy (Sun Marketing, [cit ]) Identifikace a řízení rizik Je potřeba identifikovat významná nebezpečí, která mohou výrazně ovlivnit úspěch projektu. V této fázi se nejčastěji používá metoda brainstormingu. (Doležal, 2009, s. 86) Dále je dobré, projít s jakými riziky pracovaly projekty podobného typu, či realizované podobnou organizací. K eliminaci rizik může docházet právě jejich řízením. Stejně jako inovace tak i řízení rizik nám poskytuje jistou konkurenční výhodu a potencionální stabilitu na trhu, na němž se pohybujeme. Je třeba umět pružně reagovat, identifikovat již při tvorbě projektu nejistoty, jimiž bude projekt v průběhu jeho provádění vystaven, a rizika vyvolaná těmito nejistotami řídit. (Korecký, 2011, s. 15) Pří řízení rizik projektu se držíme těchto hlavních principů: Riziku se není možné zcela vyhnout! Větší riziko znamená větší potencionální ztrátu! Čím dříve riziko identifikujeme, tím je větší šance se mu vyhnout! Definujeme-li cíle a předmět projektu dostatečně specificky, snižujeme tím efekt rizik! Aktivní postoj k řízení rizik eliminuje náhodné dopady! Identifikace rizikových faktorů Mezi běžné rizikové faktory patří právě špatně vyhodnocené zdroje finanční, lidské i materiální zdroje projektu, tak i časová dotace, kterou jsme projektu přisoudili. Vždy je tedy nutné se zamyslet: o Jakou máme jistotu jednotlivých zdrojů projektu? (lidské zdroje, zařízení a vybavení, požadavky na infrastrukturu a další) o Stanovili jsme si reálně termíny? 32/65

33 o Jaké jsou naše vztahy a dohody s dodavateli a co by je mohlo negativně ovlivnit? o Jaké vnější vlivy či vyšší moc mohou zasáhnout do vašeho projektu a jakým způsobem jsme schopni proti těmto rizikům bojovat? Obr. Mapa rizik (Analýza a řízení rizik, 2007) Jako praktický příklad použití je možné uvést mapu rizik z hotelového provozu. Rizika můžeme řídit několika způsoby. Základem je vyhnutí se riziku, snížení rizika, oddálení nebo pro získání více času přesun rizika na subjekt, jež má lepší předpoklady jej řešit, nebo riziko přijmout a snažit se vyrovnat s jeho výskytem. 33/65

34 5.2.5 Zpětná vazba Zpětná vazba neboli feedback je zpětný vliv řízeného procesu, lidí atd. na řídící orgán (Průcha, 2003, s. 314) Dnes však mluvíme i o tzv. 360 zpětné vazbě, která podporuje předávání informací ve všech směrech struktury projektu, organizace atd. Tedy umožňuje předávání výsledků, hodnocení, nápadů na změny mezi všemi členy týmu, zákazníky a poskytovatelem služeb i naopak, mezi pracovníkem a jeho nadřízeným atd. Zpětná vazba poskytuje systému životně důležité informace a je zásadním předpokladem dalšího a úspěšného rozvoje. (Kubeš, 2008, s. 16) Obr. Model 360 zpětné vazby (360 Zpětná vazba, [cit ]) Vhodné je, když je proces zpětné vazby řízen a realizujeme ji ve vhodný čas, vhodnými prostředky a jsme schopni její výsledky analyzovat a použít k rozvoji. Jako systémový nástroj se skládá z několika kroků, tvořící logicky uzavřený a opakující se proces. (Kubeš, 2008, s. 24) Obr. Příprava na zavedení 360 stupňové zpětné vazby. (Kubeš, 2008, s. 24) Zpětnou vazbu bychom měli vyžadovat vždy při potřebě zhodnotit skutečný přínos projektu a našich aktivit. Můžeme ji dělit na pozitivní a negativní zpětnou vazbu. Každá z nich má na účastníky zpětné vazby jiné účinky a nedoporučuje se využívat buď pouze jeden, nebo druhý 34/65

35 typ. (Hospodařová, 2008) Nejběžnějším způsobem sběru dat pro vyhodnocení zpětné vazby jsou dotazníky, osobní pohovory účastníků či skupinová diskuze Evaluace Pro slovo evaluace máme český ekvivalent hodnocení. K hodnocení by mělo docházet v průběhu celého procesu práce na projektu. Můžeme tedy dělit druhy evaluace na: Ex-ante evaluaci (předběžné zhodnocení), která nám pomáhá zajistit specifičnost a realizovatelnost našich cílů. Zejména je nutné se zaměřit na analýzu silných a slabých stránek jednotlivých intervenující do projektu, např. zaměstnanci, žáky, dodavatelé, technické zajištění atd.) Laicky řečeno, v rámci této evaluace se zjišťuje stav před realizací projektu, který nám bude odrazovým můstkem a laťkou pro další hodnocení. Interim evaluaci (průběžné hodnocení) tedy zkoumá pokrok dosažený na cestě k naplňování cílů. (Slovník pojmů) Evaluace v této fázi projektu nám pomáhá zorientovat se v reálnosti našich projektových plánů, odhalí nám slabá místa našeho projektu, která jsme neeliminovali. Ex-post evaluaci (závěrečné vyhodnocení) Při této evaluaci vyhodnocujeme dopad a úspěch celého projektu. Zjišťujeme, zda jsme dosáhli vytyčených cílů, s plánovanými náklady a ve stanoveném čase. (Strukturální fondy: Slovník pojmů) Měkké dovednosti (tzv. soft skills) projektového manažera V momentě kdy získáme alespoň základní přehled o metodách (tzv. hard skills) projektového řízení a naučíme se s nimi pracovat, zjistíme, že je rovněž dobré si osvojit tzv. měkké dovednosti (tzv. soft skils). Tyto dovednosti se obvykle vztahují k práci projektového manažera a jejich znalost je nezbytná pro řešení nejrůznějších krizových situací nebo při komunikaci v pracovním týmu. V případě vzdělávání dospělých supluje do jisté míry pozici manažera projektu lektor. Alespoň v tom režimu, kdy vnímáme vzdělávání jako projekt. Získané měkké dovednosti nás pak snáze naučí projektově myslet. Soft skills je termín, který je často spojován s EQ (emocionální inteligenční kvocient). Můžeme si pod tímto pojmem představit shluk osobnostních rysů, sociálního myšlení, komunikace, jazyka, osobních zvyklostí, vstřícností a optimismu, které charakterizují vztahy s ostatními lidmi. Tyto měkké dovednosti jsou spojeny s emocemi, postřehy, určitým vnitřním pocitem a jsou součástí individuálního příspěvku k úspěchu organizace. (Symmonds 2009) V projektovém řízení je velmi důležitou osobou projektový manažer. Kromě toho, že musí mít zkušenosti a dovednosti řídit lidi je jeho důležitou schopností odhadnout typ člověka a určit mu jeho roli v týmu. Ušetří to zejména čas a komplexně se využijí schopností člena týmu. Podle Belbina existují tyto role v projektových týmech: tvarovač formovač, vyhledavač zdrojů, 35/65