NENÍ PREZENTACE JAKO PREZENTACE

Transkript

1 NENÍ PREZENTACE JAKO PREZENTACE Pavel Vychytil Na počátku je třeba si uvědomit, že neexistuje jeden formát přednášky, který bychom mohli použít vždy. Musíme se naučit reagovat na zadaní a čas určený na přednášku. Stejné téma může vyžadovat dvě zcela různé přípravy, máme-li přenášku pro dvě zcela různé skupiny třeba pro kolegy v oboru a pro laickou veřejnost. Umění prezentace spočívá v tom, že počítáme s tím, že každá přednáška je originální, máme to vždy na paměti a připravujeme se na to. Dalším stupněm pak je, že se z toho těšíme. Před tím, než začneme prezentaci vůbec připravovat, bychom měli znát odpověď na otázku: PROČ prezentaci připravuji. Většinou je odpověď zřejmá. Odpověď však musíme najít i v případě, že nám smysl našeho počínání uniká třeba ji udělat musíme. I tak bychom si měli najít pro nás přijatelný důvod konání naší přednášky. Tím může být třeba to, že si vyzkouším něco nového, nějaký nový trik apod. Vedle otázky PROČ existuje celá řada dalších důležitých otázek, na které musíme znát odpověď předem, neboť zcela zásadně ovlivní přípravu naší prezentace. Tyto otázky stručně probereme v následujících odstavcích. Poté stručně probereme, jak by měla vypadat vlastní prezentace a na co je potřeba myslet předem. Uvedeme několik rad pro neverbální komunikaci a pro zvládání trémy. Nakonec stručně v bodech uvedeme několik tipů pro přípravu přehledné powerpointové prezentace. KOMU? Otázky, na které je potřeba si odpovědět na začátku Je rozdíl, jestli prezentuji středoškolákům, vysokoškolákům, kolegům nebo odborníkům, kteří jsou velmi dobře orientováni v tématu, nebo lidem v tématu orientovaným pouze povrchně nebo všeobecně. Posledně jmenovaný případ je typickým případem studentských vědeckých konferencí, ale i řady kongresů apod., které mají široký rozsah témat. V tomto případě si musíme uvědomit, že pravděpodobně jsme v situaci, kdy o tématu víme o stupeň či několik stupňů více a naše prezentace se v případě, že zapomeneme na tento rozdíl, může stát nesrozumitelnou. Předem si zkusme odhadnout, jakou úroveň znalostí o našem tématu má publikum. Představme si, jak nám bylo v době, kdy jsme byli na jeho úrovni a uvědomme si, co bychom tehdy potřebovali slyšet, abychom tématu porozuměli. To by pak mělo být předmětem našeho sdělení. Rozdíl samozřejmě bude i v použité terminologii například v lékařském prostředí mohu používat latinskou terminologii, jinak je tomu již v případě, že přednáším střednímu zdravotnickému personálu a úplně jinak, když přednáším laické veřejnosti, či odborníkům jiného oboru. 1

2 KDE? Při jaké příležitosti? Je rozdíl, jestli přednášíme na velkém kongresu 500 lidí, nebo máme seminář pro 8 lidí. A rovněž si musíme uvědomit, co je to vlastně za příležitost, při které mám prezentaci: jestli jsem účastníkem besedy, mám projev, výklad, nebo se jedná o interaktivní seminář. V menším počtu posluchačů můžeme počítat s tím, že se nám podaří posluchače zapojit. Můžeme se dovolit jim i např. dát detailnější podkladové materiály (finančně nás to tolik nevyčerpá). V každém případě musíme znát odpověď na to, co vlastně po nás člověk či organizace, pro které přednášku připravujeme, očekává. CO? Většinou budeme prezentovat téma, na které jsme, alespoň ve srovnání s publikem, odborníky. Protože jinak bychom se na danou akci asi ani jako přednášející nedostali. To je důležité si uvědomit to nám může dodat sebevědomí. Musíme znát odpověď na otázku, co přesně máme prezentovat. Jedná-li se o přenášku na něčí vyžádání, tak téma musíme s organizátory dobře specifikovat. Máme-li možnost si sami určit, co budeme prezentovat, musíme si stanovit, co chceme lidem říci, co by si měli z naší přednášky odnést. KDY? Jednak musíme mít dostatečné množství času na přípravu přednášky, jednak na samotnou přenášku a počítat s rezervou může být přesunuta, opožděna apod. Je třeba vždy přijít včas mít na paměti, že co se může pokazit, se pokazí. Je trapné nejen z našeho pohledu, ale i z hlediska publika se dostat do situace, kdy musíme přenášku zkracovat, protože už jsme půl hodiny měli být na jiné akci. JAK DLOUHO? Je rozdíl, jestli máme 3 minuty, nebo 90 minut. Většinou je těžší říci něco smysluplného v čase kratším. Krátký čas vyžaduje, alespoň v poměru k délce přednášky, delší přípravu. A málokterým publikem budeme oceněni za to, že jsme překročili určený čas. Musíme znát čas, který máme určený na přednášku a přesně do tohoto času si přednášku připravit a vyzkoušet si ji. JAK a eventuelně S KÝM? Musíme znát podmínky, za kterých budeme přednášet. Máme-li připravenou vyšperkovanou Powerpointovou prezentaci a v přednáškovém sále pouze zpětný projektor, pak jsme pravděpodobně hodně práce dělali zbytečně. A máme-li prezentaci s někým, musíme si přesně říci co, kdo, kdy a jakým způsobem řekne. Úvod Struktura prezentace Na úvod je dobré se představit, v případě, že nás nepředstavuje moderátor. Můžeme moderátora doplnit. Mělo by zaznít, proč zrovna já přednáším toto téma např. je to téma mé disertační práce, jsem členem nějakého sdružení zabývajícího se danou problematikou apod.. Toto úvodní téma nám také pomůže se uvolnit, neboť jej velmi dobře známe, navíc 2

3 tím navážeme kontakt s publikem, dovolíme publiku někam si nás zařadit a vytvořit si k nám vztah. Poté je dobré říci, co budu říkat osnovu a cíl prezentace. Vlastní prezentace Prezentace by měla mít hlavní, zásadní sdělení, které chceme, aby si posluchači odnesli domů. K tomuto se většinou dostáváme přes několik dílčích podtémat. Řazení podtémat by mělo mít logickou strukturu a podtémata by na sebe měla navazovat. Samotné podtéma by mělo mít vlastní strukturu a závěr. Podtémata by od sebe měla také zároveň být oddělována např. nějakou formou shrnutí. Často není důležité prezentovat všechna data byť byla pracně získána a my nad nimi strávili spoustu času, stála nás pot nebo i krev. Obzvláště nezajímavé bývají průběžné či pomocné výsledky. Popis metod bývá nudný a nepodstatný. Závěr Na závěr je dobré shrnout hlavní myšlenku říci, co jsem říkal. Na úplný závěr patří poděkování. Co dělat před prezentací Mimo otázek zmíněných v první části je dobré zaměřit se na následující: - Vymyslet výstižný název, který zároveň zaujme a přitáhne. - Připravit si vhodné (audio)vizuální podklady viz dále: Několik tipů při použití PowerPointu - Promyslet event. si připravit způsob zapojení posluchačů, je-li to možné. Zjistit, jak bude organizována diskuze. Zda budou dotazy pokládány v průběhu přednášky, nebo na jejím konci. Pokud máme možnost zvolit, pak si promyslíme, co je pro nás a pro téma lepší. Diskuze až po skončení přenášky nám umožní říci vše, co jsme chtěli říci, a pro začátek je snazší. Jsou-li přednášky v bloku a diskuze následuje až po prezentaci všech přednášejících, je vhodné si zjistit informace o tématech ostatních - alespoň přečíst abstrakta jejich přenášek. Při vlastní diskuzi není ostuda přiznat, že něco nevím. Když jsme někým napadáni, event. uráženi, vždy bychom měli zachovat chladnou hlavu. Nikdy bychom neměli kohokoli z publika urazit, což ale neznamená, že nemáme mít vlastní názor, nebo že bychom měli se vším souhlasit. Prezentaci je téměř nezbytné vyzkoušet, a to s měřením času. Nácvik ukončit až tehdy, kdy vím, že jsem požadovaného času (s rezevnou) dosáhl zvláště u velmi krátkých prezentací. Při nácviku je dobré mít zpětnou vazbu kolegy, přátele, rodinu. Je dobré, když dovedou pochválit, ale také, když dovedou dát podněty ke zlepšení ne vždy ti, kteří nám říkají, že jsme dobří, nám nejvíce pomáhají. Pro zpětnou vazbu je možné využít zrcadlo, video nebo alespoň nahrávat zvuk. Zaměřit se při ní i na neverbální projev postoj, intonace, hlasitost, gesta apod. 3

4 Bezprostředně před prezentací Přijít včas s velikou rezervou. Seznámit se a vyzkoušet způsob prezentování - ukazovátko, mikrofon, jak se přechází ze snímku na snímek, zda si budeme snímky posunovat sami, nebo zda je na to určená osoba apod.. Zajistit a pokud možno vyzkoušet, zda prezentace v počítači a na plátně skutečně funguje, obzvláštní pozor si dát na audio doprovod. Několik dalších typů pro prezentování - vždy mluvíme spisovně a nepoužíváme příliš odbornou terminologii, zkratky, žargon - nečteme z papíru nebo z plátna pouze některé definice či zásadní věty je možné číst - věty používáme spíše krátké Neverbální komunikace při prezentaci Vedle toho, co při prezentaci řekneme, pro přijetí naší přenášky publikem je zásadní i neverbální komunikace. Neverbálně, například naším postojem v kombinaci s oblečením, můžeme dokonce publiku sdělit, co si o něm myslíme. Není žádoucí, aby všichni aplikovali stejné poučky a jejich neverbální projevy byly identické. Některé nám ale mohou v získání kontaktu s publikem pomoci. Postoj měl by být uvolněný, vstřícný a klidný. Nemít překřížené nohy, nebo naopak stát v postoji o široké bazi, pozor na založené ruce, či ruce v kapsách. Gestikulace přiměřená, doporučuje se, aby se ruce pohybovali v oblasti trupu. Může nám pomoci něco držet v ruce např. ovladač, tužku, avšak neměli bychom je žmoulat. Neměli bychom si dávat ruku před ústa, drbat se ve vlasech, třít si nos apod. Oční kontakt s publikem se všemi v publiku, neměli bychom se zaměřit se pouze na jednoho člověka či skupinu, nebo naopak na nějaký předmět či strop, nebýt otočen zády. Někdy se doporučuje dívat se mírně nad hlavy lidí v publiku, pokud nás oční kontakt ruší. Hlas mluvit dostatečně nahlas a pomalu. Využívat různou intonaci, oddělovat slova, věty. Zvládání trémy Většina lidí má trému, a to i profesionální řečníci. Tedy: nejsme v tom sami. Navíc je zajímavé, že na nás tréma většinou není vidět, i když máme pocit, že ji vidí celý sál. Samozřejmě nám pomůže, když toho hodně víme o tématu, na druhou stranu nikdy nebudeme vědět vše, takže se tím není třeba trápit. Příprava je však důležitá, prezentace převzatá od kolegů nebo vytvořená na poslední chvíli nemusí být tím, co bude pozdvihat naše sebevědomí a sníží naši trému. Za normálních okolností jsme pravděpodobně ti, kteří toho o daném tématu vědí nejvíce, proto také přednášíme. Když máme pocit, že už to dál nejde a tréma nás ochromuje, pomáhá zaměřit pozornost na něco jiného třeba počítat pomalu do deseti. Rovněž zaměření se na dýchání a jeho uvolnění pomáhá. Před prezentací může pomoci změna prostředí nebo osvěžení projít se venku, odskočit si na záchod, omýt si obličej vodou, napít se. Pomoci může i to, když s v publiku najdeme nějakého spojence, známou tvář. Můžeme se seznámit třeba před prezentací, často je v publiku někdo známý. 4

5 Dobré je, když si vezmeme oblečení, které je nám příjemné jak společensky, tak fyzicky. Během prezentace se nebojme hnout z místa, uvolní nás to a i pro publikum to může být uvolňující. Zdrojem naší nervozity může být i například nepříjemný pocit suchosti v ústech. Je dobré mít při sobě možnost se vždy napít. Za nejméně rizikovou a nejvíce osvěžující bývá považována neperlivá neoslazená voda s trochou citronu. Napitím navíc můžeme získat čas pro krátké odreagování. Několik tipů při použití PowerPointu Používat odrážky, ne souvislý text Slova, která chceme zvýraznit, vpisovat do rámečku VELKÁ PÍSMENA JSOU PRAVIDELNĚJŠÍ A JEDNOTNĚJŠÍ, ale Směs velkých a malých písmen lze lépe číst Podtržený text se hůře čte Každý snímek by měl mít nadpis Používat různou velikost textu pro: o Nadpisy 40b. o Podnadpisy o Samotný text nejméně 20 b. Rámečky stínovat Tabulky používat ve stručné podobě pouze s důležitými údaji Grafy jednoduché, se zřetelnými popisky a popisem os (a při prezentaci je dostatečně popsat slovně posluchači je narozdíl od nás vidí poprvé) Používat jednoduchá pozadí, bez dekrementů (postupná změna intenzity barvy) a rušivých obrazců, dostatečně kontrastní s písmem Nejčastější chyby při použití PowerPointu Animace příliš mnoho a na špatném místě Příliš mnoho barev, nebo žádné Malé písmo Příliš mnoho typů písma Příliš mnoho tabulek nebo grafů Zkratky (zvláště bez vysvětlení) a nespisovná mluva, žargon Snímky obsahují informace, o kterých řečník nemluví Dlouhý souvislý text Nevhodná pozadí Závěrem Většina lidí mluví spíše potichu, spíše rychle, a to i v případě, že si subjektivně myslí, že je to v pořádku. A spíše se nevejde do stanoveného času, protože jej překročí. Prezentování je však dovednost. Žádný učený z nebe nespadl, což nám dává naději, že když budeme chtít, tak se staneme mistry, nebo alespoň někým, kdo prezentování dobře ovládá. 5

6 Literatura O prezentaci existuje celá řada publikací, která pojednává o prezentacích obecně, nebo se zaměřuje na některé její aspekty. Šesták má ucelenou publikaci o přednášení a psaní o vědě, kde se dozvíme zásadní informace. Další publikace se věnují jednotlivým aspektům, některé je prohlubují nebo přináší nový pohled nebo postřeh. Řada rad se v těchto knihách opakuje, jsou ale většinou podány různým stylem, takže je možno vybírat dle vkusu. Poslední dvě publikace se věnují psaní práce, které zvláště v prostředí lékařských fakult je velmi zanedbáno. Kniha od Umberta Eca sice popisuje stav před extensivním rozšířením počítačů, přesto může být velmi inspirativní, neboť v těchto dobách byl člověk nucen více plánovat a strukturovat nejen myšlenky, ale i přípravu. To je vlastnost, která nám v době dostupnosti jakékoli informace v okamžiku, kdy se nám zachce, poněkud schází. 1. Zdeněk Šesták. Jak psát a přednášet o vědě, Academia 2000, Praha 2. Malcolm Kushner. Presentations for dummies, Wiley Publishing, Inc.2004, Indianapolis 3. Božena Buchtová. Rétorika, Grada 2006, Praha 1. Mario Klarer Působivá prezentace a přednáška v angličtině, Grada 2007, Praha 2. Olga Medlíková. Přesvědčivá prezentace, Grada 2008, Praha 3. Claudia Nöllke.Umění prezentace, Grada 2003, Praha 4. Emil Hierhold. Rétorika a prezentace, Grada 2005, Praha 5. John Townsend. Prezentace, Portál 2007, Praha 6. Gregor Adamczyk. Tiziana Bruno. Řeč těla, Grada 2005, Praha 7. Jadwiga Šanderová. Jak číst a psát odbornou práci ve společenských vědách, Slon 2007, Praha 8. Umberto Eco. Jak napsat diplomovou práci, Votobia 1997, Olomouc Pro zájemce z řad budoucích postgraduálních studentů doporučuji kurz Metody a organizace vědecké práce, který pořádá Centrum dohody s r.o. a Ústav fyziologie 2. lékařské fakulty UK. 6