VÝZVA K PODÁNÍ NABÍDEK

Transkript

1 VÝZVA K PODÁNÍ NABÍDEK na veřejnou zakázku malého rozsahu na služby (dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách ve znění pozdějších předpisů a v souladu s Metodickým pokynem pro zadávání zakázek v OP LZZ ve verzi 1.3 ze dne a vnitřní směrnicí č. 4/2007 Zadávání veřejných zakázek malého rozsahu městem Velké Meziříčí ) 1. Název zakázky Zajištění realizace projektu Posilování institucionální kapacity a efektivnosti výkonu Městského úřadu Velké Meziříčí procesní audit vč. rozdílové analýzy, audit projektového řízení a aktualizace strategického plánu Název operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost Název globálního grantu GG 4.1. Smart Administration Prioritní osa 4.4a Veřejná správa a veřejné služby ( Konvergence) Oblast podpory 4.4a.1 Posilování institucionální kapacity a efektivnosti veřejné správy Výzva č. 53 Název projektu Posilování institucionální kapacity a efektivnosti výkonu Městského úřadu Velké Meziříčí Registrační číslo projektu CZ.1.04/4.1.01/ Zadavatel název: Město Velké Meziříčí sídlo: Radnická 29/1, Velké Meziříčí IČ: DIČ: CZ Tel: Fax: mestovm@mestovm.cz počet zaměstnanců zadavatele: 100 z toho počet úředníků: 72 Osoba oprávněná jednat jménem zadavatele: Ing. Radovan Necid, starosta města tel starosta@mestovm.cz Kontaktní osoba zadavatele: Ing. Zuzana Villertová tel villertova@mestovm.cz 1

2 3. Předmět veřejné zakázky: Předmětem zakázky je zajištění realizace části projektu Posilování institucionální kapacity a efektivnosti výkonu Městského úřadu Velké Meziříčí formou poskytování dílčích služeb souvisejících s naplněním cílů a indikátorů projektu. V rámci realizace zakázky uchazeč zajistí tyto dílčí aktivity: 1. Procesní audit včetně rozdílové analýzy 1.1 Zpracování současného procesního modelu úřadu (procesní audit) Činnost zpracování současného procesního modelu úřadu zahrnuje zmapování současného stavu všech procesů v rámci všech odborů městského úřadu Velké Meziříčí a jejich interakcí, rozdělení odpovědností a jednotlivých kroků procesů, jejich vstupů, výstupů a zdrojů a měřitelných ukazatelů výkonnosti procesů pomocí procesního auditu. Procesní audit bude zahrnovat aktivity jako jsou identifikace průběhu současných procesů, rezerv v současném průběhu procesů a identifikace rizik, vytvoření procesních map, které identifikují procesní vstupy a výstupy, stanovení postupů při identifikaci procesních neshod a opatření proti jejich opětovnému vzniku, identifikace personálních zdrojů, jejich rezerv a rizik, dále zmapování systému odpovědností a kompetencí v současném procesu, navržení na optimalizaci současného stavu průběhu procesů a vytížení pozic a promítnutí do návrhu organizačního řádu organizace, včetně stanovení způsobu provedení změn. Cílem auditu je zvýšení efektivity řízení, zprůhlednění procesů a objektivní stanovení požadavků na změny k zabezpečení spolehlivého výkonu organizace. Výstupem bude procesní mapa organizace s detailním popisem procesů. Tato procesní mapa s popisem procesů tedy bude zachycovat současný stav na Městském úřadě Velké Meziříčí a bude vstupem pro následující aktivitu - Rozdílovou analýzu současného a ideálního stavu procesního řízení úřadu a lidských zdrojů, během které bude zjištěn rozdíl mezi současným a požadovaným stavem procesů na městském úřadě. 1.2 Zpracování rozdílové analýzy současného a ideálního stavu procesního řízení úřadu a lidských zdrojů Analýzou jednotlivých procesů a jejich požadovaného stavu vznikne návrh opatření pro zlepšení v oblasti lidských zdrojů a vzájemných procesních interakcí. Vstupem do této aktivity bude Procesní mapa, vytvořená během aktivity Zpracování současného procesního modelu úřadu, na základě které bude provedeno srovnání s požadovaným stavem procesů v organizaci. Výstupem této aktivity bude soupis konkrétních vzdělávacích aktivit a procesních změn, které povedou k zajištění požadovaného stavu procesů a lidských zdrojů na městském úřadě Pozn. Dílčí aktivitu 1 je nutné nabídnout kompletně (1.1 a 1.2). V souvislosti s realizací této dílčí aktivity požadujeme i využití nástrojů benchmarkingu. 2

3 2. Zpracování analýzy míry implementace projektového řízení v podmínkách úřadu (projektový audit) Během této aktivity bude zanalyzována míra implementace metodologie projektového řízení napříč úřadem a bude navrženo opatření pro zlepšení v oblasti lidských zdrojů, metodologie a softwarové podpory zaváděných změn. Projektový audit bude zahrnovat aktivity jako analýza stávajícího stavu projektového řízení, zjištění míry implementace, současný stav využití softwaru pro projektové řízení a míry znalostí tohoto softwaru, zjištění potřeby aktualizace softwaru, zjištění potřeby školení v oblasti teorie projektového řízení. Výstupem projektového auditu bude návrh na nákup nebo aktualizaci softwaru pro projektové řízení a zjištění potřebné míry proškolení pracovníků v oblasti projektového řízení. Touto aktivitou bude zjištěn současný stav projektového řízení a případný rozdíl od stavu požadovaného. Výstupem bude soupis konkrétních vzdělávacích aktivit a metodologických změn, které je nutné provést, aby bylo dosaženo požadovaného stavu. 3. Aktualizace strategického plánu V rámci této aktivity dojde k přezkoumání současného strategického plánu a jeho aktualizaci. Strategický plán je v rámci organizace zpracovaný, ale pro jeho efektivní využití je nutné jeho přezkoumání a případné zaktualizování. Aktuální strategický plán bude poté možné realizovat. V rámci této činnosti budou dále navrženy procesy, pomocí kterých bude aktualizovaný strategický plán možno zrealizovat. Výstupem bude aktualizovaný strategický plán a návrh procesů vedoucích k jeho realizaci. 4. Předpokládaná cena zakázky Maximální cena zakázky je l Kč bez DPH. 5. Doba a místo plnění: předpoklad zahájení prací předpoklad ukončení prací dílčí aktivita 1 2/ /2011 dílčí aktivita 2 7/ /2011 dílčí aktivita 3 5/2011 3/2012 Zadavatel předpokládá spolupráci s vítězem řízení na základě uzavřené smlouvy nejméně po výše uvedenou dobu. Smlouva bude uzavřena v nejkratším možném termínu po řádném ukončení zadávacího řízení veřejné zakázky. Předpokládaný termín uzavření smlouvy je 2/2011. Místem plnění veřejné zakázky je sídlo MÚ Velké Meziříčí, Radnická 29/1, Velké Meziříčí. 3

4 6. Hodnotící kritéria nabídek: Vzhledem k tomu, že zajištění realizace předmětu výzvy je formou poskytování dílčích služeb, proces hodnocení bude probíhat pro každou ze 3 dílčích aktivit samostatně. Základním hodnotícím kritériem pro zadání veřejné zakázky je ekonomická výhodnost nabídky dle následujících dílčích hodnotících kritérií: 1. výši nabídkové ceny váha 60% Způsob hodnocení: nejvhodnější nabídka = nabídka nejnižší ceny výpočet: nejnižší nabídková cena vč. DPH 100 x nabídková cena hodnocené nabídky vč. DPH x váha 60% 2. Způsob poskytování požadované služby - váha 40% Způsob hodnocení: hodnocení nečíselných kritérií s použitím bodové stupnice Hodnocen bude způsob poskytování požadované služby, a to posouzením těchto subkritérií: - návrh procesů naplňujících dílčí aktivitu - viz Předmět veřejné zakázky (váha subkritéria 50%). Hodnotící komise bude v rámci tohoto subkritéria posuzovat výčet skutečností, které budou pro přiřazení bodů určující, a to zejména: - posouzení provázanosti navrhovaných aktivit - posouzení, zda navrhované aktivity povedou ke splnění cíle zakázky - logickou provázanost, zda uchazeč zohlednil všechny nutné kroky, které povedou ke zdárnému plnění zakázky - komplexnost a jednoznačnost návrhu - návrh obsahu výstupních dokumentů - viz Předmět veřejné zakázky (váha subkriteria 50%). Hodnotící komise bude v rámci tohoto subkritéria posuzovat zejména: - vhodnost navrženého obsahu s ohledem na co nejvyšší vypovídací hodnotu - přidanou hodnotu těchto výstupních materiálů - komplexnost a srozumitelnost. Hodnocení provede hodnotící komise jednomyslně tak, že nabídce, která v rámci subkritéria splní nejlépe požadavky zadavatele, bude přiděleno 100 bodů. Každé další nabídce hodnotící komise přidělí takový počet bodů, který bude odrážet míru splnění požadavků zadavatele vzhledem k nejlépe hodnocené nabídce. Takto získané bodové ohodnocení bude vynásobeno vahou daného subkritéria. Tento postup hodnotící komise uplatní u obou subkritérií. Následně budou body za obě subkritéria sečteny a vynásobeny vahou celého dílčího hodnotícího kriteria (tedy číslem 0,40). Body za obě dílčí hodnotící kriteria budou sečtena a jako vítězná bude určena nabídka, která získá nejvyšší počet bodů. 4

5 O výsledku výběrového řízení budou uchazeči vyrozuměni do 10 dní ode dne hodnocení nabídek. 7. Obsah a forma nabídek Nabídka bude zpracována výhradně v českém jazyce. Zadavatel nepřipouští varianty nabídek. Dodavatel závazně použije pořadí dokumentů specifikované v následujících bodech: Krycí list nabídky Na krycím listu nabídky (příloha č.2) budou uvedeny následující údaje: - název veřejné zakázky - základní identifikační údaje uchazeče (vč. osob zmocněných k dalším jednáním) - nabídková cena bude rozdělena podle jednotlivých dílčích aktivit viz část 3. Předmět veřejné zakázky - takto: dílčí aktivita 1 z toho dílčí aktivita 2 dílčí aktivita 3 cena bez DPH (Kč) výše DPH (Kč) cena celkem vč. DPH (Kč) Cena bude uvedena v Kč bez DPH, výše platné sazby DPH (v Kč) a v Kč s DPH. Pokud uchazeč není registrovaným plátcem daně, pak daň nevyčíslí a skutečnost, že není plátcem daně, výslovně uvede v nabídce. V případě, že uchazeč není plátcem daně v době podání nabídky, ale stane se jím v době po podání nabídky, platí, že nabídková cena uvedená v nabídce v sobě již DPH zahrnuje. V případě, že uchazeč nenabízí dodání některé z dílčích aktivit, uvede v příslušném řádku hodnotu 0. Nabídková cena bude stanovena pro danou dobu plnění jako cena maximální se započtením veškerých nákladů, rizik, zisku a finančních vlivů (např. inflace) souvisejících s realizací zakázky. - prohlášení podepsané osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče, z něhož vyplývá, že uchazeč je vázán celým obsahem nabídky po celou dobu běhu zadávací lhůty - datum a podpis oprávněné osoby uchazeče. 5

6 Návrh procesů naplňujících jednotlivé dílčí aktivity v souladu s částí 3. Předmět veřejné zakázky Návrh obsahu výstupních dokumentů v souladu s částí 3. Předmět veřejné zakázky Prokázání kvalifikačních předpokladů - základní kvalifikační předpoklady - technické kvalifikační předpoklady pro dílčí aktivity 1 a 2 - technické kvalifikační předpoklady pro dílčí aktivitu 3 Základní kvalifikační předpoklady (stačí doložit 1x společně pro všechny nabízené dílčí aktivity) a) předložení čestného prohlášení o splnění základních kvalifikačních předpokladů, jejichž vzor tvoří přílohu č.3 těchto zadávacích podmínek b) předložení čestného prohlášení o bezdlužnosti uchazeče vůči příslušnému finančnímu úřadu a příslušnému úřadu sociálního zabezpečení, jehož vzor tvoří přílohu č. 4 těchto zadávacích podmínek c) předložení ověřené kopie výpisu z obchodního rejstříku (je-li do tohoto rejstříku uchazeč zapsán) nebo jiného dokladu o právní subjektivitě uchazeče d) předložení ověřené kopie dokladu o oprávnění k podnikání (např. živnostenský list...) Technické kvalifikační předpoklady pro dílčí aktivitu 1 a 2 (předložit pro každou aktivitu samostatně) a) předložení seznamu alespoň 3 realizovaných zakázek obdobného charakteru vztahujícího se k nabízenému dílčímu plnění, které byly realizovány buď uchazečem nebo členy realizačního týmu uchazeče. Za zakázku obdobného charakteru se pro tento účel považuje zakázka, jejímž předmětem byla realizace obdobného předmětu nabízeného dílčího plnění pro zadavatele s více než 50 zaměstnanci. Přílohou tohoto seznamu bude osvědčení objednatelů těchto realizovaných zakázek o jejich řádném plnění. Tato osvědčení musí obsahovat název zakázky, stručný popis předmětu plnění, cenu plnění, datum realizace, identifikační údaje objednatele včetně telefonického a ového kontaktu a údaj objednatele, že plnění bylo provedeno řádně a odborně. Osvědčení musí být potvrzena statutárním zástupcem objednatele. b) předložení seznamu a referencí členů realizačního týmu, jež se bude podílet na dílčím plnění této veřejné zakázky, a to bez ohledu na to, zda jde o zaměstnance uchazeče nebo osoby v jiném pracovněprávním vztahu k uchazeči. Realizační tým musí mít minimálně 3 členy, kteří se podíleli nebo podílejí na řešení obdobné zakázky, z nichž jeden bude v postavení vedoucího týmu projektového manažera, který bude odpovědný zejména za řádné plnění veřejné zakázky a za komunikaci se zadavatelem. 6

7 Zadavatel ke splnění tohoto kvalifikačního předpokladu požaduje, aby uchazeč níže uvedeným způsobem prokázal, že projektový manažer a všichni členové realizačního týmu splňují následující požadavky: 1. Projektový manažer musí mít ukončené vysokoškolské vzdělání a být bezúhonný 2. Členové týmu musí mít ukončené minimálně středoškolské vzdělání a být bezúhonní 3. Všichni členové týmu musí mít znalost českého jazyka na úrovni rodilého mluvčího (komunikační jazyk v rámci zakázky bude český jazyk) 4. Všichni členové týmu se podíleli na poskytování nejméně 1 zakázky s obdobným rozsahem, jako je dílčí plnění této veřejné zakázky 5. Všichni členové týmu musí mít praxi v poskytování poradenských služeb pro orgány veřejné správy v souhrnné délce minimálně 2 roky 6. Projektový manažer musí mít praxi v poskytování poradenství pro veřejnoprávní subjekty minimálně 5 let Přílohu tohoto seznamu bude tvořit: 1. soubor strukturovaných profesních životopisů jednotlivých členů realizačního týmu včetně jejich čestného prohlášení o bezúhonnosti a pravdivosti údajů v životopise obsažených podepsaných těmito členy realizačního týmu, 2. ověřené kopie dokladů prokazujících dosažené vzdělání členů týmu a vlastnictví požadovaných certifikátů. Strukturované profesní životopisy budou obsahovat minimálně následující údaje: 1. jméno a příjmení člena realizačního týmu, 2. funkci při plnění veřejné zakázky, 3. dosažené vzdělání, 4. délku odborné praxe, 5. relevantní zakázky, na kterých se člen týmu podílel, 6. přehled odborné praxe ve zpětném členění relevantní k předmětu zakázky, 7. vlastnoruční podpis. Rozsah profesního životopisu by neměl přesáhnout 3 strany A4 bez příloh. Členové realizačního týmu uvedení v tomto seznamu budou tvořit realizační tým, který bude odpovědný za plnění této veřejné zakázky. c) pro případné subdodavatele uchazeče platí výše uvedené podmínky prokázání kvalifikačních předpokladů a musí být doloženy jakou součást nabídky uchazeče d) v případě realizace zakázky v rámci subdodávek předloží uchazeč smlouvu se subdodavatelem, která bude obsahovat vymezení smluvního vztahu uchazeče ze subdodavatelem. Technické kvalifikační předpoklady pro dílčí aktivitu 3 a) předložení seznamu alespoň 2 realizovaných zakázek obdobného charakteru vztahujícího se k nabízenému dílčímu plnění, které byly realizovány buď uchazečem nebo členy realizačního týmu uchazeče 7

8 Za zakázku obdobného charakteru se pro tento účel považuje zakázka, jejímž předmětem byla realizace (dokončená nebo zahájená) pro obec s rozšířenou působností, jejíž velikost správního obvodu byla minimálně 20 tis. obyvatel. Přílohou tohoto seznamu bude osvědčení objednatelů těchto realizovaných zakázek o jejich řádném plnění. Tato osvědčení musí obsahovat název zakázky, stručný popis předmětu plnění, cenu plnění, datum realizace, identifikační údaje objednatele včetně telefonického a ového kontaktu a údaj objednatele, že plnění bylo provedeno řádně a odborně. Osvědčení musí být potvrzena statutárním zástupcem objednatele. b) předložení seznamu a referencí členů realizačního týmu, jež se bude podílet na dílčím plnění této veřejné zakázky, a to bez ohledu na to, zda jde o zaměstnance uchazeče nebo osoby v jiném pracovněprávním vztahu k uchazeči. Realizační tým musí mít minimálně 3 členy, kteří se podíleli nebo podílejí na řešení obdobné zakázky, z nichž jeden bude v postavení vedoucího týmu projektového manažera, který bude odpovědný zejména za řádné plnění veřejné zakázky a za komunikaci se zadavatelem. Zadavatel ke splnění tohoto kvalifikačního předpokladu požaduje, aby uchazeč níže uvedeným způsobem prokázal, že projektový manažer a všichni členové realizačního týmu splňují následující požadavky: 1. Projektový manažer musí mít ukončené vysokoškolské vzdělání a být bezúhonný 2. Členové týmu musí mít ukončené minimálně středoškolské vzdělání a být bezúhonní 3. Všichni členové týmu musí mít znalost českého jazyka na úrovni rodilého mluvčího (komunikační jazyk v rámci zakázky bude český jazyk) 4. Všichni členové týmu se podíleli na poskytování nejméně 1 zakázky s obdobným rozsahem, jako je dílčí plnění této veřejné zakázky 5. Všichni členové týmu musí mít praxi v poskytování poradenských služeb pro orgány veřejné správy v souhrnné délce minimálně 2 roky 6. Projektový manažer musí mít praxi v poskytování poradenství pro veřejnoprávní subjekty minimálně 5 let Přílohu tohoto seznamu bude tvořit: 1. soubor strukturovaných profesních životopisů jednotlivých členů realizačního týmu včetně jejich čestného prohlášení o bezúhonnosti a pravdivosti údajů v životopise obsažených podepsaných těmito členy realizačního týmu, 2. ověřené kopie dokladů prokazujících dosažené vzdělání členů týmu a vlastnictví požadovaných certifikátů. Strukturované profesní životopisy budou obsahovat minimálně následující údaje: 1. jméno a příjmení člena realizačního týmu, 2. funkci při plnění veřejné zakázky, 3. dosažené vzdělání, 4. délku odborné praxe, 5. relevantní zakázky, na kterých se člen týmu podílel, 8

9 6. přehled odborné praxe ve zpětném členění relevantní k předmětu zakázky, 7. vlastnoruční podpis. Rozsah profesního životopisu by neměl přesáhnout 3 strany A4 bez příloh. Členové realizačního týmu uvedení v tomto seznamu budou tvořit realizační tým, který bude odpovědný za plnění této veřejné zakázky c) pro případné subdodavatele uchazeče platí výše uvedené podmínky prokázání kvalifikačních předpokladů a musí být doloženy jakou součást nabídky uchazeče d) v případě realizace zakázky v rámci subdodávek předloží uchazeč smlouvu se subdodavatelem, která bude obsahovat vymezení smluvního vztahu uchazeče ze subdodavatelem. Nesplní-li uchazeč kvalifikaci v plném rozsahu, bude vyloučen ze zadávacího řízení. Návrh smlouvy o dílo v jednom vyhotovení, který bude obsahovat veškeré náležitosti smlouvy dle Obchodního zákoníku č. 513/1991 Sb. ve znění předpisů pozdějších a doplňujících. Návrh smlouvy musí být opatřen razítkem a podepsán oprávněnou osobou (osobami) uchazeče. Návrh smlouvy musí být zpracován v souladu s výzvou a musí respektovat zadavatelem stanovené obchodní podmínky - příloha č.1 těchto zadávacích podmínek. Návrh smlouvy předložený uchazečem vymezuje budoucí rámec smluvního vztahu. Zadavatel je po ukončení zadání oprávněn o obsahu návrhu smlouvy dále jednat a vyžadovat jeho úpravu, doplnění nebo změnu. Uchazeč je povinen tyto změny akceptovat. Návrh smlouvy o dílo nebude obsahovat závazné přílohy. Tyto budou jako příloha č. 1 Výzva a příloha č. 2 - Nabídka uchazeče součástí až finálního znění smlouvy. 8. Místo a lhůta pro podání nabídek Uchazeči mohou podat nabídku poštou nebo osobně na adresu zadavatele: Městský úřad Velké Meziříčí podatelna Radnická 29/ Velké Meziříčí Lhůta pro podání nabídek je do: (nejpozději do 13 hodin). 9. Požadavky na zpracování nabídky: Uchazeči podají nabídku v uzavřené neporušené obálce či jiném obalu výrazně označené: NEOTVÍRAT! VÝZVA - projekt Efektivita výkonu MÚ Velké Meziříčí. 9

10 Obálka či jiný obal bude odpovídajícím způsobem zajištěn proti manipulaci (spoje obálky musí být přelepeny a orazítkovány či jinak značeny identifikačním údajem dodavatele). Při odeslání poštou nabídku zaslat doporučeně tak, aby nabídka byla doručena nejpozději do Nabídka bude předložena v 1 vyhotovení vytištěna nesmazatelnou formou a v elektronické verzi (ve formátu pdf na CD). Veškeré části nabídky budou po svázání tvořit jeden celek a budou zabezpečeny proti manipulaci sešitím celé nabídky. Sešití bude opatřeno přelepkou s razítkem. Pozn. Otevírání obálek s nabídkami je neveřejné. 10. Dodatečné informace k zadávacím podmínkám Zadavatel je oprávněn poskytovat uchazečům dodatečné informace k zadávacím podmínkám ve lhůtě, která končí 5 dnů před koncem lhůty pro podání nabídek. Tyto dodatečné informace budou zveřejněny na Úřední desce Města Velké Meziříčí ( Tyto žádosti lze podávat v elektronické podobě na villertova@mestovm.cz v kopii rosa@mestovm.cz. 11. Ostatní ustanovení 1. Zadavatel si vyhrazuje právo zrušit výzvu bez udání důvodu. 2. Zadavatel si vyhrazuje právo na změnu či doplnění podmínek zadávacího řízení, případně na zrušení zadávacího řízení do uzavření smlouvy. Zadavatel si vyhrazuje právo neuzavřít smlouvu se žádným uchazečem. Pokud zadavatel toto právo uplatní, nevzniká uchazečům vůči zadavateli jakýkoliv nárok. 3. Zadavatel si vyhrazuje v průběhu realizace předmětu veřejné zakázky právo na změny smlouvy o dílo vyplývající z jednotlivých ustanovení této smlouvy. 4. Uchazeči jsou povinni ohlásit zadavateli změny, které případně nastaly v průběhu zadávacího řízení a které by mohly mít vliv na správnost údajů požadovaných zadavatelem pro posouzení a hodnocení nabídky. 5. Zadavatel písemně oznámí všem uchazečům rozhodnutí o přidělení nebo nepřidělení veřejné zakázky. 6. Uchazeč je povinen umožnit osobám oprávněným k výkonu kontroly projektu, z něhož je zakázka hrazena, provést kontrolu dokladů souvisejících s plněním zakázky, a to po dobu danou právními předpisy ČR k jejich archivaci (zákon č.563/1991 Sb., o účetnictví, a zákon č.235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty). 10

11 12. Přílohy výzvy příloha č. 1 Obchodní podmínky příloha č. 2 Krycí list nabídky příloha č. 3 Čestné prohlášení o splnění základních kvalifikačních předpokladů příloha č. 4 Čestné prohlášení o bezdlužnosti uchazeče Ve Velkém Meziříčí, Ing. Radovan Necid starosta 11