333 tipů a triků pro Microsoft Office 2016

Transkript

1 333 tipů a triků pro Microsoft Office 2016 Karel Klatovský Nakladatelství a vydavatelství R

2 Word Obsah 2016 Obsah Obecné Jaké jsou novinky v Microsoft Office 2016? Jaké existují edice Microsoft Office 2016? Mám instalovat 32-bitovou, nebo 64-bitovou verzi? Co je to aktivace? Jaké jsou možnosti pořízení Office? Co která aplikace umí? Lze mít více verzí Office na jednom počítači? Jak odinstalovat Office z počítače? Jak doinstalovat další aplikace nebo funkce? Jak opravit instalaci Microsoft Office? Kde najdu důležité informace o Microsoft Office? Co jsou to Office Online? Co je to Office 365? Jak se dostat ke svým dokumentům odkudkoliv? Proč vznikly a jak poznám nové formáty souborů? Jak uložit soubor ve starší verzi? Jak otevřít soubor z novější verze? Lze prohlížet dokumenty Office i bez jejich instalace? Existují i jiné kancelářské programy? Jaké jsou požadavky pro běh Microsoft Office 2016? Poběží mi Office 2016 i na tabletu nebo netbooku? Jak nainstalovat Microsoft Office 2016 na PC bez DVD mechaniky? Jak si vyzkoušet Office 2016? Lze převést zkušební verzi na plnou? Jak změnit barevné schéma aplikací? Jak využívat více jazykových verzí? Jak ovládat Office dotykem? Jak rozšířit funkcionalitu aplikací? Jak nastavit výchozí formát pro ukládání souborů? Jak nastavit interval pro automatické obnovení dokumentu? Jak nastavit výchozí umístění pro ukládání/otevírání souborů? Jak uložit soubor ve formátu PDF? Jak upravit PDF dokument? Jak nastavit počet zobrazených naposledy použitých souborů? Jak skrýt na pásu obsah karet? Jak vytvořit novou kartu? Jak si přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup? Jak zobrazit podrobné vlastnosti dokumentu? Jak uložit soubor na web? Jak zobrazit nápovědu systému Microsoft Office 2016? Co to jsou kontextové karty? Jak rychle najít funkci v aplikaci? Jak ochránit dokument heslem? Jak odstranit ochranu heslem? Jak vrátit zpět nepovedenou operaci? Jak změnit úroveň přiblížení? Jak odeslat soubor em?

3 tipů a triků 2016 pro Microsoft Office 2016 Word Jaké jsou novinky v aplikaci Word 2016? Jak můžu spustit Word? Jak využívat šablony ve Wordu? Jaké jsou možnosti formátování písma? Jaké jsou možnosti formátování odstavce? Jaká je minimální a maximální velikost písma? Jak napsat ve Wordu chemický vzorec? Jaké jsou možnosti označování textu? K čemu slouží styly? Jak vytvořit nový styl? Jak vytvořit nový styl? Jak najít výskyt slova v dokumentu? Jak nahradit slova v dokumentu? Jak vložit titulní stranu? Jak vložit zalomení konce stránky? Jak ve Wordu vytvořit tabulku? Jak naformátovat tabulku? Jak provádět výpočty v tabulce? Jak vložit obrázek z počítače či internetu? Jak je to s licencí obrázků? Jak si přiblížit obrázek? Jak změnit styl vloženého obrázku? Jak otočit obrázek? Jak nastavit obtékání textu okolo obrázku? Jak změnit velikost obrázku? Jak oříznout obrázek? Jak získat přístup k obrázkům? Jak vložit snímek obrazovky? Jak uložit obrázek z dokumentu? Jak najít obrázek či jiný objekt? Jak do Wordu vložit video? Jak vytvořit aktivní odkaz na webovou stránku? Jak vložit záhlaví a zápatí? Jak mít v dokumentu různá záhlaví? Jak vložit do dokumentu číslování stránek? Jak nemít na první stránce číslo stránky? Jak vložit křížový odkaz? Jak vložit iniciálu? Jak zobrazit v dokumentu aktuální čas? Jak do dokumentu vložit rovnici? Jak do dokumentu vložit rovnici ručně? Jak vložit libovolný symbol? Jak nastavit okraje stránky? Jak nastavit orientaci papíru? Jak nastavit velikost papíru? Jak vytvořit sloupce? Jak vložit do dokumentu vodoznak? Jak nastavit barvu pozadí stránky? Jak vytvořit ohraničení stránky?

4 Word Obsah Jak automaticky vytvořit obsah dokumentu? Jak vložit poznámku pod čarou? Co je hromadná korespondence? Jak nastavit jazyk kontroly pravopisu? Jak vypnout aktivní internetové odkazy? Jak nastavit automatické opravy? Jak vypnout velké písmeno po tečce? Co je to Tezaurus? Jak zjistit počet slov? Jak přeložit dokument do cizího jazyka? Jak k dokumentu přidat komentáře? Jak profesionálně spolupracovat na dokumentu? Jak zobrazit ve Wordu pravítko? Jak porovnat více dokumentů? Jak změnit zobrazení dokumentu? Jak zobrazit dvě místa jednoho dokumentu najednou? Jak zrušit rozdělení obrazovky pomocí příček? Jak zobrazit více stránek najednou? Jak zobrazit dva dokumenty vedle sebe? Jak vytisknout pouze vybrané stránky? Jak nastavit podrobnější možnosti tisku? Jak nastavit barevné pozadí textu? Jak zkopírovat formát z jednoho textu na druhý? Jak vložit celou prázdnou stránku? Jak vložit ozdobný barevný nadpis? Jak blogovat ve Wordu? Jak upravit vlastnosti dokumentu? Jak otevřít předchozí verzi dokumentu? Jak poznat, kde jste naposledy skončili při psaní? Jak snadno uspořádat kapitoly v dokumentu? Jak ovládat Word pomocí klávesnice? Jaké jsou nejčastější klávesové zkratky Wordu 2016?...90 Exel Jaké jsou novinky v aplikaci Excel 2016? Jak můžu spustit Excel? Jak využívat šablony v Excelu? Jak rychle vytisknout tabulku? Jak zobrazit náhled tabulky před vytištěním? Jak vytisknout tabulku z Excelu? Jaké jsou limity aplikace Excel 2016? Jak sloučit více buněk do jedné? Jak nastavit formátování na základě podmínky? Jak rychle naformátovat buňku? Jak rychle naformátovat celou tabulku? Jak vložit nový řádek/sloupec? Jak odstranit řádek/sloupec? Jak rychle sečíst číselné hodnoty v tabulce? Jak zjistit nejvyšší a nejnižší hodnotu v sešitě? Jak vypočítat průměrnou hodnotu? Jak zjistit počet číselných hodnot v tabulce?

5 tipů a triků 2016 pro Microsoft Office Jak zjistit počet neprázdných buněk? Jak prohledat sešit? Jak nahrazovat obsah buněk? Jak vytvořit graf? Jak naformátovat prvky grafu? Jak změnit oblast zdrojových dat grafu? Jak vytvořit graf na samostatném listu? Jak vytvořit graf stiskem jedné klávesy? Jak vytvořit graf stiskem jedné klávesy? Jak přiřadit buňce či oblasti vlastní název? Jak zobrazit konce stránek? Jak nastavit záhlaví a zápatí? Jak zjistit, kolik dní jste již na světě? Jak zjistit, kolik dní uplynulo/zbývá od/do určitého data? Jak zjistit, za kolik dní bude určité datum? Jak v buňce zobrazit aktuální datum? Jak v buňce zobrazit aktuální datum a čas? Jak využít funkci KDYŽ? Jak využít funkci RANK? Jak v jedné buňce zobrazit textový řetězec složený z jiných buněk? Jak zobrazit předchůdce a následníky buněk? Jak seřadit data v tabulce? Jak seřadit data podle více kritérií? Jak zobrazit z tabulky pouze určitá data? Jak odstranit z tabulky duplicitní údaje? Jak omezit možnosti vkládání dat do buňky? Jak nastavit upozorňující zprávu při ověřování dat? Jak zobrazit dvě místa jednoho sešitu najednou? Jak zamknout buňky? Jak zamknout list? Jak zamknout sešit? Jak nastavit barvu písma v buňce? Jak přidat do sešitu nový list? Jak přejmenovat list v sešitu? Jak změnit pořadí listů v sešitu? Jak zkopírovat sešit? Jak změnit barvu karty listu? Jak ukotvit první řádek tabulky? Jak změnit orientaci textu v buňce? Jak zobrazit hodnotu ve formátu měny? Jak vložit do buňky minigraf? Jak označit nesouvislou oblast buněk? Jak označit celý sešit? Jak označit celý sloupec či řádek? Jak upravit obsah buňky? Jak zobrazit skutečný obsah buňky? Jak nastavit výšku řádku a šířku sloupce? Jak přizpůsobit šířku sloupce/výšku řádku vloženému obsahu? Jak prohodit sloupce a řádky v tabulce? K čemu slouží kontingenční tabulka?

6 Word Obsah Jak pracovat s tabulkou jako s databází? Jak vytvořit rozevírací seznam? Jak rychle vložit názvy dnů či měsíců? Jak vložit aritmetickou posloupnost? Jak vložit posloupnost vzorců? Jak najít řešení výpočtu? Jak vytisknout pouze vybrané buňky? Jak nastavit, co se stane po stisknutí klávesy Enter? Jak zkopírovat formát z jedné buňky na druhou? Jak ovládat Excel pomocí klávesnice? Jak uložit list jako nový sešit? Jak zobrazit vzorce místo výsledků? Jak aplikovat změnu formátu na více listů najednou? Jak rychle zjistit výsledky nejčastějších funkcí? Jak rozdělit data v buňkách? Jak rychle analyzovat data? Jak zarovnat vložené objekty? Jak vložit náhodné číslo? Jak geograficky interpretovat vložená data? Jaké jsou nejčastější klávesové zkratky Excelu 2016? PowerPoint Jaké jsou novinky v aplikaci PowerPoint 2016? Jak můžu spustit PowerPoint? Jaký je obecný postup pro tvorbu prezentace? Jak využívat šablony v PowerPointu? Jak uložit prezentaci jako video? Jak vysílat prezentaci po internetu? Jak vytvořit automaticky spouštěnou prezentaci? Jak navýšit maximální počet kroků Zpět? Jak ovládat PowerPoint pomocí klávesnice? Jak deaktivovat koncový snímek prezentace? Jak vložit nový snímek do prezentace? Jak odstranit snímek z prezentace? Jak skrýt snímek v prezentaci? Jak změnit pořadí snímků? Jak změnit rozložení snímku? Jak rozdělit prezentaci na oddíly? Jak přejmenovat oddíl? Jak odstranit oddíl? Jak vytisknout vybraný oddíl? Jak vytisknout vybrané snímky? Jak změnit orientaci textového pole? Jak vyhledat slovo v prezentaci? Jak nahrazovat text v prezentaci? Jak vytvořit fotoalbum? Jak vytvářet širokoúhlé prezentace? Co je to zobrazení prezentujícího? Jak si zvolit přesnou barvu objektu? Jak si vytvořit vlastní obrazec? Jak odebrat pozadí u obrázku?

7 tipů a triků 2016 pro Microsoft Office Jak vložit číslo snímku? Jak vložit do prezentace video ze souboru? Jak vložit do prezentace video z YouTube? Jak vložit úvodní snímek videa? Jak upravit styl videa? Jak změnit tvar ohraničení videa? Jak přidat záložku do videa? Jak odebrat záložku z videa? Jak provést střih videa? Jak vložit do pozadí prezentace hudbu? Jak nastavit rozetmění a stmívání při přehrávání videa? Jak vytvořit plně automatickou prezentaci? Co to je a jak vložit objekt SmartArt? Jak u objektu SmartArt přidat nebo odebrat obrazec? Jak změnit grafický návrh prezentace? Jak nastavit přechod snímku? Jak nastavit zvuk u přechodu snímku? Jak nastavit dobu pro přechod na další snímek? Jak nastavit animaci objektu na snímku? Jak smazat animaci objektu? Jak spravovat animace na snímku? Jak nastavit, co spustí animaci? Jaké, a k čemu jsou vhodné jsou skupiny animací? Jak spustit prezentaci? Jak spustit prezentaci z aktuálního snímku? Jak přejít při prezentování na zadaný snímek? Jak vytvořit vlastní prezentaci? Jak zobrazit veškerý text v prezentaci? Jak vytisknou prezentaci s místem pro poznámky? Jak vytvořit v PowerPointu diplom? Jak nastavit pozadí snímku? Jak zaznamenat dění na obrazovce ve formě videa? Jaké jsou nejčastější klávesové zkratky v PowerPointu 2016? Outlook Jaké jsou novinky v aplikaci Outlook 2016? Jak můžu spustit Outlook? Jak nastavit ový účet POP3/IMAP? Jak ponechat kopii zprávy na serveru POP? Jak nastavit ový účet ze serveru Exchange? Jak nastavit ový účet Outlook.com? Jak změnit vlastnosti účtu v Outlooku? Jak smazat nepotřebný účet? Jaká je maximální velikost poštovní schránky? Jak vložit snímek obrazovky do u? Jak najít potřebný ? Jak využívat pokročilé vyhledávání? Jak nastavit y jako konverzaci? Jak využít propojení se sociálními sítěmi? Jaké nastavit podrobné možnosti odpovědí na ? Jak nastavit Outlook jako výchozí aplikaci pro ?

8 Word Obsah Co je to funkce Než odešlete? Co to jsou rychlé kroky? Jak nastavit upozornění na nový ? Jak napsat nový ? Jak nastavit kontrolu pravopisu před odesláním zprávy? Jak vytisknout ? Jak přidat odesílatele do blokovaných adres? Jak přidat odesílatele do povolených adres? Jak vytvořit novou složku? Jak zjistit počet ových zpráv ve složce? Jak zobrazit největší zprávy? Jaká je maximální velikost odeslané zprávy? Jak přidat u příznak pro zpracování? Jak dělit zprávy do kategorií? Jak vytvořit nové pravidlo pro ové zprávy? Jak upravit existující pravidlo pro zpracování u? Jak označit zprávu jako nepřečtenou? Jak ručně provést odeslání a kontrolu nových ů? Jak nastavit interval pro kontrolu zpráv? Jak filtrovat y? Jak připojit k u přílohu? Jak zobrazit přílohu bez jejího otevření? Jak nastavit automatický podpis zprávy? Jak odeslat zprávu více příjemcům najednou? Jak odeslat zprávu skrytým příjemcům? Jak nastavit automatické odpovědi? Jak přidat událost do kalendáře? Jak v kalendáři vytvořit opakovanou událost? Jak vytvořit celodenní událost? Jak zobrazit kalendář na den/týden/měsíc? Jak vytvořit nový kalendář? Jak nasdílet kalendář dalším uživatelům? Jak nastavit barvu kalendáře? Jak nastavit časový překryv kalendářů? Jak nastavit výchozí čas upozornění na událost? Jak vytvořit žádost o schůzku? Jak přijmout/odmítnout žádost o schůzku? Jak vytvořit nový kontakt / skupinu kontaktů? Jak vytvořit nový úkol a jeho delegování na další osoby? Jaké jsou nejčastější klávesové zkratky v Outlooku 2016?

9 tipů a triků 2016 pro Microsoft Office 2016 Obecné 1. Jaké jsou novinky v Microsoft Office 2016? Novinek v kancelářském balíku Microsoft Office 2016 je opravdu mnoho. Tady jsou ty nejdůležitější: Společné novinky: nový, čistější designový vzhled aplikací, mobilní verze aplikací, vkládání rukopisných rovnic, snadné sdílení dokumentů, snadná spolupráce více osob na jednom dokumentu, vylepšená historie verzí dokumentů, inteligentní vyhledávání, funkce Řekněte mi, nové grafy v Excelu, podpora geografické intepretace vložených dat v Excelu, vylepšená práce s kontingenčními tabulkami, nové možnost vkládání a analyzování dotazů, nové možnosti prognózy vývoje řad, nahrávání záznamu obrazovky v PowerPointu, vylepšená práce s přílohami v Outlooku, podpora pro skupiny Office 365 v Outlooku, a další. 10

10 Obecné tipy k Office Word Jak se dostat ke svým dokumentům odkudkoliv? Pokud chcete mít ke svým dokumentům, tabulkám či prezentacím přístup z jakéhokoliv počítače připojeného na internet, využijte webové úložiště OneDrive od společnosti Microsoft. K veškerým souborům, které do tohoto úložiště umístíte, pak máte přístup odkudkoliv. Služba je dostupná zdarma na adrese a na toto úložiště lze ukládat/ otevírat soubory přímo z aplikací sady Microsoft Office 2016, a to dokonce v podobě primární místa pro práci se soubory. Obecné tipy k Offi ce 2016 Dokumenty v úložišti OneDrive 15. Proč vznikly a jak poznám nové formáty souborů? Již od verze Microsoft Office 2007 se můžete setkat s novými formáty souborů, které přinesly nové možnosti a funkce. Mezi ty nejvýznamnější patří menší velikost souborů, založení na jazyku XML, možnost využití diagramů SmartArt apod. 17

11 tipů a triků 2016 pro Microsoft Office Jak změnit barevné schéma aplikací? Již od verze 2007 lze u aplikací sady Microsoft Office změnit barevné schéma. Ve verzi 2016 je na výběr barevný, tmavě šedá a bílý. V případě potřeby je možné toto nastavení změnit v nabídce Soubor Možnosti Obecné. 26. Jak využívat více jazykových verzí? Od verze 2010 je v kancelářském balíčku Microsoft Office možné využívat i více jazykových verzí a jednoduše mezi nimi přepínat. Tak například pro přednášky a výuku můžete využívat české jazykové prostředí a pro vlastní práci a přípravu k certifikacím anglické. V případě, že chcete tuto vlastnost využívat, je nutné mít kromě standardní verze Office pořízen ještě tzv. jazykový balíček, který je nutné do systému nainstalovat. 22 V tomto případě má Office nainstalovanou podporu dvou jazyků češtiny a angličtiny.

12 Obecné tipy k Office Word Jak ochránit dokument heslem? Aplikace sady Microsoft Office disponují prostředky, pomocí kterých je možné dokument uzamknout pod heslem tak, aby ten, kdo heslo nezná, nemohl s dokumentem pracovat anebo mohl pracovat pouze omezeně. Funkci využijete například tehdy, sdílíte-li jeden počítač s ostatními uživateli a nechcete, aby se dostali právě do tohoto dokumentu. Pak jej můžete tímto způsobem zabezpečit. 1. Otevřete dokument, který si přejete ochránit heslem. 2. Klikněte na tlačítko Soubor a v nabídce zvolte příkaz Uložit jako, vyberte typ úložiště a klepněte na Procházet. 3. V zobrazeném okně klikněte v dolní části na tlačítko Nástroje a z nabídky vyberte Obecné možnosti pro zobrazení okna pro zaheslování. 4. V horní části okna Obecné možnosti se nacházejí dva dialogy pro zadání hesla Heslo pro otevření a Heslo pro zápis. Do těchto dialogů je možné doplnit heslo. Není nutné doplnit obě hesla, stačí pouze jedno z nich: a) Heslo pro otevření toto heslo zabezpečí, že již při otvírání dokumentu bude uživatel požádán o heslo. Pokud je nezadá správně, do dokumentu se ani nedostane. b) Heslo pro zápis toto heslo zabezpečí, že dokument nikdo bez znalosti hesla neuloží. Pokud bude vyžadováno toto heslo, uživatel se do dokumentu sice dostane, ale nebude ho moci změnit a uložit. Obě hesla mohou být rozdílná, takže jiné heslo může být nastaveno pro čtení a jiné pro zápis. Pokud chcete mít zabezpečeno, že si dokument bez znalosti hesla nikdo ani nepřečte, stačí nastavit Heslo pro otevření. 5. Klikněte na tlačítko OK. 6. Aplikace zobrazí kontrolní dialog, kde je nutné ještě jednou, pro kontrolu, zadat to samé heslo. Klikněte opět na OK, aplikace se vrátí do okna Uložit jako a zde je nutné kliknout na tlačítko Uložit. Teprve teď je dokument uložen s ochranou pomocí hesla a celý proces zaheslování je hotov. Obecné tipy k Offi ce 2016 Nastavení hesel k dokumentu. 31

13 Word 2016 Word Jaké jsou novinky v aplikaci Word 2016? Ve Wordu jakožto hlavní aplikaci celého kancelářského balíku bylo provedeno poměrně velké množství příjemných a práci usnadňujících vylepšení. Mezi nejvýznamnější novinky aplikace Word 2016 patří tyto: nový, čistější designový vzhled aplikací, mobilní verze aplikací, vkládání rukopisných rovnic, snadné sdílení dokumentů, snadná spolupráce více osob na jednom dokumentu, vylepšená historie verzí dokumentů, inteligentní vyhledávání, funkce Řekněte mi, atd. Word Jak můžu spustit Word? Po instalaci balíku Microsoft Office 2016 se zástupci všech nainstalovaných programů umístí do nabídky Start, kde je můžete kliknutím na příslušnou ikonu spustit. Druhou možností je v nabídce Start zadat příkaz word a potvrdit jej stiskem klávesy Enter. Tento postup je také vhodný v případě, že nemůžete ani na pracovní ploše počítače, ani v nabídce Start zástupce pro spuštění této aplikace najít. 35

14 tipů a triků 2016 pro Microsoft Office Jak najít výskyt slova v dokumentu? Čím delší a obsáhlejší je textový dokument, tím je orientace v něm obtížnější. V takových situacích přijde vhod funkce Hledání, která dokáže v dokumentu nalézt zadaný textový řetězec, slovo nebo několik slovních spojení podle zadaného vzoru. Navíc od verze 2010 byla ve Wordu funkce hledání kompletně přepracována a nyní je hledání a orientace ve výsledcích hledání mnohonásobně snazší. Jak tedy najít v dokumentu výskyt určitého slova? 1. V pásu karet klikněte na kartu Domů a ve skupině Úpravy klikněte na příkaz Najít. Nebo lze také okno pro hledání spustit klávesovou zkratkou Ctrl+F. 2. Word v levém okraji zobrazí okno Navigace a přepne se na třetí, poslední záložku v tomto okně. Zde se vyskytuje dialog Prohledat dokument, do něhož zadejte hledaný text. Může to být jedno slovo, více slov nebo jen část jednoho slova. Na rozsahu nezáleží. Po zadání konkrétního výrazu klikněte na klávesu Enter. Pokud se hledané slovo v dokumentu vyskytuje, Word jej najde, zobrazí počet nalezených výskytů a zobrazí i část textu před a po výskytu slova. To umožňuje mnohem lépe rozlišit, v jakém kontextu se slovo vyskytuje. Výhodou také je, že na kterýkoliv nalezený výskyt můžete kliknout levým tlačítkem myši a Word se automaticky přepne na toto umístění v dokumentu. Přitom okno Navigace zůstane stále na obrazovce, aby bylo možné pracovat s dalšími výskyty daného slova. Pomocí černých šipek nahoru a dolů se můžete mezi jednotlivými výskyty přepínat, včetně aktuálního zobrazení v samotném dokumentu. Jste-li s hledáním spokojeni a nalezené slovo a jeho pozice vyhovují vašim požadavkům, je možné okno zavřít. 42

15 Word 2016 Všimněte si také, že v dialogovém okně Navigace se v místě pro zadání hledaného slova na konci nachází malá šipka. Po kliknutí na tuto šipku se vám zobrazí nabídka, v které můžete upřesnit vaše vyhledávání. Uživatel zde má možnost upřesnit možnosti vyhledávání, aktivovat rozšířené vyhledávání, nahradit text (viz další tip) nebo přejít okamžitě na určitou stránku, oddíl, komentář apod. Také si můžete vybrat, jaký formát dat se bude vyhledávat. Standardně se samozřejmě v textovém editoru vyhledává text, ale jak vidíte z obrázku, je možné také vyhledávat grafické objekty, tabulky, rovnice apod. Word Jak nahradit slova v dokumentu? Jestliže je třeba nahradit v celém dokumentu nějaké konkrétní slovo jiným slovem, je pro tuto operaci určena funkce Nahradit. Umožní vyhledat v dokumentu všechna slova podle zadaného řetězce a nahradit je jiným zadaným slovem, resp. řetězcem. 1. V pásu karet klikněte na kartu Domů a ve skupině Úpravy klikněte na příkaz Nahradit. Podobně jako u hledání lze využít klávesovou zkratku, tentokrát Ctrl+H. 2. Do dialogu Najít vepište hledané slovo, které má být zaměněno. 3. Do dialogu Nahradit čím vepište text, kterým bude předchozí text nahrazen. Dialogový panel pro vyhledání a náhradu řetězce znaků. 43

16 Word Jak nastavit obtékání textu okolo obrázku? Obtékání grafických objektů je naprostou nutností u každého textového editoru. Asi těžko si lze představit na stránce plné textu obrázek, který by nebyl obtékán. Word nabízí poměrně širokou škálu různých způsobů obtékání textu, včetně toho, kdy text může být buď nad, nebo pod grafickým objektem. Word nedělá rozdíl mezi obtékáním obrazce nebo obrázku. Vše, co je grafickým objektem, je možné nechat obtékat, a to několika způsoby. 1. Klikněte na grafický objekt, který má být obtékán. 2. Na kontextové kartě Formát ve skupině Uspořádat si pomocí příkazu Zalamovat text vyberte požadovaný způsob obtékání. Případně můžete klepnout pravým tlačítkem myši na vybraný obrázek a z kontextové nabídky vybrat příkaz Zalamovat text, kde se vám následně zobrazí stejný seznam možných zalomení. Posledním způsobem je označení obrázku a klepnutí na zobrazenou ikonu u pravého horního rohu obrázku. Kontextová karta s možnostmi obtékání textu kolem vloženého objektu (např. obrázku). Word Jak změnit velikost obrázku? Změnu velikosti každého objektu můžete provést pomocí některého z úchopných bodů. Úchopný bod je malý tvar na okrajích grafického objektu nebo po jeho stranách. Pokud na grafický objekt kliknete jednou levým tlačítkem myši, zobrazí se všechny úchopné body daného objektu. Například obrázek bude mít v každém rohu jeden úchopný bod a uprostřed každé strany další. 1. Klikněte na obrázek jednou levým tlačítkem myši (aby se zobrazily úchopné body). 2. Nastavte se myší nad některý úchopný bod tak, aby se tvar myši změnil na tvar oboustranné šipky. 51

17 Word Jak do dokumentu vložit rovnici ručně? Jednou z novinek v Office 2016 je i možnost vkládat rovnice ručně, pomocí zápisu dotykově. A je jedno, zda se jedná o prst nebo stylus (dotykové ovládací pero některých přenosných zařízení). Stačí, když klepnete na kartu Vložení Rovnice Rukopisná rovnice. Zobrazí se speciální prostor pro zápis rovnice, přičemž přímo při psaní Word automaticky rozpoznává zadanou rovnici. Nenechte se však vyvést z míry, pokud se při psaní zobrazuje něco jiného, než jste chtěli Word automaticky upravuje výsledný tvar podle toho, co píšete dále. Proto případné opravy nechte až skutečně po dopsání celé rovnice. Word 2016 Okno Rukopisná rovnice s ručně editovaným vzorcem a jeho rozpoznaným tvarem, který bude vkládán do dokumentu Wordu. 89. Jak vložit libovolný symbol? Kamkoliv do dokumentu můžete vložit některý ze symbolů a znaků, které Word nabízí. Nejjednodušší způsob výběru a vložení symbolu je prostřednictvím okna Symbol. 1. Klikněte na kartu Vložení a ve skupině Symboly na příkaz Symbol. 2. V otevřené podnabídce si vyberte jeden z nabízených symbolů. Pokud se zde nenachází ten, který hledáte, klikněte na položku Další symboly Word zobrazí stejnojmenné okno. 3. Na záložce Symboly zvolte v rozevírací nabídce požadované symboly. 63

18 Word Jak k dokumentu přidat komentáře? Každý dokument napsaný ve Wordu je možné opatřit vlastním komentářem, který může sloužit pouze jako pomocný text k hlavnímu textu v dokumentu. V závislosti na nastavení tisku pak je možné komentáře i vytisknout jako součást dokumentu. Vložení komentáře do textu provedete takto: 1. Nastavte se kurzorem na místo, k němuž bude komentář připojen. Například ke konkrétnímu slovu, mezi odstavce apod. 2. Na pásu karet klikněte na kartu Revize a ve skupině Komentář na příkaz Nový komentář. 3. Word přidělí danému místu komentář ve formě bubliny. Klikněte do ní a napište sem jakkoliv dlouhý text. Ten ale nebude standardní součástí dokumentu, slouží skutečně jen pro komentování dané věci. Word 2016 Komentář připojený k označené části textu Jak profesionálně spolupracovat na dokumentu? Pokročilejším způsobem spolupráce více osob na jednom dokumentu je tzv. sledování změn. Využívá se v případě, kdy má jedna osoba za úkol zkontrolovat dokument druhé osobě a naopak. Možností, jak se toto dá provést, je několik, většinou ale mají tyto nevýhody: Častým způsobem bývá označování špatného textu červenou barvou. Problémem je, že autor často z tohoto způsobu provedení nepozná, jaké chyby se dopustil a jak ji má napravit. Elegantnějším způsobem bývá využití výše zmíněných komentářů. Recenzent do samotné práce nijak nezasahuje, ale zároveň může autorovi napsat, jaké chyby se dopustil. Nevýhodou je, že recenzent musí při každé opravě vkládat nový komentář, pracně vysvětlovat, jak má chybu napravit, a nakonec samotný autor nejenom, že musí sám 75

19 tipů a triků 2016 pro Microsoft Office 2016 ve Wordu provést úkony k odstranění chyby, ale musí také smazat po recenzentovi vložené komentáře. Třetím způsobem, který eliminuje nedostatky dvou uvedených a zároveň přidává na jednoduchosti a eleganci provedení, je sledování změn. K lepšímu pochopení, jak oprava chyb v rámci dokumentu s využitím sledování změn probíhá, je k dispozici následující objasňující schéma postupu: 1. Autor napíše dokument a pošle jej na zhodnocení recenzentovi, oponentovi, svému učiteli apod. 2. Tato osoba si zapne funkci Sledovat změny (na kartě Revize) a provede všechny zamýšlené opravy a úpravy. Text odešle po provedení všech změn autorovi. Ve Wordu 2016 se setkáte u revizí s jednou zajímavou novinkou a tou jsou různé režimy zobrazení provedených změn. K dispozici jsou tyto: Jednoduchá revize dojde k přepsání textu, původní text není vidět, změna je identifikována dle svislé červené čáry na začátku řádku se změnou. Všechny revize nastavení je takové, jak ho někteří možná znáte z předchozích verzí Wordu. Jakýkoliv přidaný text je zobrazen červeně, jakýkoliv odstraněný text je zobrazen červeně a přeškrtnut. Původní text je tedy zachován. Žádné prováděné změny jsou zaznamenávány pouze interně, na venek není vidět, že k nějakým revizím došlo. Provedené změny se zobrazí teprve při změně režimu zobrazení revizí. To se může hodit, když někomu opravujete dokument a zobrazované červené prvky vás při práci ruší. Původní umožňuje návrat k původní verzi dokumentu. 3. Autor přijme či nepřijme provedené změny v dokumentu. Dopis Dopis Autor zašle dokument recenzentovi ke sledování změn. Recenzent zapne funkci Sledovat změny a provede zamýšlené opravy. Následně odešle takto upravený dokument autorovi k odsouhlasení. 76

20 Word Excel 2016 Exel Jaké jsou novinky v aplikaci Excel 2016? I v aplikaci Excel 2016 se setkáte s množstvím novinek, dokonce je jich více než ve Wordu nebo PowerPointu a jdou více do hloubky a jsou mnohem komplexnější. Jsou to zejména: nové typy grafů, vylepšená práce s kontingenčními tabulkami, prognózy vývoje dat, nové možnosti zdrojů zpracovávaných dat, geografické interpretace vložených dat, atd. Excel Jak můžu spustit Excel? Po instalaci balíku Microsoft Office 2016 se zástupci všech nainstalovaných programů umístí do nabídky Start. Zobrazte si tedy nabídku Start Všechny aplikace, a v oddíle aplikací pod písmenem M rozevřete složku Microsoft Office 2016 a v ní pak klepněte na ikonu Excel Druhou možností je v nabídce Start zadat příkaz excel a potvrdit jej stiskem klávesy Enter. Tento postup je také vhodný v případě, že nemůžete ani na pracovní ploše počítače ani v nabídce Start zástupce pro spuštění této aplikace najít. 95

21 tipů a triků 2016 pro Microsoft Office Jak rychle sečíst číselné hodnoty v tabulce? Byť se možná zdá zmínka takto známé funkce pomyslným nošením dříví do lesa, neměla by ve výčtu tipů chybět. Vzhkedem k tomu, že se jedná o jednu z nejpoužívanějších početních operací v Excelu, je funkce pro sečtení hodnot z buněk zastoupena přímo v pásu karet Domů Úpravy, a to v podobě ikony Automatické shrnutí (neboli Suma). Jak funkci sumy použít? 1. Označte rozsah buněk sloupce/řádku, které chcete sečíst tak, aby ve výběru (tedy označení) buněk na konci byla zahrnuta i jedna prázdná buňka. Ta bude sloužit pro vložení vzorce sumy. 2. Klepněte v pásu karet Domů Úpravy na ikonu Automatické shrnutí. Hotovo, vzorec se vložil do prázdné buňky a sečetl hodnoty vybraných buněk. Pokud myší označíte buňku se součtem, můžete v tzv. řádku vzorců vidět, jak vypadá syntaktický zápis použité funkce pro automatické shrnutí. V buňce C7 je vložen vzorec pro automatické shrnutí. Zápis (tvar) vzorce je patrný z řádku vzorců Jak zjistit nejvyšší a nejnižší hodnotu v sešitě? K této operaci využijeme funkce MIN a MAX, které slouží k určení minimální nebo maximální hodnoty ze seznamu buněk. 1. Nastavte se do buňky, v níž bude vzorec (a tedy i výsledek) umístěn. 2. Na pásu karet na kartě Domů ve skupině Úpravy klepněte na šipku u symbolu Sumy. 3. Excel zobrazí nabídku, ze které se běžně klepnutím na položku Další funkce můžete dostat do seznamu všech funkcí. Ovšem v tomto případě 104

22 tipů a triků 2016 pro Microsoft Office 2016 PowerPoint Jaké jsou novinky v aplikaci PowerPoint 2016? I v aplikaci PowerPoint 2016 na vás čeká poměrně velké množství zajímavých novinek. Jsou to zejméne: funkce Řekněte mi, vkládání záznamu dění na obrazovce ve formátu videa, snadnější sdílení prezentací, snadnější spolupráce na tvorbě prezentace, atd Jak můžu spustit PowerPoint? Po instalaci balíku Microsoft Office 2016 se zástupci všech nainstalovaných programů umístí do nabídky Start. Zobrazte si tedy nabídku Start Všechny aplikace, a v oddíle aplikací pod písmenem M rozevřete složku Microsoft Office 2016 a v ní pak klepněte na ikonu PowerPoint Druhou možností je v nabídce Start zadat příkaz powerpoint a potvrdit jej stiskem klávesy Enter. Tento postup je také vhodný v případě, že nemůžete ani na pracovní ploše počítače ani v nabídce Start zástupce pro spuštění této aplikace najít. 154

23 tipů a triků 2016 pro Microsoft Office Jak vysílat prezentaci po internetu? Velice zajímavou funkcí, která se v PowerPointu objevuje poprvé, je možnost vysílání prezentace po internetu. Asi si říkáte, k čemu je to dobré a jak to všechno funguje. Právě u PowerPointu je realizace této možnosti velice jednoduchá a provedete ji takto: 1. Otevřete si prezentaci určenou pro vysílání po internetu. 2. Klepněte na kartu Prezentace a ve skupině Spustit prezentaci na spodní část příkazu Online prezentace. 3. Po kliknutí se rozbalí nabídka, zda chcete prezentaci vysílat online přes aplikaci Lync nebo přes zdarma dostupnou Službu prezentací Office. Ve firemním prostředí asi spíše využijete aplikaci Lync, domácí uživatelé naopak Službu prezentací Office, proto se v dalším textu budu zabývat právě druhou variantou. 4. Po klepnutí na druhou variantu se zobrazí okno Online prezentace, ve kterém jste informováni o základních informacích o této službě, mj. o tom, že budete potřebovat pro online vysílání účet Microsoft. Pokud jste již do sady Office s tímto účtem přihlášeni, informace je pro vás bezpředmětná. Dále také můžete nastavit, zda si uživatelé budou moci vaši prezentaci stáhnout. Následně jen stačí klepnout na tlačítko Připojit. 5. Po chvilce se objeví okno, v němž je zobrazen důležitý odkaz pro vysílání této prezentace. Odkaz můžete pomocí zástupců v dolní části obrazovky zkopírovat nebo rovnou odeslat em vybraným příjemcům. Poté, co tak učiníte, stačí klepnout na tlačítko Spustit prezentaci a vysílání může začít. Všichni vaši přátelé a kolegové, kteří dostali vygenerovanou adresu, ji mohou zadat do internetového prohlížeče (na mobilu, na PC, na notebooku) a uvidí vysílání vaší prezentace, kterou vy ovládáte. To znamená, že jakmile např. přejdete z třetího snímku na čtvrtý, všichni připojení kolegové tuto změnu automaticky na svých zařízeních uvidí také. 6. Vysílání prezentace můžete kdykoliv ukončit klepnutím na tlačítko Konec online prezentace. 158 Pás karet s nástroji pro online vysílání prezentace.

24 tipů a triků 2016 pro Microsoft Office Jak změnit pořadí snímků? Pokud je potřeba, v PowerPointu je možné prohodit jednotlivé snímky mezi sebou. Prohození je možné provést buď přímo v Normálním zobrazení nebo v režimu zobrazení Řazení snímků. Prohození snímků v zobrazení Řazení snímků: 1. V seznamu snímků stiskněte a držte levé tlačítko myši na miniatuře snímku, který si přejete přesunout na jinou pozici. 2. Táhněte myší směrem mezi snímky, kam si přejete snímek přesunout. Při tažení se zobrazuje tenká čára, která udává budoucí polohu přesouvaného snímku. 3. Jakmile dosáhnete požadované pozice, uvolněte levé tlačítko myši. Snímek bude přemístěn. Obdobný způsob je možný i v Normálním zobrazení, jen se přetahování snímku provádí v levé části okna, kde jsou zobrazeny miniatury snímků svisle (viz obr. vpravo). Změna pořadí snímku v režimu Normální zobrazení Jak změnit rozložení snímku? PowerPoint nabízí při vkládání nových snímků možnost vybrat si, jak bude nový snímek rozložen. Rozložením je myšleno přednastavené umístění a poloha objektů na snímku (jako jsou např. textová pole, grafy, obrázky apod.). 162 Nabídka rozložení prvků na snímku.

25 Outlook Word 2016 Outlook Jaké jsou novinky v aplikaci Outlook 2016? I aplikace Outlook se ve verzi 2016 dočkala poměrně zajímavých změn, které tak dělají používání tohoto ového klienta ještě intuitivnější. Mezi ty největší novinky patří např. tyto: vkládání souborů z cloudového úložiště OneDrive, vkládání naposledy zpracovaných souborů jako příloh, podpora skupin z prostředí Office 365, možnost detailnějšího nastavení období pro offline synchronizaci, a další Jak můžu spustit Outlook? Po instalaci balíku Microsoft Office 2016 se zástupci všech nainstalovaných programů umístí do nabídky Start. Zobrazte si tedy nabídku Start Všechny aplikace, a v oddíle aplikací pod písmenem M rozevřete složku Microsoft Office 2016 a v ní pak klepněte na ikonu Outlook Druhou možností je v nabídce Start zadat příkaz outlook a potvrdit jej stiskem klávesy Enter. Tento postup je také vhodný v případě, že nemůžete ani na pracovní ploše počítače ani v nabídce Start zástupce pro spuštění této aplikace najít. Pozor, aplikace Outlook není součástí všech edic sady Microsoft Office 2016 (viz tip č. 3 ). Outlook

26 tipů a triků 2016 pro Microsoft Office Jak nastavit ový účet POP3/IMAP? Každý poštovní server, který vám poskytuje služby ové komunikace, je založen na určitém protokolu. Mezi nejrozšířenější protokoly patří právě POP3 nebo IMAP. Služby založené na těchto protokolech poskytují například i Seznam.cz, Outlook.com, Gmail.com a další známí poskytovatelé ových schránek. Proces přidání takového účtu do aplikace Outlook, aby bylo možné v ní s ovou schránkou (např. ze Seznam.cz) pracovat, je jednoduchý. Stačí klepnout na tlačítko Soubor Informace Přidat účet. Otevře se jednoduchý průvodce, ve kterém v prvním okně zvolíte poslední položku Ruční nastavení nebo další typy serveru, ve druhém okně vyberete třetí položku POP nebo IMAP. Ve třetím kroku již zadáte údaje o své ové schránce. Údaje, které možná znát nebudete, jsou POP3 a SMTP server. POP3 se používá pro přijímání pošty, SMTP pro odesílání. Proto adresu POP3 serveru by vám měl sdělit váš poskytovatel ových služeb (pro Seznam.cz je to pop3.seznam.cz) a adresu SMTP serveru váš poskytovatel připojení k internetu. Často se stává, že z důvodu usnadnění nabízí poskytovatel poštovních služeb i SMTP server a nejinak je tomu u Seznamu. Vzorovou konfiguraci vidíte na obrázku. 196