Průvodce nastavením. Microsoft Office 365

Transkript

1 Průvodce nastavením Microsoft Office

2 Průvodce nastavením Obsah Obsah 2 Obsah 3 Úvod 3 Popis 3 Požadavky na předplatné Microsoft Office Postup nastavení 4 Nastavení účtů v Microsoft Office Úvod 4 Vytvoření uživatelského účtu 6 Vytvoření účtu místnosti 9 Nastavení voleb Office 365 nedostupných přes web rozhraní 10 Konfigurace panelů touchone 10 Nastavení prvního panelu 13 Přidání dalších panelů 2

3 Průvodce nastavením Úvod Úvod Popis Tato příručka je určena pro uživatele předplatného služby Microsoft Office 365. Popisuje se zde nastavení účtů v Microsoft Office 365 a nastavení panelů touchone pracujících s touto službou. Pokud začínáte, přečtěte si nejprve příručku touchone - Průvodce obecným nastavením. Tam naleznete základní informace o rezervačním systému touchone a popis obecného nastavení panelů. Požadavky na předplatné Microsoft Office 365 Pro správnou funkci systému touchone je třeba zajistit následující: Předplatné Microsoft Office 365: Business, Education, Enterprise nebo Government plán s podporou účtů zdrojů a místností (resource/room maiboxes); předplatné home a personal není podporováno. Uživatelské účty: je třeba mít alespoň jeden uživatelský účet pro každých 25 místností spravovaných rezervačním systémem touchone. Postup nastavení Při nastavování systému touchone je nejprve třeba: 1. Připravit účty v Microsoft Office Nakonfigurovat panely touchone. 3

4 Nastavení účtů v Microsoft Office 365 Úvod Průvodce nastavením Nastavení účtů v Microsoft Office 365 V Microsoft Office 365 je třeba nastavit následující účty: Účty místností: V Office 365 je pro plánování místností určen ový účet typu JEDNACÍ MÍSTNOST (MEETING ROOM, popř. RESOURCE). Systém touchone používá kalendář tohoto účtu k plánování schůzek v dané místnosti. Uživatelský účet: Tento účet je běžný uživatelský ový účet, který má práva ke čtení a zápisu do kalendářů účtů místností. Systém touchone používá uživatelský účet k přístupu do kalendářů místností. Tento účet je třeba proto, že zdrojové účty místností nemohou spravovat samy sebe. Pokud si schůzku zarezervujete z panelu touchone, bude jako organizátor schůzky uveden právě tento uživatelský účet. Doporučujeme mít jeden takovýto účet pro maximálně 25 místností, protože ve výchozím nastavení Office 365 je omezení na maximálně 27 souběžných přístupů k účtu místností v jednom čase. Více informací naleznete na stránkách Zde je maximální počet souběžných přístupů dán parametrem EWSMaxConcurrency. Pokud potřebujete spravovat více místností, použijte více uživatelských účtů nebo změňte parametr EWSMaxConcurrency v podrobném administrátorském nastavení (pokud to umožní vaše licence k Office 365). Vytvoření uživatelského účtu Pro vytváření účtů musíte mít administrátorský přístup k nastavení Office Jděte na stránku a zalogujte se pod vaším administrátorským účtem k Office Jděte na Admin. 4

5 Průvodce nastavením Nastavení účtů v Microsoft Office V postranním menu zvolte DASHBOARD a klikněte na Add new users. 4. Zadejte jméno, zobrazované jméno, heslo a další údaje a poté potvrďte tlačítkem Create. 5. Pokud byl uživatelský účet správně vytvořen, uvidíte následující obrazovku. 5

6 Průvodce nastavením Nastavení účtů v Microsoft Office 365 Vytvoření účtu místnosti 1. V levé postranním menu obrazovky Office 365 Admin Center klikněte na MEETING ROOMS a pak na tlačítko Vyplňte jméno místnosti, ovou adresu, umístění atd. Poté potvrďte tlačítkem Create. 6

7 Průvodce nastavením Nastavení účtů v Microsoft Office Kliknutím na zatržítko vyberte místnost v seznamu a poté klikněte na Edit more properties. 4. Zvolte mailbox delegation a odskrolujte dolů na sekci Full Access. Zde klikněte na Vyberte uživatelský účet určený pro tuto místnost, klikněte na add a potvrďte tlačítkem OK. 7

8 Průvodce nastavením Nastavení účtů v Microsoft Office Uživatelský účet se objeví v seznamu Full Access. 7. Klikněte na booking delegates a zkontrolujte, zda účet místnosti je nastaven na volbu Accept or decline booking reguests automatically. Poté změny potvrďte tlačítkem Save. Nyní máte hotové základní nastavení účtů. Některé užitečné volby nastavení účtu nejsou dostupné přes webové rozhraní. Tyto volby nejsou povinné, ale mohou zlepšit chování rezervačního systému. Více najdete v kapitole Nastavení voleb Office 365 nedostupných přes web rozhraní. 8

9 Průvodce nastavením Nastavení voleb Office 365 nedostupných přes web rozhraní Nastavení voleb Office 365 nedostupných přes web rozhraní Ve výchozím nastavení Office 365 jsou některé vlastnosti účtů nastaveny nepříliš vhodně. Může se stát např., že si z Outlooku naplánujete schůzku, zarezervujete si místnost, ale v kalendáři místnosti se předmět schůzky (subject) nahradí vaším jménem. Další nepříjemná vlastnost je, že pokud zrušíte schůzku, tak schůzka zůstane v kalendáři místnosti, jen se přejmenuje jako zrušená (či Canceled ). Tj. místnost se jeví stále jako obsazená a není možno ji použít pro jiné schůzky. Toto chování je možno změnit, není to ale možné udělat přes webové administrátorské rozhraní. Následující postup je popsaný pro počítače s Windows 10, 64-bit. Pro vytváření účtů musíte mít administrátorský přístup k nastavení Office 365. Na svůj počítač si nainstalujte následující balíčky (viz kapitola Install the Azure AD Module): Microsoft Online Services Sign-In Assistant for IT Professionals RTW ze stránky nainstalujte Azure Active Directory Module for Windows PowerShell (64-bit version) Pokud by se uvedené odkazy změnily, zkuste vyhledat Manage Azure AD using Windows PowerShell na Spusťte Azure Active Directory Module for Windows PowerShell jako administrátor. Otevře se terminálové okno. V něm zadejte následující příkazy v uvedeném pořadí: Set-ExecutionPolicy Unrestricted -Force Start-Service WinRM Import-Module MSOnline -verbose $LiveCred = Get-Credential Nyní se otevře pop-up okno pro přihlášení do administrátorského účtu. Zadejte tedy jméno a heslo vašeho administrátorského účtu k Office 365. Dále pokračujte v terminálovém okně zadáním následujících příkazů: $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri -Credential $LiveCred -Authentication Basic -AllowRedirection Import-PSSession $Session -Allowclobber Connect-MsolService -Credential $LiveCred Nyní jste přihlášeni a můžete změnit vlastnosti účtů. Následující kroky je třeba provést pro všechny účty místností. Výraz <RESOURC BOX> nahraďte účtem místnosti (např. demoroom@cuesystem.com ). Následujícím příkazem nastavíte účet místnosti tak, že se v předmětu (subject) bude zobrazovat skutečný předmět schůzky a nikoli organizátor: Set-CalendarProcessing -Identity <RESOURC BOX> -DeleteSubject $False -AddOrganizerToSubject $False Příklad: Set-CalendarProcessing -Identity demoroom@cuesystem.com -DeleteSubject $False -AddOrganizerToSubject $False Tento příkaz nastaví účet místnosti tak, že po zrušení schůzky se schůzka vymaže a nezůstane v kalendáři jako zrušená: Set-CalendarProcessing -Identity <RESOURC BOX> -RemoveOldMeetingMessages $true Příklad: Set-CalendarProcessing -Identity demoroom@cuesystem.com -RemoveOldMeetingMessages $true Zda nastavení proběhlo správně lze ověřit následujícím příkazem: Get-CalendarProcessing -Identity <RESOURC BOX> Format-List Příklad: Get-CalendarProcessing -Identity demoroom@cuesystem.com Format-List Poté, co nastavíte všechny účty, ukončete nastavení následujícím příkazem: exit 9

10 Konfigurace panelů touchone Nastavení prvního panelu Po zapnutí prvního panelu systému touchone se na něm objeví následující obrazovka: Průvodce nastavením Konfigurace panelů touchone V položce Language ( Jazyk ) můžete změnit jazyk uživatelského rozhraní panelu. Dotkněte se červeně označeného políčka. Zde se rozbalí seznam dostupných jazyků. Zvolte si Vámi preferovaný jazyk. V následujících ukázkách je na panelu zvolena angličtina. Panel má ve výchozím nastavení povoleno získání IP adresy a DNS serverů pomocí DHCP vaší sítě. V položce Current IP settings ( Aktuální nastavení sítě ) můžete zkontrolovat, zda přiřazené adresy odpovídají vaší síti. Pokud Vám toto nastavení nevyhovuje, můžete ho změnit. Postup je popsaný v příručce touchone - Průvodce obecným nastavením kapitole Nastavení IP. Položku Magic name není třeba v tomto okamžiku měnit a její význam je také popsaný ve zmíněné kapitole. Nyní můžete vytvořit nový rezervační systém. Stiskněte tlačítko Create new system ( Vytvořit nový systém ). 10

11 Průvodce nastavením Konfigurace panelů touchone Panely, které jsou připojeny do jednoho rezervačního systému, mezi sebou sdílejí nastavení. Např. pokud budete muset později změnit heslo uživatelského účtu, stačí toto udělat na jednom panelu a v ostatních panelech v rámci daného rezervačního systému se tato změna projeví automaticky. Jméno rezervačního systému a heslo slouží ke vzájemné identifikaci panelů. Heslo slouží také pro přístup do nastavení panelů. Nejprve v políčku Select server type ( Zvolte typ serveru ) vyberte Office 365. Nyní nastavte jméno ( Enter reservation system name ) a heslo vašeho rezervačního systému. Heslo musíte pro kontrolu zadat 2x ( Enter Password a Reenter Password, obě hesla si musí odpovídat). Po dotyku na červeně označená políčka se objeví klávesnice. Po zadání jména nebo hesla stikněte na klávesnici tlačítko Enter. Nakonec vytvořte nový systém tlačítkem Create ( Vytvořit ). Na následující obrazovce zadejte a heslo uživatelského účtu. Po stisknutí tlačítka + v řádku User name se otevře klávesnice, na které zadejte uživatelského účtu (např. touchone@cuesystem.com ). Pak v řádku Password zadejte heslo k uživatelskému účtu a můžete uživatelský účet vyzkoušet tlačítkem Test. Pokračujte tlačítkem Next. 11

12 Průvodce nastavením Konfigurace panelů touchone Nyní zbývá nastavit účet místnosti. Stiskněte + na řádku Room ( místnosti ) a zadejte účtu místnosti (např. demoroom@cuesystem.com ). V políčku Room displayed name ( Zobrazované jméno místnosti ) můžete zadat jméno místnosti tak, jak se bude zobrazovat v levém horním rohu panelu touchone. V položkách Server a User account ( Uživatelský účet ) jsou již předvyplněné adresy serveru a uživatelského účtu. Účet místnosti můžete vyzkoušet tlačítkem Test. Tlačítkem OK můžete uložit konfiguraci a s panelem touchone začít pracovat. Pokud chcete změnit další detailní nastavení panelu, pokračujte tlačítkem Next. Popis dalších nastavení najdete v příručce touchone - Průvodce obecným nastavením, kapitole Detailní nastavení panelu. 12

13 Průvodce nastavením Konfigurace panelů touchone Přidání dalších panelů Pokud jste nastavili první panel a vytvořili nový rezervační systém, můžete do tohoto systému zapojit další panely. Připojte další panel do vaší sítě. Na panelu se objeví úvodní obrazovka. Stejně jako při nastavování prvního panelu zde můžete změnit jazyk a nastavení IP. Pak klikněte na tlačítko Join to existing system ( Připojit do stávajícího systému ). Pozn.: Pokud chcete přidat panel do rezervačního systému, musí být ve vaší síti zapnutý alespoň jeden další panel, který je do tohoto systému již zapojen. Na následující obrazovce si zvolte, do kterého rezervačního systému se chcete připojit, pokud provozujete více systémů (položka Choose reservation system ) a zadejte heslo, které jste si zvolili při vytváření systému ( Enter password ). Pokračujte tlačítkem Join ( Připojit ). Pozn.: Do rezervačního systému je možné připojit se pouze tímto postupem. Pokud vytvoříte nový rezervační systém, tak i když bude mít stejné jméno a heslo, bude považován za jiný rezervační systém. 13

14 Průvodce nastavením Konfigurace panelů touchone Na následující obrazovce Room settings ( Nastavení místnosti ) si můžete přidat účtu další místnosti (tlačítko + ) nebo si vybrat z již existujících místností (dotykem na název účtu místnosti se rozbalí seznam dříve definovaných místností). V políčku Room displayed name ( Zobrazované jméno místnosti ) můžete zadat jméno nové místnosti tak, jak se bude zobrazovat v levém horním rohu panelu touchone. Pokud budete pro danou místnost chtít použít jiný uživatelský účet, klikněte na tlačítko u položky User account. Tím se dostanete na obrazovku s nastavením uživatelských účtů. Zde můžete přidat další uživatelské účty. Po návratu na tuto obrazovku klikněte na políčko uživatelského účtu. Rozbalí se seznam již nadefinovaných uživatelských účtů a z nich si pak vyberte. Účet místnosti můžete vyzkoušet tlačítkem Test. Nastavení panelu ukončete tlačítkem OK nebo pokračujte v detailním nastavení panelu tlačítkem Next. Popis dalších nastavení najdete v příručce touchone - Průvodce obecným nastavením, kapitole Detailní nastavení panelu. Pokud potřebujete změnit konfiguraci panelu, který je již nastavený, zapojený v rezervačním systému a je v běžném provozu, stiskněte na panelu levý horní roh (tam, kde je název místnosti) a držte ho stisknutý, dokud se neobjeví klávesnice s výzvou Enter password ( Zadejte heslo ). To trvá cca 5 sec. Zadejte heslo, které jste si zvolili při vytvoření rezervačního systému. Tím se dostanete do nastavovacích obrazovek. Další popis najdete v příručce touchone - Průvodce obecným nastavením. 14