Letní škola projektového managementu. Radka Pittnerová Inovační a technologické centrum při VÚTS a.s.

Transkript

1 UPOZORNĚNÍ Tento studijní materiál je určen pouze účastníkům letních škol organizovaných sítí kontaktních organizací (RKO-ERA). Pokud máte zájem o využití textu jinak, než k vlastnímu studiu, kontaktujte nás, prosím, na u itc@vuts.cz. Rádi Vám vyjdeme vstříc.

2 Letní škola projektového managementu Radka Pittnerová Inovační a technologické centrum při VÚTS a.s.

3 ČASOVÝ HARMONOGRAM Denně od 9:00 do 16:00 Blok I 9:00 12:00 Oběd 12:00 13:00 Blok II 13:00 16:00 Práce na zadaném úkolu

4 Program kurzu Rozdělen do 3 dnů Naučit se a osvojit si základní principy Vyzkoušet si prakticky Technické a behaviorální kompetence (výběr nejdůležitějších) Doplňující materiály k samostudiu Další konzultace on-line nebo osobně ke konkrétním projektům

5 Na co se zaměříme především Cíle Plán Zdroje Komunikace

6 Vaši lektoři Radka Pittnerová (1. a 3. den) Martin Maruniak (2. den)

7 Co nás čeká? Měli bychom se naučit dobře připravit a naplánovat projektový záměr, na základě kterého se nám bude náš projekt co nejlépe realizovat

8 Poznat co nejlépe prostředí projektů financovaných z veřejných zdrojů Naučit se naplánovat projekt Naučit se co nejlépe odhadnout, co nás v budoucnu může čekat TO ZNAMENÁ PŘEDEVŠÍM

9 A hlavně Počítat s tím, že pokud naprosto vše proběhne přesně tak, jak jste si to představovali při plánování projektu, bude se jednat o malý zázrak

10 ZÁKLADNÍ TERMINOLOGIE

11 Program Projekt Poskytovatel dotace Výzva Zadávací dokumentace Projektový návrh Konsorcium Koordinátor Projektový manažer Konzultant Hodnotitel Projektová smlouva Reporting Monitorovací indikátory Klíčové aktivity Úkoly Audit Finanční řízení Diseminace Povinná publicita

12 Kapitola první - prostředí VAV PROJEKTY FINANCOVANÉ Z VEŘEJNÝCH ZDROJŮ

13 Novinka poslední doby? NEe Finanční náročnost VaV projektů Kdo má dost prostředků na financování VaV?

14 Veřejné prostředky Veřejné zdroje Finance za dokončenou úspěšnou inovaci/výzkum Finance na realizaci určitého výzkumu s určitým cílem/výstupem KDO bude uživatelem majitelem výstupu a uživatelem výsledků

15 KDYŽ HLEDÁME VHODNÝ ZDROJ..

16 Na co se zaměřit? KDO poskytuje JÁ Pravidla Kvalita smluvního vztahu Moje motivace Moje schopnosti Moje možnosti

17 Když vybírám program.. KDO? NA CO? KOLIK? KDE? KDY?

18 Zdroje informací Program (činnosti, míra spolufinancování) Výzva Příručka pro žadatele Příručka pro řešitele Příručka pro hodnotitele další specifické dokumenty

19 CO JE PROJEKT?

20 Projekt je jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení předem stanoveného cíle, který vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji. ISO Směrnice jakosti v managementu projektu

21 IPMA (INTERNATIONAL PROJECT MANAGEMENT ASSOCIATION - EU) PMI (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE USA)

22 Vymezení v čase Projekt má právě jeden začátek a jeden konec. Nemělo by se tedy stát, že není jasné kdy daný projekt vlastně začal a zda-li již případně neskončil. V případě projektů financovaných z veřejných zdrojů - smlouva

23 Řízení projektu Efektivní řízení projektu vyžaduje neustálou koordinaci toho, CO má být vytvořeno, KDY to má být vytvořeno a ZA KOLIK to má být vytvořeno. Tyto tři pohledy definují tzv. trojimperativ projektu".

24 ZDROJE Lidé Materiál Technika

25 STRATEGIE REALIZACE PROJEKTU JAKÝM ZPŮSOBEM VYUŽIJEME ZDROJE K NAPLNĚNÍ STANOVENÝCH CÍLŮ V DANÉM ČASE

26 CÍLE PROJEKTU

27 Jak je to s těmi cíli Záměr vs. Cíl Chci se stát vědcem (chci si prodloužit mládí, nechci jít do práce ) Vystudovat doktorské studium Výstupy vs. Výsledky Disertační práce Diplom Začínající vědec Výstup kurz Výsledek zvýšení znalostí (otrávenost)

28 Stanovení a formulace projektových cílů musí odpovídat záměrům poskytovatele dotace sdíleny členy realizačního týmu Metoda SMART S specific (specificky) Přesné popsání problémů a jak bude problém vyřešen. M measurable (měřitelný) Ověření účinnosti řešení. Navržení metody ověření. A aligned ( odpovídající potřebám ) Musí odpovídat potřebám realizátora a především poskytovatele dotace. R realistic (reálný) Musí být splnitelné, nepřemrštěné ani přehnaně nepoddimenzované. T timed ( časově ohraničený) Záčatek <-> Konec

29 Projektový záměr Stanovení a formulace projektových cílů Formulace sdělení Platí zlaté okřídlené pravidlo: Jasně, stručně výstižně. - Snažte se být konkrétní - V tom co říkáte, nesmí být ale (pokud to není úmyslem) - Nedejte možnost k přemýšlení o vašem sdělení, příjemce ho musí brát jako fakt. - Musí být pochopitelné. ( v případě, že Vám příjemce nebude rozumět, Váš projekt nepodpoří) pozn.: Pozor, především u technicky orientovaných projektů! Ne každý hodnotitel má technické vzdělání! - Prodávejte benefity, které Vaše řešení přinese poskytovateli dotace. - Vysvětlete jak moc důležité je, abyste realizovali svůj projekt. Kdo? Kde? Kdy? Jak? Co? Komu? Proč?

30 Cíle CÍLE PROJEKTU MUSÍ ODPOVÍDAT ZÁJMŮM ZAINTERESOVANÝCH STRAN A RESPEKTOVAT DOSTUPNÉ ZDROJE (nutnost dosažení shody) V OPAČNÉM PŘÍPADĚ. MOŽNOST VZNIKU KONFLIKTU

31 Trojúhelník determinující cíle

32

33 Cesta k financování záměru Subjekt potenciálně ochotný financovat Projektový návrh

34 Specifické prostředí projektů VaV ČAS ADMINISTRATIVA

35 Projekt vs. Projektový návrh Rizika při stanovení cílů v projektovém návrhu Projektový návrh Aktuální stav Realizace projektu Počáteční stav CO? JAK? ZA KOLIK? Výsledný stav I CÍL Výsledný stav II CÍL čas

36 Než začnete psát projekt MANAŽERSKÉ MINIMUM

37 Základní techniky Ganttův diagram Plán aktivit WBS Organizační struktury Pomohou nám lépe pochopit, popsat a řídit projekt

38 Ganttův diagram Projektový kalendář Vývoj projektu v čase (příp. návaznosti) Porovnáváme s reálným stavem

39 Ganttův diagram

40 PERT Program (or Project) Evaluation and Review Technique - Na začátku GANTT

41 PERT

42 Klíčové aktivity Dílčí podprojekty, jejich realizace je NEZBYTNÁ pro dosažení cíle Cíl: strávit dobrodružnou dovolenou v Amazonii Klíčová aktivita: Doprava Výstup: platná letenka v určitém období za určitou předem stanovenou cenu se všemi povoleními pro pobyt Výsledek: mohu dorazit do Amazonie (jedná se o podmínku, bez které bych svůj záměr nemohl/a realizovat)

43 Klíčové aktivity Projekt: doktorand Cíl: dokončit doktorské studium do 3 let úspěšnou obhajobou doktorské práce a získáním titulu Ph.D. Klíčová aktivita: Zpracování disertační práce Výstup: disertační práce Výsledek: mám informace, na základě kterých jsem schopen přistoupit k obhajobě, která je nezbytným předpokladem pro splnění mého cíle

44 Ukázka Klíčová aktivita/rok (2009) I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. 1 Mobilizace zdrojů a znalostní základny projektu 2 Marketingová strategie projektu 3 Příprava vzdělávacích materiálů 4 Rozvoj odborných kompetencí akademických pracovníků 5 Odborné tréninky a stáže 6 Pilotní semináře a kurzy 7 Vývoj a realizace nových vzdělávacích pomůcek 8 Inovace studijních programů 9 Marketingová komunikace a diseminace projektu 10 Management

45 Ukázka klíčových aktivit 1 Inicializace projektu 1.1. Příprava metodiky partnerské spolupráce 1.2. Zahajovací schůzka konsorcia 1.3. Veřejná prezentace projektu 1.4. Technické zpracování výsledků 2 Marketingová strategie projektu 2.1. Příprava celkové strategie 2.2. Návrh a realizace nástrojů projektové vizualizace 2.3. Návrh a realizace webu 2.4. Komunikační strategie 2.5. Navázání spolupráce

46 Ukázka 3 Příprava vzdělávacích materiálů 3.1. Plán činnosti a mobilizace zdrojů 3.2. ERA 3.3. Procesní kompetence 3.4. Technologické kompetence 3.5. Podklady pro diseminaci a vzdělávací pomůcky 3.6. Řízení a monitoring 4 Rozvoj odborných kompetencí ak. pracovníků 4.1. Plánování vzdělávání a výběr dodavatelů 4.2. Realizace odborného vzdělávání 4.3. Rozvoj odborných jazykových kompetencí 4.4. Řízení a monitoring 5 Odborné tréninky a stáže 5.1. Plánování a organizační zajištění 5.2. Personální management 5.3. Realizace stáží 5.4. Monitoring

47 Ukázka 6 Pilotní semináře a kurzy 6.1. Příprava plánu pilotních kurzů 6.2. Technické a organizační zajištění 6.3. Realizace pilotních školících aktivit 6.4. Certifikace 6.5. Modifikace kurzů 6.6. Monitoring a vyhodnocení 7 Vývoj a realizace nových vzdělávacích pomůcek 7.1. Příprava plánu realizace 7.2. Vývoj E-learning 7.3. Příprava výukového videa 7.4. Příprava učebních textů 7.5. Testování pomůcek a jejich obsahové dokončení 7.6. Koordinace a monitoring činností 8 Inovace studijních programů 8.1. Vytvoření plánu udržitelnosti 8.2. Začlenění e-learningu do výuky 8.3. Příprava anglické verze e-learningu 8.4. Příprava inovovaných sylabů 8.5. Dokončení studijních pomůcek pro distribuci 8.6. Management distribuce nových výukových materiálů

48 Ukázka 9 Marketingová komunikace a diseminace projektu 9.1. Řízení a implementace přímé komunikace s cílovými skup Aktualizace a rozvoj webových stránek 9.3. Propagace ESF 9.4. Prezentace projektu a jeho výstupů 9.5. Organizace regionálních výstav 9.6. Organizace výročního sympozia 9.7. Management a monitoring činnosti 10 Management Zahájení projektu Personální management projektu Finanční řízení projektu Operační řízení projektu a řízení kvality Administrace a monitoring projektu Partnerská spolupráce Reporty a komunikace s poskytovatelem dotace Ukončení projektu

49 únor 09 březen 09 duben 09 květen 09 červen 09 červenec 09 srpen 09 září 09 říjen 09 listopad 09 prosinec 09 leden 10 únor 10 březen 10 duben 10 květen 10 červen 10 červenec 10 srpen 10 září 10 říjen 10 listopad 10 prosinec 10 leden 11 únor 11 březen 11 duben 11 květen 11 červen 11 červenec 11 srpen 11 září 11 říjen 11 1 Inicializace projektu 1.1. Příprava metodiky partnerské spolupráce 1.2. Zahajovací schůzka konsorcia 1.3. Veřejná prezentace projektu 1.4. Technické zpracování výsledků 2 Marketingová strategie projektu 2.1. Příprava celkové strategie 2.2. Návrh a realizace nástrojů projektové vizualizace 2.3. Návrh a realizace webu 2.4. Komunikační strategie 2.5. Navázání spolupráce Příprava vzdělávacích materiálů 3.1. Plán činnosti a mobilizace zdrojů 3.2. ERA 3.3. Procesní kompetence 3.4. Technologické kompetence 3.5. Podklady pro diseminaci a vzdělávací pomůcky 3.6. Řízení a monitoring 4 Rozvoj odborných kompetencí ak. pracovníků 4.1. Plánování vzdělávání a výběr dodavatelů 4.2. Realizace odborného vzdělávání 4.3. Rozvoj odborných jazykových kompetencí 4.4. Řízení a monitoring 5 Odborné tréninky a stáže 5.1. Plánování a organizační zajištění 5.2. Personální management 5.3. Realizace stáží 5.4. Monitoring 6 Pilotní semináře a kurzy 6.1. Příprava plánu pilotních kurzů 6.2. Technické a organizační zajištění 6.3. Realizace pilotních školících aktivit 6.4. Certifikace 6.5. Modifikace kurzů 6.6. Monitoring a vyhodnocení 7 Vývoj a realizace nových vzdělávacích pomůcek 7.1. Příprava plánu realizace 7.2. Vývoj E-learning 7.3. Příprava výukového videa 7.4. Příprava učebních textů 7.5. Testování pomůcek a jejich obsahové dokončení 7.6. Koordinace a monitoring činností 8 Inovace studijních programů 8.1. Vytvoření plánu udržitelnosti 8.2. Začlenění e-learningu do výuky 8.3. Příprava anglické verze e-learningu 8.4. Příprava inovovaných sylabů 8.5. Dokončení studijních pomůcek pro distribuci 8.6. Management distribuce nových výukových materiálů 9 Marketingová komunikace a diseminace projektu 9.1. Řízení a implementace přímé komunikace s cílovými skup Aktualizace a rozvoj webových stránek 9.3. Propagace ESF 9.4. Prezentace projektu a jeho výstupů 9.5. Organizace regionálních výstav 9.6. Organizace výročního sympozia 9.7. Management a monitoring činnosti 10 Management Zahájení projektu

50 WBS Work Breakdown Structure hierarchický rozpad prací rozložit průběh realizace projektu na menší celky a z nich generované výstupy, které jsou podmínkou naplnění projektového cíle. umožňuje lépe odhadnout celkové náklady projektu a lépe plánovat projektové kapacity.

51 WBS PRAVIDLO 100% pokrývá 100% věcného obsahu projektu musí zahrnovat vše, co musí být realizováno, aby projekt mohl být úspěšně dokončen. ve WBS nesmí nedocházet k překrývání obsahu mezi dvěma prvky WBS které jsou v různých větvích stromu. Taková dvojznačnost by mohla vést k duplicitní práci, nebo chybám v důsledku překrývání odpovědnosti a autority.

52 WBS

53 WBS - ukázka

54 Organizační struktury Pravomoc a odpovědnost Organizujeme zdroje

55 liniová

56 Kombinovaná liniově štábní

57

58

59

60

61 PŘIPRAVUJEME PROJEKT

62 Životní cyklus projektu Projektový záměr Program Výzva Výběr projektů Hodnocení Projektový návrh Negociace Uzavření smlouvy Zahájení projektu Ukončení projektu Reporting Realizace projektu

63 PROJEKTOVÝ NÁVRH

64 Než začneme psát projekt známe potřeby a zájmy zainteresovaných skupin přizpůsobit obsah, jazyk sdělení a argumentaci strategie vychází ze znalostí prostředí jak bude probíhat proces hodnocení Písemná forma Osobní prezentace Počet kol hodnocení Hodnotící kritéria a jejich váhy

65 Vlastní text projektového návrhu Při psaní projektového návrhu Obsah a jeho korekce Volba slov Konkrétnost argumentů Kontrola chyb obsahových i formálních IT podpora slabé stránky FORMÁT TEXTU Rozsáhlejší projekty vícekolové hodnocení s možností prezentace projektu

66 Projektový návrh II Obvykle psaný text Struktura: Stanovení cílů a výstupů Prokázání potřebnosti realizace ve vazbě na aktuální stav (společnosti, oboru, cílové skupiny) Popis realizace Realizační tým a jeho kompetence Finance Struktura bodového ohodnocení

67 Informace v projektovém návrhu Jasné Stručné Relevantní Srozumitelné Přehledné Konkrétní

68 Projektové cíle - opakování Metoda SMART S specific (specificky) Přesné popsání problémů a jak bude problém vyřešen. M measurable (měřitelný) Ověření účinnosti řešení. Navržení metody ověření. A aligned ( odpovídající potřebám ) Musí odpovídat potřebám realizátora a především poskytovatele dotace. R realistic (reálný) Musí být splnitelné, nepřemrštěné ani přehnaně nepoddimenzované. T timed ( časově ohraničený) Záčatek <-> Konec

69 Prokázání potřebnosti realizace u všech částí projektu (významnost kapitol ve vazbě na hodnocení)!! znalost aktuálního stavu změna stavu dosažená realizací projektu konkrétní údaje podepřené prokazatelnými fakty

70 Popis realizace vlastní odborné řešení klíčové aktivity / úkoly / výsledky / výstupy (F I N A N C E) návaznost časový harmonogram odpovědnost za realizaci

71 Realizační tým a jeho kompetence popisovat tým vždy ve vazbě na projektový záměr vyhnout se obecnostem Prokazujeme Odbornou způsobilost Schopnost realizovat projekt pro manažerské stránce Odůvodňujeme finanční zdroje

72 Finance ODŮVODNĚNÍ POŽADAVKŮ Popis realizace (provázání na úkoly a výstupy) Komentáře k financím Lidské zdroje Struktura rozpočtu Technické vybavení ,- Tiskárna, PC, scanner, promítadlo ,- Administrativa ,- Technický asistent, administrátor projektu, asistent finančního manažera

73 kvalitní rozpočet = kvalitně připravený projektový záměr s jasně definovaným cílem, postupem řešení a výstupy

74 Základní znalosti finanční řízení Pracovně-právní agenda Typy pracovních smluv Odvody a jejich výše Úvazky, vykazování odpracovaného času Minimum v oblasti účetních předpisů Zařízení a vybavení (majetek) dlouhodobý/krátkodobý Hmotný/nehmotný Cestovní náhrady Tuzemské/zahraniční Vyhlášky a nařízení (MVSP, interní v rámci organizace) Interní procesy v organizaci Schvalovací procedury Nákup služeb a výběrová řízení

75 Kvalitně připravený projektový rozpočet vychází z cíle a průběhu realizace projektu je adekvátní plánovaným cílům odpovídá pravidlům stanoveným v zadávací dokumentaci programu je sestaven v souladu s platnou legislativou a interními předpisy příslušné organizace nevytváří zásadní bariéry v průběhu realizace projektu

76 ROZPOČET V PRŮBĚHU ŽIVOTNÍHO CYKLU PROJEKTU

77 Základní dokumenty a zdroje informací Pro přípravu rozpočtu projektové žádosti pro konkrétní typ programu bychom měli znát obsah následujících dokumentů: Program (činnosti, míra spolufinancování) Výzva Příručka pro žadatele Příručka pro řešitele Příručka pro hodnotitele další specifické dokumenty!pozor! Obsah těchto dokumentů a požadavky na financování projektů se v různých programech mohou výrazně lišit!

78 Zadávací dokumentace určuje základní pravidla pro financování projektů CO lze financovat? Kolik prostředků lze získat z veřejných zdrojů? Jak budou probíhat finanční toky? Jaká je odpovědnost příjemce dotace?

79 JAK BUDE SESTAVEN ROZPOČET? Jak bude probíhat financování projektu, jednotlivé položky a objem požadovaných finančních prostředků = žadatel při respektování pravidel stanovených poskytovatelem.

80 JAK POSTUPOVAT PŘI TVORBĚ ROZPOČTU PROJEKTOVÉHO NÁVRHU

81 1. Seznámit se se základními parametry programu/výzvy Minimální/maximální výše rozpočtu Maximální délka trvání projektu Výše veřejné podpory/spolufinancování Uznatelné/neuznatelné náklady Aktivity (financovat pouze uznatelné činnosti) Kdo může žádat Přímé/nepřímé náklady 2. Seznámit se s pravidly regulujícími jednotlivé položky rozpočtu 3. Připravit kvalitní plán realizace projektu s jasně definovanými cíli, postupem realizace a výstupy.

82 ZÁKLADNÍ PRAVIDLO výdaje MUSÍ BÝT ZPŮSOBILÉ Charakter výdaje přiměřenost (v. musejí odpovídat cenám v místě, oboru a čase obvyklým) a musejí být vynaloženy v souladu s principy hospodárnosti (minimalizace výdajů při respektování cílů projektu), účelnosti (přímá vazba na projekt a nezbytnost pro realizaci projektu) a efektivnosti (maximalizace poměru mezi výstupy a vstupy projektu); Účel výdaje výdaje musejí být nezbytné pro realizaci projektu a musí mít přímou vazbu k aktivitám, realizovaným v souladu s obsahovou stránkou a cíli projektu; Prokazatelnost výdaje výdaje musejí být identifikovatelné a prokazatelné a musejí být doložené účetními doklady s předepsanými (požadovanými) náležitostmi Datum uskutečnění výdaje - výdaje musejí vzniknout a být zpravidla uhrazeny v průběhu realizace projektu, tj. mezi dnem zahájení a ukončení projektu9

83 PŘÍMÉ VS. NEPŘÍMÉ VÝDAJE V PROJEKTU

84 Osobní výdaje Platy Odměny z dohod Dohoda o provedení práce Dohoda o pracovní činnosti Autorský honorář Sociální a zdravotní pojištění FKSP (pokud je tvorba povinná ze zákona) Jiné povinné výdaje (např. zákonné pojištění zaměstnanců) Typy pozic, které lze financovat Mzdové tarify Úvazek Výkazy práce

85 Cestovní náhrady souvisí s realizací projektu ZÁPIS Cestovné Ubytování Stravné Nutné vedlejší výdaje ZAHRANIČNÍ / Tuzemské Vyhlášky a nařízení

86 Provoz místní kanceláře místní kancelář = provozní náklady přímé / nepřímé kancelářský materiál Náklady na provoz kancelářského vybavení (cartridge) Telefon, poštovné, fax Spotřeba vody, paliv a energie Nájemné

87 Nákup vybavení a služeb investiční vs. neinvestiční majetek Odpisy Specifické požadavky (např. křížové financování) Výběrová řízení na dodavatele Limity Zakázka malého rozsahu Podlimitní výběrové řízení Zadávací dokumentace Požadavky na dodavatele Specifikace předmětu plnění Parametry výzvy Hodnocení nabídek Smlouva

88 Náklady vyplývající ze smlouvy publicita propagační předměty (přímé/nepřímé náklady) Prezentace projektu a jeho výstupů audit bankovní garance náklady na zřízení a provoz samostatného účtu projektu

89 Limity ve výdajových položkách Služby Místní kancelář (nepřímé náklady) Cestovní náhrady (ubytování, stravné) Osobní výdaje stanovené mzdové sazby pro určité typy pozic

90 Rozpočet Základní milníky: 1. Předání projektové žádosti 2. Proces evaluace 3. Negociace 4. Zahájení projektu Nastavení pravidel čerpání v týmu Systém sledování výdajů Výkaznictví a dokladování Pravidla pro přesun prostředků mezi kapitolami Podstatné vs. Nepodstatné změny v rozpočtu 5. Reportovací periody Aktivity x finance Průběh čerpání 6. Závěrečný report Rozpočet x čerpání prostředků x projektové činnosti a výstupy

91 Základní nedostatky projektových návrhů Není jasně definovaný cíl Žadatel není schopen prokázat potřebnost Chybí znalost cílové skupiny a jejích potřeb Plán realizace nezajišťuje splnění projektového cíle Výstupy jsou definovány obecně Není zřejmý způsob ověření plánovaných výsledků a výstupů Rozpočet je neadekvátní plánovanému dopadu projektu

92 Proces hodnocení projektu I Specifický pro různé typy programů Součást balíku zadávací dokumentace Často již ve výzvě Počet kol hodnocení Způsob hodnocení (formální a obsahové)

93 Proces hodnocení projektu II Termíny hodnocení pro hodnotitele jsou závazné Sankce za nesplnění Podpůrné nástroje On-line systémy (např HOMO) Specifické aplikace (MPO) Hodnotící tabulka Celková hodnotící zpráva (žadatel)

94 Negociace vyjednávání s poskytovatelem finanční podpory o parametrech kontraktu Zvážit výchozí pozici Příprava na jednání (znalost průběhu negociace a nezbytných procedur) Přímá osobní komunikace (může předcházet poskytnutí materiálů dle požadavků) UZAVŘENÍ KONTRAKTU. REALIZACE PROJEKTU

95 Realizace v projektu Realizace projektu je zásadně závislá na kvalitě řízení komunikace Tým Pracovní skupiny v rámci týmu Management projektu (interní prostředí) Uživatelé projektových výstupů Poskytovatel dotace

96 KOMUNIKACE V PROJEKTU

97 Řízení komunikace v projektu zahrnuje včasné a správné Generování Sběr Distribuce Uložení Zpracování informací v projektu zajistit znalost procesů u všech zainteresovaných osob v projektu (komu, jakou informaci, kdy

98 Přehled komunikačních procesů Plánování komunikace Řízení komunikací v projektu Distribuce informací Reportování o průběhu a výsledcích Administrativní uzavření

99 Plánování komunikace v projektu I interní a externí komunikace Požadavky na informace a komunikaci ze strany zájmových skupin projektu vychází z organizační struktury, členění aktivit projektu a základních smluvních požadavků (frekvence reportovací periody a rozsah reportu) Marketingová komunikace Diseminace Komunikační technologie Frekvence komunikace Odpovědnost za kontrolu a zpracování informací

100 Plán komunikace v projektu II Výstupem PLÁN KOMUNIKACE PROJEKTU (průběžně revidovaný) KDO? (OSOBNÍ ZODPOVĚDNOST) KOMU? CO? (OBSAH) JAK? (FORMA) KDY? FORMÁLNÍ NÁLEŽITOSTI

101 Distribuce informací v projektu Součást plánu komunikace Sběr a zpracování dat v rámci projektu (včetně korekcí a update ) Struktura distribuce informací (od koho data a v jaké formě/rozsahu) Charakteristika sídlených informací (včetně formátu, obsahu, míry detailu a další jednotná pravidla např. logolink OPVK) Harmonogram (kdy jaký druh komunikace) Dosažitelnost informací mezi plánovanými periodami komunikace Způsob revize a aktualizace plánu komunikace v průběhu realizace projektu

102 Hlavní nástroje interní projektové komunikace zkušené projektové týmy - nižší nároky na komunikaci ( sen projektového manažera ) ostatní projektové týmy Meetingy Reporty (pravidelné smluvní závazek) IT nástroje

103 Typy meetingů v projektech VaV Zahajovací meeting (kick off) Pravidelný meeting konsorcia (3/6 měsíců) Specifické meetingy (zaměřené na realizaci konkrétních úkolů) Mid term review Závěrečný meeting (final review)

104 Zahajovací meeting ( kick off ) Cíl Přehled smluvních povinností a závazků Finance (pravidla a distribuce) Pravidla komunikace mezi partnery Konsorcionální smlouva a IPR Potenciální rizika Kontrolní mechanismy a opatření Kritéria úspěšnosti (jednotliví partneři/poskytovatel) Pracovní plán projektu Diseminační strategie

105 Kick off administrativní část Zahájení a prezentace hostitelské organizace (10 min) Historie projektu (10 minut) Prezentace partnerských organizací (10 min/partner) Přehled a vysvětlení požadavků poskytovatele dotace (smlouvy) Management projektu a rozhodovací procedury Přehled administrativních a finančních procedur Přehled vzdělávacích potřeb konsorcia (dle projektu)

106 Kick off technická část Prezentace projektu, přehled technických cílů, výstupů a časového harmonogramu realizace projektu Přehled o zdrojích ve vazbě na plánované výstup (lidské/finanční) Přehled využití výstupů + marketingové a diseminační plány (včetně TIP)

107 Oficiální záznam z meetingu Typ meetingu / číslo kontraktu / místo / datum / trvání / osoba odpovědná za záznam Seznam účastníků Přehled projednávaných témat Zadaný úkol / odpovědná osoba / termín dokončení / aktuální stav Měl by zahrnovat plán akcí na další období Příští meeting termín, lokalita, datum

108 Meeting konsorcia - agenda Aktuální stav projektu koordinátor Administrativa a management - projektový manažer Finance Povinnosti vyplývající ze smlouvy (reporty, milníky, výstupy) Stav realizace jednotlivých aktivit Řešení technických problémů + diseminace Akční plán na další periodu Délka prezentací mezi min. Mid term přehled plnění výstupů

109 Závěrečný meeting projektu Hlavní agenda: Přehled projektu Cíle projektu Klíčové výstupy Finance Závěrečná zpráva Audit IPR

110 Reporty Typ (dle obsahu) Aktivity Finance Časové rozložení periodicita (vychází ze smluvních závazků) Midterm Final Kontrolní mechanismus Struktura Odpovědnost za zpracování Informační toky

111 Reporty II Report je zpravidla jediný způsob, jak realizační tým prodává výsledky své práce poskytovateli financování. KVALITA REPORTU ZPĚTNÁ VAZBA