PŘENOS DAT ŠKOLNÍ MATRIKY DO SBĚROVÉHO SERVERU MŠMT

Transkript

1 příručka 14 PŘENOS DAT ŠKOLNÍ MATRIKY DO SBĚROVÉHO SERVERU MŠMT systémová příručka pro el. sběr dat matriky žáků Tato příručka obsahuje informace k jedinému modulu, jehož název je uveden v záhlaví. Každý modul má svou příručku. Příručky jsou k dispozici ke stažení na Adresa naší školy: Systém iškola.cz je XHTML validní. Systém doporučuje prohlížeč Mozilla FireFox. Verze této příručky: Aktuální verzi této příručky, popisující nejnovější možnosti serveru naleznete ke stažení na serveru v sekci Příručky. Tato příručka je tematicky zaměřena pro typ uživatele - učitel / administrátor. Všechny příručky jsou v aktuálních verzích k dispozici na výše uvedené adrese. Upozorňujeme, že tato příručka je bez jakékoliv redakční a jazykové úpravy. Vyhrazujeme si právo na pozdější změny, zejména pokud verze systému je novější než verze této příručky. Poslední aktualizace příručky: září

2 Obsah EXPORT VÝSTUPNÍCH XML SOUBORŮ MATRIKY Z PROSTŘEDÍ IŠKOLY Nástroj pro export výstupních souborů XML...3 IMPORT SOUBORŮ MATRIKY Jak se přihlásit do aplikace sběru dat? Testovací server matriky a server matriky pro ostrý sběr dat Jak se v aplikaci sběru dat orientovat, jak postupovat při přenášení dat? Validátory hlásí při přenosu dat matriky chyby Nerozumíme syntaxi chybových hlášení validátorů Jak poznáme, že data prošla přes validátor úpěšně? Protokol přehledu import Pokud jsou data strukturálně správně, jak postupovat ve sběrovém prostředí dál?

3 ! Přenos dat matriky do sběrového serveru MŠMT EXPORT VÝSTUPNÍCH XML SOUBORŮ MATRIKY Z PROSTŘEDÍ IŠKOLY 1. Nástroj pro export výstupních souborů XML Otázka: Máme editována data matriky žáků. Jak je dostaneme ze systému v podobě výstupních XML souborů? Odpověď: Cesta k exportu matričních dat je následující. 1. Pracujete stále s modulem Administrace Žáci. 2. Předpokladem je, že pro aktuální sběr dat pracujete s právě aktuálním pololetím, např. pro sběr dat základního pod- zimního sběru dat 2014 je to 1. pololetí 2014/ Samotný nástroj pro generování výstupních souborů je k dispozici hned nad tabulkou výpisu žáků školy - je to tlačítko Export matriky. 4. Po klepnutí na něm se zobrazí panel pro zadání parametrů pro sestavení výstupních XML souborů matriky. Výběr konkrétní součásti školy, za kterou budou data odevzdávána, tedy na kterou budou také produkovány výstupní XML soubory. Výběr období sběru dat. Jakmile (datumově) toto období skutečně nastane, bude automaticky v rozevírací nabídce předvoleno. Nebude tedy nutné jej manuálně vybírat. Údaje zodpovědné osoby za odevzdávání dat matriky, telefon a y školy. 5. Pozor na položku IZO; záleží na tom, koli součástí škola má. Pokud jen jedno (s jedním číslem součásti), pak produkuje jen jednu sadu výstupních XML souborů, které pak zasílá do sběru dat. Pokud má ovšem na jedno číslo součásti více čísel součásti (např. pracoviště na více adresách), pak produkuje odděleně XML soubory za každou součást a ty pak také postupně do sběrového serveru MŠMT odděleně importuje. To samé platí pro školu s více IZO kódy (např. sloučené ZŠ + SŠ) - opět oddělený výstup v samostatných XML souborech a jejich postupné importování do sběrového serveru MŠMT. 6. Po výběru daného kódu IZO školy klepněte na tlačítko OK. Systém začne procházet data (karty) žáků, kontrolovat vyplněnost jejich údajů a sestavovat výstupní XML soubory. Proces kontroly vyplněnosti můžete sledovat na náhledovém okně panelu exportu matriky. V něm mohou po dokončení procesu nastat dva stavy: a) buď mají žáci všechny potřebné (povinné) údaje vyplněny, pak je jejich vyplněnost odsohlasena zeleným hlášením Záznam vyplněn ; to je samozřejmě žádoucí stav. b) nebo u některého z žáků některý z potřebných údajů chybí, což systém zaregistruje a zahlásí červeným výpisem (či několika výpisy) s konkretizací položky, která není vyplněna. Tento stav je nutné vyřešit doplněních chybějících dat na kartě žáka, protože jinak by chyběly i ve výstupních souborech XML, což by zaregistroval i validátor dat. 3

4 ! Přenos dat matriky do sběrového serveru MŠMT Žák se všemi vyplněnými povinnými daty U tohoto žáka v tomto záznamu je nevyplněné RČ a datum narození. Žádoucí samozřejmě je, aby žáci měli všechny povinná matriční data vyplněna, bez toho totiž nebudete schopni matriku žáků odevzdat. 7. Postupně procházejte okno Průběhu exportu a jakmile narazíte na žáka s nedoplněným záznamem, přímo v tomto náhledovém okně klepněte myší na červeném okně té které chyby. systém vás zavede na kartu žáka, na konkrétní záznam, ve kterém údaj chybí. V kartě žáka potřebný údaj doplňte, uložte a spusťte opětovně proceduru výstupu XML souborů. Postupně doplňte všechny chybějící záznamy. TIP: V případě, že u žáků plošně chybí stejné údaje (např. Státní občanství, Obor vzdělání apod), tak tyto můžete efek- tivně doplnit hromadnou matriční opravou). 8. Jakmile vidíte v okně Průběh exportu, že všichni žáci jsou v zeleném (tedy že mají doplněny všechny potřebné matriční údaje), pak máte jistotu, že budou i obsaženy ve výstupních XML souborech. 9. Pod náhledovým oknem Průběh exportu jsou k dispozici vygenerované výstupní XML soubory. Jsou dva, první z nich představuje tzv. soubor základního sběru dat o všech žácích, druhý pak tzv. anonymizovaný soubor s daty žáků se zdravotním postižením, ale také s nadanými žáky apod. V případě, že máte na škole jak žáky se zdravotním postižením (nebo celé třídy klasifikované určitým typem třídy pro postižené žáky), nebo žáky s ostatními typy individuálních vzdělávacích plánů (nadaní žáci), budete pro sběr dat potřebovat oba soubory. Základní soubor s daty všech žáků spadajících pod dané IZO školy. Anonymizovaný soubor s daty žáků se zdravotním postižením, nadáním apod. 10. Klepněte levým tlačítkem myši na názvu toho kterého XML souboru a podle typu prohlížeče postupujte dál uložte si soubory na vhodné místo na disku počítače (např. na Plochu Winwows). Názvy souborů nijak neměňte! Dialogové okno prohlížeče Mozilla Firefox. Oba potřebné XML soubory uložené na ploše Windows. Jsou přichystány k importu do sběrového prostředí serverů MŠMT. 4

5 IMPORT SOUBORŮ MATRIKY 1. Jak se přihlásit do aplikace sběru dat? Otázka: Jak se přihlásit do aplikace sběru dat? Odpověď: Předpokladem je, že znáte své přihlašovací jméno a heslo, pod kterým vás systém sběru dat sběrových serverů pustí do prostředí - jedná se o chráněný přístup. Pokud je neznáte, kontaktujte příslušné pracovníky MŠMT. Přihlašujete se prostřednictvím kódu IZO ředitelství školy (je to vlastně IZO vaší školy jako právnické osoby a začíná ve většině případů číslem 6). Pozor, nepleťte si IZO ředitelství s kódem IZO součástí (na která jsou vázána data sběru matriky žáků, to už jsou kódy IZO jednotlivých vzdělávacích součástí vaší školy)! Do aplikace sběru matričních dat se dostanete prostřednictvím odkazů: nebo sekce Školská matrika 2. Testovací server matriky a server matriky pro ostrý sběr dat MŠMT zpřístupňuje dva servery pro sběr matriky. Jeden z nich je určen pro testování a ladění matričních dat a druhý je určen pro ostrý sběr dat matriky - ten je MŠMT zpřístupněn až v okamžiku zahájení ostrého sběru. 1. Testovací server - se nachází na adrese: 2. Server pro ostrý sběr dat - se nachází na adrese: 3. Jak se v aplikaci sběru dat orientovat, jak postupovat při přenášení dat? Otázka: Jak se orientovat v systému sběru dat aplikace MŠMT a jak postupovat při přenášení dat? Odpověď: Opět předpokládejme, že znáte přihlašovací jméno a heslo a že se vám podařilo do aplikace přihlásit. Nejprve vyberte, pro jakou Součást (Část školy) budete data přenášet, a to výběrem z rozevírací nabídky. Tato součást je vázána na příslušné IZO. Následně již budete importovat data, která máte přichystána v podobě XML souborů. 5

6 Přestože asi není naším posláním - školit vás uživatele v orientaci jiného než našeho prostředí, pokusíme se. Je fakt, že některé školy proces přenosu dat pouze započnou a nedokončí, jiné si nejsou jisty posloupností kroků postupu přenosu dat a proces tím pádem také nedokončí. Následující odstavce proto nejsou z naší strany vyčerpávajícím postupem, jak se orientovat v tomto prostředí (podrobně vám postup jistě byl demonstrován při proškolování jak pracovat s aplikací sběru dat přímo pověřenými pracovníky MŠMT nebo pracovníky příslušného odboru zřizovatele). Následující popis vás tedy provede průběhem zpracování a odesílání výstupních dat (která jste získali z matriky Iškoly) až do úspěšného konce. Poznámka: postup bude demonstrován na fi ktivních datech několika žáků, jejichž data matriky jsou správně vedena a systémem Iškoly pro přenos správně připravena, proto tedy bude popis bez chybových hlášení validátorů MŠMT (tyto tedy nebudou nacházet chyby), díky nimž by přenos nemohl dál pokračovat. 1. Prostudování nápovědy aplikace sběru dat ÚIV Po přihlášení do aplikace sběru dat nejprve doporučujeme prostudovat oficiální nápovědu, která je v systému sběru dat MŠMT k dispozici. Nejprve tedy klepněte (vpravo v prostředí sběru dat) na příslušnou ikonu (VOŠ, SŠ, ZŠ), která odpovídá typu vaší školy. Jsou to jednotlivé soubory nápovědy aplikace sběru dat. Otevře se dokument nápovědy ve formátu PDF. Důležité je zejména dodržení posloupnosti jednotlivých kroků při přenosu dat a samozřejmě také správný výběr a potvrzování jednotlivých kroků přenosu. 2. Kontrola (oprava) nastavení Součástí (Ćástí) vaší školy Prvním významovým krokem z vaší strany by měla být kontrola Nastavení a kontrola Nastavení částí vaší školy v systému sběru dat. Zejména položka Nastavení částí musí být nastavena shodně jak v systému sběru dat, tak i ve vaší Iškole (bylo již zmíněno dříve v této příručce). Klepněte na odkaz Nastavení částí. Otevře se okno s možností překontrolování či korekce nastavení částí školy. Zkontrolujte, případně upravte (či doplňte chybějící část), pokud je nezbytné. 6

7 Věnujte prosím pozornost následujícímu upozornění, musíte si být jisti tím co skutečně děláte! Případné rozpory v číslech částí/součástí (kterými disponuje vaše škola a které by měly být i v systému sběru dat MŠMT a nejsou) konzultujte případně s příslušnými pracovníky MŠMT. Je-li vše v pořádku, a máte-li nachystána výstupní data z Iškoly, můžete přistoupit k přenosu dat. 3. Prvotní přenos výstupních dat matriky ze souboru(ů) XML do pracovních tabulek Přenos dat zahajujete klepnutím na odkaz Import XML. Na následující stránce jsouk dispozici dvě pole, prostřednictvím nichž systému zadáte cestu k souboru(ům) XML s vašimi daty, a to klepnutím na tlačítko Procházet. Měly by být uloženy na vašem pevném disku, poté co vám je systém Iškoly vyexportoval. Nalistování cesty k XML souborům, které jste vygenerovali v systému Iškoly. Nemáte-li v datech žáky se zdr. postižením (či žáky s nadáním), zatrhněte toto zatržítko a cestu k souboru s daty těchto žáků nezadávejte. Jak je to s potřebností importovat jeden či oba XML soubory? a) Oba soubory: Pokud máte žáky se zdravotními postiženími (ale také např. žáky s IVP pro nadání či IVP sociálního charakteru apod.), nezatrhávajte zatržítko Škola nemá žádné žáky se spec. vzděl. potř.: a nalistujte oba potřebné XML soubory. Předávat tedy budete jak celkový soubor, tak i tzv. áčkový soubor (v názvu XML souboru u IZO kódu je písmeno a tzv. anonymizovaného sběru dat, ve kterém jsou uváděny tyto specifi cké údaje. b) Bez souboru anonymizovaného sběru dat: V případě, že takové žáky nemáte, pak naopakk toto zatržítko zatrhněte a cestu k tomuto anonymizovanému souboru již nezadávejte, nebudete jej exportovat do sběru dat. Po nalistování cesty k souboru(ům) XML tedy klepněte na tlačítko Importovat. Systém sběru dat okamžitě začne s validací (kontrolou) vašich výstupních XML dat, průběh je vizuálně zobrazen. V případě, že máte data zcela v pořádku (bez závislostních chyb), pak jste data úspěšně přenesli do systému sběru dat matriky, práce s přenosem XML souborů jako takových pro vás tímto končí, budete pokračovat dalšími operacemi. Je ovšem zřejmé, že validátory přenosu dat nějakou chybu naleznou, pak následuje další etapa a to ta, kdy odstraňujete chyby a logické nesrovnalosti, které tyto validátory (mimochodem, jsou nastaveny skutečně přísně a provádí důkladnou kontrolu) v datech vaší matriky zjistí (viz. následující odstavce). 7

8 4. Validátory hlásí při přenosu dat matriky chyby Otázka: Validátory sběrového prostředí mi hlásí při přenosu dat chyby. Proč je hlásí, když výstupní soubor XML z Iškoly byl v zeleném, tedy kompletně doplněn? Jak postupovat při jejich odstraňování? Odpověď: Validátory prochází vaše XML soubory výstupních dat opravdu důkladně. To, že máte všechny záznamy v Iškole kompletně vyplněny ještě neznamená, že v nich (z pohledu kontroly dat aplikace MŠMT) nemáte logické nesrovnalosti a chyby. Typickými chybami mohou být: Nesprávně použité IZO či číslo Součásti školy - například jste použili v systému Iškoly IZO ředitelství místo IZO součásti, chybně jste doplnili i samotné číslo Součásti. Validátory nejprve kontrolují ve výstupním XML souboru právě tyto dva identifi kátory, které se musí jak v systému Iškoly (tedy i ve vystupním XML souboru) tak i systému sběru dat na MŠMT za vaši školu shodovat (viz pojednání na str. 6 a 7 této příručky). Postup řešení: ověřte tyto kódy z dostupných zdrojů (například na stránkách ofi ciálního rejstříku škol MŠMT: nastavte správně IZO a součást na hlavní stránce školy v systému Iškoly, nastavte toto IZO také na kartách tříd a zkontrolujte, zda je příslušné IZO propojeno až na úrověň karty (do matriky každého žáka) - tento údaj se dědí z karty Třídy, tedy měl by býtpropojen do matriky žáka. Vyexportujte nové výstupní XML soubory a pokračujte novým přenosem těchto opravených dat na servery MŠMT. Pokud jste správně opravili IZO a součást (a kódy se shodují), tak toto chybové hlášení již validátory nebudou hlásit a pustí vás v přenosu dat dál. Logické chyby v datech - validátory hlásí, že k dané položce nesedí další návazná hodnota či příznak. Těchto chyb může být celá řada, alespoň na jednom příkladu naznačíme oč jde. Záleží na tom, o jakou konkrétní chybu jde (závislostních chyb může být skutečně mnoho), jejíž odstranění po vás validátor přenosu dat pořaduje. Příklad chybového hlášení validátoru MŠMT: Objekt (žák), ke kterému se chybové hlášení váže (uvedeno jeho RČ). V systému Iškoly žáka nalezněte dohledáním dle RČ. Délka studia a obor - právě těchto položek se týká toto chybové hlášení Konkrétně v tomto případu byla k nastavenému oboru 1820M01 (Informační technologie) nesprávně nastavena délka studia v podobě kódu 90 (9 let) - správně má být kód 40 (tedy 4 roky). Matriční záznam je nutné opravit v položce Délka vzdělávacího programu v ZŠ právě na hodnotu kódu 40. Vytvořit nový výstupní XML soubor a přenést jej do sběru dat. Po opravení již validátor nebude tuto nesrovnalost hlásit a umožní další postoupení v přenosu dat. 5. Nerozumíme syntaxi chybových hlášení validátorů Otázka: Nerozumíme hlášeným chybám, které zobrazuje validátor, nevíme o jaké položky jde - například co znamená DELST? Odpověď: Otázka navazuje na předchozí dotaz č. 4. Jedná se o interpretaci struktury datového rozhraní sběru dat MŠMT, názvy sloupců a položek. Pro orientaci použijte seznam těchto položek, naleznete jej na stránkách MŠMT na adrese ( kde v poli pro vyhledávání zadáte řetězec znaků Datová rozhraní pro předávání dat). Po potvrzení vyhledávání vám server MŠMT odkaz na tabulku s dokumenty datového rozhraní vyhledá (viz následující obrázky). 8

9 ! Přenos dat matriky do sběrového serveru MŠMT Výpis dokumentace k jednotlivým datovým rozhraním sběru dat matriky Z tabulky datových rozhraní vyberte typ pro vaši školu (ZŠ, SŠ,...) a konzultujte pojem s vysvětlivkou, čeho se týká a matriční záznam opravte. V případě dalších nejasností v porozumění pojmům kontaktujte příslušné pracovníky MŠMT. 6. Jak poznáme, že data prošla přes validátor úpěšně? Otázka: Jak poznáme, že přenos dat matriky proběhl úspěšně? Odpověď: Zde je odpověď jednoduchá - systém sběru dat vypíše hlášení o tom, že přenos proběhl v pořádku a data jsou zakomponována do pracovních tabulek. Ty však ještě musíte přesunout do ostrých tabulek (viz postup dále, str. 13). První obrázek zachycuje průběh importu. Druhý obrázek již naznačuje, že ve vyšich výstupních datech není žádná závislostní chyba, data tedy přešla přes validátor. Zárověň jsou data zakomponována do tzv. pracovních tabulek, ze kterých již můžete získat počtové stavy v náhledu v tiskových sestavách. TIP: Z vámi zaslaných dat jsou vzápětí k dispozici některé základní výkazy (např. výkonový výkaz stavu žáků k danému datu), které naleznete v systému sběru dat matriky pod odkazem Sestavy. Můžete jej vytisknout či uložit (jsou ve formátu PDF). Tím, že odevzdáte správná data matriky v elektronické podobě, odpadá nepohodlné vyplňování statistického výkazu - systém sběru dat matriky jej vlastně vytvoří z vámi zaslaných dat sám. Tyto výkazy již můžete signovat a opatřít razítkem školy a založit do své školní agendy. POZOR, řada z vás v tomto okamžiku s přenosem dat končí, a to v domění, že toto je již vše a že jste data předali. Není tomu tak, data jsou prozatím pouze v pracovních tabulkách a v procesu přenosu dat je nutno pokračovat! 9

10 7. Protokol přehledu import 8. Pokud jsou data strukturálně správně, jak postupovat ve sběrovém prostředí dál? Otázka: Data jsou naimportována v tzv. pracovních tabulkách. Tím končí přenos sběru dat? Odpověď: Nikoliv. Tím, že jsou vaše data v tzv. pracovních dočasných tabulkách, zdaleka nekončí procedura přenosu matričních dat ve sběrovém serveru MŠMT. Práce s daty Pokud je nezbytné (případy konzultujte s požadavky MŠMT), tak prostřednictvím odkazu Práce s daty připojujete nezbytné vysvětlující komentáře k nalezeným nesrovnalostem přepočtů, které systém sběru ve vámi zaslaných datech detekoval. 10

11 Označte vždy příslušný řádek a poté klepněte na odkaz Opravit komentář, komentář doplňte, uložte a pokračujte obdobně dále. Pokud byste i nedoplňovali tyto komentáře (nebyly by po vás systémem sběru dat vyžadovány), můžete pokračovat v procesu předávání dat dále (viz další bod Sestavy). Ve většině případů však nezbytný komentář asi vyžadován bude. Sestavy Již v tomto okamžiku (po přenosu dat ze souborů XML do pracovních tabulek) můžete na vaše data nahlížet prostřednictvím sestav. Klepněte proto na odkaz Sestavy. Prohlížet můžete: - Výkaz školy, Přehledku a Komentář k výkazu (ukázka za SŠ, ve formátu PDF). Hlavní výkonový výkaz M8 (střední školy) 11

12 Hlavní přehledka SŠ... a k ní ještě jedna doplňující. Výstupů je více, máte tedy dostatek podkladů pro kontrolu správnosti zatřídění dat. Pro ZŠ a VOŠ jsou k dipozici obdobné výstupy. 12

13 Komentář Dalším krokem je doplnění povinných komentářů. Bude to u těch nesrovnalostí ve vašich datech, která znamenají výkonové nesrovnalosti a která budete muset sběrnému místu vysvětlit, objasnit či odůvodnit. Poznámka: toto nejsou chyby, které by vznikly při tvorbě výstupních souborů XML z prostředí Iškoly (pokud jste správně data připravili) - jejich validace proběhla v kroku Import XML a zapracování dat do pracovních tabulek! Pokud vaše data byla zapracována do pracovních tabulek, tak soubory XML byly správné - tedy bez takových nesrovnalostí, které by jejich zapracování znemožnily (pokud by v nich byly chyby či nedoplněná matrika, tak by ani do pracovních tabulek nebyly zapracovány a vy byste se přes krok Import XML ani sem do tohoto stavu (kroku Komentář) nedostali. Zdůvodnění v komentářích (tedy ke stavu vašich dat) je zcela na vás, souvisí to např. s nesouhlasícími počty žáků, nízkou naplněností tříd, nízkými počty žáků ve skupinách jazyků atd. Je tedy nutné, abyste v tomto kroku připojili zdůvodňující a (případně obhajující) komentář. K tomuto nálezu je nutné připojit komentář Označte klepnutím myši příslušný řádek a klepněte na odkaz Opravit komentář. Na následující stránce vložte objasňující stanovisko a uložte. Pokračujte obdobně u dalších řádků vyžadujících komentář. Vaše vložené komentáře k řádkům záznamů, které to vyžadovaly. Odeslání fi nálních dat správnímu úřadu - poslední krok při odesílání matriky Nyní jsou již vaše data kompletně doplněna i o potřebné komentáře a moho být odeslána do SÚ (Správnímu úřadu), do ostrých tabulek. Právě až tímto krokem se celý proces přenosu dat finalizuje a zakončuje. Klepněte na odkaz Odeslání SÚ. V pořádku, je hotovo 13

14 Pokud jste došli až sem, tak přenos vašich dat je do systému sběru je u konce - přenos jste dokončili v pořádku. Povšimněte si, že od tohoto okamžiku je tlačítko Přesunout nedostupné (Disable). Znamená to, že vaše data má Správní úřad v ostrých, tedy finálních tabulkách. Po přesunu dat do SÚ se aktualizují výstupní sestavy do finálních (opět oddíl Sestavy), které můžete vytisknout a založit do své školní agendy. Opětovný přenos dat Poznámka: Až do ukončení termínu sběru dat můžete tato ostrá data znovu nahradit novým přenosem, v případě, že nejste spokojeni s výkladem (zatříděním dat) v tabulkách sestav. Dokud tzv. nefinalizujete nalizujete odevzdání dat provedením procedury pomocí odkazu Odeslání SÚ, můžete stále v Iškole data opravovat (ladit), opakovaně nahrávat XML sou- bory do importu, sledovat zatřídění. Ukončení práce s aplikací Odejít (odhlásit se) ze systému sběru dat MŠMT můžete klepnutím na červené tlačítko (úplně vpravo nahoře). 14