i škola.cz Nejčastější dotazy - matrika příručka pro uživatele používající systém iškola.cz Adresa naší školy:

Transkript

1 Nejčastější dotazy - matrika příručka pro uživatele používající systém iškola.cz Tato příručka obsahuje informace k jedinému modulu, jehož název je uveden v záhlaví. Každý modul má svou příručku. Příručky jsou k dispozici ke stažení na Adresa naší školy: Systém iškola.cz je XHTML validní. Systém doporučuje prohlížeč Mozilla FireFox. Verze této příručky: Aktuální verzi této příručky, popisující nejnovější možnosti serveru naleznete ke stažení na serveru v sekci Příručky. Tato příručka je tematicky zaměřena pro typ uživatele - učitel / administrátor. Všechny příručky jsou v aktuálních verzích k dispozici na výše uvedené adrese. Upozorňujeme, že tato příručka je bez jakékoliv redakční a jazykové úpravy. Vyhrazujeme si právo na pozdější změny, zejména pokud verze systému je novější než verze této příručky. 1

2 Obsah 1. Podstata vedení matriky Čím v matrice Iškoly začít? Ověření základních identifi kátorů školy Jak tedy správně vyplňovat matriku žáka? Jde doplňovat matriční data hromadně, tedy efektivně? Jsme kombinovanou školou, s více kódy IZO, lze i u takové vést matriku? Je nutné doplňovat matriku i u žáků v Archivu? Jak na tvorbu výstupních dat? Jak tedy na doplnění chybějících matričních záznamů? Které soubory se při sběru dat zasílají? Jak se přihlásit do aplikace sběru dat? Jak se v aplikaci sběru dat orientovat, jak postupovat při přenášení dat? Validátory UIV hlásí při přenosu dat matriky chyby Nerozumíme syntaxi chybových hlášení validátorů ÚIV Kdy je přenos dat matriky úpěšný? Jak zvaliduji matriční záznamy, které byly pořízeny před zadáním kódu IZO? Jde zvalidovat matriční záznamy (k později dodanémi kódu IZO) i v Archivu? Proč se mi stále hlásí chyba typu Chybějící stupeň školy? Jak se orientovat v prostředí ÚIV při sběru dat?

3 Často kladené dotazy z oblasti matriky 1. Podstata vedení matriky 3 Jak matrika, její vedení a sběr dat z ní funguje? Podstata matriky a pravidla jejího vedení spočívá v následujícím. ÚIV stanovuje základní pravidla týkající se matričních dat, která jsou poměrně přísně a přesně daná a na kterých je také založena konstrukce všech systémů, které jsou schopny výstupy matriky zajišťovat. Tato pravidla je také zapotřebí při vyplňování matriky respektovat, neboť nesprávné a neúplné vedení matriky se jednoznačně promítne do posledních kroků, kterými je odesílání výstupních dat do sběrného systému. Ten je pak v případě nesprávného a neúplného vyplnění není schopen přijmout. Předpokladem je kompletně vyplněný prvotní matriční záznam žáka. Pokud u něj dojde ke změně v matričním údaji, tento (a pouze tento) se zaznamená-doplní v podobě NOVÉHO matričního záznamu, zbylé údaje (které se neměnily) se již opětovně nedopisují, jsou vlastně přebírány z těch starších (tedy pokud existují, pokud jsou v pořádku vyplněny). Princip sběru dat z matriky pak spočívá v průniku matričních záznamů, kdy systém tvorby výstupních dat ověří (v rámci sběrného období) jednak stará data (tedy staré matriční záznamy, které se neměnily) a také nové (ty, které na kartě žáka od posledního sběru dat přibyly jako nové matriční údaje). Z toho pořídí výsledný soubor sběru dat za předmětné sběrné období. Je tedy nutné, aby již PRVNÍ matriční záznam na kartě žáka (jak osobní údaje tak i matrika jako taková) byly KOM- PLETNĚ VYPLNĚNY! Často chybujete v tom, že založíte kartu žáka a kompletně tento jeho prvotní matr. záznam nevyplníte (tedy jak osobní. údaje, tak i údaje o studiu). Pokračujete tak, že až při změně některého z jeho matr. údajů přidáte nový matr. záznam a až ten kompletně vyplníte (třeba až 4 v pořadí). Zůstává vám ovšem ten první (či více) záznamů nevyplněných, které všechny (jak již bylo řečeno výše) spadají svým datem pořízení do předmětného sběrného období a přirozeně systém Iškoly (který z nich pořizuje výstupní XML soubor) je do sběru dat zahrnuje, detekuje jejich nevyplnění (červené chybové hlášení v náhledovém okně tvorby XML výstupu) a nutí vás se k těmto datům vracet a dovyplnit je. Jinak není schopen vygenerovat zcela doplněný komplet výstupních souborů. 2. Čím v matrice Iškoly začít? Kterou součástí v systému Iškoly tedy máme začít, aby šly všechny kroky ve vyplňování matriky návazně po sobě? Doporučujeme následující postup. 1. Nejprve vyplňte na stránce o základních údajích vaší školy všechny povinné matr. záznamy školy jako takové (modul Agenda - Administrace - Údaje o škole). Tedy Typ školy a pak také kódy IZO a k nim čísla Součástí (ekviv. název - Částí) školy. Jejich přidání je úplně při spodním okraji této stránky. Všechny tyto údaje jsou fatálními identifi kátory vaší školy při sběru dat, pod nimi jste vedeni v systému sběr dat na ÚIV. Tyto kódy ověřte (včetně kódů Součáti) na stránkách sběru dat ÚIV po vašem přihlášení do jejich systému sběru dat. Zcela přesně je zaznamenejte do údajů o škole v systému Iškoly. Bez těchto údajů defacto ani nelze pořídit validní výstup dat, data takové školy jsou pro sběr dat serverů ÚIV neidentifi kovatelná! Koneckonců při chybějícím kódu IZO v systému Iškoly ani neuvidíte matriční záznamy žáků a systém vám také neumožní vygenerování výstupních XML dat. Poznámka: Z kódu IZO se také generuje název výstupního XML souboru. Ten také není možno měnit, je nutné jej ponechat v takovém tvaru, jak byl vygenerován systémem. 2. Pak pokračujte kompletním vyplněním matričních údajů tříd (modul Agenda - Administrace - Třídy). Postupně otevírejte karty všech tříd a doplňujte jejich údaje (doporučujeme všechny, snad s výjimkou pole Stručný popis, to je skutečně nepovinný údaj, jehož nevyplnění vám nebude nikde chybět). Pokud si kompletně a správně doplníte tyto údaje (dle toho, čím skutečně daná třída v systému vašeho vzdělávání je), pak se tyto údaje budou dědit do

4 jednotlivých matričních záznamů žáků, tak jak je budete u nich postupně přidávat. Matriční záznamy žáka totiž sahají k těmto identifi kátorům a pokud je nebudete mít na úrovni školy a třídy vyplněny, tak přirozeně budou v tomto kon- krétním matričním záznamu vždy chybět a systém bez jejich doplnění nebude schopen vygenerovat úplný a kompletní výstupní XML soubor. Navíc, stejně se budete muset později k dovyplnění dat na kartách tříd vrátit; systém výstupu matriky to pro pořízení výstupních dat stejně vyžaduje. Na druhou stranu, pokud si již v úvodu nastavíte tyto základní údaje, pak každý nový matriční záznam žáka (které budete přidávat) je bude obsahovat a vy je nebudete muset zpětně doplňovat, budou obsaženy i ve výstupním XML souboru. 3. Ověření základních identifikátorů školy Nejsme si jisti základními identifi kačními údaji naší školy, kde je můžeme ověřit? Tak toto skutečně ověřte, protože jak kódy IZO, tak i čísla Součástí (Částí) školy a také veškeré matriční příznaky Třídy, Oborů, Délky studia (vázano také například k oboru) atd. jsou velmi důležité a musí být vyplněny správně. Údaje můžete ověřit: ze základních dokumentů školy (zřizovací listiny, dokumetace o zařazení do sítě škol apod.) z rejstříků a registrů škol - naleznete například v Rejstříku škol MŠMT ( je to volně přístupný registr, kde by skutečně měly být aktuální údaje o vaší škole, vzdělávacím programu apod. ze systému sběru dat ÚIV ( nebo což jsou však již aplikace, do kterých přistupujete prostřednictvím přihlašovacího jména a hesla vaší školy. Rovněž zde se potřebné údaje ze systému (ve kterém jste vedeni pro sběr dat) dozvíte. Navíc je zde možné je z vaší strany i poupravit, doplnit. 4. Jak tedy správně vyplňovat matriku žáka? Jak tedy máme správně vyplňovat matriku žáka? Dotaz asi nebude možno zodpovědět pár větami, neboť vyplňování matriky žáka se týká spousty povinných údajů. Postup jak vést matriku žáka naleznete v příručce (Agenda - Data - Centrální databáze - Příručky - a zde příslušný dokument ve formátu PDF) a samozřejmě také vyplývá s povinných pravidel matriky stanovených ÚIV. Nicméně opět zopakujeme základní zásadu, že již prvotní záznam (jak osobních dat tak i matriky-tedy studijních matričních podkladů) musí být kompletně vyplněný, nikoliv až v pořadí třeba třetí či čtvrtý, který během školního roku žákovi přidáte. Malý příklad: nepochybně již ten první záznam (například pořízený po nástupu žáka ke studiu, např ) bude zahrnut do předmětného sběrného období (tedy v tomto případě do základního podzimního sběru - toto období je pro ilustraci tohoto příkladu v intervalu až ), vidíte tedy že pokud byste tento matr. záznam z nevyplnili, tak přesto bude zahrnut do sběru dat a přirozeně jeho nekompletnost bude systém Iškoly při tvorbě výstupních dat formátu XML hlásit. Pokud byste tento stav nevyplnění ignorovali a tento soubor XML se pokusili přenést do systému sběru dat matriky na servery ÚIV, tak jejich validátory dat toto zjistí a nepustí vás dál - tento soubor nepřijmou! Bohužel, tyto kontrolní mechanismy se nedají obejít, všechna data vyžadují v kompletním vyplnění. Na tento kompletně vyplněný prvotní matriční záznam pak navazují tzv. změny - podstata spočívá v tom, že pokud se u žáka změní jakýkoliv povinný matriční údaj (ať už je to např. kód obce trvalého pobytu či druh zdravotního postižení) během školního roku (a tedy vlastně v daném rozhodném období), tak pro záznam této nové skutečnosti je nutné vyrobit NOVÝ MATRIČNÍ ZÁZNAM, do kterého uvedete pouze tuto změnu, ostatní data (ta, která se u žáka nemění a která zůstávají) si systém převezme (naklonuje) z minulého matričního záznamu. Vlastně ten první záznam může již existovat v systému ÚIV z minulého sběru a tento druhý - nový záznam novějšího data je pro něj právě tou změnou, kterou si doplní. V případě, že byste tuto novou skutečnost (změnu) zanesli do toho původního matričního 4

5 záznamu, tak byste nezohlednili právě to základní pravidlo - co změna, to nový matriční záznam a matrika žáka by tímto vlastně byla zkreslována (totiž v tom, že změna by byla doplněna do např. půl roku starého matričního záznamu). Příklad: žák má kompletní matriční záznam např. ke dni Proběhne podzimní sběr dat (v rámci rozhodného období ), tedy tato data dostane systém ÚIV. Následně nastává u žáka změna (například ve zdravotním postižení, doloženo ofi c. dokumentem). Pokud mu zaznamenáte tuto změnu do nového matr. záznamu, který bude mít datum , pak postupujete správně, správně zaznamenáte tuto změnu v novém matr. záznamu (ostatní data zůsatnou stejná). Pokud byste ovšem tuto změnu zaznamenali v rámci stávajícího posledního existujícího matr. záznamu (tedy do záznamu ), pak zkreslujete data a budete se snažit podsunout systému ÚIV změnu, která ovšem v záznamu z nemá co dělat, zde je zjevná disproporce mezi tím jaká data z datumu již systém ÚIV má a jaká byste mu se stejným datem (ale změnou) při novém sběru zasílali. Samotné vyplňování položek zcela vyplývá z místních podmínek školy. Je zde spousta závislostí založených na typu školy, typu třídy, zda jsou členy třídy i žáci se zdravotním postižením, jaká délka studia se váže k danému typu studia a studijnímu oboru, atd. To vše konzultujte se svými základními dokumenty (zřizovací listina, rejstřík škol apod.) a správně vyplňujte výběrem kódů z číselníků. Respektujte pravidla vedení matriky, která stanovuje ÚIV. 5. Jde doplňovat matriční data hromadně, tedy efektivně? Spousta matričních dat je u žáků stejná. Lze nějak zefektivnit jejich vyplňování hromadným doplněním? Ano, prostřednictvím doplnění dat - například předmětné třídě ( Agenda - Administrace - Školní matrka - Hromadné nastavení dat). Vyberte třídu a z nabídky Položka matriky prvě tu, kterou chcete žákům této třídy hromadně doplnit. POZOR, velmi důležité je, k jakému datu tento matriční záznam pořizujete, to je nutné si uvědomit a správně je zadat. Na následující stránce vložte potřebná data za pomoci výběru kódu z číselníku (tlačítko se třemi tečkami ). TIP : pokud je to kód, který je naprosto stejný u všech žáků, tak po jeho doplnění výběrem z číselníhu u prvního žáka, můžete tento kód naklonovat všem ostatním žákům klepnutím na tlačítko se dvěma šipkami (u toho prvního doplněného kódu). Daný kód se doplní všem. V následujícím kroku potvrďte a je hotovo. Takto můžete poměrně efektivně a rychle zaplňovat matriku žáků údaji, které jsou pro všechny stejné, přirozeně sami musíte zvážit, pro který matr. údaj toto hromadné naplňování můžete použít a opět - s ohledem na respektování obecných pravidel vedení matriky žáka. 6. Jsme kombinovanou školou, s více kódy IZO, lze i u takové vést matriku? Jsme školou, která má více vzdělávacích součástí, kdy každá z nich má své individuální IZO. Můžeme i v takovém případě vést matriku žáků a odesílat ji ve sběru dat? Ano, přirozeně. Na hlavní stránce školy nastavte typ školy a potřebný počet kódů IZO a k nim označení jednotlivých Součástí (Částí) školy (Agenda - Administrace - Údaje o škole). Na kartách tříd pak vyberte z nabídky kódů IZO to, které se k dané třídě (a zřejmě i vzdělávacímu oboru) váže ( Agenda - Administrace - Třídy). Nastavený kód IZO u této třídy se bude promítat do matr. záznamů žáků. 5

6 7. Je nutné doplňovat matriku i u žáků v Archivu? Žáci, co ukončili studium na škole máme v Archivu. Musíme i u nich doplňovat matriku? Ano, a to v případě, že to budou žáci, jejichž matriční záznamy (opět) budou spadat do rozhodného období pro pořizování sběru dat. Nejlépe to bude zase zřejmé z malého příkladu. Příklad1: student 4. ročníku střední školy ukončil zdárně studium posledního ročníku (květen 2008) a také úspěšně složil maturitní zkoušku (např ), byl proto přesunut do Archivu. V průběhu šk. roku 2007/08 má několik nových matričních záznamů; jako poslední jsou evidovány právě maturitní matriční záznamy. Vzhledem k rozhodnému období podzimního sběru ( ) všechny tyto záznamy (spadající svým datem do tohoto období) budou exportovány v tomto základním sběru. Musíte je tedy doplnit, aby byly považovány za validní a systém sběru dat přijmul XML soubory obsahující i záznamy o žácích kteří zakončili studium na škole. Příklad 2: žák SŠ v průběhu školního roku 2007/08 (např ) na vlastní žádost ukončil studium, ze systému aktivních dat tedy odchází, je přesunut do Archivu. I u něj musíte doplnit matriku, jeho posledním záznamem před přesunem do Archivu by mělo výt vytvoření nového matričního záznamu (tedy s datem ), kde jen doplníte poslední změnový údaj v polích Příznak vzdělávání, opakování, přerušení vzdělávání - vyberete z číselníku příslušný kód ukončení vzdělávání. Tento matriční záznam uložíte klepnutím na tlačítko Potvrdit a je hotovo, žák může být přesunut do Archivu. Opět - matriční záznam spadá do období základního sběru dat, tento žák z Archivu bude tedy díky svému poslednímu matr. záznamu z (jeho ukončení studia) zahrnut do výstupního XML souboru. Systém sběr dat potřebuje pro svá statistická šetření vědět i o žácích, kteří právě opouští školu, ukončují studium, přestupují na jinou školu apod. Proto tedy z principu musí být tito žáci (přítomni v Archivu) do výstupního souboru v daném sběrném období zahrnuti, jinak by systém sběru dat nemohl zjistit požadované počty o absolventech, přestu- pech, ukončování studia apod. Jejich matriku tedy musíte doplnit! Důležitá poznámka: z předchozího odstavce vyplývá, že validátory serverů ÚIV jsou tedy schopny detekovat nevyplnění matr. dat u zaarchivovaných žácků. Co se týká možnosti doplnění těchto dat - systém Iškoly toto umožňuje, můžete tedy matriční data u žáků v Archivu doplnit, včetně případně opomenutých údajů u maturity či závěrečné zkoušky. 8. Jak na tvorbu výstupních dat? Blíží se termín sběru dat, jakým způsobem máme pořídit výstupní data? Předpokládejme, že máte všechny základní nastavení - zejména IZO školy a Součást (Část) školy v systému Iškoly doplněny a matriku žáků vedenou, zaznamenávanou. Pak přejděte na nástroj, který pořizuje výstupní data pro sběr matriky (modul Agenda - Administrace - Školní matrika - Export školní matriky). V případě, že se vám v následujícím kroku nenačte stránka s výběrem sběrného období a se základním nastavením sběru dat, pak zjevně nemáte doplněný základní identifi kátor vaší školy a to IZO a Součásti. Vraťte se zpět na Hlavní stránku školy (modul Agenda - Administrace - Údaje o škole - záložka Základní údaje a dole při spodním okraji přidejte požadovaný kód / kódy IZO a čísla Součástí). Pak se ale budete muset vrátit zpět k nastavení tříd, jít na jejich jednotlivé karty a pro každou třídu aktivovat příslušné IZO (viz postup na str. 3). Návazně také budete muset v tomto specifi ckém případě při opomenutí vstupního zadání kódu IZO (a následném vyplňování matriky žáků) zvalidovat právě již existující matriční záznamy, které byly žákům přidávány, aniž jste měli zaznamenané IZO (viz postup na str. 11 ). Bez kódu IZO není možné pokračovat v pořizování výstupního souboru XML! Kód IZO je jednoznačným identifikátorem školy a jejích vzdělávacích součástí, bez něho není vlastně možné matriku vést a předávat. V případě, že máte již odpočátku vše řádně vedeno, musíte před potvrzením operace tvorby výstupních XML dat zvolit příslušné sběrné období, IZO pro které mají být výstupní data vytvořena (v případě více IZO, tedy více vašich Součástí, která máte ve vzdělávacím sytému se proces opakuje s výběrem dalšího IZO), kontaktu, telefonu a u 6

7 a poté již klepnutím na tlačítko Potvrdit spouštíte proces tvormy výstupních XML dat. V náhledovém okně Průběh exportování dat můžete sledovat stav, jak systém prochází jednotlivé žáky a jejich VŠECHNY matriční záznamy a sleduje, zda je v nich záznam dat kompletní. Buďte trpěliví, dle velikosti vaší školy (tedy i počtu žáků v systému) a rychlosti vašeho internetového připojení to může chvíli trvat (větš. v rozsahu několika vteřin u malých škol až po několik minut u škol rozsáhlých). Zeleně odsouhlasované záznamy (status Záznam je v pořádku) znamená, že daný matriční záznam je kompletně vyplněný. Červeně zvýrazněné záznamy (status např. Jan Kopyto: Kód položky Příznak vzdělávání, opakování, přerušení vzdělá- vání nebyl nalezen v číselníku) značí, že některé ze záznamů nebyly vyplněny. Ty je nutno doplnit a to bezpodmínečně včechny, jinak výstupní soubor nebude kompletní a validátory serevrů ÚIV to rovněž zjistí. 9. Jak tedy na doplnění chybějících matričních záznamů? Při tvorbě výstupních dat vidíme spoustu chybějících záznamů. Jak je doplňovat - budeme muset vždy jednoho žáka nalistovat v systému Iškoly, najít předmětný záznam a doplnit jej a pak znovu spustit systém tvorby dat, abychom zjistili dalšího žáka a obdobně jej doplnili? To by bylo značně zdlouhavé a nepohodlné. Ano, takto by to bylo skutečně nešlo, bylo by to velmi úmorné. Klepněte přímo na předmětném červeném chybovém záznamu, odkaz vás zavede v nově otevřeném okně či záložce ve stávajícím okně (dle typu a verze vašeho www prohlížeče) přímo na matriční záznam tohoto žáka, na kterém bezpečně uvidíte, ve které sekci jste záznam zapoměli doplnit. Záznam doplňte a uložte klepnutím na tlačítko Potvrdit. Pokud má být toto doplnění v rámci stávajícího matričního záznamu, pak v návazném kroku zvolte položku Ne a finálně potvrďte. Tento matriční záznam je doplněn a při příští tvorbě XML výstupu již nebude jako chybový fi gurovat. Postupujte obdobně dál a postupně odstraňujte nedodělky - doplňujte neúplné matriční záznamy. 7

8 10. Které soubory se při sběru dat zasílají? Měli bychom mít všechny matriční záznamy doplněné. Co dál, které soubory se při sběru dat zasílají? Systém (dle typu školy a vždy vázaně ke kódu IZO a číslu součásti) vygeneruje dva XML soubory. Opět bude asi nejlépe naznačit na příkladu. Typ školy, zde jako SŠ Vygenerovány jsou vždy dva soubory žáků - vázaně na IZO, v jehož systému vzdělávání fi gurují. První představuje kompletní sestavu žáků školy, druhý soubor (jehož posledním znakem před koncovkou je znak a ) představuje sadu žáků se zdr. postižením. Mezi číslem IZO a číslem součásti je podtržítko. Byť žádného zdr. postiž. žáka na škole nemáte, tento soubor systém generuje, je ale prázdný, bez dat. Postup jak uložit tyto soubory na disk vašeho počítače (ze systému prohlížeče Internet Explorer či Mozilla / Firefox) naleznete v samotné příručce Matriky (v Iškole modul Agenda - Administrace - Data - Centrální databáze - Příručky). Po uložení souborů XML na váš pevný disk NEMĚŇTE jejich názvy, musí být předávány do sběru dat systému ÚIV právě v této podobě (tedy za předpokladu, že se shodují s identifikátory vaší školy v systému ÚIV)! Pokud by následně při předávání těchto souborů - při pokusu o jejich přenesení do systému sběru dat ÚIV - jejich validátory hlásily, že očekávají soubory jiného jména (čísla) či hlásily, že očekávají jinou Součást, tak zjevně číslo IZO a číslo Součásti (která máte v systému Iškoly a od kterých se odvozují názvy výstupních souborů XML) nekore- spondují s čísly IZO a Součástí, pod kterými jste vedeni na ÚIV v systému sběru dat. Identifikátory ověřte (viz str. 4) a případně v systému Iškoly opravte, vygenerujte nové výstupní soubory a znovu započněte proces předání dat. 8 Znaky odvozeny od kódu IZO Znaky Součásti (Části) školy Písmeno a symbolizuje výstupní soubor se zdravotně postiženými žáky Které soubory se tedy předávají? 1. Pokud máte i žáky se zdravotním postižením (tedy žáky se specif. vzdělávacími potřebami), předáváte oba dva soubory. 2. Pokud nemáte žáky se zdravotním postižením (tedy máte jen žáky bez specif. vzdělávacích potřeb), předáváte pouze data soboru BEZ označení písmenem a. Přímo v prostředí serveru ÚIV pak zatrhnete zatržítko, které specifi kuje, že Škola nemá žádné žáky se spec. vzdělávacími potřebami (viz pojednání v otázce 12 na str. 9). 11. Jak se přihlásit do aplikace sběru dat? Jak se přihlásit do aplikace sběru dat? Předpokladem je, že znáte své přihlašovací jméno a heslo, pod kterým vás systém sběru dat serverů ÚIV pustí do prostředí - jedná se o chráněný přístup. Pokud je neznáte, kontaktujte příslušné pracovníky ÚIV. Přihlašujete se prostřednictvím kódu IZO ředitelství školy (je to vlastně IZO vaší školy jako právnické osoby a začíná ve většině případů číslem 6). Pozor nepleťte si IZO ředitelství s kódem IZO součástí (na která jsou vázána data sběru matriky žáků, to už jsou kódy IZO jednotlivých vzdělávacích součástí vaší školy)! Do aplikace sběru matričních dat se dostanete prostřednictvím odkazů: nebo sekce Školská matrika 12. Jak se v aplikaci sběru dat orientovat, jak postupovat při přenášení dat? Jak se orientovat v systému sběru dat aplikace ÚIV a jak postupovat při přenášení dat? Opět předpokládejme, že znáte přihlašovací jméno a heslo a že se vám podařilo do aplikace přihlásit.

9 Nejprve vyberte, pro jakou Součást (Část školy) budete data přenášet, a to výběrem z rozevírací nabídky. Tato součást je vázána na příslušné IZO. Následně již budete importovat data, která máte přichystána v podobě XML souborů. Postup při importu dat: Klepněte na odkaz Import XML. Nalistování cesty k XML souborům, které jste vygenerovali v systému Iškoly. Zadejte cestu k souborům XML, které máte uloženy na vašem pevném disku. Pokud nemáte žáky se specif. vzděl. potřebami, zatrhněte příslušné zatržítko a cestu k tomuto souboru již nezadávejte, nebudete jej exportovat do sběru dat. Klepněte na tlačítko Odeslat - systém ÚIV validátorů započne s oveřováním dat vašich souborů. Sledujte průběh validace; v ideálním případě budou vaše data již na první pokus kompletní a validátory ohlásí, že data jsou v pořádku a že je vkládají do pracovních tabulek. V takovém případě jste data úspěšně přenesli do systému sběru dat matriky, práce s přenosem dat pro vás tímto končí. Je ovšem zřejmé, že validátory přenosu dat nějakou chybu naleznou, pak následuje další etapa a to ta, kdy odstraňujete chyby a logické nesrovnalosti, které tyto validátory (mimochodem, jsou nastaveny skutečně přísně a provádí důkladnou kontrolu) v datech vaší matriky zjistí (viz. následující odstavce). 13. Validátory UIV hlásí při přenosu dat matriky chyby 9 Nemáte-li v datech žáky se zdr. postižením, zatrhněte toto zatržítko a cestu k souboru s daty těchto žáků nezadávejte. Validátory UIV mi hlásí při přenosu dat chyby. Proč je hlásí, když výstupní soubor XML z Iškoly byl v zeleném, tedy kompletně doplněn? Jak postupovat při jejich odstraňování? Validátory UIV prochází vaše XML soubory výstupních dat opravdu důkladně. To, že máte všechny záznamy v Iškole

10 kompletně vyplněny ještě neznamená, že v nich (z pohledu kontroly dat na ÚIV) nemáte logické nesrovnalosti a chyby. Typickými chybami mohou být: Nesprávně použité IZO či číslo Součásti školy - například jste použili v systému Iškoly IZO ředitelství místo IZO součásti, chybně jste doplnili i samotné číslo Součásti. Validátory nejprve kontrolují ve výstupním XML souboru právě tyto dva identifi kátory, které se musí jak v systému Iškoly (tedy i ve vystupním XML souboru) tak i systému sběru dat na ÚIV za vaši školu shodovat. Postup řešení: ověřte tyto kódy z dostupných zdrojů (viz. info na str. 4), nastavte správně IZO a Součást na hlavní stránce školy v systému Iškoly, nastavte toto IZO také na kartách tříd a zvalidujte všechny matr. záznamy právě ve vztahu k tomuto nově zadanému kódu IZO (postup viz str. 11), vyexportujte nové výstupní XML soubory a pokračujte novým přenosem těchto opravených dat na servery UIV. Pokud jste správně opravili IZO a Součást (a kódy se shodují), tak toto chybové hlášení již validátory ÚIV nebudou hlásit a pustí vás v přenosu dat dál. Logické chyby v datech - validátory hlásí, že k dané položce nesedí další návazná hodnota či příznak. Těchto chyb může být celá řada, alespoň na jednom příkladu naznačíme oč jde. Záleží na tom, o jakou konkrétní chybu jde, jejíž odstranění po vás validátor přenosu dat pořaduje. Příklad chybového hlášení validátoru ÚIV: Objekt (žák), ke kterému se chybové hlášení váže (uvedeno jeho RČ). V systému Iškoly žáka nalezněte dohledáním dle RČ. Délka studia a obor - právě těchto položek se týká toto chybové hlášení Konkrétně v tomto případu byla k nastavenému oboru 7901C001 (Základní škola) nesprávně nastavena délka studia v podobě kódu 50 (5 let) - správně má být kód 90 (tedy 9 let). Matriční záznam je nutné opravit v položce Délka vzdělávacího programu v ZŠ právě na hodnotu kódu 90. Vytvořit nový výstupní XML soubor a přenést jej do sběru dat. Po opravení již validátor nebude tuto nesrovnalost hlásit a umožní další postoupení v přenosu dat. 14. Nerozumíme syntaxi chybových hlášení validátorů ÚIV Nerozumíme hlášeným chybám, které zobrazuje validátor ÚIV, nevíme o jaké položky jde - například co znamená DELST? Otázka navazuje na předchozí dotaz č. 13. Jedná se o interpretaci struktury datového rozhraní sběru dat ÚIV, názvy sloupců a položek. Pro orientaci použijte seznam těchto položek - naleznete jej například na stránce ÚIV na adrese (Datové rozhraní). Pokud by se lokace tohoto souboru na stránkách ÚIV změnila (a také se struktura aktualizovala), zadejte na stránkách ÚIV ve vyhledávání pojem datové rozhraní a po potvrzení vyhledávání vám server ÚIV odkaz na tabulku s dokumenty datového rozhraní vyhledá (viz obr. níže). Nalezený odkaz na datové rozhraní sběru dat Z tabulky datových rozhraní vyberte typ pro vaši školu (ZŠ, SŠ,...) a konzultujte pojem s vysvětlivkou, čeho se týká a matriční záznam opravte. V případě dalších nejasností v porozumnění pojmům kontaktujte příslušné pracovníky ÚIV. 10

11 15. Kdy je přenos dat matriky úpěšný? Jak poznáme, že přenos dat matriky proběhl úspěšně? Zde je odpověď jednoduchá - systém sběru dat vypíše hlášení o tom, že přenos proběhl v pořádku a data jsou zakomponována do pracovních tabulek. TIP: Z vámi zaslaných dat jsou vzápětí k dispozici některé základní výkazy (např. výkonový výkaz stavu žáků k danému datu), které naleznete v systému sběru dat matriky pod odkazem Sestavy. Můžete jej vytisknout či uložit (jsou ve formátu PDF). Tím, že odevzdáte správná data matriky v elektronické podobě, odpadá nepohodlné vyplňování statistického výkazu - systém sběru dat matriky jej vytvoří z vámi zaslaných dat sám. 16. Jak zvaliduji matriční záznamy, které byly pořízeny před zadáním kódu IZO? Neměli jsme v systému zadaný kód IZO (či měli jsme zadaný nesprávný). Jak provedeme validaci matričních záznamů právě k opravenému kódu IZO? Ano, to je pravda - bez této validace dřívěji zadaných matričních záznamů (které nejsou vázány na později doplněné IZO) by tyto byly v systému sběru dat ignorovány, což by bylo samozřejmě špatně. Příklad: Matriční záznam žáka, který byl pořízen dříve než bylo zadáno IZO (nebo záznamy, které je nutné zvalidovat vůči změně kódu IZO) vypadají takto: Pokud byste tento záznam nezvalidovali, tedy nepřiřadili k platnému kódu IZO, byl by ignorován, nezařazen do výst. souboru. Řešení: nejprve doplňte správné IZO na hlavní stránce školy v systému (Agenda - Administrace - Údaje o škole, záložka Základní údaje), včetně případné opravy čísla Součásti (Části) školy. přiřaďte toto opravené IZO třídám (vždy na kartě té které třídy Agenda - Administrace - Třídy) - výběrem z rozevírací nabídky a změnu potvrďte. stále na kartě této třídy se přesuňte na poslední záložku v pořadí, tedy Hromadné nastavení matriky. K dispozici je jediné tlačítko Potvrdit, které zvaliduje všechny matriční záznamy žáků této třídy právě k tomuto opravenému kódu IZO. obdobně postupujte i u ostatních tříd. Tímto postupem zvalidujete všechny matriční záznamy ke zpětně doplněnému kódu IZO, nebudou již tedy ve sběru dat ignorovány (červené chybovén hlášení zmizí), naopak budou jako validní zahrnuty do výstupního XML souboru. 11

12 17. Jde zvalidovat matriční záznamy (k později dodanémi kódu IZO) i v Archivu? Máme řadu žáků v Archivu, kteří ovšem spadají svými matričními záznamy do aktuálního rozhodného období sběru dat. I u nich nám hlásí červené hlášení nekorektní vazbu (k námi zpětně doplněnému / opravenému) kódu IZO - to jsme skutečně doplnili až později. Jde zvalidovat tyto záznamy v Archivu také hromadně, podobně jako u aktivních tříd? Otázka navazuje na předchozí bod 16. Odpověď zní - nikoliv. Archiv je zcela oddělená aplikace, zahrnující jen statické záznamy bez provázanosti skripty do aktivní části Iškoly. Objekty (žáci) v archivu vlastně nemají již přidělenou třídu, studium skončili již třeba před řadou let, není zde žádná vazba na kalendář, časové období. Vše se zde již doplňuje manuálně. Řešení: Zobrazte vždy daný objekt (žáka) v Archivu do jeho archivní karty, přejděte na záložku Matrika a zvalidujte jeho předmětné matriční záznamy klepnutím na tlačítko Potvrdit - nachází se vlastně hned pod rozevírací nabídkou kódů IZO. Tím tento (a obdobně) i další záznamy zvalidu- jete a tento žák (například absolvent) může být zahrnut do sběru dat se všemi svými platnými matr. záznamy, spadajícími do sběrného období. Poznámka: samozřejmě - pokud budou u tohoto žáka záznamy vyloženě staršího data - tedy ty, které již nespadají do rozhodného období (např. matr. záznam z již nebude zahrnován do rozhodného období podzimního sběru dat ) - zde vyloženě záleží na vás, zda si je také postupně zvalidujete či nikoliv, na sběr dat tyto starém záznamy nemají vliv, jedná se jen o vlastní pořádek v datech. 18. Proč se mi stále hlásí chyba typu Chybějící stupeň školy? Jsem si jist, že mám kompletně vyplněny všechny matriční záznamy žáka, i třídy. Přesto mi systém při pořizování výstupních dat XML systému hlásí u některých matr. záznamů hlásí chybějící stupeň školy či typ třídy, tedy chyby jakoby vázané na kartu třídy. Pohledem na kartu této třídy vidím, že tam je vše vyplněno. Kde je chyba? Ano, rozumíme dotazu. Problém je v tom, že tento žák má zjevně některé matriční záznamy (daného data) pořízeny v době, kdy na kartě třídy nebyly tuto údaje vyplněny. Schválně klepněte v náhledovém kontrolním okně pořizování výstupu dat na tento chybový odkaz - otevře se vám karta žáka s osobními údaji (dle typu vašeho www prohlížeče v novém okně či jako nová záložka ve stávajícím okně). Přejděte právě na osobní záznam toho chybového data. Uvidíte sice, že v tomto záznamu osobních údajů je sice na první pohled vše v pořádku, ale upřete pozornost na čtvrtý řádek v pořadí - Třída do které patří. Zde sice vidíte, že je zařazen do správné třídy, ale pokud klepnete vedle vpravo na drobný odkaz Upravit, otevře se vám plovoucí okno, ve kterém uvidíte, že osobí záznam tohoto data (obdobně možná i další) není úplný, chybí mu doplnění (viz obr. níže). 12 Pomocí číselníku záznam doplňte. Řešení: V plovoucím okně pomocí číselníku doplňte požadované údaje. Obdobně postupujte i u obdobných vadných záznamů. Otázka 2: Proč tomu tak je, proč se po doplnění těchto údajů na kartě třídy tento matriční záznam osobních dat sám automaticky nedoplnil a musí se to dělat takto ručně?

13 Odpověď 2: Každý matriční záznam, ať už je to osobní údaj nebo matriční záznam studia, je vždy vztažen k danému stavu žáka, k danému okamžiku (chcete-li datumu). Systém nemůže samovolně sám měnit tento existující matriční záznam, prostože nemůže o jakou významovou změnu jde. Samovolné měnění záznamů tohoto charakteru systémem zpětně do historie je nepřípustné, systém může vyrobit nový záznam (v případě nové matr. skutečnosti), ale skutečně již nemůže samovolně měnit matriční záznam jednou (v určitém obrazu dat) přidaný. Koneckonců, ani by zpětně nevěděl, za jaké období by měl tuto změnu sám provést (co když je to změna pouze krátkodobého charakteru, třeba jen měsíc stará, a není možné ji plošně aplikovat do zpětného období). Proto je nutné, aby toto bylo uživatelsky (na vaší straně) pod kontrolou a aby byla tato nesrovnalost vámi opravena, s vědomím, co vlatně s tímto záznamem děláte. 19. Jak se orientovat v prostředí ÚIV při sběru dat? Nejsme si jisti orientací v prostředí aplikace sběru dat ÚIV a také postupem. Můžete poradit? Přestože asi není naším posláním - školit vás uživatele v orientaci jiného než našeho prostředí, pokusíme se. Je fakt, že některé školy proces přenosu dat pouze započnou a nedokončí, jiné si nejsou jisty posloupností kroků postupu přenosu dat a proces tím pádem také nedokončí. Následující odstavce proto nejsou z naší strany vyčerpávajícím postupem, jak se orientovat v tomto prostředí (podrobně vám postup jistě byl demonstrován při proškolování jak pracovat s aplikací sběru dat přímo pověřenými pracovníky ÚIV nebo pracovníky příslušného odboru zřizovatele). Následující popis vás tedy provede průběhem zpracování a odesílání výstupních dat (která jste získali z matriky Iškoly) až do úspěšného konce. Poznámka: postup bude demonstrován na fi ktivních datech několika žáků, jejichž data matriky jsou správně vedena a systémem Iškoly pro přenos správně připravena, proto tedy bude popis bez chybových hlášení validátorů ÚIV (tyto tedy nebudou nacházet chyby), díky nimž by přenos nemohl dál pokračovat. 1. Prostudování nápovědy aplikace sběru dat ÚIV Po přihlášení do aplikace sběru dat nejprve doporučujeme prostudovat ofi ciální nápovědu, která je v systému sběru dat ÚIV k dispozici. Nejprve tedy klepněte (vpravo v prostředí sběru dat) na příslušnou ikonu (VOŠ, SŠ, ZŠ), která odpovídá typu vaší školy. Jsou to jednotlivé soubory nápovědy aplikace sběru dat. Otevře se dokument nápovědy ve formátu PDF. Důležité je zejména dodržení posloupnosti jednotlivých kroků při přenosu dat a samozřejmě také správný výběr a potvrzování jednotlivých kroků přenosu. 13

14 2. Kontrola (oprava) nastavení Součástí vaší školy Prvním významovým krokem z vaší strany by měla být kontrola Nastavení a kontrola Nastavení částí vaší školy v systému sběru dat. Zejména položka Nastavení částí musí být nastavena shodně jak v systému sběru dat, tak i ve vaší Iškole (bylo již zmíněno dříve v této příručce). Klepněte na odkaz Nastavení částí. Otevře se okno s možností překontrolování či korekce nastavení částí školy. Zkontrolujte, případně upravte (či doplňte chybějící část), pokud je nezbytné. Věnujte prosím pozornost následujícímu upozornění, musíte si být jisti tím co skutečně děláte! Případné rozpory v číslech částí/součástí (kterými disponuje vaše škola a které by měly být i v systému sběru dat ÚIV a nejsou) konzultujte případně s příslušnými pracovníky ÚIV. Je-li vše v pořádku, a máte-li nachystána výstupní data z Iškoly, můžete přistoupit k přenosu dat. 3. Prvotní přenos výstupních dat matriky ze souboru(ů) XML do pracovních tabulek Přenos dat zahajujete klepnutím na odkaz Import XML. Na následující stránce jsouk dispozici dvě pole, prostřednictvím nichž systému zadáte cestu k souboru(ům) XML s vašimi daty, a to klepnutím na tlačítko Procházet. Měly by být uloženy na vašem pevném disku, poté co vám je systém Iškoly vyexportoval. Po nalistování cesty k souboru(ům) XML klepněte na tlačítko Odeslat. Systém sběru dat okamžitě začne s validací (kontrolou) vašich výstupních XML dat, průběh je vizuálně zobrazen. V případě, že vaše data byla zcela v pořádku, systém sběru dat vypíše souhlasné hlášení a data zakomponuje do pracovních tabulek. POZOR, řada z vás v tomto okamžiku s přenosem dat končí, a to v domění, že toto je již vše a že jste data předali. Není tomu tak, data jsou prozatím pouze v pracovních tabulkách a v procesu přenosu dat je nutno pokračovat! 14

15 4. Práce s daty Pokud je nezbytné (případy konzultujte s požadavky ÚIV), tak prostřednictvím odkazu Práce s daty připojujete nezbytné vysvětlující komentáře k nalezeným nesrovnalostem přepočtů, které systém sběru ve vámi zaslaných datech detekoval. Označte vždy příslušný řádek a poté klepněte na odkaz Opravit komentář, komentář doplňte, uložte a pokračujte obdobně dále. Pokud byste i nedoplňovali tyto komentáře (nebyly by po vás vyžadovány), můžete pokračovat v procesu předávání dat dále (viz bod 5). 5. Sestavy Již v tomto okamžiku (po přenosu dat ze souborů XML do pracovních tabulek) můžete na vaše data nahlížet prostřednictvím sestav. Klepněte proto na odkaz Sestavy. Prohlížet můžete: - Výkaz školy, Přehledku a Komentář k výkazu (jsou ve formátu PDF). 15

16 16

17 6. Komentář Dalším krokem je doplnění povinných komentářů. Bude to u těch nesrovnalostí ve vašich datech, která znamenají výkonové nesrovnalosti a která budete muset sběrnému místu vysvětlit, objasnit či odůvodnit. Poznámka: toto nejsou chyby, které by vznikly při tvorbě výstupních souborů XML z prostředí Iškoly (pokud jste správně data připravili) - jejich validace proběhla v kroku Import XML a zapracování dat do pracovních tabulek! Pokud vaše data byla zapracována do pracovních tabulek, tak soubory XML byly správné - tedy bez takových nesrovnalostí, které by jejich zapracování znemožnily (pokud by v nich byly chyby či nedoplněná matrika, tak by ani do pracovních tabulek nebyly zapracovány a vy byste se přes krok Import XML ani sem do tohoto stavu (kroku č. 6) nedostali. Zdůvodnění v komentářích (tedy ke stavu vašich dat) je zcela na vás, souvisí to např. s nesouhlasícími počty žáků, nízkými počty žáků ve skupinách atd. Je tedy nutné, abyste v tomto kroku připojili zdůvodňující a (případně obhajující) komentář. K tomuto nálezu je nutné připojit komentář Označte klepnutím myši příslušný řádek a klepněte na odkaz Opravit komentář. Na následující stránce vložte objasňující stanovisko a uložte. Pokračujte obdobně u dalších řádků vyžadujících komentář. Vaše vložené komentáře k řádkům záznamů, které to vyžadovaly. 7. Odeslání SÚ Nyní jsou již vaše data kompletně doplněna i o potřebné komentáře a moho být odeslána do SÚ (Správnímu úřadu), do ostrých tabulek. Právě až tímto krokem se celý proces přenosu dat finalizuje a zakončuje. Klepněte na odkaz Odeslání SÚ. V pořádku, je hotovo 17

18 Pokud jste došli až sem, tak přenos vašich dat je do systému sběru je u konce - přenos jste dokončili v pořádku. Povšimněte si, že od tohoto okamžiku je tlačítko Přesunout nedostupné (Disable). Znamená to, že vaše data má Správní úřad v ostrých, tedy finálních tabulkách. Po přesunu dat do SÚ se aktualizují výstupní sestavy do fi nálních (opět oddíl Sestavy), které můžete vytisknout a založit do své školní agendy. Již finální tisková sestava výkazu S o střední škole (bez vodoznaku dat v pracovních tabulkách). 8. Opětovný přenos dat Poznámka: Až do ukončení sběru dat můžete tato ostrá data znovu nahradit novým přenosem (v případě, že sezdáte, že přeci jen bude na vaší straně nutný vstup do dat, vygenerování nových XML souborů a nový přenos). Zrealizujete to tak, že po novém přihlášení znovu zopakujete celý proces, tedy od prvotního Importu XML (aktualizovaného o změny) až po samotný konec přenosu dat v podobě Odeslání SÚ. 9. Ukončení práce s aplikací Odejít (odhlásit se) ze systému sběru dat ÚIV můžete klepnutím na červené tlačítko (úplně vpravo nahoře). 18