Převod úvazků a rozvrhů z ASC

Transkript

1 příručka 27 PŘEVOD ÚVAZKŮ A ROZVRHU Z ASC příručka pro možnost načtení úvazků a hotového rozvrhu ze systému ASC rozvrhy Každá příručka obsahuje informace k modulu, jehož název je uveden v záhlaví. Každý modul má svou příručku. Příručky jsou k dispozici ke stažení na Adresa naší školy: Systém iškola.cz je XHTML 1.1 validní. Systém Iškola je optimalizován pro prohlížeče: Internet Explorer 9 a vyšší Google Chrome (aktuální verze) Mozilla Firefox (aktuální verze) Opera (aktuální verze) Verze této příručky: Aktuální verzi této příručky, popisující nejnovější možnosti serveru naleznete ke stažení na serveru v sekci nápovědy. Tato příručka je tematicky zaměřena pro typ uživatele - Admin, Učitel. Vzhledem k tomu, že každý typ uživatele (učitel, administrátor, žák a rodič) má trochu odlišné možnosti a nabídky, je pro každý typ uživatele k dispzoici i jiná příručka. Všechny příručky jsou v aktuálních verzích k dispozici na výše uvedené adrese. Upozorňujeme, že tato příručka je bez jakékoliv redakční a jazykové úpravy. Vyhrazujeme si právo na pozdější změny, zejména pokud verze systému je novější než verze této příručky. 1

2 Obsah PŘEVOD ÚVAZKŮ A ROZVRHU ZE SYSTÉMU ASC ROZVRHY Obecně k importu úvazků a rozvrhu z ASC...3 Co Iškola umí z ASC Rozvrhů naimportovat Totožnost vybraných položek v ASC Rozvrzích a Iškole...3 Stejný název jména a příjmení učitele...3 Stejný název třídy...4 Stejný název předmětu...4 Stejný název učebny Časy začátku a konce vyučovacích hodin Export hotového rozvrhu a úvazků z ASC...5 Postup při exportu rozvrhu a úvazků z prostředí ASC Import hotového rozvrhu a úvazků do Iškoly...6 Výchozí stav Iškola bez úvazků a rozvrhu...6 Vkládání úvazků a rozvrhu do Iškoly Import další verze rozvrhu do Iškoly Typické kolizní stavy při importu Neshoda názvů vybraných objektů Iškoly a ASC Rozvrhů...12 Jiné, nekritické chyby při importu Nemožnost naimportování díky zásadním systémovým odlišnostem obou prostředí Kdy Iškola nepovolí opakovaný import do stejné verze rozvrhu

3 PŘEVOD ÚVAZKŮ A ROZVRHU ZE SYSTÉMU ASC ROZVRHY i Systém Iškoly umožňuje i převod hotových úvazků a rozvrhů, a to konkrétně z nejrozšířenějšího rozvrhového prostředí, kterým je systém ASC Rozvrhy. Poznámka: Jedná se tedy o pomocný nástroj, který má zjednodušit oživení systému agendy Iškoly právě již hotovým rozvrhem, bez nutnosti editovat (sestavovat) úvazky a následně z nich nasazovat hodiny do rozvrhu Iškoly. TIP: V případě, že na škole využíváte pro sestavení rozvrhu právě prostředí ASC Rozvrhy, pak určitě neváhejte a využijte možnosti importu do Iškoly, uspoří vám to určitě hodně času. 1. Obecně k importu úvazků a rozvrhu z ASC Co Iškola umí z ASC Rozvrhů naimportovat Je nutné počítat s následujícími zásadami: Iškola naimportuje pouze to, co jí poskytne výstup ASC Rozvrhů, výchozím zdrojem jsou tedy data z ASC. Iškola naimportuje úvazky a také zakomponuje hotové rozvrhy. Iškola již neimportuje suplování a aktuální změny editované v systému ACS Rozvrhů, předpokládá se tedy vždy pouze import hotového obrazu úvazků a rozvrhu z ASC a v Iškole pak zadávání operativních změn (suplování, školních akcí apod.). Můžete do Iškoly importovat i další upravené verze rozvrhu a úvazků (typicky např. po úvodní verzi zářijového počátečního rozvrhu v ASC provedete úpravy optimalizaci rozvrhu a tu pak můžete jako novou verzi přenést do Iškoly. Je zde jedno omezení, se kterým Iškola z principu nepracuje, a to, že vaše rozvrhy v ASC nejsou tzv. termínově rozděleny. Import takového rozvrhu není podporován a neproběhne. Více viz str Totožnost vybraných položek v ASC Rozvrzích a Iškole Systémy obou prostředí (ASC i Iškoly) jsou si navzájem odlišná. Nicméně, pro možnost importu úvazků a rozvrhu do Iškoly je v ASC Rozvrzích k dispozici standardizovaný formát, kterým je výstupní XML soubor. Do něj ASC Rozvrhy ukládají ve strukturované podobě potřebná data, která pak při importu využívá právě Iškola. Upozornění: I přesto však je nutné dbát na to, aby určité vybrané položky byly naprosto stejné jak v ASC Rozvrzích, tak Iškole Jinými slovy, aby jejich názvy (pojmenování) byly totožné. V opačném případě by totiž k importu (díky nenalezení totožných položek) nedošlo. Stejné musí být pojmenování u těchto položek: 1. Jméno a příjmení učitelů a jejich zkratky 2. Názvy tříd 3. Názvy předmětů a jejich zkratky 4. Názvy učeben a jejich zkratky Nejlepší bude ukázat si stejnost těchto položek na náhledech obrazovek obou prostředí. Stejný název jména a příjmení učitele ASC Rozvrhy Iškola 3

4 Stejný název třídy Iškola ASC Rozvrhy Stejný název předmětu Iškola ASC Rozvrhy Stejný název učebny Iškola ASC Rozvrhy 3. Časy začátku a konce vyučovacích hodin Počítejte s tím, že pokud máte v ASC Rozvrzích nastavené začátky a konce vyučovacích hodin, tak tyto vám přepíšou časy zač. hodin v Iškole (respektive doplní v Iškole nevyplněné). Je to záměr a nutnost importní procedury. Iškola ASC Rozvrhy Přenesení časů začátku a konce vyuč. hodin z ASC do Iškoly 4

5 i Poznámka: Časy přestávek si v Iškole doplňte sami, ty nejsou přenosem dat z ASC Rozvrhu nikterak dotčeny. 4. Export hotového rozvrhu a úvazků z ASC Pro to, abyste mohli přenést data úvazků a hotové rozvrhy z ASC do Iškoly, potřebujete předmětná data z ASC Rozvrhů vyexportovat. i Poznámka: Předpokládáme, že máte hotové a sestavené rozvrhy v samotném prostředí ASC Rozvrhů; procedurou sestavování úvazků a rozvrhu se tedy nebudeme zabývat. Postup při exportu rozvrhu a úvazků z prostředí ASC Jak již bylo zmíněno na str. 3. potřebným exportním formátem s daty úvazků a rozvrhem je soubor XML. Postup exportu XML z ASC Rozvrhů: 1. V hlavní nabídce prostředí ASC Rozvrhu klepněte na záložku Soubory. 2. V nabídce nástrojových karet zvolte ikonu Exportovat. 3. Z rozevřené nabídky exportních formátů zvolte položku asc Rozvrhy XML Databáze. 4. Zvolte vhodné umístění, kam výstupní XML soubor uložíte, např. plochu Windows. Výstupní XML soubor nazvěte odpovídajícím názvem. 5

6 5. Umístění výstupního XML souboru ASC Rozvrhů potvrďte klepnutím na tlačítko Uložit. Výstupní XML soubor ASC Rozvrhů uložený na ploše Windows. Tímto máte přichystaný výstupní XML soubor ASC Rozvrhů pro možnost importu do Iškoly. 5. Import hotového rozvrhu a úvazků do Iškoly Jen krátce shrneme předpokladem úspěšného importu je, abyste měli kritická obkjekty Iškoly (jména učitelů, názvy tříd, učeben a předmětů) shodná s názvy těchto objektů v ASC. Dále musíte mít k dispozici vyexportovaný XML soubor hotových rozvrhů z ASC. Výchozí stav Iškola bez úvazků a rozvrhu Výhodnost importu hotových úvazků a rozvrhu z ASC si ukážeme tak říkajíc od nuly. Tedy abyste porovnali stav, kdy v Iškole nemáte nic z obojího editováno/sestaveno, se stavem, kdy po pár klepnutí myší máte úvazky i rozvrhy v Iškole založeny a ihned použitelné. Iškola ve stavu, kdy nemá editované žádné úvazky, a tedy ani nemá možnost mít sestavené rozvrhy. 6

7 Vkládání úvazků a rozvrhu do Iškoly Postup: 1. V Iškole klepněte na ikonu modulu Rozvrhy, a v nich pak na tlačítko Upravit. 2. V editačním režimu rozvrhů klepněte na tlačítko Import (ASC); nachází se vpravo nad tabulkou (zatím prázdného) rozvrhu. 3. Na následující stránce nejprve rozhodněte, do jaké časové verze rozvrhu v Iškole budete data z ASC importovat. Typickým (výchozím) stavem je začátek pololetí (viz. obr.) 4. Následujícím krokem je výběr (nalistování) již přichystaného importního XML souboru. Klepněte tedy na tlačítko Nahrát soubor, nalistujte umístění XML souboru (např. na ploše Windows, pokud jste si jej uložili právě sem). Výběr souboru potvrďte klepnutím na tlačítko Otevřít. 5. Systém XML soubor načte; následujícím krokem je klepnutí na tlačítko Potvrdit. 7

8 6. Po klepnutí na tlačítko Potvrdit systém Iškoly zkontroluje kritické závislosti (tedy shodnost názvů objektů jména Učitelů, názvů Tříd, Předmětů a Učeben. Pokud jsou v pořádku (tedy shodná), nezobrazí žádné chybové hlášení. 7. Následující krok je velmi důležitý. Spočívá v přiřazení skupin Iškoly a skupin ASC Rozvrhů. Vzhledem k tomu, že v ASC Rozvrzích a Iškole jsou skupiny konceptuálně zcela jinak zakládány (v Iškole samostatné objekty, v ASC podmnožina třídy), je toto nutný manuální krok (neexistence záchytného bodu, o který by se Iškola mohla automatizovaně opřít). Tedy, k levé položce (označení skupiny v ASC) přiřaďte z rozevírací nabídky skupinu Iškoly. Je možné, že u větších škol a většímu množství skupin vám to zabere trochu času a pozornosti, i tak ale nepoměrně méně, než při zakládání úvazků a následně ručnímu sestavování rozvrhů. Tento krok je z celého procesu importu úvazků a rozvrhů ze systému ASC nejpracnější, vyžaduje si to však právě ona zmíněná konceptuální odlišnost. 8. Jakmile budete mít spárování skupin hotovo, postupte dále klepnutím na tlačítko Potvrdit. Systém provede import dat úvazků a rozvrhů ze zdrojového XML souboru. Proběhnutí procesu systém signalizuje vizuálně. 9. Hotovo, import úvazků i rozvrhů proběhl, o čemž se můžete v Iškole následně přesvědčit v modulech Administrace a Rozvrhy. Modul Administrace - Třídy, třída 1.A s naimportovanými úvazky. Ty se samozřejmě křížově propojují do dalších objektů (úvazek Učitele, Skupiny, Předmětu). 8

9 Z úvazků ACS automaticky sestavený rozvrh v Iškole. Vidíte, že proces importu hotových úvazků a rozvrhů ze systému ASC je značně efektivní, uspoří spoustu času s manuální editací. Strukturu skupin nechcete připárovávat v importéru, upravit úvazky skupin provedete až v Iškole I když tuto variantu řešení z principu věci méně doporučujeme (ani ne proto, že by to nešlo, jako že vám to přidělá práci navíc v Iškole, v dodatečné úpravě úvazků po importu), tak je možné, že na větší škole bude logika dělení asc Rozvrhů a skupin Iškoly natolik odlišná, že se vám nebude chtít spárovávat skupinové úvazky asc se skupinami Iškoly. Pak můžete ponechat výchozí volbu Celá třída a dokončit import, ovšem musíte počítat s tím, že: úvazek původní asc skupiny bude v Iškole založen na celou třídu následně po importu budete muset tyto úvazky ručně upravit na danou skupinu Iškoly. 9

10 6. Import další verze rozvrhu do Iškoly Tímto je míněno, že v určitém období pracujete s jednou verzí (např. zářijová zahajovací verze rozvrhu), kterou od optimalizujete (v ASC Rozvrzích) a tuto budete chtít importovat do Iškoly. Postup: 1. Editujte v ASC Rozvrzích novou verzi rozvrhu a vyexportujte ji do nového výstupního XML souboru. 2. V Iškole nejprve založte novou verzi rozvrhu. A to tak, že v modulu Rozvrhy klepnete na tlačítko Upravit a následně na tlačítko Přidat verzi. Nastavte datum platnosti nové verze rozvrhu, tedy v našem modelovém případě je to např. od Vzhledem k tomu, že budete kopírovat kompletní úvazky a rozvrh z ASC systému, zvolte u položky Kopírovat data přepínač nekopírovat. Potvrďte klepnutím na tlačítko OK. 3. Do této časově nové verze rozvrhu Iškoly budete následně kopírovat nový rozvrh a úvazky z ASC Rozvrhů. Postup je vám již známý, po klepnutí na tlačítko Import (ASC) zvolte na následující stránce správné období. 4. Další postup importu již znáte. Výsledek existence více importovaných verzí rozvrhu (a jejich odlišnost) vidíte na následujícíh dvou obrázcích. 10

11 Každému z těchto rozvrhů také v Iškole odpovídá samostatná sada úvazků (tedy i ve smyslu jiných hodinových dotací u jednotlivých vyučujícíh apod.). Prostě, to co vyexportujete z ASC Rozvrhů, to můžete mít naimportováno v samostatné verzi úvazků a k nim odpovídajícím rozvrhům v Iškole. Oddělené verze úvazků, po importu z ASC Rozvrhů. 11

12 Převod úvazků a rozvrhů z ASC 7. Typické kolizní stavy při importu Závěrem (poměrně jednoduchého) postupu, jak ze systému ASC Rozvrhy naimportovat úvazky a rozvrhy do Iškoly, si ještě zmíníme některé typické kolizní stavy, ke kterým může dojít. Obecně, vesměs budou souviset se špatným nastavením (již v úvodu zmíněným) několika málo kritických oblastí, které musí být stejné v ASC Rozvrzích i Iškole. Neshoda názvů vybraných objektů Iškoly a ASC Rozvrhů Toto se týká jmen učitelů a názvů tříd, učeben a předmětů. Nejlépe napoví následující série obrázků. Například u nenalezeného vyučujícího tento stav znamená, že v Iškole není k dispozici daný Učitel (buď vůbec neexistuje, nebo má odlišné jméno či příjmení). Obdobné platí pro název Třídy, název Předmětu či název Učebny. ASC Rozvrhy Iškola Neshoda v křestních jménech vyučujícího. Reakce importéru: Jedná se o kritický stav neshody, import dále nebude pokračovat, neproběhne. Řešení: Zkontrolujte v obou prostředích a upravte tak, aby se shodovaly. Teprve pak bude možno data úvazků a rozvrhu importovat. 12

13 Jiné, nekritické chyby při importu Namátkově, např. můžete mít odlišnosti/nekorektnosti v nastavení časů začátků a konců hodin, ale to spíše výjimečně (pokud systém ASC Rozvrhů používáte déle, asi byste na toto již dávno narazili). Importér může reagovat např. takto: Importér nalezl v datech XML souboru nekorektnost v nastavení času konce jedné z vyučovacích hodin. Chyba je již ve zdrojových datech z ASC, respektive v nastavení tohoto prostředí (viz. obr.), což se pak samozřejmě touto chybou nastavení promítne i do výstupního XML souboru. Tato chyba by vám ale asi v nastavení ASC Rozvrhů neunikla... V prostředí Iškoly se tato drobná chyba projeví tak, že v modulu Nastavení Rozvrh nebude v tabulce Nastavení času vyučovacích hodin zakomponován začátek a konec této hodiny. 13

14 8. Nemožnost naimportování díky zásadním systémovým odlišnostem obou prostředí V určitém případě nebude Iškola (z principu věci) schopna úvazky a rozvrhy naimportovat, a to z důvodu zásadních koncepčních odlišností obou systémů. Je to v případě, jestliže používáte ve svých ASC Rozvrzích doplňkové nastavení u vícetýdenních/vícesemestrových rozvrhů, kterým je volba tzv. termínově rozdělených rozvrhů. Tu naleznete v ASC Rozvrzích pod nástrojem Škola, v oddíle Týdny/Termíny, s aktivním zatržítkem Naše škola má vícetýdenní nebo vícesemestrový rozvrh,.... Samotný vícetýdenní rozvrh (např. 2-týdenní, typu Lichý/Sudý) nebude kolidovat s možností importu do Iškoly. Pokud byste však uplatnili ještě i podmínkové nástroje, skryté pod tlačítkem Definovat podmínky, a tyto podmínky na svůj rozvrh uplatnili, tak v tomto okamžiku již nebude Iškola schopna takovýto rozvrh (s těmito doprovodnými podmínkami) importovat. Důvodem je jednak neexistence obdobného nástroje v Iškole a také toho, že uživatelsky mohou být tyto specifické podmínky libovolně každou školou nadefinovány, což nemůže systém Iškoly predikovat. Pokud by měl rozvrh ASC dále defi novány a aplikovány doplňující podmínky, import do Iškoly neproběhne. Samotné vícetýdenní rozvrhy v ASC nejsou překážkou pro import do Iškoly. Jinými slovy, vícetermínový ASC rozvrh není možné importovat do jednotermínového prostředí rozvrhu Iškoly. Reakce importéru: Jedná se o zásadní nesoulad mezi oběma prostředími, import neproběhne Řešení: V případě, že budete chtít úvazky a rozvrhy z ASC do Iškoly naimportovat, odejměte rozvrhu ASC tyto doprovodné podmínky. Například tak, že přeuložíte stávající svou aktuální verzi ASC rozvrhů do nového souboru (abyste zachovali původní) pro potřeby importu do Iškoly, upravíte v této nové kopii rozvrhu v ASC parametry na beztermínový (bezpodmínkový) rozvrh a ten pak využijete pro import do Iškoly. Postup, jak na to v prostředí ASC ovšem nejsme schopni přesně popsat, prostředí ASC rozvrhů není naším produktem. 14

15 9. Kdy Iškola nepovolí opakovaný import do stejné verze rozvrhu Je možné, že jste si povšimli, že zpočátku období (kdy ještě nebylo v Iškole použit dat rozvrhu pro záznamy v rámci modulu Třídní kniha či Docházka) se vám dařilo opakovaně, do stejné verze rozvrhu Iškoly, importovat obraz hotového ASC Rozvrhu, který jste vždy aktualizovali do nového výstupního XML souboru a ten nahráli do stále stejné (datumově) verze rozvrhu Iškoly. Toto je možné, ale jen do okamžiku, pokud není proveden (byť jen jeden jediný) záznam do Třídní knihy, či Docházky. Jinými slovy, dokud není daná verze rozvrhu Iškoly prakticky použita. Pokud je již na danou verzi rozvrhu dále zapisováno (viz např. záznam ve třídní knize), pak již nelze do stejné verze rozvrhu Iškoly znovu importovat data rozvrhu ASC (viz následující dva obr.). Vzhledem k již existujícímu záznamu ve třídní knize, nelze do stejné verze rozvrhu opětovně importovat data z ASC rozvrhů. Reakce importéru: Verze rozvrhu v Iškole je již druhotnými záznamy blokována, import do stejné verze neproběhne Řešení: Založte novou verzi rozvrhu a do ní proveďte import dat z ASC Rozvrhů. 15