Vzdělávací seminář AUDIT PŘI REALIZACI PROJEKTU III. Výukový materiál. Podporujeme vaši budoucnost

Transkript

1 Vzdělávací seminář AUDIT PŘI REALIZACI PROJEKTU III. Výukový materiál Metodická podpora a vzdělávání realizátorů projektů standardizace procesů v oblasti projektového řízení na MVČR a v jím řízených organizacích, reg. č. CZ.1.04/ / Podporujeme vaši budoucnost Tento projekt je financován z ESF prostřednictvím OP LZZ a ze státního rozpočtu ČR.

2 Vzdělávací seminář Audit při realizaci projektu III. Název projektu: Metodická podpora a vzdělávání realizátorů projektů standardizace procesů v oblasti projektového řízení na MV ČR a v jím řízených organizacích Registrační číslo projektu: CZ.1.04/4.1.00/ Audit trail Vznik, dostupnost, uchovávání a archivace dokumentů dle legislativy EU a ČR realizováno v rámci projektu Metodická podpora a vzdělávání realizátorů projektů - standardizace procesů v oblasti projektového řízení na MVČR a v jím řízených organizacích, reg. č. CZ.1.04/ / Mgr. Jakub Peterka, auditor PAS OP VK 1

3 Cíl a obsah semináře 1) legislativní podmínky (EU a ČR) spojené se zajištěním dostupnosti, nastavení uchovávání a provádění archivace dokumentace: a) spojené s projektovým řízením, b) vzniklé při činnosti úřadů veřejné správy a samosprávy, c) požadované EK při využívání prostředků z rozpočtu EU; 2) pohled poskytovatele a příjemce podpory 3) rizika spojená s nedostatečným nastavením ŘKS v oblasti audit trailu a) úroveň ŘO/ZS b) úroveň příjemců podpory 4) Obsah semináře viz pracovní list Metodický pokyn pro uchovávání dokumentů (NOK) a) závazný pro všechny subjekty implementace b) přehled evropské a národní legislativy vztahující se k povinnosti dodržení audit trailu c) skartační znaky, skartační lhůty a návrhy skartačních plány (pracovní list) d) dokumenty v tištěné a elektronické podobě staví na stejnou úroveň (za předpokladu jejich vzájemné shody a verifikace) 2

4

5 Matice dokumentů / záznamů PAS OP VK Dokument Správce dokumentu (vede, eviduje a distribuuje) Zpracovatel (vyplňuje, identifikuje) Schvalovatel (kontroluje a uvolňuje) Místo uložení originálu Způsob uložení Doba uchování Roční a střednědobé plány Vedoucí odd. PAS Vedoucí odd. PAS Ředitel OIA Vedoucí odd. PAS Spis/sdílený disk Do 2025 Analýza rizik PAS Vedoucí odd. PAS Vedoucí odd. PAS Ředitel OIA Vedoucí odd. PAS Spis/sdílený disk Do 2025 Audit Univers Ředitel OIA Ředitel OIA Ředitel OIA Vedoucí odd. PAS Spis/sdílený disk Do 2025 Významná zjištění Vedoucí odd. PAS Vedoucí audit. týmu Ředitel OIA Vedoucí odd. PAS Spis/sdílený disk Do 2025 Dokumentace auditního spisu Vedoucí odd. PAS Vedoucí audit. týmu Ředitel OIA Vedoucí odd. PAS Spis/sdílený disk Do 2025 Výsledky monitorování plnění opatření k nápravě zjištění Vedoucí odd. PAS Vedoucí audit. týmu Ředitel OIA Vedoucí odd. PAS Spis/sdílený disk Do 2025

6 Vybraná národní legislativa a) upravuje dobu archivace u různých typů dokladů b) může stanovovat dobu archivace delší než nařízení EU a Manuál OP VK c) zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě d) vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá stanovení zákona o archivnictví a spisové službě e) vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby f) zákon č. 563/1991, o účetnictví g) zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty h) zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení Řídicí dokumentace (řízená dokumentace) stanovuje základní přehled povinností při archivaci dokumentace OP výklad povinností odkazy na nařízení EU, zákony ČR, vyhlášky, metodické pokyny Manuál OP VK, kap. 13 Systém uchovávání dokumentů další části řízené dokumentace upravující povinnosti archivace pro všechny subjekty implementace Popis ŘKS OP VK, Příručka pro příjemce Příručka pro administraci GG/IP Příručka pro kontrolu projektů, Příručka pro finanční toky a certifikaci/nesrovnalosti, Manuál finančního útvaru. povinnost archivace všech dokumentů vzniklých při realizaci OP je jednotně pro celý operační program stanovena do roku 2025, pokud národní legislativa nestanovuje lhůty delší

7 Riziko diverzifikace pravidel zajištění auditní stopy pro různé druhy projektů a subjektů v různých částech řídicí dokumentace: ztěžuje výkon auditu systému; znepřehledňuje pravidla implementace pro příjemce, ZS i ŘO; zvyšuje riziko nedodržení ustanovení vnitřních směrnic, řídicí dokumentace a národní a evropské legislativy. další rizika? (pracovní list) Adekvátní audit trail ŘO/ZS zajištění auditní stopy je upraveno především národní legislativou ŘO/ZS a P mají historickou zkušenost s touto povinností implementace díky této skutečnosti zjištění s nejvýše nízkou mírou významnosti Děkuji za pozornost. Dotazy? jakub.peterka@msmt.cz

8 A u d i t t r a i l (přílohy k pracovnímu listu) realizováno v rámci projektu Metodická podpora a vzdělávání realizátorů projektů - standardizace procesů v oblasti projektového řízení na MVČR a v jím řízených organizacích, reg. č. CZ.1.04/ / Podporujeme vaši budoucnost

9 Nařízení Rady (ES) 1083/2006 Článek 90 Dostupnost dokladů 1. Aniž jsou dotčena pravidla pro státní podporu podle článku 87 Smlouvy, zajistí řídící orgán, aby veškeré podklady týkající se výdajů a auditů daného operačního programu byly uchovávány k dispozici Komisi a Evropskému účetnímu dvoru po dobu: a) tří let od uzavření operačního programu, jak je stanoveno v čl. 89 odst. 3; b) tří let od roku, kdy došlo k částečnému uzavření, v případě dokladů týkajících se výdajů na operace a auditů operací podle odstavce 2 tohoto článku. Tyto doby se staví v případě soudního řízení nebo na řádně odůvodněnou žádost Komise. 2. Řídící orgán zpřístupní Komisi na její žádost seznam dokončených operací, jež jsou předmětem částečného uzavření podle článku Doklady se uchovávají v podobě originálů nebo jejich ověřených kopií na běžných nosičích dat. Nařízení Komise (ES) 1828/2006 Článek 15 Pomůcky pro audit se zaměřením na finanční toky Pro účely čl. 60 písm. f) nařízení (ES) č. 1083/2006 se pomůcky pro audit se zaměřením na finanční toky pokládají za přiměřené pro daný operační program, pokud splňují tato kritéria: a) umožňují, aby souhrnné částky potvrzené Komisi souhlasily s podrobnými účetními záznamy a s podklady, které vede PCO, ŘO, ZS a P, pokud jde o operace spolufinancované v rámci operačního programu; b) umožňují ověřit vyplacení příspěvku z veřejných zdrojů příjemci; c) umožňují ověřit uplatňování kritérií výběru stanovených monitorovacím výborem pro operační program; d) obsahují pro každou operaci případné technické specifikace a finanční plán, dokumenty ohledně schválení grantu, dokumenty týkající se postupů zadávání veřejných zakázek, zprávy o pokroku a zprávy o ověření a provedených auditech. Audit trail dostupnost, uchovávání a archivace 2

10 Článek 19 Dostupnost dokladů 1. Pro účely článku 90 nařízení (ES) č. 1083/2006 zajistí řídící orgán, aby byly dostupné záznamy o totožnosti a sídle subjektů, které vlastní podklady týkající se výdajů a auditů, mezi které patří všechny dokumenty nezbytné pro vhodnou pomůcku pro audit se zaměřením na finanční toky. 2. Řídící orgán zajistí, aby dokumenty uvedené v odstavci 1 byly dostupné ke kontrole a aby byly výtahy nebo kopie těchto dokumentů předány osobám a subjektům, které na to mají právo, včetně alespoň pověřených zaměstnanců řídícího orgánu, certifikačního orgánu, zprostředkujících subjektů a auditního orgánu a subjektů uvedených v čl. 62 odst. 3 nařízení (ES) č. 1083/2006 a pověřených úředníků Společenství a jejich pověřených zástupců. 3. Řídící orgán uchovává informace nezbytné pro účely hodnocení a podávání zpráv, včetně informací uvedených v článku 14 v souvislosti s operacemi uvedenými v čl. 90 odst. 2 nařízení (ES) č. 1083/2006 po celou dobu uvedenou v čl. 90 odst. 1 písm. a) uvedeného nařízení. 4. Za běžné nosiče dat uvedené v článku 90 nařízení (ES) č. 1083/2006 se pokládají přinejmenším: a) fotokopie originálů; b) mikrofiše originálů; c) elektronické verze originálních dokladů; d) doklady existující pouze v elektronické verzi. 5. Vnitrostátní orgány stanoví postup ověřování souladu dokladů uchovávaných na běžných nosičích dat s originály dokladů a zaručí, že uchovávané verze splňují podmínky vnitrostátních právních předpisů a jsou spolehlivé pro účely auditu. 6. Pokud doklady existují pouze v elektronické podobě, musí používané počítačové systémy splňovat uznávané bezpečnostní normy, které zaručují, že uchovávané doklady splňují podmínky vnitrostátních právních předpisů a jsou spolehlivé pro účely auditu. Audit trail dostupnost, uchovávání a archivace 3

11 Příklady doby archivace Zákon o účetnictví (563/1991) Část šestá Úschova účetních záznamů, 31 a 32 Dokumenty se zákonnou dobou archivace 5 let: - účetní doklady - účetní knihy - inventurní soupisy - účtový rozvrh - odpisové plány - účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokládá formu vedení účetnictví Dokumenty se zákonnou dobou archivace 10 let: - účetní závěrka - výroční zpráva Zákon o DPH (235/2004) Díl pátý Daňové doklady, 27 - daňové doklady rozhodné pro stanovení daně z přidané hodnoty 10 let (1) po tuto dobu plátce odpovídá za věrohodnost původu dokladů, neporušitelnost jejich obsahu, jejich čitelnost a na žádost správce daně za umožnění přístupu k nim bez zbytečného odkladu. (2) Daňový doklad v listinné formě lze převést do elektronické podoby a uchovávat pouze v této podobě, pokud metoda použitá pro převod a uchování zaručuje věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu daňového dokladu a jeho čitelnost (3) v elektronické podobě a místem uchovávání není tuzemsko, musí plátce zajistit pro správce daně právo volného přístupu v reálném čase elektronicky (4) Plátce je povinen předem oznámit správci daně místo uchovávání daňového dokladu, pokud toto místo není v tuzemsku. (5) Ustanovení odstavců 1 až 4 se vztahují i na právního nástupce plátce při uchovávání daňových dokladů rozhodných pro stanovení daňové povinnosti Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (582/1991) Hlava druhá Úkoly zaměstnavatelů při provádění důchodového pojištění, 35a (4) Zaměstnavatelé jsou povinni uschovávat a) stejnopisy evidenčních listů po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají b) záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle 37 (pro účely důchodové evidence) 6 kalendářních roků následujících po měsíci, kterého se záznam týká c) záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle 37 odst. 1, pokud jde o poživatele starobního nebo invalidního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků po roce, kterého se týkají, Audit trail dostupnost, uchovávání a archivace 4

12 d) mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají (5) Zaniká-li zaměstnavatel bez právního nástupce před uplynutím dob uvedených v odstavci 4, je povinen zajistit úschovu záznamů a dalších dokladů do uplynutí uvedených dob a písemně oznámit okresní správě sociálního zabezpečení, kde jsou tyto záznamy a doklady uloženy Rozdělení do spisových/skartačních skupin 100. Záležitosti ministra, náměstků, styk ministerstva s organizačními složkami státu a dalšími organizacemi 200. Organizace a struktura ministerstva, vztah k orgánům krajů a obcí, organizace a struktura resortu 300. Legislativa 400. Právní a majetkoprávní věci 500. Plány a investice 600. Finance a ekonomika 700. Práce a mzdy 800. Správa úřadu 900. Kontrolní činnost a audit Informatika Výzkum, vývoj a inovace Mezinárodní styky a spolupráce Významné osobnosti školství, mládeže a tělovýchovy Operační programy EU Předškolní, základní a základní umělecké vzdělávání Střední a vyšší odborné vzdělávání Správa školského rejstříku Speciální vzdělávání Další vzdělávání Vysokoškolské vzdělávání Mládež Sport Audit trail dostupnost, uchovávání a archivace 5

13 1400 Operační programy EU spouštěcí událostí pro běh skartační lhůty je ukončení operačního programu 1401 Strategické dokumenty (operační program, prováděcí dokumenty, ) Schválené znění A Pracovní verze, připomínky S Metodické dokumenty Metodická dokumentace schválená (manuál, metodické dopisy, příručky, výjimky ) Metodická dokumentace pracovní verze, připomínky, kopie řízené dokumentace, korespondence Ostatní metodické dokumenty V Monitorování programu Monitorovací výbor (statut, jednací řád, členové, ) A Zasedání Monitorovacího výboru (zápisy, prezenční listiny, ) A Zpráva za operační program (pololetní/čtvrtletní) S Výroční/závěrečná zpráva za operační program A Souhrnné zprávy o řízení rizik A Evaluace, studie, analýzy A Zprostředkující subjekt Dohody o spolupráci A Směrnice zprostředkujícího subjektu A Publicita a propagace Komunikační plán pro operační program (úroveň ŘO/ZS) A Roční komunikační plány (plán, hodnotící zpráva) A Informační materiály o operačním programu (letáky, www, tiskoviny ) A Publicita ostatní (např. semináře apod.) S Výzvy k předkládání projektů Dokumentace týkající se schvalování a vyhlašování výzvy S Schválené znění výzvy A Administrace projektů Projekt (schvalování, právní akt, dodatky, závěrečný monitoring, ) V Průběžné monitorovací zprávy (zpráva, ŽOP, výzva k doplnění, ) S Monitoring po ukončení projektu V Hodnotící a výběrové orgány (komise, expertní skupina, grémium, panel ) Průběh a výsledky výběrového procesu (zápisy, schvalovací seznamy, ) V Ustanovující dokumenty (statut, jednací řád, ) A Ostatní dokumentace k hodnocení (jmenovací dekrety, čestná prohlášení,...) S Kontroly příjemců a ZS Kontrolní skupina (pověření, poučení, prohlášení o nepodjatosti, ) S Kontroly na místě (program, zpráva, námitky, udělení pokuty, ) S Plán kontrol (roční, čtvrtletní, analýza rizik) V Zpráva o provedených kontrolách na místě (čtvrtletí, rok, pololetí) A Přehled kontrolní činnosti zaměřené na dodržování stanovených postupů a V 5 A 5 S 5 Audit trail dostupnost, uchovávání a archivace 6

14 pravidel u příjemce/zs 1410 Nesrovnalosti Podklady k pravidelnému měsíčnímu hlášení nesrovnalostí S Podklady k souhrnnému čtvrtletnímu hlášení nesrovnalostí S Hlášení nesrovnalostí ŘO a ZS (měsíční, operativní) A Souhrnné čtvrtletní hlášení nesrovnalostí ŘO a ZS S Šetření nesrovnalosti (hlášení, podnět, šetření, vyrozumění, opatření, ) V Audit Externí audit (zpráva, nálezy, přijatá opatření) A Interní audit (zpráva, nálezy, přijatá opatření) A Technická pomoc Schválený finanční plán čerpání TP Monitorovacím výborem A Schválené roční Pracovní programy čerpání Technické pomoci A Dokumentace k přípravě a čerpání ze státního rozpočtu S Přehledy čerpání Technické pomoci A Projekty technické pomoci 1413 Autorizace, Certifikace Souhrnné žádosti o platbu S Výzvy k certifikaci (od PCO pro ŘO, od ŘO implementační struktuře) S Certifikace výdajů (formuláře B1, přílohy) S Výkazy výdajů, formuláře B2 S Ostatní Podpisové vzory S Pracovní skupiny (statuty, organizační řády, zápisy, ) S Ostatní dokumentace výše neuvedená V 5 Audit trail dostupnost, uchovávání a archivace 7

15 Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby (191/2009) 1 Předmět úpravy - týká se: o původce dle zákona o archívnictví o obce o organizační složky ÚSC o PO založené ÚSC 2, 3, 4, 5 Příjem dokumentů - podatelna o zde se předávají dokumenty úředního charakteru (výčet ve spisovém řádu původce) - podací razítko (u dokumentu v analogové podobě) o název původce o datum, příp. čas, doručení o číslo jednací nebo číslo evidenční (v případě oddělených evidencí dokumentů) o počet listů dokumentu - dokumenty v digitální podobě se zaručeným elektronickým podpisem o verifikace těchto dokumentů o kontrola formátu doručených dokumentů o evidence v elektronické evidenci - označování dokumentů o dokumenty v digitální podobě označeny v elektronické spisové službě o dokumenty v analogové podobě označuje podatelna (možnost evidence také v elektronické spisové službě o doručený i původcem vytvořený dokument musí být označen jednoznačným identifikátorem o analogové dokumenty převedeny do digitální podoby (vždy pod stejným označením) o digitální dokumenty předané na nosičích musí být nahrány do elektronické spisové služby 6 Evidence dokumentů - základní evidenční pomůckou spisové služby vedené v elektronické podobě je elektronický systém spisové služby o kompatibilní s národním standardem pro elektronické systémy spisové služby - základní evidenční pomůckou při vedení spisové služby v listinné podobě je podací deník o kniha tvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem původce, pro něhož je vedena, rokem, v němž je užívána, a počtem všech listů 12 Spisový znak, skartační znak a skartační lhůta - přehled spisových znaků je uveden ve spisovém a skartačním plánu původce Audit trail dostupnost, uchovávání a archivace 8

16 - skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob posouzení dokumentu ve skartačním řízení o A (archiv) dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení navržen k vybrání jako archiválie o S (stoupa) dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení o V (výběr) dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a navržen k vybrání za archiválii, nebo ke zničení. - dokument se označuje jedním skartačním znakem - spis se označuje skartačním znakem odpovídajícím skartačnímu znaku dokumentu v tomto spisu, který má nejvyšší hodnotu - skartační lhůta se vyjadřuje číslem doplněným za skartačním znakem o určuje se počtem celých roků počítaných od 1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, v němž nastal okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty. o dokument má jednu skartační lhůtu o spis se označuje skartační lhůtou odpovídající skartační lhůtě toho dokumentu v tomto spisu, kterému byla přidělena nejdelší skartační lhůta 16 Ukládání dokumentů - dle spisového a skartačního plánu o ve spisovně o nebo v elektronickém systému spisové služby - dokumenty se před uložením kontrolují z hlediska úplnosti o analogový dokument spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu o analogový spis spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu + soupis všech obsažených dokumentů o digitální dokument předepsané formáty metadata dle národních standardů pro elektronické spisové služby - původce vede evidenci uložených dokumentů a spisů obsahující zejména jejich názvy, spisové znaky, skartační znaky a skartační lhůty - původce stanoví ve svém spisovém řádu postup v případě zapůjčování dokumentů či nahlížení do nich 17 Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení - do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a úřední razítka vyřazená z evidence - - skartační řízení o stanoveno ve skartačním řádu seznamy dokumentů určených ke skartačnímu řízení Audit trail dostupnost, uchovávání a archivace 9

17 osoby provádějící skartaci záznam o rozdělení dokumentů dle skartačních znaků datum skartace způsob skartace 20 Výstupní datové formáty - výstupním datovým formátem se rozumí o formát výstupu z elektronického systému spisové služby o formát dokumentu ukládaného v elektronické spisovně, která je součástí elektronického systému spisové služby o formát pro předávání do digitálního archivu - PDF/A (portable dokument format/archive, ISO 19005) o výstupní formát statických textových dokumentů a statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů - datové formáty statických obrazových dokumentů o PNG (Portable Network Graphics, ISO/IEC 15948) o TIFF (Tagged Image File Format, revize 6 - nekomprimovaný) o JPEG/JFIF (JPEG File Interchange Format, ISO/IEC 10918) - datové formáty dynamických obrazových dokumentů o MPEG-2 (Moving Picture Experts Group Phase 2, ISO/IEC 13818) o MPEG-1 (Moving Picture Experts Group Phase 1, ISO/IEC 11172) o GIF (Graphics Interchange Format) - datové formáty zvukových dokumentů o MP2 o MP3 o WAV - datové formáty metadat o XML Audit trail dostupnost, uchovávání a archivace 10

18 Zákon o archivnictví a spisové službě (499/2004) - výběr, evidence a kategorizace archiválií - ochrana archiválií - práva a povinnosti vlastníků archiválií - práva a povinnosti držitelů a správců archiválií - využívání archiválií - zpracování osobních údajů pro účely archivnictví - soustava archívů - práva a povinnosti zřizovatelů archivů - spisová služba 2 Vymezení pojmů Archivnictví obor lidské činnosti zaměřený na péči o archiválie jako součásti národního kulturního dědictví a plnící funkce správní, informační, vědecké a kulturní Archiv zařízení, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně Původce každý, z jehož činnosti dokument vznikl Dokument každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena Výkon spisové služby zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností Spisovna místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení Správní archiv součást původce určená k dohledu na spisovou službu původce a k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů se skartační lhůtou delší než 5 let Spisový řád vnitřní předpis stanovící základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení Spisový znak označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování Skartační znak označení dokumentu, podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním řízení Skartační lhůta doba, během níž musí být dokument uložen u původce Audit trail dostupnost, uchovávání a archivace 11

19 3 Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají a) organizační složky státu, b) ozbrojené síly, c) bezpečnostní sbory, d) státní příspěvkové organizace, e) státní podniky, f) územní samosprávné celky, g) organizační složky územních samosprávných celků h) právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky i) vysoké školy, j) školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování (dále jen školy ), k) zdravotní pojišťovny, l) veřejné výzkumné instituce, m) právnické osoby zřízené zákonem, n) notáři, o) podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k tomuto zákonu, p) politické strany, politická hnutí, občanská sdružení, q) odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, r) církve a náboženské společnosti, s) profesní komory, t) nadace, nadační fondy, u) obecně prospěšné společnosti. Příloha 1 - dokumenty vzniklé z činnosti podnikatelů zapsaných v obchodním rejstříku, které jsou podnikatelé za podmínek stanovených tímto zákonem povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií: o Statut zakladatelské dokumenty, statuty, stanovy, jednaní řády, přeměny právní formy, likvidace a zánik PO Audit trail dostupnost, uchovávání a archivace 12

20 o Řízení protokoly z jednání statutárních orgánů, dozorčích rad, zprávy o podnikatelské činnosti, výroční zprávy, zprávy o auditech o Majetek inventarizace majetku při vzniku, dělení PO nebo zániku smlouvy o převodech vlastnických práv k nemovitostem zápis a certifikace ochranných zámek o Finanční dokumenty účetní závěrky, roční statistické výkazy o Příloha 2 - dokumenty, které budou podle obsahu vždy předloženy k výběru za archiválie: o zápisy ze zasedání orgánů zákonodárné, vládní a výkonné moci a orgánů územní samosprávy na všech stupních o zakládací listiny, statuty a organizační řády, dokumenty o vedení, správě, řízení a kontrole: orgánů zákonodárné, vládní a výkonné moci a orgánů územní samosprávy na všech stupních, justičních složek všech stupňů i druhů, notářství, státních zastupitelství a jejich předchůdců, státních příspěvkových organizací a příspěvkových organizací obcí a krajů, hospodářských, rozpočtových a ostatních státních organizací řízených, popřípadě spravovaných státními orgány obchodních organizací založených anebo ovládaných ústředními a jim podřízených orgánů státní správy, orgány územní samosprávy, družstevních organizací, jejich zařízení a předchůdců, všech součástí a zařízení ozbrojených sil a bezpečnostních složek politických stran, hnutí a občanských sdružení o mezinárodní smluvní dokumenty prezidentské, vládní a resortní úrovně o dokumenty geodetické a kartografické, katastry nemovitostí o dokumentace významných staveb o kroniky o matriky narozených, oddaných, registrovaných partnerů, zemřelých, vojenské, studentů, členů komor a občanských sdružení, sbírky matričních listin, dokumenty o nabývání a pozbývání státního občanství Audit trail dostupnost, uchovávání a archivace 13

21 o roční rozpočty, závěrečné účty, roční účetní závěrky o historické sčítací archy obyvatelstva o rukopisy významných literárních děl o privatizační projekty o rehabilitační spisy o třídní výkazy, katalogy, katalogové listy, protokoly o závěrečných zkouškách, protokoly o maturitních zkouškách vydané základními a středními školami a protokoly o státních závěrečných zkouškách na vysokých školách Audit trail dostupnost, uchovávání a archivace 14

22 Kontrolní list spisové dokumentace k auditu č. /20 /VK Název dokumentu auditního spisu Zdroj Spis 1 CD/DVD s vypálenou auditní dokumentací J 2 Záznamy o výsledcích ověření plnění přijatých opatření M 3 Rozhodnutí o formě sledování plnění přijatých opatření M 4 Akční plány přijatých opatření M 5 Auditní zpráva, včetně všech verzí návrhů zprávy M 6 Stanovisko auditovaného subjektu k návrhu zprávy M 7 Záznam o projednání auditu M 8 Mezitímní auditní zpráva M 9 Rozhodnutí o snížení objektivity auditora a navazující dokumenty M 10 Rozhodnutí o porušení etického kodexu a navazující dokumenty M 11 Denní záznam o průběhu auditu M 12 Dotazníky pro hodnocení kvality M 13 Auditní důkazy M 14 Záznamy o průběhu a výsledcích testování v průběhu auditu M 15 Další významné dokumenty spojené s auditem M 16 Program auditu M 17 Oznámení o zahájení auditu M 18 Pověření k výkonu auditu M 19 Prohlášení o objektivitě a nezávislosti auditora M 20 Analýza a mapa rizik auditu M 21 Dokumentaci ke konzultačním zakázkám M 22 Záznam o stanovení cílů auditu M Stanovisko zástupce auditovaného subjektu, vrchního ředitele nebo ministryně/ministra MŠMT ke zprávě z auditu Stanovisko ředitele PAS s vyhodnocením přijatých opatření jako nedostatečné pro snížení rizik spojených s výkonem řádné správy a řízení OPVK M M Vyplnil vedoucí auditního týmu, kontrolu provedl vedoucí odd. PAS pro OP VK - M datum a podpis vedoucího auditního týmu datum a podpis vedoucího odd. PAS pro OP VK - M 12 Vysvětlivky: Zdroj: zdroj požadavku, aby dokument byl součástí spisové dokumentace k auditu. Přípustné znaky: M - Manuál pro výkon auditu operací pověřeného auditního subjektu Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost J - Jiné (jiný zdroj včetně jinde neupravené potřeby PAS MŠMT pro OPVK Audit trail dostupnost, uchovávání a archivace 15

23 A u d i t t r a i l p r a c o v n í l i s t realizováno v rámci projektu Metodická podpora a vzdělávání realizátorů projektů - standardizace procesů v oblasti projektového řízení na MVČR a v jím řízených organizacích, reg. č. CZ.1.04/ / Podporujeme vaši budoucnost

24 a. definice (audit trail, audit track) b. využití/potřebnost 1) Obsah semináře - Obecné nařízení 1083/2006 a Implementační nařízení 1828/2006 (soubor Nařízení.doc) - vybraná národní legislativa (Zákon o archivnictví a jeho prováděcí vyhláška, Zákon o účetnictví, Zákon o DPH, ) (soubory Příklady doby archivace.doc, Zákon o archivnictví.doc) - Metodický pokyn pro uchovávání dokumentů (NOK), - stálá a pracovní složka projektového řízení, - matice dokumentů/záznamů/zodpovědností; 2) Skartační znaky, skartační lhůty a návrhy skartačních plány (soubor Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby.doc) 2

25 3) Rizika - 3 úrovně a) ŘO b) ZS c) příjemce 4) Náměty pro práci auditora/kontrolora a pro práci PM a FM - KL spisové dokumentace (soubor Kontrolní list spisové dokumentace.doc) - přehled povinností při dodržení/zachování audit trailu pracovníků poskytovatele podpory - přehled povinností při dodržení/zachování audit trailu pracovníků příjemce podpory - KL úplnosti MZ a jejich příloh (vč. různých verzí MZ a jejich příloh, různých verzí PpP) - podpisy kopií dokumentace pořízených během kontrol na místě, vč. souhlasu/souladu s originálem - KL VSK - veškerá dokumentace/komunikace elektronicky, nejlépe s elektronickým podpisem - rozvržení adresářů a souborů elektr. verze dokumentace umíme-li vést přehledně fyzickou verzi projektové dokumentace, musíme být schopni vést přehledně také její elektronickou verzi!!! - předávací protokoly 3

26 Vzdělávací seminář Audit při realizaci projektu III. Název projektu: Metodická podpora a vzdělávání realizátorů projektů standardizace procesů v oblasti projektového řízení na MV ČR a v jím řízených organizacích Registrační číslo projektu: CZ.1.04/4.1.00/ Požadavky projektů EU na postupy příjemců a realizátorů projektů Veřejné zakázky Mgr. Pavel Bláha 1

27 Osnova semináře Jaké plnění se považuje za veřejnou zakázku, principy VZ Odlišnosti postupů zadavatelů Podle limitu VZ (Zakázky malého rozsahu, Podlimitní, Nadlimitní) Podle předmětu VZ ( Dodávky, Služby, Stavební práce) Závazné postupy pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU Pochybení o oblasti VZ s dopadem na porušení rozpočtové kázně Průběh veřejné zakázky v otevřeném nadlimitním řízení dle zákona č. 137/2006 Sb., - praktický příklad Rizika realizace VZ + Vnitřní kontrolní systém zadavatele VZ praktická ukázka Veřejná zakázka, principy VZ 7 ZvZ = plnění Realizované na základě písemné smlouvy mezi zadavatelem a jedním nebo více dodavateli Jehož předmětem je poskytnutí dodávek, služeb nebo stavebních prací Za úplatu 6 ZVZ - Principy: Transparentnost, Rovné zacházení a Zákaz diskriminace 2

28 Limity a předmět VZ - příklad NV 447/2011+ novela č.55/2012- od Nařízení Komise (EU) č. 1251/2011 ze dne 30. listopadu 2011, kterým se mění směrnice Evropského parlamentu a Rady 2004/17/ES, 2004/18/ES a 2009/81/ES ohledně prahových hodnot používaných při postupech zadávání zakázek. Služby dle příloh ZVZ - ÚSC + PO ÚSC Od 0 Kč Do Kč Veřejná zakázka malého rozsahu Od Kč = Do Kč Podlimitní veřejná zakázka Od Kč Nadlimitní veřejná zakázka Limity a předmět VZ - příklad Dodávky a služby a dle přílohy č. 1 ZVZ - OSS + SPO Od 0 Kč Do Kč Zakázka malého rozsahu Od Kč = Do Kč Podlimitní veřejná zakázka Od Kč Do Nadlimitní veřejná zakázka Služby dle přílohy č. 2 ZVZ - OSS + SPO Od 0 Kč Do Kč Veřejná zakázka malého rozsahu Od Kč = Do Kč Podlimitní veřejná zakázka Od Kč Nadlimitní veřejná zakázka 3

29 Možné postupy zadavatele s ohledem na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky Zadavatel je povinen u každého druhu VZ dodržovat zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Veřejná zakázka malého rozsahu 12 odst. 3 ZvZ Veřejný zadavatel je povinen u každého druhu VZ dodržovat zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace + případné závazné postupy stanovené vnitřním řídícím aktem; u prostředků z fondů EU příslušné závazné met. pokyny OP/IOP Pokud je zakázka hrazena z účastí SR na financování akce - respektovat požadavky správce rozpočtové kapitoly viz. Rozhodnutí o registraci akce. Podlimitní veřejná zakázka 12 odst. 2 otevřené řízení 27 ZvZ užší řízení 28 ZvZ jednací řízení s uveřejněním 29 ZvZ bez omezení bez omezení při splnění zákonem stanovených podmínek jednací řízení bez uveřejnění 34 ZvZ zjednodušené podlimitní řízení 38 ZvZ při splnění zákonem stanovených podmínek bez omezení u dodávek a služeb, omezení u stavebních prací limitem do 10 mil. Kč Závazné postupy pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU Pokyn MMR jako Národního orgánu pro koordinaci Novelizace závazných postupů proběhla v návaznosti na novelu zákona o veřejných zakázkách zákonem č. 55/2012 od května

30 Závazné postupy pro VZ ze zdrojů EU Závazné postupy jsou schválené vládou usnesením č. 48 /2009 novela od května 2012 Přímo zavazují řídící orgány jako subjekty zodpovědné za řízení a provádění operačního programu v souladu se zásadou řádného finančního řízení Vytvořeny za účelem harmonizace postupů při zadávání zakázek U příjemců podpory ze SF, Fondu soudržnosti a Evropského rybářského fondu řídicí orgány k nastavení základních postupů v oblasti zadávání zakázek mimo působnost zákona č. 137/2006 Sb. přistoupily rozdílně řídicí orgány k nastavení základních postupů v oblasti zadávání zakázek mimo působnost zákona č. 137/2006 Sb. MMR a MF Závazné postupy Účel - na úrovni všech ŘO sjednotit postupy při zadávání zakázek nespadajících pod působnost zákona č. 137/2006 Sb.. Závazné postupy představují základní minimum v oblasti zadávání zakázek nespadajících pod působnost zákona č. 137/2006 Sb., které musí být ze strany ŘO reflektováno v jeho metodických pokynech 5

31 Závazné postupy ŘO musí prostřednictvím metodických pokynů, resp. stanovených povinností příjemce zajistit: aby všichni příjemci v pozici zadavatele při zadávání jakékoliv zakázky dodrželi obecné zásady Smlouvy o fungování Evropské unie a povinnosti vyplývající z příslušných právních předpisů aby postupy byly dodrženy i v případech, pokud se na konkrétní případ nevztahuje zákon č. 137/2006 Sb. Závazné postupy slouží kontrolním orgánům jako podklad při provádění kontrolních činností Obecné zásady smlouvy o fungování EU pro oblast VZ Volný pohyb zboží a služeb Právo usazování Rovné zacházení Zákaz diskriminace Transparentnost Proporcionalita Vzájemné uznávání osvědčení 6

32 ZAKÁZKY, JEŽ ZADAVATEL NENÍ POVINEN ZADÁVAT DLE ZÁKONA VZ malého rozsahu (VZ MR)- veřejný zadavatel VZ podlimitní a VZ MR - sektorový zadavatel Příjemci, jsou povinni: při uzavírání smlouvy s dodavatelem dodržovat pravidla a zásady Smlouvy o fungování EU postupovat dle metodiky stanovené poskytovatelem podpory Zadavatel stanoví předmět jedné zakázky tak, aby předmětem jedné zakázky byla: všechna obdobná a spolu související plnění, která zadavatel zamýšlí zadat v průběhu jednoho účetního období o o spolu místně, věcně a časově souvisí, nebo jejichž předměty plnění tvoří jeden funkční celek. Závazné postupy Co je zakázka a dělení zakázek dle hodnoty a předmětu Zadavatel je povinen určit předpokládanou výši peněžitého závazku vyplývající pro zadavatele z plnění zakázky Zadavatel je povinen postupovat tak, aby nedocházelo k dělení předmětu zakázky Formy zahájení výběrového řízení: a) uveřejnění oznámení o zahájení výběrového řízení, nebo b) odesláním výzvy k podání nabídky konkrétním zájemcům, nebo c) kombinací způsobů ad a) a ad b) Oznámení o zahájení VŘ i na zakázky malého rozsahu musí být vždy vhodným způsobem uveřejněno. Možno i na profilu zadavatele 7

33 Závazné postupy Součástí oznámení o zahájení výběrového řízení, resp. výzvy k podání nabídky musí být: Identifikace zadavatele Název a popis předmětu zakázky, hodnota požadavky na podmínky plnění(lhůta, místo), údaje o hodn. kritériích Lhůta pro podání nabídek je zadavatelem stanovena vždy s ohledem na předmět zakázky Závazné postupy Způsob hodnocení předložených nabídek je stanoven s ohledem na požadavky: Na základě toho lze rozlišit dvě roviny hodnocení předložených nabídek: a) hodnocení provádí pověřená osoba zadavatele, tzn. bez ustanovení hodnotící komise b) hodnocení provádí hodnotící komise O jednáních komise pro otevírání obálek, resp. hodnotící komise se pořizuje vždy protokol/ zápis obsahující rozhodné události, které byly předmětem jednání komise podepisují všichni přítomní členové komise povinnost předložit jej se zadavateli 8

34 Závazné postupy Zadavatel rozhodne o výběru dodavatele samostatným písemným rozhodnutím podle výsledku hodnocení nabídek nebo podpisem zadavatele na protokolu/ zápisu a souhlasem s výsledkem hodnocení. Zadavatel je oprávněn uzavřít smlouvu pouze s uchazečem, který podal vítěznou nabídku, resp. uchazeči ve druhém nebo třetím pořadí. Závazné postupy Zadavatel nesmí uzavřít smlouvu s uchazečem: Na jehož zpracování nabídky se podílel zaměstnanec zadavatele Kde zaměstnanec zadavatele je ve sdružení, nebo členem realizačního týmu Jehož subdodavatelem je zaměstnanec zadavatele, člen realizačního týmu či osoba, která se na základě smluvního vztahu podílela na přípravě nebo zadání předmětného výběrového řízení Jemuž byl uložen zákaz plnění VZ Smlouva musí mít písemnou formu a musí obsahovat povinné náležitosti viz. čl postupů.. Výjimky v postupech při výběru dodavatele a postupy zadavatele v nestandardních případech Poskytování informací všem účastníkům řízení 9

35 Závazné postupy Zrušení výběrového řízení (povinnost a možnost) Závazné postupy pří výběru dodavatelů VZ MR: Rozdělit na 2 finanční kategorie s ohledem na předmět zakázky a jednotlivé postupy a lhůty odstupňovat. Podle druhu finanční kategorie(hodnoty zakázky) jsou stanoveny postupy pro zadávání zakázek malého rozsahu Závazné postupy Postup pro zadávání zakázek malého rozsahu 1. kategorie: přímý nákup (v tomto případě je zadavatel povinen předložit dodavatelem vystavený účetní doklad) zadavatel může (ale není povinen) dokladovat realizaci přímého nákupu kromě účetního dokladu také písemnou objednávkou plnění (možno ovou formou) postupem zadavatele nesmí být dotčena pravidla obsažená v bodě 8.2. Závazných postupů (tzn. pokud se na zpracování nabídky podílel člen statut. orgánu, nebo zainteresovaný zaměstnanec zadavatele a to včetně subdodávky ) 10

36 Závazné postupy Postup pro zadávání zakázek malého rozsahu 2. kategorie představuje dodržet požadavky: zahájení výběrového řízení vhodným způsobem (viz bod 6.5 Závazných postupů + požadavek na kvalifikaci v rozsahu 53 zákona o VZ lhůta pro podání nabídek minimálně 35 dní ode dne odeslání výzvy nebo uveřejnění oznámení, ustanovení alespoň 5 členné hodnotící komise (viz bod 7.3 Závazných postupů), zápis (protokol) z jednání hodnotící komise s doporučením nejvhodnější nabídky, rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky, informování uchazečů o výsledku výběrového řízení (viz bod 10.2 Závazných postupů), uzavření smlouvy s dodavatelem (viz článek 8. Závazných postupů), případně rozhodnutí zadavatele o zrušení výběrového řízení (viz. článek 11 Závazných postupů). Závazné postupy Postup pro zadávání zakázek s vyšší hodnotou 1. kategorie: výzva minimálně 5 zájemcům k předložení nabídky nebo uveřejnění oznámení o zahájení výběrového řízení vhodným způsobem26 (viz bod 6.5), lhůta pro podání nabídek minimálně 15 dní ode dne odeslání výzvy nebo uveřejnění oznámení, ustanovení alespoň 3 členné hodnotící komise (viz bod 7.3), 11

37 Závazné postupy Postup pro zadávání zakázek s vyšší hodnotou 2. kategorie: výzva minimálně 9 zájemcům k předložení nabídky nebo uveřejnění oznámení o zahájení výběrového řízení vhodným způsobem27 (viz bod požadavek na kvalifikaci v rozsahu 53 zákona č. 137/2006 Sb.), lhůta pro podání nabídek minimálně 35 dní ode dne odeslání výzvy nebo uveřejnění oznámení, ustanovení alespoň 5 členné hodnotící komise (viz bod 7.3), Závazné postupy + vždy pro VZ s vyšší hodnotou: zápis (protokol) z jednání hodnotící komise s doporučením nejvhodnější nabídky, rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky, informování uchazečů o výsledku výběrového řízení (viz bod 10.2 Závazných postupů), uzavření smlouvy s dodavatelem (viz článek 8. Závazných postupů), případně rozhodnutí zadavatele o zrušení výběrového řízení (viz. článek 11 Závazných postupů). 12

38 Závazné postupy Pro účely osvědčení správnosti postupu zadavatele při zadávání zakázky budou při kontrolách dle zákona č. 320/2001 Sb. vyžadovány především následující základní dokumenty: a) oznámení o zahájení VŘ, resp. výzva k podání nabídky zaslaná požadovanému počtu zájemců a další dokumenty (zadávací dokumentace) vymezujících předmět zakázky vč. dokladů prokazujících jejich odeslání; b) nabídky podané uchazeči na základě oznámení o zahájení VŘ c) zápis (protokol) o posouzení a hodnocení podaných nabídek podepsaný oprávněnými osobami; d) smlouva uzavřená s vybraným dodavatelem, vč. případných dodatků k ní; e) oznámení o výsledku výběrového řízení zaslaný všem uchazečům, kteří podali nabídky vč. dokladů prokazujících jejich odeslání. Závazné postupy Minimální rozsah finančních oprav, které budou provedeny z důvodu nedodržení pravidel při realizaci výběrového řízení uvedených v Závazných postupech viz. Tabulka č. 1 vytvořena za účelem sjednocení systému sankcí v oblasti zadávání VZ financ. Ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci ZvZ v programovém období představuje základní minimum pro stanovení finančních oprav, které musí být poskytovatelem dotace v případě porušení rozpočtové kázně dodržováno- v rozsahu v nich stanoveném. 13

39 Závazné postupy - Tabulka č.1 Doporučeno sazby finančních oprav aplikovat poskytovateli dotace v režimu zákona o rozpočtových pravidlech také v případě, kdy je porušení postupu ve výběrovém řízení odhaleno ještě před proplacením prostředků vztahující se k příslušnému výběrovému řízení. Poskytovatelé dotace mohou rozsah tabulky rozšířit o další možné případy porušení pravidel při realizaci výběrového řízení a pro tato porušení stanovit hodnoty finančních oprav dle vlastního uvážení. Poskytovatel dotace může stanovit přísnější sazby finančních oprav, než jak jsou uvedeny v tabulce Závazné postupy - Tabulka č.1 14

40 Závazné postupy - Tabulka č.1 Závazné postupy - Tabulka č.1 15

41 Závazné postupy - Tabulka č.1 Závazné postupy - Tabulka č.1 16

42 Závazné postupy - Tabulka č.1 Veřejná zakázka - postupy Průběh veřejné zakázky v otevřeném nadlimitním řízení dle zákona č. 137/2006 Sb., Praktický příklad s využitím vývojového diagramu (flipchart) Rizika realizace VZ + Vnitřní kontrolní systém zadavatele VZ Praktická ukázka na uvedeném vývojovém diagramu (flipchart) 17

43 Vývojový diagram nadlimitní veřejné zakázky v otevřeném řízení veřejný zadavatel Předpisy, směrnice a metodiky vztahující se k předmětu VZ Předběžné oznámení veřejné zakázky min. + měsíc před zveřejněním oznámení formulář Věstník VZ, 86 ZvZ Zadávací dokumentace náležitosti viz. 44 a násl. ZvZ (podmínky) Požadavky ZvZ a zadavatele na kvalifikaci dodavatelů 50 a násl. ZvZ Odůvodnění VZ na profilu zadavatele do 3 prac. dnů od uveřejnění Oznámení Podrobnosti vyhláška do doby vydání Doporučení MMR Schválení ZD dle zákona o finanční kontrole PO + SR (limit. příslib) Zveřejnění oznámení o zakázce(formulář) ve Věstníku VZ 146 ZvZ Lhůta pro podání nabídek - 39 a 40 ZvZ Základní min. nezkrácená lhůta 52 dnů Poskytování ZD 48 Dodatečné informace + prohlídka místa plnění 49 Podání nabídek 69 Řádně a ve lhůtě Pokud podána jen jedna nabídka neotvírá se a řízení se ruší 71 odst. 7 a 84 Otevírání obálek s nabídkami uchazečů Ihned po uplynutí lhůty pro pod. nab./pozvat 5 dnů 71 odst. 4 a 5 Kontrola úplnosti 71 odst.9 Zveřejnění údajů 71 odst. 10 Komise mlčenlivost 71 odst. 1 a 2 Protokol o otevírání obálek 73 1

44 Posouzení kvalifikace dodavatelů 57(pravost a stáří dokladů) + 59 Komise mlčenlivost, nepodjatost 59 odst. 2 Protokol o posouzení kvalifikace 59 odst.5 a násl. Posouzení nabídek 76 a 77 Hodnocení nabídek 78 a 79(pokud zbyla k hodnocení jen 1 nabídka řízení se ruší - 84) Komise mlčenlivost, nepodjatost 74, 75 Protokol o jednání 75 odst. 5 + Zpráva o posouzení a hodnocení nabídek 80 Rozhodnutí zadavatele o výběru nevhodnější nabídky 81 Lze současně i dle zákona o finanční kontrole PO + SR indiv. příslib; Nebo před uzavřením smlouvy Oznámení o výběru nejvhodnější nabídky 81 odst. 3 a násl. všem hodnoceným uchazečům Námitky uchazečů řádné, zdůvodněné a v termínu 110 Řízení se přerušuje, zadavatel musí podané námitky přezkoumat a o nich rozhodnout 111 Rozhodnutí o námitkách 111 Uzavření smlouvy 82 + povinnost ji zveřejnit na Profilu zadavatele včetně dodatků do 15 dnů od uzavření 147a Zákaz změn podstatných podmínek smlouvy 82 odst. 7 2

45 Oznámení výsledku výběrového řízení 83 Věstník VZ - formulář Písemná zpráva zadavatele 85 + povinnost ji zveřejnit na Profilu zadavatele do 15 dnů od skončení zadávacího řízení 147a Výše skutečně uhrazené ceny VZ - povinnost ji zveřejnit na Profilu zadavatele do 90 dnů od splnění zakázky nebo do násl. roku 147a Seznam subdodavatelů dodavatele VZ(více než 10% hodnoty VZ) - povinnost je zveřejnit na Profilu zadavatele do 90 dnů od splnění zakázky nebo do násl. roku 147a Povinnost uchovávání dokumentace o veřejné zakázce a záznamy o úkonech učiněných elektronicky 10 let od uzavření smlouvy nebo její změny V případě projektů financovaných ze zdrojů EU archivační lhůta dle příslušné směrnice EU 10 let od ukončení projektu, přičemž tato lhůta začíná běžet 1. ledna následujícího roku 3

46 Děkuji za pozornost Rád zodpovím Vaše dotazy Pavel Bláha

47 Vývojový diagram nadlimitní veřejné zakázky v otevřeném řízení veřejný zadavatel Předpisy, směrnice a metodiky vztahující se k předmětu VZ Předběžné oznámení veřejné zakázky min. + měsíc před zveřejněním oznámení formulář Věstník VZ, 86 ZvZ Zadávací dokumentace náležitosti viz. 44 a násl. ZvZ (podmínky) Požadavky ZvZ a zadavatele na kvalifikaci dodavatelů 50 a násl. ZvZ Odůvodnění VZ na profilu zadavatele do 3 prac. dnů od uveřejnění Oznámení Podrobnosti vyhláška do doby vydání Doporučení MMR Schválení ZD dle zákona o finanční kontrole PO + SR (limit. příslib) Zveřejnění oznámení o zakázce(formulář) ve Věstníku VZ 146 ZvZ Lhůta pro podání nabídek - 39 a 40 ZvZ Základní min. nezkrácená lhůta 52 dnů Poskytování ZD 48 Dodatečné informace + prohlídka místa plnění 49 Podání nabídek 69 Řádně a ve lhůtě Pokud podána jen jedna nabídka neotvírá se a řízení se ruší 71 odst. 7 a 84 Otevírání obálek s nabídkami uchazečů Ihned po uplynutí lhůty pro pod. nab./pozvat 5 dnů 71 odst. 4 a 5 Kontrola úplnosti 71 odst.9 Zveřejnění údajů 71 odst. 10 Komise mlčenlivost 71 odst. 1 a 2 Protokol o otevírání obálek 73 1

48 Posouzení kvalifikace dodavatelů 57(pravost a stáří dokladů) + 59 Komise mlčenlivost, nepodjatost 59 odst. 2 Protokol o posouzení kvalifikace 59 odst.5 a násl. Posouzení nabídek 76 a 77 Hodnocení nabídek 78 a 79(pokud zbyla k hodnocení jen 1 nabídka řízení se ruší - 84) Komise mlčenlivost, nepodjatost 74, 75 Protokol o jednání 75 odst. 5 + Zpráva o posouzení a hodnocení nabídek 80 Rozhodnutí zadavatele o výběru nevhodnější nabídky 81 Lze současně i dle zákona o finanční kontrole PO + SR indiv. příslib; Nebo před uzavřením smlouvy Oznámení o výběru nejvhodnější nabídky 81 odst. 3 a násl. všem hodnoceným uchazečům Námitky uchazečů řádné, zdůvodněné a v termínu 110 Řízení se přerušuje, zadavatel musí podané námitky přezkoumat a o nich rozhodnout 111 Rozhodnutí o námitkách 111 Uzavření smlouvy 82 + povinnost ji zveřejnit na Profilu zadavatele včetně dodatků do 15 dnů od uzavření 147a Zákaz změn podstatných podmínek smlouvy 82 odst. 7 2

49 Oznámení výsledku výběrového řízení 83 Věstník VZ - formulář Písemná zpráva zadavatele 85 + povinnost ji zveřejnit na Profilu zadavatele do 15 dnů od skončení zadávacího řízení 147a Výše skutečně uhrazené ceny VZ - povinnost ji zveřejnit na Profilu zadavatele do 90 dnů od splnění zakázky nebo do násl. roku 147a Seznam subdodavatelů dodavatele VZ(více než 10% hodnoty VZ) - povinnost je zveřejnit na Profilu zadavatele do 90 dnů od splnění zakázky nebo do násl. roku 147a Povinnost uchovávání dokumentace o veřejné zakázce a záznamy o úkonech učiněných elektronicky 10 let od uzavření smlouvy nebo její změny V případě projektů financovaných ze zdrojů EU archivační lhůta dle příslušné směrnice EU 10 let od ukončení projektu, přičemž tato lhůta začíná běžet 1. ledna následujícího roku 3

50 Vzdělávací seminář Audit při realizaci projektu III. Název projektu: Metodická podpora a vzdělávání realizátorů projektů standardizace procesů v oblasti projektového řízení na MV ČR a v jím řízených organizacích Registrační číslo projektu: CZ.1.04/4.1.00/ Oznamovací povinnost orgánů veřejné správy Mgr. Pavel Bláha 1

51 Obsah semináře Vybrané právní předpisy ČR upravující oblast oznamovací povinnosti orgánů veřejné správy Státní orgány Územně samosprávné celky Vybrané předpisy EU upravující oblast oznamovací povinnosti orgánů veřejné správy Metodický pokyn Nesrovnalosti Právní předpisy upravující uvedenou problematiku 219/2000 Sb., o majetku ČR a jejím vystupování v právních vztazích 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení) 129/2000 Sb., o krajích 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů 2

52 Právní předpisy upravující uvedenou problematiku 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě 552/1991 Sb., o státní kontrole 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním (trestní řád) Metodický pokyn Nesrovnalosti (pokyn zrušen; byl platný do ; ale postupy, formuláře a povinnost hlášení jsou nadále platné) Metodický pokyn CHJ č. 12. Právní předpisy EU Smlouva o Evropské unii Nařízení Rady (ES, Euratom) č. 2185/1996, ze dne 11. prosince 1996, o kontrolách a inspekcích na místě prováděných Komisí za účelem ochrany finančních zájmů Evropských společenství proti podvodům a jiným nesrovnalostem Rozhodnutí Komise (ES, ESUO, Euratom) č. 352/1999, z 28. dubna 1999, o zřízení Evropského úřadu pro boj proti podvodům (OLAF) 3

53 Právní předpisy EU Nařízení Rady (ES, Euratom) č. 2988/95, ze dne 18. prosince 1995, o ochraně finančních zájmů Evropských společenství Nařízení Rady (Euratom) č. 1074/1999 z 25. května 1999 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) Organizační složky státu a státní orgány Zákon č. 219/2000 Sb., 7 Jménem státu činí právní úkony vedoucí organizační složky, jíž se tyto právní úkony týkají, pokud zvláštní právní předpis nebo zákon o majetku ČR nestanoví jinak Vedoucí organizační složky může pro určité právní úkony písemně pověřit jednáním jiného vedoucího zaměstnance této organizační složky. Další zaměstnanci organizační složky mohou jménem státu činit právní úkony pouze v rozsahu stanoveném vnitřním předpisem organizační složky. 4