Současná legislativa v ČR a správa dokumentů v soukromém sektoru

Transkript

1 N_SD / VŠFS / LS 2015 / DS Tematický blok 2 Současná legislativa v ČR a správa dokumentů v soukromém sektoru 1. Shrnutí vývoje hlavní platné legislativy o správě dokumentů v ČR v současnosti ( ): 1.1 Období před přijetím nového ZoA: - Zákon č. 97/1974 Sb., o archivnictví = historicky 1. archivní zákon v českých zemích - Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu (ZoEP) - Zákon č. 440/2004 Sb. = novelizace ZoEP nová autentizace: elektronická značka - Nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí ZoEP (zrušeno k ) 1.2 Období po přijetí nového ZoA = subjekty z veřejného a soukromého sektoru, nová pravidla pro spisovou službu - Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a o spisové službě (ZoA) = historicky 1. legislativní úprava spisové služby (platnost od ) -příloha č. 1: Dokumenty vzniklé z činnosti podnikatelů zapsaných v OR, které jsou podnikatelé za podmínek stanovených tímto zákonem povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií -příloha č. 2: Dokumenty, které budou podle obsahu vždy předloženy k výběru a archiválie - Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád 1.3 Legislativa archivní a spisové služby implementuje e-dokumenty (od ): - novela ZoA č. 190/2009 Sb. (platnost od ) - Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů ve znění zákona č. 190/2009 Sb. platnost od Vyhláška č. 193/2009 Sb., o konverzi e-dokumentů preferovaný formát PDF/A na vstupu a na výstupu z autorizované konverze e-dokumentů 1

2 - Vyhláška č. 194/2009 Sb., o informačním systému DS preferovaný formát PDF/A + po její novelizaci v roce 2010 = rozšíření počtu datových formátů včetně formátu ISDOC - Vyhláška č. 383/2009 Sb., o účetních záznamech v technické formě preferovaný formát PDF/A (+ ISDOC) 1.4 Legislativa archivní a spisové služby mj. zejména implementuje pravidla pro dlouhodobé ukládání ( archivaci ) e-dokumentů / e-archiválií (od ): - Zákon č. 167/2012 Sb. (novela ZoA) platnost od včetně další novelizace ZoEP = povinná aplikace ustanovení Rozhodnutí Evropské komise 2011/130/EU o tzv. referenčních datové formáty ETSI: a) PAdES (PDF Advanced Elektronic Signatures) pro podepisování PDF dokumentů, b) XAdES (XML Advanced Elektronic Signatures) pro podepisování XML dat, c) CAdES (CMS Advanced Elektronic Signatures) pro připojování elektronického podpisu k jakémukoliv dokumentu (bez datového formátu PDF). - Vyhláška č. 212/2012 Sb., o ověřování platnosti UEP platnost od Zákon č. 502/2012 Sb.: novelizace zákona č. 235/20045 Sb. o DPH zrovnoprávnění elektronické a papírové faktury, nová pravidla pro správu účetních dokumentů (s platností od ) 1.5 V souvislosti s přípravou nového občanského zákoníku vstoupily k v platnost: - Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník 75a, odst.2 zákona č. 513/1991 Sb. X 207 zákona č. 89/2012 Sb. změna v povinnostech likvidátora - Zákon č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích): o ve lhůtě do přizpůsobení ustanovení svých společenských smluv o k povinnost zveřejnění pro a.s. svých informací ze sbírky listin OR dálkovým způsobem (webové stránky) o k stejná povinnost též pro spol. s r. o. 2

3 - Zákon č. 303/2013 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím rekodifikace soukromého práva, mj. část 5: změna zákona č. 455/1991 Sb. (živnostenský zákon) 13 Pokračování v provozování živnosti při úmrtí podnikatele část 10: změna zákona č. 358/1992 Sb. (notářský řád) zpřesnění a nová pravidla pro vedení evidencí a dokumentů notářů část 56: změna ZoA (zákona č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů) 3, odst.2: místo občanských sdružení nově spolky + dtto Příloha č. 2 ZoA - Zákon č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících PO a FO (zákon o veřejných rejstřících) zpřísnění povinností při neplnění povinnosti ukládat účetní závěrky do sbírky listin OR + zůstává v platnosti ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů, o sankcích FÚ v případě nezveřejnění účetní závěrky a výroční zprávy vč. Sankcí - Zákonné opatření Senátu ČR č. 344/2013 Sb., o změně daňových zákonů v souvislosti s rekodifikací soukromého práva a o změně některých zákonů (platnost od ) - 69, 69a, 69b, 71 daňového řádu: tzv. daňová informační schránka + daňový portál 1.6 Poslední novelizace ZoA a VoSSL: - Zákon č. 56/2014 Sb., kterým se mění ZoA č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů (poslední novela ZoA ke dni ): - 3, nový odst,4 = povinnost uchovávat dokumenty a umožnit z nich výběr archiválií pro podnikatele, kteří provozují koncesovanou živnost vedení spisovny - 49, odst.1 = posílení kontroly podnikatelů, kteří provozují koncesovanou živnost vedení spisovny ze strany příslušného SOA - Příloha č.1 ZoA pro SPP se zrušuje povinnost uchovávat a umožnit výběr archiválií zápisů z porad vedení + dokumentů o výrobních programech + dokumentů o oceňování výrobků 2. Tzv. soukromoprávní původci (SPP) podle 3 odst. 2 ZoA: obchodní společnosti a družstva, s výjimkou bytových (viz dokumenty podle přílohy č. 1 zákona č. 309/2009 Sb.) politické strany a hnutí občanská sdružení odborové organizace + organizace zaměstnavatelů 3

4 církve + náboženské společnosti profesní komory nadace + nadační fondy obecně prospěšné společnosti notáři 3. ZoA a SPP: a/ uchovávání určitých typů dokumentů za podmínek stanovených v ZoA b/ umožnění výběru archiválií ze strany příslušného archivu c/ předání vybraných archiválií příslušnému archivu d/ správa vybraných archiválií, pokud si je ponechá ve vlastní péči a na vlastní odpovědnost - Na základě přílohy č. 1 ZoA uchovávat určité dokumenty a umožnit z nich výběr archiválií. Konkrétně se tato povinnost týká: a) obchodních společností a družstev, s výjimkou bytových družstev, b) notářů. - Podle přílohy č. 1 ZoA se jedná o tyto níže uvedené typy dokumentů: a) o vzniku, přeměně a zániku původce, b) o řízení původce, c) o majetku původce, d) účetních závěrek, e) zásadních dokumentů vztahujících se k předmětu podnikání původce, f) vybraných dokumentů z činnosti notářů. 4

5 Ostatní SPP uvedení v 3 odst. 2 ZoA, kromě již zmíněných obchodních společností, družstev (mimo bytová družstva) a notářů s ohledem na přílohu č. 2 ZoA, která obsahuje dokumenty, které budou podle obsahu vždy předloženy k výběru za archiválie, musí uchovávat především tyto typy dokumentů: a) zakládací listiny, statuty, organizační řády a další dokumenty o organizační struktuře, b) dokumenty o vedení, správě, řízení, kontrole a činnosti subjektu, c) roční rozpočty, závěrečné účty, roční účetní závěrky, d) osobní spisy významných osobností politického, hospodářského, vědeckého, technického, kulturního, náboženského, církevního a sportovního života, e) rukopisy významných literárních děl, f) podací deníky a resp. další registraturní pomůcky (pouze v případě, že by dotčený původce dobrovolně vedl SSL!), g) rehabilitační spisy, h) ostatní dokumenty, které obsahují zásadní informace o subjektu (činnost, majetkoprávní poměry a jejich změny, život a dílo významných osobností, volební výsledky, členství v mezinárodních organizacích). U výše uvedených typů dokumentů je třeba na základě ustanovení ZoA zejména splnit tyto podmínky: a) uchovat tyto dokumenty a zaručit věrohodnost jejich původu, neporušitelnost obsahu, jejich čitelnost, včetně uchování údajů prokazujících jejich existenci v čase, b) uvedené podmínky zajistit až do okamžiku provedení výběru archiválií, c) povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají dále právní nástupci VPP i SPP, jde-li o dokumenty, ke kterým měli tuto povinnost již tito původci. 5

6 Ukládání archiválií: od SPP - na základě dohody do veřejného archivu do (akreditovaného) soukromého archivu ve vlastní režii a na vlastní odpovědnost ( mimo archiv ) EDMS X ERMS umožňuje záznamy upravovat umožňuje záznamy vymazat může obsahovat kontrolu uchovávání může obsahovat strukturu uložení záznamů chrání ED před upravováním chrání ED před vymazáním musí obsahovat kontrolu uchovávání musí obsahovat strukturu uložení ED (třídící schéma spisový plán) podpora každodenního používání záznamů může podporovat každodenní práci + zajištění bezpečného úložiště pro dlouhodobé ukládání ED 6