Společnost Bristol-Myers Squibb ruší papírové faktury!

Transkript

1 Společnost Bristol-Myers Squibb ruší papírové faktury! Vážená paní / vážený pane V rámci naší celkové strategie přejít k plně elektronickému prostředí a dosahovat tak účinnosti, které chceme v naší společnosti dosáhnout s naší strategií BioPharma, rozšiřuje společnost Bristol-Myers Squibb program elektronické fakturace pro všechny faktury, které dostáváme od našich dodavatelů zboží a poskytovatelů služeb. V současnosti už přijímáme 40 % všech faktur za naše objednávky v elektronické podobě a nyní vyžadujeme, aby naši zbývající dodavatelé, kteří posílají faktury na papíře, začali posílat faktury elektronicky. Jsme partnerem OB10, globální e-fakturační sítě, která vám umožní předkládat faktury elektronicky s využitím zabezpečeného portálu, který splňuje daňové požadavky. Všechny faktury musí být předkládány elektronicky s využitím sítě OB10. Aby byly splněny požadavky na elektronické zpracování, požadujeme splnění následujícího termínu: Datum Událost Vysvětlení 31. března 2013 Termín Všechny papírové faktury přijaté po tomto termínu budou vráceny Přihlaste se na portálu OB10 ještě dnes a začněte posílat společnosti Bristol-Myers Squibb e-faktury. Přechodem na elektronickou fakturaci získáte tyto výhody: Zaručené doručení faktury - bezpečný, rychlý a pohodlný proces fakturace se zaručeným doručením faktury společnosti Bristol-Myers Squibb se všemi daňovými náležitostmi během 3 hodin. Zlepšené včasné provedení platby. Upozornění - upozornění s oznámením případných problémů s předložením faktury. Online portál - online předložení faktury, možnosti archivace a tvorby zpráv. Služba stavu faktury - umožňuje sledovat stav všech vašich faktur v rámci celého procesu schválení a proplacení. Funkce převedení objednávky - automaticky vyplní všechny detaily z vašich čísel objednávek do faktury. Jako stávající dodavatel v rámci sítě OB10 je společnost Bristol-Myers Squibb automaticky přidána do vašeho seznamu napojených účtů kupujících. To je sděleno společnosti Bristol-Myers Squibb, která pošle vaše otevřené objednávky na váš účet OB10 a potvrdí váš aktuální termín přechodu. Všechny papírové faktury přijaté po termínu přechodu vám budou vráceny, což může vést ke zpoždění plateb. Další informace o přechodu na elektronickou fakturaci a zodpovězené časté dotazy najdete na webových stránkách OB10/bms na adrese Jestliže chcete kontaktovat kupujícího Bristol-Myers Squibb přímo, zašlete svůj dotaz na adresu efss.front-office@bms.com Děkujeme vám předem za vaši podporu této iniciativy a za vaši pomoc při zlepšování našich procesů. Těšíme se, že již brzy začneme dostávat vaše faktury v elektronické podobě. S úctou, George Matsagas Director Global Expenditures Bristol-Myers Squibb Alan Goring Director Indirect Sourcing EMEA Bristol-Myers Squibb

2 Poplatky dodavatele OB10 OB10 může nabídnout dvě metody přenosu faktur dodavatele: integrovaný a ruční přenos. Tyto metody přenosu s sebou nesou mírně odlišnou strukturu poplatků, které jsou uvedeny níže. Integrovaný dodavatel Dodavatel s webovým formulářem Roční poplatek: 1100 (750 ) umožňuje přístup ke všem zákazníkům, kteří jsou členy sítě Bez ročního poplatku: Náklady transakce na fakturu 1-0,32 (0,67-0,22 ) Předplacené transakce Prvních 12 transakcí = zdarma 25 faktur = 35 (25 ) 50 faktur = 65 (45 ) 125 faktur = 150 (100 )

3 Časté dotazy na OB10 Musím podepsat smlouvu s OB10? Ano. Jestliže si vyberete integrované řešení, podepíšete smlouvu se společností OB10. Jestliže si vyberete webový formulář, musíte přijmout standardní podmínky a ustanovení. Proč nezaplatí poplatky společnost Bristol-Myers Squibb? Aby bylo možné používat službu OB10, musíte zaplatit poplatky vy i společnost Bristol-Myers Squibb, protože obě společnosti budou užívat výhod této služby. Naše analýza ukazuje, že pokud vezmete v úvahu náklady na tisk a doručení faktur, může být elektronické předkládání faktur pomocí OB10 levnější. Je fakturace s využitím OB10 požadavkem pro obchodování se společností Bristol-Myers Squibb? Ano. Počínaje dnem 31. března 2013 má účetní oddělení pro splatné závazky v rámci společnosti Bristol-Myers Squibb v plánu již nepřijímat papírové faktury od vaší společnosti. Místo toho budou elektronické faktury jediným způsobem úspěšné iniciace platby. Budu muset využívat tuto službu, jestliže je moje faktura v současnosti proplácena včas? Ano. Vaše používání služby OB10 zajistí i nadále včasné proplácení. Co se stane, když budu dále posílat papírové faktury? V době, kdy budete pracovat společně s OB10 na vaší registraci, s potěšením budeme přijímat vaše papírové faktury. Stanovili jsem termín 31. března 2013 pro dodavatele pro přechod do sítě. Když začnete posílat faktury pomocí OB10, zajistěte, aby skončilo posílání papírových kopií. Poznámka: papírové faktury přijaté poté, co začnete využívat přenosu přes OB10, budou zamítnuty. Bude společnost Bristol-Myers Squibb platit pomocí OB10? OB10 není platformou pro platby. Bristol-Myers Squibb bude i nadále používat stávající postupy placení. Musím si nainstalovat nějaký software? Ne. Není nutný žádný software. OB10 nabízí snadno použitelné řešení. Namísto vyžadování datových standardů umí funkce OB10 ANY-TO-ANY DATA FORMATTING přijímat faktury v libovolném formátu a s libovolnou strukturou souborů. Některým zákazníkům již posílám některé údaje faktur přímo; mohu posílat faktury EDI/XML přímo do společnosti Bristol-Myers Squibb? EDI a XML jsou z hlediska OB10 jen datové formáty; z toho důvodu můžete používat tento preferovaný formát pro posílání dat do OB10, pokud si vyberete integrované řešení. Společnost Bristol-Myers Squibb nebude přebírat žádná elektronická data přímo do dodavatelů, protože dostáváme jednu konsolidovanou fakturu od OB10, která bude obsahovat faktury od všech našich dodavatelů. Mám již zařízeno, že dávám faktury k dispozici svým zákazníkům na Internetu mají tak možnost zobrazit si otisk faktury na webu. Mohu využívat této možnosti namísto OB10? Ne, síť OB10 zajišťuje, že Bristol-Myers Squibb obdrží poslaná data ve formátu, který se načte do našeho účetního softwaru a popřípadě se naváže na záznam přijetí zboží. Nabídka, že si společnost Bristol-Myers Squibb zobrazí otisk faktury nebo si stáhne data v pevném formátu neodpovídá podnikovým procesům nebo požadavkům společnosti Bristol-Myers Squibb.

4 Co když nemám systém schopný vytvářet elektronické faktury? Prosím, promluvte si o možném řešení se zástupcem OB10. Mohu posílat elektronické faktury pomocí OB10 všem svým zákazníkům? Ano. Jakmile se zapojíte do sítě OB10, budete mít možnost posílat elektronické faktury také dalším zákazníkům zapojeným do sítě. Mám v plánu v brzké době vyměnit svůj fakturační software; mohu počkat? Naším oznámeným cílem je, aby všichni naši dodavatelé byli zaregistrovaní a aby posílali faktury do 31. března Síť OB10 akceptuje libovolné příchozí formáty dat, takže se můžete zapojit do sítě a posílat faktury. Až budete mít připravený svůj nový software, stačí oznámit OB10 změnu výstupu dat a oni provedou nezbytné úpravy v síti, které zajistí hladký přechod a nepřerušené posílání faktur. Umí OB10 nabídnou asistenci ve více jazycích? Ano, OB10 poskytuje služby prodeje, implementace a podpory v angličtině, francouzštině, němčině, holandštině, španělštině a italštině. OB10 má také místní čísla pro služby klientům v následujících zemích: Austrálie +61 (0) Belgie +32 (0) Dánsko +45 (0) Finsko +358 (0) Francie +33 (0) Německo +49 (0) Irsko +353 (0) Itálie Malajsie +60 (0) Nizozemsko +31 (0) Nový Zéland +64 (0) Singapur +65 (0) Španělsko +34 (0) Švédsko +46 (0) UK +44 (0) Jsou k dispozici další informace o službě OB10? Ano, navštivte stránky Kde se dozvím více o tom, jak se stát kupujícím, který využívá službu OB10? Navštivte stránky

5 1 / 3 e-invoicing and an overview of your options Join OB10 and benefit from: Secure and guaranteed invoice delivery: no more paper invoices getting lost in the mail On-time payment: your customers can process your invoices faster No more delays: invoices cannot be sent with missing information, cannot land on the wrong desk and do not need manual intervention Secure online connection: send invoices easily with no need for additional software or hardware 24/7 access and reporting: enjoy higher processing transparency and better cashflow management Tax compliance: guaranteed legal and tax compliance Easy and cost-efficient invoicing at any time OB10 offers two primary methods for sending invoice and credit transactions. You can either send a data file directly to OB10 using our Integrated Solution or create invoices online using the Web Form through the OB10 Portal. This document explains how e-invoicing works and the options available to you. How it works Supplier Buyer OptionsOverview_EU, EN, 4/12 Copyright 2012 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.

6 2 / 3 By checking invoices for duplicates and ensuring they contain the information required by your customer, we ensure automated, straight-through processing and enable ontime payment. Through the OB10 Portal you have access to the OB10 archive and a number of reporting functions. Please read this document thoroughly before deciding whether Integrated Solution or Web Form submission through the OB10 Portal is the best option for your company. 1. Integrated Solution: sending an extracted data file This option suits organizations that send a high volume of invoices. The Integrated Solution gives you a fully automated process where invoice data is extracted directly from your billing system and delivered directly into your buyers finance systems. This means: We process data in virtually any format and handle the data transformation based on your customer s requirements No need to install additional software or hardware You can send one consolidated data file for all your invoices Once on the network, you can easily connect and send invoices to other customers Costs for the integrated solution Annual Membership 1100* Per Invoice Transaction costs 1 20 invoices per month invoices per month invoices per month ,000 invoices per month invoices per month 0.32 * Buyer connection fees will apply. The annual fee covers the creation and maintenance of your account for a single tax entity. If you have multiple tax entities there will likely to be additional charges. These charges will fluctuate based on the number of formats, and separate connections etc. For more information, please contact your OB10 representative. Please note: transactions are charged on a monthly basis according to volume. Getting started with the Integrated Solution Once your customer invites you to join OB10, one of our onboarding experts will walk you through the registration process. OptionsOverview_EU, EN, 4/12 Copyright 2012 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.

7 3 / 3 2. Web Form: sending electronic invoices using the OB10 Portal The OB10 Web Form is designed for companies who send a low volume of invoices to their customers each year. The portal offers you a secure connection and guarantees delivery of your invoice to your customers within hours, which allows them to process your invoice and pay you promptly. Costs for using the Web Form There are several pricing options available when submitting invoices through the Web Form. Upon registration, all new suppliers using this option automatically receive 12 free transactions. At the end of your first anniversary, if you have not used all of your free transactions, we will replenish your account back to 12 invoices for you to use during the next 12 months. If you use all 12 free invoices and need more during this 12-month period, you will be required to purchase your first batch of transactions (minimum 25 invoices). You will then no longer have access to the free invoice option. Web Form pricing structure** Transaction Level Transactions 1 12 Free* * The initial 12 free transactions are automatically available, can be used during the course of 12 months and will be replenished at the end of one year. If more than 12 transactions are required during the course of the year, you must purchase at least 25 transactions. Once you make your first purchase, you will no longer have access to the free invoice option. ** Payment options: You can pay by PayPal or credit card. We accept Visa, Visa Electron, MasterCard, Maestro, Solo and American Express. We can also invoice you, however, you will be required to purchase a minimum of 125 transactions and pay an administration fee of 15%. Getting started with the Web Form submission through the OB10 Portal As part of your invitation to join the OB10 network, you will receive an with instructions on how to register. Once your registration is complete, we will send you your login credentials by so you can start sending electronic invoices via OB10. For more information on OB10, e-invoicing and the options available to you, visit or us at info@ob10.com. OptionsOverview_EU, EN, 4/12 Copyright 2012 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.