ACCESS základné pojmy

Transkript

1 ACCESS základné pojmy - je databázový program. Databáza programu a všetky jej objekty sú uložené v jednom súbore s príponou.mdb (mimo prepojených údajov). Databáza množstvo údajov (dát), ktoré vytvárajú údajovú základňu. Môže ju tvoriť viac tabuliek, ktoré navzájom súvisia. Tabuľka uložené údaje (príklad záznamu písaného a v tabuľke) Zoznam firiem ID Firma Druh činnosti 1 Sezam arašidy 2 IBM počítače Záznam - riadok tabuľky tvorí ho jeden záznam. Pole - stĺpec tabuľky súhrn rovnakých údajov v stĺpcoch s viacerých záznamov = pole Názov pola = hlavička stĺpcov Štruktúra tabuľky súhrn názvov, dátových typov, vlastností polí a tabulky. Dátový typ určuje druh údajov, ktoré sú v danom poli uložené Radenie záznamov poradie v akom sa zobrazujú údaje na obrazovke alebo pri tlači. radenie sa používa v tabuľkách, dotazoch, formulároch a zostavách. Používa sa: - radenie podľa jedného pola, alebo viacerých (ak je 1 záznam rovnaký), kombinované (polia sú radené rôzne, jeden vzostupne a ďalšie zostupne) - vzostupné a zostupné Indexy slúžia na rýchlejšie vyhľadávanie v tabuľke záznamoch. Nemusia byt definované, ale môžu. Zachytávajú informácie o často používaných riadených záznamoch, ktoré sú v tabuľke trvalo uložené a pri zmene v tabulke sa automaticky aktualizujú. Definujú sa pomocou polí pre indexáciu. Primárny kľúč index, ktorý sa najčastejšie používa. Urýchlenie vyhľadávania a radenia údajov. Nedovoľuje uložiť duplicitný záznam do tabulky. (PrimaryKey) Formulár umožňuje užívateľsky príjemnejší pohľad na databázu. Je možné zobraziť, vkladať a upravovať viac údajov z jedného záznamu alebo údaje zo záznamov prepojených tabuliek. Zostava spôsob prezentácie údajov na tlačiarni. Možné aj zobrazenie na obrazovke (Náhľad). Možnosť tlačenia aj v skupinách, alebo súčty. Filter jednorázový výber, resp. radenie údajov v tabuľkách, dotazov a formulároch podľa želania užívateľa. Dotaz výber a zaradenie (usporiadanie) údajov podľa priania užívateľa. Je ho možné použiť k spojovaniu údajov rôznych tabuliek a ďalších dotazov. Na rozdiel od filtrov je ich možné uložiť v databáze a preto je ho možné použiť vo vytvorenej podobe. Obsahuje: definíciu výberových kritérií, radenie údajov, výber polí a prípadne spojenie tabuliek a iných dotazov. S pomocou dotazov je možné vykonávať výpočty a zoskupovanie údajov a iné operácie. Dotazy sa tiež používajú ako zdroj formulárov a zostáv, pre ktoré vytvoria potrebný výber údajov. Výberové kritérium výraz pre výber záznamov vo filtri, alebo dotazu zadaný podľa pravidiel programu Access. Spojenie tabuliek slúži na prehľadnejšie zobrazenie údajov. Definované určením polí, ktoré budú v spojených tabuľkách rovnaké. Relácia trvalé spojenie tabuliek v databázy. Relácia sa používa na riadenie dátových väzieb medzi tabuľkami vo všetkých databázových objektoch. Vzniká relačná databáza. Objekt samostatné celky, ktoré majú rôzne vlastnosti, je ich možné nejako označiť a je možné s nimi ako celkom manipulovať. Sú to: tabuľky, formuláre, zostavy, dotazy, makrá, moduly ale aj celá databáza. Vlastnosť je definícia ako sa objekt zobrazuje, ako reaguje v rôznych situáciách. Napr. farba, typ písma, tvar okna, spôsob reakcie na chybu, stlačenú klávesnicu, pohyb kurzoru, atď. Fokus keď je nejaký objekt, alebo prvok, alebo ich časť označený kurzorom. Sezam Makro jednoduchší nástroj pre automatizáciu opakovaných činností. Činnosť makra sa vytvára postupne=skladačka. Nástroj pre programovanie neprogramátorov. Modul - nástroj profesionálneho programovania. Prepojenie spôsob priameho použitia údajov z iných databáz a z iných programov. (napr. textové súbory, tabuľky Excel, atď.)

2 Spustenie programu Start - Programy -> Office Access 1. vytvorit novu databazu 2. otvorit existujucu databazu Nová databáza: 1.krok Nová databáza 2.krok Vytvoriť (zmena mena, atd.) 3 krok: A. Vytvorit tabulku v navrhovanom zobrazení - zadávame štruktúru - 1 tabulka = max. 255 polí (riadkov) - názov pola = max. 64 znakov (moze byt medzera a diagritika) - dátový typ (výber typu pola): o text max 255 znakov dlhý retazec o memo max znakov (najčastejšie poznámky), nieje ho možné indexovať o číslo číselný údaj bajt = celé čísla od 0 do 255 celočíselný=od do dlhé číslo=od do jednoduchá presnosť=od *10 na 38 do +... dvojitá presnosť=od *10 na 308 do +... o datum/čas hodoty dátumu a času o mena hodnoty meny (15 miest v pravo a 4 miesta v lavo) o automatické číslo generované náhodne, resp. postupnost čísel o ano/nie - hodnoty nadobúdajú dva stavy ano/nie, True/False o objekt OLE - objekt prepoijený do tabulky programu Access,napr. z Wordu dokument,... Max velkost moze byt 1 GB. o hypertextový odkaz text, ktorý sa použije ako adresa odkazu na objekt, dokument alebo stránku. - popis =bližší popis, podrobnejšie info o poli.bude sa zobrazovat aj v objektoch naväzujúcich na vytváranú tabuľku. Nastavenie vlastností polí Velkosť pola len text a cislo. Pocet desatinnych miest len u cisla a meny (0 az 15 desatinných miest) Format urcuje sposob zobrazenia a tlace v poli. U pola cislo, mena, datum/cas, ano/nie mozno vybrat zo zoznamu pôvodné formaty alebo si vytvorit vlastne. Vlastny format mozno vytvorit aj u typu text. Vstupna maska pri poli text a datum/cas (nie pri inom type) je to vstupny filter. Titulok text, ktory sa zobrazi v zahlaví stĺpca v datovom liste (tabulka s udajmi). Vychodzia hodnota hodnota, ktora sa bude v poli zobrazovat implicitne (bude tam zadaná prednostne a nemusí sa meniť) Overovacie pravidlo ak chceme zamedziť vlozeniu niektorych udajov do tabulky Napr. <200 nebude sa dat zadat cislo vetsie nez 200. Pole nieje mozne opustit dovtedy kym nieje zadana spravna hodota. Overovaci text ak nebudu splnene podmienky podla overovacieho pravidla zobrazi sa hlasenie z tohto pola. Je nutné zadať ak chceme aby bol udaj zadaný do pola tak nastavíme ano (nebude ho mozne preskocit) Povolit nulovu dlzku vyskztuje sa u poly memo a text kde retazec nesmie mat nulovu dlzku. Indexovat. ak chceme aby v poli boli vytvorene indexy (Nie = nebude, Ano duplicita povolena=zaznamy mozu mat v tomto poli zhodne udaje, Ano-ziadna duplicita=zaznamy nesmu mat v tomto poli zhodne udaje) Indexy pri otvorenej tabulke klik na tlacitko indexy (blesk) na panely nastrojov. Index = rychlejsie vyhladavanie polí v tabulke. Primarny kluc hlavny index. prave klik v tabulke a nastavime prim.kluc = ikona s klucikom. Ulozenie tabulky 1. cez disketu na pracovnej ploche, 2. cez krizik a dať zapísat Úprava tabulky Vlozit riadok menu vlozit -> riadok; cez prave tlacitko ->vybert z ponuky Vlozit stlpec neda sa Odstranit riadok menu odstranit -> odstranit riadky; cez prave tlacitko ->vybert z ponuky Dátový list

3 Zobrazenie tabuľky v tvare, kedy môžeme meniť údaje (môže to byť formulár alebo dotaz). Otvorenie: 1. 2x klik myšou 2. pravý klik myšou vybrať ponuku otvoriť Pohyb po poliach: TAB skok do nasledujúceho poľa SHIFT-TAB posun do predchádzajúceho poľa HOME/END posun do prvého alebo posledného poľa PAGE UP/PAGE DOWN posun o stránku hore alebo dole Pohyb myšou: Klepnutím na požadovaný záznam alebo pole. Použitie ovládacích tlačidiel ( šípka posunu) - na posledný záznam - na prvý záznam - na predchádzajúci - nasledujúci - na prázdny nový záznam Nastavenie pohybu v dátovom liste cez ponuku možnosti nástroje karta klávesnica. Pridanie nového záznamu v každej tabuľke býva zobrazený tzv. prázdny záznam označený *. Pomocou tohto záznamu sa do tabuľky vkladajú nové údaje. Spôsoby pridania: 1. tlačítko spodnej časti okna dátového listu * 2. tlačítko na panely úloh * 3. z ponuky vložiť nový záznam Úprava zadaných záznamov: -šípky (pohyb) - delete (zmazanie znaku, záznamu) - enter ( ukončenie úpravy obsahu poľa) - escape ( obnova pôvodného stavu obsahu poľa, ktoré nebolo ešte uložené) - F2 ( úprava obsahu poľa) Uloženie údajov Všetky zmeny údajov v tabuľke sú zapísané už pri presune na iný záznam. Zmeny rozvrhnutia dátového listu t.j. nastavenie poradia, typ písma, šírky atď. sa ukladajú pomocou tlačítka uložiť ( disketa ). Rušenie záznamov POSTUP 1. Umiestniť kurzor do záznamu 2. a) cez ponuku upraviť, odstrániť záznam b) odstrániť záznam ( krížik) na panely nástrojov c) označiť celý záznam na voliči a stlačiť delete Po odstránení záznamu nie je možné vykonať príkaz späť. Relácie medzi tabuľkami Relácie je trvalé spojenie tabuliek v databáze. Používa sa k riadeniu dátových väzieb medzi tabuľkami. Keď sú tabuľky v relácii je možné vytvoriť novú zostavu formulár alebo dotaz, ktorá bude obsahovať údaje zo všetkých tabuliek, ktoré sú v relácii. Pri tvorbe relácii musia byť všetky tabuľky uzatvorené. Vytvorenie: 1. Otvoriť okno databázy 2. Cez menu nástroj vybrať položku relácie 3. Z výberu zobraziť tabuľku pridať tabuľky na vytvorenie relácií a zavrieť. 4. Pretiahnuť pole z 1 tabuľky do druhej. Pri viacerých tabuľkách podržať klávesnicu CTRL. 5. V otvorenom okne upraviť relácie, môžeme upraviť vytvorené relácie, t.j. typ spojenia a vytvorenie referenčnej integrity ak chcem aktualizovať údaje v súvisiacej tabuľke použijem voľbu zaistiť referenčnú integritu a aktualizácia súvisiacich polí 6. Uložiť zmenu Poznámka: Názvy polí nemusia byť rovnaké, ale typy polí a údaje musia byť rovnaké. Relácie je možné vytvoriť aj pomocou dotazov, ale nebudeme mať referenčnú integritu. Formulár - je prehľadnejšie zobrazenie údajov z tabuľky, resp. dátového listu. Formulárové zobrazenie sa využíva hlavne v prípade väčšie ho počtu polí v zázname.

4 Pohyb vo formulári : a) Pomocou klávesnice CTRL + PAGE Up, CTRL + PAGE DOWN = pohyb po záznamoch. TAB, ENTER= posuv na nasledujúce pole SHIFT + TAB= presun na predchádzajúce pole HOME= presun na prvé pole záznamu END= presun na posledné pole záznamu CTRL + HOME= presun na prvé pole prvého záznamu CTRL + END= presun na posledné pole posledného záznamu b) Pomocou myši - pohyb po poli urobíme klepnutím na príslušné pole - pohyb po záznamoch sa vykonáva použitím ovládacieho tlačítka pre pohyb po záznamoch. Použitie ovládacích prvkov vo formulári - je možné použiť rôzne typy ovládacích prvkov, ako sú napr. príkazové tlačítko (tlač záznam), prepínač (výber z viacerých volieb ), objekt OLE (napr. obrázok), hypertextový odkaz, graf. Nová Vytvorenie formulára automatické vytvorenie 1. Vytvorenie tabuľky pre ktorú chceme urobiť formulár (focus) 2. Klepneme na tlačítko nový objekt (v prípade, že pôjdeme od tejto voľby musíme si vybrať tabuľku v tejto ponuke) 3. V ponuke vyberieme niektorú z volieb. a) automatický formulár stĺpcový vytvorenie formulára v stĺpcovom tvare b) automatický formulár tabulátorový vytvorenie fomulára, v ktorom sú polia usporiadané vedľa seba ( máme možnosť použitia všetkých prvkov a vlastností formulára) c) automatický formulár dátový list vytvorenie formulára podobného dátovému listu. 4.Po vytvorení formulár uložíme (súbor uložiť ako, disketa) Vytvorenie formulára sprievodca formulárom Bod 1. a 2. podobné ako pri automatickom vytvorení 3. V ponuke vyberieme voľbu sprievodca formulárom 4. Vyberieme polia, ktoré sa zobrazia vo formulári ( jedna šípka po poli, dvojitá šípka všetky polia) 5. Vyberieme typ zobrazenia 6. Vyberieme grafickú úpravu formulára 7. Zadáme meno formulára a vyberieme možnosť na zadávanie alebo ďalšiu úpravu formulára. Vytvorenie formulára návrhové zobrazenie Bod 1. a 2. podobné ako pri automatickom vytvorení 3.V ponuke vyberieme voľbu návrhové zobrazenie 4.zoznam polí presunieme na požadované pole do tela formulára 5.Môžeme zmeniť vlastnosti objektu veľkosť a polohu = uchopenie a presunutie objektu - formát = typ písma, farbu pozadia a popredia - všetky formátové vlastnosti = cez ponuku vlastnosti (pravé kliknutie myšou na objekt) 6. Môžeme zmeniť vlastnosti formulára (pravé kliknutie myšou do plochy formulára) 7. Uložíme formulár ZADANIE vypracovanie kompletnej databázy Tab. 1 Žiaci obsah: 1. Kód žiaka dátový typ automatické číslo, veľkosť dlhé celé číslo 2. Meno žiaka dátový typ text, veľkosť 50, nutné zadanie nulovej dĺžky 3. Priezvisko to isté ako meno

5 4. Rodné číslo text, veľkosť 10, nutné zadať, nie nulová veľkosť 5. Kód odboru dátový typ číslo, dlhé celé číslo 6. Trieda dátový typ číslo, veľkosť celé číslo, nula desatinných miest 7. Dátum dátový typ dátum 8. Krúžok dátový typ áno/nie, nie je nutné zadať, zaškrtávacie políčko Tab. 2 Odbory 1. Kód odboru dátový typ číslo 2. Názov odboru dátový typ text, veľkosť 50, nutné zadať 3. Škola dátový typ text, veľkosť 3, nutné zadať