Zadávací podmínky elektronických výběrového řízení POTRAVINY

Transkript

1 Zadavatel: Vojenská nemocnice Brno Sídlo: Brno, Zábrdovická 3 PSČ Korespondenční adresa: Brno, Zábrdovická 3, PSČ IČO: DIČ: CZ ová adresa: khrabalova@vnbrno.cz Fax: pro doručování protokolů účastníků e-aukcí Osoba oprávněná připravovat specifikaci zadání: Dis. Kateřina Hrabalová, vedoucí stravovacího provozu ová adresa: khrabalova@vnbrno.cz Technický realizátor výběrových řízení: DONASY s.r.o. Kontakt: Ing. Zbyněk DOHNAL, Tel.: administrator@donasy.cz Další informace: Zadávací podmínky elektronických výběrového řízení POTRAVINY (ZP a): (1.) Při výběru vítěze/zů e-aukce bude hodnoceno splnění požadavků těchto Zadávacích podmínek výběrového řízení. Soutěžní podmínkou je cena. Hodnocení nabídek je prováděno z širšího ekonomického hlediska a s přihlédnutím ke splnění ostatních podmínek zadání, zejména volitelných podmínek uvedených v odstavci č. (2). (2.) V aukční síni je možné při zadávání nabídek vybrat ve volitelných podmínkách i jinou variantu, než je níže požadováno. Nabídka Účastníků, která nebude vyhovovat požadovaným zadávacím podmínkám však může být hodnocena, jako nesplnění podmínek výběrového řízení. To se nevztahuje na nabídky, které jsou z hlediska Zadavatele výhodnější, než požadavky uvedené v Zadávacích podmínkách. (3.) Specifikace zadání byla připravena s odbornými pracovníky Zadavatele. V případě, že není specifikace předmětné položky dostatečně určitá v obecné rovině a byl pro určení specifikace použit obchodní název nebo jeho část z názvu současných dodavatelů, je takováto specifikace položky jen orientační a neznamená, že musí být dodán přesně tento výrobek. Každý Účastník může v cenové nabídce nabídnout výrobek obdobný ze svého obchodního sortimentu, se stejným účelem nebo způsobem použití. Přesnější specifikaci a popis nabídnutého zboží doplní účastník v komentáři k dané položce (název a popis nabídnutého zboží). Vkládání komentářů k položkám nabídky je popsáno v odstavci č. (/27.2). (4.) V případě, že bude požadován výslovně určitý, konkrétní výrobek, je tato skutečnost výslovně uvedena v popisu zadání dané položky. (5.) Každý účastník vyplní do své nabídky jen položky, které je schopen dodat. Není povinností účastníka vyplnit všechny položky v požadovaném sortimentu. Minimální cena bude účastníkům v průběhu soutěžního kola zobrazena jen u položek, u kterých podal nabídku. (6.) Objednávání zboží: (/6.1.) Objednávky jsou zasílány den předem do 14,00 hodin. ZP a 1 / 5

2 (/6.2.) Dodávky zboží budou realizovány na základě telefonické, faxové nebo ové objednávky s doložením dodacího listu. Potvrzení dodacího listu Zadavatelem, po převzetí zboží, je podkladem k fakturaci. (/6.3.) V rámci volitelných podmínek je možné nabídnout i jinou dodací lhůtu v souladu s těmito zadávacími podmínkami. (7.) Dovoz zboží Zadavateli: (/7.1.) Závozy budou probíhat každý pracovní den v týdnu od pondělí do pátku. (/7.2.) Závozy budou probíhat vždy od 5,00 hodin ráno do 13,00 hodin odpoledne, nebude-li následně dohodnuto jinak. (8.) Při pozdním dodání (nedodržení termínu dodání objednaného zboží) nebo nedodání některé z objednaných položek bude mít Zadavatel právo vyúčtovat smluvní pokutu ve výši 500,- Kč za každou započatou hodinu zpoždění nebo za každou jednotlivou nedodanou položku, na níž dal Účastník nabídku v e-aukci. V případě, že Účastník nedodá některou z položek zboží, které Zadavatel vyhodnotil jako vítěznou položku na základě nabídky uchazeče v e-aukci, je uchazeč jako dodavatel povinen uhradit Zadavateli zvýšené náklady spojené se zajištěním náhradní dodávky za dodavatelem nedodané zboží. Úhradou těchto více nákladů Účastníkem nezaniká právo Zadavatele na úhradu smluvní pokuty. (9.) Ceny jednotlivých položek budou uváděny za množství stanovené v MJ v Kč bez DPH a včetně dopravy do skladu stravovacího provozu a všech dalších služeb souvisejících s dodávkou do místa sídla Zadavatele. (10.) Rámcová kupní smlouva (dále jen Smlouva) (/10.1.) Návrh Smlouvy, v elektronické podobě, je přílohou pozvánky do výběrového řízení (e-aukce). (/10.2.) Přihlášením Účastníka do e-aukce a zadáním cenové nabídky alespoň na některou z položek Účastník souhlasí se zněním Smlouvy a se zadávacími podmínkami e-aukce. (/10.3.) U účastníků, kteří mají platně uzavřenou rámcovou smlouvu na základě jejich účasti v některé z předchozích e-aukcí, zůstává v platnosti uzavřená smlouva. Přiložený vzor smlouvy se použije (i) pro nové dodavatele jejichž nabídky v této e-aukci budou vyhodnoceny jako vítězné a nebo (ii) pro dodavatele, kterým dříve uzavřená smlouva skončí platnost v průběhu období, na něž je vypsáno toto výběrové řízení a nebo (iii) platnost smlouvy skončí v průběhu období, na které účastník v rámci volitelných podmínek potvrdí platnost své cenové nabídky - viz odst. č. 21. (11.) Poptávané množství je předpokládaná spotřeba na období uvedené v zadání a v žádném případě neznamená závazek Zadavatele uvedené množství odebrat. Skutečný objem dodávek se může od poptávaného (soutěženého) množství lišit v závislosti na provozních potřebách zadavatele. Není-li v předmětu zadání uvedeno jinak, znamená uvedené množství předpokládanou spotřebu na 12 měsíců. (12.) Zadavatel si vyhrazuje právo odmítnout všechny předložené nabídky, soutěž zrušit, opakovat nebo vyhlásit další kolo. Zadavatel je povinen všem účastníkům případné změny neprodleně oznámit. (13.) Zadavatel si vyhrazuje právo odmítnout všechny předložené nabídky. (14.) Zadavatel připouští možnost dílčího plnění. Při vyhodnocení nabídek posuzuje Zadavatel nabídky z širšího ekonomického hlediska. Pro vyhodnocení nabídek jsou důležité i volitelné podmínky podané účastníky. Jedná se zejména o lhůty splatnosti, termíny dodání a mimo soutěžní parametry je důležité kritérium i spolehlivost v dodávkách, kvalita dodávaného zboží a rychlost řešení případných reklamaci. ZP a 2 / 5

3 (15.) Trvanlivost jednotlivých položek je uváděna vždy ode dne dodání. (16.) Každý z Účastníků poskytne Zadavateli následující informace a to nejpozději při podpisu smlouvy: (/16.1.) Platný ceník na období trvání garance ceny. (/16.2.) Záruční podmínky. (/16.3.) Doby použitelnosti jednotlivých dodávaných výrobků a masa. (17.) Zadavatel má právo, kdykoliv v průběhu výběrového řízení, vyžádat si od jednotlivých dodavatelů předložení následujících dokumentů: (/17.1.) Výpis z obchodního rejstříku. (/17.2.) Dokladu o oprávnění k podnikání (živnostenský list s příslušnou činností). (/17.3.) Doklad o splnění hygienických norem platných v ČR. (18.) Jako nesplnění podmínek výběrového řízení je hodnoceno následující jednání uchazeče: (/18.1) Nedodání vyžádaných dokumentů uvedených v odstavci (/17.1) (/17.3) v požadované lhůtě. (/18.2) Opakované neplnění i jednotlivých dodávek zboží Účastníkem v průběhu platnosti uzavřené rámcové smlouvy, které Zadavatel objednal v souladu s podmínkami výběrového řízení a to na základě nabídek podaných Účastníkem ve výběrovém řízení, k němuž se objednávka zboží vztahuje. Zadavatel je v tomto případě oprávněn odebírat zboží, jež bylo předmětem výběrového řízení od jiných účastníků e-aukce, kteří se umístili jako další v pořadí, případně, nejsou-li ostatní účastníci e- aukce schopni tyto dodávky zboží plnit, i od jiných dodavatelů, kteří se e-aukce nezúčastnili. (19.) V případě, že si Zadavatel od Účastníka vyžádá dodání vzorků, je Účastník povinen tyto vzorky Zadavateli doručit nejpozději do 3 dnů od obdržení výzvy. Vzorkování je zpravidla prováděno u nových dodavatelů nebo při zavedení nového sortimentu zboží Účastníkem. Zadavatel za vzorky uhradí cenu, kterou Účastník nabídl v e-aukci. (20.) Zadavatelem požadovaná minimální splatnost faktur je 30 dnů od data dodání zboží. Účastník může nabídnout v rámci volitelných podmínek v e-aukci delší lhůtu splatnosti faktur. Pokud nebude v e-aukci Účastníkem zadána splatnost faktur, akceptuje tím Účastník nejdelší lhůtu splatnosti podanou jiným Účastníkem v e-aukci. Nezadá-li lhůtu splatnosti žádný z účastníků e-aukce, má se za to, že je tato lhůta 90 dnů. Účastník nebude Zadavatele nijak sankcionovat v případě, že úhrada závazku proběhne v termínu 90 dnů a méně po lhůtě splatnosti. (21.) Minimální požadovaná doba garance cen je v závislosti na nakupovaných komoditách následující: Ovoce a zelenina 2 týdny, pečivo 6 měsíců, maso a mražené výrobky 3 měsíce, koloniál 6 měsíců, mléko a mléčné výrobky 3 měsíce. (/21.1.) Garance ceny začíná běžet ode dne následujícího po konání elektronické aukce. Pokud Účastník lhůtu garance ceny v rámci nabídky e-aukce nezadá, akceptuje tím nejdelší lhůtu garance ceny podanou jiným účastníkem v té které e-aukci. Nezadá-li délku garance ceny žádný z účastníků e-aukce, platí garance ceny do konání další e-aukce, nejdéle však 6 měsíců. Předpokládaný harmonogram připravovaných e-aukcí je uveden na adrese: (22.) V aukční síni je možné při zadávání nabídek vybrat ve volitelných podmínkách i jinou variantu, než je požadováno v těchto zadávacích podmínkách. Nabídka Účastníků, která nebude vyhovovat těmto zadávacím podmínkám, však může být hodnocena, jako nesplnění podmínek výběrového řízení. To se nevztahuje na nabídky, které jsou pro Zadavatele výhodnější, než požadavky zde uvedené. (23.) Faktury budou vystavovány za každou dodávku zvlášť, nebude-li následně dohodnuto jinak. ZP a 3 / 5

4 (24.) Pro nákup dalších, zde nevyjmenovaných položek, Účastník zadá ve volitelných podmínkách procentuální slevu z cen aktuálně platného ceníku k datu konání e-aukce. (25.) Zadavatel má právo odebírat zboží za podmínek nabídnutých Účastníkem v e-aukci ode dne následujícího po konání e-aukce a to i tehdy, pokud nebyla dosud mezi Zadavatelem a Účastníkem uzavřena písemná smlouva a nákup se uskuteční formou objednávky. V případě, že Zadavatel výběrové řízení zruší, zůstávají v platnosti ceny a dodací podmínky naposledy platné před konáním e-aukce. (26.) U některých výběrových řízení může být požadováno doručení přesné specifikace výrobků nabídnutých v rámci e-aukce jednotlivými účastníky. Pokud je tato specifikace požadována, obsahuje pozvánka v příloze formulář Potvrzení specifikace nabídky a v e-aukční síni, je jako poslední řádek v rámci tabulky zadání uvedena položka: Kliknutím ZDE vložíte přílohu "Potvrzení specifikace nabídky". Tato položka slouží výhradně pro vložení vyplněného formuláře s Potvrzením specifikace nabídky. Formulář účastníci vkládají v průběhu zadávacího nebo soutěžního kola. Případně, pokud to umožňují zadávací podmínky konkrétní e-aukce, posílají účastníci formulář po skončení e-aukce na adresu administrátora e-aukce. (27.) Potvrzení specifikace nabídky platí jen v případě, že je tento formulář přiložen k pozvánce do e-aukce v části Přílohy : (/27.1.) Obsahuje-li zadání e-aukce v příloze formulář Potvrzení specifikace nabídky, (formát MS Excel), je Účastník povinen vyplnit do tohoto formuláře přesnou specifikaci své nabídky (obchodní/katalogový název výrobku, příp. katalogové číslo a způsob balení). (/27.2.) Účastníci vloží Potvrzení specifikace nabídky jako přílohu komentáře v rámci e-aukční síně v průběhu zadávacího nebo soutěžního kola, případně, dovolují-li to zadávací podmínky, zašlou formulář nejpozději do 24 hodin po skončení soutěžního kola e-aukce na elektronickou adresu administrátora e-aukce: administrator@donasy.cz. Návod pro vložení komentáře k položkám zadání a přílohy ke komentáři je uveden v okně, které se otevře kliknutím na název položky nebo také na adrese: (/27.3.) Vyplněný formulář musí obsahovat obchodní firmu účastníka podle zápisu v obchodním rejstříku, dále údaje uvedené ve formuláři, které jsou důležité pro vyplnění záhlaví rámcové smlouvy a informace s přesnou specifikaci obchodních názvů, katalogových čísel a způsobu/množství balení jednotlivých položek výběrového řízení, na něž podal v průběhu e-aukce nabídku. Pokud je zaslání formuláře požadováno, je formulář v elektronické podobě ve formátu MS Excel přiložen k pozvánce k výběrovému řízení. Údaje z této vyplněné tabulky současně slouží jako podklad pro zpracování žádosti o vzorky a pro specifikaci položek pro přílohy rámcové kupní smlouvy. Vložení formuláře do aukční síně bude zaznamenáno registrem událostí e-aukční síně a zobrazí se v protokolu historie e- aukce. (28.) VZORKY vzorky dodávají jen ti účastníci, kteří k tomu budou vyzváni. (/28.1) Podáním nabídky v rámci e-aukce se každý Účastník zavazuje dodat vzorky zboží v množství nezbytném pro posouzení a vyhodnocení kvality. Vzorky Účastník zašle jen v případě že obdrží žádost o zaslání vzorků. Žádost obsahuje požadované výrobky, místo určení a termín dodání vzorků. (/28.2) Žádost o vzorky je Účastníkům předána telefonicky nebo je zasílána em na elektronickou adresu Účastníka e-aukce. (/28.3) Dodané vzorky pro každou e-aukci musí být zabaleny samostatně (sáček, krabice, apd.). Obal musí být viditelně a čitelně označen firmou Účastníka, číslem e-aukce a názvem e-aukce. Příklad:fy. Potraviny s.r.o., 825 koloniál I. (/28.4) Všechny důležité údaje pro doručení vzorků jsou uvedeny v žádosti o vzorky. ZP a 4 / 5

5 (29.) Zadavatel si vyhrazuje právo vyřadit z hodnocení výběrového řízení (e-aukce) ty Účastníky, jejichž vzorky nebudou řádně označeny nebo doručeny v termínu na adresu uvedenou v žádosti o vzorky. (30.) Přizpůsobení nabídek specifikaci zadání: (/30.1) Požadavky a parametry uvedené v zadání jsou uvedeny jako minimální požadované hodnoty. Rovněž specifikace balení je uvedena podle používaných materiálů v provozní praxi Zadavatele. Pokud se údaje Účastníka od zadaných parametrů odchylují, je nutné přizpůsobit nabídku přepočtem na hodnoty uvedené v zadání tak, aby byly nabídky všech účastníků srovnatelné. Odchylky ve složení nebo v technických parametrech jsou přípustné jen v případě, že se nezmění charakter požadovaného výrobku, kvalitativní parametry nebo účel či způsob jeho použití. (/30.2) Pokud se parametry dodávaného zboží liší od zadání v e-aukci, požaduje Zadavatel nejpozději do 3 pracovních dnů upřesnit zadanou nabídku Účastníka doručením písemné specifikace o jaký druh/typ zboží se jedná a to podle prodejního nebo nabídkového katalogu/ceníku Účastníka s uvedením obchodního názvu, skutečných parametrů, příp. specifikace balení. Případně je možné tyto údaje a dokumenty doplnit formou komentářů nebo příloh ke komentářům. Vkládání komentářů a příloh je popsáno v odstavci č. (/27.2.). (/30.3) Pokud bylo použito jiného výpočtu ceny do nabídky v e-aukci než prostým přepočtem (počty ks nebo objemových jednotek), je nutno doplnit specifikaci o tento přepočet, aby bylo možno jednotlivé nabídky od různých účastníků porovnat a vyhodnotit. (/30.4) V případě že specifikace zadání požaduje jednotky, které přímo odpovídají jednotlivým porcím (např. u sýrů, jogurtů, masa, mražených potravin apd.) je nutné případnou odlišnou specifikaci doplnit o informaci, zda je Účastník schopen požadované jednotky dodávat a pokud ne tak navrhnout alternativní řešení. Akceptace takové nabídky je výhradně na Zadavateli. (31.) Potvrzení podaných nabídek: (/31.1) Účastník podá v rámci e-aukce nabídku nebo nabídky a zašle Zadavateli svůj protokol z e- aukce, obsahující jím podanou konečnou nabídku v e-aukci, podepsaný zástupcem účastníka, který je oprávněný jednat za společnost účastníka. Protokol je přístupný v aukční síni účastníka po ukončení e-aukce. Protokol musí být doručen do 24 hodin od ukončení e-aukce elektronicky em nebo faxem na kontaktní údaje zástupce Zadavatele uvedené v pozvánce v záložce Kontakty. (/31.2.) Nabídka Účastníka v e-aukci je závazná i v případě, že Účastník protokol v uvedeném termínu nezašle nebo jej Zadavatel neobdrží. Zadavatel je v tomto případě oprávněn požadovat po Účastníkovi plnění za podmínek, které jsou uvedené v protokolu Účastníka z e-aukce a Účastník je povinen na základě objednávek Zadavatele za těchto podmínek plnit. Volitelné soutěžní obchodní a logistické podmínky (kriteriální volby): 1. Lhůta splatnosti faktur od data dodání ve dnech: 30, 40, 50, 60, 90, 100, 110, 120, >120 dnů 2. Sleva na ostatní výrobky dodávané dodavatelem, mimo položek v předmětu e-aukce: 1%;2-3%;4-6%;6-8%;9-10%;11-13%;14-16%;17-20%; více jak 20%- upřesněte textovou komunikací. 3. Délka garance ceny v celých dnech: 14; 30; 45; 60; 90; 120; 180; 240; >240 upřesnit textovou komunikací. Platnost podmínek od: ZP a 5 / 5