Metodika adaptace nových zaměstnanců

Transkript

1 M.C.TRITON, spol. s r.o. Zpracoval: Josef Šamánek Název projektu: Otevřený úřad efektivní řízení lidských zdrojů na MěÚ Slaný Reg. č. projektu: EU OPLZZ CZ.1.04/4.1.01/ Metodika adaptace nových zaměstnanců VÝSTUP Z PROJEKTU

2 2 / 8 1. METODIKA ADAPTACE Cílem této metodiky je zkvalitnit nástup a přizpůsobení nového zaměstnance tak, aby se co nejdříve zapracoval a aby se sociálně začlenil do kolektivu, se kterým bude spolupracovat. Metodika má pomoci vedoucím pracovníkům ujednotit se a uvést všechny standardní postupy, které k adaptaci přispějí a uvedou zaměstnance k odbornému výkonu podle popisu jeho pracovní náplně Současně je praktickým záměrem je provést vedoucí zaměstnance seznamem potřebných kroků při adaptaci nového zaměstnance, které metodika uvádí v tzv. check listu. Cílem je, aby nový nebo přeřazený zaměstnanec pochopil a akceptoval svou novou roli a samostatně vykonával pracovní úkoly na daném pracovním místě co nejdříve po svém nástupu do úřadu dobře a to účinně. Ještě před dnem nástupu nového zaměstnance si personalista a vedoucí (nadřízený nebo pověřený garant resp. mentor určený k novému zaměstnanci) ověří, že je pro nového zaměstnance připravené: - pracovní místo - potřebné technické vybavení (PC, systémy, přístupy do systému, y, telefon ) - školení BOZP a PO - adaptační program viz Check list Adaptační program je plán aktivit, který pomáhá novému nebo přeřazenému zaměstnanci orientovat se v prostředí MěÚ (organizace, rozmístění pracovišť) - v daném odboru - vedoucímu nového zaměstnance efektivně řídit v prvních měsících - následně adaptaci vyhodnotit. Trvání adaptačního programu nových zaměstnanců je tři měsíce a shoduje se s tříměsíční zkušební dobou. Jiná délka zkušební doby musí být sjednána v pracovní smlouvě.

3 3 / 8 Personalista seznámí nového zaměstnance v průběhu jeho adaptace s těmito oblastmi (viz check list): Seznámí se základy pracovního řádu, s organizační strukturou úřadu, kolektivní smlouvou, s jeho pracovištěm, zajistí proškolení k BOZP a PO předá nosič se základními interními směrnicemi a odkaz na intranet.(cd) Vedoucí pracovník (přímý nadřízený), nejlépe hned první den přítomnosti nového zaměstnance na pracovišti, provede s novým zaměstnancem krátký vstupní pohovor, při kterém stanoví cíle pro zkušební dobu a seznámí zaměstnance se svým očekáváním pro tuto dobu. V průběhu vstupního rozhovoru vedoucí pracovník předá zaměstnanci Program (harmonogram) adaptace, který má obsahovat následující body a témata: struktura a hlavní činností odboru cíle a plány odboru a spolupracujících odborů popis pracovní činnosti dále se doporučuje: ověřit si pochopení cílů a hlavních úkolů adaptačního programu představit kolegy v odboru pokud to vyžaduje pozice, doporučujeme krátkodobé seznámení s činností ve spolupracujících odborech stanovit termíny pro pravidelné schůzky v době adaptace a pro vyhodnocení adaptace Konkrétní rozsah a forma programu adaptace je v kompetenci vedoucího zaměstnance.

4 4 / 8 Vedoucí zaměstnanec může, za účelem efektivnějšího zaškolení nového zaměstnance, určit zaměstnanci osobního garanta (nebo tzv. mentora-rádce), který pomáhá s počáteční orientací, s odborným zácvikem na dané pozici a zprostředkovává zpětnou vazbu o zaškolování vedoucímu pracovníkovi. Vedoucí pracovník se v průběhu zkušební doby se zaměstnancem několikrát, dle dohodnutého časového harmonogramu, osobně se setká nebo alespoň konzultuje s určeným garantem nebo přímo s novým zaměstnancem, aby získal dobrou zpětnou vazbu o pokroku při zapracování. 2. Cíle adaptačního programu Urychlit a usnadnit orientaci nového zaměstnance na úřadě a v daném odboru a na daném pracovním místě. Zajistit správné pochopení role nového zaměstnance v úřadu a pracovního místa. Podpořit pochopení popis pracovní činnosti Zvýšit schopnost samostatně vykonávat pracovní úkoly na daném pracovním místě v souladu se zákonnými požadavky. Získat spokojeného a kvalitně zadaptovaného zaměstnance, který si v co možná nejkratším termínu plní své úkoly a zodpovídá za svěřenou oblast Potvrdit si nebo vyvrátit včas správnost výběru nového zaměstnance na obsazovanou pozici. 3. Vyhodnocení adaptačního programu Vedoucí pracovník se setká se zaměstnancem před koncem zkušební doby (nejpozději 2 týdny před koncem zkušební doby). Účelem setkání je vyhodnocení uplynulého období a posouzení, jestli zaměstnanec naplnil cíle stanovené pro adaptaci a je tudíž kompetentní pokračovat na dané pracovní pozici. Přímý nadřízený o výsledku setkání informuje tajemníka.

5 5 / 8 Pozitivní vyhodnocení adaptace V případě pozitivního vyhodnocení zkušební doby bude zaměstnanec pokračovat v pracovním poměru na daném funkčním místě i po ukončení zkušební doby. Vedoucí pracovník stanoví očekávané cíle na další období a dohodne se s příslušným zaměstnancem na plánu vzdělávání na příslušné období. Negativní vyhodnocení v průběhu adaptace V případě zjištěných nedostatků ve zkušební době mohou být vedoucím pracovníkem stanoveny cíle pro odstranění daných nedostatků pro zbytek zkušební doby. Dva týdny před ukončením zkušební doby budou tyto cíle vyhodnoceny. Při splnění stanovených cílů bude zaměstnanec pokračovat v pracovním poměru na daném funkčním místě i po ukončení zkušební doby. Zrušení pracovního poměru ve zkušební době Pokud zaměstnanec nesplní stanovené cíle během zkušební doby nebo v tomto období hrubě poruší pracovní kázeň nebo vnitřní předpisy, bude se zaměstnancem zrušen pracovní poměr ve zkušební době na základě doporučení přímého nadřízeného tajemníkovi. 4. seznam kroků (Adaptační plán) Význam seznamu (check listu) Schopnost orientovat se na MěÚ a v daném odboru, pochopit a identifikovat svou roli v rámci MěÚ a odboru, pochopit a akceptovat odpovědnosti pracovního místa, samostatně vykonávat pracovní úkoly na daném pracovním místě.

6 6 / 8 ADAPTAČNÍ PLÁN Základní údaje Jméno a příjmení zaměstnance: Pozice: Odbor: Jméno nadřízeného: Jméno garanta: Datum nástupu: Kontakt na garanta: Popis činnosti Kdo provede (realizátor) Datum Podpis realizátora Přivítání pracovníka Ověření úplnosti nástupní dokumentace (podepsaná pracovní smlouva, platový výměr, doklad o vzdělání, výpis rejstříku trestů, zápočtový list + předešlá praxe, popř. potvrzení úřadu práce, průkaz zdravotní pojišťovny, potvrzení o vstupní lékařské prohlídce (od zdravotnického zařízení zabezpečujícího pro ČPI závodní preventivní péči), dohoda o bezhotovostním zasílání platu, Seznámení s provozními systémy (docházka, limity telefony, cestovné, stravné apod.) Proškolení BOZP a PO Personalista Personalista/mzdová účetní Personalista Den nástupu: Den nástupu: Seznámení s pracovištěm, představení kolegů, Upozornění na bezpečnostní rizika (BOZP na pracovišti) Personalista nebo vedoucí pracovník nebo jiný určený zam.: Den nástupu: Vstupní rozhovor, seznámení s popisem pracovní činnosti, zadání konkrétních cílů, úkolů a termínů pro zkušební dobu a seznámení s očekáváními pro tuto dobu. : Den nástupu:

7 7 / 8 Popis činnosti Kdo provede (realizátor) Datum Podpis realizátora Předání programu/harmonogramu adaptace. Konkrétní rozsah a forma harmonogramu adaptace je v kompetenci vedoucího pracovníka. (doporučuje se zadat 3 konkrétní měřitelné úkoly, které se na závěr adaptace vyhodnotí) Personalista/vedoucí Seznámení s organizační strukturou MěÚ odboru Seznámení s klíčovými procesy společnosti Seznámení s interní kulturou úřadu (zvyklosti na MěÚ) Setkání se zaměstnanci ve spolupracujících pracovních pozicích (pokud ano, vedoucí pracovník určí vhodné spolupracující pozice). Zaškolení do IT systémů nebo jím Studium zákonných a interních norem (obecné směrnice a lokální normy) určený zam. Personalista Vstupní školení Další odborné školení dle potřeb funkce Personalista Seznámení s možnostmi vzdělávání Setkání s vedoucím pracovníkem, dílčí vyhodnocení adaptace po cca 3 týdnech. Setkání s vedoucím pracovníkem, dílčí vyhodnocení adaptace po cca 6 týdnech. Závěrečné vyhodnocení adaptace (nejpozději 2 týdny před ukončením adaptace) - vyhodnocení naplnění stanovených cílů a úkolů, ZV zaměstnanci o průběhu adaptace.

8 8 / 8 Popis činnosti Kdo provede (realizátor) Datum Podpis realizátora Hodnotící rozhovor (pokud zaměstnanec pokračuje na své pozici, je vhodné provést zároveň hodnotící rozhovor a stanovit si Individuální rozvojový plán na další období, případně si stanovit termín pro tento hodnotící rozhovor) Další kroky Dohodnuté úkoly