ADAPTACE ZAMĚSTNANCŮ

Transkript

1 Sociální služby Vsetín, příspěvková organizace, Záviše Kalandry 1353, Vsetín I SM 11/2015 ADAPTACE ZAMĚSTNANCŮ SMĚRNICE Proces Funkce Jméno a příjmení Datum Podpis Zpracování manažer pro Public relations a lidské zdroje Bc. T. Olejníčková Přezkoumání rozpočtář Ing. R. Zejdová Schválení ředitelka Mgr. M. Pavlůsková Verze 02 Účinnost Platnost dnem vydání Nahrazuje: vers. 01 Směrnice č. 11 Adaptace zaměstnanců z Stránka 1 z 14

2 Obsah 1. Účel Rozsah platnosti, závaznost Používané zkratky a pojmy Pravomoci a odpovědnosti Základní charakteristika adaptačního procesu Cíle adaptačního procesu Délka adaptačního procesu Účastníci adaptačního procesu Nově příchozí zaměstnanec Zaměstnanec vracející se po delším přerušení pracovního procesu Zaměstnanec, který je převáděn na jinou pracovní pozici Zaměstnanec, který je převeden na jiné pracoviště Převedení zaměstnance do jiného zařízení Převedení zaměstnance na jiné pracoviště v rámci zařízení při zachování... 6 stejné pozice Průběh adaptačního procesu Seznámení zaměstnance s pracovním místem a pracovním kolektivem Výběr a přidělení garanta Zpracování individuálního adaptačního plánu Hodnocení zaměstnance Zařazení zaměstnance... 7 Příloha č. 1 Předání základních informací... 8 Příloha č. 2 Individuální adaptační plán zaměstnance... Chyba! Záložka není definována. Příloha č. 3 Záznamový list hodnocení zaměstnance Příloha č. 4 Plánované pracovní cíle zaměstnance Stránka 2 z 14 Verze 02

3 1. Účel (1) Tato směrnice upravuje adaptaci zaměstnanců nově přijatých, vracejících se po delším přerušení pracovního procesu, zaměstnanců, u kterých došlo ke změně pracovní pozice nebo zaměstnanců, kteří byli převedeni na jiné pracoviště, při zachování původní pracovní pozice (dále jen pracovníci v adaptačním procesu ) v rámci organizace Sociální služby Vsetín, p. o. (dále také SSLVS nebo zaměstnavatel). 2. Rozsah platnosti, závaznost (1) Tato směrnice je platná a závazná pro všechny zaměstnance organizace SSLVS. 3. Používané zkratky a pojmy (1) ZP - zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (2) Vedoucí zaměstnanec přímý nadřízený zaměstnance (3) Pracoviště místo, kde zaměstnanec vykonává práci (4) Zařízení organizační útvar v souladu s organizačním řádem 4. Pravomoci a odpovědnosti (1) Vedoucí zařízení zodpovídá za kontrolu dodržování tohoto dokumentu svými podřízenými. (2) Každý vedoucí zaměstnanec je odpovědný za průběh adaptačního procesu a jeho realizaci v souladu s touto směrnicí u jím přímo vedených zaměstnanců, za archivaci dokumentů souvisejících s adaptačním procesem a nakládání s nimi v souladu s touto směrnicí a Spisovým řádem. 5. Základní charakteristika adaptačního procesu (1) Adaptační proces je období, během kterého se zaměstnanec zařazuje do pracovního procesu, adaptuje na novém pracovišti, na nové pracovní pozici, seznamuje se s firemní kulturou, se svými právy a povinnostmi na pracovišti i v organizaci a začíná plnit úkoly spojené s výkonem jeho pracovního zařazení Cíle adaptačního procesu (1) Cílem adaptačního procesu jsou dle okolností všechny nebo některé z níže popsaných výstupů: seznámení zaměstnance s pracovištěm, s pracovním kolektivem, zaškolení v oblasti BOZP a PO, seznámení zaměstnance s řídícími, organizačními a administrativními zásadami Stránka 3 z 14 Verze 02

4 zařízení, seznámení zaměstnance s pracovními úkoly, povinnostmi a kompetencemi, seznámení s firemní kulturou, optimalizace délky začlenění do pracovního kolektivu, vedení zaměstnance k samostatnému, kvalitnímu a spolehlivému výkonu, srovnatelná výkonnost zaměstnance s ostatními spolupracovníky, vytvoření profesních perspektiv zaměstnance v organizaci Délka adaptačního procesu (1) Délka adaptačního procesu u nového zaměstnance nebo zaměstnance přecházejícího na novou pracovní pozici je 3 měsíce. (2) U zaměstnance vracejícího se po delším přerušení pracovního procesu nebo zaměstnance převedeného na jiné pracoviště může být délka adaptačního procesu dle rozhodnutí vedoucího zaměstnance a dalších okolností zkrácena. 6. Účastníci adaptačního procesu 6.1. Nově příchozí zaměstnanec (1) Nově příchozí zaměstnanec je povinen projít celým adaptačním procesem. (2) Je nutno zpracovat všechny formuláře uvedené v přílohách: - Předání základních informací, příloha č. 1 - Individuální adaptační plán zaměstnance, příloha č. 2 - Záznamový list hodnocení zaměstnance, příloha č. 3 - Plánované pracovní cíle zaměstnance, příloha č Zaměstnanec vracející se po delším přerušení pracovního procesu (1) Jde o zaměstnance vracejícího se zejména po dlouhodobé nemoci (déle než 6 měsíců), mateřské nebo rodičovské dovolené. (2) Pokud během nepřítomnosti zaměstnance nedošlo ke změně firemní kultury nebo organizačního systému, je adaptační proces zaměřen pouze na obnovení odborných znalostí a dovedností a profesní rozvoj. Pokud ke změnám došlo, proběhne adaptační proces celý. (3) Je nutné zpracovat všechny formuláře uvedené v přílohách (viz. bod 6.1. (2)) 6.3. Zaměstnanec, který je převáděn na jinou pracovní pozici (1) Jde o zaměstnance, který v rámci organizace přechází na jinou pracovní pozici, ať již z důvodů zdravotních, kariérních či jiných, které jsou v souladu s pracovně-právními předpisy. Stránka 4 z 14 Verze 02

5 (2) Adaptační proces je zaměřen na získání odborných, organizačních a jiných dovedností souvisejících s novou pracovní pozicí. (3) Vedoucí zaměstnanec je povinen se zaměstnancem provést pohovor o důvodu a termínu převedení na novou pracovní pozici. (4) Personalista se zaměstnancem sepíše dohodu o změně pracovního poměru, případně jiný pracovněprávní dokument dle okolností. (5) Dále je nutno zpracovat: Individuální adaptační plán zaměstnance, příloha č.2 Záznamový list hodnocení zaměstnance, příloha č.3 Plánované pracovní cíle zaměstnance, příloha č Zaměstnanec, který je převeden na jiné pracoviště (1) Jde o zaměstnance, který je převeden na jiné zařízení nebo v rámci jednoho zařízení na jiný útvar, úsek, oddělení nebo provoz, při zachování původní pracovní pozice. (2) Adaptační proces je zaměřen na seznámení se s novým pracovištěm, novým pracovním kolektivem, případně novými interními dokumenty daného pracoviště. U zaměstnanců poskytujících zdravotní nebo sociální služby uživatelům také na seznámení s novými uživateli a jejich potřebami Převedení zaměstnance do jiného zařízení (1) Vedoucí zaměstnanec je povinen se zaměstnancem provést pohovor o důvodu a termínu převedení do jiného zařízení. (2) Personalista se zaměstnancem sepíše dohodu o změně pracovního poměru, případně jiný pracovněprávní dokument dle okolností Trvalé převedení zaměstnance do jiného zařízení (1) U zaměstnanců přecházejících natrvalo do jiného zařízení jsou zpracovány tyto formuláře: - Předání základních informací, příloha č. 1 - Individuální adaptační plán zaměstnance, příloha č. 2 - Záznamový list hodnocení zaměstnance, příloha č. 3 - Plánované pracovní cíle zaměstnance, příloha č Dočasné převedení zaměstnance do jiného zařízení (1) U zaměstnanců přecházejících dočasně do jiného zařízení jsou zpracovány formuláře: - Předání základních informací, příloha č. 1 - Individuální adaptační plán zaměstnance, příloha č. 2 - Záznamový list hodnocení zaměstnance, příloha č. 3 - Plánovaných pracovních cílů zaměstnance, příloha č. 4 (pouze v případě pokud je předpoklad, že dočasné přeřazení bude trvat 6 měsíců a déle). (2) Na původním pracovišti dojde po návratu zaměstnance k seznámení s případnými změnami na pracovišti a změnami v interní dokumentaci a dále s novými uživateli a jejich potřebami, za což zodpovídá vedoucí zaměstnanec nebo jím přidělený garant. Vše je zdokumentováno na formuláři Individuální adaptační plán zaměstnance, příloha č. 2, po ukončení adaptačního období dojde ke zhodnocení zaměstnance na Záznamový list hodnocení zaměstnance, příloha č. 3. Zaměstnanec pokračuje v plnění původních Stránka 5 z 14 Verze 02

6 pracovních cílů, které byly stanoveny před převedením, jsou-li aktuální, pokud tomu tak není, jsou stanoveny nové pracovní cíle na formuláři Plánované pracovní cíle zaměstnance, příloha č Převedení zaměstnance na jiné pracoviště v rámci zařízení při zachování stejné pozice (1) U zaměstnanců přecházejících trvale nebo dočasně na nové pracoviště v rámci zařízení, při zachování stejné pozice není třeba zpracovávat formuláře uvedené v přílohách. (2) Vedoucí zaměstnanec provede se zaměstnancem pohovor o důvodu a termínu, případně délce převedení na jiné pracoviště. (3) Nový vedoucí zaměstnanec provede seznámení zaměstnance s pracovištěm a kolektivem a provede výběr garanta, který bude dohlížet na pracovní výkon zaměstnance, seznámí jej s uživateli a jejich potřebami. Garantem může být v tomto případě vedoucí zaměstnanec nebo jím určený zaměstnanec. (4) Zaměstnanec pracuje na novém pracovišti pod vedením garanta minimálně 1 měsíc. (5) Garant je mu k dispozici, vede jej radou či pomocí, zaměstnanec se na něj může kdykoliv obrátit. Zaměstnanec na novém pracovišti má možnost se obrátit na kteréhokoliv zaměstnance z kolektivu, kdykoliv potřebuje radu nebo pomoc. (6) Pracuje-li zaměstnanec ve směnném provozu, je na jeho převedení brán zřetel při sestavování směn minimálně 1 měsíc, taktéž je brán zřetel na dočasně neplnohodnotný pracovní výkon způsobený převodem na jiné pracoviště. 7. Průběh adaptačního procesu 7.1. Seznámení zaměstnance s pracovním místem a pracovním kolektivem (1) Vedoucí zaměstnanec seznámí zaměstnance v adaptačním procesu s pracovištěm, s právy a povinnostmi, které jsou součástí pracovní pozice zaměstnance, pracovními podmínkami na pracovišti a úkoly spojenými s daným pracovištěm. Dále představí jednotlivé pracovníky týmu, včetně jejich pracovních pozic a vztahů a hierarchií pracoviště v rámci organizační struktury a provede Předání základních informací dle přílohy 1. (2) Proškolení potvrdí zaměstnanec svým podpisem Výběr a přidělení garanta (1) Garant je osoba, která má na starost zaměstnance v celém nebo části adaptačního procesu a je zodpovědná za správné předání všech informací. (2) Vedoucí zaměstnanec vybere a přidělí zaměstnanci v adaptačním procesu garanta, případně více garantů, Při výběru zohledňuje jeho/jejich odborné znalosti, dovednosti, osobnostní předpoklady k zaučení zaměstnance v adaptačním procesu (komunikační dovednosti, ochota předávat zkušenosti, vyjadřovat se jasně a zřetelně, loajalita k zaměstnavateli, empatie, schopnost naslouchat). Stránka 6 z 14 Verze 02

7 7.3. Zpracování individuálního adaptačního plánu (1) Vedoucí zaměstnanec zpracuje pro zaměstnance v adaptačním procesu Individuální adaptační plán zaměstnance, příloha č. 2, a určí garanty pro jednotlivé oblasti. (2) Originál dokumentu je předán personalistce na ředitelství a kopie jsou ponechány vedoucímu zaměstnanci a zaměstnanci. (3) Zaměstnanec musí být s individuálním plánem seznámen před započetím jeho plnění Hodnocení zaměstnance (1) Vedoucí zaměstnanec i garant sleduje zaměstnance při výkonu jeho funkce a jeho začleňování do pracovní skupiny. Během adaptačního procesu komunikuje s garantem, případně garanty i se zaměstnancem v adaptačním procesu a průběžně ústně vyhodnocuje jeho výsledky. (2) Před ukončením adaptačního procesu, zpravidla 5-10 pracovních dní, se uskuteční pohovor a na jeho základě se rozhodne o setrvání zaměstnance v organizaci/na novém pracovišti/nové pracovní pozici. (3) Vyhodnocení je provedeno do Záznamového listu hodnocení zaměstnance - příloha č. 3, na základě výsledků plnění Individuálního adaptačního plánu zaměstnance, příloha č. 2. (4) Pokud se zaměstnanec neosvědčí již během adaptačního procesu a je patrné, že by svou pracovní pozici nezvládal, ukončí se s ním pracovní poměr ve zkušební době. (5) Pokud se zaměstnanec sám rozhodně předčasně ukončit adaptační proces, bude s ním rovněž ukončen pracovní poměr ve zkušební době. (6) I v těchto případech (body 4, 5) je vedoucí zaměstnanec povinnost vyplnit Záznamový list hodnocení zaměstnance, příloha č. 3 s důvody ukončení. (7) Podepsaný originál dokumentu vedoucím zaměstnancem a hodnoceným zaměstnancem předá vedoucí zaměstnanec personalistce na ředitelství k založení do osobního spisu, 1 kopii ponechá zaměstnanci, 1 kopii založí do spisu zaměstnance na zařízení Zařazení zaměstnance V případě rozhodnutí o setrvání zaměstnance v pracovním poměru vyplní nadřízený zaměstnanec formulář Plánované pracovní cíle zaměstnance, příloha č. 4. Podepsaný originál bude předán personalistce na ředitelství, 1 kopii si ponechá vedoucího zaměstnanec, 1 kopie zůstane zaměstnanci. Tento formulář bude použit jako doplňující materiál k 1. pravidelnému ročnímu hodnocení zaměstnance a jako podklad k doplnění plánu školení příslušného zařízení. Související dokumenty: 1. Zákon 262/2006 Sb., zákoník práce ve znění pozdějších předpisů 2. Nařízení vlády č.222/2010 Sb., o katalogu prací ve veřejných službách a správě, ve znění pozdějších předpisů 3. Zákon 108/2001 Sb., o sociálních službách 4. Směrnice Hodnocení zaměstnanců 5. Směrnice Řízení dokumentů a záznamů 6. Směrnice Vzdělávání zaměstnanců Stránka 7 z 14 Verze 02

8 Příloha č. 1 Předání základních informací Předání základních informací Jméno, příjmení a titul zaměstnance:...os.č... Název pracovního místa:...datum nástupu:... Název zařízení:... Provedená vstupní školení a předané vstupní informace: školení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a požární ochrany školení o zachovávání mlčenlivosti seznámení s pracovištěm seznámení s pracovním kolektivem systém vzdělávání systém stravování docházkový systém etický kodex zaměstnance kolektivní smlouva (péče o zaměstnance a zaměstnanecké výhody) užívání intranetu.. Seznámení s interní dokumentací: Pracovní řád Organizační řád Provozní řád Domácí řád Návštěvní řád Další dokumenty: Další informace: Všechny výše uvedené dokumenty jsou dostupné k nahlédnutí u vedoucích zařízení nebo na intranetu organizace. Datum:... Podpis zaměstnance:... Rozdělovník: originál personalistka, 1x kopie vedoucí zaměstnanec, 1x kopie zaměstnanec Stránka 8 z 14 Verze 02

9 Příloha č. 2 Individuální adaptační plán zaměstnance Individuální adaptační plán zaměstnance Jméno, příjmení a titul zaměstnance:...os.č... Název pracovního místa:...datum nástupu:... Název zařízení:... Osoba odpovědná za průběh adaptačního procesu: Jméno, příjmení, titul:...funkce:... Školení BOZP a PO: Provedl pracovník: Jméno, příjmení, titul:... datum:...podpis:... Datum a podpis školeného zaměstnance: Adaptační proces pracovní výcvik: Obsah Termín od-do Garant Výsledek/poznámka Prohlašuji, že jsem byl seznámen s úkoly adaptačního procesu dne... Podpis zaměstnance v adaptačním procesu:... Rozdělovník: originál personalistka, 1x kopie vedoucí zaměstnanec, 1x kopie zaměstnanec Stránka 9 z 14 Verze 02

10 Příloha č. 3 Záznamový list hodnocení zaměstnance Záznamový list hodnocení zaměstnance Jméno, příjmení a titul zaměstnance:...os.č... Název pracovního místa:...datum nástupu:... Název zařízení:... Hodnocené období od do:... Stupnice hodnocení - zaškrtněte odpovídající body a sečtěte 5 výborný, 4 velmi dobrý, 3 dobrý, 2 nutné zlepšení, zvýšená kontrola 1 nevyhovující Kritérium: Kritéria a bodové hodnocení Pracovní znalosti a zkušenosti Kvalifikační předpoklady, praxe v dané oblasti, praktické dovednosti, schopnost uplatňovat tyto znalosti a dovednosti Pracovní výkon Efektivní využití pracovní doby, kvalita práce (přesnost, odpovědnost) pracovní tempo, zájem o odborný růst Osobní nasazení Zájem pracovat nad rámec svých povinností, iniciativa a aktivita směřující ke zlepšení služeb a udržení dobrého jména organizace Spolehlivost Schopnost důsledně plnit zadané úkoly v daných termínech Dodržování pracovní doby, směrnic, řádů a interních nařízení Spolupráce Komunikační dovednosti uvnitř i vně organizace, práce v týmu, respekt k nadřízeným i spolupracovníkům Adaptabilita Schopnost přizpůsobit se změnám v pracovním prostředí i v pracovních podmínkách a pružně na ně reagovat Osobní charakteristika na danou pozici Vhodnost osobních předpokladů k vykonávané práci (komunikativnost, empatie, schopnost vést a motivovat zaměstnance, samostatnost ap.) Body Celkový počet bodů Stránka 10 z 14 Verze 02

11 Výsledné hodnocení dle celkového počtu bodů: A++ Výborný, excelentní A+ velmi dobrý A dobrý B nutné zlepšení (velký důraz na plánované pracovní cíle, prodloužení adaptačního procesu, častější kontroly) 10-0 C nevyhovující (ukončení pracovního poměru) *Komentář k bodovému hodnocení - hodnotitel: *Komentář k hodnocení hodnocený: *pokud nemáte žádné připomínky k hodnocení, napište bez komentáře Osoba, která zaměstnance hodnotila (hodnotitel): Jméno, příjmení, titul:... Pracovní zařazení:... Vyjádření hodnotitele - zakřížkujte v rámečku: Navrhuji ukončit pracovní poměr ve zkušební době Navrhuji pokračovat v pracovním poměru se zaměstnancem na dobu určitou do... Jiný návrh /vypište/ V... dne Podpis hodnotitele Podpis hodnoceného Rozdělovník: originál personalistka, 1x kopie vedoucí zaměstnanec, 1x kopie zaměstnanec Stránka 11 z 14 Verze 02

12 Příloha č. 4 Plánované pracovní cíle zaměstnance Plánované pracovní cíle zaměstnance Jméno, příjmení a titul zaměstnance:...os.č... Název pracovního místa:...datum nástupu:... Název zařízení:... Plánované období od do:... Plánované cíle zaměstnance v oblasti: Cíle profesionality a pracovního výkonu Způsob jak budou naplněny Cíle spolupráce a osobního nasazení.. Způsob jak budou naplněny Cíle profesního růstu (vzdělávání a rozvoj).. Stránka 12 z 14 Verze 02

13 Způsob jak budou naplněny *pokud některou z oblastí nebudete vyplňovat, vepiště: v této oblasti cíle stanoveny nebyly a důvod V...dne Podpis vedoucího zaměstnance Podpis zaměstnance Rozdělovník: originál personalistka, 1x kopie vedoucí zaměstnanec, 1x kopie zaměstnanec Stránka 13 z 14 Verze 02

14 SEZNAM REVIZÍ Datum Popis revize Jméno a příjmení Podpis Revize v plném rozsahu Taťána Olejníčková ZÁZNAM O SEZNÁMENÍ ZAMĚSTNANCŮ S DOKUMENTEM Svým podpisem potvrzuji, že jsem se s dokumentem seznámil/a, obsahově rozumím popsanému procesu a povinnostem, které mi z dokumentu vyplývají. Datum Jméno a příjmení Pracovní pozice Podpis Stránka 14 z 14 Verze 02