ISSN Copyright Jiří Číhař, Dataspectrum //

Transkript

1 Excel Asistent Magazín 01/2005 ISSN Copyright Jiří Číhař, Dataspectrum // Excel Asistent Magazín je určen k volnému šíření. Pokud Vás jeho obsah zaujal, zašlete jej prosím svým kolegům a přátelům. Jeho obsah však podléhá ochraně autorských práv nelze jej kopírovat bez předchozího svolení autora. ExcelAsistentMagazín 01/2005 Součet položek splňující zadaná kriteria....1 Funkce? Nejlepší přítel uživatele Excelu....5 Excel a praxe auditora - nevěřme křížovým součtům Zaokrouhlujete? A umíte zaokrouhlit na zadanou hodnotu?...13 Kontingenční tabulky vy je ještě nepoužíváte?...15 Excel a vizualizace dat podmíněné formátování...17 Excel a finance vytvoření splátkového kalendáře...21 Příklady ilustrující postupy prezentované v tomto magazínu naleznete v dokumentu Excelu na adrese si budete moci z webu stáhnout Excel Asistent Magazín PREMIUM č. 01/2005. Toto číslo bude obsahovat o 10 stran textu rozšiřujících informací více než Excel Asistent Magazín 01/2005. V tomto čísle naleznete i objednávkový formulář zajistěte si budoucích 12 čísel. Každé z nich Vám přinese minimálně o 10 stran informací více než předchozí bezplatné číslo Excel Asistent Magazínu.

2 1 2 Součet položek splňující zadaná kritéria Určeno: zkušený uživatel Nápověda Excelu popisuje maticové vzorce následujícím způsobem: Zebrasona Xanthurum Rudé moře Maticový vzorec může provést několik výpočtů a potom vrátit jeden nebo několik výsledků. Maticové vzorce počítají na základě dvou nebo více množin hodnot, neboli maticových argumentů. Každý maticový argument musí obsahovat stejný počet řádků a sloupců. Maticové vzorce vytvoříte stejně jako jiné vzorce. Jediný rozdíl spočívá v tom, že se vzorec zadává stisknutím kláves CTRL+SHIFT+ENTER. J ednou z nejčastěji kladených otázek uživatelů je dotaz týkající se způsobu, jak v Excelu vytvořit součet položek na základě splnění podmínky. Tento problém může mít samozřejmě různé varianty, například místo součtu je naším cílem zjistit počet záznamů, které vyhovují podmínce, nebo místo jednoduché podmínky nás zajímá výběr na základě podmínky komplexní s využitím logických operátorů. Tak jako i pro řešení jiných úloh, Excel nám nabízí více způsobů, jak součet nebo počet na základě výběrového kriteria vytvořit. Postupy nám pochopitelně musí poskytnout shodný výsledek, liší se ale jednak složitostí a především efektivitou. Vykazují totiž různou rychlost odezvy a některé z těchto postupů dokonce mohou být v případě rozsáhlejšího souboru dat s ohledem na dobu zpracování téměř nepoužitelné. Náročnosti na čas zpracování bychom si měli být vědomi už v době návrhu a volit způsob řešení především s ohledem na rozsah úlohy. Řešení pomocí maticových vzorců Maticové vzorce Excelu představují velice mocný a užitečný nástroj, který umožňuje vytvářet mnohem komplexnější výpočtové modely než klasické vzorce. Právě použití maticových vzorců povyšuje práci s Excelem z rutinních postupů na úroveň, kde lze jistě oprávněně hovořit o umění. Zvládnutí principů maticových vzorců není tak obtížné, jak by se mohlo při pohledu na nějaký komplexní maticový vzorec zdát. Studiem jednodušších, ale plně funkčních maticových vzorců můžeme získat schopnost nejenom tyto typy vzorců vytvářet, ale především uvažovat o excelovských modelech v intencích maticového uspořádání. V podstatě se jedná o přechod mezi vnímáním vzorce jako postupu, který nějakým způsobem mění obsah jednotlivých buněk, k představě vzorce, který pracuje s celou oblastí. Maticové vzorce Excelu představují mocný a užitečný nástroj Rozsáhlý úvod a mnoho příkladů použití tohoto typů vzorců naleznete v Excel Asistent Magazínu č. 03/2003. Pro úspěšnou práci s maticovými vzorci si pamatovat následující čtyři základní pravidla: musíme 1. Každý argument maticového vzorce musí obsahovat stejný počet řádků a sloupců ( tvrzení neříká, že počet řádků = počet sloupců, ale musí platit, že počet řádků prvního argumentu se rovná počtu řádků dalšího argumentu a obdobná rovnost platí i pro počty sloupců) 2. Maticový vzorec zadáváme nikoliv pouhým stisknutím potvrzovací klávesy Enter, ale současným stiskem tří kláves Ctrl+Shift+Enter. Stisk těchto kláves a tedy vytvoření maticového vzorce je indikováno Excelem zobrazením složených závorek, které ohraničují zapsaný vzorec a jsou zobrazeny v řádku vzorců. 3. Maticový vzorec nelze vytvořit zadáním složených závorek přímo z klávesnice současný stisk Ctrl+Shift+Enter je jediný regulerní postup, který Excel akceptuje. (Zkušenější uživatelé mohou nabýt dojmu, že předchozí tvrzení není pravdivé, protože vědí, že lze zadat do vzorce matici, která je ohraničena právě ručně zadanými složenými závorkami. To je pravda, ale tento postup nevytváří maticový vzorec, vede pouze k zadání matice jako argumentu funkce. Časem jistě získáme cit pro vnímání rozdílů mezi maticovými vzorci a vzorci obsahujícími matici jako svůj argument.) 4. Nemůžeme vytvořit maticový vzorec pro oblast zahrnující celý sloupec. Řešené příklady Pro účely našeho výkladu použijeme databázi obsahující čtyři parametry a 10 záznamů v oblasti A1:D11.

3 2 2 Příklad č.1 Počet mužů mladších 40 let ( Muž / Žena = M,Věk < 40 ) =SUMA((B2:B11<40)*(D2:D11="M")) Ačkoliv jsme v našich příkladech použili funkci SUMA, která je určena pro vytváření součtů, představuje výsledná hodnota počet záznamů vyhovujících zadané kombinaci parametrů. Je tomu tak proto, že funkce SUMA sčítá výsledky násobení pravdivostních hodnot PRAVDA ( neboli číselná hodnota 1) a NEPRAVDA ( hodnota 0). Z výše uvedeného plyne, že pokud v některém z řádků není splněna i jen jediná podmínka, bude s ohledem na pravidla násobení také i výsledný součin roven nule. Pokud jsou však všechny podmínky pro určitý řádek splněny, je i výsledný součin roven nule ( 1*1*1 =1). A je to právě operace násobení, která konvertuje pravdivostní hodnoty PRAVDA / NEPRAVDA na číselné hodnota 1 a 0. Příklad č.2 Počet osob ve věku mezi 25 a 45 let s platem přes Kč =SUMA((B2:B11>25)*(B2:B11<45)*(E2:E11>30000)) Celý způsob výpočtu si můžeme dokumentovat na prvním příkladě: Řešení pomocí funkce SOUČIN.SKALÁRNÍ Příklad č.3 Počet osob ve věku 30 až 40 let s platem Kč Kč =SUMA((B2:B11>30)*(B2:B11<40)*(E2:E11>20000) *(E2:E11<30000)) Dalším způsobem řešení je zapojení poměrně málo využívané funkce SOUČIN.SKALÁRNÍ. Tato funkce násobí odpovídající prvky matic zadaných ve vstupních argumentech a pak tyto součiny sečte. Může se nám na první pohled zdát, že význam této funkce je spíše

4 3 2 akademický a ve světě reálných problému ji jen stěží využijeme. Opak je však pravdou právě svojí schopností akceptovat v argumentech matice a oblasti buněk, provést na jejich prvcích matematickou operaci a následně vrátit jedinou hodnotu plně vyhovuje konceptu tabulkového procesoru. Tedy konceptu ukládání dat do izolovaných buněk s geometrickým rozložením principem, kdy oblasti sousedících buněk jsou nositelem logicky souvisejících informací. Lze říci, že tato funkce umožňuje provádět operace jinak dosažitelné pomocí maticových vzorců. Který z postupů je vhodnější? Odpověď není jednoduchá, závisí samozřejmě na mnoha okolnostech, ale obecně lze říci, že oblast použití maticových vzorců je rozsáhlejší, než možnosti funkce SOUČIN.SKALÁRNÍ, na druhou stranu však použití většího počtu maticových vzorců může vést k výraznému zpomalení výpočtů v našem sešitu. Větším počtem nerozumíme pouze počet buněk, do kterých jsme zapsali maticové vzorce, ale samozřejmě i počet buněk oblastí, které maticovým vzorcům zadáváme jako vstupní argumenty. Snížení rychlosti přepočítávání buněk vzniká samozřejmě i při rozsáhlém použití funkce SOUČIN.SKALÁRNÍ, toto zpomalení však není obecně v porovnání s obdobným zpomalením při použití maticových vzorců tak dramatické. Formální, i když jistě významný rozdíl mezi funkcí SOUČIN.SKALÁRNÍ a maticovými vzorci je ve způsobu zadání SOUČIN.SKALÁRNÍ potvrzujeme pouhým stiskem klávesy Enter, maticové vzorce stiskem kombince kláves Ctrl+Shift+Enter. Řešené příklady Příklad č.4 Počet osob ve věku mezi 25 a 45 let s platem přes Kč =SOUČIN.SKALÁRNÍ((B2:B11>25)*(B2:B11<45)*(E2:E11>30000)) Příklad č.5 Součet výše platů mužů ve věku nad 30 let, kteří nastoupili po datu Řešení pomocí maticového vzorce {=SUMA(KDYŽ(B2:B11>30;KDYŽ(C2:C11>DATUM(2000;1;1);KDYŽ(D2:D11="M";E2:E11))))} Řešení pomocá funkce SOUČIN.SKALÁRNÍ =SOUČIN.SKALÁRNÍ((B2:B11>30)*(C2:C11>DATUM(2000;1;1))*(D2:D11="M") *(E2:E11))

5 4 2 Na tomto příkladě je již vidět přímočarost řešení založeného na funkci SOUČIN.SKALÁRNÍ. Není nutné využívat v konstrukci vzorce žádnou další funkci, logika řešení je vyznačena oddělujícími závorkami. Naopak v případě použití funkce SUMA musíme zapojit i funkci KDYŽ, která nám umožní aplikovat omezující kriteria. Přehlednost a srozumitelnost vzorce však již začíná být snížena v důsledku hierarchického vnořování jednotlivých funkcí KDYŽ do sebe. Měli bychom mít na paměti i omezení Excelu, který umožňuje maximálně vnoření 7 funkcí KDYŽ. Může tedy nastat i situace, kdy v důsledku tohoto omezení nebudeme schopni vzorec sestavit. Důležité upozornění na závěr Nadměrné používání maticových operací nebo funkce SOUČIN.SKALÁRNÍ obsahující větší počet kriterií vede k výraznému zpomalení odezvy Excelu. Nejde jen o počet buněk obsahující tyto vzorce, ale i o počet buněk obsažených v oblastech, které jsou funkcím zadány jako jejich vstupní parametry. Pokud by k takovéto nežádoucí situaci mělo dojít, je třeba použít vhodnější nástroje. Těmi jsou databázové funkce, které byly vytvořeny právě pro řešení úloh obsahujících velký počet kriterií. Tyto funkce nalezneme v seznamu zabudovaných funkcí Excelu. (V některém z dalších pokračování ExcelAsistentMagazínu se budeme podrobně věnovat použití těchto funkcí jejich přednostmi a nedostatky. Ukážeme si příklady typů úloh, pro jejichž řešení je jejich použití mimořádně efektivní.) Použití funkce SOUČIN.SKALÁRNÍ není omezeno pouze na úlohy, ve kterých je našim cílem nalezení součtu nebo určení počtu položek, které odpovídají komplexním výběrovým kritériím. Tato funkce patří u uživatelů, které je možné označit za experty v prostředí Excelu, mezi nejpoužívanější. Je totiž v kombinaci s dalšími funkcemi natolik flexibilní, že téměř neexistuje oblast, kde by s její pomocí nebylo možné vytvořit kompaktnější a efektivnější řešení než prostřednictvím ostatních funkcí. V Excel Asistent Magazínu 02/2005 naleznete podrobný článek věnovaný výhradně funkci SOUČIN.SKALÁRNÍ s několika desítkami řešených příkladů. Věřím, že po jeho přečtení se tato funkce stane jedním z Vašich nejužitečnějších spojenců.

6 5 Funkce? Nejlepší přítel uživatele Excelu. Určeno: pokročilý uživatel /( ilustrace v tomto článku odpovídají verzi Excel 2000) Pterois Volitans Indický a Tichý oceán T abulkový kalkulátor Excel je vybaven více než 200 vlastních funkcí, což jsou předdefinované vzorce, pomocí kterých můžeme Excel přeměnit z prostého skladníka dat na vysoce výkonného datového kouzelníka. Funkce pokrývají celou škálu našich potřeb, od funkcí, které pouze jednoduchým způsobem zaměňují hodnoty uložené v buňkách jako například funkce N() nebo T(), až po funkce pochopitelné omezenému okruhu specialistů například funkce ZTEST(), vracející dvoustrannou hodnotu P, která je výsledkem z-testu. Tváří v tvář celé této záplavě vzorců, o existenci a využití mnohých z nich jsme dosud ani neslyšeli, můžeme získat dojem, že již není co doplnit. Pravdou však je, že v průběhu času se jistě setkáme se situací, kdy zjistíme, že nám přece jen nějaký vzorec, důležitý v oblasti, kterou právě řešíme, chybí. Excel nám i v této situaci podá pomocnou ruku přesněji řečeno jeho vývojáři, kteří pro nás připravili nástroje umožňující a usnadňující vytváření našich vlastních funkcí a jejich použití v našich tabulkách a sešitech. Funkce jsou v dialogovém okně seskupeny podle smyslu v jedné skupině nalezneme funkce usnadňující vyhledávání dat, v další jsou zase shromážděny funkce, které nám umožní manipulaci s textem. Pokud si nejsme jisti, ve které skupině se hledaná funkce nalézá, zvolíme kategorii Vše, která obsahuje všechny funkce tříděné podle abecedy. Povzbudivé je pro nás, že nemusíme mít žádné znalosti programování, dokonce ani nemusíme znát přesný název funkce. Pokud například chceme vložit do oblasti buněk náhodná čísla a neurčitě víme, že požadovaná funkce se přibližně jmenuje NÁHODNÉČÍSLO, zobrazíme si kategorii Vše, aktivujeme seznam funkcí na pravém okraji dialogového okna a opakovaným stiskem klávesy N procházíme názvy funkcí, které tímto písmenem začínají, dokud nenarazíme na název funkce podobající se hledanému názvu. Vlastní funkce Excelu Vlastní funkce Excelu jsou pro použití v buňkách listu dostupné pomocí dialogového okna (nazývané také průvodce vložením funkce ) Vložit funkci. Toto dialogové okno můžeme otevřít jedním z následujících postupů: pomocí Vložit > Funkce stiskem kombinace kláves Shift+F3 stiskem tlačítka Vložit funkci, které nalezneme ve standardním panelu nástrojů Dialogové okno slouží k výběru vhodné ( a někdy i zcela nevhodné) funkce.

7 6 Dokonce nemusíme znát ani přibližný název funkce. Dialogové okno totiž zobrazuje krátký popis funkce, kterou jsme v seznamu aktivovali. Pokud tedy budeme procházet jednotlivé funkce seznamu, můžeme pomocí této stručné nápovědy nalézt funkci splňující naše požadavky. Dříve než zvolíme funkci, která nejlépe odpovídá našim potřebám, musíme však provést ještě jedno rozhodnutí. Určit buňku, která bude obsahovat zápis naší funkce a zároveň i obsahovat výsledek této funkce. Určení buňky pro uložení výsledku je jednoduché je to vždy buňka, která je aktivní. Jakmile zobrazíme dialogové okno průvodce vložením funkce, Excel zapíše vybranou funkci do buňky, která byla v okamžiku aktivace tohoto okna aktivní. Bude však ještě potřebovat nějaké doplňující informace. Těmi jsou hodnoty vstupních parametrů tedy argumentů, které funkce potřebuje k výpočtu výsledku. I zde nám Excel nabízí nemalou pomoc. Ke vložení argumentů nám slouží přednastavená vstupní pole spojená opět s nápovědou. Jakmile přesuneme kurzor do některého z těchto polí, Excel zobrazí popis argumentu, jeho význam a dokonce i přípustné hodnoty. Pokud daný argument je nepovinný a nemusíme ho tedy zadávat, jsme na tuto skutečnost upozorněni. Názvy povinných argumentů jsou totiž zapsány tučným písmem, názvy nepovinných argumentů písmem obyčejným. Některé funkce vyžadují nebo umožňují zadat velké množství argumentů a proto dialogové okno obsahuje svislý posuvník pro snadnější pohyb mezi jednotlivými argumenty. Existují však i funkce, které žádný argument nepožadují například již zmíněná funkce vracející náhodné číslo. Důležité je vědět, že hodnoty argumentů nemusíme zadávat přímo, ale můžeme je zadat zprostředkovaně. To znamená, že do vstupního pole argumentů zapíšeme adresy buněk, které obsahují hodnoty použité ve funkci ve významu argumentů. Funkce vytvořené uživatelem pomocí VBA čím se liší od vlastních funkcí. Uživatelské funkce jsou funkce, které si můžeme vytvořit sami. Slouží nám k tomu programovací jazyk VBA, který je nám s každou instalací Excelu k dispozici stačí stisknout kombinaci kláves Alt+F11. Vlastní funkce Excelu nelze modifikovat. Nemůžeme změnit jejich chování, počet argumentů, algoritmus výpočtu. Tyto funkce akceptují pouze argumenty, které očekávají. V opačném případě vrátí chybu. Chybu vrací i v případech, kdy jsme funkci odkázali na buňku s nesprávným typem dat, pokusili se dělit nulou, pokusili se použít hodnoty v nedostupných buňkách a podobně. Chybu poznáme tak, že místo rozumné hodnoty funkce zapíše do buňky některou z hodnot #N/A, #NUM!, #VALUE!, #DIV/0!, #REF, #NAME? Nebo #NULL. Pokud však vytváříme vlastní funkce, můžeme si funkci plně přizpůsobit vlastním potřebám. Můžeme například nastavit počet a typy argumentů, počet a typy výstupních hodnot, ověřovací kriteria, v případ vzniku chyby poskytnout uživateli srozumitelný popis chyby a informaci o možné příčině. Příklad si ukážeme na jedné z nejčastěji používaných funkcí funkci SUMA, kterou používáme pro výpočet součtu hodnot oblasti buněk. Tato funkce ignoruje jiné než číselné hodnoty. Přesněji řečeno, pokud máme číslo naformátované jako text, zahrne toto číslo do součtu. Pokud ale máme řetězec, který se zobrazí jako číslo, ale funkce ho za číslo nepovažuje, pak tuto hodnotu ze součtu vyloučí a bohužel nás o této jistě nemilé skutečnosti neinformuje. Že takováto skutečnost nemůže nastat? Tak to je značný omyl. Mnohé provozní systémy vytvářejí sestavy, v nichž jsou hodnoty vesměs formátované pouze jako text. Často tyto hodnoty uvozují znakem apostrof ( ' ) A to je právě případ, kdy standardní funkce SUMA rozhodne o vyloučení hodnoty z celkového součtu ( přesněji řečeno, nahradí si hodnotu pro potřeby výpočtu číslem 0). Pouhým pohledem na data

8 7 nejsme schopni problém rozpoznat, protože Excel apostrof nezobrazuje a hodnota se nám tedy bude zobrazovat jako číslo. Vlastní funkce ChytraSuma, která je vytvořena v prostředí VBA, je však schopna nás upozornit na případný výskyt nečíselné hodnoty a místo nesprávného výsledku zobrazit text upozorňující, že oblast obsahuje tento nepřípustný typ. Public Function ChytraSuma(VstupniOblast As Range) ' cíl - funkce před výpočtem součtu testuje, ' zda jsou všechny hodnoty oblasti čísla Dim a As Range Dim NalezenaChyba As String NalezenaChyba = False For Each a In VstupniOblast If Not Application.IsNumber(a) Then NalezenaChyba = True End If Next ' pokud naleznu ve VstupniOblast buňku ' obsahující jinou hodnotu než číslo ' oznámím to ' pokud jsou všechny hodnoty čísla ' vypočítám součet Pokud by tomu tak nebylo, nemáme tuto užitečnou vlastnost aktivovánu. Aktivaci povolíme v prostředí editoru pomocí Tools > Options > karta Editor > položka Auto List Members. If NalezenaChyba = False Then ChytraSuma = _ Application.WorksheetFunction.Sum(VstupniOblast) Else ChytraSuma = _ "Nalezena hodnota, která není číslo" End If End Function Z předchozího příkladu vyplývá jedna velice důležitá informace při vytváření našich vlastních funkcí můžeme využívat vlastní funkce Excelu. Máme tedy k dispozici více než 200 stavebních kamenů, které můžeme podle libosti skládat, kombinovat, doplňovat o ověřovací kriteria, doplňovat vlastními výpočty a podobně. Rozsah možností je neomezený a záleží pouze na naší představivosti a schopnostech vývojáře. Vlastní funkce Exelu jsou dostupné v prostředí VBA ( editor tohoto jazyka otevřeme pomocí stisku kombinace kláves Alt+F11) jako metody objektu WorksheetFunction, jehož rodičem je objekt Application. VBA editor nám poskytuje značnou pomoc při vytváření našich funkcí. Například tím, že po zapsání klíčového slova WorksheetFunction (rodičovský objekt Application zapisovat nemusíme) a operátoru tečka nabídne seznam dostupných funkcí, ze kterého si můžeme vybrat. Výběr je interaktivní, pokud zadáváme z klávesnice znaky, které editor dokáže interpretovat jako začínající písmena některé z funkcí seznamu, aktivuje v seznamu název této funkce. Důležité je mít na paměti, že seznam je aktivován zapsáním operátoru tečka Jakmile zvolíme funkci (dvojitým klepnutím na danou položku nebo stiskem klávesy mezerník), Excel nám nabídne seznam argumentů. Chování editoru je však v těchto dvou případech poněkud odlišné: po dvojitém klepnutí musíme buď vložit mezeru nebo zapsat levou kulatou závorku po stisku klávesy mezerník Excel automaticky vloží název funkce, za tento název mezeru a zobrazí seznam argumentů Musíme však akceptovat skutečnost, že VBA editor není polyglot a vždy s námi bude hovořit pouze anglicky. Jestliže se rozhodneme používat ve svých modelech vlastní funkce, měli bychom mít stále na paměti, že neomezená flexibilita jejich vytváření s sebou přináší i jedno velké nebezpečí. Pokud totiž používáme vlastní funkce Excelu, které vkládáme pomocí dialogového okna, je výsledná

9 8 hodnota vždy uložena do aktivní buňky obsahující funkci. Uživatelé často nejsou schopni rozpoznat, které buňky obsahují reálné hodnoty a které funkce. Nicméně uživatelské prostředí Excelu poskytuje nástroje, kterými lze zobrazit funkce, případně odlišit buňky obsahující funkce od buněk obsahujících konstantní hodnoty. Excel nabízí v nápovědách dostatek informací, které uživatelům našich sešitů pomohou pochopit konstrukci, význam a cíl použitých VLASTNÍCH funkcí. Nástroje a postupy usnadňující identifikaci buněk obsahující funkce jsou vysvětleny v Excel Asistent Magazín PREMIUM 01/2005 Zatím jsme se zabývali případy, kdy vkládáme funkci do buněk sešitu, v němž je funkce zapsána. Obecně je možné v sešitu použít i funkce zapsané v jiném (nutně však otevřeném) sešitu. Pokud však takovou funkci chceme použít, musíme mít na paměti, že dialogové okno její název zobrazuje společně s názvem sešitu. Seznam se však chová poněkud zmatečně, protože funkce řadí dle abecedního pořadí jejich názvu, ale zobrazuje je v této pozici s názvem sešitu, který by ale měl být podle abecedního pořadí umístěn jinde. Toto zvláštní chování mějme na paměti, když se budeme snažit v seznamu nalézt požadovanou funkci. Pokud však používáme vlastní funkce, uživatelé jsou odkázání pouze na náš popis a vysvětlení. Pokud kód funkce nedoplníme o podrobný popis, budou používat něco, o čem vůbec nevědí, jak funguje. Nejvíce uživatelům pomůžeme vložením komentáře s podrobným popisem do každé buňky obsahující naši vlastní funkci, případně s popisem stručným a odkazem na místo, kde mohou získat podrobnější informace. Umístění uživatelských funkcí do seznamu dialogového okna Vložit funkci Při zápisu funkce v editoru VBA je povinné deklarovat ji klíčovým slovem Function. Tímto výrazem tedy začíná i končí zápis kódu naší funkce. Další dvě možnosti jsou deklarace pomocí Public Function Private Function Zápis Function nebo Public Function způsobí, že naše funkce bude dostupná i pomocí dialogového okna Vložit funkci, konkrétně se jedná o kategorii označenou vlastní. Pokud je naším cílem profesionálně vytvářet a používat uživatelské funkce, měli bychom se seznámit s principy použití osobního sešitu maker PERSONAL.XLS a tvorbou doplňků Excelu dokumenty s příponou.xla. O těchto tématech budeme podrobně psát v dalších číslech magazínu. Existují i vysoce sofistikované způsoby vytváření a implementace vlastních funkcí například vytváření dokumentů typu.xll. O jednom mimořádně užitečném souboru.xll, který rozšiřuje Excel o desítky dalších funkcí, se můžeme dočíst v Excel Asistent Magazín PREMIUM 01/2005. Není pravdou, že uživatelská funkce musí vracet hodnotu nebo přijímat vstupní argumenty od uživatele. Můžeme například napsat funkci, která po uživateli nebude požadovat žádnou vstupní hodnotu a přesto bude vracet užitečnou informaci. Public Function JulianskyDen() ' vrátí pořadové číslo dnešního dne JulianskyDen = Date DateValue _ ("12" & "/" & "31" & "/" & Year(Date) - 1) End Function Pokud zápis kódu funkce zahájíme výrazem Private Function, takto zadaná funkce nebude z dialogového okna dostupná. Můžeme ji však zapsat do buňky listu tak, že její název zapíšeme pomocí klávesnice. Vstupním argumentem naší funkce je dnešní datum. Funkce nevyžaduje tuto informaci od uživatele, potřebnou hodnotu získá pomocí vestavěné funkce Date() přímo z Excelu.

10 9 Vložení nápovědy k vlastní funkci V dialogovém okně Vložit funkci se můžeme orientovat pomocí nápovědy stručně popisující naši funkci. Obdobnou nápovědou můžeme doplnit i naše vlastní funkce a tím výrazně zvýšit jejich srozumitelnost pro koncové uživatele. Protože se jedná o funkce vytvářené v editoru VBA, budeme nápovědu zapisovat také v tomto prostředí. Využijeme k tomu položku Properties dostupnou po aktivací okna Object Browser. Postup si znázorníme pomocí obrázků. Otevřeme v editoru kontextové menu ( klepneme pravým tlačítkem myši kdekoliv uvnitř kódu). V kontextovém menu zvolíme položku Object Browser Do textového okna Description zapíšeme text naší nápovědy. V okně Object Browser aktivujeme název funkce, ke které chceme vložit nápovědu a opět zobrazíme klepnutím pravým tlačítkem myši kontextové menu V kontextovém menu zvolíme položku Properties Zadání potvrdíme stiskem klávesy OK, sešit uložíme. Dialogové okno Vložit funkci bude nyní obsahovat text naší nápovědy.

11 10 Není pochyb o tom, že případným uživatelům našich souborů tento popis usnadní orientaci a to zejména tehdy, když jim nabídneme větší množství na míru vyvářených funkcí. Mezi vlastními funkcemi mi jedna chybí a naprogramovat ji zatím nedokážu. Možná by pomohlo nainstalování doplňku Analytické nástroje. Doplněk v podstatě obsahuje uživatelské funkce a je ho možné tedy považovat za praktickou ukázku postupů diskutovaných v tomto článku. Samozřejmě se jedná spíše o závěr cesty, jejíž začátek jsme si popsali. Funkce v tomto doplňku jsou totiž napsány v jazyku C, který je z hlediska zpracování mikroprocesorem optimalizován a tak jsou tyto funkce rychlejší než jejich případné protějšky v VBA. Tento doplněk se instaluje na pracovní stanici v průběhu instalace Excelu. Je třeba jej však ještě aktivovat. K tomu musíme vynaložit určitou námahu, povzbudivé však je, že aktivaci provedem pouze jednou a při dalším spuštění Excelu budou funkce doplňku k dispozici automaticky. Dialogové okno s jehož pomocí můžeme přidávat nebo odebírat doplňky rozšiřující funkčnost Excelu je dostupné pomocí Nástroje > Doplňky Pokud jsme při instalaci Excelu nahráli na pevný disk i doplněk Analytické nástroje, měl by se v tomto přehledu zobrazit. Pro jeho aktivaci stačí označit políčko u jeho názvu a volbu potvrdit klávesou OK. Doplňky stisknutím tlačítka Procházet Doplněk se jmenuje ANALYS32.XLL. Pokud doplněk nejsme schopni nalézt, je možné, že nebyl s Excelem nainstalován. V tomto případě je třeba instalaci doplnit z CD. Pokud instalace Excelu proběhla standardně, můžeme si povšimnout, že k dispozici máme dva doplňky podobného názvu. Pokud aktivujeme i doplněk Analytické nástroje VBA ( na pevném disku ho nalezneme pod názvem ATPVBAEN.XLA), budeme moci používat tyto dodatečné funkce i v našich programech. Tedy například využít je při tvorbě našich vlastních funkcí. A to se vyplatí řečeno s moderátory Naší Vaší Televize. Kde tyto doplňkové funkce nalezneme? Opět v nabídce průvodce Vložit funkci. Analytické nástroje jsou jedním z desítek užitečných doplňků, kterými můžeme rozšířit pracovní prostředí Excelu Pod kategorií Vlastní je založeno 5 dalších kategorií Inženýrská analýza Informační analýza Matematická analýza Finanční analýza Analýza času Tyto nové kategorie obsahují několik desítek specializovaných funkcí, které jsou ale v mnoha oborech zcela nepostradatelné. Pokusme se s nimi seznámit nebude to obtížné. Jsou totiž doplněny podrobnou nápovědou, která je navíc přeložena do češtiny. Pokud se nám v seznamu doplněk Analytické nástroje nezobrazí, můžeme se pokusit jej nalézt na pevném disku sami. V mé instalaci Excelu2000 se tento doplněk nachází ve složce C:\ProgramFiles\MicrosoftOffice\Office\Library\Analysis. Složku otevřeme v dialogovém okně dostupném z okna Vytváření uživatelských funkcí pomocí editoru VBA výrazným způsobem rozšiřuje možnosti využití Excelu v automatizaci činností. Možnost zobrazit tyto funkce ve standardním dialogovém okně určeném pro zadávání vlastních funkcí Excelu znamená, že tyto funkce mohou používat i lidé, kteří nemají s programování ve VBA žádné zkušenosti. Je tedy možné bez investice do dalšího softwarového vybavení připravit takové prostředí Excelu, které v maximální míře usnadní vykonávání rutinních činností a zároveň sníží možnost vzniku chyb.

12 10 Pokud se naučíme vytvářet uživatelské funkce a distribuovat je ve formě doplňků add-in Excelu, můžeme snadným, časově a finančně nenáročným způsobem přizpůsobit pracovní prostředí našim uživatelům a spolupracovníkům. V případě nutnosti přepracovat některou z funkcí nebo sadu funkcí doplnit o nové, aktualizaci provedeme pouhým rozesláním jediného souboru. V některém z příštích čísel Excel Asistent Magazínu se budeme zabývat tématy souvisejícími s problematikou vytváření uživatelských funkcí Excelu. Vytvoření vlastních kategorií pro uživatelské funkce. Distribuce vlastních funkcí pomocí doplňků Excelu. Lze doplnit vlastní funkce o složitější nápovědy? Vytváření funkcí s několika vstupními parametry. Vytváření funkcí s nepovinnými parametry. Využití doplňku Analytické nástroje při vytváření vlastních funkcí

13 11 Excel a praxe auditora - nevěřme křížovým součtům. Určeno: zkušený uživatel Paracanthurus Hepatus Indický a Tichý oceán V mnoha modelech Excelu je mezivýsledkem nebo konečným výsledkem tabulka obsahující kromě součtů jednotlivých řádků a součtů za jednotlivé sloupce i buňku představující celkový součet dat. Tato buňka bývá označována jako Celkový součet, Total, Grandtotal apod. Tento celkový součet bývá samozřejmě vnímán jako číslo, které dostaneme, pokud sečteme všechny celkové součty řádků nebo všechny celkové součty sloupců. Bohužel tomu tak často nebývá. V převážné většině případů jsem se při studiu modelů setkával v buňce obsahující celkový součet se vzorci, které buď sčítaly jen výsledky za jednotlivé řádky, nebo pouze výsledky za jednotlivé sloupce. Kontrolní význam tohoto celkového součtu pak byl zcela pochybný. Praxe mi také potvrdila, že převážná většina uživatelů Excelu vzorec celkového součtu vytváří jako souhrn nad ním ležících buněk, tedy jako souhrn součtů za jednotlivé řádky. Zde se nejedná o chybu, ale spíše o preferenci. Znalost této skutečnosti nás pak v případě, kdy je naším úkolem ověřit si platnost součtů, vede k postupu, kdy kontrolujeme součet buněk obsahujících součty jednotlivých sloupců. Optimální však je vytvořit v buňce celkového součtu vzorec, který bude indikovat případnou diferenci mezi součtem sloupcových součtů a součtem řádkových součtů. Tvorba tohoto vzorce není nijak složitá, zvládne ji každý zkušenější uživatel Excelu. Je nutné si však uvědomit, že tento vzorec nevznikne prostým zkopírováním vzorců v buňkách obsahujících jednotlivé součty, což znamená, že musíme vynaložit o trochu více času, než při standardním (a chybném) postupu. V čem spočívá přínos tohoto vzorce? Pokud dojde k situaci, kdy součtové vzorce jsou nekonzistentní (například vzorec pro součet řádku za měsíc březen neobsahuje příspěvek západní pobočky), buňka obsahující celkový součet bude indikovat chybu.

14 12 Vzhledem k tomu, že Excel obdobně jako všechny ostatní aplikace pracuje v binární a nikoli desítkové soustavě, může vzniknout chyba způsobená interpretací hodnoty. Nejedná se o skutečnou chybu, ale o důsledek faktu, že mnohá desetinná čísla nelze v binární soustavě zapsat bez zaokrouhlení. Akceptovatelnou míru této nepřesnosti nastavíme ve vzorci parametrem, který má v našem příkladu hodnotu 0,01. Znamená to, že v našem příkladu akceptuji nepřesnost ve výši 1 haléř, což je jistě pro náš příklad dostačující mez neříkejme to ale pro jistotu zaměstnancům finančního úřadu. Přínos našeho vzorce není omezena pouze na situace, kdy může dojít k nesprávnému zápisu některého ze vzorců, na kterých závisí celkový součet. Stejně častou frekvenci výskytu vykazují i chyby vzniklé vědomým zaokrouhlováním. Tato chyba je však o to závažnější, že si jí velice často uživatelé nejsou vůbec vědomi, nebo dokonce ani nechápou její vznik a možné důsledky. Mechanismus vzniku této chyby je následující: 1. uživatel vytvoří dílčí sloupcové a řádkové sloupce 2. v dalším kroku uživatel nahradí vzorce aktuálními hodnotami. Důvodem může být snaha zrychlit načítání souboru nebo jen zvyk či snaha zatajit vzorce v modelech, které předává jiným organizačním útvarům. Není vzácností, že tato transformace je neúplná uživatel nahradí hodnotami vzorce buď jen sloupcových součtů nebo součtů řádkových, v případě rozsáhlejších přehledů může opominout krajní nebo několik krajních buněk. 3. příjemce modelu změní přesnost zobrazení. Například hodnoty zobrazí v tisících nebo zaokrouhlí na jednotky. Tato úprava v kombinaci s předchozí úpravou může vést a často vede k nekonzistentnosti mezi souhrnem řádkových a sloupcových součtů čili k chybě při stanovení křížového součtu. 4. Dokonce může dojít k odlišnostem v součtech i z důvodů, které vůbec nesouvisí s formátováním dat. Jak již bylo zmíněno, Excel používá binární logiku, která nutně vede k tomu, že některá desetinná čísla nelze zobrazit konečným počtem mocnin čísla 2. Excel tato čísla aproximuje, neboli nahradí, čísly zapsatelnými ve dvojkové soustavě s nastavenou mírou přesnosti. Pokud takovéto číslo vznikne například jako součet některého řádku, dojde k situaci, kdy celkový součet řádkových součtů může být vzhledem k tomu, že obsahuje čísla pouze aproximativní, nutně rozdílný od celkového součtu jednotlivých sloupců. Pokud by však tento rozdíl byl větší než uživatelem nastavená mez přesnosti ve vzorci křížového součtu, Excel indikuje chybu. Navržený vzorec určený ke stanovení křížového součtu, umožňující nastavení přijatelné diference a tedy stupně přesnosti dle charakteru dat, by měl patřit mezi postupy, které budeme ve svých modelech automaticky používat. Významným způsobem totiž zvýší přesnost a věrohodnost našich dat a výstupů z nich. V každém z dalších čísel našich magazínů se budeme věnovat tématu bezpečného využívání Excelu a užitečných postupů při auditu souborů Excelu. Upozorním na chyby, kterých se uživatelé dopouštějí a které mohou vést k nesprávným závěrům a ke zkreslení dat. Zároveň se s vámi podělím o zkušenosti získané při ověřování konzistentnosti modelů Excelu, dohledávání chyb a návrzích změn struktury tabulek.

15 14 13 Zaokrouhlujete? A umíte zaokrouhlit na zadanou hodnotu? Určeno: zkušený uživatel Je jí vlastní funkce MROUND, která vrací číslo zaokrouhlené na požadovaný násobek, jak nám prozradí nápověda v průzkumníku funkcí Premnas Biaculeatus Tichý oceán, Andamanské moře K dyž pracujeme s účetními hodnotami, setkáme se často s požadavkem na zaokrouhlení částky k nějaké významné hodnotě. Nejčastěji to může být zaokrouhlení na padesátník. Obvyklým postupem je použití výrazu obsahujícího funkci ZAOKROUHLIT například ve tvaru =ZAOKROUHLIT(A1/0,5;0)*0,5 V našem případě, kdy je cílem zaokrouhlit částku na 50 haléřů, nastavíme druhý parametr funkce MROUND na hodnotu 0,5: =MROUND(A1;0,5) Ve výrazu je hodnota uložená v buňce A1 vydělena nejdříve číslem 0,5 které představuje částku, ke které zaokrouhlujeme ( 50 haléřů) a pak je tato nová hodnota zaokrouhlena na číslo s nulovým počtem desetinných míst. Jako poslední krok vynásobíme zaokrouhlené číslo pomocnou hodnotou 0,5. Na tento postup se můžeme dívat tak, jako bychom původní částku zdvojnásobili ( a to je příjemná představa) a pak na našem novém bohatství provedli matematické zaokrouhlení na částku bez haléřů. Následným násobením číslem 0,5 se pak opět vrátím do reálného světa a nabyté bohatství zahodím. Pokud nemáme v oblibě desetinná čísla, můžeme ve výrazu nahradit pomocnou hodnotu 0,5 číslem 2. Samozřejmě ale musíme zaměnit i operace dělení a násobení výsledný výraz pak vypadá takto: =ZAOKROUHLIT(A1*2;0)/2 Excel nám však jen výjimečně nabízí pouze jedinou cestu vedoucí k řešení našeho problému. I v tomto případě má ve svém arzenálu funkcí připravenou alternativu. Funkce MROUND je jednou z mnoha užitečných funkcí doplňkové sady analytických nástrojů Excelu, která se nazývá Analysis ToolPak ( v české verzi Analytické nástroje). Pokud chceme tuto funkci používat, musíme mít doplněk Analytické nástroje nainstalován. Zda tomu tak je, přesvědčíme se v dialogovém okně Doplňky, které lze zobrazit pomocí Nástroje > Doplňky. Podrobnější popis instalace a aktivace tohoto doplňku je k dispozici v článku věnovaném tvorbě vlastních funkcí. Zaokrouhlování čísel patří mezi nejčastěji prováděné matematické operace nad daty v Excelu. V některém z příštích čísel naleznete podrobný rozsáhlý článek, ve kterém se budeme věnovat této problematice. Ukážeme si nebezpečí skrytá v postupech, které běžně často automaticky a bez dohlédnutí možných negativních důsledků

16 14 používáme a podíváme se i za oponu těchto postupů. V Excel Asistent Magazín Premium 01/2005 naleznete postup, který umožní zaokrouhlovat čísla na definovaný počet platných číslic. Excel nemá zabudovanou funkci podporující zaokrouhlování tohoto typu, přestože tato technika v praxi nachází širokou oblast využití.

17 15 Kontingenční tabulky vy je ještě nepoužíváte? 1/12 Určeno: zkušený uživatel Centropyge Bicolor západní část Tichého oceánu V průběhu minulých deseti let mnohé firmy investovaly značné částky do rozvoje informačních technologií. Webové aplikace, intranet, komunikační software, systémy zvyšující bezpečnost jsou nasazovány a obměňovány rychleji, než se je mnozí uživatelé naučí plně ovládat. Často astronomické sumy jsou utráceny za návrhy podnikových provozních systémů, manažerských informačních systémů, systémů podpory řízení klientských vztahů (CRM), datových skladů. Management firem si stále výrazněji uvědomuje, že bohatství společností, které řídí, souvisí především s daty a informacemi uloženými v databázích. I když se zpočátku zdá, že toto bohatství tkví v množství dat, začíná být stále zřetelnější, že významnější než množství dat je jejich konzistence, věrohodnost, bezchybnost a zejména možnost tato data dále zpracovat. Vysoce ceněnými jsou v každé firmě ti zaměstnanci, kteří dokáží z dat vytěžit pomocí filtrací, agregací, třídění či drilování informace. Začíná však více a více vyvstávat problém, spočívající v oddělení schopnosti data zpracovat a data interpretovat. Komunikační bariéry uvnitř firem Ve společnostech, které vzhledem ke své velikosti nebo vzhledem k různorodosti vykonávaných činností oddělují správu dat a jejich interpretaci, vznikají ve stále vyšší míře komunikační bariéry. Jste-li specialista, který pro vstupy své práce potřebuje data z podnikového provozního systému a tato data získává přenesením požadavku na programátora, víte, Kontingenční tabulky jsou jedním z nejmocnějších a zároveň nejméně používaných nástrojů v našich počítačích. o čem hovořím. Na pozici programátorů bývají převážně lidé, kteří mají dostatečné znalosti (a také dostatečné oprávnění) nutné pro vytěžení dat z rozsáhlých databází. Bohužel ale obvykle nemají znalosti nutné pro interpretaci těchto dat. Často dokonce ani nejsou schopni zjistit, zda výsledný soubor dat výsledek jejich práce - je kompletní či zda neobsahuje data, která jsou v rozporu se zadáním. Zadavatel, kterému jsou tato data určena, je jedinec obvykle vybavený protikladnými vlastnostmi má znalosti a zkušenosti nutné pro analýzu a interpretaci dat, nedokáže se k nim však v provozním systému dostat. Tato neschopnost nemusí nutně souviset s neznalostí postupů, často je příčinou pouze to, že není vybaven vhodnými nástroji a oprávněními. Ty si pro svoji potřebu ponechávají pouze programátoři. Argumentují podle nálady někdy je příčinou licenční politika dodavatele, někdy vnitrofiremní bezpečnostní směrnice nebo nedostatek financí na školení uživatelů. Velké firmy samozřejmě dávají prostor i lidem, kteří nedokáží ani data získat, ani je interpretovat pro ty pak předchozí dvě skupiny na úkor svých činností vytvářejí MIS neboli Manažerský Informační Systém. Seriál dvanácti článků, ve kterých se vyznám ze svého obdivu ke konceptu kontingenčních tabulek, je určen těm, na jejichž straně stojím uživatelům. Jsem totiž přesvědčen, že tímto nástrojem snímá Excel okovy jejich závislosti na programátorech a správcích databází. Pomocí kontingenčních tabulek lze například překonat omezení záznamů. Právě tento údaj bývá předkládán programátory jako absolutní důkaz nevhodnosti Excelu pro zpracování rozsáhlých databází. Jde však ale pouze o omezení v hlavách argumentujících. Pomocí kontingenčních tabulek můžeme zpracovávat mnohem rozsáhlejší databáze. Osobně dávám přednost čekání na odezvu Excelu při zpracování takovýchto souborů před čekáním na odezvu programátora, který dle mého zadání data připravuje. Vyplývá to z mých zkušeností, že Windows a Excel jsou stabilnějšími systémy než IT útvary velkých podniků. Záměrně píši velkých podniků. U firem menších a středních obvykle role uživatele/it nadšence a role programátora/správce databází splývá. Právě tito lidé v převážné většině doceňují možnosti kontingenčních tabulek, s jejichž pomocí mohou během několika málo minut analyzovat veškerá data jejich firem.

18 16 Vím podle své zkušenosti, že zkrocení kontingenčních tabulek vyžaduje nemalé úsilí, ale také vím, že odměna je tomuto úsilí úměrná. Získáte nástroj, s jehož pomocí vytěžíte z nesourodé skupiny dat vztahy, souvislosti, poměrové ukazatele, trendy. Objevíte extremní hodnoty, časové řady, vytvoříte souhrny dle jakýchkoliv kriterií. Drilování neocenitelný pomocník při analýze dat Naprosto unikátní je schopnost drilovat data pokud vás nějaký údaj zaujme, kliknete na buňku obsahující toto číslo a Excel založí nový list, do kterého zkopíruje všechny záznamy, které tento údaj vytvářejí. Pokud byste něco takového požadovali v provozním systému velké firmy, absolvujete několik jednání a možná budete nuceni předložit vedení návrh na schválení nové projektové aktivity, za kterou budete následně odpovědni. Pokud vytrváte, prostudujete pozorně všech dvanáct pokračování a procvičíte si připravené příklady, budete umět kontingenční tabulky vytvářet, využívat jejich schopností, filtrovat a třídit údaje, které vracejí, vkládat do tabulek vlastní vzorce, nebo naopak výstupy z tabulek vkládat jako argument do dalších vzorců, tabulky programovat prostřednictvím VBA, propojovat je s daty podnikových databází. A pokud prostudujete i závěrečné kapitoly tohoto kurzu, naučíte se propojovat kontingenční tabulky s datovými sklady. Excel se totiž od verze XP stal plnokrevným OLAP klientem! A bonbónek na závěr? Co třeba kontingenční tabulka založená na XML souboru? I to je možné a také tomuto tématu se budeme v našich pokračováních věnovat. Je-li vaším cílem zpracovávat data kreativním způsobem, jsou kontingenční tabulky vaše volba. Pokud chcete data zobrazit názornou formou, kontingenční tabulka je pro vás zobrazí ve formě grafu, který se bude měnit okamžitě se změnou kriterií. Máte kriteria zobrazena v řádcích a myslíte si, že by působilo lépe umístit je do sloupců? Déle než deset vteřin vám tato změna trvat nebude.

19 17 Excel a vizualizace dat podmíněné formátování. Naso Lituratus Indický oceán, Tichý oceán Z kušení uživatelé vědí, že prezentace dat je pro výsledné pochopení velice důležitá. Zároveň lze jistě říci, že prezentace dat je značně subjektivní pojem jiným způsobem se bude snažit svá data prezentovat marketingový specialista, jiným způsobem vědecký pracovník. Pro každého z nich však Excel nabízí nemalé množství nástrojů a postupů, kterými mohou zvýšit vypovídací schopnost čísel, která chtějí zobrazit. Základním prostředkem, který slouží ke zvýšení přehlednosti dat, je formátování. Který z následujících zápisů téhož čísla vnímáte s vynaložením menší pozornosti? čtyřistapadesáttřimiliony sedmsetšedesátpěttisíc 4,53765E Předpokládám, že se přikloníte ke čtvrté variantě zobrazení. Využívá místně obvyklého způsobu oddělování tisíců. Toto oddělování nemá žádný vliv na vlastní hodnotu, má však zásadní vliv na způsob, jakým číslo čteme, vnímáme a uchováváme v paměti. Formátování lze tedy považovat za jeden ze základních nástrojů vizualizace dat. Podmíněné formátování zdůrazní podle nastavených pravidel buňky obsahující data, která jsou z nějakého důvodu významná. Určeno: zkušený uživatel tabulkách zapisujeme větším tučným písmem. Ze stejného důvodu významné údaje podtrháváme, buňky, které tyto údaje obsahují, podbarvujeme nebo ohraničujeme různými typy čar. Tento přístup je jistě z hlediska orientace v záplavě údajů přínosný. Excel nám může v tomto ohledu významně ulehčit práci. Obsahuje totiž funkcionalitu nazývanou podmíněné formátování. S jeho pomocí lze zajistit plně automatické zvýrazňování údajů, které jsou průběžně měněny. Podmíněné formátování zdůrazní podle nastavených pravidel buňky obsahující data, která jsou z nějakého důvodu významná. Podrobný úvod do této problematiky naleznete v dokumentech Excel Asistent Magazín č. 01/2004 Excel Asistent Magazín č. 02/2004 Případně v článku dostupném na adrese Pro potřeby tohoto článku z výše uvedeného zdroje cituji ( se svolením autora dovolil jsem si sám sobě): Podmíněné formátování umožňuje nastavit grafické zvýraznění buněk, které obsahují data vyžadující naši zvýšenou pozornost. Nejčastěji používáme tuto funkci pro nastavení "alarmu", který způsobí, že Excel automaticky zvýrazní data, jejichž hodnoty jsou mimo očekávaný rozsah. Toto zvýraznění může být založeno na změně jednoho nebo více následujících atributů: barva, řez, styl, velikost písma podtržení nebo přeškrtnutí písma barva nebo vzorek výplně buňky typ čáry nebo barva vnějšího ohraničení buňky Vizualizace dat symboly a barvy Naše vnímání je však založeno nejen na symbolech čili v případě čísel na symbolech deseti znaků reprezentujících číslice plus znaků mezery pro oddělení tisíců, čárky pro oddělení desetinné části, znaménka minus pro znázornění záporných hodnot. Výrazně vnímáme též velikost a sílu těchto znaků proto například významné hodnoty v našich Podmíněné formátování můžeme použít snad ve všech myslitelných úlohách, které pomocí Excelu řešíme: v seznamu faktur vyznačit dosud neuhrazené v seznamu denního hlášení o prodeji vyznačit výrazně podprůměrné ( např. červeným písmem) nebo nadprůměrné hodnoty (např. zelenou výplní buňky)

20 18 v seznamu zaměstnanců vyznačit ty zaměstnance, kteří v následujících 30ti dnech slaví narozeniny v seznamu pohledávek vyznačit různým odstínem výplně buněk pohledávky dle uplynulé doby po lhůtě splatnosti alternativně vybarvit řádky listu - a tím zvýšit přehlednost a čitelnost našich seznamů vyznačit klesající hodnoty časové řady ( např. objem prodeje) upozornit na chybně zadaný vstupní údaj Mějme však na paměti, že podmíněné formátování je nejefektivnější tehdy, když je použito střídmě. Pokud je každá buňka našeho pracovního listu různě formátována, pak ve výsledku nepoznáme téměř nic. Podmíněné formátování má sloužit k identifikaci VÝJIMEČNÝCH hodnot, a těch by mělo být v našem seznamu pouze několik. V následujících příkladech se seznámíme se základními možnostmi využití funkce podmíněného formátování. Příklad 1 - zdůraznění klesajících tržeb Tento příklad ilustruje způsob, jakým lze upozornit prostřednictvím podmíněného formátování na snížení hodnot ( zde ve významu poklesu tržeb prodejce v porovnání s předcházejícím rokem). 2. v menu Formát klepneme na položku Podmíněné formátování 3. v dialogovém okně zvolíme variantu Hodnota buňky, vybereme operátor je menší než a zapíšeme do posledního vstupního pole adresu =B3 ( nesmíme zapomenout na znak rovnítka) 4. klepneme na tlačítko Formát...,v zobrazeném okně nastavíme červenou barvu písma a potvrdíme stiskem tlačítka OK 5. nastavení potvrdíme stiskem klávesy OK Příklad 2 - nastavení vlastního "automatického formátu" Příklad ilustruje způsob, jakým můžeme nastavit formátování oblasti dat, které automaticky zobrazí: ohraničení a tučné písmo v řádku, ve kterém první sloupec obsahuje slovo "Celkem" střídavé podbarvení řádků 1. vybereme oblast buněk C3:D11 tak, aby buňka C3 byla aktivní