Pokyn GŘ pro stanovení procesů zajišťovaných Centrem sdílených služeb pro organizační složky Správy železniční dopravní cesty, státní organizace

Transkript

1 Pokyn Úroveň přístupu A SŽDC PO-11/2018-GŘ Pokyn GŘ pro stanovení procesů zajišťovaných Centrem sdílených služeb pro organizační složky Správy železniční dopravní cesty, státní organizace Účinnost od 1.dubna 2018 Schváleno pod čj.: S 21185/2018-SŽDC-GŘ-O10 dne 19. března 2018 dne 16. března 2018 Bc. Jiří Svoboda, MBA v. r. Ing. Aleš Krejčí v. r. zástupce generálního ředitele náměstek generálního ředitele pro provozuschopnost dráhy náměstek generálního ředitele pro ekonomiku

2 2

3 SŽDC PO-11/2018-GŘ Pokyn GŘ pro stanovení procesů zajišťovaných Centrem sdílených služeb pro organizační složky Správy železniční dopravní cesty, státní organizace Gestorský útvar: Správa železniční dopravní cesty, státní organizace Generální ředitelství Dlážděná 1003/7, Praha 1 Rok vydání: 2018 Náklad: vydáno pouze v elektronické podobě Správa železniční dopravní cesty, státní organizace, rok 2018 Tento dokument je duševním vlastnictvím státní organizace Správa železniční dopravní cesty, na které se vztahuje zákon č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), ve znění pozdějších předpisů. Státní organizace Správa železniční dopravní cesty je v uvedené souvislosti rovněž vykonavatelem majetkových práv. Tento dokument smí fyzická osoba použít pouze pro svou osobní potřebu, právnická osoba pro svou vlastní vnitřní potřebu. Poskytování tohoto dokumentu nebo jeho části v jakékoliv formě nebo jakýmkoliv způsobem třetí osobě je bez svolení státní organizace Správa železniční dopravní cesty zakázáno. 3

4 ZÁZNAMY O OPRAVÁCH A ZMĚNÁCH Držitel listinné podoby tohoto dokumentu je odpovědný za včasné a správné zapracování účinných oprav a změn a za provedení příslušného záznamu. Oprava/změna a její pořadové číslo Číslo jednací Účinnost od Opravu/změnu zapracoval 4

5 OBSAH ZÁZNAMY O OPRAVÁCH A ZMĚNÁCH... 4 OBSAH... 5 ROZSAH ZNALOSTI... 6 ZKRATKY A ZNAČKY... 7 ČÁST PRVNÍ ÚVODNÍ USTANOVENÍ... 8 ČÁST DRUHÁ PERSONÁLNĚ-MZDOVÁ ADMINISTRACE... 8 KAPITOLA I PRACOVIŠTĚ CSS... 8 KAPITOLA II ZADÁVÁNÍ POŽADAVKŮ NA CSS... 9 KAPITOLA III SYSTEMIZACE PRACOVNÍCH MÍST... 9 KAPITOLA IV PŘIJETÍ NOVÉHO ZAMĚSTNANCE KAPITOLA V ZMĚNY V PRACOVNĚPRÁVNÍM VZTAHU KAPITOLA VI UKONČENÍ PRACOVNÍHO POMĚRU KAPITOLA VII DALŠÍ USTANOVENÍ ČÁST TŘETÍ BEZPEČNOST A OCHRANA ZDRAVÍ PŘI PRÁCI ČÁST ČTVRTÁ PSYCHOLOGIE PRÁCE ČÁST PÁTÁ FINANČNÍ ÚČETNICTVÍ ČÁST ŠESTÁ ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

6 ROZSAH ZNALOSTI Níže uvedená tabulka stanovuje rozsah znalosti tohoto dokumentu pro pracovní zařazení (funkci) nebo činnost, přičemž: informativní znalostí se rozumí taková znalost, při které příslušný zaměstnanec má povědomí o tomto dokumentu, zná předmět jeho úpravy a při náhledu do příslušného ustanovení je schopen se podle takového ustanovení samostatně řídit nebo podle něj samostatně konat; úplnou znalostí se rozumí taková znalost, při které příslušný zaměstnanec má povědomí o tomto dokumentu, zná předmět jeho úpravy a bez náhledu do příslušného ustanovení je schopen se podle takového ustanovení samostatně řídit nebo podle něj samostatně konat; doslovnou znalostí se rozumí taková znalost, při které příslušný zaměstnanec zná text, který je v příslušném ustanovení napsán v uvozovkách kurzivou, přesně a je schopen jej bez náhledu do příslušného ustanovení samostatně reprodukovat. Není-li rozsah znalosti pro pracovní zařazení (funkci) nebo činnost stanoven, stanoví rozsah znalosti, pokud je tak třeba učinit, příslušný vedoucí zaměstnanec. Pracovní činnost nebo zařazení (funkce) Znalost ustanovení 6

7 ZKRATKY A ZNAČKY Níže uvedený seznam obsahuje zkratky a značky použité v tomto dokumentu. V seznamu se neuvádějí legislativní zkratky, zkratky a značky obecně známé, zavedené právními předpisy, uvedené v obrázcích, příkladech nebo tabulkách. CDP...Centrální dispečerské pracoviště CSS...Centrum sdílených služeb ČD...České dráhy, a.s. ČSSZ...Česká správa sociálního zabezpečení EOÚD...Elektronický oběh účetních dokladů EVYDO...Docházková úloha GŘ...Generální ředitelství SŽDC HR SAP...Personální informační software používaný v SŽDC HZS...Hasičská záchranná služba JŘ-GVD...Jízdní řád-grafikon vlakové dopravy JV...Jízdní výhody KZAM...Klasifikace zaměstnání O1...Odbor finanční O10...Odbor personální OFÚ Č...Oddělení finančního účetnictví pro oblast Čechy OFÚ M...Oddělení finančního účetnictví pro oblast Morava OJ...Organizační jednotka OS...Organizační složka OSVČ...Osoba samostatně výdělečně činná OŘ...Oblastní ředitelství PKS...Podniková kolektivní smlouva PPV...Pracovněprávní vztah SAP FI...Modul SAP finančního účetnictví SAP R/3...Účetní informační software používaný v SŽDC SON...Správa osobních nádraží SS...Stavební správa STKR...Personální portál SŽDC...Správa železniční dopravní cesty, státní organizace SŽE...Správa železniční energetiky SŽG...Správa železniční geodézie TÚDC...Technická ústředna dopravní cesty ÚP...Úřad práce ZP...Zákoník práce 7

8 ČÁST PRVNÍ ÚVODNÍ USTANOVENÍ (1) V návaznosti na usnesení č. 10/2018 Správní rady Správy železniční dopravní cesty, státní organizace dochází k k rozšíření činností zajišťovaných organizační jednotkou Centrum sdílených služeb. Pro zajištění jednotného postupu je vydáván tento pokyn generálního ředitele, který stanovuje a definuje jednotné postupy. (2) Tento pokyn je závazný pro ředitele OJ, pro jimi určené zaměstnance a pro zaměstnance Centra sdílených služeb (dále i CSS ). ČÁST DRUHÁ PERSONÁLNĚ-MZDOVÁ ADMINISTRACE Kapitola I PRACOVIŠTĚ CSS (1) Tato část pokynu stanovuje jednotný postup pro zajištění personálně-mzdové administrace zaměstnanců organizačních jednotek SŽDC (dále i OJ). (2) Personální administraci, výpočet mezd a související agendy zajišťují pro zaměstnance OJ zaměstnanci CSS s pracovištěm v Praze a v Olomouci, pro zaměstnance CSS zaměstnanci Generálního ředitelství, odboru personálního. Konkrétní příslušnost OJ k jednotlivým pracovištím CSS: a) oddělení Čechy - zajištění personálně-mzdové agendy pro organizační jednotky: Centrální dispečerské pracoviště Praha (včetně jízdních výhod) Hasičská záchranná služba Praha (včetně jízdních výhod) Oblastní ředitelství Hradec Králové Oblastní ředitelství Plzeň Oblastní ředitelství Praha Oblastní ředitelství Ústí nad Labem Správa železniční energetiky Hradec Králové (včetně jízdních výhod) Správa železniční geodézie Praha (včetně jízdních výhod) Stavební správa západ (včetně jízdních výhod) Technická ústředna dopravní cesty Praha (včetně jízdních výhod) Adresa: CSS pracoviště Praha, Pernerova 2819/2a, Praha 3. b) oddělení Morava - zajištění personálně-mzdové agendy pro organizační jednotky: Centrální dispečerské pracoviště Přerov (včetně jízdních výhod) Oblastní ředitelství Brno Oblastní ředitelství Olomouc Oblastní ředitelství Ostrava Správa železniční geodézie Olomouc (včetně jízdních výhod) Stavební správa východ (včetně jízdních výhod) Adresa: CSS pracoviště Olomouc, Nerudova 1, Olomouc. (3) Poskytování jízdních výhod zaměstnancům SŽDC se řídí Tarifem jízdného a přepravného zaměstnanců akciové společnosti České dráhy, zaměstnanců státní organizace Správa železniční dopravní cesty, zaměstnanců Ministerstva dopravy a Drážního úřadu, podílejících se na zabezpečení a provozování drážní dopravy č. j /1993-O120 v platném znění, 8

9 dále prováděcím předpisem ČD, a.s. k tomuto tarifu (Ok 10) a předpisem ČD, a.s. o zaměstnaneckých zahraničních jízdních výhodách (Ok 12). (4) Zaměstnanci organizačních jednotek CDP, HZS, SŽE, SŽG, TÚDC a SS, pro které jsou na CSS zajišťovány jízdní výhody, mohou vyřizovat své požadavky v oblasti jízdních výhod na obou pracovištích CSS. Ovšem platí, že kde si zaměstnanec zažádá např. o In-kartu, zahraniční jízdní doklad apod., tak na stejném pracovišti si ho musí, v termínech uvedených v předpisech, vyzvednout. Zaměstnanci OŘ si vyřizují jízdní výhody pouze na pracovištích svého OŘ. Kapitola II ZADÁVÁNÍ POŽADAVKŮ NA CSS (1) Každá OJ je pro účel personálně-mzdové administrace dělena podle existujících pořizovacích míst (útvary pro pořizování docházky v programu EVYDO). (2) Přiřazení jednotlivých pořizovacích míst personálně-mzdovým specialistům CSS určuje ve spolupráci s Ř O10 ředitel CSS. Zaměstnanec má svého personálně-mzdového specialistu uvedeného v personálním portálu (STKR). Ředitel CSS informuje elektronickou cestou e- mailem příslušné vedoucí zaměstnance (ředitel OJ, náměstek ředitele OJ, přednosta odborné správy, přednosta provozního obvodu) o změnách v přiřazení zaměstnanců personálně-mzdovým specialistům. (3) OJ vznášejí požadavky na CSS zásadně elektronicky prostřednictvím příslušného informačního systému. Postup zadání požadavku stanovuje ředitel O10 ve spolupráci s ředitelem CSS na intranetu SŽDC. Personálně-mzdový specialista CSS zaznamenává a eviduje průběh vyřízení požadavku. (4) Zaměstnanci vznášejí své osobní požadavky na CSS prostřednictvím personálního portálu (STKR), cestou styčných zaměstnanců OJ, em, telefonicky či osobně, případně písemně či přímo na pracovištích CSS. Tyto osobní požadavky zaměstnanců SŽDC jsou personálně-mzdovým specialistou zaznamenány do příslušného informačního systému dle bodu (2) této kapitoly. (5) Pro oba předcházející body platí, že formát předávaných požadavků je přípustný ve formě naskenovaných dokumentů, pokud není, dle jiných platných zákonů, směrnic a pokynů nutné předložení originálu příslušného dokladu. (6) Osobní vyřízení žádostí zaměstnanců na pracovištích CSS se děje na základě elektronicky (telefonicky) domluvené schůzky. (7) Všichni zaměstnanci CSS využívají možnosti nastavení informace Mimo kancelář v poštovním klientu, přičemž součástí informace o nepřítomnosti musí být vždy uvedení jména a kontaktu zastupujícího zaměstnance. Odesílatel v případě odpovědi o nepřítomnosti přepošle svůj požadavek na tyto zastupující zaměstnance. (8) Ředitel CSS zajistí zastupitelnost zaměstnanců CSS při vyřizování požadavků OJ a zaměstnanců. Kapitola III SYSTEMIZACE PRACOVNÍCH MÍST (1) Základním dokumentem pro obsazení volného místa je systemizace pracovních míst OJ SŽDC. (2) Prvním předpokladem pro přijetí nového zaměstnance (platí pro přijetí z prostředí vně organizace i pro přeložení z jiné OS SŽDC) je volné plánované místo v systemizaci. Za volné místo lze považovat i místo obsazené: zaměstnancem v mimo evidenčním stavu (např. na mateřské nebo rodičovské dovolené, ve vazbě, uvolněném k výkonu funkce nebo pro práci u jiného zaměstnavatele, jestliže je jeho mzda plně refundována, pokud bylo zaměstnanci poskytnuto dlouhodobé neplacené volno delší než 1 měsíc) zaměstnancem dlouhodobě nemocným 9

10 zaměstnancem, jemuž končí pracovní poměr a jeho nástupce se pod jeho vedením bude připravovat na výkon jeho profese nebo mu bude předávána funkce; takovýto souběh, kdy na jedno plánované místo je přivázáno více zaměstnanců v evidenčním počtu, je možný po dobu max. 6 měsíců. Pokud není k dispozici volné plánované místo, postupují ředitelé OJ dle následujícího bodu tohoto Pokynu, případně podle platných pokynů Ř O10 k přípravě zaměstnanců na budoucí zaměstnání. (3) Ředitel OJ zpracuje v návaznosti na přidělené mzdové a ostatní osobní náklady a místní podmínky OJ žádost o změnu systemizace, kterou prostřednictvím odboru personálního předloží ke schválení generálnímu řediteli. Žádost musí být řediteli O10 doručena nejpozději 10 pracovních dní před datem její požadované účinnosti. Předkládá se pouze v elektronické formě em na adresy určené ředitelem O10, v tomto obsahu: podepsaná žádost ředitele OJ ve formátu.pdf, v níž bude stručně uveden důvod žádosti, a číselný údaj o navrhované změně počtu systemizovaných míst včetně údaje o výsledném dopadu změny na počet systemizovaných míst (snížení x zvýšení), případně informace o projednání s místně příslušnými odborovými organizacemi pracovní tabulka systemizace xls, xlsx s vyznačením požadovaných změn s tím, že na konci řádku požadované změny bude uveden i důvod této změny. Změny systemizací se provádí jednou měsíčně s účinností od 1. dne měsíce (výjimečně i k jinému datu po předchozím souhlasu ředitele odboru personálního, u změny systemizace k datu změny JŘ GVD předchozí souhlas ředitele odboru personálního být nemusí). Za správnost popisu pracovní činnosti u jednotlivých systemizovaných míst (tj. za soulad se skutečně vykonávanými činnostmi a platným katalogem prací) odpovídá ředitel OJ. (4) Obsazování volných pracovních míst aparátů všech OJ včetně aparátů odborných správ a provozních obvodů nově přijímanými zaměstnanci je v kompetenci ředitelů OJ. O záměru přijetí těchto zaměstnanců informuje ředitel OJ vedení SŽDC. Určený zaměstnanec OJ zpracuje formou u informaci ředitele OJ o plánovaném přijetí zaměstnance. bude adresován vedení SŽDC prostřednictvím ředitele O10 a budou v něm uvedeny následující údaje: jméno a příjmení zaměstnance; datum narození; položka systemizace OJ a ID plánovaného místa v HR SAP včetně názvu organizačního útvaru; název zaměstnání a KZAM; datum nástupu, doba trvání pracovního poměru a odůvodnění obsazení položky. Informace a profesní životopis bude zaslán na ovou adresu určenou ředitelem O10. Kapitola IV PŘIJETÍ NOVÉHO ZAMĚSTNANCE (1) Při splnění předpokladu volného pracovního místa dle bodu (2) kapitoly III tohoto pokynu nechá ředitel OJ elektronicky vyplnit Požadavek na zpracování a nechá jej, prostřednictvím příslušného informačního systému, zaslat na příslušné pracoviště CSS. V požadavku na zpracování musí být uvedeny všechny dostupné údaje o budoucím zaměstnanci podle stanoveného formuláře a přesná specifikace parametrů pracovněprávního vztahu: jméno, příjmení (včetně rodného a dřívějších), titul, datum a místo narození, státní příslušnost, bydliště (doručovací adresa), zdravotní pojišťovna, stupeň zdravotního postižení, přiznání a pobírání důchodu; zaměstnání (KZAM a název), pracovní činnost, ID a umístění plánovaného pracovního místa; 10

11 místo výkonu práce a určení pravidelného pracoviště pro účely cestovních náhrad; způsob odměňování (v případě, že ředitel OJ navrhuje se zaměstnancem uzavřít dohodu o mzdových nárocích, zašle svůj návrh, v souladu se Směrnicí SŽDC č. 95 e- mailem na příslušné adresy O10); potřeba sepsání dohody o přesčasové práci a dohody o pracovní pohotovosti; identifikace a charakteristika pracovní doby; zdravotní způsobilost včetně požadavku vstupu do provozované dopravní cesty; informace o výsledku psychologického vyšetření; sjednání zkušební doby; písemné sdělení čísla bankovního účtu, na který bude zaměstnanci zasílána mzda; dohody o srážkách ze mzdy (mobilní telefon, stravenky, jazykové vzdělávání, apod.), pokud je možno je uzavřít. (2) Doklady, které jsou požadovány při nástupu nového zaměstnance (nikoliv při přeložení mezi OS) a které budou součástí osobního spisu: strukturovaný životopis; osobní dotazník; výpis z rejstříku trestů, ne starší 3 měsíců od data jeho vystavení, je-li vyžádán v souladu s ust. 316, odst. 4 ZP v platném znění (stanoví-li tak právní předpis nebo v případech, kdy to je přiměřené vzhledem k pracovním podmínkám a dalším okolnostem výkonu práce); kopie dokladu o vzdělání; prohlášení k dani, včetně dokladů pro poskytnutí daňového zvýhodnění; fotografie k výrobě služebního průkazu, případně pro účely JV; zápočtový list z předchozího zaměstnání, případně potvrzení o délce evidence na ÚP, případně potvrzení ČSSZ o době činnosti v režimu OSVČ; potvrzení od předchozího zaměstnavatele, že nebyl/byl nařízen výkon rozhodnutí srážkami ze mzdy nebo zaměstnanec není/je v insolvenci, případně čestné prohlášení zaměstnance, že není/je v insolvenčním nebo exekučním řízení; případně: žádost zaměstnance o provedení srážky z příjmu z pracovněprávního vztahu k úhradě členských příspěvků odborové organizaci, včetně příslušné dohody uzavřené mezi zaměstnancem a odborovou organizací; žádost zaměstnance o elektronické zasílání výplatní pásky; kopie Smlouvy o poskytnutí příspěvku v rámci studentského programu SŽDC Nádražák a o budoucím zaměstnání u SŽDC (originál si ukládá odbor personální, oddělení mzdové). (3) Nezbytně nutné podklady pro standardní zadání budoucího zaměstnance do systému HR SAP jsou: úplně vyplněný osobní dotazník; posudek o zdravotní způsobilosti; ID konkrétního plánovaného místa (IT 001); předpokládané datum vzniku PPV. Po obdržení těchto podkladů zadá personálně-mzdový specialista nového zaměstnance bez prodlení do systému HR SAP na příslušné plánované místo. Důvodem je přidělení SAP čísla pro zajištění návaznosti na ostatní softwarové aplikace v rámci organizace. V případě, že nástup zaměstnance nebude ke konkrétnímu dni realizován, případně bude odložen, 11

12 kontaktuje personálně-mzdový specialista gestory modulu HR SAP na odboru informatiky GŘ a společně dohodnou další postup. (4) Na základě údajů podle požadavku na zpracování pak personálně-mzdový specialista CSS zpracuje k podpisu příslušné pracovněprávní dokumenty: pracovní smlouva, případně dohoda o její změně v případě přeložení; dohoda o mzdových nárocích dle pokynu odboru personálního nebo mzdový výměr; dohoda o přesčasové práci, dohoda o pracovní pohotovosti; dohoda o srážkách ze mzdy pokud je možno ji uzavřít; informace pro zaměstnance; dohoda o odpovědnosti; souhlas s poskytnutím osobních údajů; prohlášení o mlčenlivosti (je-li potřebné). (5) Po uzavření pracovní smlouvy, případně její dohody při přeložení, zašle styčný zaměstnanec OJ na CSS veškeré podepsané pracovněprávní dokumenty, podepsanou pracovní náplň nového (přeloženého) zaměstnance. Podepsané dokumenty jsou na CSS naskenovány, umístěny do složky elektronického spisu zaměstnance a konečně založeny do osobního spisu zaměstnance. (6) Personálně-mzdový specialista je povinen ve stanoveném termínu (8 dní po nástupu zaměstnance) provést přihlášení nového zaměstnance ke zdravotnímu a sociálnímu pojištění. (7) Postup při vzniku (změně) pracovního poměru, který je založen jmenováním zaměstnance na vedoucí pracovní místo: styčný zaměstnanec OJ zašle elektronicky na ovou adresu určenou ředitelem O10 požadavek na jmenování zaměstnance do vedoucí funkce. Požadavek musí obsahovat všechny náležitosti, které jsou potřebné pro zpracování jmenovacího dekretu (jméno a příjmení, titul, datum narození, kontaktní adresa, místo výkonu práce a pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad). O10 zpracuje jmenovací dekret a po podpisu generálního ředitele SŽDC jej zašle OJ k předání. Styčný zaměstnanec OJ jej po podpisu a předání jednoho vyhotovení zaměstnanci jednou zašle k uložení do osobního spisu na CSS a současně scan podepsaného dekretu elektronickou cestou na adresu určenou ředitelem O10. Obdobným způsobem bude postupováno při odvolání vedoucího zaměstnance či pověření k řízení. Kapitola V ZMĚNY V PRACOVNĚPRÁVNÍM VZTAHU (1) Změnou v pracovněprávním vztahu se rozumí: přechod zaměstnance mezi jednotlivými organizačními složkami v rámci SŽDC; změna sjednaného druhu práce tj. zaměstnání (KZAM); změna charakteru a délky pracovního poměru; změna místa výkonu práce; změna pravidelného pracoviště pro poskytování cestovních náhrad. Pro účely personální administrace (tj. pouze pro tento účel) se za změnu v pracovněprávním vztahu považuje i změna výše sjednané mzdy nebo změna mzdového zařazení dle tarifu. Pro účely aktualizace údajů v modulu SAP HR se za změnu v pracovněprávním vztahu považuje i změna stanovené týdenní pracovní doby, případně jejího způsobu rozvržení. 12

13 (2) Tyto změny je třeba vždy realizovat ve vztahu k platné systemizaci (volným místům) a současně zjistit potřebu zpracování změny pracovněprávních dokumentů ve smyslu bodu (3) kapitoly IV. tohoto pokynu. (3) V případě zjištěné potřeby bude postupováno dle bodu (3) kapitoly II. a bude zpracována žádost o změnu údajů prostřednictvím příslušného informačního systému. (4) Zaměstnanec při změně svých osobních údajů (změna jména, změna bydliště, změna čísla účtu apod.) postupuje dle bodu (4) kapitoly II. tohoto pokynu. Kapitola VI UKONČENÍ PRACOVNÍHO POMĚRU (1) Každé předpokládané ukončení pracovního poměru včetně důvodu skončení, musí být realizováno v souladu příslušnými ustanoveními zákoníku práce v platném znění. (2) Způsoby ukončení pracovního poměru ze strany zaměstnance dohodou na žádost zaměstnance ( 49 ZP); výpovědí, danou zaměstnancem ( 50 ZP); okamžitým zrušením pracovního poměru zaměstnancem ( 56 ZP); (3) Způsoby ukončení pracovního poměru ze strany zaměstnavatele dohodou ze strany zaměstnavatele ( 49 ZP); výpovědí danou zaměstnavatelem (taxativně stanovené důvody v 52 ZP, písmeno a) až h)); okamžitým zrušením pracovního poměru zaměstnavatelem ( 55 ZP); (4) Ostatní způsoby ukončení pracovního poměru uplynutí sjednané doby ( 65 ZP); zrušení pracovního poměru ve zkušební době ( 66 ZP); úmrtí zaměstnance. (5) Při realizaci bude postupováno dle kapitoly čtvrté tohoto pokynu s tím, že v požadavku na zpracování budou, mimo identifikačních údajů zaměstnance, vyplněny pouze údaje, které se týkají způsobu, důvodu a data ukončení pracovního poměru. Požadavek na změnu bude zaslán prostřednictvím příslušného informačního systému. V případě ukončení pracovního poměru z důvodů organizačních změn musí být v OJ sepsán Zápis z jednání se zaměstnancem k organizační změně v souladu s platnou PKS. (6) Styčný zaměstnanec OJ a personálně-mzdový specialista dále učiní úkony nezbytné při ukončení pracovněprávního vztahu, a to v souladu s rozdělením činností mezi personálněmzdové specialisty CSS a styčné zaměstnance OJ podle samostatné přílohy rozdělení odpovědnosti mezi OJ a CSS zveřejněné ve sdílených dokumentech O10 na intranetu SŽDC: kontrola závazků zaměstnance vůči zaměstnavateli; vrácení služebních pomůcek, svěřených předmětů, dokladů opravňujících ke vstupu do objektů zaměstnavatele tyto skutečnosti budou potvrzeny na výstupním listu; výstupní lékařská prohlídka (je-li vyžadována); oznámení ukončení pracovněprávního vztahu na příslušné orgány státní správy, pokud je to potřebné; vydání potvrzení o zaměstnání (zápočtový list) dle 313 zákoníku práce; vystavení evidenčního listu důchodového pojištění; na žádost zaměstnance vystavení potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti; 13

14 na žádost zaměstnance vydání posudku o pracovní činnosti, potvrzení o výši průměrného výdělku a skutečnostech, rozhodných pro posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti, vydání potvrzení o vyloučených dobách uvedených na ELDP. (7) Personálně-mzdový specialista je povinen ve stanoveném termínu (8 dní po datu ukončení pracovního poměru) provést odhlášení odcházejícího zaměstnance ze zdravotního a sociálního pojištění. Kapitola VII DALŠÍ USTANOVENÍ (1) Personálně-mzdoví specialisté zajišťují v průběhu pracovního poměru zaměstnance i další související náležitosti. Konkrétní rozdělení činností mezi CSS a styčné zaměstnance organizačních jednotek je uvedeno v samostatné příloze rozdělení odpovědnosti mezi OJ a CSS zveřejněné ve sdílených dokumentech O10 na intranetu SŽDC: Tato příloha je pouze v elektronické podobě a je průběžně aktualizována odborem personálním. (2) Obdobným způsobem, který je popsán v kapitole III. až V., se postupuje při uzavírání, změnách a ukončování dohod mimo pracovní poměr. (3) Vzory pracovněprávních dokumentů jsou umístěny na webových stránkách odboru personálního ve složce VZORY DOKUMENTŮ na intranetu SŽDC. ČÁST TŘETÍ BEZPEČNOST A OCHRANA ZDRAVÍ PŘI PRÁCI (1) Činnosti osob odborně způsobilých v prevenci rizik (bezpečnost a ochrana zdraví při práci) CSS pro organizační jednotky je stanovena pokynem GŘ č. 3/2016. ČÁST ČTVRTÁ PSYCHOLOGIE PRÁCE (1) Psychologické služby pro všechny organizační složky SŽDC zajišťuje oddělení psychologické služby CSS v souladu s platnou Směrnicí SŽDC č. 75. ČÁST PÁTÁ FINANČNÍ ÚČETNICTVÍ (1) V rámci organizační jednotky CSS se zřídí dvě nová oddělení finančního účetnictví finanční účtárny, které budou probíhat ve dvou etapách. (2) V první etapě se od zřizuje nové Oddělení finančního účetnictví, OFÚ Č pro oblast Čechy se sídlem v budově železniční stanice Praha-hlavní nádraží, Wilsonova 300/8, Praha 2 a OFÚ M pro oblast Morava se sídlem v budově OŘ Olomouc, Nerudova 1, Olomouc. Tyto oddělení převezmou účetnictví příslušných SON se zůstatkem k (3) Realizace druhé etapy centralizace činností finančních účtáren je naplánována na čtvrté čtvrtletí 2018, nejpozději však první čtvrtletí 2019, v níž se v rámci CSS zřídí Oddělení finančního účetnictví ostatních organizačních jednotek. (4) Na pracovištích CSS finanční účtárny se zpracovávají přijaté i vydané daňové doklady dotčených OJ. (5) Originály přijatých daňových dokladů budou přijaty na příslušných podatelnách OJ, označeny čárovým kódem a odeslány elektronicky do CSS finanční účtárny, kde budou zaúčtovány. Fyzicky originály dokladů zůstanou na podatelnách OJ, respektive v OJ kde byly přijaty. (6) Pracoviště CSS finanční účtárny zajistí vložení přijatých daňových dokladů do elektronického oběhu účetních dokladů ( EOÚD ) k realizaci ověření a schválení. 14

15 (7) Po ukončení ověřovacího a schvalovacího procesu v rámci EOÚD finanční účtárny zajistí úhrady předmětných dokladů. (8) CSS finanční účtárny budou zajišťovat, na základě žádosti v elektronické podobě em, vystavování daňových dokladů. Finanční účetní CSS daňové doklady dle přijatých žádostí o jejich vyhotovení zpracuje a zároveň zajistí jejich schválení a vypravení. (9) Veškeré metodické postupy včetně všech funkcionalit EOÚD ve smyslu organizačních změn budou uvedeny v novelizaci Směrnice č. 41 Oběh účetních dokladů. Ke změně Směrnice č. 41 bude zároveň vydán metodický list O1 GŘ pro dotčené OJ. Případné změny vyplývající z novelizace této směrnice budou v SAP implementovány následně. (10) Oblastní ředitelství zajistí zpracování oběhu účetních dokladů podle novelizované Směrnice č. 41 Oběh účetních dokladů pro svá pracoviště v rámci OJ, podpisové vzory a případně další interní předpisy na své úrovni. (11) Termíny účetních závěrek jsou pro pracoviště CSS finanční účtárny stanovovány prostřednictvím O1 GŘ a jsou pro OJ závazné. (12) Ekonomické procesy jsou v prostředí SŽDC definovány Ekonomickými pravidly SŽDC. (13) Veškerý proces EOÚD schvalování a potvrzování dokladů je zajištěn v systému SAP R/3 v modulu FI. ČÁST ŠESTÁ ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ (1) Daný pokyn je platný pro všechny organizační složky SŽDC a postupy vyžadují vzájemnou součinnost a spolupráci. (2) Všechna ustanovení uvedená v Pokynu jsou závazná a je povinnost je dodržovat. (3) Ke dni účinnosti tohoto pokynu se ruší následující dokumenty: Pokyn Ř O10 k personální administraci č. 2/