DOKUMENTACE ETNICTVÍ A MAJETEK

Transkript

1 U IVATELSKÁ DOKUMENTACE ETNICTVÍ A MAJETEK

2

3

4

5 M O D U L E K O N O M I K A STRUKTURA SYSTÉMU...2 MENU SYSTÉMU... 2 VAZBY UVNIT SYSTÉMU S4S (OBCHODNÍ A Ú ETNÍ DATABÁZE)... 4 VNIT NÍ STRUKTURA Ú ETNICTVÍ... 4 START MODULU Ú ETNICTVÍ...5 P ÍSTUPOVÁ PRÁVA... 5 VYTVO ENÍ A P IPOJENÍ Ú ETNÍ DATABÁZE... 5 KONFIGURACE A ÍSELNÍKY... 6 HLAVNÍ KNIHA...12 ROZHRANÍ HLAVNÍ KNIHY P EHLEDY TISK K Í OVÉ TABULKY ETNÍ DOKLADY...15 PRINCIP P EVZETÍ DOKUMENTU P EVZETÍ FAKTUR VYSTAVENÝCH P EVZETÍ FAKTUR P IJATÝCH P EVZETÍ POKLADNÍCH DOKLAD P EVZETÍ BANKOVNÍCH VÝPIS P EVZETÍ SKLADOVÝCH DOKLAD P EVZETÍ ZÁPO T SALDOKONTO...22 VÝKAZY...23 OBRATOVÁ P EDVAHA ROZVAHA VÝSLEDOVKA ZJEDNODU ENÁ ROZVAHA A VÝSLEDOVKA DPH...25 DEFINICE VAZEB UZÁV RKA...26 MAJETEK...27 MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 18, Strana 1

6 STRUKTURA SYSTÉMU MENU SYSTÉMU Struktura systému a jeho dostupné funkce jsou nejlépe z ejmé ze struktury menu modulu: Ekonomika Hlavní kniha Hlavní kniha Hlavní kniha dokladov Hlavní kniha obratov Tisk hlavní knihy ová tabulka hlavní knihy ová tabulka obrat hlavní knihy Rozhraní hlavní knihy Import dat na rozhraní HK etní doklady ehled doklad Nový doklad Tisk p ehledu ú etních doklad evzetí faktur vystavených evzetí faktur p ijatých evzetí pokladen evzetí bankovních výpis evzetí skladových p íjemek evzetí skladových výdejek evzetí zápo evzetí interních doklad Doklady po áte ních stav Import ú etních doklad Konfigurace evzetí faktur vystavených evzetí faktur p ijatých evzetí pokladen evzetí bankovních výpis evzetí skladových p íjemek evzetí skladových výdejek evzetí zápo evzetí interních doklad Saldo ehled saldokonta Tisk saldokonta Konfigurace saldokonta Výkazy Obratová p edvaha Tisk obratové p edvahy ová tabulka obratové p edvahy Rozvaha Výsledovka Cash-Flow Konfigurace Definice rozvahy Definice výsledovky Definice cash-flow MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 18, Strana 2

7 DPH iznání DPH Tisk p ehled pro DPH Konfigurace íselník kód typ DPH íselník zákonných typ DPH Uzáv rka Uzáv rka kursových rozdíl etní uzáv rka Datová uzáv rka urnály urnál zm n v hlavní knize urnál chybových zpráv Konfigurace Firemní konfigurace etní konfigurace etní osnova íselné ady edkontace Kursovní lístek íselníky St ediska Zakázky innosti Firmy Bankovní ú ty Pokladny Cizí m ny etní skupiny Státy Bankovní kódy Majetek ehled investi ního majetku Po ízení investi ního majetku Import karet investi ního majetku Tisk p ehled investi ního majetku Tisk plán odpis ehled drobného majetku Nový drobný majetek Tisk p ehled drobného majetku Konfigurace ídy investi ního majetku ídy drobného majetku Da ové odpisové skupiny etní odpisové skupiny a p edpisy ipojení ú etních dat MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 18, Strana 3

8 VAZBY UVNIT SYSTÉMU S4S (OBCHODNÍ A Ú ETNÍ DATABÁZE) Obr.. 1. Schéma d lení dat na ú etní a neú etní databázi P ÍSTUPY: obchodní a operativní data: jsou jediná spole ná pro mnoho rok a p itom distribuovaná na více míst (satelit ) pomocí replikací, data mají velkou míru volnosti etní data: jsou vedena jako samostatná databáze pro jednotlivá ú etní období, data nejsou distribuovaná, data mohou být dostupná jen vybranému okruhu u ivatel, zaú tovaná data mají nízkou míru volnosti které obchodní záznamy se mohou stát ú etními zápisy v ú etní databázi. Tento proces je ízený a nazýváme jej p evzetí VNIT NÍ STRUKTURA Ú ETNICTVÍ Obr.. 2. Vnit ní struktura ú etnictví MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 18, Strana 4

9 START MODULU Ú ETNICTVÍ Na za átku pou ití ekonomického modulu systém vy aduje t i základní kroky: 1. ÍSTUPOVÁ PRÁVA 2. VYTVO ENÍ A P IPOJENÍ Ú ETNÍ DATABÁZE 3. KONFIGURACE A ÍSELNÍKY P ÍSTUPOVÁ PRÁVA ivatel ú etnictví musí dostat p ístupová práva k modulu Ekonomika vy í ne NONE. Po upgrade jsou v ichni u ivatelé s nejni í právem, a proto menu Ekonomika v bec nevidí! Proto p id lení p ístupových práv bude Va ím prvním krokem. Nastavení p ístupových práv provedete v menu Systém P ístupová práva U ivatelé. Obr.. 3. P ehled u ivatel systému Soft-4-Sale Dvojklikem p ed ádek u ivatele nebo kliknutím na ikonu nad p ehledem u ivatel, zobrazíte p ístupová práva vybraného u ivatele (ú etní). V ádku Ekonomika doporu ujeme zm nit nastavení z NONE na CTRL (plný p ístup) a následn zav ete okno Nastavení schématu p ístupu. Provedené zm ny se projeví po znovu p ihlá ení daného u ivatele (ú etního). Nyní u máme nastavená p ístupová práva a s tím související zobrazení menu Ekonomika. Dal ím krokem bude vytvo ení a p ipojení ú etní databáze. VYTVO ENÍ A P IPOJENÍ Ú ETNÍ DATABÁZE ipojení ú etních dat je v podstat základní pokyn, který vytvá í nebo p ipojuje ú etní databázi. Dle schématu o struktu e databází je jasné, e pro ka dý ú etní období vzniká nová ú etní databáze. Ú etní databáze vzniká p i provedení ú etní uzáv rky. S tím souvisí vznik nové ú etní databáze. To, se kterou ú etní databází ú etní pracuje, í tato konfigurace. Konfigurace sou asn umo uje vytvo it úpln novou ú etní databázi ze vzorové systémové databáze, kterou pro tuto akci pou ije. Pojmenování databáze není ni ím omezeno, u ivatel m e zvolit libovolné jméno databáze a pod databázového souboru a sou asn u ivatel m e zvolit libovolné umíst ní. Ta logika také spo ívá v tom, e umíst ní ú etní databáze m e být na disku nebo serveru, do kterého má p ístup pouze omezený okruh u ivatel. To znamená, e p i práci s obchodním systémem Soft-4-Sale mohou n kte í u ivatelé pracovat s p ipojenou ú etní databází, proto e na ní vidí a proto e pou ili funkci pro p ipojení ú etních dat. Zbývající ást u ivatel pracuje jen s obchodní ástí a kdyby se pokusili o p ipojení ú etní databáze zjistí, e p íslu ný disk, datový soubor není pro n k dispozici. To znamená, e se nemají do ú etní databáze jak dostat. V takové situaci ov em, pokud oby ejní u ivatelé nemají p ístup do ú etní databáze, není mo né MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 18, Strana 5

10 konfigurovat automatické p evzetí doklad v rámci p evzetí doklad ze Soft-4-Sale. Proto e doklad nap. faktura vystavená se p i provedení automaticky p evezme do ú etního systému. P i této konfiguraci samoz ejm ten u ivatel, který provádí fakturu, musí mít správn p ipojen ú etní systém. Pokud ú etní systém nemá p ipojen, systém neprovede evzetí dokladu do ú etního systému a doklad z stane p ipraven k p evzetí do ú etního systému a vlastn nic zvlá tního se nestane. Zárove pokud má p ipojenou jinou ú etní databázi, tzn. omylem minulý rok nebo t eba budoucí rok, v tom p ípad op t nedojde k p evzetí, proto e systém kontroluje i asovou osu. V sou asné dob je tedy mo né mít k obchodní databázi systému Soft-4-Sale p ipojeno více ú etních databází. Systém p i evzetí kontroluje p edev ím ú etní období, do kterého jsou ty doklady sm ovány, tzn., nep edávám fakturu z roku 1999 do ú etnictví roku 2006 a poté samoz ejm kontroluje i to, zda-li byl doklad u jednou do systému p evzat/zadán. Pokud p evzat byl a v cílové databázi není, systém pro u ivatele s vy ími právy umo ní opakované p evzetí dokumentu. Tato situace je zajímavá p edev ím z po átku, proto e pokud si v testovacím re imu p evezmete faktury do testovací verze ú etního systému, pak budete chtít tyto doklady p evzít opakovan ostrých dat ú etního systému. Druhou kontrolou, která je samoz ejm tvrd í je to, e systém kontroluje, zda doklady v cílovém ú etním systému v ú etní databázi ji nejsou zapsány do ú etních doklad. Pokud ano, tak je to vlastn druhý pokus o p evzetí a p epsání ú etního dokladu vyvolá takovou událost, e systém doklad ú etní je smazán, zápis do hlavní knihy je také smazán, tak e probíhají vlastn kontroly: zda u ivatel má právo takovou akci provést, jako je p epsání zda má právo provést výmaz ádku z hlavní knihy, kdy je zaú tován ú etní doklad zda se nejedná o doklad, který je mimo ú etní období POSTUP NASTAVENÍ Vytvo ení a p ipojení ú etní databáze nastavíte v menu Ekonomika P ipojení ú etních dat. Zde u ivatel zadá libovolné jméno ú etní databáze a to bu k tomu vyu ije generátor jména nové databáze, nebo zvolí jméno neexistujícího souboru a systém jej vytvo í. Obr.. 4. Vytvo ení a p ipojení datového souboru ú etnictví Otev e existující ú etní databázi Otev e okno k vyhledání existující ú etní databáze Vygeneruje novou ú etní databázi To, která ú etní databáze je aktivní poznáte podle 2 ervených ipek p ed názvem ú etní databáze. Nyní máme vytvo enou prázdnou ú etní databázi a jsme p ipraveni k její konfiguraci. KONFIGURACE A ÍSELNÍKY Nastavení konfigura ních parametr a napln ní resp. modifikace základních íselník bude jist první inností v ú etním modulu. MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 18, Strana 6

11 íselníky Obr.. 5. Menu íselníky Konfiguraci íselník nastavíte v menu Ekonomika íselníky. V SYSTÉMU SOFT-4-SALE EXISTUJÍ DVA P ÍSTUPY K ÍSELNÍK M: Máme íselníky, které jsou automaticky dopl ovány ze s4s v rámci p evzetí ú etních doklad. Tyto íselníky jsou napl ovány v ú etní databázi proto, aby byla z hlediska zp tného náhledu konzistentní. Není mo né, aby existovali doklady, kterým není korektní zápis o zakázce nebo o firm. Proto íselník zakázek a firem se kopíruje vícemén z databáze obchodního systému Soft-4-Sale. Jen ty základní informace s tím e tyto dokumenty jsou mezi sebou provázány. Ale vzhledem k tomu, e obchodní systém je m kký a umo uje manipulace s firmami, tak i se zakázkami ani by n jak zásadn kontroloval etní zápisy, je zaji no takto, e v ú etním systému z stanou korektní zápisy o firm a zakázce, které jsou sou asn zaú továny. Dal í typ íselník vy aduje, aby byly napln ny ve shod s databází s4s a dochází k jejich ed napln ní v rámci inicializace databáze, tzn. ve chvíli, kdy se vytvá í zcela nová databáze, systém se sna í naplnit íselník st edisek, pokladen a íselník m n a stát z íselník, které mají podobnou funkci v s4s. Tyto íselník jsou jednorázov p evzaty do etní databáze, ale je mo né dál up es ovat a pracovat s t mito íselníky jen v ú etní databázi. Tedy je mo né dopl ovat nové bankovní ú ty nové cizí m ny, nová st ediska a nové innosti. íselník inností nemá obraz v s4s v obchodním, to znamená, e je nutné jej vyplnit. íselník ú etní skupiny je pouze informativní, který v podstat rekapituluje ú etní osnovu podle jednoho respektive podle dvou prvních znak. Bankovní kódy je íselník, který obsahuje kódy bank v R. Jedná se o podp rný jednoduchý íselník, který je p epln n v prázdné databázi od výrobce software. V echny íselníky je samoz ejm mo né mazat a ru it, ale je pot eba íci, e na rozdíl od systému obchodního systém ú etní neumo uje zru it nap. zakázku, která je pou ita v zaú tování v hlavní knize. Systém neumo uje zru it st edisko, které je pou ito v hlavní knize. Ta vazba je ostrá proto, aby data byly naprosto konzistentní. Tak e na jedné stran nezaú tujete na st edisko, které neexistuje v íselníku st edisek. Takový záznam neulo íte do hlavní knihy a systém to bude hlásit jako chybu. Na druhé stran nezru íte st edisko, které bylo v hlavní knize pou ito. Pokud nap. b hem roku chcete zm nit íslování st edisek, znamená to, e sice m ete vytvo it íselník nových st edisek, ale nem ete zru it íselník starých st edisek do té doby, dokud neopravíte echny v tve v hlavní knize, které byli pou ity na hlavní knihu tak, e upravíte staré íslo st ediska na nové íslo st ediska. Tyto opravy samoz ejm se navíc dostanou do urnálu zm n hlavní knihy. MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 18, Strana 7

12 Konfigurace Obr.. 6. Menu Konfigurace FIREMNÍ KONFIGURACE Firemní konfigurace je slo ena z 5 zálo ek umo ují její podrobné nastavení: zálo ka období popisuje ú etní období, ve kterém je ú továno a to formou od-do etn titulku, který se potom bude objevovat v hlavi ce Soft-4-Sale, aby u ivatel v l v jaké verzi Soft-4-Sale u ivatel je a s jakým ú etnictvím je práv p ipojen zálo ka firma popisuje dr itele respektive subjekt, pro který je ú továno, tzn. Va í firmu zálo ka finan ní ú ad obsahuje informace o finan ním ú adu, které budou pou ity v tiskových sestavách zálo ka da ové p iznání obsahuje d le ité informace pro sestavení da ového p iznání DPH, tzn. správné obchodní jméno fyzické a právnické osoby, p ípadn jméno oprávn ného zástupce nebo ú etní poslední zálo ka etní obsahuje ú ty pro jednotlivé odvody, které mají p edev ím informativní charakter. Ú ETNÍ KONFIGURACE Druhou konfigurací v systému na této úrovni je konfigurace ú etní, která obsahuje 6 konfigura ních zálo ek: zálo ka len ní definuje, zda bude nebo nebude ú továno na st ediska, na innosti a na zakázky. Je mo né ke v em t mto len ním vyjet hlavní knihy, definovat výchozí hodnoty, které se automaticky dopl ují do nových ú etních doklad p i ru ním vstupu zálo ka cizí m ny umo uje p eddefinovat, zda se bude pou ívat denní kurz, nebo pevný kurz. Pokud se jedná o denní kurz, pak existuje kurzovní lístek s mo ností zápisu aktuálních denních kurz. Existuje i p ehled ve kerých kurz zadaných a existuje i íselník cizích m n, pro které jsou kurzy sledovány. V rámci p edkontace jsou ipraveny vazby na p edkontace pro kurzový zisk/ztrátu. U pohledávek a závazk a p i ro ním zú tování u pokladen a bank kurzový zisk/ztráta jak bude ú tována. Tzn., e je zde mo né definovat p edkonta ní p edpisy pro kurzové rozdíly zálo ka DPH definuje, zda jste m sí ní nebo kvartální plátce, zda jste plátce a v p ípadné nového plátce od kdy zálo ka tování umo uje nastavení, zda se za datum zaú tování bude pova ovat datum zdanitelného pln ní. V ka dém ádku hlavní knihy je uvedeno vedle data etního datum uskute ní data zdanitelného pln ní, a pokud toho datum je vypln no a pokud zvolíte tu variantu, e ú etní p ípad dává p ednost datu zdanitelného pln ní, pak ve keré tiskové výstupy typu rozvaha, výsledovka jsou zpracovávány podle tohoto data. Volba dobropisy p ijaté a vydané ú tovat kladn znamená zm nu ú etní metodiky z hlediska zaú tování obchodního dokladu typu dobropis. Standardn se ú tuje se zápornými ástkami, tzn., e je mo né tolerovat ú tování v kladných ástkách. K tomu ov em musí odpovídat i p edkonta ní p edpis. U této situace potom je nutné v rámci edkonfigurace p evzetí faktur vystavených a faktur p ijatých je nutné správn se odkázat na jiný ú etní p edpis pro dobropisy ne pro faktury vystavené a musí být oto ené strany MD a DAL. Ú ty zaokrouhlení pro výnosy a pro náklady souvisí s mo ností ú tovat halé ové zaokrouhlování s ú etních doklad p evzetí, týká se edev ím faktur vystavených/p ijatých, ale týká se i pokladních doklad výdajových, pultového prodeje MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 18, Strana 8

13 zálo ka odpisy obsahuje nastavení, zda se odpisy budou ú tovat podle da ového edpisu nebo se budou ú tovat podle ú etního p edpisu jako ro ní odpisy nebo podle etního p edpisu jako m sí ní odpisy. Navíc je tato mo nost definována na ka dé kart investi ního majetku, tzn., tady se jedná spí o p ednastavení pro nové majetkové karty zálo ka urnál umo uje nastavení urnálu zm n. urnál zm n je p ipraven s mo ností standardního re imu, kdy zapisuje textové informace o zm nách údaj v hlavní knize. Roz ená varianta si pamatuje obsah záznamu v hlavní knize a ukládá ho jako starý záznam a je mo né se k n mu kompletn vrátit. Ta varianta s vypnutým urnálováním v podstat umo uje ne urnálovat zm ny, ke kterým dochází v hlavní knize a je spí e my lena pro oblast testování tohoto systému. V rámci urnálu je definován i u ivatel, který hraje roli správce ú etnictví, proto e p i n kterých událostech systém pou ívá nástroj proaktivních dokument, aby upozornil správce na n které záva né situace, ke kterým do lo p i zpracování n kterých ú etních dokument. Ú ETNÍ OSNOVA etní osnova je vlastn základním nástrojem ú etnictví. Je zdrojem základních informací jako je íslo ú tu a název ú tu. Je t eba zmínit, e pracujeme s estimístným íslem ú tu, systém nedovoluje ukládat zkrácená ísla ú tu a vy aduje estimístný kód, tzn., pokud nechcete pou ívat analytické len ní, pou ívejte t i nuly na konci. etní osnovu byste m li mít mo nost jednodu e dostat do íselníku i pomocí clipboardu z excelovské tabulky. Je zapot ebí dodr et pojmenování sloupc tak jak je pojmenoval Soft- 4-Sale co zjistíte, kdy si vyexportujete jeden ádek ú etní osnovy nebo si p ed tete p ílohu dokumentace, kterou je datová struktura ú etní databáze. Nej ast í variantou bude, naimportování ú etní osnovy jen na úrovni ú et a popis s tím, e pak bude nutné dodat echny dopl kové informace, které ú etní osnova v Soft-4-Sale vy aduje. Mezi n pat í i druh ú tu: A (aktivní) P (pasivní) R (rozvahový) N (nákladový) V (výnosový) D (podrozvahový) Z (záv rkový) I (vnitropodnikový) a mínus je neznámý ú et tj. nový ú et, u kterého je nebylo rozhodnuto, o jaký ú et se jedná Obr.. 7. Ukázka ú etní osnovy MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 18, Strana 9

14 POSTUP KONFIGURACE Ú ETNÍ OSNOVY v prvním kroku je t eba rozhodnout z hlediska výnos a náklad zda se jedná o da ový et (sloupec D ) následuje rozhodnutí, který z ú chcete saldokont sledovat sloupec SA. Samoz ejm je mo né na chvilku zapnout ú et jako saldokont sledovaný a pak ho zase vypnout. Ovliv uje to v podstat jen agendu staticky a dynamicky vytvá eného saldokonta. dal í je p íznak pou ití ú tu N. Pokud pou íváte analytické len ní, pak úvodní lánek se t emi nulami nechcete, aby u ivatelé pou ívali p i typování doklad. Je mo né takové to ú ty ozna it, e by nem li být pou ívány, tím se nebudou u ivateli nabízet p i zadávání ísla ú tu, nap. v p edkontacích, ú etních dokladech, oprav záznamu v hlavní knize se budou nabízet pouze ty ú ty, které jsou vedeny jako pou ívané. Samoz ejm pokud pot ebujete vyhledat íslo ú tu a pou ít pro filtraci, budou Vám nabízeny kompletní ísla ú tu, v etn t ch, které jsou zna eny jako nepou ívané pro nou editaci. následuje je p íznak, zda se jedná o korektní ú et K. V takovém p ípad ú et ovliv uje výpo et rozvahy na stran aktiv a ur uje který ú et se pova uje za korek ní. Dal í údaje, které jsou v rámci ú ta vedeny se týkají rozvahy a výsledovky v zkráceném a plném zn ní. Systém umo uje tyto sestavy p ipravit, tak e se v ú etní osnov tyto standardní sestavy odkazují ádky ú etní osnovy p ímo na ádek rozvahy. Pokud se jedná o pasivní ú et, tzn., na ádek rozvahy v plném zn ní a potom na ádek rozvahy ve zkráceném zn ní (na aktiva i pasiva). V p ípad, e se jedná o ú et rozvá ný, který sou asn pat í do aktiv i pasiv podle toho jak vyjde výpo et strany MD, DAL a jeho charakteristika, tak v tom ípad u t chto rozvá ných ú je pot eba definovat jak íslo ádku pro aktiva, tak íslo ádku pro pasiva. Tzn., je tam druhé íslo ú tu ádku, které se pou ívá v p ípad pasivního statku (pro pasiva). To se týká jak rozvahy v plném zn ní tak rozvahy ve zkráceném zn ní. Sou asn u ú tu výnosových a nákladových je nutné vyplnit ádky, do kterých jsou eneseny tyto ú ty v rámci výsledovky. A to jednak v rámci výsledovky v plném zn ní a jednak výsledovky ve zkráceném zn ní. P íznak planosti ú tu je více v podstat ozna uje ty, které nechcete, aby byly pou ity (neplatné ú ty) pokud na nich nebude z statková hodnota, nebudou p evzaty do nového ú etního období. et nelze smazat, pokud je k n mu veden záznam v hlavní knize. Jedná-li se o ú et, který chcete p estat pou ívat, ale máte vedeny záznamy v hlavní knize, ozna te si ho jako neplatný a on se p estane nabízet obdobn jako ú et nepou ívaný a tento ú et pak nebude evzat do nového ú etního období, ale pouze v p ípad, e na n m není z statek. ÍSELNÉ ADY íselník íselných ad popisuje íselné ady pou ité v systému. íselné ady jsou t íd ny do kolika základních skupin: faktura ní bankovní podkladní interní skladové A v rámci ka dého druhu je mo né up es ovat konkrétní íselnou adu. Pou ité zkratky jsou v textovém formátu. U u íselné ady si m ete definovat standardní p edkontaci, která se nabídne, pokud k vytvo ení nového ú etního dokladu pou ijete pouze íselné ady. MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 18, Strana 10

15 P EDKONTACE Obr.. 8. Ukázka p edkontace v systému Soft-4-Sale edkontace je ádek hned pod ú etní osnovou. P edkontace definuje zp sob zaú tování etního dokladu a krom názvu, který by m l slou it jako mnemotechnická pom cka pro etního s mo ností pou ití délky a 16 znak libovolného textu pro ozna ení p edkontace íká, pro který typ ú etního dokladu bude tato p edkontace pou ívána. Rozli ujeme tedy edkontace pro faktury, bankovní výpisy, pokladnu, interní doklady a skladové doklady. Sou asn u taky p edkontace íká, pro jakou íselnou adu bude pou ívána respektive, jaká íselná ada bude dokumentu p id lena. Pak je jednoduchý název a ú et MD, DAL na hlavní úrovni. Pokud je to dokument, který m e nést DPH, je nutné je definovat MD, DAL pro sní enou a základní sazbu DPH. Tzn., ty jednoduché p edkontace budou mít pouze ú et MD a název a vazbu na typ ady a íselnou adu dokument. U ostatních ú etních doklad budou vypln ny v ech 6 ísel ú. P edkontace bude pou ívána jednak p i p evzetí etního dokladu do ú etnictví a jednak p i zadávání interních doklad ru do ú etnictví. Sou asn p edkontace m e slou it i v rámci p evzetí údaj z modulu majetek. Minimální po et p edkontací, které pot ebujete, je jedna p edkontace pro ka dý druh ú etního dokladu tzn., pro fakturu vystavenou jednu p edkontaci, pro fakturu p ijatou druhou p edkontaci atd. Proto e potom v rámci up esn ní p edkontací p evzetí ú etních doklad je mo né se u odkazovat na konkrétní ú ty nebo u ívat p edkontace. Nastavení p edkontace je umíst no v menu Ekonomika Konfigurace P edkontace. Horní ást formulá e p edkontace zobrazuje nastavení vybraného ádku p edkontace. Zde ete provád t ve keré úpravy, které se okam it promítají do ádku p edkontace. Obr.. 9. Nastavení p edkontace KURZOVNÍ LÍSTEK Kurzovní lístek navazuje na íselník m n a umo uje zadávat dne ní kurzy, nahlí et na poslední kurzy a je mo né prohlí et vývoj kurzu ur ité m ny. MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 18, Strana 11

16 HLAVNÍ KNIHA Hlavní kniha umo uje základní náhled na hlavní knihu s mo ností libovolné filtrace a mo ností otev ení libovolného ádku hlavní knihy s mo ností opravit tento ádek pro etního s tím, e zm na se zapisuje do urnálu zm n hlavní knihy. P i otvíraní ádku hlavní knihy, je mo né pou ívat trojí zp sob: klasický zp sob, poklepnutím p ed ádek knihy ikona erné ipky dol na nástrojové li umo uje otev ít v echny ádky hlavní knihy, které máte aktuáln ve výb ru do jedné karty, ve které je mo né listovat mezi ádky výb ru pomocí PageUP a PageDown es zdrojový ú etní doklad, pokud takový doklad v rámci hlavní knihy tohoto záznamu existuje, tzn. otev ít odkaz na konkrétní íslo dokladu a otev e se ú etní doklad, který má i pr hled do ádku hlavní knihy a je tam hlavn mo né po ádat o zm nu zaú tování, tzn. ud lat zm nu zaú tování p ímo v tomto ú etním dokladu a ta se potom promítne do hlavní knihy tím zp sobem, e v echny ádky, které tam doposud byly zapsány jsou smazány a místo nich se objeví nové ádky podle nov zadaného ú etního dokladu. Obr Karta zápisu hlavní knihy Speciální funk nost p edstavuje rozhraní hlavní knihy. ROZHRANÍ HLAVNÍ KNIHY Rozhraní hlavní knihy má v podstat toto nou strukturu se strukturou zápisu v hlavní knize. Hlavním rozdílem je ur itá m kkost hlavní knihy, do které m ete zahrnout zápisy, které je neodpovídají p esn normám, tzn., mohou tam být patn zadány st ediska, zakázky, mohou tam být dokonce i patn zadány ú ty. Rozhraní hlavní knihy p edstavuje místo, do kterého lze dostat doklady bu z oblasti ú etních doklad, e posíláme doklady na rozhraní hlavní knihy nebo importem dat z jiného systému, který má p edp ipravený ádky zaú tování a není úpln mo né naimportovat tyto ádky p ímo do hlavní knihy, ale je mo né, aby vstoupili na rozhraní hlavní knihy. V rámci tohoto rozhraní je potom p ipravena funkce pro evzetí nebo odeslání záznamu do hlavní knihy a v rámci tohoto odeslání u dojde ke MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 18, Strana 12

17 kompletnímu ov ení v ech souvislostí, které v t chto záznamech mají být dodr eny. A pokud u ur itého dokumentu jeho ádek nevyhovuje, tzn., e je pou ito patné íslo ú tu, patné st edisko, není dopln na innost, je patn íslo zakázky, neznámý kód DPH nebo jiná niance, tak do hlavní knihy se nedostane nejen tento jediný ádek, který nese chybu, ale nedostanou se tam v echny ádky daného dokladu. Tzn., na rozhraní hlavní knihy jsou ádky skupinovány podle ísla dokladu a p enos probíhá po jednotlivých dokladech. V p ípad, e chcete do hlavní knihy po áte ní stavy ú, co je samoz ejm mo né, tak je p eneste jako jeden jediný doklad, pravd podobn doklad typu I (interní) s íselnou adou PS (po áte ní stav) a tento doklad bude doklad íslo 1 a bude mít nula ádk o zaú tování po áte ního stavu. Dojde-li k jakékoliv chyb v rámci p evzetí dat do hlavní knihy, nap. k chyb v ísle tu nebo k chyb jícímu ádku ú tové osnovy, nedostane se do systému v ta kompletní. V takovém p ípad v echny ádky z stanou na rozhraní hlavní knihy. P edání dat na hlavní knihu probíhá formou p esunutí. ádky z rozhraní zmizí a nov se zobrazí v hlavní knize. Obr Import dat na rozhraní hlavní knihy Otev e okno pro vyhledání existujícího souboru ve formátu *.xls k importu Provede import vybraných dat Zobrazí Zav e aktuální okno MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 18, Strana 13

18 P EHLEDY ehledy hlavní knihy jsou v podstat jenom sdru ující p ehledy nad hlavní knihou, které ukazují pouze hlavní ádky vzta ené k doklad m. Hlavní kniha obratov otá í pohled, tak e MD, DAL není na ú tech, ale MD, DAL je finan ní vyjád ení. Ten obratový pohled v podstat zdvojnásobuje po et v t v hlavní knize. Provede výb r a zobrazení záznam dle zadaných kritérií a zp sobu t íd ní Vyma e aktuální výb rová kritéria Provede sou et nastavených sledovaných kritérií TISK Tisk hlavní knihy umo uje jak jednoduché p ehledy ú etního deníku v tuzemské nebo zahrani ní m, tak obratové pohledy na hlavní knihu. Vytiskne vybranou sestavu dle daných kritérií výb ru a zp sobu t íd ní Zobrazí náhled p ed tiskem Vyma e aktuální výb rová kritéria K OVÉ TABULKY ové tabulky slou í pro dopl kovou analýzu obsahu hlavní knihy. Zobrazí náhled p ed tiskem Zobrazí graf dle daných kritérií Zobrazí výsledné hodnoty do p ehledné tabulky Konfigurace tisku k ové tabulky Vyma e aktuální výb rová kritéria Zav e okno k ové tabulky MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 18, Strana 14

19 Ú ETNÍ DOKLADY Sekce ú etních doklad umo uje vést ú etní doklady, jako obraz doklad obchodních, které se p evzaly ze systému Soft-4-Sale, ale také jako obraz ru zadaných ú etních interních ú etních doklad, které v postat nemají ádný obraz v systému Soft-4-Sale. Existuje velký p ehled ú etních doklad, ve kterém je mo né filtrovat podle druhu a íselné ady konkrétních ú etních doklad, dále je mo né vyvolávat funkci pro zadání nového etního dokladu a p edev ím je mo né konfigurovat a realizovat hromadné p evzetí doklad ze Soft-4-Sale. Ú ETNÍ DOKLAD etní doklad je dokument, který je bu p evzat z ú etního systému, nebo je ru zadán ivatelem. Nese ve keré atributy nutné k zaú tování a má n kolik zálo ek. První dv zálo ky p edstavují klasicky polo kový pohled na ádky v jednotkových cenách x mno ství a to bu v tuzemských, nebo zahrani ních cenách, ale u t chto ádk je mo né vypl ovat edkontace a z t chto ádk vznikají v ty k zaú tování. evzetí jakéhokoliv dokumentu z systému Soft-4-Sale je funkce, která je p edem konfigurována a která zpracuje ú etní doklad tak, aby byl p ipraven k zaú tování v etn ipravených ádk pro zaú tování. Po p evzetí následuje odeslání dokumentu bu na rozhraní hlavní knihy, nebo p ímo do hlavní knihy. Obr Prázdná karta ú etního dokladu Otev e kartu pro import ekonomických doklad Automaticky vygeneruje nové po adové íslo dokumentu Ode le ekonomický doklad na rozhraní nebo p ímo do hlavní knihy Nastavení parametr p evzetí ekonomických doklad MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 18, Strana 15

20 PRINCIP P EVZETÍ DOKUMENTU V systému Soft-4-Sale je z ejmé, který doklad byl ji do ú etnictví odeslán. V ka dém dokladu Soft-4-Sale je íslo identifikace ú etního systému, do kterého byl dokument odeslán. Je mo né po ádat o opakované odeslání, pokud v cílové ú etní databázi takový dokument neexistuje, bude zalo en jako nový. Pokud v cílové ú etní databázi takový dokument ji existuje, dojde k jeho výmazu v etn následného odmazání ádk v hlavní knize, pokud byl zaú tován a vytvo ení nového ú etního dokladu p ipraveného k zaú tování do hlavní knihy. Doklady k p evzetí se nabízí pouze ty, které odpovídají ú etnímu období, které je konfigurováno jako základní konfigurace této ú etní databáze. Obr Princip toku informací v systému Soft-4-Sale P EVZETÍ FAKTUR VYSTAVENÝCH FV - Základní p edkontace FV zahrani ní - up esn ná p edkontace dobropis - up esn ná p edkontace zahrani ní dobropis - up esn ná p edkontace ZAHRANICNI DOBROPIS ada FV1 v s4s - up esn ná p edkontace ada FV2 v s4s - up esn ná p edkontace... ADA OBLAST Obr Konfigurace p evzetí FV Oblast produkce1 - up esn ný ú et výnos Oblast produkce2 - up esn ný ú et výnos... evzetí faktur vstavených umo uje nastavit p edkontace na faktury vystavené: obecn, tzn. jednu p edkontaci pro faktury vystavené, kterou m ete up es ovat speciáln pro zahrani ní faktury, dobropisy a zahrani ní dobropisy. To je základní konfigurace, kterou m ete detailn nastavit MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 18, Strana 16