Zapojov{ní veřejnosti do strategického pl{nov{ní Ledeč nad Sázavou Dana Diváková

Transkript

1 Zapojov{ní veřejnosti do strategického pl{nov{ní Ledeč nad Sázavou Dana Diváková

2 Příprava strategie Stručné shrnutí zpracování strategického plánu organizace, obce, města Analýza o jaké okruhy budeme prostřednictvím SP řešit o jaké máme vstupní informace o jaké máme spolupracovníky, partnery o jaké máme další zdroje (materiál, lidé, technika, znalosti) o SWOT analýza doporučujeme vedení zvenčí, podmínka přítomni všichni, kdož budou v pracovních skupinách o Shrnutí výstupů SWOT do jednotlivých oblastí o Zpracování sociodemografické analýzy, analýzy potřeb (zapojení veřejnosti, zjišťování potřeb občanů dotazníky, ankety, přímé oslovení) 2

3 Příprava strategie Nominování pracovních skupin pro jednotlivé identifikované oblasti na základě SWOT (odborná i laická veřejnost) Stanovení priorit návrh opatření o Rozpracování opatření, stanovení limitů, zodpovědností Zpracování akčního plánu 3

4 Příprava strategie Zpracování, představení plánu na společném setkání (veřejné projednání, veřejné slyšení, veřejné projednání s programem) Schválení plánu vedením obce, města, regionu Vystavení základních bodů SP na internetu, připomínkovací proces (min. 14 dní k dispozici veřejnost s hypertextovými odkazy) Realizace jednotlivých priorit a opatření Vyhodnocování realizace plánu cca po 1 roce 4

5 Z{klady dobré komunikace Analytická část zpracování SP Dotazníky Ankety přímé oslovení Internet Podklady zvenčí (úřad práce, Policie ČR, statistický úřad) Veřejné Fórum (komunitní veřejné projednání, veřejné kulaté stoly ) 5

6 Z{klady dobré komunikace Konzultace s veřejností Veřejné projednávání (s programem, komunitní veřejné projednání, veřejné kulaté stoly) Dokument je zpracován (výstupy z Fóra) Zapracovány podněty veřejnosti Předány ke konzultaci (internet) 6

7 Z{klady dobré komunikace Kulaté stoly Workshopy Akční plánování Dokument je zpracován, zkonzultován s veřejností, navrženy prioritní oblasti, rozpracovávají se do postupných kroků, zpracovává se akční plán, kontroluje se plnění akčního plánu 7

8 Z{klady dobré komunikace Vnější komunikace Místní zpravodaje Místní rozhlas Místní televize Sms zprávy Netradiční formy (trubač, bubeník) Internet 8

9 9

10 Komunikace s veřejností Pro zajištění jednotlivých procesů není tak složité zajistit moderátora, facilitátora, prostory, techniku, ale zajistit vůbec někoho, s kým můžeme komunikovat. Tedy občany, veřejnost. V předchozím projektu se projevily dvě skutečnosti: Veřejnost říká, že obec či město s ní nechce komunikovat Představitelé obcí a měst říkají, že občané nechodí na akce, nemají zájem 10

11 Komunikace s veřejností Možné příčiny nezájmu občanů o dění ve městě, či obci Špatná předchozí zkušenost Obec či město aktivizovalo občany, ti se zúčastnili procesu, ale z jejich hlediska se nic nestalo. Město či obec uskutečnilo nějaké velmi nepopulární opatření, aniž by o tom informovalo veřejnost či zjišťovalo jejich názor (např. zavření školy, školky, výstavba silnice, větrné elektrárny apod.). Nedůvěryhodní představitelé obce (arogantní starosta, místostarosta, klientelizmus apod.). 11

12 Komunikace s veřejností Celkové nastavení veřejnosti Špatná ekonomická situace, nezájem o věci veřejné, primární jsou osobní potřeby Stejně se nic nezmění, proč bychom to dělali Nejistota, obava z veřejného zapojení (něco řeknu, a pak se mi to vrátí zpátky) 12

13 Komunikace s veřejností Možné příčiny nezájmu veřejné správy o názory veřejnosti Je to drahé, nebudeme se lidí ptát Máme právo rozhodovat, vždyť nám dali mandát Stejně nic nevymyslí, my víme, jak to udělat 13

14 Komunikace s veřejností Proč ano? Občané berou společné rozhodnutí za své. Občané se podílejí na spolurozhodování a získávají lepší vztah k místu, kde žijí. Občané jsou vstřícnější vůči nepopulárním krokům, které město či obec musí občas udělat. Informovaní občané jsou připraveni ke změnám. 14

15 15

16 Komunikace s veřejností Technika otevřených dlaní V nonverbální komunikaci znamenají otevřené dlaně Nic neskrývám. Jsem otevřený, připraven ke komunikaci. Začněte s málem, s jednoduchými věcmi Využívejte nové metody, nová místa. Využívejte principy marketingu, využijte marketingový mix. Určete primární cílovou skupinu (dětské hřiště děti a jejich rodiče, dům s pečovatelskou službou senioři a jejich děti). 16

17 Komunikace s veřejností Technika otevřených dlaní Zvolte techniku oslovení pro danou cílovou skupinu. Senioři (letáky, zpravodaje, rozhlas, rodinní příslušníci) Děti mládež (Škola, školka. Letáky, plakáty, využití třídních schůzek. Spolupráce s učiteli. Výtvarná soutěž. Modelovací soutěž. Literární soutěž. Nakresli svou obec. Napiš reportáž o své obci. Vymodeluj to, co by sis přál mít na hřišti, v obci) 17

18 Komunikace s veřejností Technika počítáme s vámi Pro přípravu strategií Oslovení tzv. odborné laické veřejnosti Přímé oslovení formou dopisu, který podepíše starosta. Přizvání k podílu na zpracování strategie či účasti na aktivitách. Velmi účinné v případě, že není splněna podmínka nedůvěry vůči představitelům města. Kontakty získáváme z veřejných projednání s programem, kdy žádáme občany o uvedení adresy, telefonu či u. 18

19 Komunikace s veřejností Technika rozpuštěný a vypuštěný Vytvoříme si okruh spolupracovníků na základě předchozích jednání a aktivit. Tím si připravíme skupinu, která je rozpuštěná, tedy připravená ke komunikaci, důvěřující představitelům veřejné správy. Ta poté informace přenáší, tedy vypouští po okolí. Mezi svou rodinu, spolupracovníky, přátele, kamarády. V marketingu se této technice říká šuškanda. Ta je nejlepší, neboť je i s referencemi. 19

20 Komunikace s veřejností Technika sousedského syndromu Podobné, jako šuškanda, ale jedná se v tomto případě o předávání informací mezi jednotlivými obcemi či městy. Pro předávání informací mohou sloužit setkávání mikroregionu, MAS, Spolků pro obnovu venkova, konference, setkání zástupců obcí a měst a také setkávání Angažovanců. Mnohem účinnější je, jestliže pozitivní zpětnou vazbu poskytují samotní občané, tedy občan z jedné obce předá informace občanu z jiné obce a stejná informace přijde k představitelům obce či města ze strany starostů z jiných obcí. 20

21 Komunikace s veřejností Proveďte analýzu cílové skupiny Zjistěte, koho znáte, kdo zná koho, jaké informace mezi lidmi kolují Zvolte techniku komunikace podle stanovené cílové skupiny Připravte si komunikační strategii, zvolte marketingové nástroje Realizujte jednotlivé kroky komunikační strategie Vyhodnocujte dopady komunikace s veřejností či s veřejnou správou Vyhodnocujte výsledky, stanovte si předem indikátory úspěšnosti komunikace Proces opakujte s využitím předchozích zkušeností 21

22 Pracovní skupiny Jak zabránit či omezit prosazování partikulárních zájmů? Dobrý a zkušený facilitátor, který umí číst v lidech a řídit proces tzv. Pravidla diskuze. 22

23 Pracovní skupiny Měly by být tvořeny všemi důležitými osobami, reprezentujícími různé oblasti života komunity. Např. zástupce škol, školských zařízení, spolků, neziskových organizací, sociální oblasti, podnikatele a v neposlední řadě politické představitele daného místa. Zásadní je zapojení politické reprezentace 23

24 Pracovní skupiny Příklad Pravidel diskuze: Je stanoven časový limit pro samotné setkání V diskuzi nikdo nedominuje Necháváme se inspirovat ostatními Máme vypnuté mobilní telefony Neprobíhá diskuze mezi dvěma či třemi účastníky, každý se podílí stejnou měrou. 24

25 Pracovní skupiny Výhody pravidel Jaké lidi ve skupině máme (aktivní, neaktivní, agresivní, prosazovači, šuškandy ) Schopnost spolupracovat ve skupině Způsoby vzájemné komunikace Kdykoli se na ně můžeme odvolat, pomáhají při řízení pracovních skupin 25

26 Pracovní skupiny Odměňování Soutěže Děkovný dopis Příjemná atmosféra Občerstvení Volné vstupenky 26

27 Komunikace s veřejnosti Kdy a co: Analytická část dotazníky, ankety, přímé oslovení, internet o Výstup představení analytické části (internet, setkání PS) Analytická část II (zpracování SWOT v PS) zohlednění názorů veřejnosti z první části o Výstup zpracovaná SWOT, zohlednění relevantních názorů občanů z první části, doplnění o PEST analýzu, případně matici SWOT 27

28 Komunikace s veřejnosti Kdy a co: Návrh priorit internet, zpravodaje Návrh opatření veřejné projednání, potřebuji od veřejnosti zpětnou vazbu, internet Zpracování priorit, opatření, podopatření, Konzultační proces 14 denní lhůta pro zasílání připomínek z veřejnosti, vystaveno na internetu, na obecních a městských úřadech, v sekretariátech MAS Vypořádání připomínek Schválení v zastupitelstvech, na sněmu mikroregionu, MAS Vystavení dokumentu na internetu Zpracování akčního plánu Kulaté stoly, workshopy k jednotlivým tématům Kontrola, monitoring SP a AP 28

29 Veřejné projedn{ní SP Veřejné projednání může mít dvě podoby: Formální (nezáleží mi příliš na názoru občanů, potřebuji jen splnit metodiku) Neformální (záleží mi na názoru občanů, potřebuji získat zpětnou vazbu) V prvním případě je de facto jedno, kdy a kde se akce bude konat, v kolik hodin, který den, jak budou vypadat pozvánky. Ve druhém případě se již musím věnovat organizačně-technické přípravě akce. 29

30 Komunitní veřejné projedn{ní představení závěrů z jednání pracovních skupin, plnění akčního plánu, strategických dokumentů či koncepcí. Komunitní proto, že na projednávání jsou pozváni zástupci všech sektorů společenského života, tedy komunity. Realizace na základě tzv. komunikační strategie. 30

31 Komunitní veřejné projedn{ní V rámci realizace MA21 bývá komunitnímu projednávání zaměřeno např. na: Projednávání strategií, strategických dokumentů Projednávání konkrétních aktivit v rámci plnění akčního plánu Projednávání integrované strategie území MAS Projednávání komunitního plánu rozvoje sociálních služeb. 31

32 Komunitní veřejné projedn{ní Je zaměřeno na širokou veřejnost Jeho účastníky by měli být zástupci všech sektorů (podnikatelé, veřejná správa, neziskové organizace, aktivní občané, školy, zástupci zdravotnictví apod.). Jeho výstupy jsou více či méně závazné (se znalostí a představení limitů dané obce či města) Je podkladem pro další aktivity (akční plán, strategický dokument a jeho dopracování apod.) 32

33 Komunitní veřejné projedn{ní Výběr cílové skupiny Výběr prostoru (pozor ani malý, ani velký, příjemné prostředí) Zaslání pozvánek (je dobré osobní pozvání starosty) Zajištění médií pro prezentování výstupů Umístění informace o akci na internet Zajištění moderátora, facilitátora Zajištění základních vstupních informací pro účastníky (materiály, mapy apod.) Zpracování záznamu Rozesílka zápisu Zpětná vazba od účastníků 33

34 Komunitní veřejné projedn{ní Doporučení: Volte zajímavé formy oslovení veřejnosti. Nikdo zřejmě nepřijde na Veřejné fórum. Nebo na veřejné projednání. Nebo na komunitní projednávání. Např. Kopřivnice zve občany na setkání s názvem S vámi o všem? Ovšem!, městský úřad Studénka již před mnoha lety nazval toto projednání a aktivity s tím spojené O vás s vámi. Netradiční název, blízký lidem, je zcela nezbytný pro zajištění její účasti. Zvolte si marketingové nástroje, které pomohou celou akci propagovat a prezentovat a díky tomu získat účastníky. 34

35 Komunitní veřejné projedn{ní Doporučení: Oslovte především školy a školky, spolupracujte s nimi, připravte výtvarnou soutěž pro děti Jak vidím svou obec, Co bych si přál/a. díky tomu budete mít zajištěnu účast všech cílových skupin rodiče i prarodiče. Připravte doprovodné materiály (zkrácené verze dokumentů, plánky, fotografie z předchozích akcí, výstavu z prací dětí, mládeže). Jako doprovodný program zvolte tombolu nebo vyhlášení výsledků soutěží, které jste k danému tématu vyhlásili (např. fotografická, literární apod.) Proces by měl být veden zkušeným facilitátorem. 35

36 Komunitní veřejné projedn{ní Doporučení: Zajistěte zapisovatele. Mějte připravena pravidla diskuze. Pozvěte zástupce médií. Zajistěte fotografa, případně záznam z celé akce. Připravte občerstvení. Celá příprava akce může trvat až 3 týdny, vyčleňte na tuto dobu některému z pracovníků část úvazku. 36

37 Průběh VP, kulatého stolu, workshopu Technické zajištění: dataprojektor plátno bílá zeď notebook občerstvení flipchart fixy dostatek papírů lepky hodiny místnost odpovídající počtu účastníků upravená místnost pro typ jednání 37

38 Průběh VP, kulatého stolu, workshopu Personální zajištění moderátor /facilitátor/ zapisovatel /musí umět pást všemi deseti a pracovat v Microsoft Word/ asistent zajišťuje občerstvení před jednáním, pomáhá s mikrofony a technikou 38

39 Průběh VP, kulatého stolu, workshopu představení všech představení tématu, metod práce základní info pro zajištění stejné informační úrovně /metody a principy práce ve skupině/ neustálá kontrola nastavení skupiny generování nápadů, námětů, případně shrnování diskuze /vedení pracovních skupin/ 39

40 Průběh VP, kulatého stolu, workshopu Doporučení Zapisovat přímo do notebooku viditelné pro všechny, jednoduše zpracovatelné. Nezapomenout na dobré klima vstřícnost, dobré a vlídné zacházení, občerstvení, vzduch, přestávky. Zakažte si používat Já a Takže. Zpracujte matici SWOT Zpracujte PEST analýzu 40

41 Doporučení Průběh Zapisovat přímo do notebooku viditelné pro všechny, jednoduše zpracovatelné. Nezapomenout na dobré klima vstřícnost, dobré a vlídné zacházení, občerstvení, vzduch, přestávky. Zakažte si používat Já a Takže. Zpracujte matici SWOT Zpracujte PEST analýzu 41

42 Rozdíl jedna obec MAS - mikroregion Mnohem náročnější Jedna obec (město), jeden starosta, úředníci Mikroregion 13 obcí, 13 starostů Nelze realizovat veřejné projednání pro všechny obce (přijdou jen lidé, kteří jsou z pořádající obce) CO S TÍM? Motivovat starosty jednotlivých obcí, aby průběžně informovali občany (někdo chce, někdo ne ) Internet (v obcích mnohem menší zájem o informace na internetu, než ve městech) 42

43 Rozdíl jedna obec MAS - mikroregion Obecní rozhlas jen informace, že materiál je k dispozici na internetu Komunitní veřejné projednání pozvat občany ve všech obcích a projednat s nimi návrh za celý mikroregion (MAS) Veřejné projednání s programem happening ve spádové obci pro všechny okolní, trachtace, možno spojit s tradiční akcí Materiály na úřadu (nikdo nepřijde ) 43

44 Rozdíl jedna obec MAS - mikroregion Co s tím? Přes všechna negativa a jistoty, komunikujte Využívejte členy pracovních skupin pro prezentaci plánu 44

45 Jak to udělat Z{pal pro věc Znalosti a dovednosti Vzbuzujeme nadšení, jsme pochodeň, kter{ zapaluje Přesvědčov ací Role Přesvědčit partnera v komunikaci o smyslu a významu toho, co děl{ Schopnost pož{dat Neb{t se oslovit nezn{mé osoby Informační Informuje o z{kladních skutečnost, potřebných pro vysvětlení dané aktivity, problematiky Komunikač ní dovednosti Dobré znalosti z nonverb{lní komunikace, schopnost odezírat partnera v komunikaci Nabízí řešení M{ zpracov{ny alternativy řešení dané problematiky 45

46 Jak to udělat Empatie Dok{zat se vcítit do partnera, přizpůsobit se moment{lní n{ladě Veřejný z{jem Upozorňuje na veřejný z{jem dané akce, aktivity, téma Pravdomlu vnost, důvěryhod nost Vždy říkat pravdu, nikdy nelhat Komunik{t or Propojuje spr{vné lidi, vysvětluje postoje, vysvětluje specializované informace Umět motivovat 46 Schopnost motivovat partnera v komunikaci, zn{t z{kladní motivační prvky, zn{t z{zemí partnera v komunikaci Organiz{to r Organizuje setk{ní, připravuje podklady, zpracov{v{ výstupy, hled{ nov{ řešení, řídí čas setk{ní, udržuje obsah setk{ní v r{mci předem stanovené osnovy, nicméně se přizpůsobuje novým okolnostem a je na ně připraven

47 Jak to udělat Co Kdo, jak, kdy Připravujte kvalitní materi{ly, podklady bez chyb Zodpovědný pracovník, příznivec, editor, týden před akcí Materi{ly nemusíte mít ve skvělých složk{ch, nemusí být ani na křídovém papíře, musí být ale přehledné, jasné a konkrétní Mějte v materi{lu uvedeny reference 47

48 Z{věr Nic není zadarmo Nic není jednoduché Nic se nestane samo ale Vy na to máte! 48