Setk{ní Angažovanců. Vír

Transkript

1 Setk{ní Angažovanců Vír

2 Z{klady dobré komunikace Analytická část Dotazníky Ankety přímé oslovení Internet Podklady zvenčí (úřad práce, Policie ČR, statistický úřad) Veřejné Fórum (komunitní veřejné projednání, veřejné kulaté stoly )

3 Z{klady dobré komunikace Konzultace s veřejností Veřejné projednávání (s programem, komunitní veřejné projednání, veřejné kulaté stoly) Dokument je zpracován (výstupy z Fóra) Zapracovány podněty veřejnosti Předány ke konzultaci (internet)

4 Z{klady dobré komunikace Kulaté stoly Workshopy Akční plánování Dokument je zpracován, zkonzultován s veřejností, navrženy prioritní oblasti, rozpracovávají se do postupných kroků, zpracovává se akční plán, kontroluje se plnění akčního plánu

5 Z{klady dobré komunikace Vnější komunikace Místní zpravodaje Místní rozhlas Místní televize Sms zprávy Netradiční formy (trubač, bubeník) Internet

6 Pracovní skupiny Jak zabránit či omezit prosazování partikulárních zájmů? Dobrý a zkušený facilitátor, který umí číst v lidech a řídit proces tzv. Pravidla diskuze.

7 Pracovní skupiny Měly by být tvořeny všemi důležitými osobami, reprezentujícími různé oblasti života komunity. Např. zástupce škol, školských zařízení, spolků, neziskových organizací, sociální oblasti, podnikatele a v neposlední řadě politické představitele daného místa. Zásadní je zapojení politické reprezentace

8 Pracovní skupiny Jak zabránit či omezit prosazování partikulárních zájmů? Dobrý a zkušený facilitátor, který umí číst v lidech a řídit proces tzv. Pravidla diskuze.

9 Pracovní skupiny Příklad Pravidel diskuze: Je stanoven časový limit pro samotné setkání V diskuzi nikdo nedominuje Necháváme se inspirovat ostatními Máme vypnuté mobilní telefony Neprobíhá diskuze mezi dvěma či třemi účastníky, každý se podílí stejnou měrou.

10 Pracovní skupiny Výhody pravidel Jaké lidi ve skupině máme (aktivní, neaktivní, agresivní, prosazovači, šuškandy ) Schopnost spolupracovat ve skupině Způsoby vzájemné komunikace Kdykoli se na ně můžeme odvolat, pomáhají při řízení pracovních skupin

11 Pracovní skupiny Nominování do pracovních skupin Oslovovací dopis starosty Reference na osoby, se kterými máme předchozí zkušenost Výběr z databáze zájemců o komunikaci (z Veřejných fór, akcí)

12 Pracovní skupiny Odměňování Soutěže Děkovný dopis Příjemná atmosféra Občerstvení Volné vstupenky

13 Fóra Fóra udržitelného rozvoje (Zdravého města, obce, regionu) otevřeno široké veřejnosti (s výjimkou krajů, kde je zapojena především odborná veřejnost), výstupy jsou závazné pro jednotlivé municipality a jsou zapracovávány do komunitního plánu.

14 Fóra Fóra udržitelného rozvoje (Zdravého města, obce, regionu) analýza je realizována až po schválení a zapracování návrhů veřejnosti (10P 10 problémových oblastí). Ověřuje se různými metodami, zda i ti, kdož se Fóra nezúčastnili, vnímají tyto problémové oblasti jako primární. Nezbytnost znalostí limitů obce, města či regionu

15 Průběh Technické zajištění: dataprojektor plátno bílá zeď notebook občerstvení flipchart fixy dostatek papírů lepky hodiny místnost odpovídající počtu účastníků upravená místnost pro typ jednání

16 Personální zajištění Průběh moderátor /facilitátor/ zapisovatel /musí umět pást všemi deseti a pracovat v Microsoft Word/ asistent zajišťuje občerstvení před jednáním, pomáhá s mikrofony a technikou

17 představení všech Průběh představení tématu, metod práce základní info pro zajištění stejné informační úrovně /metody a principy práce ve skupině/ neustálá kontrola nastavení skupiny generování nápadů, námětů, případně shrnování diskuze /vedení pracovních skupin/

18 Doporučení Průběh Zapisovat přímo do notebooku viditelné pro všechny, jednoduše zpracovatelné. Nezapomenout na dobré klima vstřícnost, dobré a vlídné zacházení, občerstvení, vzduch, přestávky. Zakažte si používat Já a Takže. Zpracujte matici SWOT Zpracujte PEST analýzu

19 Možné formy zapojení veřejnosti Dotazníky, ankety, rozhovory Dotazníky, ankety a rozhovory se ve většině případů používají v 1. a 2. stupni zapojování veřejnosti. Na druhé straně jsou-li dobře sestaveny případně rozhovory zaměřeny na cílové skupiny a jsou vedeny formou strukturovaných rozhovorů, mohou velmi napomoci celému participačnímu procesu a v konečném důsledku se mohou použít i třikrát v průběhu zapojení veřejnosti. Výhody: malá časová náročnost pro zjišťování názorů Nevýhody: poměrně drahá záležitosti /tazatelé, dotazníky, ankety/, více, než-li dotazník je účinnější přímé oslovení, tedy anketa. 19

20 Komunikace s veřejností Pro zajištění jednotlivých procesů není tak složité zajistit moderátora, facilitátora, prostory, techniku, ale zajistit vůbec někoho, s kým můžeme komunikovat. Tedy občany, veřejnost. V předchozím projektu se projevily dvě skutečnosti: Veřejnost říká, že obec či město s ní nechce komunikovat Představitelé obcí a měst říkají, že občané nechodí na akce, nemají zájem 20

21 21

22 Komunikace s veřejností Možné příčiny nezájmu občanů o dění ve městě Špatná předchozí zkušenost Obec či město aktivizovalo občany, ti se zúčastnili procesu, ale z jejich hlediska se nic nestalo. Město či obec uskutečnilo nějaké velmi nepopulární opatření, aniž by o tom informovalo veřejnost či zjišťovalo jejich názor (např. zavření školy, školky, výstavba silnice, větrné elektrárny apod.). Nedůvěryhodní představitelé obce (arogantní starosta, místostarosta, klientelizmus apod.). 22

23 Komunikace s veřejností Možné příčiny nezájmu občanů o dění ve městě Celkové nastavení veřejnosti Špatná ekonomická situace, nezájem o věci veřejné, primární jsou osobní potřeby Stejně se nic nezmění, proč bychom to dělali Nejistota, obava z veřejného zapojení (něco řeknu, a pak se mi to vrátí zpátky) 23

24 Komunikace s veřejností Možné příčiny nezájmu veřejné správy o názory veřejnosti Je to drahé, nebudeme se lidí ptát Máme právo rozhodovat, vždyť nám dali mandát Stejně nic nevymyslí, my víme, jak to udělat 24

25 Komunikace s veřejností Proč ano? Občané berou společné rozhodnutí za své. Občané se podílejí na spolurozhodování a získávají lepší vztah k místu, kde žijí. Občané jsou vstřícnější vůči nepopulárním krokům, které město či obec musí občas udělat. Informovaní občané jsou připraveni ke změnám. 25

26 26

27 Komunikace s veřejností Technika otevřených dlaní V nonverbální komunikaci znamenají otevřené dlaně Nic neskrývám. Jsem otevřený, připraven ke komunikaci. Začněte s málem, s jednoduchými věcmi Využívejte nové metody, nová místa. Využívejte principy marketingu, využijte marketingový mix. Určete primární cílovou skupinu (dětské hřiště děti a jejich rodiče, dům s pečovatelskou službou senioři a jejich děti). 27

28 Komunikace s veřejností Technika otevřených dlaní Zvolte techniku oslovení pro danou cílovou skupinu. Senioři (letáky, zpravodaje, rozhlas, rodinní příslušníci) Děti mládež (Škola, školka. Letáky, plakáty, využití třídních schůzek. Spolupráce s učiteli. Výtvarná soutěž. Modelovací soutěž. Literární soutěž. Nakresli svou obec. Napiš reportáž o své obci. Vymodeluj to, co by sis přál mít na hřišti, v obci) 28

29 Komunikace s veřejností Technika počítáme s vámi Pro přípravu strategií Oslovení tzv. odborné laické veřejnosti Přímé oslovení formou dopisu, který podepíše starosta. Přizvání k podílu na zpracování strategie či účasti na aktivitách. Velmi účinné v případě, že není splněna podmínka nedůvěry vůči představitelům města. Kontakty získáváme z veřejných projednání s programem, kdy žádáme občany o uvedení adresy, telefonu či u. 29

30 Komunikace s veřejností Technika rozpuštěný a vypuštěný Vytvoříme si okruh spolupracovníků na základě předchozích jednání a aktivit. Tím si připravíme skupinu, která je rozpuštěná, tedy připravená ke komunikaci, důvěřující představitelům veřejné správy. Ta poté informace přenáší, tedy vypouští po okolí. Mezi svou rodinu, spolupracovníky, přátele, kamarády. V marketingu se této technice říká šuškanda. Ta je nejlepší, neboť je i s referencemi. 30

31 Komunikace s veřejností Technika sousedského syndromu Podobné, jako šuškanda, ale jedná se v tomto případě o předávání informací mezi jednotlivými obcemi či městy. Pro předávání informací mohou sloužit setkávání mikroregionu, MAS, Spolků pro obnovu venkova, konference, setkání zástupců obcí a měst a také setkávání Angažovanců. Mnohem účinnější je, jestliže pozitivní zpětnou vazbu poskytují samotní občané, tedy občan z jedné obce předá informace občanu z jiné obce a stejná informace přijde k představitelům obce či města ze strany starostů z jiných obcí. 31

32 Komunikace s veřejností Proveďte analýzu cílové skupiny Zjistěte, koho znáte, kdo zná koho, jaké informace mezi lidmi kolují Zvolte techniku komunikace podle stanovené cílové skupiny Připravte si komunikační strategii, zvolte marketingové nástroje Realizujte jednotlivé kroky komunikační strategie Vyhodnocujte dopady komunikace s veřejností či s veřejnou správou Vyhodnocujte výsledky, stanovte si předem indikátory úspěšnosti komunikace 32 Proces opakujte s využitím předchozích zkušeností

33 Jak prosazovat z{jmy Z{pal pro věc Znalosti a dovednosti Téma je důležité i pro lobbistu Vzbuzuje nadšení, je pochodeň, kter{ zapaluje Přesvědčov ací Role Přesvědčit partnera v komunikaci o smyslu a významu toho, zač lobbuje Schopnost pož{dat Neb{t se oslovit nezn{mé osoby, často významné Informační Informuje o z{kladních skutečnost, potřebných pro vysvětlení dané aktivity, problematiky Komunikač ní dovednosti Dobré znalosti z nonverb{lní komunikace, schopnost odezírat partnera v komunikaci Nabízí řešení M{ zpracov{ny alternativy řešení dané problematiky 33

34 Jak prosazovat z{jmy Empatie Dok{zat se vcítit do partnera, přizpůsobit se moment{lní n{ladě Veřejný z{jem Upozorňuje na veřejný z{jem dané akce, aktivity, téma Sebedůvěra a odmítnutí Neb{t se odmítnutí, nenechat se odradit, být sebevědomý, ne ublíženě prosebný Prostředník Často je pouze prostředníkem mezi subjekty, který oběma stran{m vysvětluje limity, které mohou ovlivnit způsob řešení Pravdomlu vnost, důvěryhod nost Vždy říkat pravdu, nikdy nelhat Komunik{t or Propojuje spr{vné lidi, vysvětluje postoje, vysvětluje specializované informace 34

35 Jak prosazovat z{jmy N{pady a tvořivost Využívat zajímavé formy přípravy materi{lů, v r{mci nabídky protislužby být kreativní Pohotovost Schopnost ihned reagovat na změnu situace, na jinou nabídku spolupr{ce, než o kterou jste ž{dali Stratég PR Určuje, zda půjde o jednor{zovou či dlouhodobou aktivitu, jakou bude mít podobu, zpracuje strategii oslovení včetně přípravy, určuje, zda půjde o přímý nebo nepřímý lobbing Mnohem lépe bude lobbovat ten, jehož organizace či aktivity v obci jsou obecně dobře zn{mé a není potřeba s{hodlouhého vysvětlov{ní, dobré PR tomu pom{h{ 35

36 Jak prosazovat z{jmy Kontakty a schopnost je navazovat Získ{vat kontakty, dok{zat s nimi pracovat, schopnost navazovat nové kontakty, neb{t se pož{dat st{vající o doporučení, reference Evalu{tor Vyhodnocuje jednotlivé aktivity lobbingu, hodnotí jejich efektivitu, připravuje podklady pro další komunikaci na z{kladě předchozích zkušeností Umět motivovat Schopnost motivovat partnera v komunikaci, zn{t z{kladní motivační prvky, zn{t z{zemí partnera v komunikaci Organiz{to r Organizuje setk{ní, připravuje podklady, zpracov{v{ výstupy, hled{ nov{ řešení, řídí čas setk{ní, udržuje obsah setk{ní v r{mci předem stanovené osnovy, nicméně se přizpůsobuje novým okolnostem a je na ně připraven 36

37 Jak prosazovat z{jmy Přímý Nepřímý Konkrétní osoby Masový charakter Větší efektivita Menší efektivita Podmínkou je dostatek osobních kontaktů Komunikační strategie na z{kladě zpracovaného marketingu Schopnost pracovat s různými typy osobností Schopnost zvl{dnout marketingové n{stroje co nejefektivněji Menší důvěryhodnost v očích Větší důvěryhodnost veřejnosti Techniky psaní dopisů, ů vzděl{vací a informační kampaně telefon{ty vybraným osob{m (let{kové kampaně, konference, osobní n{vštěvy organizované semin{ře, bezplatné organizované diskuse, n{hodné informační kancel{ře ) rozhovory mezi dveřmi inzer{ty, reklama kontaktov{ní asistentů, poradců PR, rozhovory do médií konzultace k problémům protesty 37

38 Jak prosazovat z{jmy Co Kdo, jak, kdy Připravujte kvalitní materi{ly, podklady bez chyb Zodpovědný pracovník, příznivec, editor, týden před akcí Materi{ly nemusíte mít ve skvělých složk{ch, nemusí být ani na křídovém papíře, musí být ale přehledné, jasné a konkrétní Mějte v materi{lu uvedeny reference 38 Připravte se na schůzku Mějte připraveny materi{ly Zjistěte si informace o dané osobě Zvolte strategii, čeho chcete dos{hnout Podle typu partnera v komunikaci zvolte oblečení, případně líčení

39 Jak prosazovat z{jmy Organizace schůzky Přijďte přesně, v zimě o 15 min. dříve buďte na místě (chladno, zmrzl{ ústa, je zapotřebí se rozmluvit) Buďte prim{rně přirození, jakékoli n{silné ovl{d{ní sebe sama je poznat Buďte otevření jiným, alternativním n{vrhům Sledujte svého partnera, přizpůsobujte se jeho nonverb{lním projevům Schůzka by neměla trvat (odehr{v{-li se v kancel{ři partnera) déle, než 30 min., nicméně po přivít{ní se ujistěte, kolik času v{š partner m{. Jestliže jste byli původně domluveni na hodině a najednou se čas zkr{til na 15 min., může to být sign{l toho, že nejste tím, koho partner oček{val. O to více se musíte snažit. V úvodu řekněte, proč jste partnera oslovili, proč zrovna on Informujte pomocí materi{lů o aktivitě Na z{věr shrňte z{věry ze schůzky do stručné osnovy I když cítíte, že schůzka nebyla úspěšn{, nedejte to na sobě zn{t, nebo řekněte, že jste si toho vědomi, ale že i to je v poř{dku. Sebevědomí se cení. Poděkujte ihned za přijetí Informujte o schůzce 39 Proveďte z{znam Informujte o schůzce nadřízené, případně členy organizace, či podřízené, myslete na zastupitelnost Zpracujte seznam oslovených, ke každému uveďte z{kladní charakteristiku a

40 Jak prosazovat z{jmy Zajistěte dlouhodobé zapojení Zodpovědný pracovník Poděkovat dopisem za přijetí Zvěte na akce, i když se netýkají dané osoby Informujte o sobě, o svých aktivit{ch, podporovatelích I pokud nevyužív{te pomoc konkrétní osoby, pozvěte na snídani s novin{ři, případně oběd, snídani 40

41 Komunitní veřejné projedn{ní představení závěrů z jednání pracovních skupin, plnění akčního plánu, strategických dokumentů či koncepcí. Komunitní proto, že na projednávání jsou pozváni zástupci všech sektorů společenského života, tedy komunity. Realizace na základě tzv. komunikační strategie. 41

42 Komunitní veřejné projedn{ní V rámci realizace MA21 bývá komunitnímu projednávání zaměřeno např. na: Projednávání strategií, strategických dokumentů Projednávání konkrétních aktivit v rámci plnění akčního plánu Projednávání integrované strategie území MAS Projednávání komunitního plánu rozvoje sociálních služeb. 42

43 Komunitní veřejné projedn{ní Je zaměřeno na širokou veřejnost Jeho účastníky by měli být zástupci všech sektorů (podnikatelé, veřejná správa, neziskové organizace, aktivní občané, školy, zástupci zdravotnictví apod.). Jeho výstupy jsou více či méně závazné (se znalostí a představení limitů dané obce či města) Je podkladem pro další aktivity (akční plán, strategický dokument a jeho dopracování apod.) 43

44 Komunitní veřejné projedn{ní Výběr cílové skupiny Výběr prostoru (pozor ani malý, ani velký, příjemné prostředí) Zaslání pozvánek (je dobré osobní pozvání starosty) Zajištění médií pro prezentování výstupů Umístění informace o akci na internet Zajištění moderátora, facilitátora Zajištění základních vstupních informací pro účastníky (materiály, mapy apod.) Zpracování záznamu Rozesílka zápisu Zpětná vazba od účastníků 44

45 Komunitní veřejné projedn{ní Doporučení: Volte zajímavé formy oslovení veřejnosti. Např. Kopřivnice zve občany na setkání s názvem S vámi o všem? Ovšem!, městský úřad Studénka již před mnoha lety nazval toto projednání a aktivity s tím spojené O vás s vámi. Netradiční název, blízký lidem, je zcela nezbytný pro zajištění její účasti. Zvolte si marketingové nástroje, které pomohou celou akci propagovat a prezentovat a díky tomu získat účastníky. 45

46 Komunitní veřejné projedn{ní Doporučení: Oslovte především školy a školky, spolupracujte s nimi, připravte výtvarnou soutěž pro děti Jak vidím svou obec, Co bych si přál/a. díky tomu budete mít zajištěnu účast všech cílových skupin rodiče i prarodiče. Připravte doprovodné materiály (zkrácené verze dokumentů, plánky, fotografie z předchozích akcí, výstavu z prací dětí, mládeže). Jako doprovodný program zvolte tombolu nebo vyhlášení výsledků soutěží, které jste k danému tématu vyhlásili (např. fotografická, literární apod.) Proces by měl být veden zkušeným facilitátorem. 46

47 Komunitní veřejné projedn{ní Doporučení: Zajistěte zapisovatele. Mějte připravena pravidla diskuze. Pozvěte zástupce médií. Zajistěte fotografa, případně záznam z celé akce. Připravte občerstvení. Celá příprava akce může trvat až 3 týdny, vyčleňte na tuto dobu některému z pracovníků část úvazku. 47

48 Jak řídit a vést skupinu Brainstorming Skupinová technika Zvýšení tvořivosti skupiny Co nejvíce myšlenek Analytická část Zapisovat na flipchart, případně rovnou do PC (doporučuji). Nehodnotí se nápady, po ukončení společná diskuze. Všechny nápady jsou OK. 48

49 Jak řídit a vést skupinu Brainwriting Získání konkrétnějších návrhů Ve skupině by mohly převládnout silné hlasy Skupinová technika Analytická část Metoda (6 účastníků napíše během 5 minut 3 nápady), poté posune svůj papír napravo, ostatní si přečtou náměty, připíší své. Na závěr se přečtou všechny náměty, vyberou se skupinou nejdůležitější. 49

50 Jak řídit a vést skupinu POST-IT brainwriting Získání konkrétnějších návrhů Ve skupině by mohly převládnout silné hlasy Skupinová technika Analytická část Po dokončení první části sezení (tj. během hodnocení) se náměty shlukují a uspořádávají podle různě nastavených kritérií. 50

51 Jak řídit a vést skupinu Brainwriting pomocí flipchartů Získání konkrétnějších návrhů Ve skupině by mohly převládnout silné hlasy Skupinová technika Analytická část Rozmístěte po místnosti stojany s flipcharty (nebo vytvořte podobná místa pomocí např. balicího papíru). Na jednotlivé flipy můžete nadepsat témata. Příliš se nepoužívá, velmi složité vyhodnocování toho, co je důležité, možno u plánovacího víkendu, kdy je dostatek času. 51

52 Jak řídit a vést skupinu Facilitace skupinových řešení Facilitace skupinových řešení je poměrně náročný proces, který klade na osobu facilitátora značné nároky. V některých procesech není zapotřebí facilitátora, ale jen moderátora. V dalším textu si vysvětlíme rozdíly mezi oběma rolemi. 52

53 Jak řídit a vést skupinu Aktivita Kdo se podílí Potřeby Veřejné fórum 53 Facilit{tor superfacilit{tor. Počet facilit{torů odpovíd{ počtu oblastí, které budeme řešit. Zodpovědný politik - účast, úvodní slovo. Organiz{toři prezenční listiny, občerstvení, podpůrné materi{ly. Koordin{tor MA21. Pozv{nky. Flipchartové papíry, fixy, papíry A4, propisky, tužky, post it papírky, občerstvení, označení prostor. Propagace místní rozhlas, kabelov{ televize, zpravodaj, let{ky, plak{ty. Zapojení dětí z MŠ a ZŠ modely, soutěže. Prezenční listiny. Proveden z{pis, zasl{n účastníkům (pokud dali kontakt), vyvěsit na internet. Hodiny pro hlíd{ní času (ne mobil, ani hodinky).

54 Jak řídit a vést skupinu Veřejné fórum Veřejné komunitní projedn{v{ní 54 Facilit{tor superfacilit{tor. Počet facilit{torů odpovíd{ počtu oblastí, které budeme řešit. Zodpovědný politik - účast, úvodní slovo. Organiz{toři prezenční listiny, občerstvení, podpůrné materi{ly. Koordin{tor MA21. Facilit{tor Zodpovědný politik Koordin{tor MA21 Organiz{toři Pozv{nky. Flipchartové papíry, fixy, papíry A4, propisky, tužky, post it papírky, občerstvení, označení prostor. Propagace místní rozhlas, kabelov{ televize, zpravodaj, let{ky, plak{ty. Zapojení dětí z MŠ a ZŠ modely, soutěže. Prezenční listiny. Proveden z{pis, zasl{n účastníkům (pokud dali kontakt), vyvěsit na internet. Hodiny pro hlíd{ní času (ne mobil, ani hodinky). Pozv{nky. Propagace (viz Fórum). Flipchartové papíry, fixy, papíry A4, propisky, tužky, post it papírky, občerstvení, označení prostor. Prezenční listiny. Proveden z{pis, zasl{n účastníkům (pokud dali kontakt), vyvěsit na internet.

55 Jak řídit a vést skupinu Kulatý stůl Moder{tor Zodpovědný politik Koordin{tor MA21 Organiz{toři Pozv{nky (konkrétní osoby, lidé, kteří mají k řešené problematice blízko). Flipchart, fixy, notebook, pl{tno (zapisujeme přímo do notebooku). Prezenční listiny. Proveden z{pis, zasl{n účastníkům (pokud dali kontakt), vyvěsit na internet. Hodiny pro hlíd{ní času (ne mobil, ani hodinky). 55

56 Jak řídit a vést skupinu Workshop Moder{tor Zodpovědný politik Koordin{tor MA21 Organiz{toři Pozv{nky (konkrétní osoby, lidé, kteří mají k řešené problematice blízko). Flipchart, fixy, notebook, pl{tno (zapisujeme přímo do notebooku). Prezenční listiny. Proveden z{pis, zasl{n účastníkům (pokud dali kontakt), vyvěsit na internet. Hodiny pro hlíd{ní času (ne mobil, ani hodinky). 56

57 Jak řídit a vést skupinu Pl{novac í víkend 57 Facilit{tor 2 až tři osoby Zodpovědný politik Koordin{tor MA21 Organiz{toři Pozv{nky širok{ veřejnost. Propagace místní rozhlas, kabelov{ televize, zpravodaj, let{ky, plak{ty. Zapojení dětí z MŠ a ZŠ modely, soutěže. Prezenční listiny. Proveden z{pis, zasl{n účastníkům (pokud dali kontakt), vyvěsit na internet. Hodiny pro hlíd{ní času (ne mobil, ani hodinky).

58 Facilit{tor Minimálně středoškolské vzdělání Věk nad 25 let Dostatečná míra empatie Schopnost analyzovat v krátké době získané informace Schopnost strukturovaného myšlení Orientace na Vy více, nežli na Já Dobrá schopnost vyjadřovací a to jak verbální, tak písemná Dobrá znalost mateřského jazyka Velmi dobré komunikační dovednosti Schopnost pracovat s problematickými typy osobností Schopnost předcházet konfliktům, případně je řešit Schopnost řízení svého času i času ostatních 58

59 Facilit{tor Já já to znám, já tam byl, já bych to udělal lépe, já jsem odborník. Používání pomocných slovíček, výplní ve slovech a větách uhm, tedy, jako, že, samozřejmě, prostě, takže Neschopnost empatie. Neschopnost číst v lidech Malá sebejistota. Velká sebejistota. Submisivita. Arogance. Netrpělivost. Neschopnost přizpůsobení se okamžité situaci. Neschopnost změnit svou vlastní image kvůli akci. Neschopnost vnímat několik věcí najednou (nastavení skupiny, naslouchání, poznámky apod.) 59

60 Vzhled facilitátora Technické předpoklady Procesní předpoklady Facilit{tor 60

61 Facilit{tor Co se očekává od facilitátora je primárně orientovaný na potřeby skupiny a účastníků, ne na své pomáhá vzájemnému porozumění členů ve skupině je opravdu nestranný připraví spoluvytváří strukturu procesu, který potom vede přetváří očekávání účastníků na body diskuze, které je možno řešit 61

62 Facilit{tor Co se očekává od facilitátora přetváří očekávání účastníků na body diskuze, které je možno řešit je pružný ve struktuře procesu i ve stylu práce je primárně orientovaný na způsob, jakým se vede setkání hlídá konfliktní a krizové situace neřeší, pomáhá skupině vyřešit problémy krokuje sezení 62

63 Facilit{tor Co se očekává od facilitátora dává otevřené a cílené otázky účastníkům vytváří společný zápis ze setkání povzbuzuje a reguluje skupinu v její práci je vyrovnaný, klidný, neutrální zvládá útoky nebo pochybnosti na jeho osobu a práci facilitátorů pojmenovává a hlídá pravidla komunikace a fungování skupiny dohodnutých s účastníky 63

64 Co se očekává od facilitátora Facilit{tor Získává souhlas o pravidlech diskuze. Získává souhlas o žádaných výsledcích a bodech programu. Identifikuje účel setkání a očekávané výstupy. Udržuje pořádek v diskuzi. Navrhuje procesuální cesty jak postupovat na jednání a ověřuje si, je-li s nimi souhlas. Naslouchá nápadům jiných, v diskuzi nedominuje. Udržuje diskuzi u tématu. Zabezpečuje, aby měl každý možnost aktivní účasti. Hlídá čas a to, aby se informace zaznamenávaly. 64

65 Před akcí Facilit{tor Seznámí s projednávanou problematikou a zástupci skupiny Minimálně 2x se sejde s organizátory akce, případně na základě svých zkušeností jim pomůže i s časováním akce Minimálně půl hodiny před začátkem akce je na místě Vítá příchozí Vyzkouší techniku, především mikrofony Nasává atmosféru místa Seznámí se s případnými změnami v organizaci akce Připraví si podrobný scénář včetně variant Málo času versus Hodně času Připraví si pomůcky pro hlídání času, např. hodiny, přesýpací hodiny, mincovník Dle cílové skupiny a času připraví Pravidla diskuze 65

66 Facilit{tor Facilitátor má konečnou zodpovědnost za přípravu a za vedení procesu. Uvádí smysl a proces setkání, představuje hosty a ostatní účastníky, v diskuzi je v přímém kontaktu s účastníky setkání, strukturuje proces, formuluje zápis, ve zlomových momentech rozhoduje, jak se bude proces ubírat dále, sumarizuje výstupy ze setkání. 66

67 Moder{tor Musí mít znalosti o projednávané problematice Hlídání času jednotlivých prezentujících Hlídání celkového harmonogramu akce Organizační a technické informace pro účastníky Udržuje pozitivní atmosféru při akci Eliminuje vznikající konflikty Řeší konflikty, které již vzniknou, primárně má na paměti klidný a pozitivní průběh akce Je v neustálém kontaktu s organizátory akce i v jejím průběhu Přizpůsobuje časování vzniklým situacím 67

68 Moder{tor versus facilit{tor Co mají společné: o Napomáhají zdárnému průběhu procesu o Hlídají cíl setkání o Udržují pracovní atmosféru Facilitátor je zaměřen na proces Moderátor je zaměřen na obsah 68

69 Z{kladní pravidla pro diskuzi ve skupině Address&oe=&redir_esc=&um=1&ie=UTF- 8&hl=cs&tbm=isch&source=og&sa=N&tab=wi&ei=7E9pUZiPOYabtAbCs4GYCQ&biw=1067&bih=487&sei=809pUYeyMoi qtabiridocq#um=1&rls=com.microsoft:cs-cz%3aie- Address&hl=cs&tbm=isch&sa=1&q=skupina&oq=skupina&gs_l=img.3..0l j c.1.9.img.7E3evrDr86E&bav=on.2,or.r_qf.&bvm=bv ,d.Yms&fp=51d4ad9a9b10d27f&biw=1067&bih =487 69

70 Z{kladní pravidla pro diskuzi ve skupině je dohodnut časový limit zjistit, zda každý má čas na celé setkání ne-li, kdy musí odejít jsou určeny cíle setkání, očekávané výstupy a body programu s přibližným časovým limitem je určen vedoucí setkání nebo facilitátor a zapisovatel mluví vždy jen jeden člověk časový limit se respektuje a na jeden vstup pro člověka je. každý se zúčastňuje stejnou měrou, nikdo nedominuje je v pořádku, jestliže někdo nesouhlasí pořadí diskutujících je určeno podle toho, jak se přihlásili do diskuze 70

71 Jak se vyrovnat s odporem skupiny Souhlasit s nesouhlasem a potom přejít k věci, které se to týká. Je-li to potřebné, vraťte se k původnímu tématu později. Spolehněte se na procedurální dokument o hlasování jako alternativě bylo-li to tak stanoveno. Navrhněte přerušení nebo přestávku, abyste umožnili uklidnění záležitosti. Nebuďte naklonění kompromisům, kompromis nemusí být nejlepším řešením. Důvěřujte postavení vedoucího týmu a tomu, že může nařídit rozhodnutí. 71

72 Jak dos{hnout skupinové dohody Konsenzus podporuje a zaměřuje tým ke spolupráci, vytváří spravedlnost a pocit spoluvlastnictví ke každému rozhodnutí, které bylo uskutečněno. Ne každé skupinové rozhodnutí potřebuje konsenzus, facilitátor by se měl snažit o konsenzus při každém kroku řešení problému a při všech hlavních týmových rozhodnutích. 72

73 Použití 73 Divergentní metody Formulace problému hledání dalších variant formulací. Účastníci vedeni tak, aby se vyjadřovali k problému z různých úhlů, časových a prostorových hledisek, na jiné úrovni všeobecnosti apod. cílem je analýza, strukturalizace a reformulace problému. Při sběru údajů, názorů, námětů, možných směrů uvažování. Při tvorbě variant řešení. Při implementaci rozhodnutí hledání možných bariér, které by mohly ovlivnit realizaci rozhodnutí.

74 Divergentní metody Principy divergentních postupů Princip odloženého hodnocení myšlení je produktivnější, je-li vyloučena bezprostřední kritika myšlenek. Je vhodné rozlišit fázi tvorby od fáze posuzování. Princip co největšího množství nápadů kvalita je podmíněná kvantitou. Posledních 50 nápadů mívá větší cenu než prvních 50. Princip vzájemného ovlivňování synergie. Skupinové myšlení může být při tvorbě nápadů mnohem produktivnější než individuální. Za stejný čas a za stejných podmínek může ve skupinové situaci průměrný člověk vymyslet zhruba dvojnásobný počet nápadů, než když pracuje individuálně. 74

75 Konvergentní metody LASO Technika pro spojování podobných a eliminaci stejných nápadů, námětů a návrhů. Použité náměty se zakroužkují a na nový papír se napíše přeformulace. Po skončení lasa máme k dispozici několik jasně formulovaných námětů. N/3 Varianta hlasovacích metod, jejímž cílem je snížit počet námětů na třetinu. Každý z účastníků má možnost označit určitý počet námětů a puntíky nebo lístečky stanovit jejich pořadí. Před touto metodou je lepší použít laso. 75

76 Konvergentní metody Metoda 635 Párové porovnávání Technika vhodná na porovnání navržených možností. Vybíráme postupně všechna kritéria, kterými chceme náměty posuzovat. Pro každé kritérium seřadíme náměty tak, že nejdříve porovnáváme každý s každým a pak je seřadíme podle počtu získaných bodů. Pořadí dosažené po porovnání podle kritérií opět bodujeme a body spočítáme. Výsledkem je objektivní pořadí jednotlivých námětů. 76

77 Ošetření rizik Technika Prostory Osoby Účastníci, kteří se nemají navzájem rádi Moderátor z řad úřadu 77

78 PROBLEMATICKÉ TYPY OSOBNOSTÍ ruší proces ruší skupinu nesoustředí se na práci, ale na sebe mají tendenci prosazovat partikulární zájmy chtějí být dominantní chtějí převzít řízení skupiny 78

79 Opozdilci Vždy chodí pozdě I kdyby měli raketu, nedoletí včas Ztrácejí kontext porady setkání. Nejčastěji hovoří o věcech, které už byly předmětem úvodní části. ŘEŠENÍ: V úvodu začít s organizačně technickými záležitostmi (cca 5 10 min. k dobru). Nenapomínat před skupinou. Nevšímat si jich více, než je potřeba Počkat na konec jednání a pak se jej zeptat na důvod jeho pozdního příchodu. 79

80 Dezertéři Předčasně odchází Odčerpávají energii skupiny Ruší ŘEŠENÍ: V úvodu se zeptat všech, zda počítají s časem, který je na setkání určen. V případě předchozí omluvy v daném čase dovolit tzv. důstojný odchod, stihnout vše podstatné Jedná-li se o pravidelnost, zeptat se osobně na důvod. 80

81 Pokažené desky Většinou starší lidé, věční stěžovatelé. ŘEŠENÍ: individuální rozhovor po skončení jednání Předem vymezit časový limit na jeden příspěvek, mít v pravidlech diskuze. Mít vyvěšen cíl setkání. Zopakovat téma, umístit ho na Parkoviště. 81

82 Povídají si se sousedy Vytváří vlastní diskuzní skupinky Nejsou soustředění na problém oni to vědí lépe Jedna z nejhorších situací pro moderátora. Rozbíhá se paralelní diskuze, skupina začíná ztrácet pozornost a je po dynamice. Řešení I.Fáze ztichnout, nemluvit, nechat skupinu, aby sama eliminovala. II.Fáze narušit osobní prostor, přiblížit se blíže, postavit se mezi ně. III.Fáze - vyvolat, obrátit se na ně, vyzvat k diskuzi. Šuškandy 82

83 Velkohubí řečníci Hovoří dlouho a hlasitě Nejde jim o téma, ale o vlastní prezentaci ŘEŠENÍ: Hrubá síla Mít vyvěšena pravidla diskuze Určit časový limit pro jedno vystoupení. Mít vyvěšen cíl setkání, upozornit na něj. 83

84 Útočníci Osobní útok na prezentátora, moderátora, šéfa Vždy si najdou příležitost ŘEŠENÍ: Požádat, aby osobní věci byly řešeny po skončení setkání Mírně upozornit, že veřejné fórum (kulatý stůl, workshop) není na vyřizování osobních sporů a ostatní to nezajímá. Upozornit na pravidla diskuze. Upozornit na cíle jednání. 84

85 Tlumočníci Opakují to, co již bylo řečeno Doplní já si myslím Být viděn, být slyšen Řešení - poprvé nechat bez povšimnutí, podruhé upozornit na to, že již bylo řečeno a vyzvat fórum k dalším námětům. 85

86 Vševědové Lidé se zkušenostmi Všude byl, všechno zná, všechno viděl Všichni to dělají špatně, on by to dělal jinak 86

87 Kibicové Je zaměřen na proces On by to dělal zcela jinak schůze je špatně vedená Káva byla horká, voda studená Jen pomáháte skupině a jestliže se rozhodne jinak, vy zajistíte procedurální postup. 87

88 Přerušovači Dát do pravidel diskuze, že nejdříve musí domluvit jeden a teprve poté udělujete vy slovo dalšímu. Slušně, nejsou to otravové, mají v sobě jen přetlak. 88

89 Dominantní člověk v diskuzi V diskuzi převažuje, bere si slovo, jeho věty začínají mám konstruktivní návrh, já si myslím, jsem přesvědčen apod. Řešení - použijte přímé otázky, abychom zapojili ostatní do diskuze, přičemž pohledem, natočením těla, vzdálením se apod. vyhýbáme se dominujícímu účastníkovi. 89

90 Člověk, který se chce h{dat Přichází na jednání s jasným cílem jdu si vybít své nastřádané emoce, většinou na zcela jiné téma, než které se projednává. Jen ví, že budou přítomni zástupci města a potřebuje se prezentovat před větší skupinou. Řešení zachovejte jasnou hlavu a nehrajte jeho hru. Nepouštějte se do polemiky nebo dlouhého vysvětlování. On sám vyvolává negativní reakce u ostatních a ti vám budou vděčni, usměrníte-li ho. 90

91 Vyrušovač V úvodu se zeptejte, zda mají všichni vše, co potřebují (např. kdo nemá papír, propisku, vodu apod.) Dejte do pravidel diskuze, že po dobu jednání nebudou používány mobilní telefony V případě, že vyrušovač přesto poruší pravidla, ve chvíli, kdy vyruší, ztište hlas co možná nejvíce. Skupina si ho sama umravní. 91

92 Jak d{vat neohrožující ot{zky Ptejte se celé skupiny. Nechejte skupinu, aby si promyslela, nač jste se ptali. Odpoví-li někdo, uznejte jeho odpověď a dále se jí věnujte pokud je to možné nebo potřebné. Jestliže nikdo neodpoví v přijatelném čase, pozorujte neverbální signály členů skupiny, kteří chtějí spolupracovat. Neodpoví-li někdo na vaši otázku, zkuste ji přeformulovat. Vyhýbejte se otázkám, které mohou zatlačit skupinu do defenzívy. Odolejte pokušení kárat skupinu za jejich nepozornost nebo si získat jejich pozornost tím, že je oslovíte jménem. 92

93 Jak rozpoznat jednotlivé typy Prudič Přichází takřka přesně, jen o málo dříve Vzpřímené držení těla Vyhledávání pohledem Sedne si k podobným časté vytváření minidavu Sedá si na kraj, aby byl vidět a mohl vstoupit do uličky, případně odejít U stolu si sedá naproti prezentátora či oponenta Takřka vždy má připomínky, často osobní útoky 93

94 A jakpak se chovají? Zakřiknutý člověk Přichází s velkým předstihem Schoulené držení těla Klopení očí Sedne si dozadu, nechává si zadní vrátka U stolu si sedá na boční strany, aby nebyl vidět Jde mu o věc proto přišel, jeho případné připomínky jsou vždy promyšlené dlouho dopředu 94

95 A jakpak se chovají? Prezentující se odborník Přichází často později, úvody už nepotřebuje Vzpřímené držení těla, sebejistota Je na něm vidět, jak očekává svou chvíli Sedá si na viditelné místo, 1 max. 2 řada, uprostřed U stolu si sedá na čelní místa Jde mu o věc proto přišel, jeho případné připomínky jsou vždy promyšlené dlouho dopředu, často se prezentuje velmi nekompromisně a nechce ustoupit ze svých stanovisek 95

96 A jakpak se chovají? Nemluvící prudiči Výraz pochybností z celého výrazu těla Neustále kývá hlavou v nesouhlasu Nonverbální i verbální projevy nesouhlasu, ale neříká žádnou námitku nahlas, souhlas si bere od spolusedících Většinou tak, aby na něj bylo zepředu vidět, cca 4 řada Skupinu ruší, vyvádí z konceptu prezentátora Velmi opatrně s vyzýváním k diskuzi 96

97 A jakpak se chovají? Šuškandy Probíhá diskuze mezi dvěma či třemi osobami Často sice k tématu, ale ruší skupinu Nebezpečí vytváření koalic a strhávání pozornosti na sebe Většinou uprostřed, u stolu na bočních stranách Skupinu ruší, vytrhují z kontextu, snižují důležitost setkání, jakoby je věc nebavila a považovali ji za zbytečnou je třeba zabránit 97

98 NOČNÍ MŮRY FACILIT[TORA Neaktivní skupina Znovu zopakujte cíl setkání (jak už jsem říkal, cílem dnešního setkání je společně stanovit potřeby vaší obce na další období) Zaměřte se na něco konkrétního (když jsem procházel kolem školy, všiml jsem si, že ) Využijte sousedského syndromu (starosta sousední obce využil finanční prostředky, podařilo se mu opravit školu i obecní úřad) Motivujte skupinu (první tři náměty oceníme)..? 98

99 NOČNÍ MŮRY FACILIT[TORA Příliš aktivní skupina Skupina je tak aktivní, že nestačíte ani zapisovat, natož reagovat. Překřikují se, baví se mezi sebou, podporují své náměty navzájem, je z toho jeden velký Babylon. Řešení Přestaňte zapisovat. V první fázi jen nezapisujte a dívejte se na ně. Když to nepomůže, změňte polohu, přibližte se blíže, udělejte větší gesto, nezapomeňte na úsměv a komentář (jsem moc rád, že jste tak aktivní a děkuji vám za to, ale zjistil jsem, že nejsem tak rychlý jako vy, nestačím zapisovat). 99

100 NOČNÍ MŮRY FACILIT[TORA Nefungující technika Drobné nehody Přijedu pozdě 100

101 FACILIT[TORSKÉ FINTY Namotivujte si svou skupinu o Motivační bonbony o Verbální motivace o Vyhlášení soutěží o Využijte sousedského syndromu o Skupina si vás zamiluje o 101

102 Pravidla diskuze Pravidla diskuze jsou výhodná vždy a všude U dlouhodobých procesů připravte se skupinou Pravidla diskuze. U jednodenních akcí mějte pravidla připravena a nechte si je odsouhlasit skupinou. Pravidla mohou být psaná nebo zpracovaná pomocí piktogramů. 102

103 Pravidla diskuze Pravidla diskuze Všichni mají právo se zúčastnit diskuze Když jeden mluví, ostatní naslouchají (Respektuji ostatní) Mám právo mít svůj názor, stejně jako ostatní Všichni respektujeme daný čas setkání Všichni respektujeme cíl setkání Máme vypnuté mobily Dodržujeme čas, určený k diskuzi.. 103

104 Pravidla diskuze Všichni mají právo se zúčastnit diskuze Když jeden mluví, ostatní naslouchají (Respektuji ostatní) Mám právo mít svůj názor, stejně jako ostatní 104

105 Pravidla diskuze Všichni respektujeme daný čas setkání Všichni respektujeme cíl setkání Máme vypnuté mobily Dodržujeme čas, určený k diskuzi.. 105

106 Parkoviště Jeden nebo dva lidé ve skupině stále tzv. melou svou. Vrací se ke stejnému tématu, které nemá s projednávanou tématikou příliš společného. Skupinu to obtěžuje. Nechce to už poslouchat. Vás to zdržuje od smysluplné práce. Vezměte prázdný papír z flipchartu a téma napište na něj 106

107 Nonverb{lní komunikace První dojem jak účastník jednání přichází, kam si sedá, s kým komunikuje, jak vnímá vás, jak organizátory 107

108 Nonverb{lní komunikace Postavení těla Sledujte pozorně, jak lidé sedí na židlích. V případě, že dojde k negativní změně: zvýšit dynamiku (např. ztišit hlas, říct je tady horko, chcete otevřít okno?, nebo trošku jsem se do toho zamotal, pro jistotu to zopakuji ještě jednou. Udělejte nechápajícího ze sebe, ne ze členů skupiny. 108

109 Pohled Nonverb{lní komunikace Osoba se dívá při rozhovoru do země, neudržuje oční kontakt Možná příčina: nejistota, nedůvěra, malá informovanost Řešení: vraťte se zpět v textu, zkuste zjistit, o jaký osobnostní typ se jedná 109

110 Pohled Nonverb{lní komunikace Osoba se na vás dívá upřeně, neuhýbá pohledem Možná příčina: potřeba konfrontace, zalíbení (v takovém případě ale hlava na stranu), soustředěnost Řešení: je-li vám to nepříjemné, dívejte se skrze něj, neboli na trojrozměrný obrázek 110

111 Pohled Nonverb{lní komunikace Osoba komunikuje, občas se dívá do stropu, do boku Možná příčina: přemýšlí Udržujte oční kontakt s účastníky. Jen tak zjistíte, zda vám rozumí, zda mluvíte jejich jazykem, zda souhlasí či nesouhlasí. Vždy opětujte pozdvižené obočí zvedá-li obočí váš partner, projevte zájem. 111

112 Ruce Nonverb{lní komunikace Dbejte na to, aby vaše ruce byly pokud možno stále vidět. Používejte je v mírné gestice. Podání ruky: nesnažte se svého partnera přetlačit. Leklá ryba neřešte, třeba jen neumí podávat ruku. Zpocená ruka nejistota, nervozita. Příliš srdečné podání většinou starší lidé, není ohrožující. 112

113 Nonverb{lní komunikace Ruce v bok lehce agresivní gesto já vím, musíme to tak udělat, vy jste o tom ještě neslyšeli? Dává nám signál, že půjde o dominantní osobu. Ruce sepjaté před sebou do stříšky sebevědomí, jistota, já vím, já to udělal, já to slyšel, nejnovější výzkumy, já četl. Nikdy, nikdy, nikdy nenechávejte ruce v kapsách při komunikaci s lidmi. 113

114 Hlas Nonverb{lní komunikace Naučte se odposlouchávat z hlasu Vyzkoušejte si posadit hlas do různých poloh. Využívejte hlasové dynamiky. Trénujte dýchání. Úsměv Ne každý, kdo přijde na jednání s úsměvem, musí být nastaven na proces pozitivně. Ne každý, kdo se neusmívá, musí být nepříjemný člověk. Vy se usmívejte, je-li to patřičné. Usměvaví lidé jsou příjemnější. 1

115 Nonverb{lní komunikace Osobní prostor Buďte velmi opatrní na narušení osobních kruhů osobního prostoru. Většinou platí vzdálenost mezi cizími lidmi cca 1,20 1,5 m s výjimkou podání ruky, kdy se přiblížíme. Jsou lidé, kteří narušují ať již vědomě nebo nevědomě váš vlastní osobní prostor Každá osobnostní kategorie potřebuje a uznává jiný osobní prostor agresor vás chce vystrašit a je blízko, nejistý člověk zůstane stát u dveří. Naučte se proto odhadnout svého partnera. 115

116 Nonverb{lní komunikace Při organizování setkání se dohodněte s organizátorem, že židle budou mít mezi sebou cca 20 cm. Zajistíte tak komfort. Sledujte, jak mezi lidmi probíhá interakce. Jaké staví bariéry mezi sebou. I to napoví, jak jsou na sebe a na proces nastaveni. 116

117 a d{l? Zkuste si zapamatovat jména Pozor facilitátor NIKDY nesmí upřednostňovat někoho ze skupiny, všichni jsou si tam rovni. Zkuste si zapamatovat co nejdříve jména účastníků (u jednodenních akcí to není možné). Jakmile budete moci oslovovat účastníky jmény (případně u starostů a místostarostů stačí funkcemi), bude navázán mnohem bližší kontakt. 117

118 Z{věr Nic není zadarmo Nic není jednoduché Nic se nestane samo ale Vy na to máte! 118