8. POROZUMĚNÍ ÚČETNÍMU SYSTÉMU OBSAH. Principy. Úvod. Účel. Činnosti

Transkript

1 8. POROZUMĚNÍ ÚČETNÍMU SYSTÉMU OBSAH Principy Úvod Činnosti Účel Určení míry závislosti klienta na výpočetní technice Popis účetního systému na obecné úrovni Předběžné závěry o spolehlivosti transakčních cyklů Porozumění prostředí výpočetní techniky Porozumění kontrolní struktuře výpočetní techniky Posouzení vztahující se ke společnostem užívajícím služeb servisních organizací Dokumentace Odkaz na ukázkovou dokumentaci Ukázkový dokument č. 150 Kontrolní formulář porozumění účetnímu systému Ukázkový dokument č. 150a Detailní přehled aplikačních systémů: prodej/pohledávky/platby Ukázkový dokument č. 150b Detailní přehled aplikačních systémů: nákupy/závazky/platby Ukázkový dokument č. 150c Detailní přehled aplikačních systémů: mzdy Ukázkový dokument č. 150d Detailní přehled aplikačních systémů: hlavni kniha

2 Principy Auditor musí na obecné úrovni porozumět účetnímu systému tak, aby mohl identifikovat specifická rizika spojená s účetním systémem a vytvořit vhodný plán auditu. Auditor musí porozumět účetním záznamům a postupům používaných k identifikaci, dokumentaci, zpracování, shrnutí a vykazování významných skupin operací a k zajištění odpovědnosti za aktiva, závazky a vlastní kapitál. Auditor by měl rozlišit mezi významnými skupinami operací ty, které jsou zpracovávány systematicky a ty, které nejsou. Auditor musí posuzovat míru závislosti klienta na výpočetní technice, aby mohl určit požadovanou míru, s jakou je nutné porozumět použití počítačů u klienta a zda bude potřebovat asistenci počítačových odborníků. Úvod Účel Účetní systém zahrnuje účetní záznamy a postupy, včetně účetních systémů a kontrol, které klient používá k identifikaci, dokumentaci, zpracování, shrnutí a vykazování operací a k zajištění odpovědnosti za aktiva, závazky a vlastní kapitál.. Účelem obecného porozumění účetnímu systému je zefektivnit proces pomocí: zvýšení porozumění činnosti klienta; porozumění toku transakcí a informací postačujících k vytvoření vhodného plánu auditu; porozumění kontrolním aktivitám relevantním pro plánování auditu; identifikace specifického rizika. Tato úroveň porozumění umožňuje auditorovi vytvořit prvotní závěr o spolehlivosti účetního systému, který mu napomůže zhodnotit, zda by strategie spoléhání se na vnitřní kontroly mohla být přínosná. Obecný stupeň porozumění by však měl auditor získat nezávisle na tom, zda plánuje testovat kontroly a spoléhat se na ně. Porozumění auditora účetnímu systému ve vztahu k informačnímu a komunikačnímu systému používanému vedením společnosti k jejímu řízení může zvýšit účinnost auditu. Návrh jak testů kontrol, tak testů věcné správnosti závisí na tom, do jaké míry auditor rozumí vztahům mezi transakčními cykly a účetními zůstatky. Například: Auditor dosáhne vyšší efektivity, pokud bude schopen využít svých získaných vědomostí k návrhu takových auditorských postupů, které pokrývají několik účetních zůstatků a potenciálních nesprávností najednou. Auditor každý rok aktualizuje svou znalost účetního systému. Většina dokumentace vytvořená v běžném roce je obvykle použitelná i v roce následujícím. Aktualizace dokumentace je nutná pouze v případě změn popisovaných transakčních cyklů nebo změn způsobu zpracování v informačním systému. Činnosti Hlavní činnosti, které auditor provádí, aby na obecné úrovni porozuměl účetnímu systému jsou následující: určení míry závislosti klienta na výpočetní technice; obecný popis účetního systému.

3 Určení míry závislosti klienta na výpočetní technice Určení míry závislosti klienta na výpočetní technice napomáhá auditorovi při pochopení, jaký vliv má prostředí výpočetní techniky na účetní systémy a systémy řízení. Tato míra závislosti pomáhá auditorovi určit množství informací o výpočetních systémech klienta, které potřebuje získat, a pomáhá mu při hodnocení důležitosti počítačových kontrol. Auditor by měl zhodnotit míru závislosti klienta na výpočetní technice, aby mohl určit míru svého porozumění výpočetní technice klienta a jejího použití a zda bude potřebovat asistenci počítačových odborníků. Při hodnocení míry užití výpočetní techniky u klienta auditor zvažuje: rozsah použití výpočetní techniky pro podnikatelskou činnost; složitost prostředí výpočetní techniky; důležitost počítačových systémů pro podnikatelskou činnost klienta. Auditor používá výše uvedená kritéria ke klasifikaci míry použití výpočetní techniky u klienta. Výsledkem může být klasifikace do následujících kategorií: Silně závislý jestliže jsou počítače používány v klíčových oblastech podnikatelské činnosti a schopnost klienta podnikat silně závisí na fungování výpočetní techniky, nebo je vedení podniku při jeho řízení silně závislé na použití informací připravených počítačem. Středně závislý jestliže klient používá jeden nebo dva komplexní systémy důležité pro jeho podnikatelskou činnost, ale obecně není silně závislý na fungování výpočetní techniky. Mírně závislý jestliže jsou počítače používány omezeně pouze pro relativně jednoduché procedury, například pokud klient používá jednu nebo dvě relativně jednoduché aplikace. U klientů, kteří jsou hodnoceni jako silně nebo středně závislí na výpočetní technice, by měl auditor porozumět automatizovaným účetním systémům, počítačovému prostředí a struktuře počítačových kontrol. Auditor by měl zvážit asistenci počítačových odborníků. U klientů, kteří jsou hodnoceni jako mírně závislí, by měl auditor porozumět účetním systémům, včetně manuálních, ale nemusí se již tolik zabývat porozuměním počítačovému prostředí nebo struktuře počítačových kontrol. Popis účetního systému na obecné úrovni Hlavní činnosti při přípravě popisu účetního systému jsou: identifikace a vymezení významných transakčních cyklů; dokumentace významných transakčních cyklů; předběžné závěry o spolehlivosti transakčních cyklů; zvážit dopad užívání služeb od externích organizací (jsou-li relevantní). Obecný přehled auditora o účetním systému zahrnuje: seznam významných transakčních cyklů a jejich vztah k účetnímu zůstatku; dodatečné informace vztahující se ke každému významnému transakčnímu cyklu, které mohou zahrnovat prvky počítačového prostředí a počítačové kontrolní struktury, v případě užití výpočetní techniky.

4 Ústředním prvkem porozumění auditora účetnímu systému je hlavní kniha. V případě, že auditor může identifikovat a porozumět hlavním transakčním cyklům (jak automatizovaným, tak i manuálním), které vstupují do hlavní knihy a které na ni mají významný vliv, pak auditor na obecné úrovni dostatečně porozumí účetnímu systému. Identifikace a vymezení významných transakčních cyklů Zdrojem informací se stanou důležité transakční cykly, které jsou propojeny s hlavní knihou. Pro výrobní nebo obchodní společnosti tyto transakční cykly obvykle zahrnují: objednání, příjem a zpracování nákupů; zpracování závazků a plateb; zpracování prodejních objednávek, expedice a fakturace; zpracování pohledávek a plateb; účtování nákladů; účtování zásob a jejich ocenění; účtování dlouhodobého majetku; zpracování mezd. Auditor identifikuje materiální transakce a účetní zůstatky, které jsou ovlivněny transakčními cykly, s rozlišením na operace zpracovávané systematicky a nesystematicky. V případě, že neexistují jiné rizikové faktory, systematicky zpracovávané transakce mají nízké riziko výskytu nesprávností. Identifikace účetních zůstatků je nezbytná pro přesné vymezení specifických rizik a k určení přiměřené hladiny kontrolního ujištění. Nefinanční systémy Navíc auditor bude pravděpodobně potřebovat získat více informací o nefinančních systémech, a to v rozsahu potřebném k porozumění, jak finanční systémy využívají údaje, které jsou zpracovány nefinančními systémy, a k porozumění, jak vedení řídí společnost. Například: Auditor může potřebovat informace o kontrolním systému výroby, protože tento transakční cyklus je základním cyklem podnikání a dotýká se v několika bodech jiných transakčních cyklů. Auditorův obecný popis významných transakčních cyklů musí obsahovat stručný, ale ucelený popis každého systému včetně toku transakcí. Auditor v rámci procesu porozumění shromažďuje a zaznamenává relevantní informace. Pro každý významný transakční cyklus by měl auditor zvážit a zaznamenat následující: účetní zůstatky, které jsou ovlivněny; klíčové podnikatelské aktivity transakčního cyklu; popis toku transakcí pro každou klíčovou aktivitu; nesystematicky zpracovávané transakce; historie procesních chyb; příslušné počítačové prostředí. Auditor dále identifikuje hlavní aplikační systém, jak počítačově, tak i manuálně zpracovaný, který zabezpečuje data pro hlavní knihu (např. doklady o prodeji, pohledávkách, zásobách apod.)

5 Pro každý identifikovaný systém: obdrží obecný přehled o aplikačním systému; určí vliv na odhad rizika a zváží - původy chyb, - spolehlivost účetního systému, - zkušenost a odbornost pracovníků, - druhy operací (běžné, komplexní, opakované, neobvyklé); identifikovaná rizika a reakce auditora se zaznamenají do formuláře řady 100 ohodnocení rizik. Auditor shromažďuje údaje jako je např. přibližný objem operací, skutečnost, zda byl software vytvořen uvnitř společnosti nebo byl získán externě a způsob zpracování - po dávkách nebo on-line (v případě zpracování počítačem). Auditor zvažuje klíčové funkce zpracování a frekvenci jejich použití (denně, týdně, měsíčně, ročně). Jestliže prostředí klienta vyžaduje víceúrovňové zpracování, všímá si auditor všech prostředí, ve kterých systém pracuje. Auditor se zaměří na poznání klíčových prvků systému a jeho okolí, což jsou zejména: klíčové vstupy - zda se jedná o prvotní doklady (např. faktury, dobropisy, bankovní výpisy) nebo vstup z obrazovky; klíčové výstupy - ručně připravené, vytištěné nebo v elektronické formě a jejich užití; důležité hlavní soubory a tabulky a jejich provozování; výměna informací a další vztahy mezi systémy; Například: použití informací o nákupu systémem plateb; to, jak vedení společnosti používá systémový výstup, bude mít vliv na porozumění auditora, jakým způsobem vedení společnosti řídí její činnost ; chronologický vývoj systému včetně jeho původní instalace a všech následných významných modifikací. Předběžné závěry o spolehlivosti transakčních cyklů Na základě všech údajů, které auditor nashromáždil, navrhne předběžný závěr o spolehlivosti každého transakčního cyklu. Auditor zvažuje následující skutečnosti: kvalitu zpracování včetně původu případných chyb; je-li systém nový nebo zda byl výrazně změněn; zkušenosti a kompetence zaměstnanců pracujících se systémem; stupeň složitosti operací prováděných v systému; role systému při kontrole pohybu aktiv, pasiv a vlastního kapitálu.

6 Za určitých okolností se může stát, že auditor dosáhne předběžného závěru, že transakční cyklus je nespolehlivý. Tyto okolnosti zahrnují například: původ nesprávnosti v systémovém zpracování; systémy obsahující odsouhlasení, která jsou zbytečně složitá nebo systémy obsahují velké množství porovnávaných položek; důkazy o nedostatku důvěry klienta k systému. Tam, kde auditor usoudí, že určitý transakční cyklus je zjevně nespolehlivý, musí posoudit, zda to nezakládá riziko nesprávnosti v účetních zůstatcích, na které má tento systém vliv. Jestliže auditor identifikoval specifické riziko spojené s příslušným účetním zůstatkem, musí vymezit riziko vztahující se k potenciálním nesprávnostem a podle toho přizpůsobit plán auditu. Klient může použít služeb servisních organizací v případech jako je např. zpracování účetnictví, zpracování určitých oblastí na počítači, apod. Auditor musí ověřit, jak servisní organizace ovlivňuje účetní systém a systém vnitřní kontroly klienta, aby mohl vytvořit plán auditu a efektivní přístup k auditu. Určité postupy a záznamy obhospodařované servisní organizací mohou být významné pro audit účetních zůstatků klienta. Porozumění prostředí výpočetní techniky Při získávání informací o účetním systému se auditor snaží porozumět důležitým prvkům počítačového prostředí, ve kterém pracuje automatizovaný účetní systém klienta. Porozumění počítačovému prostředí může být důležité pro odhad rizika v účetním zůstatku a množství potenciálních nesprávností. Základní prvky prostředí výpočetní techniky jsou: typy a umístění důležitých mainframe (centrálních počítačů) a dalších počítačů (včetně lokálních sítí, osobních počítačů a včetně počítačů ve vlastnictví servisních organizací) a způsob komunikace mezi těmito počítači; pro každé místo zpracování: - o které transakční cykly se auditor zajímá; - celkový ráz uspořádání funkcí zpracování; například: velikost, struktura a požadavky na výstupy - obecné typy prováděných činností jako jsou počítačové operace, vývoj a provoz systémů, kontrolní a bezpečnostní funkce. celkový způsob, jakým je počítačové prostředí řízeno a rozsah, v jakém různá místa zpracování používají shodné postupy a způsoby činností; jak jsou osobní počítače společnosti, LAN nebo WAN sítě a servisní organizace navzájem propojeny s účetními systémy, které jsou předmětem zájmu auditora. Například: Jestliže jsou osobní počítače propojeny s mainframe nebo minipočítačem a mají schopnost nahrát, zpracovávat nebo přehrát zpět důležité účetní informace, auditor bude muset porozumět, jak tento systém pracuje a jak je kontrolován. Tyto informace umožňují auditorovi porozumět celkovému prostředí výpočetní techniky a jeho hlavním složkám, stupni centralizace nebo decentralizace kontroly a vzájemnému vztahu mezi řadou důležitých míst zpracování.

7 Auditor může také zvážit hlavní typy programů použitých v účetních systémech společnosti. Auditor může shromažďovat informace o prostředí výpočetní techniky dotazováním různých členů vedení zodpovědných za účetní systémy. Dotazovaný zaměstnanec musí mít příslušné znalosti o prostředí výpočetní techniky. Cílem auditora není vytvoření detailní dokumentace informačního systému, ale získat obecný stupeň porozumění prostředí výpočetní techniky. Porozumění prostředí výpočetní techniky je podobné jako porozumění celkovému kontrolnímu prostředí. Auditor zvažuje závazek vedení společnosti navrhovat, nakupovat nebo vyvíjet a provozovat spolehlivé výpočetní systémy. Musí také zvážit faktory, které ovlivňují schopnost vedení společnosti kontrolovat prostředí výpočetní techniky, jako je organizační struktura a metody přidělování práv a odpovědnosti. Porozumění kontrolní struktuře výpočetní techniky Jestliže je klient silně závislý na výpočetní technice, měl by auditor získat vysoký stupeň porozumění kontrolní struktuře výpočetní techniky, včetně všech typů počítačových kontrol. Toto porozumění by mělo poskytnout předběžné náznaky o tom, zda v systému existují kontroly, které zajišťují, že systém zpracovává operace spolehlivě, nebo zda tu jsou nedostatky, které musí auditor zvážit při vytváření plánu auditu. Auditor musí zvažovat, zda nedostatky v celkových počítačových kontrolách mají za následek nespolehlivé zpracování operací. V případě, že tomu tak je, může to auditor označit za kontrolní riziko. Auditor zvažuje, zda toto riziko omezuje spolehlivost programových kontrol nebo uživatelských kontrol, které jsou závislé na počítačovém zpracování. Auditor se snaží získat informace o celkovém přístupu vedení společnosti ke kontrole každé z oblastí celkových níže uvedených počítačových kontrol, o poměrné důležitosti každé oblasti, jména osob odpovědných za důležité kontrolní funkce a způsob, jakým vedení společnosti dohlíží na kontrolní postupy v těchto oblastech. Oblasti celkových kontrol a obvyklé prvky v každé oblasti jsou následující: Bezpečnost informací bezpečnost dat, programů a sítí; fyzická bezpečnost; metody řízení a zajištění bezpečnosti. Získávání, vývoj a provozování systémů plánování, nákup nebo vývoj, testování a implementace nových aplikací informačních systémů; změny v existujících aplikacích informačních systémů; zabezpečení kvality aplikací informačních systémů; příprava, zpracování dokumentace. Počítačové operace plánovací, nastavovací a operační postupy; postupy uchovávání dat; postupy, zpracovávání a výstupní kontrolní postupy.

8 Podpora informačních systémů podpora uživatelů mikropočítačů a databázových jazyků; podpora provozu sítí; změny operačního systému a databázového řídícího systému; správa a podpora databází. Ne všechny oblasti celkových počítačových kontrol je možno aplikovat na jakékoli prostředí výpočetní techniky a ne všechny se vztahují k auditu. Například: Některé společnosti mohou nakupovat hotové programy a neprovozovat funkce vývoje systémů. V jiných situacích mohou být transakční cykly příslušně zajištěny kontrolními činnostmi a monitorovacími metodami, které závisí jen na několika málo, nebo vůbec na žádných počítačových kontrolách. Posouzení vztahující se ke společnostem užívajícím služeb servisních organizací V případě, že společnost pro vedení účetnictví či přípravu účetní závěrky využívá služeb servisních organizací, měl by auditor posoudit míru závislosti společnosti na těchto organizacích Některé důležité činnosti klienta (např. vedení účetnictví, evidence a styk se zákazníky, apod.) mohou být zajišťovány externími servisními organizacemi. Servisní organizace mohou používat metody a postupy, které ovlivňují účetnictví a systémy vnitřní kontroly klienta. Tyto metody a postupy jsou fyzicky a provozně oddělené od společnosti klienta. Jestliže služby poskytované servisní organizací jsou omezeny pouze na zaznamenání a zpracování operací klienta a jestliže si klient ponechal oprávnění na schvalování operací a odpovědnost za jejich kontrolu, může být schopen implementovat efektivní metody a postupy uvnitř společnosti. Jestliže servisní organizace provádí operace klienta a nese za ně odpovědnost, může klient pokládat za nezbytné spoléhat se na metody a postupy servisní organizace. Auditor potřebuje určit významnost činností servisní organizace pro klienta a jejich vztah k auditu. Auditor může také zvážit existenci zpráv třetích stran - od auditorů servisní organizace, interních auditorů nebo jiných oficiálních zdrojů za účelem získání informací o účetnictví a vnitřních kontrolních systémech servisní organizace a o jejích postupech a jejich efektivnosti. Jestliže auditor zjistí, že činnosti servisní organizace jsou významné pro společnost a vztahují se k auditu, musí získat dostatečné množství informací, aby porozuměl systému účetnictví a vnitřnímu kontrolnímu systému servisní organizace a posoudil jejich dopad na plán auditu, zvláště při testování kontrol. Jestliže jsou informace nedostačující, auditor musí zvážit, zda je nutné požádat servisní organizaci, aby jejich auditor provedl takové postupy a poskytl nezbytné informace, nebo zda je nutné navštívit servisní organizaci kvůli získání těchto informací. Jestliže chce auditor navštívit servisní organizaci, může požádat klienta o zprostředkování povolení přístupu k nezbytným informacím. Auditor může také získat informace o účetnictví a vnitřních kontrolních systémech servisní organizace studováním zpráv auditora servisní organizace.

9 Dokumentace Většina dokumentace vztahující se k porozumění účetnímu systému je přenášena mezi jednotlivými auditovanými obdobími a aktualizována v případě potřeby. Při porozumění účetnímu systému by auditor měl obvykle zdokumentovat: Klasifikaci použití výpočetní techniky klientem fakta podporující klasifikaci; dopad klasifikace a plánovaná odezva auditu. Obecný popis účetního systému seznam významných transakčních cyklů a jejich vztah k účetním zůstatkům; předběžný závěr týkající se spolehlivosti informací každého významného transakčního cyklu; předběžný závěr týkající se spolehlivosti účetního systému. Obecný popis každého transakčního cyklu popis informací týkajících se každého významného transakčního cyklu (který může zahrnovat prvky počítačového prostředí a jeho kontrolní struktury, jestliže se používají); identifikovaná kontrolní rizika.

10 Odkaz na ukázkovou dokumentaci Ukázkový dokument č. 150 Kontrolní formulář porozumění účetnímu systému + Detailní přehled aplikačních systémů pro jednotlivé sekce Odkaz 150 Připravil JON Datum 3/2005 Revidoval JAS Datum 4/ KONTROLNÍ FORMULÁŘ POROZUMĚNÍ ÚČETNÍMU SYSTÉMU Klient ABC s.r.o. Datum účetní závěrky INSTRUKCE V tomto programu je zdokumentováno porozumění účetnímu systému a následně identifikovaná rizika. PROCEDURA PŘIPRAVIL ODKAZ 1. Zjistit úroveň závislosti klienta na výpočetní technice. JON 2. Pokud je klient velmi výrazně závislý na použití výpočetní techniky, je nutné získat tyto informace: a) Počítačové prostředí (např. konfigurace hardware, zpracování podnikových a osobních dat, metody a postupy). b) Kontrolní počítačová struktura (např. počítačové operace; pořízení systémů, vývoj a údržba; zabezpečení dat; podpora informačních systémů). 3. Identifikovat hlavní aplikační systém, jak počítačově, tak i manuálně zpracovaný, který zabezpečuje data pro hlavní knihu (např. doklady o prodeji, pohledávkách; nákupy/závazky/platby; mzdová agenda; zásoby). 4. Pro každý systém identifikovaný v postupu 3: a) Obdržet obecný přehled o aplikačním systému. Přiloženou auditorskou dokumentaci použít pro dokumentaci těchto systémů (nebo jako přehled k dokumentaci). b) Určit vliv na odhad rizika. Zvážit: i) Původy nesprávností ii) Spolehlivost účetního systému iii) Zkušenost a odbornost pracovníků iv) Druhy operací (běžné, komplexní, opakované, neobvyklé) c) Identifikovaná rizika a reakce auditora se zaznamenají do formuláře řady 100 Plánování a odhad rizika, a následně budou revidovány postupy ve standardních programech auditu. JON JON JON JON JON JON JON JON JON NÍZKÁ NEUŽÍVÁ SE NEUŽÍVÁ SE 150a-d 150a-d 150a-d 150a-d 150a-d 150a-d 100

11 IDENTIFIKOVANÁ RIZIKA Uvést níže všechna identifikovaná rizika a zaznamenat jejich vliv na auditorův odhad přirozeného rizika do Formuláře řady Plánování a odhad rizika. Čís. Přeneseno do formuláře 100? 1. Při prověření jednotlivých systémů nebyly identifikovány žádné specifické procedury pro zajištění zaúčtování do správného období a pro výpočet dohadných položek. Těmto dvěma oblastem by měla být věnována zvláštní pozornost. ANO/NE Ano (v případě potřeby použít další seznam) Porozumění činnosti klienta bylo provedeno podle tohoto programu. Všechna identifikovaná rizika jsou uvedena výše. Podpis Josef Novák

12 Odkaz 150a Připravil JON Datum 3/2005 Revidoval JAS Datum 4/ a - DETAILNÍ PŘEHLED APLIKAČNÍCH SYSTÉMŮ: Prodej / Pohledávky/ Platby Klient ABC s.r.o. Datum účetní závěrky INSTRUKCE V tomto programu je zdokumentován auditorův obecný přehled o výše vyjmenovaných aplikačních systémech. POPIS SYSTÉMU a) Účel systému Účtování prodejů, pohledávek, přijaté hotovosti, vydaných dobropisů b) Obecný přístup ke kontrole systému (počítačová nebo manuální kontrola) (i) Manuální kontrola: Porovnat dobropisy s fakturami, s cílem ujistit se, že všechen prodej je zaúčtován, porovnat saldokonto pohledávek se součtem v hlavní knize, účetní by měl týdně kontrolovat věkovou strukturu pohledávek, aby se ujistil, že všechny položky jsou odpovídající, tento výkaz posílat svým zákazníkům každý měsíc k ujištění, že platba proběhla v odpovídajícím čase, porovnat zůstatky na účtech s bankovními výpisy, obchodní ředitel by měl schvalovat všechny dobropisy. (ii) Počítačová kontrola: Stanovit zákazníkovi limit závazků. c) Původ zpracování nesprávností Nezaznamenána žádná významná nesprávnost při auditu v roce U klienta, chyby vzniklé při zpracování byly menšího charakteru a byly objeveny při kontrole měsíčních seznamů. PROFIL SYSTÉMU a) Rozsah operací Přibližně zpracovaných vydaných faktur za rok a 100 dobropisů. b) Při použití výpočetní techniky poznamenat tyto informace - software, programovací jazyk, dodavatele, on-line nebo dávkové zpracování dat Software: Helios, zakoupen u Data Plus s.r.o., dávkové zpracování PŘEHLED O ZPRACOVÁNÍ DAT Popis hlavních funkcí systému zpracování dat a jejich využití (např. denně, měsíčně) Fakturantka vystavuje vydané faktury (rovnající se dodacímu listu) denně. Tyto jsou automaticky přenášeny do účetnictví dle předem definovaných parametrů. Vedoucí účetní zpracovává elektronické bankovní výpisy zasílané denně bankou. Platby vystavených faktur jsou párovány automaticky pomocí variabilního symbolu, vyžadují však konečné potvrzení

13 vedoucí účetní. Nespárované přijaté platby jsou zaneseny do seznamu a poté párovány ručně. Denně je porovnán zůstatek na bankovním účtu v účetnictví se zůstatkem na bankovním výpisu. Platby přijaté v hotovosti eviduje pokladní, která zároveň vystavuje příjmové pokladní doklady na základě existující nezaplacené vydané faktury. Každý čtvrtek odpoledne účetní připraví sestavu věkové struktury pohledávek a sestavu nezaplacených faktur. Vedoucí účetní tyto sestavy zkontroluje a následně předá finančnímu řediteli pro sledování a upomínání zákazníka. POHYB OPERACÍ a) Klíčové zdroje pro vstup do systému vydané faktury přijaté platby Dobropisy b) Klíčové výstupy seznam zákazníků a věková struktura pohledávek výkaz pohledávek seznam operací podle zákazníka c) Důležité pomocné knihy (analytické evidence) nebo kmenové soubory saldokonto zákazníků d) Vazby na jiné systémy elektronické bankovnictví, automatický přenos dat do účetního systému DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE O SYSTÉMU Popis všech významných změn během roku Žádné významné změny během roku.

14 Odkaz 150b Připravil JON Datum 3/2005 Revidoval JAS Datum 4/ b - DETAILNÍ PŘEHLED APLIKAČNÍCH SYSTÉMŮ: Nákupy/Závazky/Platby Klient ABC s.r.o. Datum účetní závěrky INSTRUKCE V tomto programuje zdokumentován auditorův obecný přehled o výše vyjmenovaných aplikačních systémech. POPIS SYSTÉMU a) Účel systému Účtování nákupů, závazků, provedených plateb, přijatých dobropisů b) Obecný přístup ke kontrole systému (počítačová nebo manuální kontrola) (i) Manuální kontrola: Porovnat příjemky zboží s dodacími fakturami, dodavatelské faktury s uskutečněnými nákupy, porovnat saldokonto závazků se součtem v hlavní knize, připravit věkovou strukturu závazků, k ujištění, že platby byly provedeny včas, aby bylo možno získat slevu, porovnání výkazu dodavatelů se seznamem závazků, měsíčně kontrolovat seznam závazků a věkovou strukturu k ujištění, že všechny zůstatky jsou odpovídající, porovnat zůstatky na účtech s bankovními výpisy. (ii) Počítačová kontrola: Žádná c) Původ zpracování nesprávností Nezaznamenána žádná významná nesprávnost při auditu v roce U klienta, chyby vzniklé při zpracování byly menšího charakteru a byly objeveny při kontrole měsíčních seznamů. PROFIL SYSTÉMU a) Rozsah operací Přibližně zpracovaných přijatých faktur za rok. b) Při použití výpočetní techniky poznamenat tyto informace - software, programovací jazyk, dodavatele, on-line nebo dávkové zpracování dat Software: Helios, zakoupen u Data Plus s.r.o., dávkové zpracování. PŘEHLED O ZPRACOVÁNÍ DAT Popis hlavních funkcí systému zpracování dat a jejich využití (např. denně, měsíčně) Na konci každého dne jsou všechny příjemky materiálu předány vedoucí účetní. Každý následující den ráno, účetní porovná tyto příjemky s fakturami, které přišly od dodavatele. Jakmile je faktura úspěšně porovnána, je i zaúčtována. Zároveň účetní denně předává faktury za ostatní nákupy k věcnému odsouhlasení odpovědným osobám a dostává je zpět k zaúčtování.

15 Vedoucí účetní týdně generuje sestavu závazků dle splatnosti a připravuje platební příkaz pro splatné závazky. Tento platební příkaz je předán ke konečnému provedení finančnímu řediteli. Vedoucí účetní zpracovává elektronické bankovní výpisy zasílané denně bankou. Platby došlých faktur jsou párovány automaticky pomocí variabilního symbolu, vyžadují však konečné potvrzení vedoucí účetní. Nespárované odeslané platby jsou zaneseny do seznamu a poté párovány ručně. Denně je porovnán zůstatek na bankovním účtu v účetnictví se zůstatkem na bankovním výpisu. Platby provedené v hotovosti eviduje pokladní, která zároveň vystavuje výdajové pokladní doklady na základě existující nezaplacené došlé faktury. Týdně připraví účetní sestavu věkové struktury závazků a sestavu všech provedených plateb za dané období. Vedoucí účetní zkontroluje věkovou strukturu závazků k určení splatných zůstatků a následnému sledování dodavatelů. POHYB OPERACÍ a) Klíčové zdroje pro vstup do systému přijaté faktury provedené platby z bankovních výpisů b) Klíčové výstupy seznam závazků věková struktura závazků seznam plateb, které by měly být provedeny tento a příští týden, případně jiné období c) Důležité pomocné knihy (analytické evidence) nebo kmenové soubory saldokonto závazků d) Vazby na jiné systémy elektronické bankovnictví, automatický přenos dat do účetního systému DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE O SYSTÉMU Popis všech významných změn během roku Žádné významné změny během roku.

16 Odkaz 150c Připravil JVN Datum 3/2005 Revidoval JAS Datum 4/ c - DETAILNÍ PŘEHLED APLIKAČNÍCH SYSTÉMŮ: Mzdy Klient ABC s.r.o. Datum účetní závěrky INSTRUKCE V tomto programu je zdokumentován aplikačních systémech. auditorův obecný přehled o výše vyjmenovaných POPIS SYSTÉMU a) Účel systému Vypočítat a vést evidenci k zaznamenávání výplat a souvisejících nákladů Mzdy jsou připraveny externí účetní organizací b) Obecný přístup ke kontrole systému (počítačová nebo manuální kontrola) (i) Ruční kontroly: Údaje jsou obdrženy od účetní organizace. Vzorek výplaty je zrevidován finančním ředitelem, zda-li je správný (malý počet zaměstnanců). Předpřipravené platební příkazy jsou zkontrolovány finančním ředitelem a poté poslány do banky. (ii) Počítačové kontroly Žádné c) Původ zpracování nesprávnosti Během auditu roku 2003 nebyly zaznamenány žádné významné nesprávnosti. Podle klienta nebyly žádné nesprávnosti nalezeny. PROFIL SYSTÉMU a) Rozsah operací V podniku je 33 pracovníků placeno podle počtu hodin ( na základě pracovního výkazu ) a podle měsíčního platu (podle pracovní smlouvy). b) Při použití výpočetní techniky poznamenat tyto informace - software, programovací jazyk, dodavatele, on-line nebo dávkové zpracování dat pracovní výkazy zpracovávány ručně výpočet mezd provádí externí účetní organizace

17 PŘEHLED O ZPRACOVÁNÍ DAT Popis hlavních funkcí systému zpracování dat a jejich využití (např. denně, měsíčně) Každý pracovník vede vlastní pracovní výkaz, který je pravidelně kontrolován a podepisován jeho vedoucím pracovníkem. Pracovní výkazy jsou na konci měsíce předány vedoucími pracovníky vedoucí účetní, která tyto zkontroluje po formální stránce a poté (do 3 pracovních dnů) předá externí účetní organizaci pro výpočet mezd a souvisejících částek. Externí účetní organizace provede výpočet mezd a souvisejících částek a předá vedoucí účetní všechny potřebné podklady pro výplatu a účtování (viz Klíčové výstupy). Tyto podklady zkontroluje finanční ředitel a poté dá pokyn vedoucí účetní k provedení plateb. Mzdy jsou vypláceny jak v hotovosti na pokladně, tak bankovním převodem. POHYB OPERACÍ a) Klíčové zdroje pro vstup do systému pracovní výkazy vykázaný čas pracovníků pracovní smlouvy b) Klíčové výstupy výplatní pásky pracovníků přehled hrubých a čistých mezd ve členění na hrubé částky, daně, sociální a zdravotní pojištění, jiné odčitatelné částky, čistou mzdu platební příkaz mezd a souvisejících částek deník mezd (zobrazující oddělení, kterému se má částka účtovat) c) Důležité pomocné knihy (analytické evidence) nebo kmenové soubory Žádné d) Vazby na jiné systémy Žádné DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE O SYSTÉMU Popis všech významných změn během roku Žádné významné změny v průběhu roku

18 Odkaz 150d Připravil JVN Datum 3/2005 Revidoval JAS Datum 4/ d - DETAILNÍ PŘEHLED APLIKAČNÍCH SYSTÉMŮ: Hlavní kniha Klient ABC s.r.o. Datum účetní závěrky INSTRUKCE V tomto programu je zdokumentován aplikačních systémech. auditorův obecný přehled o výše vyjmenovaných POPIS SYSTÉMU a) Účel systému Vedení účetního deníku a hlavní knihy Podpůrné evidence např. pokladní doklady, interních doklady, podklady pro zpracování přiznání DPH b) Obecný přístup ke kontrole systému (počítačová nebo manuální kontrola) (i) Ruční kontroly: Měsíční kontrola účetních výkazů, pokladní knihy a přehledů pro přiznání DPH. (ii) Počítačové kontroly Kontroly dat přenesených z ostatních aplikačních systémů. c) Původ zpracování nesprávností Během auditu roku 2003 nebyly zaznamenány žádné významné chyby. Podle klienta nebyly žádné chyby nalezeny. PROFIL SYSTÉMU a) Rozsah operací Přibližně účetních operací za rok (včetně přenesených dat z ostatních aplikačních systémů) b) Při použití výpočetní techniky poznamenat tyto informace - software, programovací jazyk, dodavatele, on-line nebo dávkové zpracování dat Software: Helios, zakoupen u Data Plus s.r.o., dávkové zpracování. PŘEHLED O ZPRACOVÁNÍ DAT Popis hlavních funkcí systému zpracování dat a jejich využití (např. denně, měsíčně) Dávkové zpracování dat přenesených z ostatních aplikačních systémů přijaté a vydané faktury, mzdy. Týdenní zpracování pokladních dokladů. Sestavování měsíčních přehledů DPH. Vytváření interních dokladů dle potřeby. Sestavování měsíčních účetních závěrek pro potřeby kontroly a řízení společnosti

19 POHYB OPERACÍ a) Klíčové zdroje pro vstup do systému data z ostatních aplikačních systémů přijaté a vydané faktury, mzdy pokladní doklady b) Klíčové výstupy účetní závěrka pokladní kniha přehledy účetních dokladů (účetní deník, hlavní účetní kniha) možnost definovat různé přehledy dle potřeby pro kontrolu a řízení společnosti c) Důležité pomocné knihy (analytické evidence) nebo kmenové soubory Žádné d) Vazby na jiné systémy Automatizovaný přenos dat z aplikačních systémů přijatých a vydaných faktur, ruční přenos dat z oblasti mezd DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE O SYSTÉMU Popis všech významných změn během roku Žádné významné změny v průběhu roku