HOME OFFICE aneb práce z domova. Petra Sochorová, Veronika Plešková, Martina Minárová, Zita Lara

Transkript

1 HOME OFFICE aneb práce z domova Petra Sochorová, Veronika Plešková, Martina Minárová, Zita Lara 2013

2 / 2 Tento dokument vznikl s cílem poskytnout ucelené informace, které jsou důležité při rozhodování, argumentaci s vedením i kolegy i při zavádění práce z domova. Informace jsme čerpali z článků, dokumentů jiných organizací i ze zkušeností našich členů. V jednom jediném dokumentu tedy naleznete to nejpodstatnější, co potřebujete vědět, pokud zvažujete nabídnout svým zaměstnancům možnost pracovat z domova. Co v dokumentu naleznete: 1. Vymezení pojmu práce z domova... str Výhody a rizika práce z domova pro zaměstnavatele a pro zaměstnance... str Právní rámec práce z domova... str Jak zavést práci z domova... str Na co nezapomenout při nastavení práce z domova... str Bezpečnost a ochrana zdraví při práci z domova...str Rada na závěr... str. 8 Klikněte na kapitolu, která vás zajímá.

3 / 3 1) Vymezení pojmu práce z domova Práce z domova, tzv. home office, představuje flexibilní formu zaměstnání, kdy zaměstnanec pracuje po celou pracovní dobu z domova či jiného místa, které si sám zvolí, nebo kombinuje práci z domova s prací v prostorách, které mu určí zaměstnavatel. Obecně se rozděluje tzv. forma teleworkingu, při němž místo výkonu práce nemusí být bydlištěm zaměstnance, a homeworking, při němž je práce vykonávána v místě bydliště. V České republice zatím tato forma zaměstnávání není příliš rozšířena. Dle studie Sítě mateřských center z roku 2012, do níž se zapojilo 534 zaměstnavatelů napříč ČR, jsou nejobvyklejšími formami nabízených flexibilních forem práce: částečný / zkrácený úvazek (77 %), výběr směny v čase, který zaměstnancům vyhovuje (48 %), pružná pracovní doba (45 %), práce z domova kombinovaná s prací na pracovišti (29 %). Pouze 22 % firem umožňuje zaměstnancům sladit pracovní dobu s potřebami školního roku. Práci z domova nabízí 19 % společností, 12 % nabízí sdílené úvazky a pouze 9 % firem nabízí stlačený pracovní týden. Využívání práce z domova je v ČR obecně velmi nízké nabízejí ji zejména velké nadnárodní společnosti, které s home office mají zkušenosti i z jiných zemí. Podle našich zkušeností vnímají čeští zaměstnavatelé práci z domova zatím spíše nejistě a příliš jejímu dobrému fungování ve svých společnostech nedůvěřují. 2) Výhody a rizika práce z domova + Výhody práce z domova pro zaměstnance: 1. ČASOVÁ FLEXIBILITA zaměstnanci mají příležitost mnohem lépe skloubit profesní a soukromý život. Své úkoly totiž mohou plnit téměř kdykoliv během dne podle časových možností a osobních preferencí. Předpokladem samozřejmě je, že i tito zaměstnanci při nastavování své pracovní doby respektují termíny odevzdání úkolů určené zaměstnavatelem a specifika vykonávané práce. 2. ÚSPORA ČASU odpadá každodenní dojíždění do práce. 3. ÚSPORA NÁKLADŮ například s dopravou do zaměstnání. Rizika pro zaměstnance: 1. ZTRÁTA BEZPROSTŘEDNÍHO KONTAKTU S KOLEGY, vyčlenění z týmu, ztížení vzájemné komunikace mezi kolegy a ztráta pocitu sounáležitosti a týmového ducha. Moderní technologie typu videohovorů sice do jisté míry tyto nevýhody eliminují, ovšem plnohodnotně jimi nahradit bezprostřední kontakt nelze. 2. OHROŽENÍ VZÁJEMNÉ DŮVĚRY při nedostatečné vzájemné komunikaci či zneužití dobré vůle zaměstnavatele.

4 / 4 + Výhody zavedení práce z domova pro zaměstnavatele: 1. ÚSPORA NÁKLADŮ především za pronájem kanceláře a služby spojené s jejím chodem. 2. SPOKOJENOST A MOTIVACE zaměstnanci vnímají možnost pracovat z domova jako velkou výhodu a určitý benefit ze strany zaměstnavatele. Tento nástroj lze také ve spojení s osobnostními kritérii daného zaměstnance využít jako ocenění stálého vysokého výkonu či loajality. 3. VYŠŠÍ PRODUKTIVITA ZAMĚSTNANCŮ zaměstnanci pracující z domova také často vykazují vyšší produktivitu práce než zaměstnanci pracující v prostorách zaměstnavatele. Důvodem je zejména možnost zaměstnance vytvořit si pracovní prostředí s ohledem na své potřeby a rozvrhnout si práci podle svých časových možností. Odpadá také zbytečné vyrušování ze strany kolegů, což platí zejména pro společnosti, které využívají tzv. open-space kanceláře, a zaměstnanec také netráví čas povídáním si s kolegy. 4. MOŽNOST PRACOVNÍHO ÚVAZKU PRO OZP ZAMĚSTNANCE A RODIČE NA RODIČOVSKÉ DOVOLENÉ, kteří mají zájem při péči o rodinu pracovat. Benefity, které společnost získává při zaměstnávání osob se zdravotním postižením, zde zmíníme stručně: daňové zvýhodnění, loajalita zaměstnanců, podpora značky zaměstnavatele. V případě rodičů na mateřské a rodičovské dovolené nelze opomenout omezení ztráty investovaných prostředků do již zapracovaných zaměstnanců na rodičovské dovolené, kteří si tímto udržují kontakt se společností až do svého plného návratu. 5. POSÍLENÍ ZNAČKY ZAMĚSTNAVATELE flexibilní přístup k potřebám firmy i zaměstnanců se podílí na atraktivnějším image zaměstnavatele a ve svém důsledku na přílivu talentů a kvalifikovaných zaměstnanců, kteří upřednostňují flexibilní formy práce. Rizika pro zaměstnavatele: 1. VYŠŠÍ ADMINISTRATIVNÍ ZÁTĚŽ při zavádění home office a při výpočtech pracovněprávních nároků zaměstnanců pracujících z domova. 2. NIŽŠÍ MOŽNOST PŘÍMÉ KONTROLY nad pracovními výkony zaměstnance. 3. ZTÍŽENÁ OCHRANA obchodního tajemství a důvěrných informací. Je samozřejmě otázkou, jak je ochrana nastavena i u zaměstnanců, pracujících formou klasického pracovního úvazku, a nakolik se liší. 3) Právní rámec práce z domova Zákoník práce se věnuje úpravě podmínek práce z domova pouze velice stručně (zák. č. 262/2006 Sb. a 317). Na zaměstnance pracující z domova se vztahují stejná pravidla jako na ostatní zaměstnance až na několik výjimek uvedených v následujících řádcích. Zaměstnanci v režimu home office si sami rozvrhují pracovní dobu a rozhodují o tom, kdy budou pro zaměstnavatele vykonávat práci. Zaměstnavatel však může vyžadovat dodání práce v určitých termínech a tím nepřímo stanoví zaměstnanci alespoň jakýsi obecný rámec pracovní doby. V zákoníku práce se dále neuplatní ustanovení o prostojích či přerušení práce z důvodu nepříznivých povětrnostních vlivů. Zaměstnanci pracující z domova nemají nárok na mzdu nebo náhradní volno za práci přesčas, ani na náhradu mzdy či náhradní volno a příplatek za práci konanou ve svátek. Zároveň je ve značné míře omezeno poskytování náhrady mzdy z důvodů důležitých osobních překážek v práci (pro důležité osobní překážky v práci přísluší domáckým zaměstnancům náhrada mzdy pouze v případě svatby, úmrtí rodinného příslušníka či přestěhování).

5 / 5 4) Jak zavést práci z domova Při zavádění práce z domova doporučujeme postupovat v následujících krocích: Zjistit připravenost firmy k zavedení práce z domova, postoj managementu i ostatních zaměstnanců. Pro zavádění práce z domova je nutno nejprve zhodnotit individuální situaci dané společnosti. Je třeba předem dobře znát firemní kulturu a postoj vyššího i středního managementu společnosti vůči flexibilním pracovním režimům, respektive práci z domova. Tento postoj se dá zjistit individuálně formou konzultací, u velkých společností případně též interním průzkumem, do kterého lze zahrnout určité skupiny zaměstnanců, všechny, nebo tuto skupinu též rozšířit o zaměstnance na mateřské či rodičovské dovolené ke zjištění individuálních preferencí. Stanovit podmínky a kritéria pro výběr zaměstnanců, jimž bude práce z domova nabízena. Následně je třeba ve společnosti stanovit podmínky, za kterých bude práce z domova nabízena, či vybrat dle určitých kritérií, jež společnosti nejvíce vyhovují, konkrétní skupiny zaměstnanců, jimž bude práce z domova nabízena. Některé společnosti nabízejí flexibilní režimy plošně, jiné jako benefit (např. zaměstnancům, kteří ve společnosti odpracovali jistou dobu, za kterou se osvědčil jejich osobní přístup k práci apod.). Vytvořit interní pravidla a dohody se zaměstnanci. Důležité je věnovat pozornost tvorbě interních pravidel a přípravě dohod se zaměstnanci, za jakých podmínek bude práce z domova nabízena. Podstatnou částí je též způsob schvalování a evidence práce z domova. Často zaměstnavatelé volí kombinaci obou forem, přičemž základní otázky upraví ve smlouvě se zaměstnancem a podrobnosti přenechají vnitřnímu předpisu. Výhodou vnitřního předpisu je, že na rozdíl od smlouvy jde o jednostranný úkon zaměstnavatele a ten jej proto může sám měnit podle svých potřeb i bez souhlasu zaměstnance. Zaměstnavatel tak může nastavit a upravovat fungování home office zcela flexibilně podle svých aktuálních provozních potřeb. Naproti tomu smluvní nastavení je možné změnit pouze na základě oboustranné dohody zaměstnavatele se zaměstnancem. PRAKTICKÝ TIP Doporučujeme vymezit v pracovní smlouvě pouze místo, kde bude zaměstnanec konat práci. Pokud má zaměstnanec konat práci na více místech, je třeba sjednat všechna tato místa. Podrobné vymezení ve které dny, případně v jakých časových úsecích, bude zaměstnanec pracovat z konkrétního místa, a dále vymezení povinností zaměstnavatele a zaměstnance při home office doporučujeme upravit ve vnitřním předpisu. NÁZOR PERSONALISTY Pro efektivní využití home officu se nám osvědčilo nabízet jej zaměstnancům, kteří pracují v naší bance delší dobu a kteří podávají kvalitní výkon. Důležitá jsou i osobnostní kritéria zodpovědnost, samostatnost, komunikace s manažerem. Jinými slovy schopnost samostatně práci vést, pravidelně o progresu informovat manažera a dotáhnout ji do konce. Ideální je např. v rámci projektové práce, naopak obtížně zařaditelná je v rámci práce klientských pracovníků na pobočkách. Jana Skalková

6 / 6 5) Na co nezapomenout při nastavení práce z domova Vymezit rozsah práce konané mimo pracoviště zaměstnavatele. V praxi bývá nejčastějším modelem kombinace práce z domova a z pracoviště zaměstnavatele, kdy jeden nebo více dní zaměstnanec pracuje z domu a zbývající dny dochází do práce. Z praktického hlediska je vhodné tuto kombinaci nastavit tak, aby práce z domova zahrnovala celé směny a aby tak bylo možné jednodušeji a jednoznačněji zjistit jednotlivé pracovněprávní nároky zaměstnance. Ve dnech, kdy by zaměstnanec odpracoval celé směny na pracovišti zaměstnavatele, by se pak na něj nevztahovaly výše uvedené odchylky od zákoníku práce a práva a povinnosti zaměstnance a zaměstnavatele by se určovaly stejným způsobem jako u ostatních zaměstnanců. Určit, ve kterou denní dobu musí být zaměstnanec zaměstnavateli či jeho zákazníkům k dispozici pro elektronické nebo telefonické spojení, popřípadě kdy se musí dostavovat na pracoviště ke konzultacím nebo předání výsledků práce atp. Pracovní doba je i pro práci z domova stanovena max. v rozsahu 40 hod./týden ( 79 ZP). Zaměstnanec, pracující při rodičovské dovolené, má dle zákona možnost požádat o úpravu či zkrácení pracovní doby ( 241, odst. 2 ZP) toto samozřejmě platí i při režimu práce z domova. Vymezit místo nebo více míst, kde zaměstnanec bude práci konat. Je to významné pro eventuální potřebu zaměstnavatele povolat zaměstnance na své pracoviště či vyslat jej k zákazníkovi. Úprava nákladů na práci domáckého zaměstnance. Zákoník práce totiž stanoví, že závislá práce je vykonávána na náklady zaměstnavatele. Zaměstnavatel tak musí zaměstnance pracujícího z domova nejen vybavit potřebným technickým vybavením, např. notebookem, mobilním telefonem, apod., ale zároveň mu musí poskytnout kancelářské vybavení, připojení k internetu a další nezbytné prostředky. Případně je povinen zaměstnanci též peněžně kompenzovat užívání vlastních pracovních pomůcek, spotřebu elektrické energie a další. Ochrana obchodního tajemství a důvěrných informací zaměstnavatele. Zabezpečení těchto informací proti jejich zneužití může být při práci z domova ztíženo. Je proto nutné přijmout jak technická opatření k jejich zabezpečení (ochrana elektronické pošty, vhodný počítačový software, apod.), tak i smluvně upravit povinnosti zaměstnance k ochraně těchto informací. PRAKTICKÝ TIP Jako nejpraktičtější řešení se v této souvislosti jeví sjednání či stanovení paušální částky kompenzující veškeré tyto výdaje. Tato částka musí být zaměstnanci poskytována nad rámec jeho mzdy, mzdu nelze sjednat či určit již s přihlédnutím k těmto nákladům. V praxi je také nutné podrobně rozmyslet veškeré náklady, které zaměstnanci pracujícímu z domova vzniknou a nastavit výši této paušální částky tak, aby odpovídala reálným nákladům zaměstnance. PRAKTICKÝ TIP Jako řešení se nabízí uzavření dohody o důvěrnosti (či dohodu o mlčenlivosti/ochraně důvěrných informací) mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Její výhodou je upozornění zaměstnance na jeho zákonné povinnosti. Tato dohoda tak může mít určitý psychologický efekt a může na zaměstnance působit preventivně. Rovněž je možné dohodu o důvěrnosti využít v případném soudním sporu se zaměstnancem, kde výrazně usnadňuje důkazní situaci ohledně prokázání vědomosti zaměstnance o tom, co zaměstnavatel považoval za důvěrnou informaci.

7 / 7 6) Bezpečnost a ochrana zdraví při práci z domova Je-li práce vykonávána mimo pracoviště zaměstnavatele, není zaměstnavatel povinen zajišťovat podmínky bezpečnosti a ochrany zdraví při práci mimo své pracoviště, nicméně, obecně za bezpečnost a ochranu zdraví při práci nadále odpovídá. Z povahy práce z domova plyne, že zaměstnavatel nemá reálně možnost organizovat bezpečnost a ochranu zdraví při práci přijímáním vhodných opatření k předcházení rizikům a nemůže ani permanentně kontrolovat činnost zaměstnance nebo jím používané vybavení, umístěné např. v jeho bytě. Pokud dojde během práce z domova k úrazu zaměstnance, je třeba zjistit, zda k úrazu došlo v rámci plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s ním nebo zda nastal při jiné činnosti. Pouze v prvním případě odpovídá zaměstnavatel za takový úraz. Aby se zaměstnavatel dozvěděl všechny relevantní okolnosti pracovního úrazu, je třeba smluvně sjednat či zakotvit ve vnitřním předpisu povinnost zaměstnance všechny pracovní úrazy okamžitě hlásit zaměstnavateli zdokumentovat (nafotit), vyplnit formulář a umožnit zaměstnavateli dostavit se na místo, aby sám mohl prošetřit podmínky vzniku pracovního úrazu a mohl tak rozhodnout, zda se jedná o pracovní úraz. PRAKTICKÝ TIP V praxi je zapotřebí důkladně proškolit a poučit za městnance ve vztahu k užívání pracovních prostředků. Doporučujeme se zaměstnancem dohodnout možnost periodických kontrol zaměstnavatele v místě vý konu práce zaměstnance. V praxi tak dostane určený pracovník zaměstnavatele po předchozím ohlášení možnost v předem stanovených intervalech navštívit zaměstnancovo pracoviště a zkontrolovat jeho vybavení a bezpečnost. NÁZOR PERSONALISTY Na rizika související s touto oblastí své zaměstnance pravidelně upozorňujeme. V maximální možné míře tak usilujeme o to, aby zaměstnanci při práci z domova dodržovali podmínky bezpečnosti práce. Na jejich dodržování jsou pracovníci využívající tento flexibilní režim upozorněni rovněž v Dohodě o flexibilním pracovním uspořádání. V tomto dokumentu je mimo jiné možné sjednat i úpravu pracovní doby, dobu, kdy zaměstnanec pracovat nesmí, sjednat závazek čerpání bezpečnostních přestávek či právě zmíněné bezpečnostní podmínky. Případné odlišnosti však nesmí odporovat platným předpisům. Při sjednávání tohoto druhu práce je vždy nutná otevřenost v komunikaci, vzájemné porozumění tak, aby bylo možné na měnící se požadavky či potřeby souvisejícími s prací z domova maximálně pružně reagovat. Jiří Ditrich

8 / 8 7) Rada na závěr Home office předpokládá vysokou míru vyzrálosti obou stran podřízeného i nadřízeného. Snáze se zavádí v organizacích, které měří výkon skrze cíle, a nikoli kontrolou docházkového systému. Důležitým předpokladem je také prostředí fungujících vztahů podložených důvěrou. Co ještě dodat? Snad jen to, že home office je znakem vyspělé, moderní společnosti, která vnímá flexibilitu jako důležitou součást své strategie. Doporučujeme odkazy: Průzkum Vodafone ZOOM z roku 2011 Příručka V práci jako doma společnosti Gender Studies Studie Sítě mateřských center z roku 2012 NÁZOR PERSONALISTY Upozorňuji na nutnost celou problematiku flexibility práce zpracovat v interním předpise a v pracovních smlouvách, a to včetně problematiky bezpečnosti práce. Doporučuji kolegům personalistům, aby pevně drželi v rukách schvalování možnosti práce z domova. Je to úžasná příležitost pro zaměstnance, kteří potřebují více flexibility, pro dlouhodobě nemocné (včetně rizikově těhotných zaměstnankyň, které díky Home Office v klidu přečkají dlouhé období čekání), pro profese, které jsou neustále v pohybu po regionu. Je to ale také rychlá cesta k workoholismu, problémům v rodině, nespavosti, depresím. Nedovolme zneužívat Home Office k prodloužení rozumné pracovní doby! Dohled by měli provádět manažeři, ale dost často jim navýšená kapacita obětavých kolegů přijde vhod. Jsme dospělí lidé a každý by měl vědět, co dělá jenže Jana Riebová Děkujeme všem, kteří s námi na vzniku tohoto dokumentu spolupracovali: tiráž Autoři: Petra Sochorová, Veronika Plešková, Martina Minárová, Zita Lara Grafika: signatura.cz Jazyková redakce a korektury: Irena Kocí Vydalo: People Management Forum, 2013