VŠEOBECNÉ SMLUVNÍ PODMÍNKY

Transkript

1 Rada Evropské unie Generální sekretariát General Conditions December CS Updated 3 October 2014 VŠEOBECNÉ SMLUVNÍ PODMÍNKY ČLÁNEK 1 STRUKTURA SMLOUVY Smlouva se skládá z objednávky, těchto všeobecných podmínek včetně přílohy o bezpečnostních opatřeních a případně nabídky dodavatele/poskytovatele. V případě odlišného výkladu má objednávka přednost před všeobecnými podmínkami a všeobecné podmínky mají přednost před nabídkou dodavatele/poskytovatele. Všechny tyto dokumenty tvoří nedílnou součást smlouvy a, s výhradou výše uvedeného, se má za to, že se navzájem doplňují a objasňují. ČLÁNEK 2 PLNĚNÍ SMLOUVY (DODÁVKY A SLUŽBY) 2.1 Dodání zboží a) Datum, čas a místo dodání Generální sekretariát Rady Evropské unie (dále jen sekretariát ) je ve lhůtě uvedené v objednávce písemně informován o přesném datu dodání. Veškeré dodávky jsou realizovány na dohodnuté místo dodání v hodinách uvedených v objednávce. Veškeré náklady a rizika spojené s dodáním zboží na místo dodání nese dodavatel. b) Podmínky dodání Dodání se realizuje na dohodnuté místo s dodáním clo placeno, přičemž dodavatel nese veškeré náklady na dopravu, daně a cla, jakož i náklady na pojištění a rizika až do místa dodání. c) Nákladní list Ke každé dodávce je ve dvojím vyhotovení přiložen nákladní list, který je řádně podepsán a datován dodavatelem nebo jeho dopravcem a uvádí číslo objednávky a podrobné údaje o dodaném zboží. Jedno vyhotovení nákladního listu kontrasignuje sekretariát a vrátí jej dodavateli nebo jeho dopravci. Skutečnost, že sekretariát nákladní list podepíše, je pouhým potvrzením skutečnosti, že se dodání uskutečnilo, v žádném případě však nepotvrzuje shodu dodaného zboží s požadavky objednávky. 2.2 Shoda dodaného zboží s požadavky objednávky Zboží, jež dodavatel sekretariátu dodá, musí množstvím, jakostí, cenou a balením splňovat požadavky objednávky. Zboží musí být zabaleno způsobem obvyklým pro zboží stejného druhu, nebo, v případě, že tato podmínka není splněna, způsobem, který je chrání a uchovává v původním stavu.

2 Zboží je po ověření shody s požadavky objednávky převzato na místě dodání v přítomnosti dodavatele, jestliže o to požádá. Nemůže-li sekretariát z důvodů na straně dodavatele dodané zboží převzít, je povinen o tom dodavatele písemně informovat nejpozději dvacet dní po datu dodání. 2.3 Náprava v případě nedostatku shody zboží a) Dodavatel vůči sekretariátu odpovídá za nedostatek shody, který zboží v okamžiku ověřování vykazuje. b) Aniž je dotčen článek 6 o náhradě stanovené škody, která se použije na celkovou cenu dotyčného zboží, má sekretariát v případě nedostatku shody nárok: - buď na bezplatné uvedení zboží do stavu shody na základě opravy nebo výměny, - nebo na poměrnou slevu z ceny. c) Oprava nebo výměna se musí uskutečnit v přiměřené lhůtě a aniž by to sekretariátu způsobilo značné obtíže, přičemž je třeba vzít v úvahu povahu zboží a účel, k němuž jej hodlá sekretariát použít. 2.4 Montáž zboží Stanoví-li tak objednávka, je dodavatel povinen u dodaného zboží během jednoho měsíce provést i montáž, nestanoví-li objednávka jinak. Nedostatek shody způsobený nesprávnou instalací dodaného zboží se považuje za rovnocenný nedostatku shody zboží, pokud instalaci stanoví objednávka a zboží instaloval dodavatel nebo bylo instalováno na jeho odpovědnost. Toto ustanovení platí též v případě, že měl instalaci provést sekretariát a že tato instalace byla provedena nesprávně v důsledku nedostatků v pokynech pro instalaci. 2.5 Záruka zboží Na zboží musí být poskytnuta záruka proti všem výrobním nebo materiálovým vadám po dobu dvou let od data dodání. Dodavatel ručí za to, že byla udělena veškerá povolení a licence nezbytné k výrobě a prodeji daného zboží. Dodavatel na své náklady a v přiměřené lhůtě, na níž se smluvní strany dohodnou, vymění předmět, u nějž se během obvyklého používání v průběhu záruční lhůty vyskytne vada nebo dojde k jeho poškození. Dodavatel odpovídá i za všechny nedostatky shody, které existují v době dodání zboží, i pokud se projeví až později. Dodavatel odpovídá i za všechny nedostatky shody, které se projeví po dodání zboží a lze je přičíst tomu, že dodavatel nesplnil své povinnosti, včetně povinnosti poskytnout záruku za to, že si zboží používané ke svému obvyklému nebo ke zvláštnímu účelu zachová po určitou dobu svou jakost a vlastnosti v souladu se specifikací. Dojde-li k výměně části některého předmětu, bude na vyměněnou část poskytnuta záruka, jejíž podmínky a doba trvání budou tytéž jako v případě výše uvedené záruky. 2.6 Služby a) Poskytovatel plní smlouvu na nejvyšší odborné úrovni. Poskytovatel nese výlučnou odpovědnost za dodržování veškerých zákonných povinností, které se na něj vztahují, zejména povinností vyplývajících z pracovního, daňového a sociálního práva. b) Poskytovatel nese výlučnou odpovědnost za kroky nezbytné k získání veškerých povolení a licencí, jež pro plnění smlouvy vyžadují belgické právní a správní předpisy. c) Poskytovatel je povinen zajistit, aby personál, jenž se podílí na plnění smlouvy, měl odbornou kvalifikaci a zkušenosti požadované pro plnění objednávek. d) Pokud člen poskytovatelova personálu pracující v prostorách sekretariátu naruší svou činností plnění smlouvy nebo pokud jeho odbornost neodpovídá požadavkům smlouvy, je

3 poskytovatel povinen tuto osobu neprodleně nahradit. Sekretariát je oprávněn požádat s uvedením důvodů o náhradu takové osoby. Člen personálu, jenž nastoupí na uvolněné místo, musí mít potřebnou kvalifikaci a musí být schopen plnit smlouvu za stejných smluvních podmínek. Poskytovatel nese odpovědnost za prodlení při plnění objednávek, k němuž v důsledku takové náhrady dojde. 2.7 Obecná ustanovení o plnění smlouvy a) Pokud by nějaká nepředvídatelná událost, činnost nebo opomenutí ať již přímo či nepřímo, částečně či v plném rozsahu bránily plnění smlouvy, je dodavatel/poskytovatel povinen okamžitě a z vlastního podnětu tuto skutečnost zaznamenat a oznámit ji sekretariátu. Ve zprávě popíše problém, uvede datum, od nějž se daný problém vyskytuje, a popíše nápravná opatření, jež přijal v zájmu řádného splnění svých smluvních povinností. V takovém případě dodavatel/poskytovatel dává přednost vyřešení problému před určením odpovědnosti. b) Neplní-li dodavatel/poskytovatel své smluvní povinnosti, je sekretariát oprávněn úměrně k rozsahu nesplněných povinností snížit objem vyplácených prostředků nebo je získat zpět; tím není dotčeno právo sekretariátu smlouvu ukončit. Sekretariát je dále oprávněn požadovat kompenzaci nebo vymáhat náhradu stanovené škody podle článku 6. ČLÁNEK 3 PLATEBNÍ PODMÍNKY 3.1 Ve lhůtě šedesáti dnů ode dne, kdy sekretariát podepíše nákladní list nebo jsou služby ukončeny, dodavatel/poskytovatel předloží k vyplacení přijatelnou fakturu s referenčním číslem objednávky. Faktura musí obsahovat veškeré informace nezbytné k ověření toho, zda bylo zboží dodáno nebo zda byly služby poskytnuty. Platba se musí provést ve lhůtě třiceti dnů ode dne obdržení faktury. 3.2 Platby jsou provedeny pouze v případě, že dodavatel/poskytovatel dodržel veškeré povinnosti, které mu ukládá smlouva, k datu předložení faktury. 3.3 Platby jsou považovány za uhrazené k datu, ke kterému byl zatížen účet sekretariátu. 3.4 Sekretariát je kdykoli oprávněn stavit platební lhůty podle čl. 3 odst. 1, jestliže dodavateli/poskytovateli oznámí, že jeho faktura je nepřijatelná, neboť částka není splatná nebo nebyly řádně předloženy nezbytné podpůrné dokumenty. Sekretariát může přistoupit k dalšímu ověření včetně kontroly na místě, aby před vyplacením zjistil, zda je faktura přijatelná. Sekretariát stavení lhůty oznámí dodavateli/poskytovateli a ve formálním oznámení uvede jeho důvody. Stavení lhůty nabývá účinku ke dni, kdy je příslušný dopis odeslán. Zbytek lhůty uvedené v čl. 3 odst. 1 počíná opětovně běžet, jakmile bylo stavení zrušeno. 3.5 V případě prodlení má dodavatel/poskytovatel nárok na úroky z prodlení, jestliže vypočtené úroky přesahují částku 200 EUR. Jestliže úroky z prodlení částku 200 EUR nepřesahují, může dodavatel/poskytovatel vyžadovat úroky z prodlení do dvou měsíců od přijetí platby. Úroky z prodlení se vypočítávají podle sazby, kterou uplatňuje Evropská centrální banka na své poslední hlavní refinanční operace (referenční sazba), zvýšené o osm procentních bodů (přirážka). Referenční sazbou je sazba platná v první den měsíce splatnosti platby. Tyto úroky z prodlení jsou zveřejněny v řadě C Úředního věstníku Evropské unie. Úroky se platí za dobu uplynulou od kalendářního dne, jenž následuje po uplynutí lhůty pro platbu, až do dne zaplacení. Pozastavení plateb sekretariátem nelze považovat za prodlení s platbou. 3.6 Platbami provedenými na účet nejsou dotčeny závazky sekretariátu ani jejich výše. Tyto platby jsou uvedeny v závěrečném vyúčtování.

4 ČLÁNEK 4 ELEKTRONICKÁ FAKTURACE 4.1 Systém elektronické fakturace Od dohodnutého data zahájení bude výměna finančních dokumentů mezi sekretariátem a dodavatelem/poskytovatelem automatizována prostřednictvím modulu elektronické fakturace platformy e-prior. 4.2 Definice týkající se systému elektronické fakturace a) provozní útvar(y) sekretariátu pro fakturaci vnitřní systém(y) sekretariátu pro zpracovávání finančních dokumentů získaných od jeho dodavatelů/poskytovatelů; b) dodavatelský portál: portál spravovaný Evropskou komisí, který dodavatelům/poskytovatelům umožňuje výměnu elektronických obchodních listin, jako jsou faktury, prostřednictvím grafického uživatelského rozhraní. Údaje na faktuře se vkládají prostřednictvím několika oken, zatímco přílohy lze nahrát a opatřit odkazem na konkrétní obchodní listinu; c) přehled dodavatelského portálu 1 : dokument, který poskytuje obecný přehled hlavních prvků dodavatelského portálu; d) uživatelská příručka pro elektronickou fakturaci 2 : dokument, který dodavatelům/poskytovatelům vysvětluje způsob používání modulu elektronické fakturace dodavatelského portálu; e) elektronická výměna dat (EDI): jedná se o elektronický přenos obchodních a administrativních údajů z jednoho počítače na druhý za použití dohodnutého standardu umožňujícího strukturovat zprávu EDI; f) zpráva EDI: soubor segmentů, který je strukturován za použití dohodnutého standardu v počítačově čitelném formátu a který lze automaticky a jednoznačně zpracovat; g) standardy: soubor kódů, seznamů a pokynů přijatých smluvními stranami pro elektronickou výměnu zpráv EDI; h) elektronický systém: soubor elektronických prostředků používaný smluvními stranami pro zasílání nebo přijímání elektronických zpráv (vlastní systém a systém, který není kontrolován smluvními stranami, na něž se výslovně odkazuje); i) e-prior je komunikační platforma zaměřená na služby 3, která umožňuje elektronické zadávání zakázek mezi dodavateli/poskytovateli a sekretariátem; j) modul elektronické fakturace platformy e-prior část platformy e-prior určená pro výměnu faktur a dobropisů mezi sekretariátem a jeho dodavateli/poskytovateli; k) finanční dokumenty faktury a dobropisy; l) vlastní systém: systém zpracování informací (počítač nebo síť), který je kontrolován převážně smluvními stranami. Pod tento pojem nespadá například telekomunikační propojení pronajaté od provozovatele sítě; m) dokument pro ovládání rozhraní 4 : příručka obsahující technické specifikace, standardy ohledně zpráv, bezpečnostní standardy, kontroly syntaxe a sémantiky atd., jejímž cílem je poskytnout pokyny pro provádění ustanovení týkajících se elektronické fakturace. 4.3 Předkládání a platnost finančních dokumentů Viz Viz Další informace naleznete na adrese: Tento dokument lze nalézt na adrese:

5 4.3.1 Smluvní strany se dohodly, že pro předávání finančních dokumentů dodavatel/poskytovatel buď použije dodavatelský portál Evropské komise, nebo přijme nezbytná opatření pro vzájemné používání EDI Smluvní strany se dohodly, že jakýkoli finanční dokument a související přílohy vyměňované prostřednictvím dodavatelského portálu nebo prostřednictvím přímého spojení mezi dodavatelem/poskytovatelem a provozními útvary sekretariátu mají stejné právní účinky jako faktury v papírové verzi a jsou přípustné jako důkazy v soudním řízení Sekretariát podnikne nezbytné kroky pro zavedení a údržbu elektronických systémů, které umožňují účinné využití dodavatelského portálu. Tyto elektronické systémy jsou konkrétně uvedeny v přehledu dodavatelského portálu a v uživatelské příručce pro elektronickou fakturaci Mezi dodavatelem/poskytovatelem a provozními útvary sekretariátu by mělo být vytvořeno přímé spojení, které by umožnilo elektronický přenos finančních dokumentů. Obě smluvní strany přijímají opatření, která jsou z jejich strany nezbytná pro zavedení a údržbu elektronických systémů pro účinné využíváni EDI. Tyto elektronické systémy jsou konkrétně uvedeny v dokumentu pro ovládání rozhraní V případech, kdy komunikaci prostřednictvím dodavatelského portálu nebo případně komunikaci prostřednictvím EDI brání faktory přesahující rámec pravomocí smluvních stran, se strany zavazují, že se budou navzájem informovat a že podniknou nezbytná opatření k obnovení této komunikace Pokud nelze komunikaci prostřednictvím dodavatelského portálu nebo EDI obnovit ve lhůtě dvou pracovních dnů, uvědomí sekretariát dodavatele/poskytovatele o použití alternativního způsobu předávání zpráv, tj. na papíře nebo prostřednictvím u, do doby, než bude komunikace prostřednictvím dodavatelského portálu nebo případně prostřednictvím EDI obnovena Pokud dodavatel/poskytovatel nemůže obnovit komunikaci ve lhůtě dvou pracovních dnů, uvědomí sekretariát o použití alternativního způsobu předávání zpráv, tj. na papíře nebo prostřednictvím u, do doby, než bude komunikace prostřednictvím dodavatelského portálu nebo případně prostřednictvím EDI obnovena Dodavateli/poskytovateli se oznamují změny dokumentu pro ovládání rozhraní. Pokud taková změna vyžaduje určité úpravy ze strany dodavatele/poskytovatele, bude mít dodavatel/poskytovatel k provedení této změny k dispozici lhůtu 6 měsíců. Tato lhůta může být po vzájemné dohodě smluvních stran zkrácena. Tato šestiměsíční lhůta se nepoužije na opatření, která vyžaduje bezpečnostní politika pro informační systémy sekretariátu. Vztahuje se na urgentní změny, jejichž cílem je zajistit úplnost a důvěrnost informací, nepopiratelnost obdržení informací a dostupnost platformy e-prior. 4.4 Platnost a přijímání elektronických faktur Smluvní strany se dohodly, že faktura zaslaná prostřednictvím dodavatelského portálu se považuje za elektronickou fakturu Obdobně se smluvní strany dohodly, že v případě, že by bylo vytvořeno přímé spojení mezi dodavatelem/poskytovatelem a provozními útvary sekretariátu s cílem umožnit elektronický přenos finančních dokumentů, se finanční dokument zaslaný způsobem uvedeným v dokumentu pro ovládání rozhraní považuje za zprávu EDI V případě, že je finanční dokument odeslán prostřednictvím dodavatelského portálu, považuje se za právoplatně vydaný nebo zaslaný, pokud byl dodavatel/poskytovatel schopen dokument úspěšně předat bez chybového hlášení. Dokument generovaný ve

6 formátu PDF a XML v souvislosti s finančním dokumentem se považuje za důkaz o přijetí ze strany sekretariátu V případě, že je finanční dokument odeslán prostřednictvím přímého spojení mezi dodavatelem/poskytovatelem a provozními útvary sekretariátu, považuje se za právoplatně vydaný nebo zaslaný, pokud má status received (obdržen), jak je definován v dokumentu pro ovládání rozhraní. 4.5 Uchovávání elektronických faktur a bezpečnostní opatření Při použití dodavatelského portálu dodavatel/poskytovatel stáhne pro každou elektronickou fakturu zprávu ve formátu PDF a případně XML do jednoho roku od jejího předložení a bezpečně tyto zprávy případně se souvisejícími přílohami uchová v souladu se lhůtami a specifikacemi stanovenými platnými legislativními požadavky. Kopie finančních dokumentů nejsou po uplynutí roční lhůty nadále k dispozici pro automatické stažení ze systému Všechny zprávy EDI, které si smluvní strany vymění, jsou každou stranou bezpečně a v nezměněném stavu uchovávány v souladu se lhůtami a specifikacemi stanovenými platnými legislativními požadavky Při použití přímého spojení k elektronickému přenosu finančních dokumentů smluvní strany podniknou nezbytné kroky pro zavedení a zachování bezpečnostních opatření a postupů s cílem přiměřeně předcházet opožděnému předávání zpráv, poškození zpráv co do obsahu nebo formy či jejich ztrátě Ve všech případech se smluvní strany vynasnaží, aby zabránily třetím stranám v získání neoprávněného přístupu ke zprávám Pokud využití bezpečnostních opatření a postupů má za následek odmítnutí zprávy EDI nebo odhalení jedné nebo více chyb v této zprávě, uvědomí o tom příjemce odesilatele co nejdříve, avšak nejpozději ve lhůtě dvou kalendářních dnů. ČLÁNEK 5 BEZPEČNOST Pokud dodavatel/poskytovatel nebo jeho zaměstnanci a případně subdodavatelé nedodržují pravidla týkající se bezpečnostních opatření stanovená v příloze, sekretariát může, aniž je tím dotčen nárok na náhradu škody ze strany dodavatele/poskytovatele, ukončit s okamžitým účinkem platnost smlouvy oznámením dodavateli/poskytovateli. V takovém případě sekretariát není povinen dodavateli/poskytovateli nahradit škodu ani uhradit náklady vzniklé v souvislosti s ukončením smlouvy. ČLÁNEK 6 NÁHRADA STANOVENÉ ŠKODY 6.1 Nesplní-li dodavatel/poskytovatel své smluvní povinnosti ve lhůtách stanovených v objednávce, je generální sekretariát oprávněn uložit za každý kalendářní den prodlení pokutu, jejíž výše odpovídá 0,3 % celkové hodnoty objednávky; tím není dotčena skutečná ani potenciální hmotná odpovědnost vyplývající ze smlouvy, ani právo sekretariátu smlouvu ukončit. Denní sazba náhrady stanovené škody může být v objednávce změněna. 6.2 Dodavatel/poskytovatel je oprávněn se proti tomuto rozhodnutí sekretariátu odvolat do patnácti dnů ode dne, kdy mu je doručeno formální oznámení sekretariátu. Pokud se dodavatel/poskytovatel neodvolá nebo pokud sekretariát své rozhodnutí o náhradě stanovené škody během patnácti dnů od doručení odvolání písemně nezruší, nabývá rozhodnutí účinnosti. Sekretariát částku odpovídající uložené náhradě odečte přímo od příslušné faktury.

7 ČLÁNEK 7 OZNÁMENÍ UČINĚNÁ DODAVATELEM/POSKYTOVATELEM 7.1 Dodavatel/poskytovatel oznámí sekretariátu veškeré změny své finanční, technické, právní nebo organizační situace, které mohou mít dopad na plnění smlouvy. 7.2 Dodavatel/poskytovatel formálně oznámí sekretariátu ve lhůtě dvou týdnů veškerá pravomocná odsouzení v trestním nebo správním řízení, která se týkají jeho profesní bezúhonnosti. Tento závazek se týká zejména, nikoliv však výlučně, trestů, které souvisejí s povinnostmi týkajícími se úhrady příspěvků na sociální zabezpečení nebo daní a dalších předpisů, které se na dodavatele/poskytovatele vztahují. 7.3 Pokud dodavatel/poskytovatel v příslušné lhůtě neodešle oznámení uvedené v předchozím odstavci, sekretariát je oprávněn smlouvu ukončit na náklady dodavatele/poskytovatele a vymáhat odškodnění veškerých ztrát vzniklých v důsledku ukončení smlouvy.

8 ČLÁNEK 8 VLASTNICTVÍ VÝSLEDKŮ - PRÁVA DUŠEVNÍHO A PRŮMYSLOVÉHO VLASTNICTVÍ 8.1 Veškeré výsledky, patenty, autorská práva nebo jiná práva duševního vlastnictví, která dodavatel/poskytovatel při plnění smlouvy získá, náleží sekretariátu, který s nimi může libovolně nakládat, s výjimkou prvků, na které se právo průmyslového nebo duševního vlastnictví vztahovalo již dříve. 8.2 Počínaje datem přijetí rukopisů a výlučně s výhradou výjimky uvedené v předchozím odstavci náleží sekretariátu ve všech zemích veškerá práva související s rukopisy, včetně práva na použití, tisk, vydávání a prodej rukopisů nebo jejich prvků, bez ohledu na formu a na jazyk. Sekretariát může třetím osobám postoupit všechna svá práva nebo jejich část za podmínek, které stanoví. 8.3 Dodavatel/poskytovatel výslovně označí veškeré prvky v rukopisech (včetně ilustrací, map a grafů), na které se již vztahuje autorské nebo jiné vlastnické právo, a podpisem smlouvy se zaručuje, že obdržel od vlastníka (nebo vlastníků) těchto práv nebo jejich právních zástupců oprávnění k používání těchto prvků. Dodavatel/poskytovatel uhradí veškeré platby, které mu případně příslušejí z titulu tohoto oprávnění. Pokud čl. 8 odst. 1 nestanoví jinak, dodavatel/poskytovatel se podpisem smlouvy zaručuje, že má právo postoupit autorská a ostatní vlastnická práva související s obsahem rukopisu a dalších dokumentů. 8.4 Sekretariát není povinen vydávat rukopisy nebo dokumenty dodané při plnění smlouvy. Pokud rozhodne, že nevydá takto poskytnutý rukopis nebo dokumenty, dodavatel/poskytovatel je nemůže vydat u jiného vydavatele bez písemného povolení sekretariátu. ČLÁNEK 9 PATENTY, UŽITNÉ VZORY ( Gebrauchsmuster ), VÝROBNÍ NEBO OBCHODNÍ ZNAČKY A PRŮMYSLOVÉ VZORY 9.1 Pokud je v rámci plnění smlouvy používán patent, užitný vzor ( Gebrauchsmuster ), výrobní nebo obchodní značka nebo průmyslový vzor ve vlastnictví třetí osoby a pokud je toto používání příčinou sporu, dodavatel/poskytovatel zajistí ochranu sekretariátu před jakoukoli žalobou pro porušení práv podanou proti sekretariátu. 9.2 Sekretariát a dodavatel/poskytovatel si předávají veškeré informace o případech, kdy by právo průmyslového vlastnictví mohlo narušit plnění smlouvy. 9.3 Při prvním zjištění, že třetí strana zahájila řízení, zejména v případě podání stížnosti, a to i po splnění smlouvy, zúčastněná strana bezodkladně informuje druhou stranu a obě smluvní strany vystupují společně a předávají si veškeré informace a důkazy, které mohou mít nebo získat. 9.4 Skutečnost, že se na zboží nebo jeho část vztahuje právo průmyslového vlastnictví, které náleží dodavateli/poskytovateli nebo ke kterému vlastní licenční právo, nebrání sekretariátu v tom, aby zboží opravil nebo jej nechal opravit podle svého uvážení s výjimkou případu, kdy sám dodavatel/poskytovatel vlastní průmyslové právo k postupu opravy, a poté, co je přednostně konzultován, navrhne provedení opravy v rozumné lhůtě a za přiměřenou cenu. ČLÁNEK 10 DAŇOVÉ PŘEDPISY 10.1 Dodavatel/poskytovatel nese výlučnou odpovědnost za dodržování daňových předpisů, které se na něj vztahují. V případě jejich nedodržení se příslušné faktury stávají neplatnými.

9 10.2 Dodavatel/poskytovatel bere na vědomí, že sekretariát je podle článku 3 a 4 Protokolu o výsadách a imunitách Evropské unie v zásadě osvobozen od veškerých daní a cel, včetně daně z přidané hodnoty (DPH) Dodavatel/poskytovatel proto podnikne nezbytné formální kroky u příslušných úřadů, aby zajistil, že dodávky a služby nezbytné pro plnění smlouvy budou osvobozeny od daní a cel, včetně DPH. ČLÁNEK 11 HMOTNÁ ODPOVĚDNOST 11.1 S výjimkou případu úmyslu či hrubé nedbalosti na své straně nenese sekretariát hmotnou odpovědnost za škodu, kterou dodavatel/poskytovatel způsobí či utrpí, včetně škody, kterou dodavatel/poskytovatel způsobí třetím osobám během nebo v důsledku plnění smlouvy Dodavatel/poskytovatel nese hmotnou odpovědnost za ztráty a škody, jež sekretariát utrpí při plnění smlouvy včetně případu subdodávek, a za nároky třetích osob, nejvýše však do výše trojnásobku celkové hodnoty příslušné smlouvy. Jsou-li však tyto ztráty či škody způsobeny hrubou nedbalostí či úmyslem dodavatele/poskytovatele, jeho personálu či subdodavatelů, nese dodavatel/poskytovatel hmotnou odpovědnost neomezenou co do výše těchto ztrát či škod Dodavatel/poskytovatel Unii odškodní a zprostí ji odpovědnosti za škody a náklady vzniklé v důsledku nároků. Dodavatel/poskytovatel poskytne sekretariátu kompenzaci v případě, že v důsledku škody, kterou dodavatel/poskytovatel způsobil při plnění smlouvy, vznese třetí osoba vůči sekretariátu žalobu, zahájí řízení či uplatní nárok. Podá-li třetí osoba proti sekretariátu v souvislosti s plněním smlouvy včetně údajného porušení práv duševního vlastnictví žalobu, poskytne dodavatel/poskytovatel sekretariátu součinnost. Výdaje, jež dodavateli/poskytovateli v této souvislosti vzniknou, může hradit sekretariát Vyžadují-li to příslušné použitelné právní předpisy, uzavře dodavatel/poskytovatel pojištění rizik a škod souvisejících s plněním smlouvy. Uzavře i doplňkové pojištění, pokud je to rozumně požadováno v souladu s běžnou praxí v příslušném odvětví. Na požádání zašle sekretariátu kopii veškerých příslušných pojistných smluv. Článek 12 DŮVĚRNOST Veškeré informace, které smluvní strana obdrží v rámci smlouvy, jsou považovány za důvěrné s výjimkou informací, které jsou stranou, jež je odeslala, označeny za nedůvěrné. Smluvní strany respektují důvěrnou povahu informací a údajů, které jim poskytne druhá smluvní strana a případně jiní dodavatelé/poskytovatelé. Zavazují se využívat uvedené informace a údaje pouze pokud je to nutné pro účely plnění smlouvy a nezpřístupnit je bez povolení druhé smluvní strany jiným osobám než svým zaměstnancům a subdodavatelům, a to výlučně pro účely plnění smlouvy. Za důvěrnou informaci není považována informace, která je v okamžiku zpřístupnění veřejná, která byla zveřejněna třetí stranou, aniž přitom sekretariát nebo dodavatel/poskytovatel porušili své povinnosti podle této smlouvy, nebo informace, která byla legitimně získána od třetí strany, aniž přitom tato třetí strana porušila předmět této smlouvy. Dodavatel/poskytovatel je povinen tento závazek dodržovat i po ukončení platnosti smlouvy.

10 ČLÁNEK 13 OCHRANA ÚDAJŮ 13.1 Veškeré osobní údaje uvedené ve smlouvě se zpracovávají v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů. Tyto údaje zpracovává jakožto správce údajů sekretariát výhradně pro účely plnění, správy a kontroly smlouvy, aniž je dotčena možnost, aby byly tyto údaje předány subjektům zmocněným k plnění kontrolních nebo inspekčních úkolů při uplatňování práva Unie Dodavatel/poskytovatel má právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu. Má-li dodavatel/poskytovatel jakýkoliv dotaz ohledně zpracování jeho osobních údajů, obrací se s nimi na sekretariát Dodavatel/poskytovatel má právo obrátit se kdykoli na evropského inspektora ochrany údajů. ČLÁNEK 14 MATERIÁL, VZORKY A TYPOVÉ DODÁVKY VE VLASTNICTVÍ SEKRETARIÁTU A V DRŽENÍ DODAVATELE/POSKYTOVATELE Pokud není v objednávce uvedeno jinak, je dodavatel/poskytovatel odpovědný za ztrátu nebo škody vzniklé na materiálech, vzorcích a typových dodávkách náležejících sekretariátu, které má dodavatel/poskytovatel k dispozici pro účely plnění smlouvy. ČLÁNEK 15 STŘET ZÁJMŮ Dodavatel/poskytovatel přijme veškerá nezbytná opatření k tomu, aby zabránil situacím, které mohou ohrozit nestranné a objektivní plnění smlouvy, a zdrží se veškerých kontaktů, které mohou ohrozit jeho nezávislost. Veškeré střety zájmů, které nastanou v průběhu plnění smlouvy, musí být bezodkladně písemně oznámeny sekretariátu. V případě takového střetu zájmů přijme dodavatel/poskytovatel bezodkladně veškerá nezbytná opatření ke zjednání nápravy.

11 ČLÁNEK 16 ZMĚNY SMLOUVY 16.1 Veškeré změny smlouvy musí být předmětem písemné dohody mezi oprávněnými zástupci smluvní stran. Ústní dohoda není pro smluvní strany závazná Účelem ani důsledkem změny nesmí být taková modifikace smlouvy, jež by mohla zpochybnit rozhodnutí o jejím zadání nebo vést k nerovnému zacházení s uchazeči. ČLÁNEK 17 SUBDODÁVKY 17.1 Dodavatel/poskytovatel neuzavře bez předchozího písemného souhlasu sekretariátu smlouvy se subdodavateli a nepřipustí, aby smlouvu ve skutečnosti plnily třetí strany Dokonce i v případě, kdy sekretariát souhlasí s tím, aby dodavatel/poskytovatel využil subdodávek třetích stran, zůstává dodavatel/poskytovatel vázán ve vztahu k sekretariátu svými smluvními povinnostmi a nese výlučnou odpovědnost za řádné plnění smlouvy Dodavatel/poskytovatel zajistí, aby smlouva o subdodávkách neohrozila práva a záruky, na něž má sekretariát podle smlouvy nárok. ČLÁNEK 18 PŘEVOD PRÁV A POVINNOSTÍ 18.1 Dodavatel/poskytovatel nepřevádí bez předchozího písemného souhlasu sekretariátu na nikoho práva ani povinnosti, jež vyplývají ze smlouvy, a to ani jako celek, ani částečně Není-li tento souhlas udělen nebo nejsou-li dodrženy jeho podmínky, není převod práv či povinností ze strany dodavatele/poskytovatele vůči sekretariátu vymahatelný a nemá vůči němu žádné účinky. ČLÁNEK 19 VYŠŠÍ MOC Vyšší mocí se rozumí nepředvídatelná a výjimečná situace nebo událost, která se vymyká kontrole smluvních stran, brání některé z nich v plnění povinností daných smlouvou, není následkem pochybení ani nedbalosti z jejich strany ani ze strany subdodavatele a ukáže se jako nevyhnutelná navzdory vynaložení řádné péče. Na vyšší moc se nelze odvolávat v případě selhání při poskytování služby a vad či pozdního dodání vybavení nebo materiálu, k nimž nedojde v důsledku příslušného případu vyšší moci, ani v případě pracovních sporů, stávek či finančních problémů Setká-li se jedna ze smluvních stran s případem vyšší moci, neprodleně formálně vyrozumí druhou stranu, přičemž uvede povahu, pravděpodobné trvání a předpokládané důsledky dané situace Smluvní stranu, jež se setká s případem vyšší moci, nelze pokládat za stranu, která nesplnila své smluvní povinnosti, pokud jí vyšší moc zabránila v jejich splnění. Není-li dodavatel/poskytovatel z důvodu vyšší moci schopen plnit své smluvní povinnosti, má nárok pouze na úhradu skutečně splněných úkolů Smluvní strany přijmou veškerá opatření nezbytná k tomu, aby omezily škody vzniklé v důsledku vyšší moci. ČLÁNEK 20 POZASTAVENÍ PLNĚNÍ SMLOUVY

12 20.1 Pozastavení ze strany dodavatele/poskytovatele Dodavatel/poskytovatel je oprávněn pozastavit plnění smlouvy či její části v případě, je-li toto plnění v důsledku vyšší moci nemožné či nadměrně obtížné. Dodavatel/poskytovatel o pozastavení neprodleně vyrozumí sekretariát a uvede všechny důvody, potřebné podrobnosti a plánovaný termín, k němuž by mělo být plnění smlouvy obnoveno. Jakmile lze s ohledem na okolnosti plnění obnovit, dodavatel/poskytovatel neprodleně vyrozumí sekretariát, za předpokladu, že sekretariát smlouvu již neukončil Pozastavení ze strany sekretariátu Sekretariát je oprávněn pozastavit plnění smlouvy či její části, a) jestliže se ukáže, že v řízení o zadání smlouvy nebo při plnění smlouvy došlo k závažnému pochybení, nesrovnalostem či podvodu; b) aby ověřil, zdali skutečně došlo k předpokládanému závažnému pochybení, nesrovnalostem či podvodu. Pozastavení nabývá účinnosti dnem, kdy je dodavateli/poskytovateli doručeno příslušné formální oznámení, nebo k pozdějšímu datu uvedenému v tomto oznámení. Sekretariát dodavateli/poskytovateli co nejdříve oznámí, že má dodavatel/poskytovatel pozastavené plnění zadaného úkolu obnovit, nebo že sekretariát hodlá smlouvu ukončit. V případě pozastavení smlouvy či její části není dodavatel/poskytovatel oprávněn požadovat z tohoto titulu kompenzaci. ČLÁNEK 21 UKONČENÍ SMLOUVY 21.1 Důvody ukončení smlouvy Sekretariát je oprávněn smlouvu ukončit v těchto případech: a) pokud by změna v dodavatelově/poskytovatelově právní, finanční, technické či organizační situaci či v jeho vlastnických poměrech mohla závažným způsobem ovlivnit plnění smlouvy nebo zpochybnit rozhodnutí o jejím zadání; b) není-li do tří měsíců od předpokládaného termínu zahájení fakticky započato s plněním úkolů a případný nově navržený termín nepovažuje sekretariát s ohledem na článek 16.2 za přijatelný; c) neplní-li dodavatel/poskytovatel smlouvu v souladu se zadávací dokumentací nebo neplníli další podstatnou smluvní povinnost; d) v případě vyšší moci, jež byla oznámena v souladu s článkem 19, nebo v případě, že dodavatel/poskytovatel v důsledku vyšší moci oznámené v souladu s článkem 20 pozastaví plnění smlouvy a toto plnění buď nelze obnovit nebo by úpravy ve smlouvě mohly zpochybnit rozhodnutí o jejím zadání nebo vést k nerovnému zacházení s uchazeči; e) v případě, že je na dodavatele/poskytovatele vyhlášen úpadek, že je dodavatel/poskytovatel v likvidaci, předmětem soudní správy, uzavřel dohodu o vyrovnání se svými věřiteli, pozastavil svou obchodní činnost, je vůči němu vedeno v těchto věcech soudní řízení nebo je v podobné situaci vyplývající z podobných řízení podle vnitrostátních právních předpisů; f) pokud se dodavatel/poskytovatel nebo fyzické osoby oprávněné za něj jednat či jej zastupovat nebo o něm rozhodovat dopustili profesního pochybení, které je prokázáno jakýmikoli prostředky; g) pokud dodavatel/poskytovatel nesplnil povinnosti vztahující se k placení příspěvků na sociální zabezpečení nebo placení daní podle právních předpisů země, v níž je usazen, nebo podle právních předpisů země, jejíž právní předpisy jsou použitelné na tuto smlouvu, nebo podle právních předpisů země, ve které má být smlouva plněna;

13 h) má-li sekretariát důkazy, že se dodavatel/poskytovatel či fyzické osoby oprávněné za něj jednat či jej zastupovat nebo o něm rozhodovat dopustili podvodu, korupce, zločinného spolčení, praní peněz nebo jiného protiprávního jednání poškozujícího finanční zájmy Unie; i) má-li sekretariát důkazy, že se dodavatel/poskytovatel či fyzické osoby oprávněné za něj jednat či jej zastupovat nebo o něm rozhodovat dopustili v zadávacím řízení či při plnění smlouvy závažného pochybení, nesrovnalostí či podvodu, včetně případu uvedení nepravdivých údajů; j) v případě, že dodavatel/poskytovatel není v důsledku svého vlastního pochybení schopen získat povolení či licenci nezbytné pro plnění smlouvy Postup ukončení Zamýšlí-li sekretariát smlouvu ukončit, oznámí svůj záměr spolu s důvody formálně dodavateli/poskytovateli. Sekretariát dodavatele/poskytovatele vyzve, aby do 30 dnů od doručení oznámení vznesl připomínky a v případě podle čl písm. c) sekretariát informoval o opatřeních přijatých k pokračování s plněním smluvních povinností. Jestliže sekretariát do 30 dnů od doručení připomínek písemně nepotvrdí, že tyto připomínky akceptuje, postup ukončení smlouvy pokračuje. Ve všech případech, kdy sekretariát rozhodne smlouvu ukončit, oznámí formálně toto své rozhodnutí dodavateli/poskytovateli. V případech podle čl písm. a), b), c), e), g) a j) uvádí formální oznámení den, k němuž ukončení smlouvy nabývá účinnosti. V případech podle čl písm. d), f), h) a i) ukončení smlouvy nabývá účinnosti ke dni následujícímu po dni, kdy je dodavateli/poskytovateli doručeno příslušné oznámení Účinky ukončení V případě ukončení smlouvy se dodavatel/poskytovatel vzdá veškerých nároků na náhradu škod, které mu v důsledku toho vznikly, včetně předpokládaného ušlého zisku z nedokončeného plnění. Po doručení oznámení o ukončení smlouvy je dodavatel/poskytovatel povinen přijmout veškerá náležitá opatření, aby minimalizoval náklady, zabránil případným škodám a zrušil nebo omezil své závazky. Ve lhůtě 60 dnů ode dne, kdy ukončení smlouvy či objednávky nabývá účinnosti, dodavatel/poskytovatel vyhotoví dokumenty vyžadované podle objednávky v souvislosti s úkoly, jež byly splněny ke dni ukončení, a případně předloží fakturu. Částky, jež byly podle smlouvy vyplaceny, je sekretariát oprávněn získat zpět. Sekretariát je oprávněn požadovat kompenzaci škody, jež mu v případě ukončení smlouvy vznikne. Po ukončení smlouvy je sekretariát oprávněn pověřit provedením či dokončením úkolů libovolného jiného dodavatele/poskytovatele. Sekretariát je oprávněn požadovat po dodavateli/poskytovateli úhradu veškerých dodatečných nákladů, které mu tím vzniknou; tím nejsou dotčena ostatní práva a záruky sekretariátu podle smlouvy.

14 ČLÁNEK 22 ZPŮSOBY KOMUNIKACE 22.1 Veškerá komunikace o smlouvě nebo jejím plnění se provádí písemně a uvádí se při ní číslo objednávky. Má se za to, že komunikace proběhla, je-li dané sdělení doručeno příjemci, nestanoví-li tato smlouva jinak U elektronické komunikace se má za to, že byla druhé smluvní straně doručena v den odeslání, za předpokladu, že je zaslána adresátům uvedeným v objednávce. Aniž je dotčena předchozí věta, platí, že obdrží-li odesílatel oznámení o tom, že jeho sdělení nebylo doručeno nebo že je adresát nepřítomen, vyvine veškeré úsilí, aby sdělení druhé straně doručil. Na žádost strany je elektronická komunikace potvrzena originální podepsanou papírovou verzí daného sdělení za předpokladu, že je tato žádost podána bez zbytečného odkladu. Tuto originální podepsanou papírovou verzi zašle odesílatel bez zbytečného odkladu U dopisu zaslaného poštovní službou se má za to, že je sekretariátu doručen dnem, kdy jej zaeviduje příslušný útvar uvedený v objednávce. Formální oznámení jsou zasílána doporučeným dopisem s dodejkou či rovnocenným způsobem nebo rovnocennými elektronickými prostředky. PŘÍLOHA BEZPEČNOSTNÍ OPATŘENÍ 1. DORUČENÍ DO BUDOVY JUSTUS LIPSIUS Je-li místem doručení Brusel, dodávky musí být doručeny do budovy Justus Lipsius prostřednictvím vchodu na Chaussée d'etterbeek 70. Veškeré balíčky, dopisy a zboží musí být doručeny na nakládací rampu budovy Justus Lipsius, kde jsou elektronicky zkontrolovány. Oprávnění k přístupu k nakládací rampě mají řidiči s objednávkou nebo řidiči, jejichž příjezd příslušné oddělení sekretariátu předem oznámilo na příjmu u nakládací rampy. 2. PŘÍSTUP DO PROSTOR SEKRETARIÁTU Je-li třeba dodávky instalovat v prostorách sekretariátu nebo požadují-li zaměstnanci dodavatele/poskytovatele z jakéhokoliv důvodu přístup do těchto prostor, postupuje se podle těchto pravidel: 2.1 Vstupní průkazy Všichni, kdo požadují přístup do prostor sekretariátu, musí nejprve obdržet od akreditačního oddělení akreditaci. Akreditace je postup, během něhož se přidělí příslušný vstupní průkaz do určitých částí budovy poté, co bylo zajištěno, že má příslušná osoba k takovému vstupu oprávnění. O vstupní průkaz pro zaměstnance, s nimiž sekretariát uzavřel smlouvu, požádá příslušný úředník z žádajícího oddělení sekretariátu. Za tímto účelem dodavatel/poskytovatel musí: 1) alespoň pět pracovních dnů před plánovaným započetím plnění smlouvy zaslat určenému oddělení sekretariátu seznam jmen a údaje o totožnosti zaměstnanců

15 dodavatele/poskytovatele, kteří budou pracovat v prostorách sekretariátu, a registrační značky vozidel, jež musí mít za účelem plnění smlouvy přístup na místo; 2) informovat určené oddělení sekretariátu alespoň tří pracovní dny předem o všech plánovaných změnách v týmu či týmech pracujících v prostorách sekretariátu; 3) informovat zaměstnance dodavatele/poskytovatele o tom, že: pracovníci bezpečnostní služby mají oprávnění kontrolovat totožnost kterékoliv osoby žádající o vstup do prostor sekretariátu a v případě potřeby tento přístup dané osobě odepřít; u zaměstnanců dodavatele/poskytovatele a vozidel, která užívají, může být při vstupu do prostor sekretariátu a při jeho opouštění provedena bezpečnostní kontrola a že pracovníci bezpečnostní služby mají oprávnění dočasně zabavit zakázané předměty, které představují bezpečnostní riziko; 4) přijmout veškerá nezbytná opatření na ochranu osob a majetku před všemi nebezpečími vyplývajícími z plnění smlouvy. Potřebují-li zaměstnanci dodavatele/poskytovatele vstoupit do zabezpečených prostor, musí mít nejprve oprávnění oddělení odpovědného za příslušný zabezpečený prostor. Podrobnosti jsou stanoveny v rozhodnutí Rady č. 2013/488/EU ze dne 23. září 2013 o bezpečnostních pravidlech na ochranu utajovaných informací EU (Úř. věst. L 274, , s. 1).

16 Vstupní průkaz se vydává držiteli osobně po předložení: 1) dokladu o totožnosti, tj. dokladu opatřeného fotografií, jako je vnitrostátní průkaz totožnosti nebo pas. Jiné doklady, jako je kreditní karta nebo řidičský průkaz, nebudou jakožto doklad totožnosti uznány; 2) výpis z rejstříku trestů osvědčující bezúhonnost (extrait de casier judiciaire/uitreksel strafregister) získaný z místní policejní stanice držitele, který není starší než dva měsíce. Vstupní průkazy jsou nepřenosné a jejich držitel za ně nese osobní odpovědnost. Průkazy není možno předávat dalším pracovníkům týmu dodavatele/poskytovatele ani dalším třetím stranám. Porušení těchto předpisů může být důvodem k odepření vstupu nebo k odnětí některých práv na vstup. Vstupní průkazy musí být v prostorách Rady nošeny vždy viditelně. Dojde-li ke ztrátě nebo krádeži vstupního průkazu, musí o tom být neprodleně informována bezpečnostní kancelář, a jedná-li se o trvalý průkaz, rovněž policie. Držitel musí požádat o nový vstupní průkaz. Trvalé vstupní průkazy musí být vráceny akreditačnímu oddělení, a to i v případě, že vypršela jejich platnost. 2.2 Vozidla Vozidla prodejců mohou pro budovu Justus Lipsius využívat pouze vjezd na Chaussée d'etterbeek 70 a pro budovu Lex vjezd na Chaussée d'etterbeek 52. Držitelé trvalých průkazů mohou svá vozidla parkovat v budově Justus Lipsius na parkovišti pro služební vozidla: je-li příslušné vozidlo zaregistrováno u akreditačního oddělení; průkaz je naprogramován tak, že umožňuje automatický přístup na parkoviště pro služební vozidla; viněta vydaná akreditačním oddělením je umístěna na levé vnitřní straně čelního skla vozidla. Své osobní trvalé vstupní průkazy musí pracovníkovi ochrany předložit nejen řidič, ale všichni cestující ve vozidle. Cestujícím bez trvalého průkazu bude vstup na vjezdu do parkoviště odepřen a bude požadováno, aby do budovy vstoupily vstupem pro pěší, kde se budou muset podrobit elektronické bezpečnostní kontrole. Řidiči s ad hoc oprávněním mohou svá vozidla zaparkovat na příjezdové ploše k nakládací rampě budovy Justus Lipsius, avšak na střechu vozidla musí umístit kužel, který obdrží ve vrátnici.

17 Parkovací místa jsou k dispozici podle zásady kdo dříve přijde, je dříve na řadě. Během platnosti opatření v důsledku konání summitu jsou u všech vozidel a cestujících na vjezdu do parkoviště budovy Justus Lipsius prováděny další bezpečnostní kontroly. Na jízdu po vnitřních přístupových cestách na místě i na parkovišti se vztahují předpisy silničního provozu platné v Belgii. Vozidla jedoucí na parkovišti musí mít rozsvícené světlomety. Zaparkovaná vozidla musí být uzamčena a motory musí být vypnuty. Maximální světlá výška parkoviště je obvykle 2,05 m. Řidiči, kteří si přejí vjet na parkoviště s vyšším vozidlem, musí nejprve konzultovat akreditační službu sekretariátu. Osoby s omezenou schopností pohybu a orientace mohou požádat oddělení pro zdraví a bezpečnost (service.prevention@consilium.europa.eu) o vyhrazená parkovací místa. Tuto možnost mají rovněž osoby s dočasně omezenou schopností pohybu a orientace. Pokud byste chtěli zaparkovat vozidlo na LPG, informujte o tom prosím oddělení pro zdraví a bezpečnost. V případě nehody musí všechny zúčastněné strany vyplnit formulář pro zprávu o nehodě ( zprávu o nehodě poskytne bezpečnostní kancelář). Každý, jehož vozidlo způsobí škodu na majetku sekretariátu, ponese odpovědnost za náklady za opravu. V takovém případě musí být informována bezpečnostní kancelář (tel nebo 8909) a pro pojišťovnu musí být vyplněn formulář pro zprávu o nehodě. Sekretariát neodpovídá za jakékoliv ztráty zejména v důsledku nehod, krádeže nebo poškození, k nimž došlo na parkovišti, a to bez ohledu na jejich důvod či příčinu. 2.3 Subdodavatelé Uzavřel-li dodavatel/poskytovatel v souladu s touto dohodou dohodu o subdodávkách, ustanovení této přílohy se obdobně použijí na subdodavatele a jejich zaměstnance. 3. Kamerové systémy V zájmu zajištění bezpečnosti a ochrany svých zaměstnanců, budov, movitého majetku a informací, jakož i z logistických důvodů používá sekretariát v některých částech svých prostor sledovací videosystém. Další podrobnosti o videosystémech sekretariátu jsou dostupné v dokumentu Politika generálního sekretariátu Rady týkající se užívání videosystémů schváleném generálním sekretariátem dne 16. června 2011, jenž je k dispozici na internetových stránkách Rady EU na adrese