Příloha č. 4 usnesení 66. Rady města Stříbra ze dne Směrnice o účetnictví

Transkript

1 Příloha č. 21 Organizačního řádu MěÚ Směrnice o účetnictví Obsah směrnice: I. Úvodní ustanovení II. Systém zpracování účetnictví III. Příjmový a výdajový okruh IV. Účtový rozvrh V. Účetní knihy a způsob jejich vedení VI. Účetní závěrka a uzavírání knih VII. Oceňování majetku a závazků VIII. Účtování zásob IX. Účtování cenin X. Stravování zaměstnanců XI. Stanovení okamžiku uskutečnění účetního případu XII. Závěrečná ustanovení I. Úvodní ustanovení 1. Legislativní rámec Účetnictví obce je upraveno následující předpisy včetně jejich pozdějších úprav: zákonem o účetnictví č. 563/1991 Sb. v platném znění zákonem č. 128/2000 Sb. o obcích zákonem č. 250/2000 Sb. o rozpočtových pravidle územních rozpočtů v platném znění opatřením MF ČR čj. 114/74200/1997 o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů v platném znění opatřením MF ČR č.283/761 04/2000, kterým se stanoví a upravuje účtová osnova a postupy účtování pro organizační složky státu, územně samosprávní celky a příspěvkové organizace v platném znění zákonem č. 119/1992 SB. o cestovních náhradách v platném znění soustavou daňových zákonů -zákon o dani z příjmu, o dani z přidané hodnoty, o dani silniční, dědické, darovací a z převodu nemovitosti. zákonem č. 455/1991 Sb. o živnostenském podnikání zákonem č. 40/2004 Sb. o zadávání veřejných zakázek zákonem č. 593/1992 Sb. o rezervách obchodním a občanským zákoníkem vyhláškou č. 410/2009 Sb. 2. Závaznost směrnice Podle této směrnice a zásad v ní uvedených postupují všichni pracovníci obce. Ostatní pracovníci obce, kteří se v rámci plnění svých úkolů stanou účastníky realizovaných účetních případů jsou povinni plnit pokyny ve smyslu zásad stanovených směrnicí o účetnictví. Kontrolu dodržování směrnice o účetnictví zabezpečuje starosta. 3. Předmět úpravy Ustanovení této směrnice se vztahují na systém účetnictví, které lze charakterizovat jako uspořádaně vedené záznamy o hospodářských jevech, k nimž došlo v obci. Předmětem účetnictví je pohyb majetku, závazků, aktiv, pasiv, nákladů a výnosů a výsledku hospodaření. II. Systém zpracování účetnictví 1. Používaný účetní systém 1

2 Účetnictví se zpracovává pomocí programu firmy Asseco Solutions, a.s. - Software FENIX. FENIX je moderní komplexní informační systém pro obce, města, krajské úřady, rozpočtové a příspěvkové organizace. Je určený k podpoře procesů územně samosprávních celků především v oblasti ekonomické a v oblasti podpory správních činností. FENIX v sobě kombinuje zkušenosti producenta řešení s více než desetiletou tradicí a funkčnost, která reaguje na nejaktuálnější potřeby zákazníků. Je koncipován jako progresivní modulární systém ekonomické jádro může být doplňováno o další FENIX komponenty nebo o komponenty vytvořené smluvními partnery podle potřeb zákazníka tak, aby informační systém v maximální míře plnil veškeré požadavky Adresa společnosti: Asseco Solutions, a.s., Zelený pruh 1560/99, Praha Projekčně programová dokumentace - uživatelská příručka, popisující práci s účetním programem - algoritmy automaticky prováděných operací a výpočtů - harmonogram zpracování 3. Seznam počítačových sestav Deník v programu označen názvem Konto zápisy upořádány chronologicky z hlediska časového, účel prokázání zaúčtování všech účetních případů v účetním období Analytická kniha v programu označena názvem Hlavní kniha, účel využití kontrola chronologicky řazených operací v průběhu jednoho měsíce, jedná se o podrobnější zápisy hlavní knihy Hlavní kniha v programu označena názvem Základní účetnictví, účel využití informace o zůstatku účtů ke dni sestavení a počáteční zůstatek k datu otevření knihy, informace o souhrnných obratech strany Má dáti a Dal účtů a to za kalendářní měsíc a za celé období. Výkazy ÚSC: 1) Rozvaha 2) Výkaz zisku a ztráty 3) Příloha 4) Výkaz pro hodnocení plnění rozpočtu ÚSC a DSO 5) Přehled o peněžních tocích 6) Přehled o změnách vlastního kapitálu Za sestavy odpovídá hlavní účetní. Povinnosti hlavní účetní při sestavování sestav a četnost sestavování: a) odpovídá za měsíční předávání odpovědným pracovníkům dle jejich kapitol Hlavní knihu a to em b) vždy k poslednímu dni v měsíci sestavit Výkaz pro hodnocení plnění rozpočtu, zkontrolovat jeho správnost a zároveň předat stanovenou formou nadřízenému orgánu (Krajský úřad) c) vždy k 31.3., , a k sestavit Rozvahu, Výkaz pro hodnocení plnění rozpočtu a přílohu účetní závěrky, zkontrolovat jejich správnost a zároveň předat stanovenou formou nadřízenému orgánu (Krajský úřad) d) vždy k sestavit všechny výkazy 1-6, zkontrolovat jejich správnost, vytisknout, zajistit podpis oprávněné osoby a předat Krajskému úřadu III. Bankovní účty Příjmy a výdaje se účtují pomocí Základního běžného účtu rozlišeného analytikou, Běžných účtů peněžních fondů a ostatních běžných účtů. Analytické členění bankovních účtů: 1) Základní běžný účet a) Základní běžný účet ZBÚ (ČSOB) Tento účet se používá pro: 2

3 - účtování dotací a transferů poskytnutých a přijatých vyjma příjmů z veřejnoprávních smluv s obcemi - převádění prostředků mezi účty rozpočtovými a ostatními - finanční vypořádání - poskytnuté a přijaté splátky - zakládání a rušení termínovaných vkladů - převádění úvěrů k použití ZBÚ a pro splátky úvěru b) Základní běžný účet ZBÚ Creditanstalt Raiffeisenbank - určeny ke spoření finančních prostředků c) Základní běžný účet - výdajový Slouží především pro účtování investičních a neinvestičních výdajů d) Základní běžný účet - příjmový slouží především pro účtování příjmů - účtování příjmů z veřejnoprávních smluv s obcemi V případě, že platba přijde na jinou analytiku než se běžně používá, je zde možnost zaúčtovat platbu přímo na účtu, kam platba přišla (např. vratky sociálních dávek, přeplatky minulých let atd.) bez přeposílání na jinou analytiku. Přeplatky z vyúčtování služeb celkem za fakturu (nikoliv za jednotlivé položky faktury): a) přeplatek z faktury, která přijde v následujícím roce a bude se týkat jenom minulého období, se účtuje s příjmovou položkou b) přeplatek z faktury, která se týká jak minulého období, tak z části i letošního roku se účtují s výdajovou položkou dle příslušných správců a příkazců rozpočtu. Další analytiky Základního běžného účtu se zřizují dle potřeby a jsou uvedeny v účetním rozvrhu na příslušný kalendářní rok. 2) Běžné účty peněžních fondů slouží pro výdaje a příjmy peněžních fondů Analytiky Běžných účtů: Sociální fond FRBMS používá se pro splátky a poskytování půjček na bytovou politiku 3) Ostatní běžné účty slouží pro výdaje a příjmy cizích prostředků mimo rozpočet Analytika ostatních běžných účtů dle účelu IV. Účtový rozvrh Obec má sestaven účtový rozvrh s souladu s platnou směrnou účtovou osnovou pro organizační složky státu, územní samosprávné celky a příspěvkové organizace. Účtový rozvrh obsahuje syntetické a vybrané analytické účty - viz příloha č. 1 účtový rozvrh. V. Účetní knihy a způsob jejich vedení Účetní knihy Obec účtuje: a) v deníku (zápisy jsou uspořádány chronologicky z časového hlediska) a jimi prokazuje zaúčtování všech účetních případů v účetním období b) v hlavní knize, v níž jsou uspořádány z hlediska věcného (systematicky) 3

4 c) v knihách analytických účtů, v nichž jsou podrobně rozvedeny účetní zápisy hlavní knihy (analytická evidence je vedena dle potřeb obce, tak aby byla co největší vypovídající schopnost, pohledávky jsou členěny dle jednotlivých druhů pohledávek, bankovní účty dle bankovního ústavu popřípadě dle účelu viz příloha č. 1 účtový rozvrh d) v knihách podrozvahových účtů Hlavní kniha Hlavní kniha zahrnuje syntetické účty podle účtového rozvrhu, které obsahují minimálně tyto informace: a) zůstatky účtů ke dni, k němuž se otvírá hlavní kniha b) souhrnné obraty strany MD a D účtů, alespoň za kalendářní měsíc c) zůstatky účtů ke dni, ke kterému se sestavuje účetní závěrka Forma vedení účetních knih Účetní knihy jsou vedeny formou počítačových sestav: a) konto b) hlavní kniha c) základní účetnictví VI. Účetní závěrka a uzavírání účetních knih Postup prací a termíny: etapa - Přípravné práce pro účetní závěrku: termín do inventarizace majetku a závazků (směrnice č. 14) zúčtování veškerých účetních případů patřících do účetního období (kontrola účetnictví, inventarizační rozdíly, kurzové rozdíly k , časové rozlišení nákladů a výnosů) etapa -Uzavírání účtů: dle Českého účetního standartu č. 702 uzavírání okruhu rozpočtového hospodaření uzavírání účtů hospodářské činnosti (obec nemá hospodářskou činnost) uzavírání rozvahových účtů zjišťování hospodářského výsledku etapa - Sestavení účetní závěrky Výkaz zisků a ztrát, u obce výkaz pro hodnocení plnění rozpočtu územních samosprávných celků a DSO Rozvaha Výkaz zisku a ztráty Příloha Přehled o peněžních tocích Přehled o změnách vlastního kapitálu etapa - Otevírání účetních knih na počátku účetního období dle Českého účetního standartu č. 702 Účty hlavní knihy se otevírají k 1.1. účetními zápisy pomocí účtu Počáteční účet rozvažný. Zisk nebo ztráta z hospodářské činnosti se při otevírání účetních knih zaúčtuje ve prospěch, příp. na vrub účtu 431 -Hospodářský výsledek ve schvalovacím řízení se souvztažným zápisem na vrub, příp. ve prospěch účtu 491- Počáteční účet rozvažný. VII. Oceňování majetku a závazků 1. Obec oceňuje svůj majetek a závazky: 4

5 k okamžiku uskutečnění účetního případu na konci rozvahového dne 2. Majetek a závazky obec oceňuje: pořizovací cenou vlastními náklady jmenovitou hodnotou pořizovací reprodukční cenou Příloha č Jednotlivé složky majetku se oceňují: dlouhodobý majetek (vyjma majetku vytvořeného vlastní činností) pořizovací cenou zásoby (vyjma zásob vytvořených vlastní činností) pořizovací cenou peněžní prostředky a ceniny jejich jmenovitými hodnotami dlouhodobý majetek a zásoby vytvořené vlastní činností ve vlastních nákladech podíly a cenné papíry pořizovací cenou pohledávky a závazky při vzniku jmenovitou hodnotou, při převzetí nebo nabytí pořizovací cenou bezúplatně nabytý majetek nebo majetek v případech, kdy vlastní náklady na jeho vytvoření vlastní činností nelze zjistit nebo jsou vyšší než reprodukční pořizovací cena tohoto majetku, se ocení reprodukční pořizovací cenou (vyjímka peněžní prostředky, ceniny, pohledávky a závazky) 4. Majetek a závazky, vyjádřené v cizí měně, se přepočítávají na českou měnu dle pevného kurzu stanoveném účetní jednotkou vždy na kalendářní rok. Ke dni následujícího roku se přepočítají zůstatky na účtech a v pokladně dle nově stanoveného pevného kurzu vyhlášeného účetní jednotkou pro příslušný kalendářní rok. Použití jiného kurzu u cizí měny je možné jen v případě, že je tato skutečnost ve smlouvě o dotaci (příspěvku) či v rozhodnutí o dotaci (příspěvku) nebo jiném nařízení týkající se Evropské unie či jiných cizích zdrojů např. Norské fondy. VIII. Účtování zásob 1. Obec o zásobách během roku neúčtuje, vše se účtuje přímo do spotřeby. Vyjímka: zásoby, které převezme obec jako nástupnická organizace a které byly u původní organizace vedeny na účtech zásob 2. Na konci roku dle zůstatku zásob se účtuje na účet zásob: a) reklamní předměty b) plomby pro lesní zvěř c) rybářské lístky IX. Účtování cenin 1. Obec účtuje o ceninách: stravenky karty CCS docházkové čipy 2. V okamžiku skutečné spotřeby se ceniny zúčtují do nákladů. X. Stravování zaměstnanců 1. Oblast stravování zaměstnanců upravuje směrnice organizačního řádu MěÚ č Firma fakturuje na základě objednávky, celá faktura je hrazena z účtu sociálního fondu. Stravenky se evidují na účtu cenin. XI. Časové rozlišení nákladů a výnosů 5

6 1. Časové rozlišení nákladů upravuje samostatná směrnice organizačního řádu MěÚ. XII. Stanovení okamžiku uskutečnění účetního případu 1. Okamžikem uskutečnění účetního případu je: a) při vystavování účetních dokladů je okamžik uskutečnění účetního případu totožný s vystavením dokladu b) při vzniku závazku (došlá faktura) je okamžikem uskutečnění účetního případu den, kdy faktura přišla na obec c) úhrada závazků a pohledávek - viz výpisy z bankovního účtu d) operace s cennými papíry - výpisy Střediska cenných papírů e) při převodu vlastnictví k nemovitostem, které podléhají vkladu do katastru nemovitostí, se za okamžik uskutečnění účetního případu považuje den podání návrhu na vklad katastrálnímu úřadu. Souvisejícími účetními doklady jsou protokol o zařazení do majetku, smlouva o pořízení majetku. (Z hlediska zaúčtování je důležitý datum podání návrhu na vklad do katastru). f) Den uskutečnění účetního případu zaúčtování majetku nepodléhajícímu vkladu do katastru je den zařazení majetku do užívání, který je uveden na protokolu o zařazení majetku. XIII. Závěrečná ustanovení 1. Účtový rozvrh aktualizuje finanční odbor a předává jej k informaci všem odborům MěÚ. Účtový rozvrh se ukládá na finančním odboru a je nedílnou součástí závěrečných operací. 2. Tato směrnice je součástí vnitřního organizačního a kontrolního systému obce 3. Tato směrnice podléhá aktualizaci podle daných potřeb a změn zákonných norem 4. Ustanoveními směrnice jsou povinni řídit se všichni zaměstnanci obce 5. Návrh na novelizaci směrnice podávají účetní 6. Tato směrnice ruší směrnici č. 21 o účetnictví ze dne včetně dodatků. 7. Tato směrnice byla schválena usnesením Rady města Stříbra dne a nabývá účinnosti dne Mgr. Miroslav Nenutil starosta města Stříbra 6