Inventarizace a všechno kolem

Transkript

1 Inventarizace a všechno kolem Problematika správného provedení inventarizace je velmi často opomíjená. Přitom pouze jejím kvalitním provedením je možné zjistit aktuální a správný stav majetku, který účetní jednotka vlastní. Z tohoto důvodu je inventarizace velmi přísně vyžadována u všech účetních jednotek. Základním předpisem upravujícím provádění inventarizace je zákon č. 563/91 Sb., o účetnictví v platném znění. Ten nařizuje všem účetním jednotek povinnost provádět inventarizaci a také schopnost doložit její provedení pět let zpětně. V zákoně se inventarizace týkají zejména 6, 29 a 30. Vnitřním předpisem Junáka, který se věnuje inventarizaci je Směrnice k inventarizaci. Tu je možné najít na Na této adrese jsou vyvěšeny i formuláře k provádění inventarizace. Úvod do problematiky a základní pojmy Inventarizace Inventarizací se rozumí soubor činností nutných k porovnání skutečného stavu majetku a závazků se stavem zachyceným v účetní a operativní evidenci. Provádění inventarizací je nedílnou součástí správy majetku a závazků a je předpokladem pro hospodárné nakládání se jměním Junáka i jeho organizačních jednotek. Za řádné provádění inventarizace odpovídá statutární orgán jednotky. Nejčastějším omylem laiků je domněnka, že inventarizace slouží k evidenci majetku. Tak tomu ale není - evidence majetku má probíhat průběžně po celou dobu účetního období a inventarizace má skutečně pouze za úkol porovnat to, co máme vedené v účetnictví s tím, co najdeme v majetku účetní jednotky. Důležité je, že inventarizaci podléhá veškerý majetek a závazky vedený jak v účetní evidenci, tak i ten, který je veden v operativní evidenci. Pod veškerým majetkem je možné si představit například nemovitosti, stany, lodě, vybavení klubovny, peníze v pokladně, peníze na běžném účtu, poštovní známky, zásoby stavebního materiálu, pohledávky za rodiči, nezaplacené nájemné, neuhrazené faktury. Více informací o majetku, jeho druzích a povinnostech evidence můžete najít ve Směrnici k majetku Junáka. Mimo jiné z ní vyplývá, že organizační jednotky jsou povinny vést operativní evidenci drobného majetku, která obsahuje zejména: popis majetku; umístění; odpovědnou osobu za majetek; skutečnost zda byl pořízen z účelově vázaných prostředků; případně další informace potřebné pro organizační jednotku či osoby majetek využívající. Inventura vs. inventarizace Je poměrně běžné, že se v praxi zaměňují pojmy inventarizace a inventura. Každý z nich však vyjadřuje úplně něco jiného a proto nezbývá, než uvést následující vysvětlení inventur, ze kterého bude rozdíl jasný. Inventurou se rozumí jednotlivá činnost, která spočívá ve zjištění skutečného stavu k určitému okamžiku u jednotlivých složek majetku a závazků. Z výše uvedeného tedy vyplývá, že jednotlivé inventury jsou součástí inventarizace. Inventury se liší podle způsobu kontroly majetku fyzickou inventurou se zjišťují skutečné stavy majetku hmotné povahy, případně nehmotné povahy tehdy, pokud to připouští jejich povaha a nebrání-li tomu místo, kde se v době inventury nachází. dokladovou inventurou se zjišťují skutečné stavy majetku a závazků, u kterých jiný způsob inventury neumožňuje jejich povaha. V klubovně se fyzicky spočítají stoly, židle, kamna, nástěnky, tabule. Fyzicky lze také spočítat peníze v pokladně, případně ceniny. Těžko již přepočítáte peníze na běžném účtu u banky, pohledávky vůči svým dlužníkům apod. Tyto druhy majetku je třeba kontrolovat dokladovou inventurou. Kontrola se provádí na základě dokladů (tj. zkontroluje se stav běžného účtu na posledním výpisu se stavem zůstatku tohoto účtu v účetní evidenci, u pohledávek či závazků se zkontroluje zda skutečně nebyly uhrazeny a v případě, že nikoliv, tak je na místě otázka, proč tomu tak je). Obdobně se zkontroluje majetek, který v tuto chvíli není v organizační jednotce (např. je zapůjčen), a to kontrolou smluvního vztahu (smlouva o zápůjčce) či u delšího zapůjčení potvrzením výpůjčitele, že náš majetek má dosud u Metodický list Inventarizace a všechno kolem strana 1/ 7

2 sebe. Kombinací fyzické a dokladové inventury se kontrolují např. stavby obhlídkou fyzicky zkontrolujeme jejich stav a prostřednictvím výpisu z katastru nemovitostí zkontrolujeme, zda souhlasí i vlastnictví tohoto majetku. Termín provádění Povinnost provést inventarizaci mají organizační jednotky vždy k okamžiku, ke kterému sestavují účetní závěrku, resp. uzavírají účetnictví. Fyzickou inventuru, kterou nelze provést ke dni účetní závěrky, lze provést v průběhu posledních čtyř měsíců účetního období, případně v prvním měsíci následujícího účetního období. V takovém případě se musí prokázat stav majetku ke dni sestavení účetní závěrky doložením přírůstků a úbytků majetku za období mezi ním a dnem fyzické inventury. Účetní jednotky provádějí inventarizaci nejběžněji právě v období 1. září 31. ledna. V průběhu tohoto období je možné provést jednotlivé inventury veškerého majetku a závazků s tím, že ke dni účetní závěrky (resp. uzavření účetnictví) je třeba doložit rozdíly (přírůstky, úbytky), ke kterým došlo v tom mezidobí od konce roku a datem provedení inventury. Příkladem může být inventura skladu. Zde je inventurou zjištěno, že se zde nalézá k 15. prosinci určitý majetek (zapsaný v určitém seznamu). Pokud účetní jednotka ví, že do konce roku nic do skladu nedala (nic nekoupila), nemusí provádět žádné opravy a stav k 15. prosinci je konečným stavem majetku ve skladu. Pokud však mezi vánočními svátky koupila účetní jednotka nové tee-pee, pak musí stav zjištěný k 15. prosinci opravit o nově pořízené tee-pee. Stav k bude pak stav k tee-pee. Organizační jednotka může také rozhodnout o provedení mimořádné inventarizace. Její provedení je doporučené v případech, kdy bylo do majetku výrazně zasaženo z nějaké vnější příčiny (např. vyhoření skladu majetku, vykradení klubovny) a tehdy, když jsou zjištěny závažné nedostatky v účetní evidenci (např. nevedení účetnictví, nepořádek v operativní evidenci). Mimořádná inventarizace je také možná na přání odpovědných činovníků při předávání jejich funkce, a to ať celková (např. u funkce vedoucího střediska) nebo částečná (např. u správce základny). Postup provedení inventarizace Příprava ustavení inventarizační komise Statutární orgán písemně nařídí provedení inventarizace. Rozhodnutí o provedení inventarizace zejména obsahuje časový harmonogram inventarizace, ustavení členů inventarizační komise a rozsah inventarizovaného majetku a závazků. Inventarizační komise (dále také IK) má nejméně dva členy. Předsedou IK nesmí být statutární orgán, hospodář či jiný činovník pověřený správou kontrolovaného majetku. Členové IK mají v rámci provádění inventarizace právo vstupu do objektů užívaných Junákem, nahlížet do účetní evidence, požadovat od statutárního orgánu a osob odpovědných za majetek vyjádření ke zjištěným skutečnostem. Kromě pravidel stanovených předpisy státu či Junáka si organizační jednotka může stanovit další vnitřní pravidla k provádění inventarizace (například kdy se inventarizace bude běžně provádět, jaký bude postup inventarizačních prací, kdo je členem inventarizační komise apod.). Doporučujeme využít připraveného formuláře, který obsahuje všechny požadované náležitosti ( Při stanovování podmínek inventarizace je třeba brát v úvahu místní podmínky. Je možné ustanovit např. dílčí komise pro kontrolu majetku jednotlivých oddílů či odlišný termín pro kontrolu majetku základny. Je praktické, aby při inventarizaci byl přítomen činovník odpovědný za nakládání s příslušnou částí majetku. K provedení dokladové inventury nemusí být ustavena inventarizační komise. V takovém případě písemně určí statutární orgán činovníky, kteří inventuru provedou. Inventuru by neměl zpravidla provádět činovník odpovědný za vedení příslušné části evidence. Pro určení činovníků, aby provedli dokladovou inventuru, není vyhotoven žádný doporučený formulář. Stačí, když rozhodnutí statutárního orgánu je zaznamenáno v zápise z jednání rady OJ. Je naopak vhodné, aby inventuře byl přítomen hospodář, protože zná okolnosti vzniku závazků a pohledávek (a také jejich úhrad či nezaplacení). Metodický list Inventarizace a všechno kolem strana 2/ 7

3 Obr. - Ukázka rozhodnutí o provedení inventarizaci Příprava podklady pro inventarizační komisi Odpovědní činovníci za správu a nakládání s majetkem připraví dopředu potřebné podklady k provedení inventarizace (např. knihy či karty majetku, operativní evidenci majetku, výpisy z účetní evidence). Znamená to, že hospodář + ostatní činovníci odpovědní za správu majetku připraví všechny seznamy a výpisy z evidence, které musí být průběžně doplňovány o přírůstky a upravovány o případné úbytky majetku v jejich správě. Hospodář mimo běžný hmotný majetek připraví ke kontrole pokladní hotovost (resp. všechny dílčí pokladny) a ceniny. K těmto majetkovým druhům je třeba vytisknout stavy v účetních knihách (v jednoduchém účetnictví: peněžní deník a knihu cenin; v podvojném účetnictví: obraty na účtu Pokladna a 213 Ceniny, vč. analytického třídění). Zkušenosti hovoří o tom, že kvalitní příprava podkladů je půlkou úspěšného dokončení inventarizace. Metodický list Inventarizace a všechno kolem strana 3/ 7

4 Postup při provádění inventur Inventarizační komise kontroluje soulad účetní a operativní evidence se skutečným stavem majetku a závazků. Při fyzické inventuře inventarizační komise kontroluje také fyzický stav majetku (poškození, znehodnocení), jeho uložení a zabezpečení a ověřuje stanovení odpovědnosti jednotlivých osob za správu majetku. V rámci dokladové inventury se kontroluje soulad majetku a závazků s účetní evidencí, jejich podloženost účetními či jinými doklady a opodstatněnost evidence a ověřuje se stanovení odpovědnosti jednotlivých osob za správu majetku. Skutečné stavy majetku a závazků se zaznamenávají do inventurních soupisů, které se zpravidla vyhotovují odděleně podle druhu majetku či závazků, jejich umístění a odpovědného činovníka. Inventurní soupisy obsahují především: označení majetku či závazku potřebné k jeho jednoznačnému určení, podpis člena inventarizační komise a dále podpis ostatních osob zúčastněných na inventuře majetku či závazků, způsob zjišťování skutečných stavů, ocenění majetku a závazků k okamžiku ukončení inventury, okamžik zahájení a ukončení inventury. Rozdíly zjištěné porovnáním skutečného a evidovaného stavu se zapíší buď do inventurního soupisu nebo do zvláštní evidence a předají odpovědné osobě za majetek k podání vysvětlení. Je poměrně běžné, že hospodář předá IK již hotové inventurní soupisy tak, jak mají vypadat. Hospodář je sestaví dle údajů v účetnictví. IK pak jen zkontroluje, zda účetní stav v inventurních soupisech odpovídá skutečnosti a nesoulad v soupisu vyznačí. Hospodář by měl podle výsledků inventarizace opravit inventurní soupisy tak, aby jejich čistopisy (tj. soupisy po záznamu všech oprav) byly uloženy v účetnictví daného účetního období, za které je inventarizace prováděna. Obr. - Ukázka inventurního soupisu fyzická inventura Metodický list Inventarizace a všechno kolem strana 4/ 7

5 Obr. - Ukázka inventurního soupisu dokladová inventura Inventarizační zápis Inventarizační komise zpracuje inventarizační zápis, který předá statutárnímu orgánu organizační jednotky. Inventarizační zápis obsahuje zejména: identifikaci organizační jednotky, datum, ke kterému je inventarizace prováděna, označení členů inventarizační komise a dalších osob zúčastněných na inventarizaci, předmět inventarizace (vyjmenování složek kontrolovaného majetku a závazků), den zahájení a ukončení inventarizace, přehled vyhotovených inventurních soupisů, přehled zjištěných a nevyjasněných inventarizačních rozdílů spolu s vyjádřením odpovědných činovníků, případně návrh na jejich vypořádání, případně návrh na vyřazení, likvidaci či odprodej majetku, který je neupotřebitelný, přebytečný nebo nevyužitý, případné návrhy na zlepšení správy a evidence majetku, přípravy podkladů k inventarizaci nebo stanovení odpovědnosti dotčených činovníků, inventarizační komise má právo dle zjištěných skutečností do zápisu zaznamenat i zjištěné porušení povinností odpovědných činovníků, podpisy všech členů inventarizační komise a datum vyhotovení zápisu. Doporučuje se k zápisu přiložit všechny inventurní soupisy a případné přílohy, všechno spojit pevným spojem a uložit v jednom výtisku k účetnictví toho období, za které je inventarizace provedena. Ze zkušenosti můžeme dále doporučit, že je vhodné v případě řešení některých nesrovnalostí provést poznámku přímo do evidence majetku či Metodický list Inventarizace a všechno kolem strana 5/ 7

6 inventurního soupisu tak, aby se při další inventarizaci nemusela IK zabývat genezí celého problému. Tímto postupem se lehce předejde nesrovnalostem. Inventarizační rozdíly a jejich řešení Statutární orgán má povinnost předložit zprávu inventarizační komise radě organizační jednotky k projednání na jejím nejbližším zasedání, a to včetně informace o způsobu řešení zjištěných inventarizačních rozdílů. Inventarizačními rozdíly se rozumí rozdíly mezi skutečným stavem a stavem v účetnictví, které nelze prokázat zákonným způsobem je-li skutečný stav nižší než stav v účetnictví, jedná se o manko, popřípadě o schodek u peněžních hotovostí a cenin je-li skutečný stav vyšší než stav v účetnictví, jedná se o přebytek. Bylo-li inventarizací zjištěno manko, může organizační jednotka požadovat úhradu vzniklé škody po zodpovědném činovníkovi. Schodek finančních prostředků a cenin je vyžadován po zodpovědném činovníkovi vždy. Inventarizační rozdíly vyúčtuje organizační jednotka do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků. Účetním dokladem pro doúčtování inventarizačních rozdílů je právě zápis IK (v podvojném účetnictví se přidá ještě interní doklad). Je velmi důležité, aby statutární orgán ihned po skončení inventarizace předložil zápis IK radě účetní jednotky k projednání. Vzhledem k tomu, že má zpravidla nějaké pravomoci při nakládání s majetkem a zároveň odpovídá i za provádění kontroly majetku, je informování dalších členů rady nepřímou kontrolou. Při stanovování odpovědnosti konkrétních osob za způsobenou škodu musí organizace přihlížet k obecným pravidlům hospodárnosti při nakládání s majetkem Junáka. Předpokladem pro možnost získat zpět způsobenou škodu je stanovení jasných pravidel pro zacházení s majetkem. Zjištěné manko majetku je možné vyřešit dvěma způsoby: zjištění viníka manka a určení jeho podílu na nápravě (např. vedoucí oddílu zavinil ztrátu stanu na výpravě; vedoucí oddílu musí zakoupit nový stan); manko vzniklo zničením věci (v průběhu jejího užívání); provede se vysvětlení důvodu manka a věc se navrhne k vyřazení. Zpracoval: Recenze: Ing. Jan Stejskal Bořek Slunéčko Metodický list Inventarizace a všechno kolem strana 6/ 7

7 Obr. - Ukázka inventarizačního zápisu Metodický list Inventarizace a všechno kolem strana 7/ 7