Struktura monitorovací zprávy

Transkript

1 Struktura monitorovací zprávy Označení materiálů 01_MonitorovaciZprava 02_ZadavaciRizeni Skupiny materiálů Monitorovací zpráva Monitorovací zpráva Zjednodušená žádost o platbu Podpisové vzory Souhrnná informace o realizaci projektuzávěrečná Dokumentace k zadávacímu řízení Originál (podpis) (statutární (statutární (statutární (oprávněná osoba) Formát materiálů Scan nebo Kopie (IPo, IPn, TP vždy scan) na CD Zdrojový soubor (.pdf na CD) (.doc na CD) 03_RozpisyRozpocet Rozpisy/Rozpočet (.xls v jednom souboru) na CD + Poznámka Vyplňuje se v aplikaci B7+; Obsahuje Čestné prohlášení statutárního zástupce. Vyplňuje se v aplikaci B7+; V případě, že je příjemce organizace se stanovenými závaznými ukazateli/limity mzdové regulace, je přiložen také dokument s názvem Požadavek na strukturu průběžné platby, který je ke stažení na webu MŠMT Formulář je ke stažení na webu MŠMT; Dokládá se pouze k první průběžné zprávě a při každé změně, včetně relevantních pověření (plná moc) Formulář je ke stažení na webu MŠMT; Součástí závěrečné monitorovací zprávy Po uzavření smlouvy s dodavatelem budou v monitorovací zprávě (nejpozději společně s první žádosti o platbu, kde budou nárokovány výdaje vztahující se k výběrovému řízení) přiloženy ke každému zadávacímu řízení kopie následujících dokumentů: - text oznámení o zahájení zadávacího řízení, resp. výzvy; - zápis (protokol) o posouzení a hodnocení podaných nabídek podepsaný relevantními osobami; - text oznámení o výsledku zadávacího řízení Aktuální formulář je ke stažení na webu MŠMT a obsahuje tyto rozpisy a rozpočty: - Přehled čerpání veřejné podpory, - Přehled čerpání veřejné podpory podle de minimis - Soupiska účetních dokladů

2 04_VypisyZUctu Výpisy z účtů Projektový, provozní Pokladní kniha příloha Žádosti o platbu v Benefit 7+ - Přehled čerpání způsobilých výdajů, - Přepracovaný rozpočet projektu, - Rozpis mzdových výdajů (do sloupce Zaměstnanec zapisujte jméno v pořadí: příjmení, křestní jméno, titul) - Rozpis cestovních náhrad, - Odpisy, - Rozpis mzdových příspěvků, - Seznam školení Tento soubor bude přílohou Zjednodušené žádosti o platbu v aplikaci Benefit7+ Dokládají se výpisy z projektových účtů příjemce, partnerů. V případě prvotních úhrad z provozních účtů organizace se dokládají i výpisy z těchto účtů; V případě, že jsou relevantní, jsou předkládány příkazy k proplacení prostředků z projektového na provozní účet, vždy za odpovídající výpis z projektového účtu. Pokladní kniha projektu, je-li vedena 05_KopieDokladu Kopie dokladů Jsou předkládány v pořadí dle jednotlivých rozpisů a účetních dokladů v nich řazených; 06_VykazyPrace Výkazy práce Formulář je ke stažení na webu MŠMT Řazení je dle pořadí jednotlivých zaměstnanců v rozpisu mzdových výdajů 07_Smlouvy Smlouvy Řazeny dle typů smluv Pracovní (včetně DPP a DPČ), obchodní 08_Publicita Publicita Je dokládán relevantní formát odpovídající charakteru dokladované přílohy např. fotografie, PDF soubory, PrtScr webové aplikace 09_Vystupy Výstupy Je dokládán relevantní formát odpovídající charakteru dokladovaného výstupu např. fotografie, PDF soubory, videozáznam, PrtScr webové aplikace

3 Další dokumenty předložené mimo monitorovací zprávu ve stejném termínu Označení materiálů 01_KPravnimuAktu Skupiny materiálů Dokumenty upravující právní akt 02_KSubjektu Dokumenty svodné předkládané za subjekt 03_Mimoradne Mimořádně dokládané dokumenty Originál (statutární Formát materiálů Scan/Kopie Zdrojový soubor Poznámka Formuláře jsou ke stažení na webu MŠMT např. žádost o podstatnou změnu, dodatek partnerské smlouvy např. interní směrnice příjemce např. auditorská zpráva o realizaci projektu Dokumenty, které jsou předkládány v originále, doloží příjemce opatřeny relevantními podpisy. Následně se rozhodne, zda zbylé materiály předloží elektronicky jako scan nebo jako listinné kopie. Doporučujeme nekombinovat způsob scan nebo kopie u skupin materiálů Listinné kopie budou řazeny do jednotlivých skupin materiálu dle oddělovacích listů, které jsou ke stažení na webu MŠMT. V případě, že v určité skupině materiálů nejsou v rámci monitorovací zprávy předkládány žádné dokumenty, není požadováno příslušný oddělovací list do složky vkládat. Elektronicky dokládané materiály jsou předkládány na CD. Na CD budou vytvořeny adresáře, jejichž název se bude skládat z čísla a názvu skupiny materiálů, viz první sloupec v přehledu (struktura CD je také ke stažení na webu MŠMT ve formátu.zip), v němž budou umístěny příslušné soubory příloh pod označením, které je uvedeno níže, v tabulce s názvem Označení elektronicky dokládaných souborů. V případě, že v určité skupině materiálů nejsou v rámci monitorovací zprávy předkládány žádné soubory příloh, není požadováno definovanou složku na CD vytvářet. Vždy je však nutné zařadit předkládaný soubor do některé z nadefinovaných složek. Není možné pouze vložit soubor na CD bez požadovaného pojmenování a přiřazení ke skupině materiálů. Fyzicky bude CD založeno do skupiny materiálu Monitorovací zpráva. CD je nutné označit registračním číslem projektu a číslem monitorovací zprávy.

4 Do aplikace Benefit7+ nejsou nahrávány žádné přílohy, vyjma souboru Rozpisy/Rozpočet, který je přílohou Zjednodušené žádosti o platbu vyplňované v aplikaci Benefit7+. Materiály s označením Zdrojové soubory musí být doloženy vždy elektronicky na CD. Soubory je nutné ukládat pouze v těchto formátech: PDF, nebo PDF/A doporučeno pro vícestránkové skenované dokumenty a dokumenty převáděné z wordu, excelu apod. JPEG doporučeno pro jednostránkové skenované dokumenty, fotografie apod. PNG TIFF MPEG-2 doporučeno pro videa MPEG-1 GIF MP3 doporučeno pro zvukové záznamy MP2 WAV

5 Soubory je nutné ukládat pouze s následující logikou pojmenování: Označení elektronicky dokládaných souborů Skupina materiálů Zkratka Konvence nazývání souborů Popis 01_MonitorovaciZprava MZ MZ_01 Zkratka skupina Monitorovací zpráva_přírůstkové číslo dokumentu 02_ZadavaciRizeni ZR ZR_XYZ_01 Zkratka skupiny Zadávací řízení_číslo zadávacího řízení přidělené v informačním systému MŠMT nebo ISVZ_přírůstkové číslo dokumentu pokud se nepodaří naskenovat veškerou dokumentaci do jednoho souboru 03_RozpisyRozpocet RR Rozpisy_rozpocet Název pro excel se soupiskami stažený z webu MŠMT 04_VypisyZUctu VU VU_ XXX_01 VU_XXX_01_REF_01 Zkratka skupiny Výpisy z účtů_název (zkratka) příjemce nebo partnera_přírůstkové číslo výpisu z projektového účtu řazené chronologicky Interní doklad Pro refundace z projektového účtu (podmínky dokládání refundací upravuje Příručka pro příjemce): Zkratka skupiny Výpisy z účtů_název (zkratka) příjemce nebo partnera_ přírůstkové číslo výpisu z projektového účtu_ref_pořadí refundace řazené chronologicky VUO_XXX _01 Zkratka skupiny Výpisy z účtů_ název (zkratka) příjemce nebo partnera_přírůstkové číslo výpisu z provozního účtu organizace řazené chronologicky V případě, že jsou předkládány výpisy z několika různých účtů organizace příjemce nebo partnera, použije se označení VUO1, VUO2 atd. Příjemce používá zkratku názvu partnera, kterou uvedl na listu hlavička souboru

6 05_KopieDokladu 01_MzdoveVydaje MV_01 02_CestovniNahrady CN_01 03_OstatniVydaje OV_XYZ 04_Odpisy OD_01 05_MzdovePrispevky MP_01 Rozpisy_rozpocet Zkratka skupiny Mzdové výdaje_pořadové číslo dle rozpisu Zkratka skupiny Cestovní náhrady_pořadové číslo dle rozpisu Zkratka skupiny Ostatní výdaje_číslo dokladu v účetním systému Zkratka skupiny Odpisy_pořadové číslo dle rozpisu Zkratka skupiny Mzdové příspěvky_pořadové číslo dle rozpisu 06_VykazyPrace VP VP_YYMM_XXX Pokud se nepodaří naskenovat k danému výdaji doklady do jednoho souboru, používá se pro názvy souborů pořadí daného dokladu přírůstkové číslo např. MV_01_01; MV_01_02 Zkratka skupiny Výkazy práce_ rok a měsíc _název (zkratka) příjemce nebo partnera Výkazy práce se skenují do jednoho souboru vždy za jeden měsíc, samostatně za příjemce a jednotlivé partnery. Výkazy práce musí být v souboru řazeny abecedně podle příjmení zaměstnanců. Pokud budou dokládány výkazy práce za každého zaměstnance zvlášť (relevantní při používání elektronického podpisu), je potřeba označovat soubory následovně: VP_YYMM_Novak Zkratka skupiny Výkazy práce_rok a měsíc _příjmení (bez diakritiky) V případě shodného příjmení zaměstnanců, se připíše také jméno zaměstnance. V případě shodného příjmení i jména zaměstnanců, se přiřadí číslo PV_1101_NovakJan1; PV_1101_NovakJan2 (tento způsob odlišení jmen jednotlivých zaměstnanců je vhodné používat ve všech předkládaných podkladech)

7 07_Smlouvy SM SM_01 SM_Novak_HPP SM_Novak_DPC SM_Novak_DPP Zkratka skupiny Smlouvy_přírůstkové číslo dokumentu v adresáři u všech smluv vyjma smluv pracovních. Pracovní smlouvy (dohody o pracovní činnosti, o provedení práce): Zkratka skupiny _příjmení_zkratka typu smlouvy (bez diakritiky) V případě shodného příjmení zaměstnanců, se připíše také jméno zaměstnance SM_NovakJan. V případě shodného příjmení i jména zaměstnanců, se přiřadí číslo SM_NovakJan1; SM_NovakJan2 (tento způsob odlišení jmen jednotlivých zaměstnanců je vhodné používat ve všech předkládaných podkladech) 08_Publicita PU PU_01 Zkratka skupiny Publicita_přírůstkové číslo dokumentu 09_Vystupy VY VY_01_01 Zkratka skupiny Výstupy_číslo klíčové aktivity_přírůstkové číslo dokumentu v rámci klíčové aktivity DalsiDokumenty 01_KPravnimuAktu_01 02_KSubjektu_01 03_Mimoradne_01 Číslo podskupiny_kpravnimuaktu_přírůstkové číslo dokumentu Číslo podskupiny_ksubjektu_přírůstkové číslo dokumentu Číslo podskupiny_mimoradne_přírůstkové číslo dokumentu