Management projektů 7. RP (SP Spolupráce, SP Kapacity)

Transkript

1 Management projektů 7. RP (SP Spolupráce, SP Kapacity) Praha, 6. prosince 2012 Lucie Matoušková, Milena Šupálková, Kamila Hebelková, NCP pro finanční a právní otázky v projektech 7. rámcového programu, TC AV ČR

2 Obsah semináře 1. Životní cyklus projektu Jak začít? Sestavení konsorcia Hodnocení projektu Negociace a CA Realizace Projektový návrh Kontroly 2. Zkušenosti českého koordinátora s řízením projektu 7. RP 2

3 Jak začít? 3

4 Zvažování účasti Co mohu nabídnout? Mám znalosti? Chci se o ně dělit? Co mi účast v projektu přinese? - dlouhodobý závazek Ochota spolupracovat? Mám dostatečné kapacity? Určení odpovědné osoby v instituci. Podpora ze strany instituce? - personální ve větších institucích podpůrná oddělení - finanční příprava projektu, spolufinancování, neuznatelné náklady Externí podpora? => účast v projektech je strategické rozhodnutí! 4

5 Jaká témata jsou podporována? Témata jsou známa před vyhlášením výzev v pracovních programech (WP) konkrétní výzkumné priority na daný rok témata pro rok 2013 vyhlášena v červenci Vyhlašované výzvy (Calls for proposals) témata předkládaných návrhů projektů, typy účastníků, z jakých zemí, možné další požadavky, typy projektů, Možnost konzultovat téma s tématickým NCP 5

6 POMOCNÉ DOKUMENTY PRÁVNÍ ZÁKLAD Základní dokumenty 7. RP Rozhodnutí EP a Rady o 7. RP pro výzkum, technologický rozvoj a demonstrace Rozhodnutí Rady o Specifických programech Nařízení EP a Rady o pravidlech účasti v 7. RP (Rules For Participation) Modelové grantové dohody (Model Grant Agreements, MGAs) Pravidla pro ověřování existence a právního statusu účastníků 7. RP a jejich operační a finanční kapacity Pracovní programy (Work Programmes) Výzvy k podávání projektů (Calls for proposals) Průvodce a výkladové dokumenty Evropské komise (právně nezávazný výklad pravidel projektů 7. RP) Guide to Financial Issues Guidance Notes on Audit Certification. Vše ke stažení na stránce EK věnované 7. RP CORDIS 6

7 Sestavení konsorcia 7

8 Proč konsorcia? MINIMÁLNÍ PODMÍNKA ÚČASTI Mezinárodní rovina vyžadováno mezinárodní konsorcium řešitelů min. podmínka 3 subjekty ze 3 různých členských států EU nebo asociovaných států (Norsko, Island, Lichtenštejnsko, Izrael, Švýcarsko, Turecko, Chorvatsko, Srbsko, Makedonie, Albánie a Černá Hora) podporována je účast partnerů ze třetích zemí (ICPC) za stejných podmínek jako členské státy, při splnění podmínky min. účasti (Rusko, Východní Evropa a Střední Asie, LA, Afrika a Karibská oblast, Středomoří, Západní Balkán,..) ostatní vyspělé země bez příspěvku EU (USA, Kanada, ) V některých výzvách podmínka účasti určitých subjektů! 8

9 Jak se zapojit do projektu (I) Koordinátor nebo partner? dle předchozích zkušeností s RP instituce se rozhodne být koordinátorem už na začátku příprav projektu / zvolen nejzkušenější z konsorcia možná oddělená vědecká a administrativní koordinace S kým spolupracuji nyní? stávající kontakty, vazby na výzkumná pracoviště z jiných projektů Spojit se s těmi zkušenými organizace, které již úspěšně realizovaly projekty RP (CORDIS) 9

10 Jak se zapojit do projektu (II) Kde se prezentovat a získat kontakty? Mezinárodní odborné veletrhy, výstavy, infodny, konference technologické burzy (tzv. brokerage events) konkrétní nabídky a poptávky po spolupráci vytvořit profil ve vyhledávacích databázích např. Ideal-ist pro ICT NMPTeAm pro NANO NCP SME Network pro SME IMI pro zdraví CORDIS - Find project partners - obecně mít připravený profil instituce pro případ oslovení těsně před uzávěrkou výzvy (výzkumné/technologické schopnosti, CV klíčových pracovníků, ) Možnost obrátit se na tematické NCP Aktivní přístup, správné načasování, dostatečné kapacity v organizaci (personální, materiálové, časové, administrativní podpora,.) 10

11 Smluvní vztahy při přípravě návrhů projektů Non-disclosure agreement/confidentiality agreement (Sml. o zachování mlčenlivosti) vypracování projektového návrhu výměna informací - ochrana Obsah seznam zpřístupněných informací výjimky odpovědnost za škodu finanční kompenzace Letter of intent/memorandum of understanding (Dopis o záměru) příprava projektového návrhu závazky týkající se projektu konsorciální smlouva řešení sporů důvěrné informace 11

12 smlouva o zachování mlčenlivosti Kdy uzavřít? dopis o záměru začátek přípravy konsorciální smlouvy výzva k podání projektových návrhů příprava projektového návrhu podání projektového návrhu vyhodnocení negociace s EK 12

13 Projektový návrh Dokumenty: Šablona v Participant Portal Submission System Návod na vyplnění v příslušném Guide for Applicants 10 Minutes Guide to the Proposal Submission 13

14 Výzvy návrh projektu možno podávat pouze do otevřených výzev seznam výzev na Participant Portal Záhlaví výzvy: Identifikátor výzvy Datum zveřejnění Rozpočet Reference na Úřední věstník EU Specifický program Téma Omezení účastníků Informační balíček: Call Fiche Pracovní programy Průvodce pro žadatele Guide for Applicants FP7 Factsheets Odkaz na elektronický systém pro předkládání návrhů projektů (PPSS): 14

15 Tvorba návrhu projektu Klíčová osoba je koordinátor komunikuje s jednotlivými partnery, dává dohromady informace svolává schůzky budoucích partnerů projektu (tzv. Proposal Preparation meetings), v průměru 2 schůzky za dobu přípravy rozdělení zodpovědností mezi partnery registruje a odesílá návrh projektu v PPSS Struktura návrhu v PPSS Část A administrativní formuláře Část B dokument ke stažení 15

16 Registrace projektového návrhu Registrace konkrétního projektu (Nově PPSS Participant Portal Submission System) internetová aplikace na podávání projektových návrhů vstup přes Participant Portal (odkaz je součástí každé výzvy) průvodce: 10 minutes guide to the proposal submission koordinátor: Registrace projektu Přidání/odebrání účastníků Zaslání finálního návrhu EK ostatní partneři Informace o své organizaci a formulář o rozpočtu Co předchází registraci? Registrace jednotlivce (ECAS European Comission Authentication Service) Registrace organizace (URF Unique Registration Facility) - přidělení PIC kódu 16

17 Přihlášení do účtu ECAS

18 Výběr typu projektu 18

19 Přihlášení se pod mateřskou instituci Údaje o projektu Údaje se následně překopírují do části A návrhu projektu 19

20 Výběr partnerů do konsorcia nutné uvést kontaktní osobu za každého partnera ( uvedený v ECASu), možná pozdější úprava osoba od partnera obdrží informační mail funkce Consortium eligibility kontroluje splnění minimální podmínky (3 ze 3) partnery je možno přidávat / odvolávat i později 20

21 Tvorba návrhu projektu Obsah shodný s předchozím EPSS! Administrativní formuláře: - koordinátor může editovat všechny informace - partner pouze své části (vč. rozpočtu) Část B: - stahnout (formát MS Word) a opět nahrát (formát PDF) 21

22 Struktura návrhu projektu část A návrhu projektu informace o návrhu projektu (A1) údaje o jednotlivých partnerech (A2) rozpočet (A3.1) souhrnný rozpočet (A3.2) FINANČNÍ ČÁSTI úvodní stránka a obsah vědecká a/nebo technická kvalita realizace projektu cíle, pokrok harmonogram prací (Ganttův diagram) seznam pracovních balíčků (WP) seznam deliverables a milníků člověkoměsíce dle WP provázanost WP (Pertův diagram) implementace (řízení projektu) rozhodovací pravomoce úlohy partnerů, spolupráce popis využití zdrojů dopad projektu etické otázky gender otázky část B návrhu projektu 22

23 Gantův diagram př. Task Description Months Development of Methodology 1,1 Workshop on user needs 1,2 Draft of methodology 1,3 Evaluation of methodology 2 Specification of Integrated System 2,1 Inventory of resources in selected regions 2,2 Review of existing facilities 2,3 Specify technical developments required 2,4 Impact analysis of different scenarios 2,5 Prepare detailed business plans 3 Feasibility Studies for each region Review existing practices Review technologies (state of the art) Sensitivity analysis of scenarios Report on most suitable options 4 Project Management and Coordination Dissemination of information: Workshops Milestones and Deliverables Guideline for methodology Interim Reports Business Plans for four regions Draft Final Public Workshop on results Final Report Management projektů 7.RP

24 Pertův diagram př. Pertův diagram př. 1 24

25 Formulář A3.1.1 návrh rozpočtu superhrubá mzda, bonusy (personální oddělení) zohlednit růst mezd uvést všechny subdodávky (neopomenout N na audit) odpisy dlouhodobého majetku DPH neuznatelný N (možnost zažádat o vratku) nutná souvislost N s projektem N spojené s přípravou projektu jsou neuznatelné režijní N metoda zvolená institucí (v PIC) konzistentnost údajů (A3 a B) N možno převádět (nízké objemy a pokud to neovlivní činnosti v projektu) N v EUR (celá čísla) vytvořit polštář pro vývoj kurzu 25

26 Tvorba návrhu projektu Validace návrhu = ověření, zda návrh neobsahuje chyby Po odeslání obdrží koordinátor informační . Návrh lze editovat do uzavření výzvy. 26

27 Editace projektového návrhu 27

28 Editace návrhu projektu Editace možná do uzavření výzvy 28

29 DOTAZY? 29

30 Hodnocení projektu Dokumenty: Rules for Submission of Proposals, and the Related Evaluation, Selection and Award Procedures 30

31 Proces hodnocení Návrhy projektů ve výzvě: počet cca 100 KONTROLA FORMÁLNÍ SPRÁVNOSTI Evropská komise (EK) Vyřazeno: cca 5 PRŮBĚH HODNOCENÍ Externí nezávislí hodnotitelé Hodnotitel A Hodnotitel B Hodnotitel C Individuální posudek Individuální posudek Individuální posudek SETKÁNÍ HODNOTITELŮ Hodnotitelé A,B,C (zpravodaj) + moderátor z EK Společný hodnotící posudek PŘEZKOUMÁNÍ PANELEM Evropská komise + vybraní hodnotitelé Evaluation summary report Seznam projektů podle bodů Vyřazeno: cca 50 Seznam projektů k financování NEGOCIACE Vyřazeno: cca 25 31

32 Kontrola formální správnosti Krátce (cca 12 dní) po uzavření výzvy zašle EK koordinátorovi em zprávu o úspěšném obdržení projektového návrhu (tzv. Acknowledgement of Receipt) Před postoupení návrhu k hodnocení, kontroluje EK splnění formálních podmínek uznatelnosti návrhu: Uzávěrka výzvy (datum a hodina) Typ projektu Úplnost (část A a B) Partneři (minimální počet) Limity pro požadovaný příspěvek EU Další specifika požadovaná ve výzvě (např. povinná účast partnerů z určitých zemí či typů organizací) 32

33 Hodnotitelé projektu Kdo jsou hodnotitelé? Zájemci se musí zaregistrovat do databáze hodnotitelů na webových stránkách CORDIS EK vybírá vhodné hodnotitele pro danou výzvu s ohledem na: Kvalifikace a schopnosti Rovnováhu mezi soukromou a veřejnou sférou Rovnost pohlaví Vhodné geografické rozdělení Pravidelnou rotaci expertů Požadavky na hodnotitele: Jazykové znalosti (AJ podmínkou) Nezávislost, nestrannost a objektivnost 33

34 Hodnotící kritéria Každý projekt je hodnocen odděleně 3 nezávislými hodnotiteli, podle předem daných hodnotících kritérií: Vědecká kvalita koncept projektu, soulad s vědecko-výzkumnými požadavky výzvy, navržení kvalitních cílů, metodiky a pracovního plánu, zajištění nových vědeckých poznatků Implementace struktura managementu, kvalita a zkušenosti konsorcia, vhodné naplánování a rozdělení finančních prostředků Dopad opatření pro šíření a využití výsledků projektů v praxi Každé kritérium 0-5 bodů (score) Obvykle je nutné dosáhnout min. 3 body za každé kritérium a 10 bodů celkově (treshold) 34

35 Proces hodnocení Většina hodnocení probíhá vzdáleně tj. od hodnotitele z domu či kanceláře Každý hodnotitel pročte návrh projektu a vyplní vlastní Individual Assessment Report podle přesně daných hodnotících kritérií Consensus Meeting návrh projektu je hodnocen v plénu hodnotitelů, kteří vypracují společnou hodnotící zprávu (tzv. Evaluation Report) Panel vybraných expertů a EK sestaví seznam projektů doporučených k financování a tzv. rezervní seznam projektů Úspěšným žadatelům je zaslána oficiální výzva k zahájení negociací (Letter of Invitation to Negotiations) 35

36 Účastnická úspěšnost týmů z ČR v 7. RP EU 15: 22,3 % EU12: 18,4 % ČR: 20,2 % 36

37 Časté chyby z pohledu hodnotitele (I) Kritérium VĚDECKÁ KVALITA The proposal is only partially in line with the objectives of the topic as only a small part of the work plan is devoted to the... Some of the proposed technologies ( ) are already known. No improvement or optimisation of these methods appears to be planned. There is not sufficient progress beyond the state-of-the-art. The time frame is considered as too short to reach the aims: for example, timing for sampling seems not well managed and planned. The work plan is poorly represented in the work packages. Some work packages provide a detailed description of the planned tasks (for example WP 6.8), but others do not; this shows lack of integration in the work plan. In addition, work packages are poorly linked to each other. The proposal refers to the use of in vivo tests with animals, but ethical issues were not considered. 37

38 Kritérium IMPLEMENTACE Časté chyby z pohledu hodnotitele (II) Management structures are poorly described. It is positive that project partners cover a broad field of scientific backgrounds. However, there is a lack of coherence and collaboration in the consortium as a whole. A significant part of the budget goes to one single country. Budget for management is too high. The investigators have the qualifications but limited experience in some aspects of the work that will be necessary to undertake. The consortium lacks some expertise to allow completion of the necessary work to meet all the objectives of the call The quality of the individual groups is appropriate but in some cases there is a duplication of expertise. The 74 person-months requested for WP6 are excessive. Partners 8 and 10 have a high manpower for dissemination that is not targeted to the relevant sector. 38

39 Časté chyby z pohledu hodnotitele (III) Kritérium DOPAD The dissemination plan seems adequate (seminars, publications, etc.), although more attention should be paid to the diffusion of the results by means of an adequate website. Plans for exploitation of the results and the IP management are not properly addressed. The strategy for dissemination and exploitation is rather poor and not well explained. Only two partners are involved in dissemination activities, the target of which remains unclear. From the IP handling section it is not clear what share of the IP the industrial partners will have access to, even though they will carry out most of the effort of the industrial exploitation. 39

40 Doporučení Koncipujte projekt jako business plán, ne jako vědeckou publikaci Vypilujte abstrakt projektu Dodržujte stanovený rozsah jednotlivých částí projektu Nepodceňte žádné ze tří hodnocených kritérií Nechte si projekt přečíst nezúčastněným odborníkem Podívejte se na projekt očima hodnotitele Zaujměte vizuálním zpracováním projektu 40

41 Negociace a CA Dokumenty: Negotiation Guidance Notes Rules on Verification of Existence, Legal Status, Operational and Financial Capacity The administrative, legal a financial management of projects in the 7FP (Chvojková, Vaňová, Vavříková) CA DESCA 41

42 Negociace s EK NÁVRH PROJEKTU Část A Část B Negociace (vyjednávání s EK) Příprava GPF formulářů Finanční a právní část vyjednávání Ověření existence a právního statutu Ověření finanční kapacity Technická stránka vyjednávání PODPIS GRANTOVÉ DOHODY a ZAHÁJENÍ REALIZACE PROJEKTU Core Text GA Grantová dohoda Annex V GA Formulář A Annex I GA 42

43 Začátek negociací s EK POZVÁNKA: Letter of Invitation to Negotiations Vyjednávací mandát (Negotiation Mandate) Souhrnná hodnotící zprávou nezávislých expertů (Evaluation Summary Report) Etické posouzení projektu (Ethical Review Report) je-li třeba KDO: koordinátor a projektový úředník EK KDE/JAK: osobně (Brusel, Lucemburk), , telefon, NEF (Negociation Facility Tool) 43

44 Obsah negociací Vyjednávání s EK má dva hlavní aspekty: Technický (scientific/technical negotiation) Modifikace části B návrhu projektu na základě připomínek hodnotitelů Annex I GA Administrativní (legal/financial negotiation) Finanční část vyjednávání Dohoda o maximálním příspěvku EU (nátlak EK na snížení), výše zálohové platby, identifikace subdodávek Právní část vyjednávání Speciální doložky, otázky IPR Ověření existence a právního statutu účastníků tzv. validace (pouze pokud již neproběhlo v minulosti) URF Ověření finanční a operační kapacity (pouze u určitých typů subjektů) 44

45 Formuláře GPF (Grant Agreement Preparation Forms) Formuláře GPF vytvořila EK pro usnadnění přípravy GA Částečně kopírují údaje přenesené z návrhu projektu (části A) a z centrálního registru URF A1 = Identifikace řešeného projektu A2 = Identifikace každého účastníka A3 = Rozpočet nákladů projektu a stanovení výše příspěvku EU A4 = Informace o bankovním účtu A5 = Monitorovací období Vyplněné formuláře GPF jsou předány EK prostřednictvím NEF. 45

46 Podpis Grantové dohody KDO PODEPISUJE: EK a koordinátor, ostatní partneři přistupují ke smlouvě podpisem formuláře A (na začátku) nebo B (v průběhu realizace) KDY: poté co jsou EK předány prostřednictvím webové aplikace NEF kompletní GPFs, Annex I je již ve své finální podobě a úspěšně proběhla administrativní stránka vyjednávání JAK: podle modelu (Model grant agreement, MGA) Standardní MGA (SP Spolupráce a Kapacity) MGA pro akce Marie Curie (SP Lidé) MGA pro akce ERC (SP Myšlenky) GA vstupuje v platnost dnem jejího podepsání EK ZAJÁJENÍ PROJEKTU: specifikováno v čl. 3 GA: první den v měsíci následujícím po vstoupení GA v platnost, pevně stanovené datum zahájení projektu skutečný den zahájení oznámený koordinátorem x 46

47 Struktura Grantové dohody Základní dohoda (core text) Annex I: technická příloha (popis práce projektu) Annex II: všeobecné podmínky Annex III: specifická ujednání pro typ projektu (Infrastruktury, ERS-NETs, SMEs, CSOs) Annex IV: formulář A (přistoupení partnera k GA) Annex V: formulář B (přistoupení nového partnera) Annex VI: formulář C (vyúčtování) Annex VII: směrnice pro: formulář D (osvědčení o finančních výkazech) formulář E (osvědčení o metodologii) Zvláštní doložky (special clauses) 47

48 Smluvní vztahy v projektech Konsorciální smlouva (CA) povinnost uzavřít, pokud není-li ve výzvě pro podávání návrhů stanoveno jinak Komise není smluvní stranou žádné závazky nesmí být s GA v rozporu konsorcium P P CA koordinátor P 48

49 Konsorciální smlouva Komise nezasahuje do znění, pouze nezávazné pokyny Checklist for the Consortium Agreement ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/fp7-consortium-agreement-checklist-2011v2_en.pdf 49

50 Modely konsorciálních smluv DESCA modelová konsorciální smlouva, univerzální model pro projekty v rámci programu Spolupráce IPCA EICTA model zaměřený na potřeby průmyslu a komerční využití výsledků výzkumu EUCAR model zaměřený na oblast přepravy IMG4 model zaměřený na oblast aeronautiky a výzkumu vesmíru 50

51 Konsorciální smlouva DESCA Obsah: úvodní ustanovení odpovědnost management/řídící struktura finanční ustanovení IP pravidla nové znalosti (foreground), vlastnictví, šíření, ochrana přístupová práva důvěrné informace řešení sporů 51

52 Podpis konsorciální smlouvy Podpis CA Z Á H Á J E N Í ALE Podpis GA P R O J E K T U 52

53 Management podle CA DESCA Řídící struktura Valné shromáždění/general assembly rozhodovací orgán konsorcia Výkonná rada/executive board menší počet členů, rychlost Koordinátor stanoveny povinnosti Specializované orgány duševní vlastnictví, vědecký dohled 53

54 Setkání řídících struktur Jak často? mimořádná schůzka upozornění agenda přidání zápis 54

55 Řídící struktura - valné shromáždění (I) Co rozhoduje? 55

56 Řídící struktura - valné shromáždění (II) Co rozhoduje? příklad z praxe 56

57 Řídící struktura - valné shromáždění (III) Kdo rozhoduje? hlasovací pravidla kvórum/váha hlasu zastoupení Kdo předsedá? Rozhodující hlas? právo veta 57

58 Řídící struktura - výkonná rada (I) Role provádění projektu nemá rozhodovací pravomoc Hlasovací pravidla Co rozhoduje? Kdo rozhoduje? 58

59 Řídící struktura - výkonná rada (II) Jak často? Příklad: členové předseda hlasovací pravidla úkoly 59

60 Řídící struktura - koordinátor povinnosti koordinátora neplní => výměna koordinátora 60

61 Interní reportování komunikace v rámci konsorcia interní reportování koordinátorovi 61

62 Řídící struktura - specializované orgány management support team orgány zaměřené na vědeckou část, na duševní vlastnictví. 62

63 IP management před začátkem projektu projektový návrh, part B 3.2. šíření + využití + ochrana společné vlastnictví výsledků důvěrné informace v průběhu projektu externí vs. interní management po skončení projektu ALE využití a šíření nových znalostí ochrana! 63

64 IP management Nejčastější problémy Zapsaná práva k duševnímu vlastnictví 64

65 DOTAZY? 65

66 Realizace Dokumenty: Model Grant Agreements Checklist for the Consortium Agreements Amendment Guide for FP7 Grant Agreement Guidance Notes on Project reporting 66

67 Interní x externí management KONSORCIUM Koordinátor Výměna informací + Předkládání zpráv EK GA EVROPSKÁ KOMISE CA Partner Partner Partner Výměna informací + Finanční příspěvek EU Finanční a technický audit Projektový úředník EK (Auditor EK, OLAF, Účetní dvůr) Jednotliví účastníci projektu tvoří konsorcium Interní management Konsorciální smlouva (CA) Účastníci jsou ve vztahu k EK zastupováni koordinátorem (zprostředkovatel pro jakoukoliv komunikaci s EK) Externí management Grantová dohoda (GA) 67

68 Koordinátor Vystupuje navenek za celé konsorcium Dohlíží na to, aby byla podepsána GA Komunikuje s EK a partnery Spravuje peníze získané od EK na projekt Obdrží peníze na svůj účet a rozděluje je jednotlivým partnerům Dohlíží na zpracovávání průběžných zpráv o řešení projektu Mj. zda jsou v souladu s očekávanými cíli projektu Má přehled o dění v konsorciu Plnění dílčích cílů projektu jednotlivými partnery, případné neshody mezi partnery, atp. 68

69 Projektoví partneři Jednají v souladu se svými závazky vůči projektu Jsou jako celek odpovědni za splnění cílů projektu ( kolektivní technická zodpovědnost ) všichni jsou odpovědni za všechno V případě konfliktů v rámci konsorcia jsou aplikovány postupy definované v konsorciální smlouvě Zajišťují komunikaci se svými třetími stranami, které se podílí na řešení projektu Třetí strana na základě zvláštní doložky č. 10 Třetí strana vykonávající část prací na projektu Třetí strana poskytující své zdroje na projekt (Subdodavatelé) 69

70 Komunikace v konsorciu - nástroje Projektové meetingy počet a způsob svolávání stanoven v CA Interní webová stránka, internetový komunikační nástroj na sdílení dokumentů, zpráv, poznámek, termínů Je možné také využít existující elektronické aplikace ( ) Interní reportování (podávání zpráv na úrovni konsorcia) si klade za cíl odhalit včas případné problémy. 70

71 Komunikace s EK Vykazované období 1 45 dní Zálohová platba 60 dní Průběžná zpráva: 1) Úvodní stránka 2) Čestné prohlášení koordinátora 3) Publikovatelný souhrn 4) Pokrok a dosažené výsledky 5) Výstupy a milníky projektu 6) Management projektu 7) Informace o čerpání zdrojů 8) Osvědčení o finančních výkazech 9) Formuláře C 105 dnů 1.průběžná platba Vykazované období n-1 60 dní Průběžné zprávy 105 dnů n-1. průběžná platba Vykazované období n 60 dní Závěrečná zpráva 105 dnů finální platba 71

72 Předkládání zpráv EK (I) Kdo předkládá: Koordinátor kontroluje vstupy všech partnerů a postupuje EK finální verzi Co se předkládá: Průběžné zprávy Závěrečná zpráva obsahuje navíc: Souhrnnou zprávu o výsledcích, závěrech a socioekonomickém dopadu projektu Dotazníky k etickým otázkám a otázkám rovnosti pohlaví Plán pro využití a šíření vytvořených výsledků projektu Po obdržení finální platby (do 30ti dní) Zpráva o rozdělení finančního příspěvku mezi účastníky projektu Jak se předkládá: Elektronicky skrze Participant Portal (NEF, SESAM, FORCE) + v tištěné podobě poštou Formulář C (GA podepsané od pouze elektronicky!) 72

73 Finanční výkaz Formulář C 73

74 Změny v projektech a vliv na GA Typy změn podle GA 1. Formální => dodatek/amendment písemná žádost (letter-request) a písemné přijetí (letter of acceptance) 2. Neformální postup při informování o změně (information procedure) 74

75 Formální změna KDY? kdykoliv dojde ke změně GA popř. dodatek přímo vyžadován II.8.5. výjimka: 75

76 Příklady formální změny přidání/ukončení účasti jednoho/více příjemců změna koordinátora částečný převod práv a povinností změna doby trvání projektu změna názvu projektu a zkratky změna reportovacích období přidání/odebrání zvláštní doložky změna finančního příspěvku změna annexu I. 76

77 Formální změna KDO? Koordinátor pokud změna koordinátora -> partneři EK (counter-proposal) 77

78 Formální změna JAK? písemně podepsáno! použít předlohu podpůrné dokumenty číslo grantové dohody! 78

79 Schvalovací proces u formální změny koordinátor letterrequest žádná odpověď =odmítnutí ale výjimka! EK odmítnutí lhůta 45 dní přijetí (letter of acceptance) tichý souhlas counter proposal EK navrhne jinou změnu nový návrh pouze odmítnutí (letter of reject) 79

80 Neformální změna II.3 povinnost příjemců informovat postup při informování o změně (information procedure) přes Participant Portal EK obnoví info v PP příjemce LEAR změna v Participant portalu info ostatním 80

81 Příklady neformálních změn změna názvu změna v účetním systému změna právní formy změna metody výpočtu nepřímých nákladů univerzální převod práv a povinností LEAR přes Participant Portal 81

82 Neformální změna změna statutárního orgánu nejde přes Participat Portal dvě situace 1. dopis Komisi partner 2. předložení s jinými změnami v rámci dodatku koordinátor důkaz o změně 82

83 Kontroly Dokumenty: Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions 83

84 Finanční kontroly Zaměřují se na dodržování finančních, systémových a jiných (především účetní a manažerské) aspektů týkajících se řádné realizace GA JAK: namátkově, zaměřeny na kontrolu jednotlivých partnerů v konsorciu, EK informuje kontrolovaný subjekt dopisem KDO: EK, Evropský účetní dvůr nebo externí auditorská firma vybraná EK KDY: v průběhu trvání projektu až do pěti let po jeho skončení 84

85 Technické kontroly Zaměřují se na vědecké, technické a etické aspekty projektu Např. kontrola plnění pracovního plánu, realizace plánovaných výstupů, efektivita vynakládaných zdrojů, management KDO: Evropská komise ve spolupráci s externími odborníky JAK: namátkově, zaměřen na kontrolu celého projektu (tj. všech partnerů v konsorciu) KDY: v průběhu trvání projektu až do pěti let po jeho skončení 85

86 Jaké jsou následky chyb? Pozdržení plateb EK Náhrada škody = navrácení neoprávněné částky + úhrada prokázané škody (liquidated damages). Peněžitá pokuta Při neplnění závazků vyplývajících z GA (financial penalty). 2 až 10% z obdrženého finančního příspěvku EU 4 až 20% z obdrženého finančního příspěvku EU v případě opakovaného provinění během pěti let od prvního porušení V uvedených případech by měl být účastník také vyloučen ze všech grantů financovaných EU, a to po dobu nejvýše dvou let od prokázání porušení. 86

87 DOTAZY? 87

88 DĚKUJEME ZA POZORNOST Technologické centrum AV ČR, Ve Struhách 27, Praha 6