Soubor FormC_Template.xls

HTML
DOWNLOAD

Rozměr: px

Začít zobrazení ze stránky:

Download "Soubor FormC_Template.xls"

Antonín Havlíček
před 10 lety
Počet zobrazení:

1 Soubor FormC_Template.xls Zpracování dat z deníku zakázek, údajů mzdové účtárny, faktur a timesheetů do Form C Participant Portálu 7.RP EU Zdeněk Brož z2broz@seznam.cz

2 Obsah Cíl Projekt HealthyMinorCereals Finanční manažer Podklady pro Form C Soubor Excel FormC_Template.xls Informace pro partnery projektu 2

3 Cíl Vytvořit systém zpracování dat do formy vhodné pro: 1. Vkládání dat do formuláře Form C v ECAS Participant portálu 2. Přípravu tabulky dokladů pro vracení DPH 3. Výpočet režijních nákladů ústavu z projektu 4. Dlouhodobou archivaci dat pro účely následných auditů a technických kontrol EK 5. Přípravu manuálu zejména pro partnery projektu, kteří nemají zkušenosti s účastí v projektech RP EU 6. Částečně jako zdroj dat PersonMonths pro informační systém projektu EMDESK (zakoupena licence) 3

4 HealthyMinorCereals Výzkumný ústav rostlinné výroby, v.v.i. Praha - Ruzyně Koordinátorka Ing. Janovská PhD. 16 partnerů, 3 partneři jsou z ČR Doba trvání 60 měsíců Integrovaný projekt, 12 Work Packages VÚRV se podílí na 9 WP (24 pracovníků), vede 2 WP VÚRV se účastní aktivit A (RTD) a C+D (MGT a OTH) Celkový rozpočet projektu 6,5 mil. Euro Rozpočet VÚRV 902 tis. Euro (2x audit) Rozpočet dalších 2 partnerů z ČR tis. Euro konec 1. období projektu (18 měsíců) 4

5 Finanční manažer Založení 2 zakázek pro aktivity A, C+D a 1 pro režii VÚRV není zapojen do aktivity B (Demonstration, WP 9) Kick-off meeting přednáška finanční a věcný reporting Vytvoření timesheetů (výkaz odpracovaných hodin) Předplatba ve 2 splátkách (Consortium Agreement) Hlášení o nákladech Form C po 8 měsících trvání projektu prostřednictvím DRAFT Form C Druhá část předplatby GA meeting Budapešť přednáška finanční reporting Vytvoření FormC_Template.xls Návod na vyplňování Form C, doba 1 měsíc na zpracování, nabídka zaslat DRAFT ke kontrole Kontrola Form C před odesláním EK plán vs. skutečnost 5

6 Podklady pro Form C Účetní osnova Deník zakázek (DZ) s výstupy ve formátu PDF a Excel Položka nákladu s DPH se v deníku objeví dvakrát. Jako hodnota DPH a podruhé jako náklad bez DPH Problém s DZ: mzdové náklady jsou uváděny souhrnně po odděleních, nejsou uvedeny odpracovaná hodiny pracovníků na jednotlivých WP Odpracované hodiny a mzdové náklady pracovníků získáváme od personálního a mzdového oddělení Každý pracovník vyplňuje měsíčně timesheet s údaji o odpracované době a činnosti, kontrola koordinátorkou a elektronická archivace 6

7 Princip FormC_Template Sloučení 8 sloupců dat z deníku zakázek s 11 sloupci formuláře Form C (Activity, Personnel costs, Subcontracts, Other direct costs) Other direct costs - kategorie: Durable eq., consumables, travelling, computing, other costs Listy Excelu A3, A4, A5 a CD3, CD4 a CD5 se týkají let 2013, 2014 a 2015 a aktivit A a C+D 7

8 Sloupce datv šabloně žlutá barva = Deník zakázek, zelená barva = Form C A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U A B C D E F G H I J Sheet Name Č Item úkol Task účet Subaccount oddělení Dept. datum Date kod Code popis Description MD Debit CZK DAL Credit CZK K L M N O P=I/Coeff Q R S T U Euro Euro VAT Other costs Explanation Form C Activity Cost Types (decimal (decimal Refund Categories (English) comma) point) WP Note X YES YES A Personnel N/A x NO NO B Subcontracts N/A?? C OtherCosts Consumables D OtherCosts DurableEq? OtherCosts Travelling OtherCosts Computing OtherCosts Other OtherCosts N/A OtherCosts? 8

9 Seznam povolených hodnot Sloupce K až O jsou rozhodovací indikátory V šabloně kliknout na první řádku dat daného sloupce a zvolit si zdroj povolených hodnot např. na úvodním listu Použít: DATA/Ověření dat/nastavení/seznam/zdroj K L M N O VAT Refund Form C Activity Cost Types Other costs Categories NO NO A Personnel Consumables YES YES B Subcontracts DurableEq?? C OtherCosts Travelling D? Computing? Other N/A? 9

10 Příprava listů A a CD (1) V šabloně Template se do aktivních buněk K-O vloží otazníky (?) a oblast K-O se pomocí uchop/táhni zkopíruje přes potřebný počet řádek Ze šablony Template se připraví kopie a ty se přejmenují na listy A3, A4, A5, CD3, CD4 a CD5 Do jednotlivých listů se zkopírují data z deníků zakázek pro příslušné roky Ve sloupci A se uvede název listu (A3 atd.) Ve sloupci B se uvede pořadové číslo řádky v listu Údaje ve sloupcích K-O a R-T se vyplní podle údajů na fakturách a dalších dokladech 10

11 A B D E F K L M N O U Sheet Name Č Item účet Subaccount oddělení Dept. datum Date VAT Refund Form C Activity Cost Types Other costs Categories X A4 1 DPH YES NO A OtherCosts Consumables A4 2 Spotřeba osiv NO YES A OtherCosts Consumables A4 3 Spotřeba hnojiv NO YES A OtherCosts Consumables A4 4 Spotřeba ost.všeob.materiál NO YES A OtherCosts Consumables A4 5 Oprava a udržování NO YES A OtherCosts Consumables A4 6 Cestovné tuzemské NO YES A OtherCosts Travelling A4 7 Cestovné zahraniční NO YES A OtherCosts Travelling A4 8 Náklady na reprezentaci NO YES A OtherCosts Consumables A4 9 Vložné NO YES A OtherCosts Other A4 10 Ostatní služby NO YES A Subcontracts N/A A4 11 Náklad zahr.návštěva NO YES A OtherCosts Travelling A4 12 Hrubá mzda NO NO A Personnel N/A A4 13 Odměna fond ved. NO NO A Personnel N/A A4 14 SP+ZP NO NO A Personnel N/A A4 15 FKSP NO NO A Personnel N/A A4 16 Kursové ztráty NO NO A OtherCosts N/A A4 17 Pojistné NO YES A OtherCosts Travelling A4 18 Poplat./KB/vedení účtů NO NO A OtherCosts N/A A4 19 Jiné ostatní náklady (např. haléřové NOvyrovnání) A OtherCosts N/A A4 20 Poplatky ČNB NO NO A OtherCosts N/A A4 21 Kursové zisky NO NO A OtherCosts N/A A4 22 dotace 7.RP NO NO A OtherCosts N/A A4 23 VN - polní výroba NO YES A OtherCosts Other A4 24 VN - celopodniková režie NO NO A OtherCosts N/A A4 25 VN Ostatní služby NO YES A OtherCosts Other 11

12 Příprava listů A a CD (3) U položek DPH, u nichž se bude žádat FÚ o vrácení, označíme YES ve sloupci K (VAT Refund) U všech položek DPH označíme NO ve sloupci L (Form C) U položek Personnel costs označíme NO ve sloupci L (Form C). Sloupce M-S jsou jasné a není je třeba komentovat Sloupec T (Note) je vyhrazen pro osobní poznámky Sloupec U slouží jako indikátor zápisu do Form C 12

13 Sloučení dat do SUM a řazení dat Data ze všech listů se zkopírují do listu SUM a vytvoří se další pracovní kopie SUM (2). Data v listu SUM (2) seřadíme zadáním DATA/Seřadit podle: FormC (Z to A), Activity (A to Z), CostTypes (A to Z), Categories (A to Z), Datum/Date (A to Z) Z výsledku se vytvoří další pracovní kopie SUM (3) a v ní se odstraní řádky s NO ve sloupci L (FormC) Následně se vloží data Personnel costs pro jednotlivé WP z dat mzdové účtárny a timesheetů Rok Měsíc Poř. č. Zakázka Pracovník Útvar Hodin Tarif mzda Osobni ohodn. Odměny, náhrady SP firmy ZP firmy CELKEM Kč WP 13

14 Závěrečné úpravy v SUM (3) Přepočet CZK na Euro (P=I/Coeff) Konverze čísel s desetinnou čárkou na čísla s desetinnou tečkou pomocí příkazu Najít/Nahradit v programu Word Lze umístit na 1 monitor po skrytí nepotřebných sloupců v tabulce Excel pro vkládání na Participant Portál Lze použít 2 monitory a samostatně na nich FormC_Template a Participant Portál 14

15 Copy/Paste data z tabulky Excel do Form C 15

16 KONEC Děkuji za pozornost. 16

17 17

18 18

19 19

20 20

Podobné dokumenty

Od návrhu k zahájení projektu. Od návrhu k zahájení projektu. Od návrhu k zahájení projektu. Návrh projektu

Od návrhu k zahájení projektu. Od návrhu k zahájení projektu. Od návrhu k zahájení projektu. Návrh projektu SP SPOLUPRÁCE Zkušenosti z PřF MU Ing. Šárka Dvořáková Přírodovědecká fakulta MU 25. 5. 2011 1 Projekty řešené na PřF MU isosoil projekt spolupráce malého nebo středního rozsahu 9 partnerů z EU, 1 partner