Komunikační plán ROP Severovýchod na rok 2011

Transkript

1 Komunikační plán ROP Severovýchod na rok 2011 Datum zveřejnění: Verze: 1.0 Příloha č. 1, bod 25-8/2010

2 ~ 2 ~ Komunikační plán ROP SV na rok 2011 Obsah 1. Výchozí situace Strategie a cíle komunikace pro rok Cílové skupiny pro rok Nástroje komunikace pro rok Využití definovaných nástrojů informovanosti a publicity pro stanovené informační a propagační opatření v roce 2011 (dle Nařízení komise čl. 7, bod 2) Monitorování a hodnocení Shrnutí KoP 2011, načasování a rozpočet...24

3 ~ 3 ~ Komunikační plán ROP SV na rok Výchozí situace Komunikační plán pro rok 2011 vychází z Komunikačního plánu Regionálního operačního programu regionu soudržnosti Severovýchod na období (dále jen KoP ROP SV ), který byl schválen Evropskou komisí v srpnu 2008, a ze zkušeností s realizací ročních Komunikačních plánů, uskutečněných v letech 2007 až Současně reflektuje poznatky vzešlé z realizace Výzkumu povědomí cílových skupin v regionu soudržnosti Severovýchod o Regionálním operačním programu NUTS II Severovýchod a analýzy absorpční kapacity regionu soudržnosti Severovýchod z roku 2008 a průběžné výsledky Evaluace realizace KoP ROP SV a realizace komunikačních a propagačních aktivit. Evaluace realizace KoP ROP SV byla uskutečněna v období od 8. října do 15. prosince V době schválení KoP ROP SV pro rok 2011 nebylo hodnocení ukončeno. Závěrečné výsledky evaluace a doporučení pro další období budou případně reflektovány ve verzi číslo 2 KoP ROP Severovýchod pro rok Aktuální verze KoP ROP Severovýchod vychází z průběžných výsledků evaluace. Evaluace byla uskutečněna v souladu s článkem 4, odst. 2 Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006. Evaluace se zaměřila na analýzu povědomí cílových skupin o ROP Severovýchod, vyhodnocení nastavení rámcového KoP ROP SV a dosavadní realizace KoP ROP SV ( ), zaměřené na zhodnocení realizace komunikačních a propagačních aktivit a v neposlední řadě na doporučení pro realizaci Komunikačních plánů pro další období (až do roku 2013). KoP ROP Severovýchod pro rok 2011, stejně jako KoP ROP SV , respektuje evropské i národní legislativní požadavky. Zejména základní náležitosti realizace komunikačního plánu podrobně rozvedené v oddílu 1 Nařízení Komise č. 1828/2006, kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 a k nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006 o Evropském fondu pro regionální rozvoj (Nařízení Komise). Dále vychází z obecně platných zásad dobrého řízení a nejlepší komunikační praxe. Hlavní problémové oblasti, vyplývající z analýzy výchozí situace, pro které má KoP ROP SV 2011 za úkol definovat řešení, jsou: nízká znalost ROP SV, jeho cílů, náplně a lokalizace u široké veřejnosti, nízké povědomí o poskytnuté finanční pomoci v rámci fondů EU při rozvoji regionu, nízké povědomí o konkrétních přínosech fondů EU, potažmo ROP SV, v regionu, podpora příjemců při realizaci projektů naplňující cíle ROP SV. 2. Strategie a cíle komunikace pro rok 2011 Globální cíl KoP SV má svými informačními opatřeními přispět k naplňování dlouhodobého globálního cíle komunikace KoP ROP SV, tedy zajistit, aby podpora poskytovaná z Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím Regionálního operačního programu NUTS II Severovýchod (dále jen ROP SV) v programovém období 2007 až 2013 byla dostupná a transparentní pro široce pojaté cílové skupiny. Současně podpořit vnímání pozitivní role politiky hospodářské a sociální soudržnosti EU (HSS) a jejích nástrojů v regionu soudržnosti Severovýchod.

4 ~ 4 ~ Komunikační plán ROP SV na rok 2011 Z hlediska koncepce se komunikace bude odehrávat ve třech základních rovinách: v rovině obecné neboli v rovině politiky hospodářské a sociální soudržnosti EU s cílem šířit povědomí o dotacích poskytovaných v jejím rámci a posilovat tak nepřímo image této politiky a zprostředkovaně EU jako takové mezi občany regionu Severovýchod; v rovině programové neboli rovině ROP SV s cílem vytvářet příznivé prostředí pro realizaci programu ve vztahu k potenciálním žadatelům (zvyšování absorpční kapacity) a subjektům zainteresovaným na jeho realizaci a ovlivňujícím prostředí, ve kterém je program realizován; v rovině projektové s cílem aktivně podporovat schopnosti potenciálních žadatelů předkládat a realizovat kvalitní projekty naplňující cíle ROP SV. Z praktického hlediska bude komunikace v roce 2011 rozdělena do 3 fází. Fáze jsou číslovány v souladu s rámcovým KoP ROP SV (3. kapitola). Fáze I.: Fáze III.: Fáze IV.: Povědomí o ROP SV Vzdělávání a podpora Povědomí o přínosech ROP SV Cíle fáze I. Povědomí o ROP SV: Zvýšit povědomí o ROP SV. Zvýšit povědomí o konkrétních přínosech fondů EU v regionu Severovýchod (o konkrétních úspěšných projektech) a podpořit tím pozitivní vnímání role Společenství pro udržitelný a sociální rozvoj regionu SV. Strategie: informační kampaň o ROP SV, jež bude z větší části postavena na imageovém a informačním základě, tj. prezentace ROP SV v graficky přitažlivé a textově jednoduché podobě. Její zaměření bude navazovat na aktivity realizované v roce 2007 až Tato fáze se bude prolínat s fází IV. Povědomí o přínosech ROP SV. Nástroje informovanosti a publicity: mediální kampaň (inzerce v audiovizuálních a tištěných médiích, venkovní reklama), PR, on-line komunikace ( přímá komunikace (veřejné akce), publikační aktivity aj. Cílová skupina: široká veřejnost a média. Cíle fáze III. Vzdělávání a podpora: Příjemcům pomoci z ROP SV poskytnout dostupné, včasné a srozumitelné informace a pomoc ve vztahu k administraci a zdárnému ukončení projektů. Včas zpracovat aktuální informace o změnách při administraci projektů a zajistit jejich dostupnost. Udržet a posílit image Úřadu Regionální Rady jako otevřeného, komunikativního, přátelského a nápomocného subjektu.

5 ~ 5 ~ Komunikační plán ROP SV na rok 2011 Strategie: Vzdělávání a podpora. V roce 2011 se pozornost zaměří na příjemce finanční pomoci z ROP SV. Zaměření na potenciální žadatele již není aktuální vzhledem k plánu výzev a naplnění fáze II. Motivace a mobilizace v předchozích obdobích. Aktivity se zacílí na přímou komunikaci ve formě specializovaných, tematických, seminářů a workshopů a konzultací příjemců s pracovníky Územních odborů administrace programu Úřadu Regionální rady Severovýchod. Nástroje informovanosti a publicity: přímá komunikace (tematické semináře pro příjemce a workshopy, konzultace), on-line komunikace (aktuality pro příjemce), publikační aktivity. Cílová skupina: příjemci podpory. Cíle fáze IV. Povědomí o přínosech ROP SV: Pomocí prezentace konkrétních úspěšně realizovaných projektů podpořit znalost skutečných přínosů ROP SV v regionu. Posílit pozitivní vnímání role ÚRR jako efektivní veřejné správy, která ROP SV řídí. Strategie: Povědomostní kampaň. Prioritou kampaně bude představení konkrétních přínosů ROP SV pomocí uveřejňování informací o jednotlivých úspěšně realizovaných projektech, na kterých si cílová skupina snadno představí dopad fondů EU kolem sebe. Obsah komunikace se bude soustředit na konkrétní sdělení (co se za kolik postavilo, vytvořilo a s jakým dopadem na okolí, kdo za projekty stál a komu pomáhají, vizualizace projektů apod.). Při prezentaci výsledků a přínosů programu nenásilně komunikovat roli Regionální rady Severovýchod, potažmo Úřadu Regionální rady Severovýchod. Fáze IV. se bude prolínat s fází I. Povědomí o ROP SV. Nástroje informovanosti a publicity: mediální komunikace (prezentace projektů v tisku), venkovní reklama, on-line komunikace (aktuality o projektech, sekce Realizované projekty), PR (presstripy), přímá komunikace (veřejné akce, výroční konference), publikační činnost (plakáty, informační publikace, zpravodaj) aj. Cílová skupina: široká veřejnost a média. Hlavní komunikační sdělení pro rok 2011: ROP Severovýchod pomáhá zkvalitnit život v regionu. ROP Severovýchod spolufinancuje užitečné projekty v regionu. Finanční prostředky ROP Severovýchod jsou v regionu už vidět. Regionální rada Severovýchod je správným partnerem pro rozvoj regionu. Úřad Regionální rady Severovýchod pomáhá příjemcům dotací administrovat a zdárně ukončovat projekty. Úřad Regionální rady Severovýchod je efektivní, vstřícný a transparentní. Regionální rada Severovýchod se připravuje na další programové období.

6 ~ 6 ~ Komunikační plán ROP SV na rok Cílové skupiny pro rok 2011 Vymezení cílových skupin respektuje: unijní legislativní požadavky na cílové skupiny pro programové období 2007 až 2013, stanovené komunikační cíle ROP SV, jednotlivé role v komunikačním procesu. Základní segmentace cílových skupin: A. Cílové skupiny komunikace, které se zabývají implementací a monitorováním ROP SV a jsou zdrojem informací o ROP SV: Řídicí orgán ROP SV - Regionální rada regionu soudržnosti Severovýchod (Úřad Regionální rady), Monitorovací výbor ROP SV, Výbor Regionální rady, Předseda RR. B. Cílové skupiny fungující jako distributoři a zprostředkovatelé informací o ROP SV: média, zpracovatelé projektů, informační střediska o Evropské unii v regionu SV, místní a regionální samospráva. C. Cílové skupiny obsahující příjemce informací o ROP SV: příjemci pomoci: kraje v regionu SV, obce v regionu SV a dobrovolné svazky obcí, organizace zřizované nebo zakládané kraji, obcemi a státem, nestátní neziskové organizace, podnikatelské subjekty, profesní organizace, hospodářská komora a její složky, zájmová sdružení právnických osob,

7 ~ 7 ~ Komunikační plán ROP SV na rok 2011 široká veřejnost regionu SV. Cílové skupiny dominantní v jednotlivých fázích komunikace (viz. kapitola 2): Fáze I. Povědomí o ROP SV: média, zpracovatelé projektů, informační střediska o Evropské unii v regionu SV, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, široká veřejnost regionu SV. Fáze III. Vzdělávání a podpora: příjemci pomoci: o o o o o o o kraje v regionu SV, obce v regionu SV a dobrovolné svazky obcí, organizace zřizované nebo zakládané kraji, obcemi a státem, nestátní neziskové organizace, podnikatelské subjekty, profesní organizace, hospodářská komora a její složky, zájmová sdružení právnických osob. Fáze IV. Povědomí o přínosech ROP SV: média, informační střediska o Evropské unii v regionu SV, široká veřejnost regionu SV. Charakteristika cílových skupin (jejich početnost, základní popis, vztah k fondům EU a ROP SV) jsou uvedeny v Komunikačním plánu ROP SV na období

8 ~ 8 ~ 4. Nástroje komunikace pro rok 2011 Název informačního a propagačního nástroje či opatření Tisk Rozhlas Venkovní reklama Popis NADLINKOVÁ KOMUNIKACE (ATL) Mediální komunikace - klasická reklama Hlavní cíle: průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV). klasické inzerce s informační náplní, klasické inzerce s imageovou a motivační náplní, prezentace činností RR SV v textové podobě článků. V roce 2011 se bude pokračovat ve spolupráci s Krajskými novinami, Deníky Bohemia a Deníkem Právo. Hlavní cíle: průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV, informování o konkrétních výsledcích ROP SV). rozhlasového spotu, redakčního rozhovoru. Hlavní cíle: průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP Cílové skupiny široká veřejnost regionu SV, média, příjemci pomoci, zpracovatelé projektů, informační střediska o EU v regionu SV, místní a regionální samosprávy. příjemci pomoci, zpracovatelé projektů, informační střediska o EU v regionu SV, místní a regionální samosprávy, široká veřejnost regionu SV, média. široká veřejnost regionu SV, média.

9 ~ 9 ~ SV), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV). polepů dopravních prostředků městské hromadné dopravy v Hradci Králové, Liberci a Pardubicích po dobu 6 měsíců, city-light vitrín v Hradci Králové, Liberci a Pardubicích po dobu 6 měsíců. On-line komunikace Vlastní internetové stránky ( Hlavní cíle: zajistit komplexní a aktuální informace pro široké spektrum cílových skupin v přehledné formě a se snadnou navigací, proměnit stránky v nejdůležitější informační nástroj, průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV), vzdělávání a podpora (včasné poskytování srozumitelných a dostupných informací, podpora při administraci a realizaci projektů, pozvánky na vzdělávací akce např. sekce Semináře a konference, Rady a tipy - FAQ), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV např. sekce Realizované projekty), Klíčová sdělení: všechny cílové skupiny legislativní rámec ve vztahu k ROP SV, podrobné informace o struktuře programu, programová dokumentace, pokyny a metodiky s možností jejich stažení, podrobné informace o implementaci programu (včetně organizační struktury orgánů a kontaktů), zveřejňování aktuálních výzev, podrobné informace o postupu při podávání žádosti, výběrová (bodovací) kritéria,

10 ~ 10 ~ On-line inzerce Intranet/Extranet/vyhrazené komunikační rozhraní Dlouhodobé vztahy s novináři zprávy o provádění programu, výsledky evaluací, seznam příjemců pomoci, příklady projektů, odpovědi na často kladené otázky, kalendář vzdělávacích a informačních akcí, vydané publikace v elektronické podobě, odkazy na další internetové stránky, týkající se SF EU. průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV), podpora informačních a propagačních nástrojů (např. banner hlavní informační akce), maximálně využít možností on-line prostoru pro zvýšení návštěvnosti vlastních stránek RR. bannerů s prolinkem na bannerů na podporu publicity jednotlivých informačních a propagačních nástrojů, prezentace činností RR SV v textové podobě článků. Nástroj operativní komunikace pro interní cílové skupiny. PODLINKOVÁ KOMUNIKACE (BTL) Public relations průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV, informování o konkrétních výsledcích ROP SV), zajištění pravidelné nezávislé publicity ROP SV na obsahově i formálně vysoké úrovni. média, zpracovatelé projektů, informační střediska o Evropské unii v regionu SV, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, široká veřejnost regionu SV. ŘO ROP SV (ÚRR, VRR), Monitorovací výbor ROP SV. média zprostředkovaně: zpracovatelé projektů, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, široká veřejnost regionu SV.

11 ~ 11 ~ rozesílání tiskových zpráv, pravidelné individuální komunikace, nabízení zajímavých textových i obrazových podkladových materiálů pro články/reportáže. Výsledkem budou: články v denním tisku, odborných časopisech, internetových serverech, reportáže/rozhovory nebo krátké relace v regionálních televizích, regionálním zpravodajství, celostátním vysílání, reportáže/rozhovory nebo krátké relace v rozhlase. průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV, informování o novinkách ROP SV), vzdělávací kampaň (včasné poskytování srozumitelných a dostupných informací, posilování image ÚRR), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace média úspěšně realizovaných projektů v regionu SV, informování zprostředkovaně: o konkrétních výsledcích ROP SV). Tiskové zprávy zpracovatelé projektů, místní a regionální samospráva, pravidelného pozitivního informování veřejnosti příjemci pomoci, prostřednictvím médií, široká veřejnost regionu SV. rychlého informování o důležitých krocích a novinkách a průběhu realizace programu, operativních reakcí na negativní situace či zprávy v rámci krizové komunikace, nabízení zajímavých textových i obrazových podkladových materiálů. Tiskové konference média zprostředkovaně:

12 ~ 12 ~ průběžná informační kampaň (budování povědomí o výsledcích a přínosech ROP SV), pravidelné informování zástupců médií, kteří následně prezentují či komentují sdělené informace. zpracovatelé projektů, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, široká veřejnost regionu SV. Presstrip informování o novinkách a konkrétních výsledcích ROP SV, prezentace úspěšně realizovaných projektů. povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV). seznámení médií s konkrétními výsledky programu, setkání médií s realizátory projektů a získání informací o jejich osobních zkušenostech s využitím fondů EU, seznámení médií s konkrétními úspěšnými projekty v místech jejich realizace. Výsledkem budou: média zprostředkovaně: zpracovatelé projektů, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, široká veřejnost regionu SV. Síť kontaktních míst články v denním tisku, odborných časopisech, internetových serverech, reportáže/rozhovory nebo krátké relace v regionálních televizích, regionálním zpravodajství, celostátním vysílání, reportáže/rozhovory nebo krátké relace v rozhlase. Přímá komunikace průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV, přímá distribuce publikací. Eurocenter v Hradci Králové, Liberci a Pardubicích (v roce 2008 byla podepsána smlouva o vzájemné spolupráci mezi široká veřejnost

13 ~ 13 ~ Databázový mailing Semináře a workshopy RR SV a Úřadem vlády ČR za účelem spolupráce při naplňování vybraných činností KoP ROP SV, např. poskytování základních informací o programu, distribuce informačních a propagačních materiálů). Hlavní cíle: průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV), vzdělávání a podpora (včasné poskytování informací o správném postupu při realizaci projektů, pozvánky na vzdělávací akce), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV). rozesílání aktuálních informací o ROP SV zaregistrovaným uživatelům www, rozesílání pozvánek na akce osobám evidovaným v databázích (např. účastníci seminářů), rozesílání aktuálních informací o ROP SV prostřednictvím komunikačního modulu IS MONIT pro uživatele IS BENEFIT7, tedy žadatele a příjemce, zodpovídání dotazů zaslaných elektronickou poštou. vzdělávat příjemce v procesu realizace a administrace schváleného projektu, udržet a posílit image ÚRR jako komunikativního, přátelského a vstřícného subjektu, zprostředkovat metodické a teoretické návody i praktické příklady při administraci projektů (např. monitorovací zprávy, žádosti o platbu), zprostředkovat metodické a teoretické návody i praktické příklady u problematických oblastí projektového cyklu (realizace veřejných zakázek, publicita, IS BENEFIT7). příjemci pomoci, registrovaný uživatel webových stránek, účastníci konferencí, seminářů a workshopů. příjemci pomoci, zpracovatelé projektů.

14 ~ 14 ~ Konference seminářů pro příjemce ze 14. kola výzvy a 21. kola výzvy, seminářů pro závěrečnou monitorovací zprávu a udržitelnosti projektu, seminářů k publicitě a veřejným zakázkám, workshop BENEFIT7 (vyplňování monitorovacích zpráv, žádostí o platbu). průběžná informační kampaň o ROP SV (budovat povědomí o ROP SV a vzbudit zájem o konkrétnější informace), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů, informování o konkrétních výsledcích ROP SV), prezentace výsledků programu (aktuální stav čerpání ROP SV, bilance realizace programu a vize na další období), diskuze o přípravě dalšího programovacího období všechny cílové skupiny interní skupiny RR SV (VRR, ÚRR, MV) Konzultace konference u příležitosti pětiletého výročí založení Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod v rámci hlavní informační akce dle Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 čl. 7, bod 2b. individuální vzdělávání a podpora příjemců, a tím zvýšení úspěšnosti administrace a zdárného průběhu i dokončení realizovaného projektu, včasné poskytování srozumitelných a dostupných informací, posilování image ÚRR jako komunikativního, přátelského a vstřícného subjektu. příjemci pomoci, zpracovatelé projektů. Územních odborů realizace programu Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod (osobní, telefonické a ové komunikace).

15 ~ 15 ~ Veřejné akce průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (budování povědomí o výsledcích a přínosech programu), široká veřejnost regionu SV, příjemci pomoci, média. Letáky, plakáty a jiné publikační aktivity výstavy realizovaných projektů prostřednictvím plakátů. Putovní výstava se otevře na hlavní informační akci dle Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 čl. 7, bod 2b., soutěže pro širokou veřejnost. Publikační aktivity iniciace zájmu o detailnější informace o ROP SV, průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV), vzdělávání a podpora (podpora při přípravě, administraci a realizaci projektů, pozvánky na vzdělávací akce), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (budování povědomí o výsledcích a přínosech programu). Prostřednictvím grafiky a tisku: informačního letáku o ROP SV/prioritních os, plakátů realizovaných projektů, image letáku, plakátů informujících o akcích KoP (např. veřejné akce, konference), pozvánek na akce KoP, polepů dopravních prostředků městské hromadné dopravy, plakátů umístěných v city-light vitrínách, kalendáře úspěšně realizovaných projektů, pf 2012, dalších nástrojů vytvořených operativně dle průběžné realizace KoP. příjemci pomoci, zpracovatelé projektů, média, místní a regionální samospráva, informační střediska o EU v regionu SV, široká veřejnost regionu SV.

16 ~ 16 ~ Metodiky, manuály, příručky Informační publikace informování subjektů zapojených do implementace ROP SV a do přípravy a realizace projektů, průběžná informační kampaň o ROP SV (zajistit jasnou prezentaci ROP SV s patřičnou délkou sdělení), motivační/mobilizační kampaň (zajistit jednotný výklad dotační problematiky, zabezpečit informovanost o procesu předkládání žádostí o dotace), vzdělávání a podpory (poskytnout pomoc a informace ve vztahu k přípravě, administraci a realizaci projektů). Programového dokumentu a Prováděcího dokumentu ROP SV, Příručky pro žadatele a příjemce, včetně příloh - obsahují podrobné informace o zaměření a podmínkách ROP SV ve srozumitelné a jasné formě (např. popis jednotlivých prioritních os a oblastí podpory, definice příjemců, postupy při vyplňování a podávání žádostí a při realizaci projektu, postup hodnocení žádostí o financování a daných časových obdobích, seznam výběrových kritérií, způsobilé výdaje, kontakty na zdroje a osoby, které poskytnou další informace), metodiky pro žadatele a příjemce (zpracovány pro oblasti, v nichž je nutné podrobněji specifikovat postupy za účelem snadnější implementace). Publikace jsou distribuovány v elektronické podobě na jsou zveřejněny v aktuálním znění. průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV, budování znalosti o ROP SV - prezentace cílů, oblastí podpory ROP SV), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (budování povědomí o výsledcích a přínosech programu), potenciální/reální žadatelé a příjemci pomoci: kraje v regionu SV, obce v regionu SV a dobrovolné svazky obcí, organizace zřizované nebo zakládané kraji, obcemi a státem, nestátní neziskové organizace, podnikatelské subjekty, profesní organizace, hospodářská komora a její složky, zájmová sdružení právnických osob. široká veřejnost regionu SV, příjemci pomoci, místní a regionální samospráva, média.

17 ~ 17 ~ Zprávy a studie shrnutí obecných či specifických informací o ROP SV a jeho realizaci, přehled kontaktů a další informace, které pomohou cílovým skupinám získat ucelené informace o možnostech programu. informační brožury ROP Severovýchod: Vaše nápady, náš kapitál (aktualizace a dotisk, včetně letáků prioritních os), výroční zprávy pro veřejnost Čerpání evropských dotací v roce 2010 (informování o realizaci programu v roce 2010 s důrazem na informování o čerpání ROP SV a prezentaci realizovaných projektů), brožury Úspěšné projekty severovýchodních Čech II. (prezentace přínosů ROP SV prostřednictvím konkrétních realizovaných projektů, včetně DVD se spoty vybraných projektů v rámci videoprezentace Dobrá praxe dobrý projekt ). Uvedené typy publikací jsou distribuovány v elektronické podobě (web) i v tištěné podobě. poskytnout kvalitní podkladové materiály pro rozhodování členů VRR a MV o věcech spojených s realizací ROP SV. Publikace jsou distribuovány v elektronické (web) i v tištěné podobě. MV, VRR. Newsletters eu ROPLAN průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV, informování o aktuálním dění), vzdělávání a podpora (podpora při přípravě, administraci a realizaci projektů, informování o dokumentech, metodických pokynech zprostředkování rad, tipů či odkazů při realizaci projektů), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace média, zpracovatelé projektů, informační střediska o Evropské unii v regionu SV, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, vnitřní cílové skupiny.

18 ~ 18 ~ výsledků a přínosů ROP SV, úspěšně realizovaných projektů v regionu SV). Propagační předměty eu ROPLANU (zpravodaj RR SV, vychází 4x ročně případně ve speciálním vydání - v tištěné i elektronické podobě, zprostředkovává informace např. o průběhu realizace ROP SV, aktuálních i ukončených výzvách, aktuálních událostech, seminářích, publikacích, konkrétních projektech; zpravodaj se distribuuje na krajské úřady, obce s rozšířenou působností, do Eurocenter, knihoven i zástupcům médií a prostřednictvím aktivit přímé komunikace). OSTATNÍ NÁSTROJE nástroj budující a posilující povědomí a vztah k ROP SV a jeho nástrojům, budování image, odkazování na komplexní zdroje informací jako jsou např. internetové stránky RR SV. Tento nástroj doplňuje především nástroje přímé komunikace. všechny cílové skupiny Digitální média Služby fotografa Natáčení videospotů distribuce informačních publikací, distribuce propagačních spotů. získání profesionální fotodokumentace významných událostí roku 2011 a fotografických podkladů pro publikační aktivity (podklad k brožurám, eu ROPLANu) a prezentaci činností na www. zhotovení videospotů devíti vybraných projektů ROP SV (úspěšně zakončených). Spoty se poprvé představí na hlavní informační akci dle Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 čl. 7, média, zpracovatelé projektů, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, široká veřejnost regionu SV. interní cílové skupiny (ÚRR ) zprostředkovaně: příjemci pomoci, široká veřejnost, média. interní cílové skupiny (ÚRR) zprostředkovaně: příjemci pomoci, široká veřejnost,

19 ~ 19 ~ Aplikace jednotné vizuální identity (corporate identity) Evaluace komunikačních aktivit Monitoring tisku bod 2b. Videa (na DVD) budou součástí brožury Úspěšné projekty severovýchodních Čech II. a také se umístí na webových stránkách ROP SV. Redesing Manuálu jednotného vizuálního stylu ROP SV byl vytvořen v roce V aktuálním období se řídicí orgán zaměří na jeho uplatňování, koordinaci aplikace vizuálního stylu a kontrolu jeho dodržování. komplexní vyhodnocení realizovaných opatření v rámci Komunikačního plánu na rok 2011, včetně zhodnocení harmonogramu, financování komunikačních aktivit a naplňování monitorovacích indikátorů. vyhodnocení KoP denní monitoring médií zaměřený na klíčová slova Regionální rada, Úřad Regionální rady a Regionální operační program včetně zkrácené alternativy ROP. Výstupy z monitoringu tisku mají úzký vztah s komunikačním nástrojem PR/dlouhodobé vztahy s novináři. média. vnitřní cílové skupiny zprostředkovaně: zpracovatelé projektů, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, média, široká veřejnost regionu SV. interní cílové skupiny (ŘO, MV, VRR) interní cílové skupiny (ÚRR)

20 ~ 20 ~ 5. Využití definovaných nástrojů informovanosti a publicity pro stanovené informační a propagační opatření v roce 2011 (dle Nařízení komise čl. 7, bod 2) Jedna větší informační aktivita ročně, která představí výsledky operačního programu a případně rovněž velké projekty (čl. 7, bod 2b Nařízení komise) Možné využití následujících nástrojů informovanosti a publicity: Hlavní informační akce (dále jen HIA) bude navazovat na předchozí HIA nazvané ROPfórum. Hlavní nástroje: Přímá komunikace konference, společenská akce u příležitosti 5. výročí založení Regionální rady Severovýchod. Doplňkové nástroje: Mediální komunikace tisk, rozhlas On-line komunikace webové stránky, on-line inzerce Public relations tiskové zprávy, tisková konference, dlouhodobé vztahy s novináři, presstrip Přímá komunikace databázový mailing, výstava, soutěž Publikační aktivity plakáty, pozvánky, brožura best practices, newsletter Ostatní nástroje videospoty, propagační předměty, digitální média Primárně oslovované cílové skupiny pro akci v roce 2011 Všechny cílové skupiny s důrazem na cílové skupiny fungující jako distributoři a zprostředkovatelé informací o ROP SV. Vyvěšení vlajky Evropské unie na jeden týden ode dne 9. května před budovou každého řídicího orgánu (čl. 7, bod 2c Nařízení komise) Možné využití následujících nástrojů informovanosti a publicity: Vlajka EU bude vyvěšena před budovou ŘO Doplňkové nástroje: On-line komunikace webové stránky Primárně oslovované cílové skupiny Všechny cílové skupiny Elektronické nebo jiné zveřejnění seznamu příjemců, názvů operací a výše částky financování přidělené operacím z veřejných zdrojů (čl. 7, bod 2d Nařízení komise) Možné využití následujících nástrojů informovanosti a publicity: Hlavní nástroj: On-line komunikace webové stránky Doplňkové nástroje:

21 ~ 21 ~ Mediální komunikace redakční články Public relations tiskové zprávy, tiskové konference Publikační aktivity newsletter, informační brožury Primárně oslovované cílové skupiny Všechny cílové skupiny s důrazem na cílové skupiny fungující jako distributoři a zprostředkovatelé informací o ROP SV. V seznamu umístěném na webových stránkách je zveřejněn název příjemce a jeho IČ, název operace, datum alokace, alokovaná částka, datum průběžné platby, celková částka proplacená od začátku operace a stav operace. Seznam je zveřejněn formou tabulky, názvy jsou uvedeny i v anglickém jazyce. Na webových stránkách je vytvořen v sekci Výzvy a dokumenty přímý odkaz na seznam. Aktualizace elektronického seznamu příjemců bude probíhat kvartálně u ukončených projektů. Zdrojem dat pro tvorbu seznamů budou údaje z monitorovacího systému. Vybrané výstupy budou dále využívány jako podkladový materiál pro účely využití dalších nástrojů informovanosti a publicity (např. informační publikace).

22 ~ 22 ~ 7. Monitorování a hodnocení V rámci evaluace se bude hodnotit efektivita komunikačních aktivit podle 3 indikátorů: Indikátor výstupu měří počet uskutečněných aktivit, akcí a opatření ve vztahu k plánovanému počtu aktivit, akcí a opatření, Indikátor výsledku vyhodnocuje přímý a okamžitý dopad aktivity na cílové skupiny počet zasažených členů CS, počet prokliků na banner, počet účastníků seminářů atd., Indikátor dopadu sleduje změnu v informovanosti, spokojenosti a obeznámení cílových skupin s konkrétní aktivitou změna znalosti, povědomí, vnímání a postojů. Komunikační nástroje Mediální komunikace On-line komunikace Indikátor výstupu a plánovaný počet pro rok 2011 Počet vytvořených inzerátů - 12 Počet uveřejněných inzerátů - 12 Počet vytvořených rozhlasových spotů - 1 Počet odvysílaných rozhlasových spotů - 10 Počet uveřejněných stránek (portálů) 1 Počet vytvořených databází - 2 Indikátor výsledku a plánovaný počet pro rok 2011 Údaje o čtenosti, sledovanosti a poslechovosti médií použitých v kampaních Počet návštěvníků Počet registrovaných uživatelů 500 Počet stáhnutých stránek/dokumentů Indikátoru dopadu a plánovaný počet pro rok 2011 Změna informovanosti, povědomí, vnímání postojů cílových skupin Měření spontánní znalosti podpořené znalosti preferencí Nárůst/pokles návštěvnosti v určitém časovém úseku Změna spokojenosti CS s obsahem webu Public relations Počet tiskových zpráv - 15 Počet tiskových konferencí - 1 Počet rozhovorů s novináři - 6 Medializace na základě spolupráce s novináři, TZ, TK: Počet článků 20 Počet příspěvků 10 Počet reportáží 2 Počet rozhovorů 6 Změna úrovně povědomí novinářů Změna počtu pozitivních/ negativních zpráv v médiích Změna čtenosti/ sledovanosti článků (příspěvků/rubrik)

23 ~ 23 ~ Přímá komunikace Počet seminářů, Počet účastníků školení a (očekávaný/reálný) konferencí - 12 Počet rozdaných materiálů během akce Písemné ohlasy - 50 organizace Zvýšení/snížení Nárůst/pokles pozitivní či negativní zpětné vazby CS na obsah a kvalitu akce a kvalitu počtu účastníků v nebo mezi jednotlivými kurzy za daný časový úsek Publikační aktivity Počet publikovaných výtisků - 6 Počet distribuovaných výtisků 1500 Počet písemných ohlasů - 5 Změna úrovně povědomí CS Nárůst/pokles pozitivní či negativní zpětné vazby CS na obsah a podobu tiskovin

24 ~ 24 ~ 8. Shrnutí KoP 2011, načasování a rozpočet KoP ROP NUTS II Severovýchod pro rok 2011 Komunikační cíle pro rok 2011: Zvyšovat povědomí o ROP Severovýchod u široké veřejnosti obyvatel regionu Severovýchod. Zajistit jednotný výklad dotační problematiky používáním srozumitelného jazyka, informovat o procesu předkládání žádostí o dotace a vybudovat image transparentnosti hodnocení a konečného výběru projektů pro financování z ROP SV. Systematicky propagovat vzdělávací a konzultační roli Úřadu Regionální rady SV, zvyšovat povědomí o něm a zároveň směřovat k vytvoření image ÚRR jako otevřeného, komunikativního, přátelského a nápomocného subjektu. Příjemcům pomoci z ROP SV poskytnout dostupné, včasné a srozumitelné informace a pomoc ve vztahu k administraci projektů. Včas zpracovat aktuální informace o změnách při administraci projektů a zajistit jejich dostupnost. Podporovat pozitivní vnímání existence a významu fondů EU pro udržitelný hospodářský a sociální rozvoj regionu soudružnosti Severovýchod zejména zvyšováním povědomí o konkrétních přínosech fondů EU v regionu SV na základě prezentace projektů realizovaných v ROP Severovýchod. Pomocí prezentace konkrétních úspěšně realizovaných projektů podpořit znalost skutečných přínosů ROP SV v regionu. Nástroje KoP v roce 2011: Nadlinková komunikace Nástroj Převažující CS Načasování Odhadovaný rozpočet Mediální komunikace (zahrnují náklady na nákup prostoru v médiích, náklady na tvorbu spotu apod.) ,- Kč Tisk Všechny CS Průběžně Rozhlas Všechny CS 06/ ,- Kč Venkovní reklama Široká veřejnost 02 12/ ,- Kč On-line komunikace (zahrnuje náklady na nákup médií a služby související se správou webu) Internetové stránky RR SV Všechny CS Průběžně ,- Kč

25 ~ 25 ~ Inzerce on-line Všechny CS Průběžně 0,- Kč Intranet, extranet ÚRR, VRR, MV Průběžně 0,- Kč Podlinková komunikace Public relations (zahrnují náklady související s pořádáním dané akce nájem, občerstvení, doprava) Dlouhodobé vztahy s novináři Média Průběžně 0,- Kč Tiskové zprávy Média Průběžně 0,- Kč 4 000,- Kč Tiskové konference Média Operativně Presstrip Média 06/ ,- Kč Přímá komunikace (zahrnují náklady na pronájem, občerstvení a další služby nezbytné pro zajištění konferencí a seminářů) Síť kontaktních míst Zpracovatelé projektů, široká veřejnost Průběžně 0,- Kč Databázový mailing Zaregistrovaní na www, účastníci seminářů/konferencí Průběžně 0,- Kč Semináře a workshopy Příjemci pomoci, zpracovatelé projektů, 02/11,03/11,05/11,09/ ,- Kč Konference (u příležitosti 5. výročí RR SV) je součástí rozpočtu v položce povinná publicita HIA. Konference a veletrhy Všechny CS 06/11 Konzultace Zpracovatelé projektů, příjemci pomoci Průběžně 0,- Kč ,- Kč (Výstava regionálních projektů) Veřejné akce Široká veřejnost 06/11 12/ ,- Kč (soutěž)

26 ~ 26 ~ Publikační aktivity (zahrnují náklady na grafiku a tisk) Letáky a plakáty a jiné publikační aktivity Všechny CS Průběžně Metodiky, manuály, příručky (online) Žadatelé a příjemci Průběžně ,- Kč 0,- Kč Informační publikace Všechny CS Průběžně ,- Kč Zprávy a studie MV, VRR Průběžně 0,- Kč Newsletters Všechny CS 1/11, 4/11, 7/11, 10/ ,- Kč Ostatní nástroje (zahrnují náklady na grafiku a výrobu propagačních předmětů a další služby nezbytné pro výrobu nebo distribuci publikací/propagačních předmětů) Propagační předměty Všechny CS Průběžně Kč Digitální média Všechny CS Průběžně ,- Kč Služby fotografa Vnitřní CS Operativně ,- Kč Natáčení videospotů Vnitřní CS 06/ ,- Kč Aplikace jednotné vizuální identity Vnitřní CS Průběžně 0 Kč Evaluace komunikačních aktivit ŘO, MV, VRR 12/11 0,- Kč Monitoring tisku Vnitřní CS Průběžně ,- Kč Povinná publicita dle Nařízení komise čl. 7, bod 2b HIA (ROPfórum 2011) Všechny CS 06/ ,- Kč Celkem ,- Kč

27 Pražská 320/ Hradec Králové tel.: