Komunikační plán ROP Severovýchod na rok 2015

Transkript

1 Příloha č. 2, bod 24-8/2015 Komunikační plán ROP Severovýchod na rok zasedání Monitorovacího výboru Regionálního operačního programu regionu soudržnosti Severovýchod

2 ~ 1 ~ Příloha č. 2, bod 24-8/2015 Obsah 1. Výchozí situace Strategie a cíle komunikace pro rok Cílové skupiny pro rok Nástroje komunikace pro rok Využití definovaných nástrojů informovanosti a publicity v roce 2015 (dle nařízení komise čl. 7, bod 2) Monitorování a hodnocení Komunikační aktivity rozšiřující povědomí o integrovaném regionální operačním programu (IROP) a novém programovém období Shrnutí KoP 2015, načasování a rozpočet...18

3 ~ 2 ~ Příloha č. 2, bod 24-8/ Výchozí situace Komunikační plán pro rok 2015 vychází z Komunikačního plánu Regionálního operačního programu regionu soudržnosti Severovýchod na období (dále jen KoP ROP SV ), který byl schválen Evropskou komisí v srpnu 2008, a ze zkušeností s realizací ročních Komunikačních plánů uskutečněných v letech 2007 až Současně reflektuje poznatky vzešlé z realizace Výzkumu povědomí cílových skupin v regionu soudržnosti Severovýchod o Regionálním operačním programu NUTS II Severovýchod, z analýzy absorpční kapacity regionu soudržnosti Severovýchod z roku 2008, z výsledků Evaluace realizace KoP ROP SV a realizace komunikačních a propagačních aktivit z roku 2010 a z interního hodnocení komunikační strategie ROP SV provedené na počátku roku KoP ROP Severovýchod pro rok 2015, stejně jako KoP ROP SV , respektuje evropské i národní legislativní požadavky. Zejména základní náležitosti realizace komunikačního plánu podrobně rozvedené v oddílu 1 Nařízení Komise č. 1828/2006, kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 a k nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006 o Evropském fondu pro regionální rozvoj (Nařízení Komise). Dále vychází z obecně platných zásad dobrého řízení a nejlepší komunikační praxe. V Komunikačním plánu Regionálního operačního programu regionu soudržnosti Severovýchod na období bylo pro rok 2015 počítáno s omezenou realizací propagačních aktivit, a to pouze s provozem webových stránek programu, udržováním vztahů s novináři a pořádáním presstripů. Z publikačních aktivit měly být původně vydávány pouze metodiky a manuály pro příjemce, zprávy a studie o fungování programu a pravidelný čtvrtletní zpravodaj. Vzhledem k plnému fungování ROP Severovýchod i v roce 2015 budou realizovány komunikační aktivity téměř ve stejném rozsahu jako doposud. Je nutné informovat o výsledcích programu a jeho úspěších. V době zpracování tohoto dokumentu jsou Regionální rady ustaveny jako zprostředkující subjekty pro Integrovaný regionální operační program (IROP) 1, který bude v období řízen Ministerstvem pro místní rozvoj ČR. V danou chvíli neexistuje žádný komunikační plán, jehož příprava je v gesci řídicího orgánu (Ministerstvo pro místní rozvoj ČR - MMR) ani finanční alokace, které by zajistily naplňování komunikačních aktivit nezbytných pro podporu realizace IROP v roce Tyto aktivity budou proto v regionu Severovýchod zajištěny z prostředků technické pomoci ROP Severovýchod a jsou obsahem tohoto komunikačního plánu (viz kapitola 7). 2. Strategie a cíle komunikace pro rok 2015 Globální cíl KoP ROP SV Komunikační plán ROP SV pro rok 2015 má svými informačními opatřeními přispět k naplňování dlouhodobého globálního cíle komunikace KoP ROP SV, tedy zajistit, aby podpora poskytovaná z Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím Regionálního operačního programu NUTS II Severovýchod (dále jen ROP SV) v programovém období 2007 až 2013 byla dostupná a transparentní pro široce pojaté cílové skupiny. Současně má podpořit vnímání pozitivní role politiky hospodářské a sociální soudržnosti EU (HSS) a jejích nástrojů v regionu soudržnosti Severovýchod. 1 Usnesení Vlády ČR 555/2014 ze dne

4 ~ 3 ~ Příloha č. 2, bod 24-8/2015 Z hlediska koncepce se komunikace ROP SV bude odehrávat ve třech základních rovinách: v rovině projektové s cílem aktivně propagovat úspěšné projekty ROP SV a podporovat schopnosti příjemců realizovat kvalitní projekty naplňující cíle ROP SV; v rovině obecné neboli v rovině politiky hospodářské a sociální soudržnosti EU s cílem šířit povědomí o dotacích poskytovaných v jejím rámci a posilovat tak nepřímo image této politiky a zprostředkovaně EU jako takové mezi občany regionu Severovýchod; v rovině programové neboli rovině ROP SV a rovině IROP s cílem vytvářet příznivé prostředí pro realizace programu ve vztahu k subjektům zainteresovaným na jejich realizaci a ovlivňujícím prostředí, ve kterém jsou programy realizovány. Z praktického hlediska bude komunikace v roce 2015 rozdělena do 2 fází. Fáze jsou číslovány v souladu s rámcovým KoP ROP SV (3. kapitola). Fáze III. Vzdělávání a podpora Cíle fáze III. Vzdělávání a podpora: Příjemcům pomoci z ROP SV poskytnout dostupné, včasné a srozumitelné informace a pomoc ve vztahu k administraci a zdárnému ukončení projektů. Včas zpracovat aktuální informace o změnách při administraci projektů a zajistit jejich dostupnost. Udržet a posílit image Úřadu Regionální rady jako otevřeného, komunikativního, přátelského a nápomocného subjektu. Strategie: Vzdělávání a podpora. V roce 2015 se bude pozornost zaměřovat na příjemce finanční pomoci z ROP SV, konkrétně na konzultace příjemců s pracovníky územních odborů administrace programu Úřadu Regionální rady Severovýchod. Nástroje informovanosti a publicity: přímá komunikace (konzultace s pracovníky územních odborů, propagační akce), on-line komunikace (aktuality pro příjemce), publikační aktivity. Cílová skupina: příjemci podpory Fáze IV. Povědomí o přínosech ROP SV Cíle fáze IV. Povědomí o přínosech ROP SV: Pomocí prezentace konkrétních úspěšně realizovaných projektů podpořit znalost skutečných přínosů ROP SV v regionu. Posílit pozitivní vnímání role ÚRR jako efektivního úřadu veřejné správy, který ROP SV řídí. Strategie: Image kampaň, povědomostní kampaň. Prioritou kampaně bude zejména upoutání pozornosti veřejnosti a médií k ROP SV a vyvolání příznivé image, ve druhém sledu také sdělování konkrétních informací (představení úspěšně realizovaných projektů, na kterých si cílová skupina snadno představí dopad fondů EU kolem sebe, sdělení informací o pokroku

5 ~ 4 ~ Příloha č. 2, bod 24-8/2015 v čerpání, apod.). Při prezentaci výsledků a přínosů programu budeme nenásilně komunikovat roli Regionální rady Severovýchod, potažmo Úřadu Regionální rady Severovýchod. Nástroje informovanosti a publicity: mediální komunikace (prezentace projektů v tisku, rozhlase), venkovní reklama (např. polepy MHD), on-line komunikace (aktuality o projektech, sekce Realizované projekty, inzerce on-line), přímá komunikace (veřejné akce, prezentace ROP na veřejnosti), publikační činnost (plakáty, informační publikace, zpravodaj) aj. Cílová skupina: široká veřejnost a média. Hlavní komunikační sdělení pro rok 2015: ROP Severovýchod pomáhá zkvalitnit život v regionu. ROP Severovýchod spolufinancuje užitečné projekty v regionu. Finanční prostředky ROP Severovýchod jsou v regionu vidět. Regionální rada Severovýchod je správným partnerem pro rozvoj regionu. Úřad Regionální rady Severovýchod pomáhá příjemcům dotací administrovat a zdárně ukončovat projekty. Úřad Regionální rady Severovýchod je respektovanou, otevřenou a profesionální institucí. Úřad Regionální rady Severovýchod disponuje kvalifikovanými zaměstnanci. 3. Cílové skupiny pro rok 2015 Vymezení cílových skupin respektuje: unijní legislativní požadavky na cílové skupiny pro programové období 2007 až 2013, stanovené komunikační cíle ROP SV, jednotlivé role v komunikačním procesu. Základní segmentace cílových skupin: A. Cílové skupiny komunikace, které se zabývají implementací a monitorováním ROP SV a jsou zdrojem informací o ROP SV: řídicí orgán ROP SV - Regionální rada regionu soudržnosti Severovýchod (Úřad Regionální rady), Monitorovací výbor ROP SV, Výbor Regionální rady, předseda RR. B. Cílové skupiny fungující jako distributoři a zprostředkovatelé informací o ROP SV: média, zpracovatelé projektů,

6 ~ 5 ~ Příloha č. 2, bod 24-8/2015 informační střediska o Evropské unii v regionu SV, místní a regionální samospráva. C. Cílové skupiny obsahující příjemce informací o ROP SV: příjemci pomoci: kraje v regionu SV, obce v regionu SV a dobrovolné svazky obcí, organizace zřizované nebo zakládané kraji, obcemi a státem, nestátní neziskové organizace, podnikatelské subjekty, profesní organizace, hospodářská komora a její složky, zájmová sdružení právnických osob, široká veřejnost regionu SV. Cílové skupiny dominantní v jednotlivých fázích komunikace (viz kapitola 2): Fáze III. Vzdělávání a podpora: příjemci pomoci: kraje v regionu SV, obce v regionu SV a dobrovolné svazky obcí, organizace zřizované nebo zakládané kraji, obcemi a státem, nestátní neziskové organizace, podnikatelské subjekty, profesní organizace, hospodářská komora a její složky, zájmová sdružení právnických osob. Fáze IV. Povědomí o přínosech ROP SV: média, informační střediska o Evropské unii v regionu SV, široká veřejnost regionu SV. Charakteristika cílových skupin (jejich početnost, základní popis, vztah k fondům EU a ROP SV) jsou uvedeny v Komunikačním plánu ROP SV na období

7 ~ 6 ~ Příloha č. 1, bod 50-21/ Nástroje komunikace pro rok 2015 Název informačního a propagačního nástroje Popis Cílové skupiny NADLINKOVÁ KOMUNIKACE (ATL) Mediální komunikace - klasická reklama Hlavní cíle: Tisk průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV, informování), kampaň zvyšující povědomí o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV, zviditelnění dotací v regionu, budit důvěru v ROP SV). přesvědčení cílové skupiny o smysluplném rozdělování dotací z Unie (cílová skupina: veřejnost, i odborná, starší 15 let) klasické inzerce s informační náplní, klasické inzerce s imageovou náplní, prezentace činností RR SV v textové podobě článků. široká veřejnost regionu SV, média, příjemci pomoci, zpracovatelé projektů, informační střediska o EU v regionu SV, místní a regionální samosprávy. V roce 2015 bude pokračovat spolupráce s vybranými tištěnými médii. Rozhlas a regionální televize Hlavní cíle: průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV, image), kampaň zvyšující povědomí o přínosech ROP SV (informování o konkrétních výsledcích ROP SV, zviditelnění dotací v regionu, budit důvěru v ROP SV) rozhlasového spotu a videospotu, debat s představiteli Regionální rady SV. příjemci pomoci, zpracovatelé projektů, informační střediska o EU v regionu SV, místní a regionální samosprávy, široká veřejnost regionu SV, média.

8 ~ 7 ~ Příloha č. 1, bod 50-21/2014 Hlavní cíle: Venkovní reklama průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV), kampaň zvyšující povědomí o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV). polepů dopravních prostředků městské hromadné dopravy v Hradci Králové, Liberci a Pardubicích, inzerce na reklamních nosičích v prostorách železničních nádraží, promítání videospotu v multikinech regionu. široká veřejnost regionu SV, média. On-line komunikace Hlavní cíle: Vlastní internetové stránky facebookový profil ROPface a speciálně vytvořené stránky k podpoře veřejné akce zajistit komplexní a aktuální informace pro široké spektrum cílových skupin v přehledné formě a se snadnou navigací, udržet pozici stránek jako nejdůležitějšího informačního nástroje, průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV), vzdělávání a podpora (včasné poskytování srozumitelných a dostupných informací, podpora při administraci a realizaci projektů, Rady a tipy - FAQ), kampaň zvyšující povědomí o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV např. sekce Realizované projekty, prezentace projektů na podporu veřejné akce). Klíčová sdělení: legislativní rámec ve vztahu k ROP SV, podrobné informace o struktuře programu, programová dokumentace, pokyny a metodiky s možností jejich stažení, podrobné informace o implementaci programu (včetně organizační struktury orgánů a kontaktů), zveřejňování aktuálních výzev, podrobné informace o postupu při podávání žádostí, výběrová (bodovací) kritéria, zprávy o provádění programu, výsledky evaluací, seznam příjemců pomoci, příklady projektů, odpovědi na často kladené otázky, kalendář vzdělávacích a informačních akcí, vydané publikace v elektronické podobě, odkazy na další internetové stránky týkající se SF EU. všechny cílové skupiny

9 ~ 8 ~ Příloha č. 1, bod 50-21/2014 On-line inzerce informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV), podpora informačních a propagačních nástrojů (např. bannery na významné informační akce), maximálně využít možností on-line prostoru pro zvýšení návštěvnosti vlastních stránek RR. bannerů s prolinkem na bannerů na podporu publicity jednotlivých informačních a propagačních nástrojů, prezentace činností RR SV v textové podobě článků, on-line rozhovorů v médiích s představiteli ROP SV. média, zpracovatelé projektů, informační střediska o Evropské unii v regionu SV, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, široká veřejnost regionu SV. Intranet/Extranet/vy hrazené komunikační rozhraní Nástroj operativní komunikace pro interní cílové skupiny. ŘO ROP SV (ÚRR, VRR), Monitorovací výbor ROP SV. PODLINKOVÁ KOMUNIKACE (BTL) Public relations Dlouhodobé vztahy s novináři průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV), kampaň zvyšující povědomí o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV, informování o konkrétních výsledcích ROP SV), zajištění pravidelné nezávislé publicity ROP SV na obsahově i formálně vysoké úrovni. rozesílání tiskových zpráv, individuální komunikace, nabízení zajímavých textových i obrazových podkladových materiálů pro články/reportáže. Výsledkem budou: články v denním tisku, odborných časopisech, internetových serverech, reportáže/rozhovory nebo krátké relace v regionálních televizích, regionálním zpravodajství, celostátním vysílání, reportáže/rozhovory nebo krátké relace v rozhlase. média zprostředkovaně: zpracovatelé projektů, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, široká veřejnost regionu SV.

10 ~ 9 ~ Příloha č. 1, bod 50-21/2014 Tiskové zprávy Tiskové konference průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV, informování o novinkách ROP SV), vzdělávací kampaň (včasné poskytování srozumitelných a dostupných informací, posilování image ÚRR), kampaň zvyšující povědomí o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV, informování o konkrétních výsledcích ROP SV). pozitivního informování veřejnosti prostřednictvím médií, rychlého informování o důležitých krocích a novinkách a průběhu realizace programu, operativních reakcí na negativní situace či zprávy v rámci krizové komunikace, nabízení zajímavých textových i obrazových podkladových materiálů. průběžná informační kampaň (budování povědomí o výsledcích a přínosech ROP SV), informování zástupců médií, kteří následně prezentují či komentují sdělené informace. informování o novinkách a konkrétních výsledcích ROP SV, informování o klíčových událostech v ROP SV prezentace úspěšně realizovaných projektů s podporou ROP SV. Přímá komunikace média zprostředkovaně: zpracovatelé projektů, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, široká veřejnost regionu SV. média zprostředkovaně: zpracovatelé projektů, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, široká veřejnost regionu SV. Síť kontaktních míst průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV), kampaň zvyšující povědomí o přínosech ROP SV, přímá distribuce publikací. široká veřejnost Eurocentra v Hradci Králové, Liberci a Pardubicích (v roce 2008 byla podepsána smlouva o vzájemné spolupráci mezi RR SV a Úřadem vlády ČR za účelem spolupráce při naplňování vybraných činností KoP ROP SV, např. poskytování základních informací o programu, distribuce

11 ~ 10 ~ Příloha č. 1, bod 50-21/2014 informačních a propagačních materiálů). středisek Europe Direct v regionu. Hlavní cíle: Databázový mailing průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV), vzdělávání a podpora (včasné poskytování informací o správném postupu při realizaci projektů, pozvánky na vzdělávací akce), kampaň zvyšující povědomí o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV). rozesílání aktuálních informací o ROP SV zaregistrovaným uživatelům na rozesílání pozvánek na akce osobám evidovaným v databázích (např. účastníci seminářů), rozesílání aktuálních informací o ROP SV prostřednictvím komunikačního modulu IS MONIT pro uživatele IS BENEFIT7, tedy žadatele a příjemce, zodpovídání dotazů zaslaných elektronickou poštou. příjemci pomoci, registrovaný uživatel webových stránek, účastníci konferencí, seminářů a workshopů. Konference průběžná informační kampaň o ROP SV (budovat povědomí o ROP SV a vzbudit zájem o konkrétnější informace), kampaň zvyšující povědomí o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů, informování o konkrétních výsledcích ROP SV), prezentace výsledků programu (aktuální stav čerpání ROP SV, bilance realizace programu a vize na další období), diskuze o programovém období výroční konference ROPFÓRUM 2015 v rámci hlavní informační akce dle Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 čl. 7, bod 2b., všechny cílové skupiny interní skupiny RR SV (VRR, ÚRR, MV) Konzultace individuální vzdělávání a podpora příjemců, a tím zvýšení úspěšnosti administrace a zdárného průběhu i dokončení realizovaného projektu, včasné poskytování srozumitelných a dostupných informací, posilování image ÚRR jako komunikativního,

12 ~ 11 ~ Příloha č. 1, bod 50-21/2014 přátelského a vstřícného subjektu. Územních odborů realizace programu Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod (osobní, telefonické a ové komunikace). příjemci pomoci, zpracovatelé projektů. Veřejné akce Metodiky, manuály, příručky průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV), kampaň zvyšující povědomí o přínosech ROP SV (budování povědomí o výsledcích a přínosech programu). road show po dvaceti městech regionu Severovýchod s předem připraveným programem a soutěžemi pro širokou veřejnost, prezentací úspěšných projektů a výsledků ROP SV, výstavy plakátů realizovaných projektů, prezentace ROP SV při veřejných akcích, slavnostních otevřeních projektů, při dnech otevřených dveří podpořených projektů (šíření tiskovin o ROP SV, projektu), eventů za účelem prezentace realizovaných projektů a šíření povědomí o EU a ROP SV, soutěží pro širokou veřejnost. Publikační aktivity informování subjektů zapojených do implementace ROP SV a do přípravy a realizace projektů, průběžná informační kampaň o ROP SV (zajistit jasnou prezentaci ROP SV s patřičnou délkou sdělení), vzdělávání a podpory (poskytnout pomoc a informace ve vztahu k přípravě, administraci a realizaci projektů). Programového dokumentu a Prováděcího dokumentu ROP SV, resp. jejich případných aktualizací, případných aktualizací Příručky pro žadatele a příjemce, včetně příloh - obsahují podrobné informace o zaměření a podmínkách ROP SV ve srozumitelné a jasné formě, metodiky pro žadatele a příjemce (zpracovány pro oblasti, v nichž je nutné podrobněji specifikovat postupy za účelem snadnější implementace). široká veřejnost regionu SV, příjemci pomoci, média. příjemci pomoci: kraje v regionu SV, obce v regionu SV a dobrovolné svazky obcí, organizace zřizované nebo zakládané kraji, obcemi a státem, nestátní neziskové organizace, podnikatelské subjekty, profesní organizace, hospodářská komora a její složky, zájmová sdružení právnických osob.

13 ~ 12 ~ Příloha č. 1, bod 50-21/2014 Dokumenty jsou distribuovány v elektronické podobě na zveřejněny jsou v aktuálním znění. Informační publikace průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV), kampaň zvyšující povědomí o přínosech ROP SV (budování povědomí o výsledcích a přínosech programu), shrnutí obecných či specifických informací o ROP SV a jeho realizaci, přehled kontaktů a další informace, které pomohou cílovým skupinám získat ucelené informace o stavu programu a jeho výsledcích. široká veřejnost regionu SV, příjemci pomoci, místní a regionální samospráva, média. informační brožury (výroční zpráva) - publikace shrnující pokrok ROP SV v roce 2014 a prezentující vybrané úspěšné projekty, publikace bude distribuována v tištěné podobě i elektronicky na Newsletters Europlan průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV, informování o aktuálním dění a chystaných akcích), vzdělávání a podpora (podpora při administraci a realizaci projektů, informování o dokumentech, metodických pokynech zprostředkování rad, tipů či odkazů při realizaci projektů, přehled plánovaných seminářů a workshopů, apod.), kampaň zvyšující povědomí o přínosech ROP SV (prezentace výsledků a přínosů ROP SV, úspěšně realizovaných projektů v regionu SV). Europlanu (zpravodaj RR SV, vychází 4x ročně, případně ve speciálním vydání - v tištěné i elektronické podobě, zprostředkovává informace např. o průběhu realizace ROP SV, aktuálních i ukončených výzvách, aktuálních událostech, seminářích, publikacích, konkrétních projektech; zpravodaj se distribuuje na krajské úřady, obce s rozšířenou působností, do Eurocenter, knihoven i zástupcům médií atd. a prostřednictvím aktivit přímé komunikace). média, zpracovatelé projektů, informační střediska o Evropské unii v regionu SV, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, vnitřní cílové skupiny, univerzity v regionu Severovýchod, knihovny. Jiné publikační aktivity iniciace zájmu o detailnější informace o ROP SV, příjemci pomoci, zpracovatelé projektů, média,

14 ~ 13 ~ Příloha č. 1, bod 50-21/2014 průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV), kampaň zvyšující povědomí o přínosech ROP SV (budování povědomí o výsledcích a přínosech programu). Prostřednictvím grafiky a tisku: místní a regionální samospráva, informační střediska o EU v regionu SV, široká veřejnost regionu SV. informačního letáku o realizovaném projektu, plakátů realizovaných projektů, pozvánek na akce RR,PF 2016, tiskovin pro roadshow, dalších nástrojů vytvořených operativně dle průběžné realizace KoP. OSTATNÍ NÁSTROJE Propagační předměty nástroj budující a posilující povědomí a vztah k ROP SV a jeho nástrojům, budování image, odkazování na komplexní zdroje informací, jako jsou např. internetové stránky RR SV. Tento nástroj doplňuje především nástroje přímé komunikace. všechny cílové skupiny Služby fotografa získání profesionální fotodokumentace (např. realizovaných projektů či významných událostí roku 2015) pro prezentační aktivity v tiskovinách a na interní cílové skupiny (ÚRR ) zprostředkovaně: příjemci pomoci, široká veřejnost, média. Aplikace jednotné vizuální identity (corporate identity) Manuálu jednotného vizuálního stylu ROP SV byl vytvořen v roce V aktuálním období se řídicí orgán zaměří na jeho uplatňování, koordinaci aplikace vizuálního stylu a kontrolu jeho dodržování. Jedná se např. o vizitky, orientační systém v budově ÚRR apod. vnitřní cílové skupiny zprostředkovaně: zpracovatelé projektů, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, média, široká veřejnost regionu SV. Evaluace komunikačních aktivit komplexní vyhodnocení realizovaných opatření v rámci Komunikačního plánu na rok 2015, včetně zhodnocení harmonogramu, financování komunikačních aktivit a naplňování monitorovacích indikátorů, komplexní vyhodnocení plnění a výsledků komunikačních strategií a opatření v letech interní cílové skupiny (ŘO, MV, VRR)

15 ~ 14 ~ Příloha č. 1, bod 50-21/ vyhodnocení KoP 2015, externí studie zaměřené na zhodnocení komunikačních aktivit. Monitoring tisku denní monitoring médií zaměřený na klíčová slova Regionální rada a Regionální operační program včetně zkrácené alternativy ROP. Výstupy z monitoringu tisku mají úzký vztah s komunikačním nástrojem PR/dlouhodobé vztahy s novináři. interní cílové skupiny (ÚRR) 5. Využití definovaných nástrojů informovanosti a publicity v roce 2015 (dle Nařízení komise čl. 7, bod 2) Jedna větší informační aktivita ročně, která představí výsledky operačního programu a případně rovněž velké projekty (čl. 7, bod 2b Nařízení komise) Možné využití následujících nástrojů informovanosti a publicity: Hlavní informační akce (dále jen HIA) bude navazovat na předchozí HIA nazvané ROPfórum. Hlavní nástroje: Přímá komunikace výroční konference/společenské setkání osob zainteresovaných v implementaci dotací z fondů EU. Doplňkové nástroje: Mediální komunikace tisk, rozhlas, TV On-line komunikace webové stránky, on-line inzerce Public relations tiskové zprávy, tiskové konference, dlouhodobé vztahy s novináři Přímá komunikace databázový mailing, výstava Publikační aktivity plakáty, pozvánky, newsletter Ostatní nástroje propagační předměty, digitální média Primárně oslovované cílové skupiny pro akci v roce 2014: Všechny cílové skupiny s důrazem na cílové skupiny fungující jako distributoři a zprostředkovatelé informací o ROP SV. Vyvěšení vlajky Evropské unie na jeden týden ode dne 9. května před budovou každého řídicího orgánu (čl. 7, bod 2c Nařízení komise)

16 ~ 15 ~ Příloha č. 1, bod 50-21/2014 Možné využití následujících nástrojů informovanosti a publicity: Vlajka EU je vyvěšena před budovou ŘO po celý rok, tedy i v týdnu od 9. května. Primárně oslovované cílové skupiny: Všechny cílové skupiny Elektronické nebo jiné zveřejnění seznamu příjemců, názvů operací a výše částky financování přidělené operacím z veřejných zdrojů (čl. 7, bod 2d Nařízení komise) Možné využití následujících nástrojů informovanosti a publicity: Hlavní nástroj: On-line komunikace webové stránky, facebookový profil ROPface Doplňkové nástroje: Mediální komunikace redakční články Public relations tiskové zprávy, tiskové konference Publikační aktivity newsletter, informační brožury Primárně oslovované cílové skupiny: Všechny cílové skupiny s důrazem na cílové skupiny fungující jako distributoři a zprostředkovatelé informací o ROP SV. V seznamu umístěném na webových stránkách je zveřejněn název příjemce a jeho IČ, název operace, datum alokace, alokovaná částka, datum průběžné platby, celková částka proplacená od začátku operace a stav operace. Seznam je zveřejněn formou tabulky, názvy jsou uvedeny i v anglickém jazyce. Na webových stránkách je vytvořen v sekci Výzvy a dokumenty přímý odkaz na seznam. Aktualizace elektronického seznamu příjemců bude probíhat kvartálně u ukončených projektů. Zdrojem dat pro tvorbu seznamů budou údaje z monitorovacího systému. Vybrané výstupy budou dále využívány jako podkladový materiál pro účely využití dalších nástrojů informovanosti a publicity (např. informační publikace).

17 ~ 16 ~ Příloha č. 1, bod 50-21/ Monitorování a hodnocení V rámci evaluace se bude hodnotit efektivita komunikačních aktivit podle třech indikátorů: Indikátor výstupu měří počet uskutečněných aktivit, akcí a opatření ve vztahu k plánovanému počtu aktivit, akcí a opatření, Indikátor výsledku vyhodnocuje přímý a okamžitý dopad aktivity na cílové skupiny počet zasažených členů CS, počet prokliků na banner, počet účastníků seminářů atd., Indikátor dopadu sleduje změnu v informovanosti, spokojenosti a obeznámení cílových skupin s konkrétní aktivitou změna znalosti, povědomí, vnímání a postojů. Komunikační nástroje Indikátor výstupu a plánovaný počet pro rok 2015 Indikátor výsledku a plánovaný počet pro rok 2015 Indikátoru dopadu pro rok 2015 Počet vytvořených inzerátů 40 Mediální komunikace Počet uveřejněných inzerátů 40 Počet vytvořených rozhlasových spotů 47 Počet odvysílaných rozhlasových spotů 394 Údaje o sledovanosti médií použitých v kampaních Změna informovanosti, povědomí, vnímání, postojů cílových skupin Počet odvysílaných TV spotů 45 Počet návštěvníků On-line komunikace Počet uveřejněných stránek (portálů), e-bannerů 12 Počet vytvořených databází 2 Počet celkově registrovaných uživatelů 500 Počet stáhnutých stránek Nárůst/pokles návštěvnosti v určitém časovém úseku Počet uživatelů profilu na facebooku 80 Public relations Počet tiskových zpráv 20 Počet tiskových konferencí 2 Počet rozhovorů s novináři 50 Medializace na základě spolupráce s novináři: Počet článků 40 Počet příspěvků 20 Počet reportáží 10 Změna počtu pozitivních/ negativních zpráv v médiích Změna čtenosti/sledovanosti článků (příspěvků/rubrik) Počet rozhovorů 100 Přímá komunikace Počet seminářů, školení a konferencí 1 Počet účastníků 250 Počet rozdaných materiálů 250 Písemné ohlasy 25 Nárůst/pokles pozitivní či negativní zpětné vazby CS na obsah a kvalitu akce a kvalitu organizace Zvýšení/snížení počtu účastníků v nebo mezi jednotlivými kurzy za daný časový úsek Publikační aktivity Počet publikovaných výtisků 6 Počet distribuovaných výtisků Změna úrovně povědomí CS

18 ~ 17 ~ Příloha č. 1, bod 50-21/ Komunikační aktivity rozšiřující povědomí o Integrovaném regionálním operačním programu (IROP) a programovém období Dle Prováděcího dokumentu ROP SV je jednou ze způsobilých aktivit Příprava budoucího programového období. V roce 2015 bude tedy současně s komunikačními aktivitami prezentujícími ROP Severovýchod probíhat také komunikační kampaň informující o novém programovém období a Integrovaném operačním programu, který nahradí Regionální operační programy. V rámci aktivit prezentujících IROP a nové programové období budou média, široká veřejnost a potenciální žadatelé a příjemci pomoci z IROP informování o podporovaných oblastech v rámci IROP, vyhlašovaných výzvách a dalších aktuálních informacích týkajících se IROP a programového období K novém programovému období a jeho fungování jsou plánovány konference konané v každém z krajských měst regionu Severovýchod. Jejich hlavním tématem bude Integrovaný regionální operační program, jeho fungování, oblasti podpory, plánované výzvy a další nezbytné informace pro potenciální žadatele a příjemce pomoci z IROP. Jejich konání je plánováno přibližně na první polovinu roku Informování bude probíhat také prostřednictvím vzdělávacích seminářů a workshopů, které jsou plánovány nejdříve na polovinu roku Tematicky budou zaměřeny především na nové informační systémy podávání žádostí a jejich následné zpracovávání, vyhlašované výzvy k podávání žádostí, konzultace s žadateli a potenciálními příjemci pomoci z IROP a na další aktuální změny a novinky v programovém období a v IROP. K informování o IROP i novém programovém období bude dále využívána inzerce v tisku, v menší míře pak online inzerce formou e-bannerů. Zaměřena bude především na vyhlašované výzvy a možnosti získání podpory z IROP. Pro potenciální žadatele a příjemce bude vydána publikace shrnující informace o novém programovém období a především pak o IROP (jak bude IROP fungovat; jaké projekty budou podporovány; kdo bude moci žádat o dotaci z IROP; jaké budou vyhlašovány výzvy a kdy; co se změní pro žadatele a příjemce oproti programovému období atd.). Publikace bude vydána v první polovině roku 2015 a její distribuce proběhne na konferencích k IROP pořádaných Úřadem Regionální rady Severovýchod, na plánovaných seminářích k IROP, případně při dalších vhodných příležitostech. Na webových stránkách ROP Severovýchod byla již v roce 2014 vytvořena sekce informující o a o IROP. Zde jsou zveřejňovány aktuální informace a dokumenty související s programovým obdobím V této aktivitě se bude pokračovat i v roce 2015, budou vydávány tiskové zprávy informující o a o novém operačním programu IROP, o vyhlašovaných výzvách v rámci IROP a dalších novinkách týkajících se těchto témat. V případě potřeby budou výše uvedené aktivity prezentující IROP rozšířeny o další doplňující komunikační nástroje.

19 ~ 18 ~ Příloha č. 1, bod 50-21/ Shrnutí KoP 2015, načasování a rozpočet KoP ROP NUTS II Severovýchod pro rok 2015 Komunikační cíle pro rok 2015: Zvyšovat povědomí o ROP Severovýchod a o novém programovém období , resp. o IROP u široké veřejnosti obyvatel regionu soudržnosti Severovýchod. Systematicky propagovat vzdělávací a konzultační roli Úřadu Regionální rady SV, zvyšovat povědomí o něm a zároveň směřovat k upevnění image ÚRR jako respektovaného, otevřeného a profesionálního subjektu. Příjemcům pomoci z ROP SV poskytnout dostupné, včasné a srozumitelné informace a pomoc ve vztahu k administraci projektů. Včas zpracovat aktuální informace o změnách při administraci projektů a zajistit jejich dostupnost. Podporovat pozitivní vnímání existence a významu fondů EU pro udržitelný hospodářský a sociální rozvoj regionu soudružnosti Severovýchod, zejména image kampaněmi a zvyšováním povědomí o konkrétních přínosech fondů EU v regionu SV na základě prezentace projektů realizovaných v ROP Severovýchod. Pomocí prezentace konkrétních úspěšně realizovaných projektů podpořit znalost skutečných přínosů ROP SV v regionu. Nástroje KoP v roce 2015: Nadlinková komunikace Nástroj Převažující cílové skupiny (CS) Načasování Odhadovaný rozpočet Mediální komunikace (zahrnují náklady na nákup prostoru v médiích, náklady na tvorbu spotu apod.) Tisk (inzerce, články) Všechny CS průběžně Kč Rozhlas a televize Všechny CS jaro Kč Venkovní reklama (polepy MHD, kampaň ČD) Široká veřejnost Průběžně Kč On-line komunikace (zahrnuje náklady na nákup médií a služby související se správou webu) Vlastní internetové stránky Všechny CS Průběžně Kč

20 ~ 19 ~ Příloha č. 1, bod 50-21/2014 ( a speciální web k veřejné akci (roadshow) Inzerce on-line (bannery internet, on-line rozhovory, články) Všechny CS Průběžně Kč Intranet, extranet ÚRR, VRR, MV Průběžně 0 Kč Podlinková komunikace Public relations (zahrnují náklady související s pořádáním dané akce nájem, občerstvení, doprava) Dlouhodobé vztahy s novináři Média Průběžně 0 Kč Tiskové zprávy Média Průběžně 0 Kč Tiskové konference Média Operativně Kč Vysílání spotu v multikinech krajských měst regionu Široká veřejnost jaro Kč Přímá komunikace (zahrnují náklady na pronájem, občerstvení a další služby nezbytné pro zajištění konferencí a seminářů a náklady na služby související s uspořádáním veřejných akcí) Síť kontaktních míst (Eurocentra, Europe Direct) Široká veřejnost Průběžně 0 Kč Databázový mailing Zaregistrovaní na webu, účastníci seminářů/konferencí, příjemci pomoci Průběžně 0 Kč Semináře, workshopy a krajské konference k IROP Potenciální žadatelé o dotaci z IROP a příjemci z IROP Průběžně Kč Konference Všechny CS podzim 2014 Hlavní informační akce je součástí rozpočtu v položce povinná publicita HIA. Konzultace ( y, telefonicky, osobní schůzky) Příjemci pomoci, zpracovatelé projektů Průběžně 0 Kč Veřejné akce (roadshow 2015, výstavy plakátů, otevření projektů, akce pro veřejnost, prezentace úspěšných projektů, dny otevřených Široká veřejnost, příjemci pomoci Průběžně Kč

21 ~ 20 ~ Příloha č. 1, bod 50-21/2014 dveří vybraných projektů) a soutěž na klíč Publikační aktivity (zahrnují náklady na grafiku a tisk) Metodiky, manuály, příručky (programový a prováděcí dokument, příručka pro žadatele a příjemce) Informační publikace (Výroční zpráva za rok 201) Příjemci pomoci Průběžně 0 Kč Všechny CS červen Kč Newsletters Europlan Všechny CS Leden, duben, červenec, říjen příp. mimořádné číslo Kč Jiné publikační aktivity (tiskovina IROP, tiskoviny Roadshow, PF 2014; pozvánky na akce, letáky o úspěšných projektech) Všechny CS Průběžně Kč Ostatní nástroje (zahrnují náklady na grafiku a výrobu propagačních předmětů a další služby nezbytné pro výrobu nebo distribuci publikací/propagačních předmětů) Propagační předměty Všechny CS Průběžně Kč Služby fotografa Interní CS (ÚRR) Operativně Kč Aplikace jednotné vizuální identity (novelizace vnitřního systému - jmenovky na dveře) Interní CS Průběžně Kč Evaluace komunikačních aktivit (vyhodnocení KoP 2014) Interní CS (ŘO, MV, VRR) 6/ Kč Monitoring médií Interní CS (ÚRR) Průběžně Kč Povinná publicita dle Nařízení komise čl. 7, bod 2b HIA - ROPfórum 2015 Všechny CS, Interní CS (VRR, MV, ÚRR) Podzim Kč Celkem Kč

22 Pražská 320/ Hradec Králové tel.: