17/ S M Ě R N I C E U P R A V U J Í C Í O B Ě H Ú Č E T N Í C H D O K L A D Ů

Transkript

1 17/ S M Ě R N I C E U P R A V U J Í C Í O B Ě H Ú Č E T N Í C H D O K L A D Ů Tato směrnice stanovuje jako závazný dále uvedený oběh a přezkušování účetních záznamů (dokladů) a dalších písemností dokládajících hospodářské děje v organizaci. V souladu s novelou Zák. o účetnictví je účetní doklad charakterizován jako účetní záznam na vstupu do účetnictví (účetních knih). Účetní doklady jsou tedy průkazné účetní záznamy obsahující stanovené informace. Směrnice takto stanovuje postup od vzniku účetního záznamu, přes jeho ověření, zavedení do systému, zaúčtování, uloţení. Na to pak navazuje archivace a následně skartace (viz Směrnice k archivaci). Směrnice a dle ní realizovaný oběh dokladů tak v organizaci vytvářejí předpoklady pro dosaţení věrného a poctivého obrazu předmětu účetnictví, jeho průkaznosti, správnosti a úplnosti. Dodrţování dále uvedeného oběhu účetních dokladů i z hlediska termínovosti vytváří předpoklad pro kontrolovatelný, plynulý a zároveň rychlý oběh dokladů se zaúčtováním těchto dokladů do správného účetního období. Kontrolou účetních dokladů v rámci jejich oběhu se zároveň odstraňují případné chyby a nedostatky dokladů, či operací odpovídajících těmto dokladům. V souvislosti s povinností zavést vnitřní kontrolní systém dle zákona o finanční kontrole vytvářejí zde uvedené administrativněpracovní postupy spolu se Směrnicí k finanční kontrole předpoklad pro naplnění zákonných poţadavků na fungování tohoto vnitřního kontrolního systému. V příloze č. 1 této směrnice jsou uvedena jména a podpisové vzory zaměstnanců oprávněných provádět úkony v jednotlivých fázích oběhu dokladů (podpisový řád). Těmito úkony jsou nařizování, vytváření, zpracování a přezkušování účetních dokladů. Účetní doklady se přezkušují v organizaci v zásadě vţdy před jejich zaúčtováním do účetnictví formou podpisového záznamu z hlediska: a) věcného (věcná správnost), které zahrnuje přezkoušení správnosti údajů, shody obsahu dokladu se skutečností včetně správnosti výpočtů obsaţených v účetních dokladech /výše cen, peněţní částka, mnoţství, DPH/, ověření shody s předem vystavenou objednávkou,ţádankou, kupní smlouvou, vnitropodnikovým ceníkem. Přezkušování věcné správnosti provádí zaměstnanec odpovědný za účetní případ (ekonomka, zástupce e pro OV, hospodářka, vedoucí stavebního střediska, vedoucí kuchyně, vedoucí dílen ), tito zaměstnanci konzultují s ekonomkou školy věcnou správnost, úsek, kam zboţí či sluţba náleţí. Následně můţe být vystaven účetní doklad a schválena účetní operace. Příslušný zaměstnanec označuje doklad i příslušným číslem střediska, kam výkon přísluší (náklad, výnos). Veškeré účetní operace související s nákupy, tj. čerpáním veřejných výdajů jsou předem schváleny a podepsány em školy, správcem rozpočtu a ţadatelem na ŢÁDANCE (příloha č. 2), a před zaúčtováním jsou všechny účetní případy podepsány em(příkazce operace), ekonomkou(správce rozpočtu) a hlavní účetní. Ve výjimečných případech je zaměstnanci moţno vystavit celoroční ţádanku, coţ je posuzováno individuálně. b) formálního (formální správnost), které zahrnuje přezkoušení oprávněnosti zaměstnanců, kteří nařídili nebo schválili operace ověřované účetními doklady (osoba odpovědná za účetní případ). Formální přezkoušení správnosti zahrnuje i kontrolu náleţitostí účetních dokladů (kontrola označení účetního dokladu, obsahu účetního případu a jeho účastníků, okamţiku vyhotovení a uskutečnění účetního případu, úplnost příloh, opatření účtovacím předpisem a zapsání do deníku). Přezkušování formální správnosti účetního dokladu provádí zaměstnanec odpovědný za jeho zaúčtování (hlavní účetní). c) v souladu s 12 odst. 2 zákona o účetnictví připojuje technickým způsobem k účetnímu dokladu podpisový záznam rovněţ zaměstnanec odpovědný za provedení účetního zápisu. Tzn. po zavedení dokladu do příslušného deníku zaměstnancem odpovědným za jeho zaúčtování provádí zápis do hlavní knihy hlavní účetní. Zaměstnanec odpovědný za provedení účetního zápisu dále kontroluje: bilanční kontinuitu účetních dat, shodu úhrnu částek zaúčtovaných účetních dokladů v deníku (saldokonto) s úhrnem obratů na účtech, správnost pouţití odpovídajících cen pro jednotlivé operace (správnost oceňování) u majetku a závazků. Podpisovým záznamem na dokladu se přiřazuje konkrétnímu zaměstnanci odpovědnost za operace, které byly (či budou) na základě tohoto dokladu uskutečněny. Podpisový záznam je tedy účetní záznam buď v podobě vlastnoručního podpisu, nebo obdobný záznam v technické podobě.

2 Při přezkušování přípustnosti operací posuzuje zodpovědný zaměstnanec, zda realizace účetní operace není v rozporu s právními předpisy, ev. s vnitřními předpisy naší organizace (zejména schvalovací postupy dle směrnice k finanční kontrole). Pokud zjistí zaměstnanec přezkušující účetní doklady nepřípustnost určité operace, uvědomí o tom neprodleně ekonomku školy. Ta zajistí nápravu nepřípustné operace. V závaţných případech informuje e organizace. S ohledem na důraz kladený na předběţnou finanční kontrolu, jsou v obecné rovině v organizaci dodrţovány tyto postupy související s oběhem dokladů pro určité skupiny operací: a) doklady na vstupu do organizace (faktury od dodavatelů, dodací listy, doklady za hotové proplácené z pokladny ) ještě před dodáním zboţí, poskytnutím sluţby musí být provedena předběžná finanční kontrola formou schválení objednávky, ceníku dodavatele, ţádanky o zálohu či nákup, kupní smlouvy s dodavateli, smlouvy o dílo, mandátní smlouvy aj., a to tak, ţe k této objednávce, smlouvě se připojí podpisový záznam příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní. Tento záznam se provede na papírovém dokladu (předkontační doklad). Následně se provádí kontrola věcné a formální správnosti, kdy jiţ v oběhu účetních dokladů uvedený a za příslušnou kontrolu zodpovědný zaměstnanec kontroluje doklad s jiţ dříve formou předběţné finanční kontroly schválenou objednávkou, ţádankou, kupní sml. atd. b) interní doklady (interní účetní doklady - např. na tvorbu opr. poloţek, rezerv, zúčtování dalších méně obvyklých operací, cestovní příkazy, odpisy majetku, zařazení a vyřazení majetku, čerpání fondů, vystavení příkazu k úhradě, protokoly o manku a škodě, ţádanka o přepravu, zúčtovací a výplatní listina, normy a normativy spotřeby materiálu či potravin v jídelně ) opět tyto v organizaci vyhotovované doklady musí projít předběţnou finanční kontrolou obdobně jako v bodě a), přičemţ jejich četnost je niţší a podpisový záznam se většinou připojuje přímo na tento doklad. U části těchto dokladů se ale uvedený podklad schvaluje pro určité období např. normativ spotřeby, odpisový plán pro daný rok aj. c) doklady na výstupu z organizace (faktury vydané, příjmové pokladní doklady ) objednávky od odběratelů, kupní smlouvy s odběrateli, případně ostatní druhy smluv, ceníky poskytovaných sluţeb, výrobků, zboţí pro odběratele. Probíhá předběţná finanční kontrola obdobně jako v bodu a). Z výše uvedených, v organizaci dodrţovaných postupů je patrné, ţe většina operací je ošetřena formou vystavovaných objednávek a na určité období schválených ceníků. Tak např. při dodávce materiálu je příjemka spárována s objednávkou, kdy samozřejmě musí existovat shoda mnoţství, ceny a jiných dohodnutých parametrů dodávky. U faktur vydaných, zejména u opakovaných plnění, se tyto doklady vystavují ze systému s pouţitím cen z ceníků, které byly do systému zamčeny a běţní zaměstnanci je nemohou měnit. Pouţití správných cen, rabatů je pak předmětem zejména následné finanční kontroly. Dále je dodrţena zásada, ţe kaţdý účetní doklad v organizaci vţdy v rámci svého úseku vrcholově podepisuje vedoucí úseku, poté co mu doklad ke schválení předloţí jeho podřízený. Příslušný zástupce tak rovněţ kontroluje, zda výkon doloţený dokladem patří do jeho úseku střediska. Tak např. faktura za nákup školních potřeb je předloţena vedoucím teoretického vyučování k podpisu pedagogickému vedoucímu budovy a je podepsáno převzetí na předkontačním dokladu. Nezávisle na limitech pro vyhlášení veřejné obchodní soutěţe organizace u kaţdé významnější dodávky (vstupu) či prodeje (např. majetku) vyhlašuje výběrové řízení, aby bylo dosaţeno nejlevnějšího vstupu při dodrţení potřebné kvality a maximálního zisku při prodeji odběratelům. Evidence originálů platných smluv se vede na ekonomickém úseku u ekonomky školy, schválených objednávek u hospodářky školy. Tyto doklady prošly předběţnou finanční kontrolou. Dále jsou uvedeny rozhodující doklady a jejich fáze v rámci oběhu dokladů v organizaci (v tabulkovém přehledu není uveden sloupec pro podpisový záznam zaměstnance odpovědného za provedení účetního zápisu, kde se tento zápis zcela samozřejmě připojuje automaticky ke všem účetním dokladům zaúčtovaným do hlavní knihy) :

3 Název účetní operace, dokladu a způsob oběhu Datum dokladu zpracování Provádí, vyhotovuje doklad (podklad) Kontrola věcné správnosti (zaměstnanec odpovědný za úč. případ) Kontrola formální správnosti (zaměstnanec odpovědný za jeho zaúčtování) Schvaluje vedoucí úseku, 1) dodavatelská faktura - zapsání došlé faktury + označení datumovkou - předání fa příslušnému zaměstnanci - schválení faktury za: V den příchodu Sekretářka označení datumovkou na faktuře Nejdéle druhý den po příchodu Hlavní účetní - do knihy došlých faktur Sekretářka ekonomka Hlavní účetní Ředitel školy - nákup materiálu, zboţí - nákup dlouhod. majetku - opravy - ostatní reţie - kontace dodavat. faktury Do tří dnů od dojití Skladník, vedoucí příslušných provozů Hlavní účetní-dodavatelé Do tří dnů od dojití Ekonomka, hospodářka Účetní-dodavatelé Do tří dnů od dojití Různí zaměstnanci Účetní-dodavatelé Do tří dnů od dojití Různí zaměstnanci Účetní-dodavatelé Do termínu měsíční závěrky Účetní dodavatelé Hlavní účetní

4 Název účetní operace, dokladu a způsob oběhu Datum dokladu zpracování Provádí, vyhotovuje doklad (podklad) Kontrola věcné správnosti (zaměstnanec odpovědný za úč. případ) Kontrola formální správnosti (zaměstnanec odpovědný za jeho zaúčtování) Schvaluje vedoucí úseku, Zaúčtování dodavat. faktur V termínu měs. záv. Hlavní účetní 2) odběratelská faktura - podklad pro fakt.doplňk. č. - kurzy, opravy, stavební práce,ubytování, stravování - vystavení faktury Do 15 dní po skončení akce Ihned po předání podkladů Vedoucí středisek,, vedoucí kuchyně Účetní-odběratelé Dle dříve em a TN schváleného ceníku fakturantka-odběratelé Hlavní účetní Ekonomka, 3) příjmový pokladní dokl. - za ubytování - za stravování 4) výdajový pokladní dokl. - schválení podkladudokladu z obchodu - vystavení výd. pokl. dokl. - kontrola pokladní knihy V den ubytování Vedoucí domova mládeţe Pokladní(hospodářka) Hlavní účetní Ekonomka, Poslední den v měs. Vedoucí kuchyně Pokladní(hospodářka) Hlavní účetní Ekonomka, Ihned Ekonomka, Ihned po schválení Pokladní Hlavní účetní Hlavní účetní Ekonomka, Denně Pokladní Hlavní účetní Ekonomka

5 5) vystavení šeku-dotace pokladny Název účetní operace, dokladu a způsob oběhu 6) výpisy z banky (elektronické) 7) majetek (zařazení, vyř.) - zařazení maj. (inv.karta) - měsíční odpisy - vyřaz. majetku (vyř.prot.) - zař. DDHM do op. evid. Dle potřeb Pokladní hlavní účetní ekonomka Datum zpracování dokladu Denně, spárování se saldem+zaúčtování Provádí, vyhotovuje doklad (podklad) Kontrola věcné správnosti (zaměstnanec odpovědný za úč. případ) Kontrola správnosti (zaměstnanec formální odpovědný za jeho zaúčtování) ekonomka ekonomka Hlavní účetní Po dojití faktury hospodářka Hlavní účetní ekonomka Ředitel Do data měs. závěrky hospodářka Hlavní účetní ekonomka Ředitel Dle potřeb hospodářka Hlavní účetní ekonomka Ředitel Ihned po nákupu hospodářka Hlavní účetní ekonomka Ředitel Schvaluje vedoucí úseku, 8) nákup vstupů (MTZ) - příjemka v nákupu - výdejka ze skladu - záznam mank a přebytků Při fyzickém Skladník v nákupu ekonomka Hlavní účetní Ředitel naskladnění Při fyzickém výdeji Skladník v nákupu ekonomka Hlavní účetní Po fyzické inventuře Předseda DIK Předseda HIK Hlavní účetní Ředitel 9) pohonné hmoty (vozidlo)

6 - ţádanka o přepravu - záznam o provozu vozidla - proplacení PH za hotové při úhradě kartou CCS Název účetní operace, dokladu a způsob oběhu 10) zpracování mezd - vedení záznamů prac.doby - zpracování docházky - zpracování výplatní listiny - rozbor a zaúčtování mezd 11) úhrada závazků z mezd - úhrada S+Z pojištění +daň+ mzdy na účet zam. (vystavení příkazu k úhradě) Dle potřeb Zaměstnanec Zástupce e pro OV, Po jízdě Řidič vozidla Zástupce e pro OV nejpozdějiposlední den v měs. Řidič vozidla Pokladní Hlavní účetní 2. den násl. měsíce Řidič vozidla Zástupce e pro OV Hlavní účetní Datum zpracování dokladu Provádí, vyhotovuje doklad (podklad) Kontrola věcné správnosti (zaměstnanec odpovědný za úč. případ) Denně Kaţdý zaměstnanec Přímý nadřízený Kontrola správnosti (zaměstnanec formální odpovědný za jeho zaúčtování) Od 1. do 4. násl. měs. Přímý nadřízený Mzdová účetní V termínu měs.záv. Mzdová účetní V termínu měs. záv. Mzdová účetní ekonomka Hlavní účetní 2 dny před výpl.term. Mzdová účetní ekonomka TN, Schvaluje vedoucí úseku, 12) zprac. produkt. práce

7 - sjednání produkt. Práce - kalkulace ceny zakázky - fakturace zakázky dle kalk. - mzdy učňů za produkt.pr. Název účetní operace, dokladu a způsob oběhu 13) doklady v kuchyni a skladu potravin - příjemka, dle dodacího listu - výdejka do spotř. v kuch. - měsíční soupis příjmů a výdejů s kontrolou na účet - kontrola stravovac. limitu - prodej stravenek 14) Cestovní příkazy (c.p.) - vydání cestovního příkazu Dle moţností Zástupce e pro OV Vrchní mistr Vedoucí odborného výcviku Do 5 dnů po převzetí Zástupce e pro OV Vedoucí OV Do 15 dní po ukonč. Účetní-odběratelé Vedoucí odborného výcviku Hlavní účetní Měsíčně, čtvrtletně Učitelé OV Mzdová účetní Hlavní účetní Datum zpracování dokladu Provádí, vyhotovuje doklad (podklad) Kontrola věcné správnosti (zaměstnanec odpovědný za úč. případ) Kontrola správnosti (zaměstnanec formální odpovědný za jeho zaúčtování) Ihned při příjmu Skladník potravin Vedoucí kuchyně Hlavní účetní Při fyzickém výdeji Skladník potravin Vedoucí kuchyně Hlavní účetní 1. den následujícího měsíce Skladník potravin Vedoucí kuchyně Hlavní účetní Průběţně Vedoucí kuchyně ekonomka Do 31. v měsíci Vedoucí kuchyně Administrativní pracovnice ŠJ Hlavní účetní Schvaluje vedoucí úseku, ekonomka Den před sl. cestou Zaměstnanec Přímý nadřízený ekonomka,

8 - záloha na sluţební cestu Den před sl. cestou Pokladní, dle údaje na c.p. - schválení a vyúčt. c.p. 15) personální oblast - dotazník uchazeče - provedení lékařské prohl. - prac. smlouva+plat. výměr - ukončení prac. poměru Do 5 dnů po cestě Pokladní Přímý nadřízený, ekonomka Hlavní účetní Před přijetím Útvar personalistiky Ředitel Před přijetím Uchazeč o zaměstnání Útvar personalistiky V den přijetí do zam. Útvar personalistiky+pam Ředitel K posl. dni trvání Útvar personalistiky Ředitel Dne PhDr. Miroslav Liška školy

9 Integrovaná střední škola Cheb, Obrněné brigády Cheb Směrnice platná od Příloha č. 1 Funkce, jména a podpisové vzory oprávněných zaměstnanců (PODPISOVÝ ŘÁD) FUNKCE JMÉNO PODPISOVÝ VZOR (podpis) školy PhDr. Miroslav Liška ekonomka školy hlavní účetní zástupce e pro odb. výcvik Bc. Věra Burdová Jaroslava Piskáčková Ing. Jiří Houtke učitelé OV: stavební středisko dílny elektro stravovací sluţby mzdová účetní Václav Gotthelf Milan Glöckner František Broţ Miloslav Převrátil Lenka Pechrová zástupci pro teoretické vyučování: Divadelní náměstí 8 Komenského 29 Mgr. Dagmar Halová Mgr. Václav Polívka vedoucí budov: Komenského 29 Májová 68 Divadelní náměstí 8 Na hrázi 1 Obrněné brigády 26 (houslaři) pokladní, hospodářka předseda odb.svazu (OS) vedoucí domova mládeţe Mgr. Lenka Cimrhaklová Mgr. Oldřiška Kábová Vladimír Golláň Hana Holá Milan Straka Helena Forsterová Vítězslav Heinz Hana Burdová

10 Integrovaná střední škola Cheb, Obrněné brigády Cheb Směrnice platná od sekretářka skladník (OOPP), fakturace vedoucí ŠJ, skladník potravin vedoucí OV kadeřnictví Zástupce e pro odborný výcvik od Alena Fišerová Hana Ranyáková Marie Garšicová Karla Hirková Ing. Martin Ševčík

11 Integrovaná střední škola Cheb, Obrněné brigády Cheb Směrnice platná od Příloha č. 2 Integrovaná střední škola Cheb, Obrněné brigády 6, Cheb Žádanka o nákup Středisko (útvar) ISŠ Cheb: Ţadatel: Účel nákupu: *Na fakturu/za hotové Datum a podpis ţadatele: Schválili dne: Příkazce operace: Správce rozpočtu: *nehodící škrtněte