MS Word pro administrátory projektů Pokročilí

Transkript

1 MS Word pro administrátory projektů Pokročilí Konání kurzu financováno z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost ZVYŠOVÁNÍ IT GRAMOTNOSTI ZAMĚSTNANCŮ VYBRANÝCH FAKULT MU Registrační číslo: CZ.1.07/2.2.00/

2 Osnova Termín: pátek - 4. března, 14,00 16,00h Místo konání: PC učebna IBA na Kamenici 3 Intenzivní kurz bude zaměřen výhradně prakticky, účastníci si všechna probíraná témata vyzkouší na připraveném příkladu Náplň o o Hromadná korespondence Vytvoření formulářů

3 Hromadná korespondence Jednoduchý proces přípravy hromadné korespondence. Díky změně uživatelského rozhraní jsou všechny příkazy a dostupné funkce umístěny přehledně na pásu karet právě v takovém pořadí, v jakém je uživatel potřebuje. Lze snadno jednou vytvořit a mnohokrát použít: dopisy faxy zprávy elektronické pošty obálky štítky adresáře Stručný seznam kroků, které jsou součástí realizace zpracování: 1. Ve skupině vytvořit vyberte typ dokumentu (obálky, popisky, hromadná korespondence) 2. Příprava seznamu příjemců. Klepněte na tlačítko Vybrat příjemce ve skupině Hromadná korespondence. (vytvořit nový seznam použít existující seznam, seznam kontaktů z Outlooku) 3. Napište dopis (nebo jiný dokument) a pomocí příkazu ve skupině Zapsat a vložit pole do dokumentu přidejte potřebná slučovací pole. 4. Podívejte se na náhled výsledku a případně znovu upravte pomocí příkazů skupiny Náhled výsledků. 5. Proveďte sloučení dokumentu a zdroje dat a výsledek vytiskněte nebo odešlete příkazem Dokončit a sloučit ve skupině Dokončit. Terminologie Hlavní dokument dopis, , obálka,.. Zdrojový dokument zdrojový seznam příjemců, soubor, ze kterého se berou data pro hromadné zpracování Slučovací pole identifikátor vloženého textu označující pozice a typy dat, které chcete vložit do dokumentu Adresní blok blok adresy obsahující jméno a adresu Oslovení vložené upravené oslovení (řádek s pozdravem) společně se jménem adresáta

4 Začínáme modelové příklady, které zpracujeme: Oficiální dopis vedoucím pracovišť Štítky na obálky Hromadný vedoucím pracovišť 1. Vyberte typ dokumentu a vložte obsah Pracujeme s hlavním dokumentem, který obsahuje neměnící se text. Tento text se objeví na všech dokumentech. Pokud vytváříte ovou zprávu, nezapomeňte, že záleží na velikosti výsledného souboru. Pozor tedy na vkládání fotografií a obrázků obecně. 2. Vyberte příjemce Nyní je nutné vybrat (popř. vytvořit) seznam příjemců, kterým bude dokument zaslán.

5 a. Vytvoření nového seznamu b. Použití existujícího seznamu c. Výběr kontaktů z aplikace Outlook Nadále budeme pracovat s existujícím seznamem příjemců. 3. Úprava a třídění příjemců Nyní aplikace ví, kde má data hledat a je na samotném autorovi, jestli chce seznam zúžit. Lze toho docílit na kartě Hromadná korespondence funkce Upravit seznam příjemců. Je možné využít filtru pro specifikaci užší množiny příjemců.

6 4. Přidání slučovacích polí Nyní máme připravený dokument a určeny adresáty. V dalším kroku je nutné vložit zástupné symboly na ty pozice v dokumentu, kam se mají vložit karta Hromadná korespondence Vložit slučovací pole Databázové pole - Výběr z databázového pole = autorem určené místo, odkud aplikace čerpá informace o příjemcích. Jednotlivé nabídky reprezentují názvy jednotlivých sloupců zdrojového souboru. Pole adresy pokud databázová data nesouhlasí s poli v adresovém seznamu, není problém tyto namapovat položky. Polí adresy se využívá při speciálních funkcích, takže aplikace musí vědět. co která položka obsahuje, aby ji poté mohla správně vložit. Shoda polí

7 5. Náhled výsledku hromadné korespondence Nyní je vhodné zkontrolovat samotný výsledek práce s hromadnou korespondencí. Případné změny se projeví ve všech dalších dokumentech. Najít příjemce umožňuje vyhledávání mezi položkami Automatické zjišťování chyb 6. Dokončit a sloučit Posledním krokem před tiskem je dokončení a sloučení připravených dokumentů do výsledného souboru. Pomocí volby Upravovat jednotlivé dokumenty je možné upravovat všechny dokumenty za sebou ve formě jednoho word souboru. Finálním krokem je vytištění hromadné korespondence.

8 Práce s ovládacími prvky obsahu Ovládací prvky umožňují uživateli ovládat typ obsahu, který se v dokumentu zobrazí. Na základě výběru uživatele je možné doplnit dokument, typickým příkladem je vytváření formulářů. Vytváření dokumentu s ovládacími prvky může vzejít buď ze šablony, které většinou obsahují určitý typ ovládacích prvků, nebo uživatel může sám vložit existující dokument a vložit do něj tyto prvky. Prvním krokem při přípravě dokumentu je vždy zobrazení karty Vývojář Tlačítko Office možnosti aplikace Word Oblíbené Skupina Ovládací prvky obsahuje prvky obsahu, které lze vkládat do dokumentů a slouží k získávání dat od dalších uživatelů. různé typy prvků starší verze prvků prvky Active X zobrazené režimu návrhu seskupení prvků Detailní popis: text ve formátu RTF text se všemi typy formátování, vkládání tabulek a obrázků text pouze prostý text nebo text s jednoduchým formátováním obrázek pole se seznamem textový seznam, do kterého může uživatel přidávat položky rozevírací seznam vytvoření seznamu, jehož položky nelze měnit výběr data vložení objektu kalendáře, ze kterého lze vybrat datum galerie stavebních bloků vytvoření speciálních stavebních bloků, které následně budou uživatelům dostupné nástroje starší verze Režim návrhu zobrazí dokument tak, ze je možné upravit a uspořádat ovládací prvky Vlastnosti dialogové okno, pomocí kterého lze měnit vlastnosti aktuálního ovládacího prvku Seskupit umožní seskupit určitou oblast formuláře

9 Ovládací prvky Word 2007 Text v RTF Klepněte sem a zadejte Váš text. Text Klepněte sem a zadejte prostý text. Obrázek Pole se seznamem Zvolte položku. Rozevírací seznam Zvolte položku. Výběr data Klepněte sem a zadejte datum. Galerie stavebních bloků Zvolte stavební blok. Starší prvky text zaškrtávací pole pole se seznamem položka 1 vodorovný rámeček zobrazení stínu pole Prvky Active X lze je použít ve speciálních situacích určených k provedení akcí, které se provedou, jakmile uživatel aktivuje tento prvek formuláře. Například se může spustit posloupnost příkazu přes tzv. makro. Je možné vybudovat pružnější a výkonnější formulář, ale pozor na přístup prvků Active X k lokálním souborům a modifikaci registru. Je nutné používat v zabezpečeném prostředí. Ochranou je tzv. Centrum zabezpečení, které automaticky prohlédne každý dokument, který je otevřen. Hledá v něm nedůvěryhodná makra a prvky Active X. Nastavení se mění přes tlačítko Office Možnosti aplikace Word - Centrum zabezpečení Nastavení Vybrat dané nastavení.