Článek 1 Úvodní ustanovení

Transkript

1

2 Článek 1 Úvodní ustanovení Tento vnitřní předpis Fyzikálního ústavu AV ČR, v. v. i. (dále jen FZÚ ) upravuje poskytování náhrad cestovních výdajů zaměstnancům FZÚ (dále jen zaměstnanci ), které jim vzniknou v souvislosti s výkonem práce. Zaměstnancům, kteří konají pro FZÚ práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr pouze v případě, že toto právo bylo sjednáno v dohodě. Článek 2 Základní pojmy Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance určeným vedoucím zaměstnancem FZÚ a příkazcem (dále jen vedoucí zaměstnanec ) k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Jestliže je řešena pracovní cesta z hlediska finančního, je v tomto předpise používán samostatně pojem příkazce dle systému VERSO tak jak je definován v Rozhodnutí ředitele FZU AV ČR, v. v. i. č. 14/2010. Dobou trvání pracovní cesty se rozumí doba od nástupu zaměstnance na cestu k výkonu práce do jiného místa než je jeho místo výkonu práce, včetně doby výkonu práce v tomto místě až do návratu zaměstnance z této cesty. Článek 3 Vyslání zaměstnance na pracovní cestu Zaměstnanec vyslaný na pracovní cestu je povinen alespoň 3 pracovní dny (u zahraniční pracovní cesty alespoň 8 pracovních dnů) před zahájením pracovní cesty založit v systému VERSO Cestovní příkaz pro tuzemskou nebo zahraniční pracovní cestu a to v souladu s vnitřními předpisy stanovujícími postup pro cestovní příkazy v systému VERSO, především Rozhodnutí ředitele FZU AV ČR, v. v. i. č. 14/2010. Vyplněný Cestovní příkaz, po schválení příkazcem a správcem, zaměstnanec ze systému VERSO vytiskne, podepíše a požádá o podpis svého nadřízeného. Přitom pracovníci ELI cestující ze zakázek 94xxxx a HILASE ze zakázky označí viditelně na první stránce cestovního příkazu vpravo nahoře názvem ELI nebo HiLASE. Je-li požadováno auto služební, soukromé nebo z půjčovny, musí být schváleno předepsaným způsobem i jeho použití (směrnice S/4 O autoprovozu, S/6 O podmínkách použití vozidla pro služební účely). Nezbytnými náležitostmi návrhu Cestovního příkazu jsou: (3) doba a místo nástupu cesty (místo, den, čas), místo plnění pracovních úkolů, účel cesty, doba a místo ukončení cesty (místo, den, čas), způsob dopravy (určí se z hlediska hospodárnosti, účelnosti a bezpečnosti vhodný dopravní prostředek), f) ubytování (určí se z hlediska hospodárnosti místo, druh, kategorii, apod.). a) b) c) d) e) Stránka 2 z 27

3 Vedoucí zaměstnanec zaměstnance. je přitom povinen přihlížet k oprávněným zájmům Článek 4 Druhy cestovních náhrad Zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu přísluší následující druhy cestovních náhrad: a) b) c) d) náhrada jízdních výdajů, náhrada prokázaných výdajů za ubytování, náhrady zvýšených stravovacích výdajů (dále jen stravné), prokázaných nutných vedlejších výdajů. Článek 5 Náhrada jízdních výdajů Náhradu jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy a taxislužby poskytne FZÚ zaměstnanci v prokázané výši. Použije-li zaměstnanec se souhlasem příkazce místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek, včetně silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého FZÚ, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek. (3) Všechny předložené jízdní doklady musí mít souvislost s uskutečněním pracovní cesty zaměstnance. Na dokladech nesmí být prováděny žádné úpravy. (4) Při poskytnutí náhrady výdajů za tzv. hromadnou jízdenku je účastníkům uhrazena částka ve výši jejich podílu. Vyúčtování provede každý účastník s odvoláním na číslo dokladu, ke kterému je přiložen originál hromadné jízdenky. (5) V případě, že zaměstnanec výjimečně nedoloží vynaložený výdaj, může příkazce na základě čestného prohlášení zaměstnance a zdůvodnění ztráty dokladu, rozhodnout a nedoložený výdaj plně uznat. Své rozhodnutí uvede na čestném prohlášení zaměstnance. (6) Při poskytnutí náhrady jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, zaměstnavatel poskytne tuto náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty, aniž by zaměstnanec musel jízdní výdaje prokazovat. Neplatí pro cesty mezi jednotlivými pracovišti v Praze. Základní náhrada za použití silničního motorového vozidla na žádost FZÚ a náhrada za spotřebovanou pohonnou hmotu Dohodne-li se příkazce se zaměstnancem a určí, že při pracovní cestě použije zaměstnanec soukromé motorové vozidlo, přísluší zaměstnanci za každý 1 km jízdy základní náhrada (příloha č. 1) a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu. Cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, Stránka 3 z 27

4 vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen. (3) Jestliže zaměstnanec neprokáže cenu pohonné hmoty, použije se pro určení výše náhrady průměrná cena příslušné pohonné hmoty stanovená vyhláškou (podle 189 zákoníku práce). (4) Spotřeba pohonné hmoty se vypočítá z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu použitého vozidla. Jestliže technický průkaz vozidla tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců. Při určení spotřeby pohonné hmoty se použije údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropských společenství. Není-li tento údaj v technickém průkazu uveden, vypočítá se spotřeba aritmetickým průměrem z údajů v technickém průkazu uvedených. (5) V případě, kdy určeným dopravním prostředkem je vozidlo z půjčovny motorových vozidel, přísluší zaměstnanci náhrada půjčovného a náhrada za spotřebované pohonné hmoty ve výši vypočtené z ceny pohonné hmoty a spotřeby pohonné hmoty motorového vozidla za ujeté kilometry. V těchto případech bude přílohou vyúčtování pracovní cesty dohoda uzavřená mezi zaměstnancem a půjčovnou motorového vozidla, jejíž služby zaměstnanec využil. Dohoda stanovuje podmínky, za kterých bylo vozidlo půjčené, jakož i údaje o zapůjčeném motorovém vozidle nutné k výpočtu výše náhrady za spotřebované pohonné hmoty (případně podle přiložených účtů za palivo) a půjčovného. Náhrada jízdních výdajů při zahraniční pracovní cestě Rozhodnou dobou pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je doba přechodu státní hranice ČR. Při letecké přepravě je to doba odletu a příletu. Náhradu jízdních výdajů poskytne FZÚ zaměstnanci ve výši prokázaných jízdních výdajů s tím, že náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně a doložené ceně je povinna uhradit pouze za kilometry ujeté mimo území ČR. Určení výše náhrady se provede způsobem popsaným v čl. 5 výše. (3) V případě, že zaměstnanec nemůže z vážných důvodů doložit nákup pohonné hmoty mimo území ČR, může příkazce rozhodnout na základě čestného prohlášení zaměstnance o poskytnutí náhrady za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně. Své rozhodnutí uvede na čestném prohlášení zaměstnance. Článek 6 Náhrada prokázaných výdajů za ubytování Vedoucí zaměstnanec určí zaměstnanci před nástupem na pracovní cestu podmínky pro ubytování (místo, druh, kategorii apod.), přičemž je povinen při výběru ubytování přihlížet k cenovým relacím, které jsou v místě přenocování přiměřené. Výdaje za ubytování zaměstnanec vždy dokládá originálem dokladu. Při ztrátě dokladu za ubytování má zaměstnanec povinnost vyžádat si vystavení náhradního dokladu. Doklad za ubytování musí obsahovat tyto údaje: kdo poskytl ubytování, (název, popř. IČ, DIČ), Stránka 4 z 27

5 rozsah poskytnuté služby (např. poskytnutí snídaně, popř. jiné poskytnuté služby), komu bylo poskytnuto ubytování, (jméno zaměstnance, popř. název zaměstnavatele tj. ), datum, kdy bylo poskytnuto ubytování, cena za ubytování, podpis, (popř. razítko). Článek 7 Stravné Stanovené stravné u tuzemské pracovní cesty a zahraniční pracovní cesty Za každý kalendářní den pracovní cesty přísluší zaměstnanci stravné v závislosti na době trvání pracovní cesty. Minimální výše stravného je u tuzemské pracovní cesty stanovena zákoníkem práce, případná změna je určena vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí, pro zahraniční pracovní cestu je stanovena vyhláškou Ministerstva financí. Výše stravného pro tuzemské pracovní cesty platná pro FZÚ je uvedená v příloze č. 1. Doba trvání tuzemské pracovní cesty pro poskytnutí stravného se dělí do následujících časových pásem: déle než 5 a méně než 12 hodin včetně, déle než 12 a méně než 18 hodin včetně, déle než 18 hodin. (3) Doba trvání zahraniční pracovní cesty (trvání pracovní cesty na území jiného státu než ČR) pro poskytnutí zahraničního stravného se dělí do následujících časových pásem a jim přísluší výše stravného v cizí měně: déle než 1 hodina a méně než 12 hodin včetně, zaměstnanci přísluší stravné ve výši 1/3 základní sazby zahraničního stravného v cizí měně (dále základní sazby), déle než 12 hodin a méně než 18 hodin včetně, zaměstnanci přísluší stravné ve výši 2/3 základní sazby, déle než 18 hodin, zaměstnanci přísluší stravné ve výši 100% základní sazby. (4) Trvá-li doba strávená mimo území ČR méně než 1 hodinu, zahraniční stravné se neposkytuje. (5) Doby strávené mimo území ČR, které trvají 1 hodinu a déle při více zahraničních pracovních cestách v jednom kalendářním dni se pro účely zahraničního stravného sčítají. (6) Doby, za které nevznikne zaměstnanci právo na zahraniční stravné, se připočítávají k době rozhodné pro poskytnutí tuzemského stravného. Krácení stravného Bylo-li zaměstnanci během tuzemské pracovní cesty poskytnuto bezplatné jídlo, na které zaměstnanec finančně nepřispíval, krátí se stravné za každé bezplatné jídlo o: Stránka 5 z 27

6 70 % stravného, trvá-li tuzemská pracovní cesta 5 až 12 hodin, 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin. Při tuzemské pracovní cestě, která spadá do dvou kalendářních dnů, se upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu, je-li to pro zaměstnance výhodnější. Hodiny strávené na dvoudenní tuzemské pracovní cestě se sčítají. (3) Bylo-li zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty poskytnuto bezplatné jídlo, na které zaměstnanec finančně nepřispíval, krátí se: poskytnuté zahraniční stravné v cizí měně ve výši jedné třetiny základní sazby o 70 % za poskytnuté jídlo, poskytnuté zahraniční stravné v cizí měně ve výši dvou třetin základní sazby o 35 % za každé poskytnuté jídlo, poskytnuté zahraniční stravné v cizí měně ve výši základní sazby o 25 % za každé poskytnuté jídlo. Za poskytnuté občerstvení se stravné nekrátí. (4) Článek 8 Náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů Zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu přísluší náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů, které zaměstnanec vynaložil na nezbytně nutné účely vzniklé nebo spojené s pracovní cestou. Za nutný vedlejší výdaj lze považovat, např.: vstupenky a vložné na semináře, konference, veletrhy, výstavy, na které byl zaměstnanec přímo vyslán, výdaje za komunikační styk (např. za odeslaný dopis, telegram, telefonní hovor, fax), poplatky za úschovu zavazadel, výdaje na přepravu osobních i služebních zavazadel, pokud je nutno ji hradit mimo ceny jízdenek, letenek či lodních lístků, poplatky za parkování nebo garážování při použití silničního motorového vozidla, dálniční poplatky a známky (pokud s ohledem na trasu pracovní cesty musí zaměstnanec uvedené poplatky zaplatit, avšak pouze na dobu trvání pracovní cesty), poplatky za průjezd tunelem v zahraničí, letištní poplatky, povinné očkování spojené se zahraniční pracovní cestou, poplatky za směnu přidělených valut za místní měnu a zpět, případně další prokázané nutné vedlejší výdaje. Stránka 6 z 27

7 Po schválení zahraniční služební cesty nadřízeným je nezbytné vyřídit prostřednictvím THS (paní Červíková, resp. Chrenčíková) povinné pojištění léčebných výloh. Za výdaje nelze uznat např.: (3) úhradu pojistného havarijního pojištění, které nesouvisí s konkrétní zahraniční pracovní cestou, celoroční pojištění léčebných výloh, havarijní pojištění za delší časové období, soukromé telefonní hovory, vedlejší výdaje za hotelové služby (vstupné za bazén, saunu, fitcentrum, masáže, minibar apod.), výdaje za pohoštění, dary, pokuty, vstupenky na mimopracovní akce, výdaje osobního charakteru. (4) Nutné vedlejší výdaje se vždy prokazují dokladem a příkazce tyto účtované výdaje s ohledem na určené podmínky konkrétní pracovní cesty posoudí. V případě, že tyto výdaje nelze považovat s ohledem na podmínky pracovní cesty za nutné, nebudou zaměstnanci proplaceny. (5) V případě, že zaměstnanec nedoloží dokladem vynaložený nutný vedlejší výdaj např. výdaj za služební hovor přes telefonní automat, může příkazce na základě čestného prohlášení zaměstnance rozhodnout a prohlášený výdaj plně uznat. Své rozhodnutí uvede na čestném prohlášení zaměstnance. Článek 9 Kapesné při zahraniční pracovní cestě Zaměstnanci může být při zahraniční pracovní cestě poskytnuto kapesné a to až do výše 40% stravného stanoveného podle čl. 7. O míře zvýšení zahraničního stravného rozhoduje vedoucí zaměstnanec FZÚ po dohodě s příkazcem. Kapesné se počítá z částky stravného, které by náleželo zaměstnanci podle délky trvání zahraniční pracovní cesty bez ohledu na skutečnost, zda mu bylo následně toto stravné z důvodu poskytnutí jídla kráceno či nikoliv. Kapesné nemá charakter zúčtovatelné zálohy, proto se nedokladuje. Slouží k úhradě nutných osobních vedlejších výdajů na zahraniční pracovní cestu. Článek 10 Poskytování záloh Dále může zaměstnanec v rámci tohoto postupu v souladu s platnou legislativou požádat o zálohu. V takovém případě předloží cestovní příkaz k THS (paní Červenková). V případě, že požaduje jinou měnu než CZK, je mu záloha vyplacena v hotovosti na pokladně. Jestliže požaduje zálohu v CZK, je mu tato automaticky zaslána po schválení cesty na jeho bankovní účet v ČR, který poskytl FZÚ pro zasílání mzdy. Záloha je mu takto zaslána nejpozději do 5 pracovních dnů Stránka 7 z 27

8 před zahájením služební cesty. FZÚ je povinen poskytnout zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad. Pokud zaměstnanec žádá o hotovostní zálohu, tedy v cizí měně, je nezbytné schvalovací proces před služební cestou včetně podpisu nadřízeného ukončit nejpozději 8 pracovních dnů před plánovanou služební cestou a opět předložit THS (paní Červenková), aby bylo možné včas připravit požadovanou hotovost na pokladně. Nejdříve je možné vyzvednout hotovost v cizí měně na pokladně 15 pracovních dnů před zahájením cesty. (3) Zaměstnanec se může dohodnout na poskytnutí zálohy na zahraniční stravné v české měně nebo v měně jiné než stanovené pro příslušný stát, pokud je k této měně ČNB vyhlašován kurz. Všechny úkony spojené s poskytnutím zálohy zajistí THS (paní Červenková). Článek 11 Vyúčtování pracovní cesty, včetně vyúčtování poskytnuté zálohy Po ukončení služební cesty je zaměstnanec povinen v souladu s platnou legislativou v termínu do 10 pracovních dnů tuto vyúčtovat, konkrétně ve FZÚ v systému VERSO. Vyúčtovaný cestovní příkaz se vytiskne a po podpisu předloží spolu s přílohami (doklady prokazující skutečnosti uvedené v cestovním příkazu) THS (paní Červenková) ke schválení. V případě, že se jedná o služební cestu v CZK, FZÚ zašle zaměstnanci po takto provedeném vyúčtování nedoplatek na jeho bankovní účet v ČR, který poskytl FZÚ pro zasílání mzdy. V případě směny měny v zahraničí je zaměstnanec povinen doložit doklad o směně a výši kurzu, kterým byla poskytnutá záloha v zahraničí směněna na jinou (místní) měnu. Tento kurz bude použit při vyúčtování výdajů zahraniční pracovní cesty v místní měně. (3) Záloha na náhrady cestovních výdajů je zúčtovatelná do 10 pracovních dnů po skončení pracovní cesty. Pokud zaměstnanec zálohu nezúčtuje v uvedené lhůtě, je FZÚ oprávněn srazit mu v souladu s ustanovením 147 odst. 1, písm. d) zákoníku práce celou vyplacenou zálohu (nevyúčtovanou zálohu na cestovní náhrady) ze mzdy v nejbližším termínu výplaty mzdy. (4) Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí právo zaměstnance, vrací zaměstnanec FZÚ v měně, kterou mu zaměstnavatel poskytl, nebo v měně, na kterou zaměstnanec tuto měnu v zahraničí směnil, anebo v české měně. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než činí nároky zaměstnance, doplácí FZÚ zaměstnanci v české měně, pokud se nedohodnou jinak. (5) Jestliže si zaměstnanec zvolil výplatu zálohy na pracovní cestu v hotovosti, stejným způsobem FZÚ vypořádá i doplatek pracovní cesty. Jestliže si zvolil zaměstnanec výplatu zálohy na pracovní cestu převodem na bankovní účet, stejným způsobem FZU vypořádá i doplatek pracovní cesty. (6) Nedoplatky ze služebních cest budou zasílány zaměstnancům nejpozději vždy k 10., 20. a 30. dni v měsíci (v měsíci únoru k 28 dni). (7) Vzniká-li zaměstnanci na základě vyúčtování služební cesty nárok na doplatek ve více měnách, bude postupováno individuálně. (8) Přeplatky ze služebních cest v CZK může zaměstnanec poukázat bezhotovostně na příslušný běžný účet FZÚ, z něhož mu byla záloha na služební cestu poskytnuta nebo jej může vrátit na pokladně. Tuto skutečnost uvede na konci Stránka 8 z 27

9 cestovního příkazu. Přeplatky v jiné měně než CZK zaměstnanec složí do pokladny nejpozději do 10 pracovních dnů po odevzdání vyúčtování ze služební cesty. (9) Pro jednotlivé zakázky je nezbytné dodržovat následující bankovní účty v CZK: 94xxxx (ELI) (HiLASE) Všechny ostatní zakázky a služební cesty / / /2700 Jestliže je služební cesta financována ze zakázky (ELI) nebo (HiLASE), není možné stejnou služební cestu spolufinancovat z jakékoliv další zakázky. (10) Při vyúčtování zálohy na zahraniční pracovní cestu v cizí měně se použije stejný směnný kurz jako při stanovení zálohy na zahraniční pracovní cestu. V případě, že zaměstnanci nebyla poskytnuta záloha v cizí měně, při vyúčtování nároků zahraniční pracovní cesty se použije kurz platný v den nástupu na pracovní cestu. (11) V případě, že k úhradě výdajů vzniklých v souvislosti s pracovní cestou použije zaměstnanec soukromou platební kartu, bude FZÚ požadovat doklad prokazující vzniklé výdaje ze soukromého bankovního účtu. Bankovní poplatky za užití soukromé platební karty nese zaměstnanec. Článek 12 Nenastoupení zaměstnance na pracovní cestu Nemůže-li zaměstnanec nastoupit na pracovní cestu, oznámí to bez zbytečného průtahu vedoucímu zaměstnanci, který ho na pracovní cestu vyslal a učiní nezbytná opatření ke snížení již vynaložených výdajů na tuto cestu (storno letenky, ubytování, objednaných služeb atp. včetně storna v systému VERSO). Současně toto neprodleně oznámí THS (paní Červenková). Byla-li mu vyplacena záloha (v hotovosti nebo převodem na bankovní účet) vrátí ji neprodleně do pokladny FZÚ, pokud se s THS (paní Červenková) nedomluví na bezhotovostním vypořádání. Jestliže se služební cesta neuskuteční, vrátí zaměstnanec přijatou zálohu ve stejné měně, v jaké mu byla vyplacena, a to neprodleně, nejpozději však v termínu do 10 pracovních dnů po plánovaném ukončení služební cesty. Článek 13 Poskytování paušální náhrady za městskou hromadnou dopravu při pracovních cestách v obci pracoviště Okruh zaměstnanců, kterým bude vyplácena paušální měsíční cestovní náhrada za jízdné MHD v obci pracoviště je stanoven v příslušném rozhodnutí ředitele FZÚ v platném znění. Stránka 9 z 27

10 Článek 14 Cestovní náhrady poskytované podle mezinárodní smlouvy nebo na základě dohod o vzájemné výměně zaměstnanců se zahraničním zaměstnavatelem Zaměstnanec vyslaný na zahraniční pracovní cestu v rámci smluv o vzájemné spolupráci se zahraničními subjekty (dále jen smlouva ), musí po návratu doložit potvrzení zahraničního partnera o výši cestovních náhrad, které mu byly v zahraničí vyplaceny. Pokud hradil z poskytnuté částky ubytování, musí doložit výši úhrady, kterou zaplatil za ubytování. Zaměstnanci, který je vyslán na zahraniční pracovní cestu, a po tuto dobu mu přísluší podle smlouvy náhrada cestovních výdajů nebo náhrada obdobných výdajů v nižší výši než podle této směrnice, poskytne FZÚ cestovní náhradu ve výši rozdílu mezi jeho nárokem podle této směrnice a náhradou poskytovanou podle smlouvy. (3) Zaměstnanec se nemůže předem dorovnání stravného vzdát, může však po návratu částky ve výši dorovnání stravného svému zaměstnavateli darovat. (4) Zaměstnanci, který je vyslán na zahraniční pracovní cestu, a po tuto dobu mu přísluší podle smlouvy náhrada cestovních výdajů nebo náhrada obdobných výdajů ve stejné nebo vyšší částce než podle této směrnice, FZÚ cestovní náhrady podle této části neposkytne. (5) Náhrady cestovních výdajů nebo náhrady obdobných výdajů, které jsou zaměstnanci poskytovány podle smlouvy, se považují za cestovní náhrady poskytované podle tohoto vnitřního předpisu. Článek 15 Likvidace, kontrola a proplácení cestovních náhrad THS (paní Červenková) překontroluje, zda jsou v tiskopisu k Cestovnímu příkazu v systému VERSO a ve vyúčtování nároků uvedeny všechny náležitosti. Prověří a odsouhlasí všechny údaje a vyčíslené náhrady dle předložených dokladů. Ukončený Cestovní příkaz THS (paní Červenková) zavede do účetnictví, popřípadě předá do pokladny. Jestliže zaměstnanec požádal o finanční vypořádání cestovních náhrad v hotovosti, pokladní toto provede na základě schváleného Cestovního příkazu. (3) Zaměstnanec, který přijímá náhrady za pracovní cestu v hotovosti, potvrdí příjem svým podpisem. Jedná-li se o osobu, kterou pokladní nezná, musí být u podpisu příjemce uvedeno číslo občanského průkazu, případně pasu nebo průkazu pobytu cizince. Na základě ověřené plné moci zaměstnance lze částku cestovních náhrad vyplatit i jeho zmocněnci. Článek 16 Refundace Při refundacích (nebo přefakturacích) cestovních náhrad zaměstnanec uvede název a sídlo adresáta refundace, pokud má adresát přiděleno IČ, DIČ, zda je plátce DPH a informaci, jedná-li se o refundaci všech zúčtovaných náhrad a nákladů spojených s cestou nebo jejich část. Pokud jde o částečnou refundaci, uvede položky případně jejich výši, kterou má refundace obsahovat. Pokud jsou nutné další náležitosti, vzhledem k požadavkům poskytovatele refundace, je nutné je uvést v Stránka 10 z 27

11 tiskopisu k pracovní cestě jako doplňkové informace. Při nedostatku vymezeného prostoru pro tyto záznamy se potřebné náležitosti uvedou v příloze k tiskopisu k pracovní cestě, vyhotovené formou pokynu k fakturaci, podepsané zaměstnancem oprávněným k vynakládání finančních prostředků zakázky. Článek 17 Společná ustanovení V případě účasti zaměstnance na konferenci, sympoziu, školení apod. v rámci pracovní cesty může být účastnický poplatek hrazen v hotovosti v místě konání akce. Částka vyúčtovaných cestovních náhrad, kterou má FZÚ zaměstnanci poskytnout v české měně, se zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru. Článek 18 Závěrečná ustanovení Ve výjimečných případech, kdy není možné vložit cestovní příkaz požadavek do systému VERSO, musí být cestovní příkaz na stávajících formulářích podepsán všemi schvalovateli uvedenými v Rozhodnutí ředitele FZU AV ČR, v. v. i. č. 14/2010. Tímto se ruší Vnitřní předpis o cestovních náhradách z včetně všech příloh. Seznam příloh: Příloha č. 1 - Sazba základní náhrady za 1 km jízdy a sazby stravného při tuzemských pracovních cestách Příloha č. 2 Návod - Zahraniční cestovní příkazy Stránka 11 z 27

12 Příloha č. 1 - Poskytování cestovních náhrad zaměstnancům FZÚ Sazba základní náhrady za používání silničních motorových vozidel, stravné při tuzemských pracovních cestách a průměrná cena pohonných hmot. (stanoveno zákonem č.262/2006 Sb. a vyhláškou č. 472/2012 Sb.) I. Sazba základní náhrady za 1 km jízdy činí u: a) jednostopých vozidel a tříkolek 1,00 Kč, b) osobních silničních motorových vozidel 3,60 Kč, při použití přívěsu se sazba zvyšuje o 15 %. II. Výše stravného za každý kalendářní den v rámci daného rozpětí sazeb stravného u tuzemských pracovních cest činí: a) 68,00 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin, b) 101,00 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, c) 157,00 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin. III. Výše průměrné ceny za 1litr pohonné hmoty činí: a) 36,10 Kč u benzinu automobilového 95 oktanů, b) 38,60 Kč u benzinu automobilového 98 oktanů, c) 36,50 Kč u motorové nafty. Stránka 12 z 27

13 Příloha č. 2 - Poskytování cestovních náhrad zaměstnancům FZÚ Zahraniční cestovní příkazy Úvod k vytvoření zahraničního cestovního příkazu (dále jen ZCP) Vytvoření nového cestovního příkazu Hlavička Před cestou Vyúčtování CP Po cestě Ostatní Náklady CP/FIS Tisk CP Stránka 13 z 27

14 Úvod k vytvoření zahraničního cestovního příkazu (ZCP) Elektronické vytváření ZCP je součástí elektronických služeb systému VERSO. Slouží k vytvoření cestovního příkazu (dále jen CP), jeho schválení, výpočtu předpokládaných výdajů včetně stravného, k získání zálohy na cestu a vyúčtování CP po cestě. Tento stručný návod na vytvoření a vyúčtování CP slouží pro rychlejší orientaci v nové verzi Cestovních příkazů, která je v provozu od června r Nová verze včetně poslední úpravy ze 12/2012 obsahuje řadu změn ve formulářích oproti verzi předchozí. Úplný, podrobný návod k práci s CP po změnách najdete na úvodní stránce po otevření VERSO v oddílu Odkazy, Návody, kontakty. Viz obr. 5. Obr. 1. Volbu Cestovní příkazy najdete pod širší modrou lištou viz šipka na obr. 1. Kliknutím se objeví obrazovka (obr. 2.) Stránka 14 z 27

15 Obr. 2. Zde klikněte na volbu Plná varianta. Následně se otevře obrazovka, z níž lze vytvářet CP, vyhledávat a pracovat s již existujícími CP. Obr. 3. Nový CP, zahraniční i tuzemský můžete začít tvořit kliknutím na jednu z voleb. Stránka 15 z 27

16 2. Vytvoření cestovního příkazu (dále jen ZCP). Obr. 4. Menu pod horní modrou lištou obsahuje volby pro vytvoření CP - Hlavička a Před cestou. K vyúčtování slouží volba Po cestě a ostatní informace o CP jako je historie schvalování jsou ve zbývajících volbách Ostatní a Náklady CP/FIS. Hlavička Zde se vyplní povinné náležitosti cesty stejně jako v předchozí verzi. Viz obr. 4. Některé údaje mohou být (v závislosti na implementaci) předvyplněny. Vyplnění povinných polí aplikace kontroluje. Příslušný schvalovatel se vybírá z číselníku, který najdete pod ikonou a ve kterém je nabídka možných schvalovatelů omezena dle pracoviště cestující osoby. Podrobné vysvětlení ke všem položkám najdete v manuálu dodavatele, který najdete ve VERSO na úvodní straně v tabulce Odkazy, Návody, kontakty. Viz obr. 5. Stránka 16 z 27

17 Obr. 5. Jméno cestujícího je předvyplněno dle přihlášeného uživatele a nejde v roli cestujícího změnit, změnit jej může pouze uživatel s příslušnou rolí. Pracoviště se doplní podle osoby. Schvalovatel cesty: povinný údaj, systém doplňuje první přípustnou osobu (pokud je k dispozici). Lze změnit ručně. Místo jednání je povinný údaj cestovního příkazu. Je nutné vyplnit alespoň jedno místo jednání. Zadání v tomto bloku je důležité především pro zahraniční cesty, neboť na základě míst jednání lze pak vyplnit kalkulaci cestovního příkazu (viz dále) a také jsou dle vyplněných údajů omezeny některé seznamy hodnot, a to na základě zemí do, nebo přes které se cestuje. Typickým příkladem mohou být například cizí měny, ve kterých lze následně vyplňovat další výdaje. Účel cesty je Povinný údaj cestovního příkazu. Hodnoty lze vybrat z připravených seznamů hodnot. Další povinný údaj cestovního příkazu je Dopravní prostředek (DP). Výběr DP je standardní. Při volbě auto vlastní je nutné auto zaregistrovat v modulu autoprovoz. Tím se zjednoduší vyplnění technických údajů, protože je uživateli nabídnuto jednak vozidlo, kterého je vlastník, jednak vozidla, u kterých je uveden jako ostatní osoba užívající vozidlo pro pracovní cesty. Poslední částí Hlavičky je v rámečku Volby pro práci se záznamem cesty. Viditelnost tlačítek je řízena schvalovacím procesem cestovního příkazu. Pokud je například v daný okamžik vyžadováno schválení příkazu vedoucím pracoviště, jsou vedoucímu zobrazeny volby pro schválení / neschválení příkazu. Aktivita pro schvalování VP je vázána na konkrétní osobu, a tak tato tlačítka budou zobrazena pouze vedoucímu. Kompletní výčet voleb je uveden v následující tabulce. Umístění voleb na formuláři je závislé na řídícím prvku, který rozhoduje o jejich zobrazení. Stránka 17 z 27

18 Volba Předat ke schválení Stornování CP Generovat zálohy Schválení/Neschválení dopravy Potvrzení zadání zdroje Schválení/Neschválení vedoucím Předání vyúčtování ke schválení Schválení vyúčtování Vrácení vyúčtování k dopracování Schválit/Neschválit příkazcem Schválit/Neschválit správcem Generovat kód Generovat kód a uzavřít Znovu otevřít záznam Uložit Kopírovat záznam Zavřít okno Vymazat Tisk CP Zobrazit historii CP a zdrojů Tlačítko Asistent Vlastník pořizovatel, cestující cestující cestující, pořizovatel schvalovatel dopravy schvalovatel cesty schvalovatel cesty cestující účetní na pracovišti účetní na pracovišti příkazce operace Řídí proces CP proces CP proces CP proces CP proces CP proces CP proces CP proces CP proces CP proces zdroje proces správce rozpočtu zdroje proces cestující KALK proces cestující KALK proces oprávněná osoba (role) KALK pořizovatel, formulář cestující bez omezení formulář bez omezení formulář cestující formulář bez omezení formulář bez omezení formulář Proces CP, zastupující vkladatel CP KALK Tato tabulka byla převzata z návodu, který najdete na úvodní straně VERSO. Viz obr. 5. Stránka 18 z 27

19 Před cestou Obr. 6. Zde najdete všechny volby, které již znáte z původního formuláře CP. Jen v trochu jiné úpravě. Viz obr. 6. Novinkou ve všech formulářích CP je volba Akce, která po kliknutí nabízí všechny povolené operace v dané části formuláře. Kalkulace zálohy cestovního příkazu Zde je možné zadat jednotlivé předpokládané etapy cesty řádky vyúčtování. Povinné položky jsou označeny červeně. Maximum údajů lze předvyplnit automaticky ze známých údajů po kliknutí na volbu Přidat řádky dle míst jednání v kontextovém menu. Při automatickém generování řádků jsou vyplněny orientační hodnoty do polí jednotlivých řádků, pro účel odhadu nákladů cesty. Tím je zajištěno, že uživateli je poskytnut odhad nákladů cesty, aniž by musel vše vyplňovat ručně. Pro upřesnění pak může uživatel hodnoty editovat. Pro přepočítání odhadovaných nákladů je třeba formulář opět uložit. V případě zahraniční cesty je nabídnuta také možnost zadání procentuální výše kapesného. Kapesné je pak dle toho dopočítáno a zaneseno do kalkulovaných výdajů. Význam jednotlivých voleb menu bloku: Stránka 19 z 27

20 Přidat řádek vloží prázdný řádek. Přidat více řádků vloží prázdné řádky dle počtu. Přidat řádky dle míst jednání vloží řádky s obsahem dle již známých údajů z míst jednání. Ukázat kalkulaci vyvolá tiskovou sestavu nákladů na cestu. Odstranit všechny řádky vymaže všechny doposud zadané řádky. S již zadanými řádky lze nadále manipulovat pomocí kontextového menu u každého z řádků. Obr. 7. V řádku kalkulace se vyplňují následující údaje: Datum datum změny (například datum začátku cesty, nebo datum příjezdu do destinace) Stát stát místa změny (v případě hranice je to stát, do kterého přejíždíte) Místo místo změny (může být konkrétní město, nebo hranice státu) Čas čas, ve kterém cestující dorazí na uvedené místo (čas změny polohy) Obr. 8. Krácení stravného V bloku pro krácení stravného lze pro každý den pracovní cesty vyplnit počet poskytnutých bezplatných jídel. Základní výše stravného je odvozena od bloku Kalkulace. Aby bylo tedy možné zadat krácení stravného, je předpokládáno v první řadě vyplnění bloku Kalkulace. Pokud není tento předpoklad splněn, nelze s tímto blokem pracovat. Pokud je Kalkulace vyplněna lze použít volbu Generovat řádky pro dny v kontextovém menu bloku. Stránka 20 z 27

21 Obr. 9. Po využití výše zmíněné volby jsou do bloku automaticky přidány dny, ve kterých cesta probíhala (jeden řádek pro každý den). Uživatel má následně možnost určit jaké bezplatné jídlo mu bylo ten den poskytnuto a zda mu bylo poskytnuto v tuzemsku či v zahraničí. Pro blok Krácení stravného platí několik omezení: Lze zadat max. 3 jídla za den. Jídlo, které bylo poskytnuto v tuzemsku, již nemůže být poskytnuto v zahraničí a naopak. Pokud se v daný den cestující vyskytuje pouze v zahraničí, nelze zadat poskytnuté jídlo v tuzemsku a naopak. Po zadání poskytnutých bezplatných jídel je třeba formulář znovu uložit, aby se provedl přepočet stravného. Lze také využít volby Přepočítat v bloku celkových předpokládaných výdajů. Další předpokládané výdaje Zde je možné zadat jednotlivé předpokládané výdaje. V bloku jsou zobrazeny řádky pro každý z druhů výdajů z číselníku. Uživatel tak může přímo zadávat náklady dle jednotlivých typů. Nový řádek lze zadat v menu bloku, kde je třeba vybrat konkrétní typ, nebo vytvořit kopii řádku za použití menu u řádku. Výběrem z číselníku lze určit měnu výdaje. Zde zadané údaje jsou započteny dle typu a měny do kalkulace, resp. vyúčtování za jednotlivé měny (předpokládané výdaje celkem). Obr. 10. Všechny tyto údaje lze doplnit až při vyúčtování a není nutné je vyplňovat při vytváření CP. Stránka 21 z 27

22 Předpokládané výdaje celkem Tabulka je viditelná pouze, došlo-li již k uložení řádků kalkulace, resp. jednotlivých výdajů. Zde jsou vypočteny a sečteny všechny výdaje za měny, které byly použity. Celková částka je zobrazena v českých korunách. Nyní je možné generovat požadavky na zálohy. V pravém horním rohu je také k dispozici tlačítko Přepočítat, které umožňuje v případě další změny výdajů před cestou přepočítat celkové částky v závislosti na nově zadaných výdajích. Požadavek na zálohy V případě, že již alespoň jednou byl uložen záznam cesty spolu s řádky kalkulace nebo jednotlivými výdaji, lze použít automatické vygenerování záloh dle vypočtené kalkulace (předpokládané výdaje celkem). K tomu slouží volba Generování záloh v menu bloku, nebo stejně popsané tlačítko ve spodní části formuláře v sekci Volby. V tomto případě je přidán řádek se součtem nákladů za každou měnu. Datum požadovaného vyplacení zálohy je přednastaveno dle data začátku cesty. Finanční zdroje pro cestu V poslední části CP uvedete zdroj (zakázku) peněz, z nichž bude cesta hrazená. Nákladové středisko je předvyplněno dle přihlášeného uživatele, jeho změna se provede výběrem z číselníku. Následuje výběr zakázky. V novém okně je zobrazen seznam zakázek spolu s možnými příkazci a správci. Výběr se provede kliknutím na číslo zakázky. Zároveň s výběrem zakázky bude příkazce a správce, pokud existuje, automaticky vybrán. Jednotlivě je možné schvalovatele vybrat také. Následně je nutné vybrat typ účtu, tj. místo, kde v rozpočtu zakázky má vzniknout blokace ve výši, která je obsahem pole částka. Stránka 22 z 27

23 Vyúčtování CP Po cestě Obr. 11. Stránka 23 z 27

24 V záložce po cestě jsou bloky, které jsou obdobou bloků na záložce Před cestou. Zde cestující vyplňuje již skutečné údaje a výdaje, které odpovídají vykonané pracovní cestě. Místa jednání - cílová i tranzitní a účel cesty vložená na záložce Hlavička při zakládání cestovního příkazu před cestou. Lze přidávat nebo odstraňovat místa jednání přes nabídky kontextového menu bloku a zároveň lze i přidávat více účelů návštěvy jednotlivých míst jednání, a to opět pomocí kontextového menu na jednotlivých řádcích daného účelu pro každé místo jednání. Údaje lze vyplnit ručně, nechat vyplnit dle zadaných míst jednání po cestě, nebo doplnit kopírováním dle dříve vyplněné kalkulace. Vyplnění vyúčtování cestovního příkazu dle zadání z kalkulace Krácení stravného Jedná se opět o obdobu vyplnění formuláře krácení stravného před cestou. Zde je možné doplnit nebo upřesnit informace o skutečnosti čerpání zdrojů na stravné. Formulář je obdoba formuláře Krácení stravného na záložce Před cestou a je předvyplněný podle dat zadaných cestujícím před cestou. Další výdaje vyúčtování Blok pro zadání dalších výdajů vyúčtování je obdobou bloku pro zadání předpokládaných výdajů před cestou. Navíc obsahuje pole pro zadání čísla dokladu a možnost přidat soubor k řádku výdaje (např. pro oskenovaný doklad). Přílohu lze přidat tlačítkem +. Následně je zobrazen dialog pro přidání souboru. Uloženou přílohu lze zobrazit tlačítkem ZS. Odstranit soubor lze tlačítkem OS. Stránka 24 z 27

25 Vyúčtování záloh Do vyúčtování záloh jsou doplněny údaje o zálohách vyplněných při zadávání cestovního příkazu před cestou. Údaj o vyplacené záloze je povinný, stejně jako datum vyplacení zálohy. Celkem za měny V bloku jsou zobrazeny součty výdajů v jednotlivých měnách. Jde o obdobu bloku na záložce Před cestou. Vyúčtování celkem přepočet na CZK Celkové vyúčtování nákladů cesty po jednotlivých měnách. Do výpočtu se projevují i vyplacené zálohy. Finální součet veškerých výdajů je přepočítán na CZK dle převodního kurzu. Finanční zdroje pro cestu po cestě Jde o obdobu zadání zdrojů před cestou. Cestující má navíc možnost vložit zdroje ze zadání před cestou pomocí kontextového menu boxu. Zpráva o služební cestě Blok vyplnění zprávy o pracovní cestě je zobrazen k editaci pouze cestující osobě v okamžiku vyplňování podkladů pro vyúčtování. V dalším procesu schvalování je blok již pouze ke čtení. Ke zprávě lze přiložit libovolný soubor (např. oskenovanou zprávu cestujícího, nebo jiný elektronický dokument). Stránka 25 z 27

26 Ostatní Na této záložce jsou umístěny méně důležité bloky, které slouží k zobrazení dalších informací o pracovní cestě. Podrobné informace najdete na hlavní straně VERSO v bloku ODKAZY, NÁVODY, KONTAKTY. Náklady CP/FIS Stránka 26 z 27

27 Tisk CP Tisk cestovního příkazu je k dispozici z jakékoli ze záložek seznamu cestovních příkazů. Volba Tisk se nachází v kontextovém menu, které lze vyvolat kliknutím pravého tlačítka myši na řádek záznamu, nebo klepnutím levým tlačítkem na volbu Akce». Informace, které jsou na tisku zobrazovány, se řídí dle stavu cestovního příkazu. Údaje na tisku plánovaného CP a uskutečněného CP se mírně liší. Ve spodní části stránky se nachází volby pro nastavení tiskové sestavy. Zde je možné zvolit, které informace mají být zahrnuty do tisku (standardně je zaškrtnuto vše kromě historie). Pokud nebude některý z bloků zaškrtnut, neobjeví se ve výsledném tiskovém výstupu. Další možností, kterou lze zvolit je Odstránkování. Odstránkování u bloku znamená, že tento blok bude umístěn na začátku následující stránky tisku. Všechny bloky, které jsou v tisku za tímto blokem, budou také seřazeny za něj a pořadí bloků tak zůstane nezměněno. Stránka 27 z 27