Historická výprava Na hrad Švihov zadání včetně řešení zde, v pokladní knize a na listu konečné vyyúčtování

Transkript

1 Historická výprava Na hrad Švihov zadání včetně řešení zde, v pokladní knize a na listu konečné vyyúčtování některé části byly oproti zadání, které jste dostali na 2. víkendu, mírně upraveny - jsou značeny fialově Podle termínovky plánujete jet s oddílem na víkend 26. až 28. května 2006 na výpravu k vodnímu hradu Švihov. Pojedete autobusem do Klatov. Ubytování bude na skautské základně kousek za městem. Vaření bude společné. V sobotu plánujete jít pěšky na hrad (včetně exkurze). Čekáte, že vám na akci pojede 12 dětí do 15 let a čtyři vedoucí do 26 let. I. ROZPOČET před výpravou je 2. května: Výdaje plánujete: doprava: jedna cesta pro děti 50 Kč, pro vedoucí (nad 15 let) 100 Kč; ubytování: správce vám sdělil, že ubytování stojí 60 Kč na osobu a noc; potraviny: ze zkušenosti očekáváte 120 Kč na osobu a víkend; materiál: budete si kupovat buzolu a kotlík (využijete potom v oddíle) + kůži na rukodělky; celkem za asi 950 Kč. ostatní výdaje = vstupné: podle webu platí dospělý 40 Kč, dítě 30 Kč za vstup. sečtete všechny výdaje + přičtete rezervu 10 %. Příjmy plánujete, abyste skončili na nule: všichni účastníci včetně vedoucích budou platit stejně; účastnický poplatek získáte jednodušše vydělením. Částku, která vám vyšla, můžete zaokrouhlit dolů (tím jen trochu snížíte rezervu); pokud jste správně počítali, zjišťujete, že děti by musely platit 500 Kč. Předběžný rozpočet: Příjmy Výdaje Poplatky účastníků ( >) 8000,- Potraviny 1920,- Doprava 2000,- Ubytování 1920,- Materiál 950,- Ostatní výdaje 520,- Rezerva (731 uprav. >) 690,- Příjmy celkem 8000,- Výdaje celkem 8000,- Máte hotový první návrh rozpočtu, ale spokojení nejste. Výprava se vám zdá moc drahá, jdete s tím na střediskovou radu, jestli by něčím nepřispělo středisko. Dobrá zpráva. Středisko po dlouhém čekání zjistilo, že uspělo při žádosti o celoroční městské granty na akce (a to velmi výrazně: je třeba utrácet). 10. května vám proto středisková rada odsouhlasí, že z balíku peněz můžete čerpat a počítat s příspěvkem ve výši 150 Kč na účastníka. Ale pozor: 1) Rozhodnutí rady zní, že ať pojede, kolik pojede lidí, čerpaná částka může být max Kč. 2) Musíte bezpodmínečně splnit následující podmínky grantu: příspěvek lze utratit jen za dopravu tam/zpět a za ubytování; musí jet aspoň deset účastníků do 26 let s trvalým pobytem v Praze; nesmíte přesáhnout částku 100 Kč na účastníka a den (včetně pátku a neděle); akce nesmí skončit po započítání grantu ziskem. Teď můžete dokončit (přepsat) předběžný rozpočet a určit cenu pro účastníka na pozvánku.

2 Předběžný rozpočet upravený: Příjmy Výdaje Poplatky účastníků ( >) 5600,- Potraviny 1920,- Grant ( >) 2400,- Doprava 2000,- Ubytování 1920,- Materiál 950,- Ostatní výdaje 520,- Rezerva (731 uprav. >) 690,- Příjmy celkem 8000,- Výdaje celkem 8000,-

3 II. Výprava = VEDENÍ POKLADNY a ÚČTOVÁNÍ dokladů: Peněžité transakce v terénu (všechny najdete vyřešené i v pokladní knize; pozn.: ve středisku je pravidlo, že výdajové doklady se číslují "V#" a příjmové "P#"): převedl střediskový hospodář Jan Uškrt do pokladny výpravy hotovost (zálohu na výpravu) ve výši 2500 Kč. Peníze převzala vedoucím akce pověřená pokladnice Aneta. Doklady schvaluje vedoucí akce Karel (viz seznam účastníků v bodě 3). Příjmový pokladní doklad č. P1 ze dne Přijato od: 2 500,00 Kč --dvatisícepětsetkč převod hotovosti z pokladny střediska (záloha na akci) [podepíše Uškrt po výpravě]

4 vydala pokladnice Aneta zálohu Karlu Moudrému, Chytrá 12, Praha 8, ve výši 2500 Kč, aby mohl nakupovat. Výdajový pokladní doklad č. V1 ze dne Vyplaceno komu: Karel Moudrý, Chytrá 12, Praha ,00 Kč --dvatisícepětsetkč----- záloha na nákupy Moudrý [Všimněte si, že Karel Moudrý je uveden včetně adresy; je to kvůli jednoznačné identifikaci. U hospodáře střediska ani u Anety, která akci účtuje, to není potřeba.]

5 vybrala pokladnice poplatky od účastníků: 350 Kč od každého, celkem 4200 Kč. Seznam účastníků najdete v příloze, první prázdné místo doplňte o vaše jméno a adresu (zde Karel ). Příjmový pokladní doklad č. P2 ze dne Přijato od: 4 200,00 Kč účastníci podle seznamu (alternativa: Aneta [která to nejprve od účastníků vše přijala]) --čtyřitisícedvěstěkč účastnické poplatky [podepíše Uškrt po výpravě] Seznam účastníků Č. Jméno Příjmení Narozen/a Bydliště pozice poplatek 1 Karel Hlavatá 1, Praha 1 vedoucí 350,- akce 2 Aneta Archivní 3, vedoucí, 350,- Praha 2 pokladnice 3 Karel Moudrý Chytrá 12. Praha 8 vedoucí 350,- 4 Radek Novotný U Aleje 5, Praha 4 350,- 5 Lenka Procházková U Ohybu 15, Praha 1 350,- 6 Renata Bílá Černá 5, Praha 8 350,- 7 Lukáš Hodný Zlá 4, Praha 8 350,- 8 Bohumil Ťápal Volná 5, Praha 8 350,- 9 Vladislav Liška Bystrá 3, Praha 8 350,- 10 Mirek Rychlý Malá 6, Praha 6 350,- 11 Martin Pros Suchdolská 2, Tuchoměřice 350,- 12 Linda Blatná Postoloprty ,- [V zadání na druhém víkendu byl věk Anety Staré omylem nižší než 15 let.]

6 předložil Karel Moudrý doklady k proplacení viz příloha dokl_moudry.pdf. Nejprve vydá pokladník doklad, že Karel vrátil celou zálohu, jako další vydá pokladní doklad, ve kterém mu předložené prvotní doklady proplatí. Příjmový pokladní doklad č. P3 ze dne Přijato od: Karel Moudrý, Chytrá 12, Praha ,00 Kč --dvatisícepětsetkč vratka zálohy vydané [podepíše Uškrt po výpravě] Výdajový pokladní doklad č. V2 ze dne Vyplaceno komu: Karel Moudrý, Chytrá 12, Praha ,00 Kč --třitisícejednostoosmdesátdvakč----- doprava na akci, materiál, potraviny Moudrý

7 přijal správce chaty Jan Holý peníze za pronájem 1940 Kč. Chatu pronajímá: Junák, středisko Šipka, Červená Lhota; Krátká 17, Klatovy; IČO Komplikace: Ubytování je dražší: správce oznamuje, že na základně se platí i fixní poplatek za energie za víkend, což vám zapomněl sdělit... Navíc: normálně byste dostali příjmový doklad přímo od správce, jenže ten si zapomněl bloček doma. Proto si musíte nechat sami podepsat svůj výdajový doklad. Níže najdete pod variantou 5a), jak by doklad za ubytování a jeho zaúčtování vypadaly normálně. Vyplaceno komu: Junák, středisko Šipka, Červená Lhota; Krátká 17, Klatovy; IČO (Jan Holý) 1 940,00 Kč --jedentisícdevětsetčtyřicetkč----- ubytování Holý

8 5a) normální varianta: správce vám vydal příjmový doklad (modrý) o platbě za ubytování. Všimněte si, že je na něm plná identifikace vašeho střediska, "Junák svaz skautů a skautek ČR" může být zkráceno na "Junák". Pro zaúčtování je nejjednodušší vyrobit k tomuto dokladu výdajový doklad stejně jako kdybyste propláceli paragon, který přinesl pokladník (viz níže V4). Výdajový pokladní doklad č. V3 ze dne Vyplaceno komu: Aneta 1 940,00 Kč --jedentisícdevětsetčtyřicetkč----- ubytování Příjmový pokladní doklad č. ze dne Junák - svaz skautů a skautek ČR, středisko Šipka, Červená Lhota Krátká 17, Klatovy; IČO Přijato od: Junák, 1. středisko Jednička Praha, Václ. nám. 1, Praha 1, (Aneta ) 1 940,00 Kč --jedentisícdevětsetčtyřicetkč pronájem základny Holý

9 si předložila pokladnice akce k proplacení doklady viz příloha dokl_stara.pdf. Výdajový pokladní doklad č. V4 ze dne Vyplaceno komu: Aneta 1 140,00 Kč --jedentisícstočtyřicetkč----- doprava, vstupné

10 III. Účtování posledních dokladů a KONEČNÉ VYÚČTOVÁNÍ po výpravě Teď máte všechny výdaje pohromadě a můžete je vyplnit do listu Vyúčtování akce. Je tu ale drobná komplikace: zjišťujete, že i s příspěvkem od města ve výši 150 Kč na účastníka jste skončili v menší ztrátě a nejste si jistí, jak nakonec zaúčtovat grant a ztrátu akce...* * Zkuste si odpovědět na otázku, co byste dělali, kdyby Vám po započítání příspěvku naopak vyšel zisk. Jsou teď možná (minimálně) tři řešení, konečné vyúčtování a poslední transakce včetně variant najdete v pokladní knize i na listu konečné vyúčtování: a) Máte ve středisku domluveno, že příspěvky města k výpravám vyúčtovává hospodář (který nejlépe rozumí, jak to udělat, aby to bylo správně), započítáte proto do výsledného rozpočtu jen příjmy od účastníků. Ale pozor: pokud jste skončili ve ztrátě vyšší, než byla domluvená částka čerpání grantu (150 Kč na účastníka), nebo jste nesplnili podmínky grantu, na radě to stejně musíte vysvětlit. 7 a) je středisková rada: pokladník akce vyúčtuje se střediskovým hospodářem zbylé peníze v pokladně (tj. pokladník vrátí střediskové pokladně, co mu zbylo ze zálohy od střediska) a předá mu konečné vyúčtování. Na radě vysvětlíte, proč jste se dostali do ztráty. Výdajový pokladní doklad č. V5 ze dne Vyplaceno komu: 438,00 Kč --čtyřistatřicetosmkč----- převod do pokl. střed (vratka zůstatku z výpravy) Uškrt

11 b) Máte ve středisku domluveno, že ztrátu výpravy i příspěvky města vyúčtuje pokladník výpravy rovnou s hospodářem. 7 b) pokladník vyúčtuje výpravu se střediskovým hospodářem pomocí tří dokladů: doklad I) Pokladník přijímá do pokladny peníze odpovídající schválené výši grantu; doklad II) Pokladník přijímá do pokladny peníze odpovídající ztrátě výpravy; doklad III) Pokladník vrací hospodáři počáteční zálohu v plné výši. Zdůvodnění, proč jste utratili více, než byl schválený grant, se na radě také nevyhnete. Všimněte si, že když sečtete doklady I, II a III, získáte částku, která odpovídá dokladu z varianty 7a) (minus 438). Nejde zde tedy o nic jiného než o rozložení jedné platby do tří plateb, které nám přehledně ukážou, co se za vracenými penězi ve skutečnosti skrývá. Je to podobný postup, jaký jsme uplatnili při proplácení peněz Karlu Moudrému v bodu 4 (viz P3 a V2). [V zadání na druhém víkendu jsme měli ve var. b) kroky II a III sloučené, tj. pokladnice nepřijímala peníze odpovídající ztrátě (262,-), ale po přijetí grantu rovnou vracela zálohu z počátku výpravy sníženou o skutečnou ztrátu akce, tj. 2238,-; najdete to teď pod variantou c).] Příjmový pokladní doklad č. P4 ze dne Přijato od: 1 800,00 Kč --jedentisícosmsetkč čerpání městského grantu na výpravě [podepíše Uškrt po výpravě]

12 Příjmový pokladní doklad č. P5 ze dne Přijato od: 262,00 Kč --dvěstěšedesátdvakč čerpání peněz střediska na ztrátu z výpravy [podepíše Uškrt po výpravě] Výdajový pokladní doklad č. V5 ze dne Vyplaceno komu: 2 500,00 Kč --dvatisícepětsetkč----- vratka počáteční zálohy do pokladny střediska Uškrt

13 c) Máte ve středisku domluveno, že příspěvky města vyúčtuje pokladník výpravy rovnou s hospodářem ve schválené výši a zbytek zaúčtuje hospodář jako ztrátu střediska. 7 c) pokladník vyúčtuje výpravu se střediskovým hospodářem pomocí dvou dokladů: doklad I) Pokladník přijímá do pokladny peníze odpovídající schválené výši grantu; doklad II) Pokladník vrací hospodáři peníze, které mu poté zůstaly v pokladně. Zdůvodnění, proč jste utratili více, než byl schválený grant, se na radě také nevyhnete. Příjmový pokladní doklad č. P4 ze dne Přijato od: 1 800,00 Kč --jedentisícosmsetkč čerpání městského grantu na výpravě [podepíše Uškrt po výpravě] Výdajový pokladní doklad č. V5 ze dne Vyplaceno komu: 2 238,00 Kč --dvatisícedvěstetřicetosmkč----- převod do pokl. střed (vratka zůstatku z výpravy) Uškrt