CENTRALIZACE APV OSV. Ekonomické a ú etní innosti

Transkript

1 CENTRALIZACE APV OSV Ekonomické a ú etní innosti

2 Obsah 1. Úvod Hidalgo DP OSV Banka p íjmového ú tu (dále Ucetp ) evody plateb na p íjmovém ú tu Sborník pojistného OSV Konta evod z statk Sankce Výkazy nedoplatk Nedobytné pohledávky Platební p íkazy Úloha výplata dávek NP Pokladna Informace o nastaveném ú etním m síci Informace o nainstalovaných úlohách Aplikace vedoucí ú tárny ( Sef ) POJ NP OSV /ZAZA/ZAME íjem plateb pojistného Banka Pošta Pokladna evody z statk a plateb nemocenské pojišt ní edpisy nemocenské pojišt ní Vrácení p eplatk pojistného NP OSV, p evod plateb, vratky Správa záv rek Zú tovací konta Sborníky a sestavy

3 Seznam použitých zkratek ABO K internetové bankovnictví NB NB eská národní banka SSZ eská správa sociálního zabezpe ení DOPOJ dobrovolné d chodové pojišt ní DP - d chodové pojišt ní EKIS-SAP centrální aplikace pro zpracování ú etnictví K_PREDOS lokální aplikace slouží ke zkomprimování veškerých údaj pro p evod na jinou OSSZ K_Sankce lokální aplikace umož uje výpo ty penále ze záloh na pojistné a z doplatku na pojistném za jednotlivé roky K_Soft dodavatel lokálních aplikace MO malé organizace (do konce roku 2008, od r zam stnavatelé) N_OSV lokální aplikace, na kterých je vedena agenda DP OSV NP nemocenské pojišt ní N_POJSIT - lokální aplikace pro umíst ní plateb DP OSV N_SOCSIT lokální aplikace pro práci s p eplatky DP OSV a tvorbu sestav do ú etnictví OSSZ OSSZ/PSSZ/MSSZ Brno OSV osoba (osoby) samostatn výd le né inné PREVZ lokální aplikace na p evod z statk DP OSV POJ - aplikace pro výb r pojistného na NP SSZ správa sociálního zabezpe ení VS variabilní symbol ZAME - Zam stnavatelé 3

4 1. Úvod Tento materiál dopl uje v cný zám r pro centralizaci APV OSV, který vypracovalo odd lení metodiky sociálního pojišt ní OSV úst edí SSZ. Jedná se o popis ekonomických a ú etních inností, které jsou pro agendu NP a DP OSV zajiš ovány odd leními ú táren pojistného a dávek na jednotlivých OSSZ. Jedná se p edevším o zpracování plateb NP a DP OSV a identifikaci plateb, které byly vylou eny z automatického zpracování; p evody z statk kont mezi jednotlivými OSSZ p i zm místní íslušnosti plátce pojistného; vrácení p eplatk na pojistném jednotlivým plátc m; vydávání potvrzení OSV, že nemají v evidenci SSZ zachyceny nedoplatky na pojistném a penále; odpis p eplatk na pojistném, které nebyly vráceny ve stanovené lh (prekluze p eplatk ), a neposlední ad zajišt ní etních operací v etn zpracování ú etní záv rky. Tyto výše uvedené innosti jsou spole né pro všechny typy výb ru pojistného: NP OSV, DP OSV, ZAME, DOPOJ. V sou asné dob jsou pro tyto innosti používány následující programové aplikace: - APV Hidalgo (lokální aplikace) pro DP OSV a DOPOJ - APV POJ (centrální aplikace) pro NP OSV a ZAME V centrální aplikaci EKIS-SAP se zpracovává ú etnictví za všechny okruhy výb ru pojistného na sociální zabezpe ení. Každá OSSZ disponuje svým ú etním okruhem zvláš pro jednotlivé p íjmové ú ty: v lokální aplikaci (ú et 1011 DP OSV, DOPOJ) v centrální aplikaci (ú et NP OSV a ú et ZAME). Požadujeme, aby veškeré ekonomické (ú etní) innosti popisované v tomto dokumentu byly zpracovávány stejným zp sobem pro všechny druhy výb ru pojistného a zajiš ovány jednotn v centrální aplikaci POJ s napojením na EKIS-SAP, tzn: 1. DP OSV p evést veškeré ekonomické innosti z APV Hidalgo do APV POJ a zajistit rozhraní mezi APV POJ a novou centrální APV OSV (pokud by se nejednalo o APV POJ), v rozsahu jako je nyní napojeno APV Hidalgo na lokální aplikace OSV. 2. NP OSV zachovat ekonomické a ú etní innosti v APV POJ a zajistit p enos dat v rámci nového rozhraní mezi APV POJ a novou centrální APV OSV (pokud by NP OSV z stalo v APV POJ, tento bod neplatí) Tento dokument dále popisuje ekonomické a ú etní procesy, které jsou v sou asné dob zajiš ovány tárnami pojistného v agendách DP a NP OSV. 4

5 2. Hidalgo DP OSV Lokální aplikace Hidalgo je ur ena pro zpracování p edpis a plateb pojistného OSV na d chodové pojišt ní a p ísp vku na státní politiku zam stnanosti, dobrovolného d chodového pojišt ní a m sí ní etní záv rky. V hlavním menu aplikace se nachází soubor nabídek pro práci s jednotlivými ú etními úlohami. V oblasti OSV se jedná p edevším o aplikace: - banka p íjmového ú tu - evody plateb na p íjmovém ú tu - sborník pojistného OSV - konta - evody z statk - sankce - výkazy nedoplatk - nedobytné pohledávky - platební p íkazy - Výplata dávek NP (používaná pro p eplatky OSV ) - pokladna - vratky - aplikace vedoucí ú tárny ( Sef ) Krom úlohy platební p íkazy jsou sou ástí výše uvedených aplikací m sí ní sestavy, ve kterých je zpracovávána m sí ní ú etní záv rka. Sou ástí m sí ní ú etní záv rky jsou ú etní doklady, rekapitulace, sborníky pop. ú etní knihy dané úlohy. 2.1 Banka p íjmového ú tu (dále Ucetp ) V této úloze jsou nahrávány soubory s platbami z banky na p íjmový ú et s p ed íslím ú tu 1011, který je ur ený pro platby pojistného d chodov pojišt ných OSV a osob dobrovoln d chodov pojišt ných (DOPOJ). Platby jsou zpracovávány automaticky podle ur eného variabilního a specifického symbolu a zaú továny na konto p íslušného plátce pojistného. Neidentifikované platby jsou následn ú továny ru po manuální identifikaci. Po zpracování celého souboru plateb se jednotlivé dny (denní dávky) nahrávají chronologicky do kont plátc pojistného. Aby se platby jednoho dne nahrály, musí být spln ny podmínky: po áte ní stav ú tu musí navazovat na kone ný stav p edchozího dne, 5

6 po áte ní stav ú tu (obraty musí souhlasit s kone ným stavem nahrávaného dne). Platby se nahrají jak do ú etních kont plátc pojistného, která jsou vedena v rámci aplikace Hidalgo (viz dále kapitola Konta), tak jsou sou asn automatizovan p enesena do lokálních aplikací (APV POJSIT) pro správu DP OSV k jejich umíst ní. 2.2 evody plateb na p íjmovém ú tu Úloha umož uje ú tovat p evody chybn zaú tovaných plateb nebo dodate identifikovaných plateb na p íjmovém ú tu v etn po ízení ú etní dokumentace. P evody plateb OSV se zapisují p i nahrání do kont sou asn do úloh fy. K-Soft. Platby dobrovolného pojišt ní se zapisují p i nahrání do kont sou asn do úlohy DOPOJ. 2.3 Sborník pojistného OSV sí ní a dodate né p edpisy - úloha p ebírá vstupní data z úloh firmy K-Soft sou asným nahráním do kont a do sborník. V této ú etní úloze pro n není ru ní vstup. Opravy po áte ních z statk - úloha umož uje opravy z statk pojistného na d chodové a opravy statk kont OSV p evedených mezi správami. Program pracuje v prost edí prohlíže e (browseru) Internet Exploreru firmy Microsoft. 2.4 Konta Poskytuje celkový i detailní p ehled o pohledávkách a závazcích plátc pojistného v i SSZ. Na úrovni OSSZ jsou vedena konta organizací, MO a OSV s daty od roku Sou ástí aplikace je položka tisky (sestavy), která obsahuje r zné typy sestav. V p ípad agendy OSV se adí mezi významné sestavy plátci s nenulovým z statkem (d ležitá pro kontrolu odhlášených plátc p evedených na jinou OSSZ) a plátci dle pohledávek (pro pot eby odd. VPaPES). P epo ítávání kont a p ípravu tiskových soubor (sestavu) s inventariza ními seznamy statk kont plátc zpracovává složka z statky kont. 2.5 evod z statk evody z statk v kontech OSV se ú tují jen p i zm místní p íslušnosti plátce, tj. p i p evodu mezi OSSZ. Aplikace PREVZ komunikuje s lokální aplikací N_OSVC (OSVCSIT) Evidence OSV, ze které p ebírá údaje o ukon ení innosti z d vodu zm ny místní p íslušnosti. Konto OSV, která m ní místní p íslušnost, se automatizovan vyrovná a uzav e na p vodn p íslušné správ odú továním sum p edpis jednotlivých typ a sumy plateb od data p ihlášení OSV k pojišt ní do dne p evodu nebo od posledního p evodu z statk do dne nového p evodu. Pokud má OSV b žící splátkový režim, pak se ješt eviden p evede dlužné pojistné a penále ze splátkového režimu a uhrazené penále z pojistného ve splátkovém režimu. O p evodu se tiskne Potvrzení pro nov p íslušnou správu a p enáší se kopie historického konta. 6

7 Na nov p íslušné správ, poté co je p evád ná OSV již dopln na do rejst íku OSV (osvcreg), se ú tují z klávesnice sumy p edpis a plateb, event. údaje o b žícím splátkovém režimu z došlého výtisku Potvrzení o p evodu z statk. Kopie konta došlá z p vodní správy se nahraje do historických kont a doplní se do n j p id lený variabilní symbol (VS). Vedle ú etního p evodu se p enáší historie OSV v eviden ních úlohách fy K-Soft (úloha K_PREDOS). Program pracuje v prost edí prohlíže e (browseru) Internet Exploreru firmy Microsoft. 2.6 Sankce S úlohou jsou propojeny úlohy K-SANKCE, K-POJS a K-OSVC. Z t chto úloh se p enášejí do ú etních tabulek zaú tované p edpisy sankcí (platební vým ry, pokuty), rozhodnutí o prominutí penále z d vodu odstran ní tvrdosti zákona a odpisy dluh OSV do 100 K. Na konci m síce se zpracovávají automatizovan souhrnné sestavy: knihy jednotlivých typ zaú tovaných sankcí, jejich sborníky, rekapitulace sborník a ú etní doklady. 2.7 Výkazy nedoplatk Úloha se pro ú ely agendy OSV používá pro ú ely splátkového kalendá e. Jedná se o složky: 1. Ukon ení splátek OSV 2. Náhrada ru ního výpo tu - rozhodnutí o splátkách OSV je rozd lena do následujících úloh: - rozhodnutí o splátkách OSV se žádostí do nevyužívá se, - rozhodnutí o splátkách OSV se žádostí od ú tuje se založení splátkového kalendá e, - ukon ení splátek - OSV, kde VN k založení splátkového režimu není na novém kont, tzn. pro d íve založené splátkové režimy nebo pro OSV p evedené na jinou OSSZ s neukon eným splátkovým režimem. 2.8 Nedobytné pohledávky Vstupní data odpisu nedobytných pohledávek OSV vkládají referenti úseku OSV ve svých lokálních aplikacích. Data odpisu dluh OSV vložená do úlohy K-OSVC se zapisují do p edávacího souboru (tabulka osplzak ) odkud se p ebírají do ú etnictví. P ebírání probíhá dávkov p i nahrávání dat nedobytných pohledávek OSV do kont. 2.9 Platební p íkazy Program je ur en pro zadávání platebních p íkaz do NB. V rámci agendy OSV se jedná zejména o p evod plateb pojistného p i zm místní p íslušnosti mezi jednotlivými OSSZ. 7

8 2.10 Úloha výplata dávek NP Aplikace komunikuje s lokální aplikací SOCSIT, odkud se p enáší sestava p eplatk na pojistném ipravených k výplat. Prost ednictvím úlohy Výplata dávek NP se zpracovává výplata p eplatk pojistného OSV, vytvá í se soubor s platebním p íkazem pro následné zpracování prost ednictvím internetového bankovnictví NB v ABO K. V rámci této úlohy se ú tují vratky p eplatk pojistného na DP OSV Pokladna Slouží pro výb r pojistného od DP OSV v hotovosti na pokladnách jednotlivých OSSZ. Platba je po p ijetí pokladnou zapsaná p ímo do p íslušného ú etního konta plátce pojistného a sou asn do aplikace pro správu DP OSV k jejímu umíst ní (K_POJSIT). Úloha zajiš uje vytvo ení tiskových sestav (nap. pokladní kniha) pro archivaci podle stávající metodiky Informace o nastaveném ú etním m síci Zobrazuje informaci o nastaveném ú etním m síci v jednotlivých úlohách APV Hidalgo Informace o nainstalovaných úlohách Zobrazuje informace týkajících se programové verze jednotlivých úloh Aplikace vedoucí ú tárny ( Sef ) V aplikaci se zpracovává prost ednictvím inventarizace kont, ú etních doklad a ú etní zprávy, m sí ní etní záv rka. V rámci této úlohy se rovn ž kontrolují (aprobují) platební p íkazy zadané referentem tárny a následn se vytvo í soubor s platebními p íkazy pro zaslání do ABO K. 3. POJ NP OSV /ZAZA/ZAME Aplika ní programové vybavení Výb r pojistného ( POJ ) podporuje procesy související se zajišt ním, kontrolou, evidencí a obecn zpracováním výb ru pojistného od plátc pojistného. Od jsou pokryty ve výše uvedené aplikaci následující oblasti výb ru pojistného: Zam stnavatelé (ZAME) Nemocenské pojišt ní OSV a Zahrani ních zam stnanc (NP OSV /ZAZA) Následuje popis inností p edevším z hlediska ú etních proces výb ru pojistného NP OSV. 8

9 3.1 íjem plateb pojistného Platby na nemocenské pojišt ní OSV jsou ú továny na ú et jednotlivých OSSZ s p ed íslím ú tu Pro zpracování plateb na p íjmovém ú tu NP OSV se využívají v aplikaci POJ záložky Banka, Pošta a Pokladna. 3.2 Banka V této úloze jsou nahrávány soubory s platbami z banky na p íjmový ú et s p ed íslím 11017, který je ur ený pro platby nemocenského pojišt ní OSV. Platby jsou zpracovávány automaticky podle ur eného variabilního a specifického symbolu, a zaú továny na konto p íslušného plátce pojistného. Neidentifikované platby jsou následn ú továny ru po manuální identifikaci. 3.3 Pošta Prost ednictvím této funkce dochází ke zpracování poštovního souboru (platby pojistného prost ednictvím složenky) z eské pošty a.s. 3.4 Pokladna Slouží pro výb r pojistného od plátc NP OSV v hotovosti na pokladnách jednotlivých OSSZ. Platba je po p ijetí pokladnou zapsaná p ímo do p íslušného ú etního konta plátce pojistného. Úloha zajiš uje vytvo ení tiskových sestav (nap. pokladní kniha) pro archivaci podle stávající metodiky. 3.5 evody z statk a plateb nemocenské pojišt ní Pokud OSV zm ní místní p íslušnost je jeho konto NP p evedeno pod nov p íslušnou OSSZ/PSSZ. Jelikož se jedná o centrální aplikaci, nejsou mezi OSSZ p edávány žádné z statky k zaú tování. Tento evod je zaú tován pouze v rámci ú etních okruh centrální aplikace. 3.6 edpisy nemocenské pojišt ní edpis nemocenského pojišt ní je vygenerován na základ zaslané platby nebo platby, která byla zaplacena v hotovosti na pokladn. 3.7 Vrácení p eplatk pojistného NP OSV, p evod plateb, vratky eplatky pojistného NP OSV a p evody plateb jsou zpracovány referenty odd. OSV, které následn aprobuje odd lení ú tárny pojistného a dávek. Po aprobaci prost ednictvím záložky P ehled soubor platebních p íkaz bance a P ehled soubor platebních p íkaz pošt je vygenerovány soubor s p eplatky. Následn je v aplikaci POJ-ABOK podepsán kvalifikovaným certifikátem a prost ednictvím ABO K zaslán ke zpracování. 9

10 3.8 Správa záv rek V aplikaci se zpracovává ú etní m sí ní záv rka jednotliv pro NP OSV a pro Zam stnavatele. Údaje jsou dále p enášeny do aplikace SAP. 3.9 Zú tovací konta V aplikaci je možné dohledat jednotlivá zú tovací konta, na kterých jsou vedeny následující platby: - neidentifikované platby - platby, které ekají na založení konta - poukáze né úhrada složenek p i vrácení p eplatku na NP OSV na adresu - platby v prekluzi 3.10 Sborníky a sestavy Po zpracování ú etní m sí ní záv rky jsou vygenerovány rekapitulace a sborníky: - Banka, - Pokladna, - edpisy pojistného na NP OSV /ZAZA, - evody kont mezi SSZ, - evody plateb na p íjmovém ú tu, - Kniha p evod kont mezi SSZ 10