Co potřebuje moderní firma k zajištění udržitelného růstu

Transkript

1 Co potřebuje moderní firma k zajištění udržitelného růstu

2 Zajištění chodu a dalšího růstu vaší firmy Ať už vyrábíte software, nabízíte služby nebo prodáváte zboží, spoléháte se při tom na své zaměstnance a ti se zase spoléhají na nástroje, které jim poskytujete pro vykonávání procesů a úkolů, které se vztahují k jejich pracovní roli. Celá řada společností se dostane do zlomového bodu, kdy právě ty nástroje a systémy, které podpořily jejich počáteční růst, znemožňují nadále reagovat pružně třeba na základě tvrdých dat a informací a další vývoj firmy vyloženě brzdí. S tím, jak se vaše podnikání rozšiřuje a narůstá jeho složitost, potřebujete více než jen základní účetnictví, řízení skladových zásob a reporty, které umožňují pouze zpětný pohled na výslednici. Potřebujete ucelené řešení pro řízení firmy, které využívá nejnovější inovace, od cloud computingu až po využití mobilních zařízení nebo propojení se sociálními sítěmi. Takové, které můžete provozovat bez dalšího zvyšování zátěže svých zaměstnanců a ohrožení peněžních toků. Správná řešení pro řízení firmy mohla být v minulosti nedostupná a jejich nasazení složité. Nyní přichází doba, že i malým a středně velkým firmám se nabízí možnosti a prostředky, navíc za přijatelnou cenu, které byly doposud doménou velkých korporací. Toto příručka vám umožní: Rozpoznat známky toho, že vaše firma přerostla současné řešení a že potřebuje změnu. Návod na to, jaké otázky byste si měli klást při výběru nového řešení. Získat informace, jak s pomocí řešení pro řízení firmy od společnosti Microsoft můžete s jistotou rozvíjet svou společnost.

3 Pět známek toho, že váš stávající účetní systém brzdí váš růst Ztrácí lidé ve vaší kanceláři čas tím, že opakovaně zadávají stejná data nebo se snaží nakonfigurovat současně využívané a zastaralé řešení tak, aby zvládlo něco, k čemu nebylo určeno? Krátkodobě můžete problémy obcházet, ale čím déle budete čekat, tím více budete zaostávat za konkurencí. Pokud kterýkoli z těchto scénářů odpovídá vaší situaci, je načase zabývat se myšlenkou na nové a chytřejší řešení pro řízení firmy: Nedokážete provádět operace ve větším měřítku a podpořit tak růst firmy. Pokud nemůžete rozvíjet své podnikání, protože k informacím mají přístup jen určité osoby a svazují vás omezení počtu transakcí nebo velikost databáze, je načase vyhledat řešení, které díky škálování dokáže podpořit váš růst. Když rozšíříte své produktové řady a vstoupíte na nové trhy, zvýší se složitost vašich byznys procesů. Při použití základního účetního softwaru i ty nejjednodušší procesy, jako je fakturace nebo měsíční uzávěrky, mohou trvat hodiny nebo dokonce dny. Potřebujete tyto procesy automatizovat, abyste mohli růst i bez zvyšování počtu zaměstnanců. Nedokážete už fyzicky ani mentálně obsáhnout svou firmu. Dříve měl každý zaměstnanec přidělenu jednu funkci, za kterou zodpovídal. Nyní vám chybí kontrolní opatření, která by poskytovala detailní a přesné záznamy pro účely auditu. Pokud finanční záznamy může měnit více uživatelů a neexistují o tom záznamy v systému, je těžké zpětně zjistit, kdo co udělal. Ochraňte svou firmu i před riziky podvodů s pomocí řešení, které podporuje a vynucuje dobře definované role i procesy a poskytuje vám větší kontrolu nad základními funkcemi, jako je správa plateb, nákupu a skladových zásob. Jste reaktivní, když potřebujete být proaktivní. Jistě, i stávající řešení vám poví, jak jste si vedli v prodeji za poslední čtvrtletí. Ale víte, které produkty vám přinášely nejvyšší marže a u kterých zákazníků můžete očekávat nejvyšší objem prodeje takových produktů? Namísto sestav, které se zabývají minulými výsledky, potřebujete mít přehled o aktuálních aktivitách a vznikajících trendech, abyste své podnikání mohli posunout kupředu. Správné řešení pro řízení firmy vám poskytne úplný přehled toho, co zvyšuje vaši ziskovost, a možnost využít tyto zisky jako peněžní tok, který podpoří váš budoucí růst. Proč společnosti zavádějí nová řešení pro řízení firmy 54% Integrace procesů 50% Řešení problémů s objednávkami 50% Zastaralý hardware a software 38% Odstranění duplicit a chyb v datech 35% Snížení nadbytečných zásob Zdroj: Nucleus Research: Microsoft Dynamics Enterprise Applications for SMBs.

4 Nedokážete podporovat zaměstnance v terénu. Způsob práce se mění a tradiční pracoviště už v některých oborech úplně ztratila svůj význam. Dnes můžete pracovat, i když právě cestujete nebo jste doma. Vytvářet, sdílet informace a spolupracovat můžete prakticky odkudkoli. Vaši zaměstnanci mohou mít potřebné informace stále po ruce v jednotném prostředí, které spojuje všechny firemní systémy. Nedokážete plnit očekávání zákazníků. Spravujete pomocí svého stávjícího řešení své finance a další systémy pro sledování komunikace se zákazníky nebo řízení dodávek? Pokud nemáte díky systémům úplný přehled o své firmě, abyste mohli precizně sledovat komunikaci se zákazníky, předvídat poptávku a spravovat své finance, a pokud tyto systémy spolu vzájemně nekomunikují, pravděpodobně nedokážete plnit všechna očekávání svých zákazníků. Vzhledem ke stále větší konkurenci na trhu potřebujete dokonale vyladěný dodavatelský řetězec a možnost správy požadavků zákazníků a dodavatelů. Ano, mám problémy. Co s tím? Zhodnoťte své možnosti Když si provedete průzkum, zjistíte, že na výběr je celá řada systémů ERP (Enterprise Resource Planning, plánování podnikových zdrojů) nebo jednodušších systémů pro řízení firmy. Z hlediska funkcí může být obtížné mnohé z nich od sebe odlišit. Většina řešení nabízí řízení účetnictví a generování sestav, řízení dodavatelského řetězce a minimálně základní funkce pro řízení projektů, služeb a vztahů se zákazníky. Někteří dodavatelé také nabízejí pokročilé analytické funkce a funkcionality pro konkrétní potřeby odvětví. Musíte stanovit, jaké základní funkce potřebujete. Ale pokud je 90 procent funkcí stejných mezi systémy od různých výrobců, musíte kromě základu posoudit i další možnosti. Vezměte v úvahu nejdůležitější odlišnosti, jako je uživatelské prostředí, funkcionality pro týmovou spolupráci, možnosti nasazení a důvěryhodnost a stabilita výrobce a poskytovatele.

5 Otázky, které byste si měli klást při výběru nového řešení Pět otázek, která vám umožní proniknout nad rámec základních specifikací. 1 Je snadné naučit se systém používat? Kdy jste se naposledy dívali do manuálu, jak se má používat Facebook? Každá jiná aplikace by měla být minimálně stejně intiuitivní. Pokud je těžké něco si osvojit, náklady na školení a celkové náklady plynoucí z vlastnictví nebo užívání soupají. Ujistěte se, že váš dodavatel nabízí řešení, které je: Jednoduché, s intuitivním uživatelským rozhraním. Nic nezvýší přijetí mezi uživateli a nesníží náklady na školení tak, jako rozhraní pro konkrétní pracovní role, přizpůsobitelné obrazovky nebo sestavy a procesní přístup při plnění pracovních postupů. Integrované s běžným kancelářským software. Řízení firmy je mnohem snazší, když kalendář, a řešení pro řízení firmy spolu vzájemně spolupracují a když je poskytuje jeden důvěryhodný dodavatel. Řešení, které dokáže propojit a integrovat systém používaný pro řízení financí, dodavatelského řetězce a provozu s nástroji kancelářského softwaru Microsoft Office, přinese zjednodušení úkolů a zvýšení efektivity.

6 Proč firmy přecházejí do cloudu 64% Umožňuje snáze experimentovat, navíc s nižšími náklady. 61% Podporuje hlubší spolupráci s obchodními partnery. 60% Uvolňuje IT prostředky pro práci na projektech s větší strategickou hodnotou. 57% Přináší konkurenční výhodu těm, kdo jej začnou používat mezi prvními. Zdroj: SMB Business in the Cloud How the Cloud Looks from the Top: Achieving Competitive Advantage in the Age of Cloud Computing. A Harvard Business Review Analytic Services Report. 2 3 Podporuje řešení nové způsoby práce, které zaměstnanci požadují? Konzumerizace technologií stírá hranice mezi používáním výpočetní techniky pro osobní a pracovní účely. Uživatelé očekávají, že software, který používají jak pro práci, tak zábavu, bude intuitivní a snadno použitelný na jakémkoli typu zařízení a také nepřetržitě dostupný. Vypracujte si přehled zařízení (stolních a přenosných počítačů, tabletů a smartphonů), která vaši zaměstnanci potřebují k práci, a pak si zjistěte, jak vámi zvažovaná řešení podporují tato zařízení a nejdůležitější aplikace, které vaši zaměstnanci používají. Nejlepší řešení budou dostupná na zařízeních, která vaši zaměstnanci nejčastěji používají, bez ohledu na to, zda pracují v kanceláři, doma nebo v terénu. Nabízí dodavatel možnosti nasazení, které vyhovuje vaší firmě? Při vyhodnocení nového řešení pro řízení firmy je také vhodné posoudit, jaký model IT je zapotřebí pro bezproblémový běh. Pokud používáte online verzi základního účetního řešení, plánujete investovat do infrastruktury, abyste nové řešení mohli provozovat uvnitř firmy? Nebo chcete raději spravovat cloudové řešení? Pokud používáte zastaralý systém, chcete přejít na nasazení formou outsourcingu nebo v cloudu? Cloudové nasazení například eliminuje vysoké počáteční investice do hardwaru a snižuje potřebný počet zaměstnanců, zatímco místní nasazení poskytuje větší kontrolu nad budoucími upgrady a nad tím, kde se vaše data nacházejí. Nejlepší řešení nabízejí možnost volby cloudového, místního nebo hybridního nasazení, které vyhovuje jedinečným potřebám a požadavkům vaší firmy.

7 4 5 Jaký model služeb dodavatel nabízí po prodeji? Většina společností se nepouští do nasazení bez vnější pomoci. Aby vše bylo konzistentní a předvídatelné, můžete potřebovat pomoc s implementací a integrací systémů nebo průběžnou podporu. Má výrobce systém partnerů, kteří vám pomůžou s implementací nebo v případě problémů? Mluví vaším jazykem a jsou dostupní na zavolaní?? Bude výrobce i nadále nabízet inovativní řešení, která vám pomohou přizpůsobit se složitým podmínkám na trhu v budoucnosti? Jako vlastník firmy víte, jak důležité je poskytovat hodnotu zákazníkům. Přesvědčil vás výrobce, že bude dlouhodobě držet krok s technologickým pokrokem? V neposlední řadě nezapomeňte na změny cen po uplynutí prvního roku užívání. Poskytovatelé často nabízejí nízké měsíční platby, které se výrazně zvýší, když vyprší vaše první smlouva. Pokud si dodavatelé v rámci dlouhodobé smlouvy berou vaše data jako rukojmí, mohli by ohrozit vaše podnikání. Rozumí výrobce potřebám malých a středních firem a zaměřuje se na ně? Když nasadíte systém pro řízení firmy, dosáhnete v ideálním případě větších výhod, než jaké přináší pouhá automatizace ručně prováděných procesů. Nový software pro řízení firmy může organizaci pomoci: Zvýšit prodej i přes nižší objem poskytovaných slev Zvýšit efektivitu prodejců a průměrnou velikost objednávky Zvýšit obrat zásob a současně omezit situace, kdy zboží není skladem Snížit náklady na výrobu Při výběru výrobce sledujte, zda se mu v minulosti dařilo pomáhat firmám, jako je ta vaše, dosáhnout požadovaných výsledků. Žádejte případové studie, které pojednávají o zákaznících podobné velikosti a v podobném odvětví, a reference si ověřte. Je to velké rozhodnutí. Nenechávejte nic náhodě. Případové studie Microsoft Dynamics Tím, že jsme si vybrali řešení v cloudu, mohli jsme hned od prvního dne využívat komplexní IT prostředí. To umožnilo, že jsme rychle všechno nastavili a rozběhli, aniž bychom se nějak vyrazně zabývali IT záležitostmi. Jesper Lindhardt Law Firm Partner, Effekt Celý příběh Microsoft Dynamics je ověřené řešení hostované v prostředí Azure a dokonale vyhovuje potřebám našeho oboru. Zbavilo nás starostí o servery, zálohování i aktualizace softwaru, takže se můžeme soustředit na samotný provoz podniku. Mark Barfoot Director, P2P Logistics Celý příběh

8 Řešení od společnosti Microsoft vám zajistí růst bez růstových bolestí Nejlepší řešení jsou výkonná, snadno použitelná a flexibilní a jsou také od společnosti Microsoft. Naše řešení pro řízení firmy je snadno osvojitelné a použitelné, rychle se implementuje a pomůže vám překonat omezení vašeho přetíženého a poddimenzovaného účetního softwaru. Řešení od společnosti Microsoft vám umožní: Propojit osoby, procesy a systémy, to vše z jednoho místa Řízení firmy je mnohem snazší, když kalendář, a systémy pro řízení firmy spolu vzájemně spolupracují a když je poskytuje jeden důvěryhodný dodavatel. Řešení od společnosti Microsoft nabízí funkčnosti nástrojů Microsoft Dynamics pro řízení firmy spolu se službami Office 365. Odstraňuje tak překážky, které stojí mezi daty a požadovaným způsobem práce. Společné uživatelské prostředí s jednotným přihlašováním poskytuje potřebné nástroje pro řízení účetnictví a financí, dodavatelského řetězce nebo provozu, které zajišťují vysokou produktivitu zaměstnanců. Získat vše, co potřebujete k práci, kde to potřebujete nejvíce Podnikání se nezastaví, protože právě cestujete nebo pracujete z domova. Můžete sledovat, co se právě děje ve firmě, a umožnit svým zaměstnancům pracovat podle toho, kdy a kde jsou nejvíce zapotřebí. Řešení Microsoft Dynamics a Office 365 vám umožní řídit vaši firmu, spolupracovat s kolegy na dokumentech nebo zadávat a schvalovat požadavky a transakce na vašem počítači, tabletu nebo telefonu, ať jste kdekoli. Podpořit vaše růstové ambice Naše řešení prodává a implementuje celosvětová síť certifikovaných partnerů pro Microsoft Dynamics, kteří disponují rozsáhlými znalostmi odvětví a nabízejí širokou škálu integrovaných a přizpůsobených řešení. Nástroje RapidStart, které umožňují rychlejší implementaci s menšími riziky a migraci stávajících dat, zajistí zprovoznění v řádu hodin či dnů namísto týdnů nebo měsíců. Můžete začít v cloudu nebo na svých serverech s tím, co v současnosti potřebujete, a přidávat funkce a uživatele podle růstu vaší firmy. Seznamte se s řešeními Microsoft Dynamics Navštivte náš web, abyste našli svého implementačního partnera, vyžádali si ukázku nebo získali další informace o našich řešeních pro malé a střední firmy. Nebo nám zavolejte na a promluvte si přímo se zástupcem společnosti Microsoft Microsoft Corporation. Všechna práva vyhrazena. SPOLEČNOST MICROSOFT NEPOSKYTUJE NA INFORMACE UVEDENÉ V TOMTO DOKUMENTU ŽÁDNÉ VÝSLOVNĚ UVEDENÉ, IMPLICITNĚ PŘEDPOKLÁDANÉ ANI ZÁKONNÉ ZÁRUKY. Microsoft, logo Microsoft, Microsoft Dynamics, logo Microsoft Dynamics a Office 365 jsou ochranné známky skupiny společností Microsoft.