Obeh účtovných dokladov Poradovéčíslo internej smernice 02 / 2014 Vypracoval Ing. Ján Marcinát, starosta obce Dátum vyhotovenia internej

Transkript

1 Názov a sídlo organizácie OBEC VEĽKÉ BIEROVCE Názov internej smernice Obeh účtovných dokladov Poradovéčíslo internej smernice 02 / 2014 Vypracoval Schválil Ing. Ján Marcinát, starosta obce Dátum vyhotovenia internej December 2013 smernice Platnosť internej smernice od: Prílohy 1. podpisové vzory Článok I Všeobecné ustanovenia Táto smernica sa riadi ustanoveniami zákona o účtovníctve č. 431/2002 Z.z. v znení neskorších predpisov a Opatrením MF SR z 8. Augusta 2007 č. MF/16786/ , ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre RO, PO, ŠF, obce a VÚC v znení opatrenia MF SR zo 17. Decembra 2008 č. MF/25189/ a v znení opatrenia MF SR z 9. decembra 2009č. MF /24141/ Podkladom pre účtovný zápis účtovných prípadov je účtovný doklad. Účtovné doklady musia spĺňať všetky náležitosti stanovené v 10 zákona o účtovníctve. Ak účtovné doklady sú súčasne aj daňovými dokladmi, musia spĺňať náležitosti vymedzené daňovými zákonmi. Článok II Metodické vymedzenie Účtovné doklady sú preukázateľné účtovné záznamy, ktoré musia obsahovať tieto náležitosti: a) slovné ačíselné označenie účtovného dokladu, b) popis obsahu účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov, c) peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva, d) dátum vyhotovenia účtovného dokladu, e) dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia, f) podpisový záznam účtovníčky, ktorá je osobou zodpovednou za realizáciu účtovných prípadov v účtovnej jednotke. Účtovníčka účtovnej jednotky zodpovedá: za ich správne zaúčtovanie, za ich kompletizáciu pri bezhotovostných výdavkoch sa k bankovému výpisu priložia všetky súčasti účtovných dokladov, tak aby boli úplne a preukazateľne zdokladované jednotlivé položky bankových úhrad, za ich chronologické zoradenie, začíslovanie.. Účtovné doklady sa vyhotovujú v štátnom jazyku a bez zbytočného odkladu po zistení skutočností, ktoré sa nimi dokladujú. Účtovné doklady sa vyhotovujú a evidujú elektronicky v programe URBIS od firmy Made spol. s r.o., Banská Bystrica. Daňové doklady faktúry pri dodaní tovaru a služby musia obsahovať tieto náležitosti: a) meno a adresu sídla, miesta podnikania, prípadne organizácie dodávateľa, ktorý dodáva službu alebo tovar a jeho identifikačnéčíslo pre daň, b) meno a adresu sídla, miesta podnikania, prípadne organizácie alebo bydliska príjemcu tovaru alebo služieb a jeho identifikačnéčíslo pre daň, ak mu je pridelené, c) poradovéčíslo faktúry,

2 d) dátum, kedy bol tovar alebo služba dodaná, alebo dátum, keď bola prijatá platba, ak tento dátum možno určiť a ak sa odlišuje od dátumu vystavenia faktúry, e) dátum vyhotovenia faktúry, f) množstvo a druh dodaného tovaru alebo rozsah a druh dodanej služby, g) základ dane, jednotkovú cenu, zľavy a rabaty, ak nie sú obsiahnuté v jednotkovej cene, h) sadzbu dane alebo údaj o oslobodení od dane, i) výšku dane spolu v eurách. Ak cena tovaru alebo služby vrátane dane nie je viac ako eur, za faktúru sa považuje aj doklad vyhotovený elektronickou registračnou pokladnicou, ktorý musí obsahovať údaje ako daňové doklady okrem mena a adresy príjemcu tovaru alebo služby a jednotkovej ceny. Článok III Opravy v účtovných záznamoch Opravy v účtovných dokladoch, účtovných knihách a v ostatných účtovných záznamoch nesmú viesť k neúplnosti, nepreukázateľnosti, nesprávnosti a nezrozumiteľnosti účtovníctva. Opravy sa musia uskutočniť bez zbytočného odkladu tak, aby bolo možné určiť osobu, ktorá opravu vykonala, deň vykonania opravy a obsah opravovaného účtovného záznamu pred opravou a po oprave. Na opravu účtovného zápisu sa vždy vyhotoví účtovný doklad. Článok IV Fázy obehu účtovných dokladov 1. Vznik účtovného prípadu: a) prijatie externého účtovného dokladu (prijatá faktúra, doklad z registračnej pokladne, bankový výpis, resp. iného dokladu, ktorý je v zmysle zákona o účtovníctve považovaný za účtovný doklad a je podkladom pre zrealizovanie účtovného prípadu) b) vystavenie interného účtovného dokladu (odoslané faktúry, pokladničné doklady, iný doklad, na základe, ktorého sa účtuje (napr. výzva na úhradu členského) Prvotná evidencia prijatých externých dokladov a vystavených interných dokladov je vedená v účtovnom programe URBIS. 2. Zodpovednosť za účtovný prípad Za každý účtovný prípad je zodpovedná účtovníčka účtovnej jednotky, ktorá kontroluje: a) súlad údajov uvedených v účtovnom doklade so skutočnosťou, b) preveruje správnosť výšky peňažných súm, c) správnosť účtovného obdobia, do ktorého má byť účtovný doklad zaúčtovaný. Doklad je doplnený o podpisový záznam osoby, ktorá je zodpovedná za účtovný prípad. 3. Zodpovednosť za zaúčtovanie Každý doklad, na základe ktorého vzniká účtovný prípad po overení, účtovníčka účtovnej jednotky doplní o: a) internéčíslo dokladu príslušnéhočíselného radu, b) zaúčtovanie účtovného prípadu v denníku a v hlavnej knihe c) dátumom, kedy bol účtovný prípade zrealizovaný, d) podpisom účtovníka, ktorý je zodpovedný za zaúčtovanie.

3 Článok V Evidencia, kontrola a obeh účtovných dokladov Pokladničné doklady Označenie dokladov: príjmové - výdavkové kde označenie je podľa nastavenia programu Pokladničné doklady sú interné doklady, vystavované na základe pohybu hotovostných finančných prostriedkov v pokladnici.členia sa podľa príjmu a výdaja v pokladnici na a) príjmové pokladničné doklady, b) výdavkové pokladničné doklady. Pokladničný doklad musí obsahovať: a) číslo pokladničného dokladu, b) druh dokladu (príjmový, výdavkový) c) identifikačné údaje účtovnej jednotky (meno, adresa, IČO,DIČ) d) dátum vystavenia dokladu, e) popis obsahu účtovného prípadu, prípadnú väzbu na cestovné príkazy, dodávateľské doklady, zúčtovanie zálohy a podobne, resp. na projekt, ktorého sa týka tento účtovný doklad, alebo zdroj financovania, f) peňažnú sumu, g) podpisový záznam: - osoba, ktorá vystavila účtovný doklad, - osoba, ktorá je zodpovedná za účtovný prípad (osoba, ktorá peniaze prijala alebo vydala), - osoba, ktorá je zodpovedná za zaúčtovanie. Bankové výpisy Bankové výpisy sú externé doklady, ktoré vystavuje banka na základe pohybu bezhotovostných finančných prostriedkov. Disponovanie s účtom v banke je a) osobné, b) využívaním e-bankingu Bankový doklad sa doplní o : a) označenie a poradovéčíslo dokladu, b) popis obsahu účtovného prípadu, prípadnú väzbu na cestovné príkazy, záväzky, pohľadávky, zálohy, ak je nedostatočný popis na bankovom výpise, c) podpisový záznam osôb: - osoba, ktorá je zodpovedná za účtovný prípad (osoba, ktorá disponuje s účtom)

4 - osoba, ktorá je zodpovedná za zaúčtovanie. Dodávateľské faktúry Označenie dokladov: podľa nastavenia programu kde rr- označuje posledné dvojčíslie roka, nnn označuje poradovéčíslo dokladu Dodávateľské faktúry sú externé doklady, ktoré súvisia a) s hlavnoučinnosťou účtovnej jednotky. Dodávateľská faktúra sa doplní o: a) označenie a poradovéčíslo dokladu, b) dátum, kedy bola faktúra prijatá, c) popis účtovného prípadu, ak to priamo nesúvisí s obsahom, prípadne väzbu na činnosť, resp. na projekt, ktorého sa týka tento účtovný doklad, alebo zdroj, z ktorého bude záväzok uhradený, - osoba, ktorá je zodpovedná za účtovný prípad (osoba, ktorá disponuje s účtom), - osoba zodpovedná za zaúčtovanie. Odberateľské faktúry Označenie dokladov: z programu kde nnn označuje poradovéčíslo dokladu, rrrr označuje rok. Odberateľské faktúry sú interné doklady vystavené pre odberateľa, ktoré súvisia a) s hlavnoučinnosťou účtovnej jednotky,. Faktúra musí obsahovať: a) označenie dokladu a poradovéčíslo faktúry, b) označenie účastníkov účtovného prípadu (meno, adresa, IČO, DIČ, bankové spojenie účtovnej jednotky ako dodávateľa a meno, adresa, IČO, DIČ ako odberateľa), c) dátum vystavenia dokladu, d) popis obsahu účtovného prípadu, e) peňažnú sumu, f) podpisový záznam osôb: - osoba, ktorá vystavila účtovný doklad, - osoba, ktorá je zodpovedná za účtovný prípad, - osoba, ktorá je zodpovedná za zaúčtovanie.

5 Cestovný príkaz Označenie dokladov: z programu Cestovný príkaz musí obsahovať pre zaúčtovanie náležitosti, ktoré ukladá zákon č.283/2002 Z.z. o cestovných náhradách (viď Smernica... o poskytovaní cestovných náhrad...): a) zahájenie a ukončenie cesty, b) cieľ služobnej cesty, c) výšku nákladov, d) dátum zaúčtovania zálohy, jej vyúčtovanie, e) identifikačné údaje osoby, ktorá má nárok na náhradu cestovného, f) podpis osoby, ktorá cestu nariadila, g) podpis osoby, ktorá predkladá vyúčtovanie. Cestovný doklad sa doplní o: h) označenie a poradovéčíslo dokladu, i) väzbu načinnosť, resp. projekt, ktorého sa týka tento účtovný doklad, alebo zdroj, z ktorého bude záväzok hradený, - osoba, ktorá je zodpovedná za účtovný prípad, - osoba, ktorá je zodpovedná za zaúčtovanie. Interné doklady Označenie dokladov: ID z programu Sú to doklady, ktoré sa používajú na také druhy účtovných operácií, na ktoré neexistujú priame doklady. Musia byť vždy doplnené poznámkou, doplnkom, z ktorého je zrejmé, za akým účelom bol interný doklad vystavený (napr. poznámka o oprave účtovania z dôvodu...), prípadne je doplnený fotokópiou doplňujúcou tento doklad. Interný doklad musí obsahovať: a) označenie ačíslo interného dokladu, b) identifikačné údaje účtovnej jednotky (meno, adresa, IČO,DIČ), c) dátum vystavenia dokladu, d) popis obsahu účtovného prípadu, prípadnú väzbu načinnosť, resp. projekt, ktorého sa týka tento účtovný doklad, alebo zdroj financovania, e) peňažnú sumu, f) podpisový záznam osôb podľa organizačného poriadku: - osoba, ktorá vystavila účtovný doklad, - osoba, ktorá je zodpovedná za účtovný prípad (osoba, ktorá peniaze prijala alebo vydala), - osoba, ktorá je zodpovedná za zaúčtovanie.

6 Článok VI Deň uskutočnenia účtovného prípadu Dňom uskutočnenia účtovného prípadu je deň, v ktorom dôjde k vzniku pohľadávky a záväzku, inkasu pohľadávky, postúpeniu pohľadávky, poskytnutiu alebo prijatiu preddavku, prevzatiu dlhu, výplate alebo prevzatiu hotovosti, splneniu dodávky, zisteniu manka, schodku na majetku, prebytku majetku, škody, pohybu majetku vo vnútri účtovnej jednotky a kďalším skutočnostiam vyplývajúcim z osobitných predpisov alebo vnútorných podmienok účtovnej jednotky, ktoré sú predmetom účtovníctva a ktoré v účtovnej jednotke nastali alebo o ktorých sú k dispozícii potrebné doklady, ktoré dokumentujú tieto skutočnosti. Pre výpočet kurzových rozdielov je dňom uskutočnenia účtovného prípadu pre účtovnú jednotku, ktorá je dodávateľom, deň vystavenia faktúry alebo obdobného dokladu, pre účtovnú jednotku, ktorá je odberateľom, deň doručenia faktúry alebo obdobného dokladu. Článok VII Podpisové vzory osôb Súčasťou smernice sú aj podpisové vzory osôb, ktoré účtovné doklady vystavujú, schvaľujú a účtujú. Pokladničné doklady Príjmový pokladničný doklad: Osoba zodpovedná za vystavenie dokladu (pokladník) Osoba zodpovedná za účtovný prípad (štatutár), Osoba zodpovedná za zaúčtovanie (účtovník) Výdavkový pokladničný doklad: Osoba zodpovedná za vystavenie dokladu (pokladník) Osoba zodpovedná za účtovný prípad (štatutár), Osoba zodpovedná za zaúčtovanie (účtovník). Dodávateľské faktúry Osoba zodpovedná za účtovný prípad Osoba zodpovedná za zaúčtovanie (účtovník) Odberateľské faktúry Osoba zodpovedná za vystavenie dokladu Osoba zodpovedná za účtovný prípad Osoba zodpovedná za zaúčtovanie (účtovník) Cestovné príkazy Osoba zodpovedná za vystavenie dokladu (zamestnanec) Osoba zodpovedná za účtovný prípad štatutár Osoba zodpovedná za zaúčtovanie (účtovník) Interné doklady Osoba zodpovedná za vystavenie dokladu (účtovník) Osoba zodpovedná za účtovný prípad (štatutár)

7 Osoba zodpovedná za zaúčtovanie (účtovník) V príloheč.1 k tejto smernici sú podpisové vzory osôb. V prípade organizačných a personálnych zmien sa tieto vzory aktualizujú. Článok VIII Záverečné stanovenia Táto smernica je súčasťou vnútorného kontrolného systému organizácie a podlieha aktualizácii podľa potrieb a zmien kompetencií a zodpovedností. Všetci zamestnanci (členovia) účtovnej jednotky, ktorí vykonávajúčinnosti popísané v tejto smernici, sú povinní dodržiavať ustanovenia tejto smernice. Táto smernica nadobúda platnosť a účinnosť Dátum a podpis štatutárneho zástupcu Ing. Ján Marcinát starosta obce Prílohy: Podpisové vzory podľa druhov dokladov a pohybu účtovného dokladu Číselné rady druhov dokladov

8 U Z N E S E N I E Obecného zastupiteľstva vo Veľkých Bierovciach Dňa : Číslo : 1/2014,bod B,č.5 Smernica Obeh účtovných dokladovč. 02/2014 Obecné zastupiteľstvo vo Veľkých Bierovciach s ch v aľuje Smernicu Obeh účtovných dokladovč.02/2014 Ing. Ján Marcinát starosta obce