Pøevod dat z programu ÚÈTO

Transkript

1 STEREO Pøevod dat z programu ÚÈTO % _ & _ ' Pøevod dat z programu ÚÈTO Popis instalace a pracovního postupu

2 2 Vážení uživatelé, pøinášíme Vám pøevodní mùstek z programu ÚÈTO firmy Tichý a spol. do programu STEREO 17. Tento podprogram slouží k usnadnìní pøechodu z daòové evidence na podvojné úèetnictví z pohledu zachování co nejvìtšího možného množství dat. Doøešení úèetní stránky vìci (nastavení poèáteèních stavù a další náležitosti) je již plnì v režii uživatele. Program pøevede vybraná data z jednoduchého úèetnictví ÚÈTO od firmy Tichý a spol. do programu STEREO verze 17. Vychází pøitom z pokynù k pøechodu z daòové evidence na úèetnictví uvedených v pøíloze è.3 k zákonu o dani z pøíjmù. Vzhledem ke struènosti nové legislativy je vhodné však nahlédnout (i do dnes již neplatné) pøílohy è.2 opatøení MF èj.: 281/71 702/1995 o úètování fyzických osob v soustavì jednoduchého úèetnictví. Pøejeme vám mnoho pøíjemných chvil strávených s programem STEREO a tìšíme se na další spolupráci. Autorský tým firmy Ježek software Pøíruèka Pøevod dat z programu ÚÈTO do podvojného úèetnictví STEREO od firmy Ježek software s.r.o. Vydání Duben 2009 (pro verzi 17). Pokud máte starší nebo novìjší verzi programu STEREO, mùže se vzhled a pojmenování nìkterých èástí programu lišit. Copyright 2009, Ježek software s.r.o.. Pøíruèka Pøevod dat z programu ÚÈTO do programu STEREO je souèástí licence programu a vztahují se na ní veškerá ustanovení licenèního ujednání.

3 Pøevod dat z programu ÚÈTO Popis pøevodního mùstku Pro správnou funkci programu pro pøevod je nutné, aby ve složce s programem STEREO 17 byly obsaženy veškeré potøebné soubory. UCTO_DAT.000 pøevodní struktury souborù obou programù UCTO_DAT.T00 pøevodní struktury souborù obou programù UCTO_HLP.000 soubor obsahující nápovìdu UCTO_HLP.T00 soubor obsahující nápovìdu UCTO_PAR.000 parametry pøevodu dat (vznikne po prvním spuštìní pøevodu dat) Ucto_S17.bat spouštìcí soubor pøevodního mùstku Ucto_S17.cat seznam souborù potøebných pro pøevod dat a jejich umístìní UCTO_S17.RDB pøevodní úloha UCTO_S17.TTT pøevodní úloha 3 Upozornìní: Pøevodní mùstek dodávaný k verzi 17 lze použít pro kopii dat z programù ÚÈTO Pøíprava dat v daòové evidenci Upozornìní: Pøed zapoèetím práce doporuèujeme provést zálohu všech dat! Pro úspìšný pøevod dat je vhodné v programu ÚÈTO provést údržbu aditivních vazeb v nabídce Ostatní/ Speciality/ Údržba souborù/ Aditivní vazby/ Všechny soubory. Podle seznamu pøevádìných souborù je dále vhodné zkontrolovat: Spoleèné soubory (vybrané èíselníky, adresáø firem) Není tøeba zvláš pøipravovat

4 4 Úèetnictví (závazky a pohledávky) Zkontrolujte, zda stav závazkù a pohledávek odpovídá okamžiku uzavøení úèetních knih. U všech dokladù by mìla být uvedena i jejich èísla a nemìly by se vyskytovat duplicity. Pøi pøevodu dat bude v zápisech s duplicitním oznaèením dokladu údaj Doklad nahrazen prefixem '#' a oèíslován. Pùvodní oznaèení dokladu bude uvedeno v údaji Poznámka. Sklady (ceníky, poèáteèní stavy, klasifikace) Pokud budete pøebírat kromì ceníku i poèáteèní stavy, bude pro každou položku do souboru pohybù vygenerována jedna vìta jako poèáteèní stav. Cena u poèáteèních stavù bude uvedena podle ceny za jednotku v ceníku ÚÈTA, proto pøed pøevodem doporuèujeme (napø. pomocí Shift+F6 - zpracování skupiny) zajistit odpovídající naplnìní tohoto údaje. Jestliže poèáteèní stavy pøevedeny nebudou, pøi údržbì dat skladu po pøevodu se množství na skladì i skladová cena v ceníku vynulují a nastaví se až podle nových pohybù. Pøípadné poèáteèní stavy bude možné zadat ruènì. Mzdy (èíselníky, personální karty, evidence dìtí) Jestliže budete pøevádìt personální karty zamìstnancù, je bezpodmíneènì nutné pøevést i adresáø firem. V opaèném pøípadì nedojde k pøevzetí jména a pøíjmení zamìstnance a mnohých dalších údajù. Majetek (karty majetku, odpisy, drobný majetek) U investièního majetku lze pøevést i uplatnìné daòové odpisy a podle nich vygenerovat také úèetní odpisy. Spuštìní pøevodního mùstku Upozornìní: Pøed samotným pøevodem dat dùraznì doporuèujeme provést zálohu dat v obou programech, aby se pøedešlo jejich pøípadné ztrátì pøi jakýchkoli problémech, jež mohou nastat pøi bìhu pøevodní aplikace (výpadek proudu apod.) Upozornìní: Pøed spuštìním pøevodu dat z programu ÚÈTO do programu STEREO musí být oba programy ukonèeny. Pøevodní mùstek je spouštìn souborem Ucto_S17.bat, který nemá vlastního zástupce a je proto nutno jej nalézt napø. prostøednictvím ikony Tento poèítaè, Prùzkumníku, Total commanderu èi jiného správce souborù pøímo ve složce s programem STEREO 17 a spustit jej poklikáním myši.

5 5 Poznámka: Je-li okno s pøevodním mùstkem po spuštìní pøíliš malé, lze jej zvìtšit do celoobrazovkového režimu stiskem kombinace kláves levý Alt+Enter (pokud to operaèní systém podporuje), pøípadnì lze kliknout na vrchní lištu okna, vybrat nabídku Vlastnosti a zde na záložce Písmo zvolit vìtší rozmìr. Pøi spuštìní nabízí základní obrazovka pøevodního aparátu základní nabídku, kde jsou aktivní pouze nìkteré z voleb. V nabídce Jak na to je obsažena nápovìda, v níž je podrobný popis a seznam pøevádìných souborù. Výbìr verze (ÚÈTO 2009) zobrazí nabídku verzí programu ÚÈTO, z nichž je možno data pøevádìt (v závorce je uvedena zvolená verze).

6 6 Po zvolení požadované verze pro pøevod je možno pokraèovat v Zadání cesty k vybrané verzi programu ÚÈTO. Vyvolané dialogové okno je vždy pøednaplnìno obvyklou složkou, kterou využívá program ÚÈTO. Pokud je tento program nainstalován v jiném umístìní, je nutno cestu manuálnì zmìnit nebo pomocí klávesy Tab vyhledat. Vyhledání probíhá ve tøech krocích: 1) Zadání disku, na kterém je program ÚÈTO nainstalován. 2) Nalezením složky s programem ÚÈTO a jejím otevøením pomocí klávesy Enter. 3) Nalezením potøebného souboru UCTO200x.RDB a jeho potvrzením klávesou Enter. (písmeno 'x' v názvu souboru nahrazuje poslední èíslo z oznaèení verze). Provedením výše uvedených operací dojde ke zpøístupnìní nabídky Výbìr firem k pøevodu, jejímž potvrzením klávesou Enter bude zobrazen seznam firem vedených v programu ÚÈTO. Každou jednotlivou firmu je možno ve sloupci Vyb oznaèit písmenem A jako vybranou. Pøevádìna pak budou pouze data takto oznaèených firem.

7 7 Následnou operací je Výbìr pøevádìných souborù. U každého souboru ze seznamu lze nastavit pøíznak, že má být pøevádìn. Spoleèné soubory a èíselníky Úèetnictví Sklady (inventáø) Mzdy a personalistika Majetek Adresáø firem Èíselník textù Èíselník výkonù Pohledávky a závazky Èíselník klasifikace Ceník zboží Poèáteèní stavy zboží Ceník materiálu Poèáteèní stavy materiálu Ceník výroby Poèáteèní stavy výroby Èíselník prací Èíselník pojiš oven Personální karty Evidence dìtí Karty investièního majetku Daòové odpisy Úèetní odpisy Drobný majetek

8 8 Po nastavení souborù pro pøevod je vhodné pokraèovat možností Parametry pøevodu. Tyto parametry jsou nastaveny tak, aby v nejvìtší možné míøe vyhovìli principùm používání programu STEREO, ale lze je samozøejmì modifikovat na základì konkrétních požadavkù. Jedná se o nastavení následujících voleb: Odstranit lomítko z dokladu v programu STEREO je možné oznaèovat dokladové øady až pìti znaky a není povinnost používat lomítko. Dokladové øady v èíselníku dokladù je nutno upravit až po dokonèení pøevodu dat. Odstranit nuly z èísel firem vzhledem k tomu, že v programu STEREO je možné do oznaèení zkratky firmy zadávat i písmena, pracuje zadávání, vyhledávání a tøídìní ve STEREU lexikálnì. Proto se nuly pøed èíslo automaticky nedoplòují a doporuèujeme je pøi pøevodu odstranit. Èíslo skladu zboží, Èíslo skladu materiálu, Èíslo skladu výroby pøevod dat ze skladù zboží, materiálu a výrobkù je koncipován tak, že všechny ceníkové položky (i jejich poèáteèní stavy) lze pøevést do programu STEREO do jednoho skladu. Pokud však byla v jednotlivých agendách v ÚÈTU používána shodná ceníková èísla, po pøevodu budou duplicity vyøazeny. V takovém pøípadì doporuèujeme pøevádìt data do oddìlených skladù. Datum PS skladù stav skladu pøevádìný z programu ÚÈTO bude k tomuto datu nastaven jako poèáteèní stav pro program STEREO. Pøevzít nastavení prostøedí soubor FAND.CFG obsahuje informace o nastavení PC FANDu - tiskárny, klávesnice atd. Toto nastavení lze pøevzít. Upozornìní: Konfiguraèní soubor obsahuje i tabulku významných dní, která je tøeba pro správnou funkci modulu mezd. Protože však v programu ÚÈTO není naplnìna, pøevod FAND.CFG se pro uživatele mezd nedoporuèuje!

9 9 Po požadovaném nastavení parametrù lze pøejít na poslední volbu Zahájení pøevodu. Pøevodní program pøed zapoèetím pøevodu ještì znovu zobrazí upozornìní na skuteènost, že pøevádìná data smažou pøípadnì již existující data ve stejné složce v programu STEREO (napø. je pøevádìna složka FIRMA1, která v programu STEREO 17 vytvoøí složku, pøípadnì smaže data složky FIRMA1.09). Této skuteènosti je tedy nutno vìnovat zvýšenou pozornost, aby nedošlo k nechtìné ztrátì dat. Prùbìh pøevodu dat lze sledovat v okénku, kde jsou postupnì zobrazovány pøevedené agendy spolu s poètem pøevedených vìt. Dokonèení jednotlivých firem je opìt zaznamenáno ve stejném místì a je zvýraznìno odlišnou barvou písma.

10 10 Dokonèení pøevodu V programu STEREO je po dokonèení pøevodu a ukonèení pøevodního aparátu nutno ještì provést kroky pro korektní dokonèení pøevodu. Na první z nich upozoròuje ještì pøevodní mùstek pøed ukonèením. Jedná se o nutnost spuštìní speciální údržby dat vedoucí k dokonèení pøeložení struktur programu ÚÈTO do struktur programu STEREO. Tuto údržbu naleznete po spuštìní programu STEREO na hlavní obrazovce v nabídce Ostatní/ Speciality/ Údržba dat po pøevodu. Poznámka: Pokud jste pøevádìli i modul sklad, doporuèujeme pøi údržbì po pøevodu povolit pøepoèet skladové ceny. Provedením zmiòované údržby jsou již vyèerpány možnosti automatického pøevodu a je vhodné manuálnì zkontrolovat a pøípadnì opravit další hodnoty.

11 11 Parametry úètované firmy Na rozdíl od programu ÚÈTO není øada údajù o úètované firmì uložena pøímo v parametrech, ale pøebírají se z adresáøe firem. Proto po pøevodu pøejdìte do nabídky Ostatní/ Parametry/ Spoleèné parametry/ Adresa úètované firmy a zadejte adresu a další údaje, tak aby odpovídaly úètované firmì. Takto provedené zmìny se automaticky promítnou do adresáøe firem. Spoleèná data Adresáø firem - pøítomnost "prázdné" firmy (tj. firmy s nevyplnìnou zkratkou ZkrFy v programu ÚÈTO firma s èíslem '00000') pro blíže neurèené záznamy. V pøípadì, že takováto firma v adresáøi není, doplòte ji. Symboly - nastavení prefixù pro oznaèování variabilních a konstantních symbolù v nabídce Ostatní/ Parametry/ Spoleèné parametry/ Nastavení programu. Doporuèujeme používat písmena v a k (pøípadnì s lomítkem).

12 12 Úèetnictví Èíselník dokladù - doplòte (upravte) tak, aby odpovídal oznaèení všech vìt v ZaP. Dùležité je vyplnìní typu (Z/P) a úètu, který souvisí s pøíslušnou dokladovou øadou. Závazky a pohledávky - ovìøte zejména oznaèování dokladù. Pøi pøevodu dat bude v zápisech s duplicitním oznaèením dokladu údaj Doklad nahrazen prefixem '#' a oèíslován. Celé pùvodní oznaèení dokladu bude uvedeno v údaji Poznámka. Pro lepší orientaci je výhodné seznam ZaP setøídit podle dokladu (Shift+F5), problematické zápisy tak budou pohromadì. Upozornìní: Jelikož dokladová øada # v èíselníku dokladù neexistuje, je vhodné doklady pøeèíslovat. K pøeèíslování dokladù je urèena funkce F10 - Pøeèíslování dokladù. Vzhledem k propracovanìjšímu automatickému zpracování DPH zkontrolujte naplnìní tabulky DPH (zejména Typ DPH), zvláštì pøi zahranièních záležitostech. Pokud chcete využívat analytické úèty DPH, je nutno upravit také patøiènì èíselník skupin DPH (Ostatní/ Èíselníky/ Skupiny DPH). Kontrolní sestavu naplnìných závazkù a pohledávek lze spustit napø. ze seznamu Závazkù a pohledávek po oznaèení všech dokladù (Shift+F8) pomocí Shift+F6 - Kontrola vìt. Opravte zejména závažné chyby, oznaèené kódem Exxx. Varování, oznaèená kódem Wxxx, jsou pouze upozornìním na nesrovnalosti, které nebrání programu v další práci. Poèáteèní stavy úètù - naplòte podle citované pøílohy v nabídce Ostatní/ Poèáteèní stavy/ Úètù. Lze je naplnit i pozdìji, ale pro sledování stavu banky a pokladny je vhodné naplnit co nejdøíve alespoò úèty 211 a 221.

13 13 Poèáteèní stavy saldokonta - po kontrole ZaP a èíselníku dokladù mùžete pro naplnìní poèáteèních stavù saldokonta využít vestavìnou automatickou funkci v nabídce Ostatní/ Poèáteèní stavy/ Saldokonta/ Naplnìní z pohl. a záv. Sklady Skladová evidence programu STEREO disponuje rùznými možnostmi tvorby cen a poskytování slev, které daòová evidence ÚÈTO neøeší. Pokud budete chtít používat napø. dealerské ceny nebo prodávat maloobchodní pokladnou, doplòte pøíslušné ceny v ceníkových kartách. Zkontrolujte nastavení skladových parametrù, z nejdùležitìjších uveïme Metodu úètování (A nebo B), Zpùsob ocenìní (prùmìrné nebo pevné ceny) a zda je sklad veden v cenách vèetnì DPH nebo bez danì. Upozornìní: Každý sklad je fyzicky oddìlen a má tedy vlastní parametry! Dále zkontrolujte èíselník druhù pohybù, zejména zda obsahuje druh PS jako poèáteèní stav. Poté spus te ve všech skladech v nabídce Ostatní/ Údržba dat akci Pøepoèet skladové ceny.

14 14 Mzdy Personální karty zamìstnancù po pøevodu doporuèujeme dùkladnì zkontrolovat, aby jednotlivé údaje odpovídaly potøebám nového zamìstnavatele. Pro roèní vypoøádání danì z pøíjmù vyplòte podle mezd z ÚÈTA základ danì a úhrn zaplacených záloh. Pokud potøebujete doplnit údaje o manželce/manželovi, je tøeba nejprve poøídit pøíslušné záznamy do adresáøe firem a osob (lze využít odskoku do èíselníku pomocí klávesy Tab) a tyto potom uvést v personálních kartách. U dìtí, které mají v ÚÈTU nastavený pøíznak, že se pøi výpoètu danì z pøíjmù nemají uplatòovat, nastavte datum, kdy uplatòování vypršelo. Aktuální mzdové období pro první zpracování mìsíèních mezd nastavíte v nabídce Parametry/ Mzdy/ Parametry zpracování. Upozornìní: V programu ÚÈTO jsou údaje o vyživované manželce pouze informativní a jsou zadávány bez jakýchkoli vazeb. Program STEREO však vyžaduje, aby veškeré údaje o manželce byly zadány i v adresáøi firem. Proto je nutno nejprve založit nový formuláø v adresáøi firem a osob a poté informace z nìj pøevzít do patøièné personální karty. Majetek U investièního majetku bude po pøevodu tøeba doplnit souvztažnosti pro úètování zaøazení, odpisù a popø. i vyøazení pøíslušného majetku. Podle potøeby doplòte i data a doklady zaúètování. Zkontrolujte a doplòte úèetní odpisové plány. S výhodou lze využít funkce dostupné pomocí klávesy F10 Vytvoøení/Úprava odpisového plánu a funkce Nastavit zaúètované odpisy.