Úèetnictví. DUEL Uživatelská pøíruèka Ú È E T N I C T V Í

Transkript

1 Úèetnictví DUEL Uživatelská pøíruèka Modul Úèetnictví je základní èást programu. Obsahuje nìkolik agend, z nichž nejdùležitìjší je Úèetní deník. Agendy Závazky a pohledávky, Pokladna, Bankovní výpisy a další jsou pøipraveny pro optimální zadávání dat. Pro snadný pøenos záznamù ze všech agend do Úèetního deníku je pøipravena operace Zaúètovat do ÚD. Vedením záznamù v agendì Závazky a pohledávky si usnadníme tvorbu pøevodních pøíkazù, vzájemných zápoètù, proúètování proformafaktur nebo daòových záloh (zálohových plateb), automatické zpracování haléøového vyrovnání nebo kurzových rozdílù všechny tyto operace jsou popsány dále. V modulu Úèetnictví zpracováváme a tiskneme dùležité úèetní výstupy - Pøiznání k DPH, Výkazy Rozvahy, Zisku a ztráty nebo Cash flow, Hlavní knihu, Knihu analytické evidence, Saldokonto a nìkteré z mnoha dalších pøipravených sestav. Pro lepší orientaci v záznamech mùžeme provádìt Datové a Úèetní uzávìrky. Z tohoto dùvodu je modul rozdìlen do dvou hlavních skupin. Aktuální období obsahuje jen záznamy, které dosud nebyly vybrány do zpracování úèetní nebo datové závìrky. V èásti Všechna data nalezneme záznamy po datových i úèetních uzávìrkách vèetnì záznamù z Aktuálního období. Záznamy uzavøené datovou nebo úèetní uzávìrkou jsou pro rozlišení zobrazeny kurzívou. Data v této èásti lze pouze prohlížet nebo tisknout. OBSAH KAPITOLY Aktuální období... U 2 Úèetní deník... U 2 Rozúètování... U 10 Závazky a pohledávky... U 11 Návrhy vzájemných zápoètù... U 31 Pokladna... U 36 Bankovní výpisy... U 44 Pomocná evidence DPH... U 50 Zpracování DPH... U 52 PS saldokonta... U 60 Výkazy... U 63 Datová uzávìrka... U 67 Úèetní uzávìrka... U 72 Všechna data... U 77 1

2 2 DUEL Uživatelská pøíruèka Aktuální období Úèetní deník Úèel Úèetní deník je základní a nejdùležitìjší agendou modulu úèetnictví a zároveò také celého programu. Zápisy mùžeme buï poøizovat pøímo (napø. interní doklady) nebo využijeme možnosti pøenosu z ostatních agend pomocí aparátu, který je v nich pøipraven. Pokud v agendách dalších modulù spustíme operaci Zaúètovat do ÚD, jsou dosud nezaúètované záznamy vyhledány a nabídnuty k zaúètování. V Úèetním deníku jsou pro usnadnìní práce pøipraveny operace Kontrola, Kopie, Rozdìlení, Storno a Pøeúètování, které jsou popsány dále. Zároveò je pøipraveno množství tiskových sestav, které podávají podrobný pøehled o stavu úèetnictví firmy (napø. Hlavní kniha, Kniha faktur, Rozvaha, Výsledovka nebo Saldokonto). Upozornìní Úèetnictví je tvoøeno pouze záznamy z Úèetního deníku. Pøed zpracováním požadovaných výstupù (pøehledových sestav, výkazù apod.) je nutno zaúètovat všechny záznamy z podpùrných agend, napø. z agend Závazky a pohledávky, Pokladna nebo Fakturace v modulu Kanceláø apod., které mají v úèetnictví vystoupit. Upozornìní Do pøiznání k DPH vstupují pouze záznamy z Úèetního deníku a Pomocné evidence DPH. Pøed zpracováním pøiznání je nutno zaúètovat všechny záznamy z podpùrných agend, napø. z agend Závazky a pohledávky, Pokladna nebo Fakturace v modulu Kanceláø, které mají do pøiznání vstoupit. Popis Po otevøení agendy Úèetní deník vidíme pøehlednou tabulku se záznamy a tøi chlopnì 1. Rozúètování, 2. Poznámka a 3. Vazby. Na chlopni 1. Rozúètování jsou zobrazeny pohyby na všech úètech, na které byl záznam proveden. V pøípadì jednoduchého zápisu napø. 501 / 321 a 343 / 321, v pøípadì složeného úèetního zápisu napø / 321, / 321, 518 / 321, / 321 a / 321. Chlopeò 2. Poznámka mùže obsahovat podrobnìjší popis. Na chlopni 3. Vazby vystupují doklady, které se k vybranému dokladu vztahují. Výbìrem agendy ve vyklápìcím oknì je možné zobrazit jen záznamy z požadované agendy (napø. Úèetní deník, Závazky a pohledávky, Fakturace, Pokladna, Bankovní výpisy a Dlouhodobý nebo Drobný majetek). Každý záznam z horní tabulky má v dolní èásti své rozúètování nebo další doprovodné informace. Po stisku tlaèítka Detail lze místo tabulky zobrazit pøehledný formuláø. Po stisku tlaèítka Editovat (Shift+F10) lze ve formuláøi záznamu provést potøebné zmìny. Úèetní deník lze v nezamèeném období editovat.

3 DUEL Uživatelská pøíruèka 3

4 4 DUEL Uživatelská pøíruèka Vazby Protože do této agendy musí být pøeneseny všechny záznamy, je Úèetní deník provázán s moduly a agendami, ze kterých pomocí pøipravené operace Zaúètovat do ÚD pøenos provádíme. Poøízení nového záznamu 1. Založíme nový záznam a vyplníme úèetní Datum, které vstoupí do úèetních knih. 2. Do údaje Doklad1 z èíselníku vybereme pøíslušnou dokladovou øadu, program doplní èíslo, postfix a Párovací znak. Pokud je u dokladové øady zaškrtnuto, že se vyplòuje také Doklad2 (dokladové øady banky, pokladny, vzájemných zápoètù a pøípadnì obecných úèetních dokladù), program se na tomto údaji zastaví, abychom jej mohli vyplnit. 3. Z èíselníku vybereme Firmu. 4. Variabilní symbol v pøípadì vystavené faktury doplní program automaticky sám. U pøijaté faktury zadáme èíslo dodavatelské faktury, pøípadnì vyplníme údaj Další symbol. 5. Po vyplnìní údaje Druh úètování, který je možné pøevzít z èíselníku, program pøi zaúètování doplní kontace. Pokud jej nevyplníme, zadáme kontaci ruènì. 6. Do údaje Popis mùžeme doplnit další text k záznamu. 7. V pøípadì, že je použita cizí Mìna, doplníme také Kurz a Množství (èástku v cizí mìnì). 8. U daòových dokladù vyplníme Datum a Skupinu DPH. V pøípadì, že jsme použili Druh úètování s vyplnìným údajem Skupina DPH, doplní ji program automaticky. Dále zadáme èástky v pøíslušných sazbách danì. 9. Po vyplnìní tabulky DPH se program po stisku klávesy Enter na tlaèítku Rozúètovat pøesune na chlopeò 1. Rozúètování, kam doplní úèty MD i D a èástky podle druhu úètování, pøípadnì podle použité dokladové øady. 10. Pokud potøebujeme záznam podrobnìji rozúètovat, upravíme èástku na prvním øádku a klávesou Enter pokraèujeme až na údaj Poznámka. Nyní stiskneme klávesu Insert, program doplní stejnou kontaci jako na prvním øádku rozúètování a zároveò zbývající èástku. Nyní mùžeme podle potøeby mìnit kontace a upravovat èástku, kterou potøebujeme k tomuto rozúètování pøiøadit. V pøípadì, že èástka není zcela rozúètovaná, po stisku klávesy Enter na údaji Poznámka program pøejde na nový øádek a opìt doplní nerozúètovanou èástku. 11. Záznam uložíme. Upozornìní Pokud nastane pøípad, že kontace není kompletní (nejsou zadány úèty na stranì MD i D), program na to upozorní chybovým hlášením. Takový záznam nemùže být uložen a chybìjící úèet (nebo úèty) je nutné doplnit.

5 DUEL Uživatelská pøíruèka 5 Co se záznamy Záznamy v Úèetním deníku poskytují informace o hospodaøení spoleènosti. Vypovídací schopnost mají zejména sestavy Úèetní deník, Kniha analytické evidence, Rozvaha, Výsledovka a Výkazy. Všechny tyto výstupy vychází ze záznamù v Úèetním deníku. V pøípadì, že potøebujeme zobrazit kompletní detail záznamu, stiskneme tlaèítko Detail na nástrojové lištì. Opravu záznamu je možné provést po stisku tlaèítka Editovat (Shift+F10). Upozornìní Záznamy zaúètované z agend Pokladna a Bankovní výpisy z tìchto agend zmizí a jsou nadále zobrazeny jen v Úèetním deníku. Ve zmínìných agendách jsou jen tehdy, pokud ještì nedošlo k jejich zaúètování. V tomto pøípadì se s nimi ale v úèetnictví nepoèítá! Sestavy Úèetní deník je podporován velkým množstvím tiskových sestav. Sestavy jsou zobrazeny ve stromové struktuøe. Po kliknutí na plus v levé èásti dojde k rozbalení vìtve tìchto sestav. Do nìkterých sestav vstupují pouze oznaèené záznamy, jiné umožòují zadat období, vybrat jeden úèet se zùstatky, sestavy za Støediska, Výkony nebo Zakázky (pokud èlenìní nìkterým z tìchto zpùsobù sledujeme). U sestav Hlavní kniha, Kniha faktur, Rozvaha, Výsledovka jsou sestavy pøipraveny v nìkolika podobách, aby bylo možné pro daný úèel zvolit si tu, která bude nejvíce vyhovovat. Upozornìní Pøed tiskem doporuèujeme vìnovat potøebnou pozornost nastavení v levé èásti Správce sestav, kde je možné zadat datum tisku a dále období, za které je sestava zpracovaná. V nìkterých pøípadech je možné s obdobím omezit výbìr na jeden úèet, firmu, støedisko nebo dokladovou øadu.

6 6 DUEL Uživatelská pøíruèka Operace v agendì Úèetní deník Operace Kontrola Po jejím spuštìní program provede øadu pøipravených kontrol a vyhledá záznamy, které nejsou v souladu s nastavením èíselníkù. Nejèastìjší jsou pøípady, kdy byl použit Druh úètování, ale byla zmìnìna kontace èi Skupina DPH) a Datum (úèetní nebo DPH) je mimo nastavené období pro kontroly apod.. Po dokonèení operace program vypíše hlášení ve sloupci Upozornìní zaèínající písmenem W (warning). V tomto pøípadì se jedná pouze o varování (upozornìní) obsluhy. Pokud je výpis ve sloupci Chyby a zaèíná E (error), jedná se tvrdou chybu a tento záznam je nutno opravit. V obou pøípadech opravu provedeme po stisku tlaèítka Editovat (Shift+F10). Záznam uložíme dvojím stiskem Ctrl+Enter a stiskem Escape se vrátíme zpìt do Úèetního deníku, kde mùžeme pokraèovat v dalších opravách záznamù. Pokud jsou v seznamu jen varování, které není potøeba opravovat, mùžeme v èásti obrazovky, kde jsou výpisy, vyvolat pravým tlaèítkem myši menu a potvrdíme volbu Skrýt. Operace Kopie Tato operace zkopíruje doklad, na kterém se nacházíme a to vèetnì rozúètování. Možnost využití je napøíklad u opakujících se záznamù leasingu, plateb nájemného apod. Po kladné odpovìdi na dotaz je doklad zkopírován a obsluha provede jen potøebné zmìny (napø. Datum zaúètování a DPH, èíslo v dokladové øadì apod.).

7 DUEL Uživatelská pøíruèka 7 Operace Rozdìlení Touto operací provedeme rozdìlení zvoleného záznamu v deníku na dva záznamy. Operaci použijeme napøíklad po naètení bankovního výpisu s èástkou, která hradí dvì a více vystavených faktur nebo pøi párování koneèné faktury, která je na nižší èástku než zaplacená záloha. Po rozdìlení platby na dva doklady upravíme údaje Doklad2 a Párovací znak tak, aby odpovídaly hrazenému dokladu. Pokud by platba hradila více než dva doklady, opakujeme postup tak dlouho, až platbu rozdìlíme na potøebný poèet hrazených dokladù. U všech rozdìlených záznamù je potøeba upravit Doklad2 a Párovací znak. Výsledek si ovìøíme v agendì Závazky a pohledávky, kde by mìly být pøíslušné doklady hrazené, další kontrolu mùžeme provést v tiskových sestavách Saldokonta. 1. Po spuštìní operace je v levé èásti zobrazen Pùvodní doklad, vpravo vidíme Upravený pùvodní doklad a Nový doklad. 2. Zmìny provádíme v èásti Nový doklad, do které zadáme potøebné hodnoty. 3. Program automaticky sníží hodnoty v èásti Upravený pùvodní doklad o èástku, která byla zadána v èásti Nový doklad. 4. Po stisku tlaèítka Rozdìlení operace probìhne. 5. V pøípadì potøeby v Úèetním deníku vyhledáme jeden z rozdìlených záznamù a postup opakujeme až do potøebného rozdìlení dokladu.

8 8 DUEL Uživatelská pøíruèka Upozornìní Operaci Rozdìlení není možné provést v pøípadech, kdy záznam obsahuje více než dva øádky rozúètování nebo èástku zadanou v údaji Mimo DPH. V tomto pøípadì vystoupí upozornìní. Operace Storno Pomocí této operací provedeme stornování dokladu. Využití je zejména v pøípadech, kdy doklad již vstoupil do pøiznání k dani z pøidané hodnoty. Program vytvoøí doklad se stejnými èástkami, ale se zápornými hodnotami. Pøi tomto kroku se øídí nastavením v Parametrech firmy/ Závazky a pohledávky v èásti Dobropis a Storno. 1. Vyhledáme doklad, který potøebujeme stornovat. 2. Po spuštìní operace a potvrzení dotazu, zda chceme opravdu vytvoøit storno, program do Úèetního deníku poøídí doklad s mínusovými èástkami. V tomto pøípadì se sice nejedná o klasickou úhradu, ale protože je vyplnìn údaj Doklad2 fv4/2007, stává se fv12/2007 dokladem "provádìjícím úhradu".

9 DUEL Uživatelská pøíruèka 9 Operace Pøeúètování Tato operace, o které jsme se již zmínili v èásti Spoleèné èíselníky/ Úètový rozvrh, umožòuje hromadnou zmìnu úètù u dokladù již poøízených v Úèetním deníku. Využijeme ji napøíklad pøi chybnì používaném úètu nebo pøi založení analytického úètu, pokud již bylo úètováno na syntetický úèet. Operace provede zmìny ve všech záznamech, kde se zvolený úèet vyskytuje na obou stranách kontace (MD nebo D). Tento krok doporuèujeme dùkladnì zvážit a pøedtím neopomeneme provést zálohu dat. 1. V dialogovém oknì zadáme, z jakého úètu na jaký úèet má být pøeúètování provedeno. Dále je možné nastavit, zda budou pøeúètovány všechny záznamy nebo jen ty, které vyhoví zvolenému filtru z Úèetního deníku. 2. Po volbì Další program v souhrnné informaci zobrazí úèty, mezi kterými bude pøeúètování provedeno. Pokud souhlasíme, je po stisku tlaèítka Dokonèit pøeúètování provedeno. Tipy a triky Když jsou do Úèetního deníku pøeneseny záznamy z jiné agendy a v ní dojde k úpravám záznamù, je tøeba tyto zmìny promítnout také do Úèetního deníku. Zmìnu lze provést dvìma zpùsoby. Buï tyto údaje opravíme v Úèetním deníku ruènì, nebo je zde smažeme a pøenos z dané agendy provedeme znovu pomocí operace Zaúètovat do ÚD.

10 10 DUEL Uživatelská pøíruèka Rozúètování Protože v agendì Úèetní deník nemohly být pro pøehlednost záznamù zobrazeny všechny údaje (napø. èísla úètù jsou až na chlopni 1. Rozúètování), je v agendì Rozúètování pøipraven pohled na stejná data v jiném složení zobrazených údajù. Každý záznam je rozdìlen do tolika øádkù, kolik má jeho zaúètování a u každého z nich je zobrazen úèet MD a D. Agendu využijeme zejména pro hledání podle èísla úètu. Ve všech øádcích patøících k jednomu záznamu je uveden stejný doklad, tedy dokladová øada, èíslo i postfix. Tip V této agendì je umožnìno data pouze prohlížet nebo tisknout. Pro poøizování nebo editaci záznamù použijeme agendu Úèetní deník.

11 DUEL Uživatelská pøíruèka 11 Závazky a pohledávky Úèel Závazky a pohledávky nejsou povinnou evidencí, ale její vedení umožòuje snadné sledování stavu jednotlivých dokladù vèetnì jejich úhrad. Jak již název napovídá, budeme do této agendy poøizovat jen záznamy, které jsou našimi závazky nebo pohledávkami. Nejèastìji se bude jednat o vystavené nebo došlé faktury, ale pøenášíme sem také záznamy z agend dalších modulù, napø. Leasing (mìsíèní splátky), Uzávìrka mezd (pøedpisy mezd), po zpracování pøiznání k DPH pøenášíme pomocí operace Pøenos do ZaP èástku daòové povinnosti nebo nadmìrného odpoètu a také vystavenou fakturu z modulu Kanceláø. Využitím Druhù úètování (viz Slovníèek) si zjednodušíme úètování èasto se opakujících pøípadù. Pomocí pøipravených operací lze provést napøíklad úhradu pøedpisu, haléøové vyrovnání a další kroky, které v Úèetním deníku dostupné nejsou. Agenda je podporována množstvím tiskových sestav, které podávají pøehled o stavu jednotlivých záznamù. Popis Formuláø agendy je rozdìlen do pìti èástí. Doklad - v této èásti jsou datumy Vystavení a Splatnosti. Dále Doklad, který charakterizuje provádìnou operaci použitím dokladové øady. Párovací znak je po zaúètování využit pro sestavy Saldokonta, Typ urèuje, zda se jedná o Závazek nebo Pohledávku (vìtšinou již je nastaven k dokladové øadì v èíselníku dokladù). Firma - od koho byla faktura pøijata nebo komu byla vystavena a nakonec Bank. úèet / kód této firmy. Popis - Variabilní symbol specifikuje doklad pro úhrady (po jeho zadání probíhá v agendách Banka èi Pokladna párování úhrady), Další symbol pro uvedení souvisejících dokladù, Konstantní symbol, Druh úètování usnadòuje zaúètování dokladu a do údaje Popis je pøenesen text z èíselníku Druhù úètování, který je možné pøepsat èi doplnit. Tabulka DPH - podle zadaného data DPH vstoupí záznam po zaúètování do zpracování pøiznání k DPH. Skupina DPH urèuje, na kterých øádcích v pøiznání k DPH vystoupí. Dále jsou zde èástky v pøíslušných sazbách. Aktuální stav - zde jsou zásadní informace o záznamu. Úètovat pøíznak, který urèuje, zda se pro tento doklad má v Úèetním deníku vytváøet pøedpis (pøebírá se z èíselníku dokladové øady), V deníku Ano/Ne znaèí, zda je èi není záznam pøenesen do Úèetního deníku, Pøikázáno - èástka zadaná do pøevodního pøíkazu, Placeno - stav úhrady (mùže nabýt hodnot Nic, Ménì, Vše nebo Více), Platit - ještì neuhrazená èástka, V cizí mìnì - ješì neuhrazená èástka v cizí mìnì. V dolní èásti jsou chlopnì na kterých jsou zobrazeny další údaje. Chlopeò 1. Závazky a pohledávky - poøízené záznamy jsou pøehlednì zobrazeny ve spodní èásti formuláøe ve formì seznamu. Horní èást formuláøe zobrazuje detail záznamu, na kterém je v seznamu umístìn kurzor. Chlopeò 2. Poznámka další texty k záznamu. Chlopeò 3. Vazby - zde jsou zobrazeny všechny další doklady, které se k vybranému dokladu vztahují, napøíklad zaúètovaný pøedpis, platby, vzájemné zápoèty a haléøové nebo kurzové vyrovnání.

12 12 DUEL Uživatelská pøíruèka Vazby Agenda Závazkù a pohledávek je provázána s agendou Úèetní deník, do které se záznamy zaúètovávají a dále na agendy Pokladna a Banka, odkud jsou provádìny úhrady. Vše ovlivòuje èást Aktuální stav a zobrazuje se na chlopni 3. Vazby. Upozornìní Pokud není závazek nebo pohledávka zaúètována v Úèetním deníku, pøedpis nemùže být na chlopni 3. Vazby zobrazen. Pokud pøed zaúètováním probìhla úhrada, vystupuje na této chlopni jen záznam o úhradì.

13 DUEL Uživatelská pøíruèka 13 Poøízení nového záznamu 1. Vyplníme Datum vystavení dokladu, program doplní Splatnost podle poètu dní, které jsou zadány v Parametrech firmy/ Kanceláø/ Splatnost. Datum splatnosti je možné pøepsat. 2. Do údaje Doklad1 vybereme pøíslušnou dokladovou øadu, program doplní èíslo, postfix, Párovací znak a Typ podle nastavení v èíselníku použité dokladové øady. 3. Z èíselníku vybereme firmu. Pokud u ní je v èíselníku firem zadán úèet, program ho v pøípadì pøijaté faktury (závazku) automaticky doplní. 4. Zadáme Variabilní, pøípadnì Další a Konstantní symbol. Variabilní symbol doplní u vydané faktury program automaticky. U pøijaté faktury zadáme èíslo faktury dodavatele. 5. Po vyplnìní údaje Druh úètování, který je možné pøevzít z èíselníku, program pøi zaúètování doplní kontace. Pokud ho ponecháme prázdný, budeme muset jednu kontaci doplnit. 6. Do údaje Popis mùžeme doplnit další text k záznamu, pøi použití Druhu úètování je pøebírán text pøipravený u použitého druhu. 7. Zadáme Mìnu (vždy), Kurz a Množství (jen u dokladù s cizí mìnou). 8. Vyplníme Datum a Skupinu DPH. V pøípadì, že jsme použili Druh úètování, u kterého je Skupina DPH pøipravená, program ji doplní automaticky. Dále zadáme èástky v pøíslušných sazbách danì. 9. Záznam uložíme. Co se záznamy Záznam zadaný do agendy Závazkù a pohledávek mùžeme využít jako zdroj pro zaúètování do Úèetního deníku. Pomocí nabízených operací mùžeme zpracovat platby, kurzové rozdíly a haléøová vyrovnání apod. Podrobný popis je uveden v èásti Operace. Dùležité informace jsou v èásti Aktuální stav zda již došlo k zaúètování (V Deníku), na jakou èástku je vystaven pøíkaz k úhradì (Pøikázáno), v jakém stavu je provedení úhrady (Placeno) Upozornìní Pozornost vìnujeme zejména údaji V Deníku. Nezaúètované záznamy nevstoupí v úèetnictví a do pøiznání k DPH, do tisku sestav Rozvaha, Výsledovka, Výkazù atd.). Využít mùžeme jeden z mnoha pøipravených filtrù, filtr Nezaúètováno, který nám zobrazí dosud nepøenesené vìty.

14 14 DUEL Uživatelská pøíruèka Sestavy Do nìkterých sestav vstupují standardnì záznamy závislé na aktuálním stavu zobrazení agendy (vybrané, nebo filtrované), jiné umožòují zadat období èi další parametry. U penalizaèních sestav vyplòujeme také výši Penále, Doklad a Firmu. Pro tisk sestav Upomínek je nutno vyplnit výši penále v levé èásti menu Správce sestav, pøi tisku sestavy Stav nevyrovnaných pohledávek k datu je potøeba zadat Datum OD a Datum DO, které omezí období, za které budou pohledávky vybrány a nakonec Datum K, které slouží k ohranièení období plateb.

15 DUEL Uživatelská pøíruèka 15 Operace v agendì Závazky a pohledávky Agenda Závazky a pohledávky obsahuje množství užiteèných operací, které mohou usnadnit a automatizovat øadu rutinních úèetních úkonù. Jednotlivé operace se pøi své èinnosti øídí podle parametrù, které jsou nastaveny v pøíslušné sekci agendy Parametry firmy. Zde jsou zadány používané dokladové øady, úèty, limity, pøi kterých se operace spouští apod.

16 16 DUEL Uživatelská pøíruèka Operace Zaúètovat do ÚD Vzhledem k tomu, že evidence dokladù v této agendì nemá dopady do úèetnictví firmy (nedochází k pohybùm na úètech), je tøeba všechny doklady pøenést také do Úèetního deníku (provést jejich zaúètování). K tomu slouží operace Zaúètovat do ÚD. 1. V dialogovém oknì vybíráme, které záznamy budou použity. Dále zvolíme, zda bude použito datum vystavení nebo konkrétní. Ve druhém pøípadì toto datum zadáme. 2. Po stisku tlaèítka Pokraèovat je zobrazena dávka pøenosu do Úèetního deníku.

17 DUEL Uživatelská pøíruèka Jestliže program v dávce nalezne chyby èi nesrovnalosti, vypíše upozornìní (ilustraèní pøíklad je na obrázku). 4. Po provedení oprav stiskem tlaèítka Zaúètovat do ÚD (Ctrl+2) záznamy do Úèetního deníku uložíme. 5. U zaúètovaných dokladù dojde ke zmìnì údaje V Deníku na Ano. Operace Platba Pokud nevyužijeme možnosti provést platbu v agendì Pokladnì nebo Banka, lze úhradu provést pøímo v agendì Závazky a pohledávky po spuštìní operace Platba.

18 18 DUEL Uživatelská pøíruèka 1. V dialogovém oknì zadáme Datum úhrady a Dokladovou øadu. V pøípadì úhrady pøedpisu v cizí mìnì vyplníme také Mìnu, Kurz a Množství (èástku v cizí mìnì). Druh úètování u úhrad pøedpisù není nutno vyplòovat. Program vyplní úèty Má dáti a Dal podle použité dokladové øady a hrazeného dokladu. Potvrdíme, pøípadnì opravíme èástku a podle potøeby vyplníme Popis. 2. Po stisku tlaèítka Pokraèovat je zobrazen záznam pøed pøenosem do Úèetního deníku. 3. V pøípadì výskytu chyb nebo nesrovnalostí program vypíše upozornìní. 4. Stiskem tlaèítka Zaúètovat do ÚD (Ctrl+2) platbu do Úèetního deníku zaúètujeme. 5. Provedení úhrady dokladu - zaúètování platby se projeví zmìnou údaje Placeno podle aktuálního stavu souvisejících dokladù v Úèetním deníku (Vše nebo Ménì). Operace Vyrovnání Tato operace provádí dorovnání rozdílu plateb a pøedpisù. Program se pøi volbì záznamù k vyrovnání øídí nastavením v Parametrech firmy/ Závazky a pohledávky/ Haléøová vyrovnání implicitnì do 1 Kè. Zde jsou také nastaveny úèty výnosù, nákladù a dokladová øada. Operaci spouštíme v pøípadech, kdy potøebujeme vyrovnat rozdíly, které vznikají zejména pøi hotovostních úhradách.

19 DUEL Uživatelská pøíruèka V dialogovém oknì zvolíme, které záznamy budou použity a který datum má být k záznamu doplnìn (vystavení, splatnosti nebo konkrétní). 2. Po stisku tlaèítka Pokraèovat jsou záznamy zobrazeny v náhledu dávky do Úèetního deníku. 3. V pøípadì výskytu chyb nebo nesrovnalostí program vypíše upozornìní. 4. Po provedení oprav stiskem tlaèítka Zaúètovat do ÚD (Ctrl+2) záznamy do Úèetního deníku uložíme.

20 20 DUEL Uživatelská pøíruèka Na chlopni Vazby pak vidíme celou "historii" práce s dokladem - zaúètování pøedpisu, hotovostní platbu a nakonec i provedené haléžové vyrovnání. Operace Rozdíly Tato operace provádí vyrovnání rozdílu pøedpisù a plateb v cizích mìnách, které vznikly v dùsledku zmìny kurzu použité mìny. Program podle toho, zda se jedná o kurzový zisk nebo ztrátu, použije nákladový nebo výnosový úèet. Stejnì jako v pøedešlém pøípadì se øídí nastavením v Parametrech firmy/ Závazky a pohledávky v èásti Kurzové rozdíly. Postup je prakticky shodný s provedením pøedešlé operace Vyrovnání. 1. V dialogovém oknì zvolíme, které záznamy budou použity a který datum má být k záznamu doplnìn (vystavení, splatnosti nebo konkrétní). 2. Po stisku tlaèítka Pokraèovat jsou zobrazeny záznamy pøed pøenosem do Úèetního deníku, které program zpracuje podle nastavených parametrù. 3. V pøípadì výskytu chyb nebo nesrovnalostí program vypíše upozornìní. 4. Po provedení oprav stiskem tlaèítka Zaúètovat do ÚD (Ctrl+2) záznamy do Úèetního deníku uložíme. Upozornìní Do zpracování v této operaci se dostanou pouze ty záznamy s cizí mìnou, které mají zaplacenou celou èástku cizí mìny. Pak se teprve uplatní korekce vzniklých kurzových rozdílù. Pokud není zaplacena èástka v cizí mìnì celá, záznam do operace nevstoupí.

21 DUEL Uživatelská pøíruèka 21 Operace Zálohy Operaci spouštíme za úèelem proúètování zálohových faktur. Postup je stejný pro pøípady, kdy proúètováváme proformafakturu (nedaòovou) se zálohovou fakturou daòovou (daòový doklad na pøijatou platbu) nebo zálohovou fakturu daòovou s koneènou fakturou. Program se øídí nastavením v Parametrech firmy/ Závazky a pohledávky v èásti Zálohy kde jsou nastaveny úèty vèetnì dokladové øady. Poznámka Pøed spuštìním operace musíme mít doklady, které chceme proúètovat, poøízené v agendì Závazky a pohledávky. Pøíklad je zpracován pro situaci, kdy jsou zálohové faktury vystaveny naší firmì. Proúètování bude provedeno mezi proformafakturou pøijatou pp1/2007 a daòovou zálohou zp1/2007. Proformafaktura pøijatá pp1/2007 byla v našem pøípadì uhrazena dokladem b3/2007, proto je Placeno Vše.

22 22 DUEL Uživatelská pøíruèka Daòovou zálohu zp1/2007 (viz obrázek) nám vystavil dodavatel zboží po pøijetí platby b3/2007. Pøi poøizování dokladù daòových záloh doporuèujeme používat druh úètování DZFD pro došlé a DZFV pro vystavené doklady. Proúètování probíhá následovnì: 1. Vyhledáme doklad, u kterého potøebujeme zálohu zohlednit, umístíme na nìj kurzor a operaci spustíme. 2. V dialogovém oknì zvolíme, k jakému datu bude proúètování provedeno. V pøípadì, že nám program nabídne více záloh, vybereme k proúètování správné doklady. Oznaèení vybraných dokladù provedeme kombinací kláves Ctrl+Mezerník.

23 DUEL Uživatelská pøíruèka Po stisku tlaèítka Pokraèovat je zobrazen záznam pøed pøenosem do Úèetního deníku, který program zpracuje podle nastavení v parametrech. 4. V pøípadì výskytu chyb nebo nesrovnalostí program vypíše upozornìní. 5. Stiskem tlaèítka Zaúètovat do ÚD (Ctrl+2) záznamy do Úèetního deníku uložíme.

24 24 DUEL Uživatelská pøíruèka Po proúètování je u daòového dokladu na pøijatou platbu zp1/2007 v èásti Aktuální stav uvedeno, že je Placeno Vše. Na chlopni 3. Vazby vidíme, že úhrada byla provedena dokladem u28/2007, který program vygeneroval pøi proúètování. V dalším kroku bude popsáno proúètování daòové zálohy zp1/2007 s koneènou fakturou fp28/2007 (viz obrázek). Koneèné faktury zadáváme vždy v plné výši, zaplacená záloha bude zohlednìna po proúètování. Pøed proúètováním je v údaji Placeno uvedena hodnota Nic. Po vyhledání dokladu koneèné faktury fp28/2007 operaci Zálohy spustíme.

25 DUEL Uživatelská pøíruèka V dialogovém oknì zvolíme, k jakému datu bude proúètování provedeno. V pøípadì, že nám program nabídne více záloh, opìt vybereme k proúètování správné doklady (oznaèení provedeme kombinací kláves Ctrl+Mezerník).

26 26 DUEL Uživatelská pøíruèka 2. Po stisku tlaèítka Pokraèovat je zobrazen záznam dávky pøed pøenosem do Úèetního deníku, který program zpracuje podle nastavení v parametrech. Protože DPH již bylo nárokováno u pøedešlého dokladu, jsou èástky základu danì i DPH uvedeny se zápornými znaménky. 3. V pøípadì výskytu chyb nebo nesrovnalostí program vypíše upozornìní. 4. Stiskem tlaèítka Zaúètovat do ÚD (Ctrl+2) záznamy do Úèetního deníku uložíme. Po proúètování je u koneèné faktury fp28/2007 v èásti Aktuální stav uvedeno, že je Placeno Ménì a èástka Platit odpovídá doplatku, který je potøeba provést. Na chlopni 3. Vazby vidíme, že úhrada je provedena dokladem u29/2007, který program vygeneroval pøi proúètování.

27 DUEL Uživatelská pøíruèka 27 Po úhradì doplatku je Placeno Vše a na chlopni 3. Vazby pøibyl doklad b4/2007, kterým byl doplatek ve výši 69000,- Kè proveden.

28 28 DUEL Uživatelská pøíruèka Operace Dobropis Pomocí této operace vystavíme dobropis ke zvolenému dokladu. Program vytvoøí doklad se stejnými èástkami, ale zápornými hodnotami, které mùžeme v pøípadì potøeby upravit. Pøi tomto kroku je zohlednìno nastavení v Parametry firmy/ Závazky a pohledávky v èásti Dobropis a Storno. 1. Vyhledáme doklad, ke kterému potøebujeme dobropis vystavit. 2. Po potvrzení dotazu, zda chceme vytvoøit dobropis, program do Závazkù a pohledávek poøídí doklad s mínusovými èástkami. Operace Pøecenìní Operaci využijeme zejména pøed úèetní závìrkou, kdy je potøeba pøecenit neuhrazené Závazky a pohledávky v cizí mìnì ke konci roku. 1. Po spuštìní program zobrazí dialogové okno, ve kterém zvolíme datum, ke kterému pøecenìní probìhne (k ). Dokladovou øadu a úèty pro kurzový zisk èi ztrátu program pøebere z Parametry firmy/ Závazky a pohledávky z èásti Kurzové rozdíly. 2. Po stisku tlaèítka Pokraèovat program zobrazí další dialogové okno, ve kterém jsou zobrazeny cizí mìny, které program našel v záznamech k pøecenìní. U každé mìny je kurz k datu nejbližšímu dni pøecenìní, který byl nalezen v archivu Èíselníku mìn. Kurz je možné v pøípadì potøeby upravit.

29 DUEL Uživatelská pøíruèka Po dalším stisku tlaèítka Pokraèovat vystoupí programem zpracované obecné úèetní doklady, které zohlední korekci ocenìní Závazkù a pohledávek vzhledem ke zmìnì kurzu k zadanému datu. 4. Doklad zaúètujeme stiskem tlaèítka Zaúètovat do ÚD (Ctrl+2).

30 30 DUEL Uživatelská pøíruèka 5. U záznamù, u kterých probìhlo pøecenìní, je na chlopni 3. Vazby zobrazen obecný úèetní doklad, který program pøi pøecenìní vytvoøil.

31 DUEL Uživatelská pøíruèka 31 Návrhy vzájemných zápoètù Úèel V pøípadech, kdy si s obchodním partnerem vystavujeme faktury navzájem (k firmì máme souèasnì závazky i pohledávky), mùžeme pomocí této agendy optimalizovat platby s touto firmou. Po provedení vzájemných zápoètù jsou provedeny platby pouze zbylých èástek. Zápoèet mùžeme pøipravit, partnerovi navrhnout a po odsouhlasení ho zapoèíst nebo podle došlého návrhu zápoèet rovnou provést. V agendì lze velmi snadno zpìtnì dohledat doklady, které do jednotlivých zápoètù vstoupily. Popis Agenda obsahuje šest chlopní. Na chlopni 1. Návrhy vzájemných zápoètù seznam návrhù. Formuláø obsahuje Datum a Dokladovou øadu s èíslem a postfixem. Dokladová øada se nabízí podle nastavení v Nastavení firmy/ Parametry firmy/ Závazky a pohledávky v èásti Vzájemný zápoèet (standardnì je pøipravena dokladová øada x). Popis obsahuje text, Firma zkratku firmy, se kterou zápoèet probìhl, dále je použitá Mìna a poslední je pøíznak, zda je Zápoèet zaúètován do deníku. Chlopeò 2. Položky obsahuje jednotlivé doklady, které do zápoètu vstoupily. Jsou zde dostupné informace Doklad, Èíslo a Postfix, Druh, Typ pohledávka nebo závazek, Zbývá platit a Èástka k zapoètení. Na chlopeò 3. Poznámka je mùžeme zadat podrobnìjší popis k zápoètu. Na chlopnì 4. Text nad a 5. Text pod mùže být doplnìn text, který vystoupí v tisku návrhu zápoètu. Na poslední chlopni 6. Vazby jsou doklady, které vzniknou pøi zaúètování vzájemného zápoètu.

32 32 DUEL Uživatelská pøíruèka Vazby Agenda je provázána na agendu Závazky a Pohledávky, ze které jsou podle zadané firmy naèítány doklady k návrhu vzájemného zápoètu a na Úèetní deník, do kterého jsou záznamy o proúètování uloženy. Další vazby jsou na èíselníky Doklady, Firmy a Mìny. Poøízení nového záznamu 1. Zadáme Datum, potvrdíme Dokladovou øadu, Èíslo, Postfix a Popis zápoètu. 2. Pozornost vìnujeme výbìru firmy. Do zápoètu budou vybrány ty doklady, ve kterých je firma použita. 3. Vyplníme nebo potvrdíme Mìnu. 4. Návrh uložíme. 5. Položky vyplníme ruènì nebo použijeme operaci Naplnit, která nám poøizování usnadní. Co se záznamy Záznamy slouží k dohledávání dokladù vstupujících do zápoètù a k tisku návrhù zápoètù. Sestavy Ve Správci sestav je pøipraven dopis s návrhem zápoètu, opisy poøízených návrhù a kontrola návrhù zápoètù a ZaP.

33 DUEL Uživatelská pøíruèka 33 Operace V agendì jsou pøipraveny operace Naplnit a Zaúètovat. Operace Naplnit Operaci využijeme k vyhledání neuhrazených dokladù od vybrané firmy, které mohou do zápoètu vstoupit. 1. Po spuštìní operace jsou v agendì Závazky a pohledávky vyhledány neuhrazené záznamy zvolené firmy a v dialogovém oknì jsou nabídnuty k vzájemnému zápoètu. 2. Jako první jsou nabídnuty záznamy zvolené firmy. Pomocí volby Použít záznamy všech firem rozšíøíme poèet dokladù, které se k zápoètu nabídnou. V horní èásti dialogového okna jsou Pohledávky, v dolní Závazky. 3. Doklady, které mají do zápoètu vstoupit, oznaèíme Ctrl+Mezerník. V èásti Aktuální stav se podle poètu oznaèených Závazkù a pohledávek mìní jejich poèet a èástka, která do zápoètu vstoupí. 4. Po stisku tlaèítka Pokraèovat program zkontroluje, zda se vybrané doklady vztahují k jedné firmì. Pokud tomu tak není, je vypsáno upozornìní: Návrh vzájemného dokladu obsahuje rùzné firmy.

34 34 DUEL Uživatelská pøíruèka 5. Po provedení potøebných úprav (výbìru dokladù od jedné firmy) a stisku tlaèítka Pokraèovat jsou vybrané doklady pøeneseny na chlopeò 2. Položky. Operace Zaúètovat Po odsouhlasení návrhu provedeme zaúètování záznamù. V pøípadì, kdy je návrh doruèen nám a my s ním souhlasíme, mùžeme zaúètování po zpracování zápoètu provést ihned. 1. Po spuštìní operace v dialogovém oknì zvolíme, které záznamy do zápoètu vstoupí, a zadáme datum zápoètu.

35 DUEL Uživatelská pøíruèka 35 Tip Aby nedošlo k zaúètování dosud nechválených návrhù zápoètù, doporuèujeme oznaèit aktuální záznamy. 2. Po stisku tlaèítka Pokraèovat jsou zobrazeny záznamy o proúètování s použitou dokladovou øadou x v náhledu dávky do Úèetního deníku. Záznamy mùžeme zkontrolovat a pak zaúètovat. 3. Po stisku tlaèítka Zaúètovat do ÚD dojde k zaúètování. V èásti Aktuální stav program zaškrtne políèko Zápoèet zaúètován. Na chlopni 6. Vazby jsou zobrazeny doklady v Úèetním deníku, kterými byl vzájemný zápoèet proveden.

36 36 DUEL Uživatelská pøíruèka Pokladna Úèel Agenda Pokladna slouží k vystavování a následnému zaúètování pøíjmových a výdajových pokladních dokladù. Umožòuje zadávat úhrady faktur a jiných dokladù a už se vztahují k evidovaným závazkùm a pohledávkám nebo se jedná o bìžné stvrzenky nebo jiné hotovostní doklady. Lze sledovat nìkolik dokladových øad. Valutové pokladny mohou být evidovány v pøíslušných cizích mìnách. Popis Formuláø agendy je rozdìlen do ètyø logických èástí. Doklad - v této èásti je úèetní Datum (kdy probìhla platba), Doklad, který charakterizuje provádìnou operaci použitím dokladové øady. Variabilní symbol zadáváme pøi úhradì existujícího Závazku nebo Pohledávky, po vyplnìní VS doplní program Doklad2 a další známé údaje podle hrazeného dokladu. Údaj Firma zajiš uje vazbu na firmu, kterou pøevezmeme z èíselníku nebo ji ponecháme prázdnou. Úètování - Druh úètování je pomocný údaj, který doplní kontace a skupinu DPH (pokud je u druhu doplnìna). Popis - textová poznámka, Typ položky - Výdej nebo Pøíjem. Celkem celková èástka za doklad, Mìna a Kurz použitá mìna a její kurz. Úèet MD a Úèet D jsou úèty, na které bude proveden zápis po zaúètování záznamù. Párovací znak slouží k pøípadnému spárování s pøedpisem pro sestavy Saldokonta. Tabulka DPH - podle zadaného Data DPH vstoupí záznam do zpracování pøiznání k DPH. Skupina DPH urèuje, na kterých øádcích v pøiznání k DPH vystoupí. Následují èástky v pøíslušných sazbách a údaje Skupina mimo DPH a èástka Mimo DPH. Agenda má chlopnì 1. Pokladna, 2. Poznámka a 3. Stavy. 1. Pokladna poøízené dosud nezaúètované záznamy jsou pøehlednì zobrazeny ve spodní èásti formuláøe ve formì seznamu. Horní èást formuláøe zobrazuje detail záznamu, na kterém je v seznamu umístìn kurzor. Upozornìní Vzhledem k tomu, že pokladna je pomocná agenda sloužící k poøizování pokladních dokladù, dojde po jejich zaúètování k vyprázdnìní pokladny a záznamy jsou dostupné v Úèetním deníku. Chlopeò 2. Poznámka možnost doplnìní dalšího textu. Chlopeò 3. Stavy zde je zobrazen poèáteèní stav, obraty a zùstatek dokladové øady pokladny. Jedná se o obraty za poøízené a dosud nezaúètované záznamy.

37 DUEL Uživatelská pøíruèka 37 Vazby Agenda Pokladny je provázána na Závazky a pohledávky, odkud se pøebírají doklady (faktury) k proplacení a na Úèetní deník, kam jsou záznamy zaúètovány. Je podporována èíselníky Doklady, Druhy úètování, Úètový rozvrh, Skupiny DPH atd.

38 38 DUEL Uživatelská pøíruèka Poøízení nového záznamu 1. Vyplníme Datum, kdy došlo k pøíjmu nebo výdeji. 2. Do údaje Doklad1 vybereme dokladovou øadu pøíslušné pokladny, program doplní èíslo a postfix podle nastavení v èíselníku dokladových øad. 3. V pøípadì, že je provádìna hotovostní úhrada závazku nebo pohledávky, mùžeme již na údaji Variabilní s. pøejít kliknutím na tlaèítko podpory zadávání údajù z èíselníku do agendy Závazkù a pohledávek, kde mùžeme napø. požadovanou fakturu snadno vyhledat a vybrat. Pokud variabilní symbol známe, mùžeme jej rovnou zadat. 4. Stejný krok lze provést i v údaji Doklad2. 5. V Závazcích a pohledávkách vyhledáme hrazený pøedpis a kombinací kláves Shift+F4 ho pøevezmeme. V pøípadì Závazku se automaticky doplní Typ položky Výdej, pøi úhradì Pohledávky je doplnìn Pøíjem a program doplní všechny potøebné informace o hrazeném dokladu. V tomto pøípadì nevyplòujeme tabulku DPH, protože o DPH již bylo úètováno s pøedpisem faktury. 6. Pøi proplacení dokladu bez pøedpisu (napø. paragon) nevyplòujeme Doklad2, protože tento doklad nehradí pøedpis, který bychom mìli poøízený v agendì Závazky a pohledávky. Pokud je proplácen daòový doklad, vìnujeme pozornost vyplnìní tabulky DPH. 7. Firmu v pøípadì úhrady pøedpisu (viz body 3 až 5) program doplní automaticky, v ostatních pøípadech ji doplníme výbìrem z Adresáøe firem nebo ji ponecháme prázdnou. 8. Pro urychlení práce je možné vyplnit Druh úètování, který zajistí plnìní kontací Skupiny DPH (je-li u Druhu vyplnìna). 9. Popis je doplnìn z popisu z použitého druhu úètování nebo ho mùžeme vybrat z èíselníku Texty popisù. Je samozøejmì možné ho libovolnì upravit. 10. Potvrdíme nebo opravíme Typ položky (pøíjem nebo výdej). 11. Do pole Celkem zadáme celkovou èástku uvedenou na dokladu (vèetnì DPH). 12. Pokud Druh úètování nebyl vyplnìn, doplníme kontace Úèet MD a Úèet D. 13. V pøípadì použití cizí mìny vyplníme Mìnu a Kurz. 14. Párovací znak se doplní automaticky - v pøípadì úhrady existujícího pøedpisu v Závazcích a pohledávkách je pøevzat z hrazeného dokladu, jinak je programem doplnìno èíslo uvedené v Doklad Tabulku DPH vyplòujeme jen v pøípadech popsaných v bodì 6. Podle zadaného data DPH vstoupí záznam do zpracování pøiznání k DPH, proto jeho zadání vìnujeme náležitou pozornost. 16. Pokud nemáme Skupinu DPH naplnìnou (Druh úètování nebyl zadán nebo u nìj není skupina vyplnìna), vybereme ji z èíselníku. Nejèastìjší pøípad je nákup na zjednodušený daòový doklad a v tomto pøípadì z èíselníku pøevezmeme PJ. 17. Program se pøesune rovnou na údaj Celkem. Po zadání èástky s daní je proveden výpoèet základu danì a danì pomocí koeficientu podle par. 37, odstavec 2 zákona è. 235/2004 Sb. o dani z pøidané hodnoty. 18. Pøi nákupu zboží od neplátce danì tabulku DPH nevyplòujeme, program pak pracuje pouze s èástkou Celkem.

39 DUEL Uživatelská pøíruèka Záznam uložíme. 20. Pokud program zjistí v zápisu nesrovnalosti, vystoupí dotaz, zda pokraèovat v ukládání. Zároveò v dolní èásti obrazovky vystoupí podrobný popis upozornìní. Zeleným písmem je zobrazeno varování (W - warning), chyba je zobrazena èervenì (E - error). 21. Po opravì nebo potvrzení, že chceme pokraèovat, je záznam uložen. Chybný (neúplný) záznam se neuloží! 22. Poøízené záznamy lze v pøípadì potøeby pøed zaúètováním opravovat nebo smazat. Pøíklady Pøíklad è. 1 - zjednodušený daòový doklad. Není vyplnìn Doklad2 (platba nemá pøedpis), pro usnadnìní byl použit Druh úètování NZJ (u Druhu je také vyplnìna Skupina DPH PJ), Párovací znak doplnil program shodnì jako Doklad1 (není provádìna úhrada pøedpisu), vyplnìná tabulka DPH se správnou Skupinou PJ (viz použitý Druh).

40 40 DUEL Uživatelská pøíruèka Pøíklad è. 2 doklad od neplátce danì. Není vyplnìn Doklad2 (platba nemá pøedpis), pro usnadnìní byl použit Druh úètování NZN (u Druhu není vyplnìna Skupina DPH), Párovací znak doplnil program shodnì jako Doklad1 (není provádìna úhrada pøedpisu), nevyplnìná tabulka DPH (Nákup zboží od neplátcù).

41 DUEL Uživatelská pøíruèka 41 Pøíklad è. 3 - úhrada pøedpisu faktury fp33/2007. Je vyplnìn Doklad2 (podle hrazeného dokladu fp43/2006), Párovací znak doplnìn programem shodnì jako Doklad2 (úhrada pøedpisu) a nevyplnìná tabulka DPH (o DPH bylo úètováno s pøedpisem). Tip Po volbì známého variabilního symbolu (nebo Dokladu2) program všechna zbývající pole vyplní a nabídne k potvrzení. Souhlasíme-li s návrhem, staèí záznam po zadání variabilního symbolu jen uložit.

42 42 DUEL Uživatelská pøíruèka Co se záznamy Agenda je pøizpùsobena k poøizování pokladních dokladù, po zaúètování jsou záznamy pøeneseny do Úèetního deníku a agenda se vyprázdní. Pøestože se zde záznamy nachází pouze do doby jejich zaúètování, jsou zde dostupné obvyklé funkce vyhledávání, tøídìní, oprav a také tiskù sestav. Sestavy Do nìkterých sestav vstupují pouze oznaèené záznamy, jiné umožòují zadat období. U tiskových sestav v èásti Pokladní doklady k rozmezí období doplníme také pøíslušnou dokladovou øadu. Tip V agendì Úèetní deník jsou pøipraveny stejné sestavy pokladních dokladù, které pracují s již pøenesenými záznamy a pak sestavy speciální, které umìjí zobrazit záznamy z obou agend podle zvolené dokladové øady a zadaného období.

43 DUEL Uživatelská pøíruèka 43 Operace Operace Zaúètovat do ÚD Provedením operace zaúètujeme požadované záznamy z Pokladny do Úèetního deníku. 1. Pokud nedošlo k výbìru záznamù jejich oznaèením nebo filtrem, dává program na výbìr, zda zaúètovat všechny záznamy nebo jen aktuální. 2. Po výbìru je zobrazena dávka pøenosu do Úèetního deníku, ve které mùžeme provést potøebné úpravy. 3. V pøípadì výskytu chyb nebo nesrovnalostí program vypíše upozornìní. 4. Stiskem tlaèítka Zaúètovat do ÚD (Ctrl+2) záznamy zaúètujeme. Tip Zaúètování záznamù pokladny mùžeme provést najednou napøíklad na konci dne. Nemusíme je úètovat jednotlivì.

44 44 DUEL Uživatelská pøíruèka Tipy a triky Pokladnu lze vést nejen v Kè, ale také v cizích mìnách. Doporuèujeme založit si pro každou mìnu dokladovou øadu a k ní pøiøadit analytický úèet. Chtìli bychom upozornit na skuteènost, že do èíselníku lze zadat stejnou dokladovou øadu vícekrát a také použít stejný analytický úèet. Pro pøehlednost však doporuèujeme mít dokladové øady rozlišené. Tím si zajistíme nejlepší podmínky pro zajištìní souladu stavu dokladové øady a k ní pøiøazeného úètu. Upozornìní Pokud v Pokladnì poøídíme úhradu pøedpisu, v Závazcích a pohledávkách se tato skuteènost projeví v údaji Placeno. Na chlopni 3. Vazby je doklad úhrady zobrazen po výbìru zdroje Pokladna, jako Pøedpis èi platba v Úèetním deníku bude samozøejmì až po zaúètování. Bankovní výpisy Úèel Tato agenda slouží pro zpracování bankovních výpisù a jejich zaúètování do Úèetního deníku a umožòuje to i formou elektronické komunikace s bankou. Zadáváme zde úhrady dokladù, které máme poøízené v agendì Závazky pohledávky a také další pohyby penìz (jiné platby a pøevody, úroky, poplatky apod.). Záznamy lze poøídit tøemi zpùsoby. Ruèním zadáním podle papírového výpisu, naètením námi vystaveného pøevodního výpisu nebo nejrychlejším zpùsobem - naètením výpisu v elektronické podobì. Popis Formuláø agendy je rozdìlen do tøí èástí - Doklad, Úètování a Èlenìní. V èásti Doklad je Datum pohybu na bankovním úètu, Doklad1 dokladová øada banky (poøadové èíslo by mìlo souhlasit s poøadovým èíslem výpisu), Variabilní symbol zadáváme pøi úhradì existujícího Závazku nebo Pohledávky, po vyplnìní VS program Doklad2 doplní podle hrazeného dokladu. Údaj Firma zajiš uje vazbu na firmu, kterou lze pøevzít z èíselníku nebo ponechat prázdnou. V èásti Úètování je Druh úètování (viz Druhy úètování ve Slovníèku), Popis, Typ položky (Pøíjem nebo Výdej), Celkem, Úèet MD, Úèet D, Mìna, Kurz, Párovací znak a Další symbol. Na chlopni 1. Výpisy jsou poøízené záznamy pøehlednì zobrazeny ve formì seznamu. Na chlopni 2. Poznámky je možné doplnit popis k platbì. Chlopeò 3. Stavy zobrazuje u každé dokladové øady použité ve výpisu její oznaèení, Název dokladu, Poèáteèní stav, Obrat a Zùstatek za bankovní výpis. Zde si mùžeme zkontrolovat, jestli po zadání všech položek výpisu souhlasí koneèný stav.

45 DUEL Uživatelská pøíruèka 45 Vazby Agenda je provázána na Úèetní deník, do kterého je provádìno zaúètování, na Závazky a pohledávky, odkud je možné naèítat hrazené doklady a na další èíselníky, napø. Doklady nebo Úètový rozvrh. Dùležitá vazba je na Nastavení firmy/ Parametry firmy/ Obecné nastavení firmy v èásti Bankovní spojení údaj Homebanking. Zde zadané druhy komunikace se nabízejí pøi Importu (naètení) bankovního výpisu. Poøízení nového záznamu 1. Zadáme Datum pohybu na úètu. Po zadání Doklad1 (dokladová øady banky) program doplní Èíslo a Postfix. 2. Pokud vyplníme Variabilní symbol nebo Doklad2, který existuje v agendì Závazky a pohledávky, program doplní všechny další údaje zadané u hrazeného dokladu. Agendu Závazky a pohledávky otevøeme stiskem tlaèítka pro

46 46 DUEL Uživatelská pøíruèka podporu vstupu do èíselníku nebo kombinací kláves Ctrl+ + (Ctrl+plus). Po vyhledání dokladu jej pøevezmeme do výpisu (Shift+F4). 3. V pøípadì poøízení položky poplatku bez vazby na stávající doklady (napø. za vedení úètu), Variabilní symbol ani Doklad2 a Firmu nevyplòujeme. 4. V èásti Úètování potvrdíme nebo vyplníme Typ položky podle charakteru pohybu na úètu - pøíjem nebo výdej. 5. Zkontrolujeme nabízenou nebo zadáme požadovanou èástku Celkem. 6. Úèet MD a úèet D jsou plnìny podle Typu (pøíjem èi výdej) úètem použité dokladové øady (napø. 221) a protistrana kontace podle Druhu, je-li použit, jinak ji vyplníme ruènì. 7. Dále zadáme Mìnu, Kurz, Párovací znak naplní program a v pøípadì potøeby vyplníme Další symbol. 8. Záznam uložíme. Tip Nastavení dokladové øady bankovních výpisù je obvykle bez automatického zvyšování èísla dokladu. V této agendì jsou povoleny duplicity oznaèení dokladù, takže je možné všechny položky z výpisu evidovat pod stejným èíslem bankovního výpisu tak, jak byl ve skuteènosti dodán bankou. Další èíslo bude nabízeno až po zaúètování stávajících položek nebo po ruèní zmìnì. Takto budou i po zaúètování do Úèetním deníku všechny položky výpisu pod jedním oznaèení a budou snadno dohledatelné. Co se záznamy Agenda je pøizpùsobena k poøizování bankovních výpisù, po zaúètování jsou záznamy pøeneseny do Úèetního deníku a výpis se vyprázdní. Pøestože se zde záznamy nachází pouze do doby jejich zaúètování, jsou zde dostupné obvyklé funkce vyhledávání, tøídìní, oprav a také tiskù sestav. Sestavy Sestava Zaúètování bankovního výpisu obsahuje také èísla úètù, na které bude úètování provedeno. Operace V agendì jsou dostupné operace Zaúètovat do ÚD, Naètení PP (PP = pøevodní pøíkaz), Import a Nastavení. Operace Zaúètovat do ÚD 1. V dialogovém oknì zvolíme, které záznamy budou zaúètovány. 2. Program zobrazí návrh dávky pøipravené k zaúètování do Úèetního deníku, ve které mùžeme provést potøebné úpravy, pøípadnì spustit operaci Kontrola (Ctrl+1). 3. Stiskem tlaèítka Zaúètovat do ÚD (Ctrl+2) záznamy uložíme.

47 DUEL Uživatelská pøíruèka 47 Operace Naètení PP Pokud nepoužíváme elektronický styk s bankou, operace nám usnadní práci naètením námi vystaveného pøevodního pøíkazu do bankovního výpisu. 1. Po spuštìní operace provádíme výbìr hlavièek existujících pøíkazù (a tím jejich položek), které chceme do výpisu naèíst, zadáváme Datum platby a Doklad (èíslo) bankovního výpisu. 2. Po stisku tlaèítka Pokraèovat dojde k naètení pøevodního pøíkazu. 3. Podle potøeby doplníme ty položky výpisu, které pøevodní pøíkaz neobsahoval (bankovní poplatky, úroky apod.).

48 48 DUEL Uživatelská pøíruèka Operace Import Operace provede naètení elektronických výpisù, které jsme si stáhli z banky nìjakým používaným komunikaèním programem homebankingu. 1. Pokud používáme více úètù s rùznými formáty komunikace, vybereme požadovaný úèet. 2. Program otevøe zvolený adresáø se zdrojovými soubory a po vyhledání výpisu jej pøevezmeme pro zpracování stiskem tlaèítka Další (Enter). Po stisku tlaèítka Dokonèit je výpis naèten do agendy.

49 DUEL Uživatelská pøíruèka 49 Operace Nastavení Operace otevøe agendu Nastavení firmy/ Homebanking. V seznamu vybereme požadovaný používaný formát a v horní èásti vyplníme potøebné údaje. Zdrojový adresáø výpisù - kde jsou soubory výpisù uloženy (program nabídne možnost vyhledat adresáø procházením poèítaèe), Akci po zpracování výpisu Nechat, Smazat nebo Pøesunout do složky. Dále Cílový adresáø výpisù, kam budou soubory pøesunuty (pokud byla zvolena akce Pøesunout). Další údaje vyplníme podle smlouvy s bankou. Na chlopni 2. Vazby jsou zobrazeny firmy a jejich úèty, které mají v agendì Kanceláø/ Agendy kanceláøe/ Adresáø firem na chlopni 2. Úèty vyplnìn údaj Homebanking.

50 50 DUEL Uživatelská pøíruèka Upozornìní Aby se potøebné formáty komunikace nabízely pøi Importu bankovního výpisu, je nutné mít údaj Homebanking vyplnìný v Nastavení firmy/ Parametry firmy/ Obecné nastavení firmy v èásti Bankovní spojení nebo na chlopni 2. Úèty u domovské zpracovávané firmy v Adresáøi firem. Tipy a triky Do agendy lze najednou poøídit výpisy v nìkolika dokladových øadách, na chlopni 3. Stavy jsou zobrazeny obraty za každou dokladovou øady, která byla ve výpisu použita. Pokud byly všechny výpisy zaúètovány, nejsou tyto informace na chlopni 3. Stavy dostupné do doby, než naèteme další výpis nebo poøídíme alespoò jednu položku. Zaúètovat mùžeme také jen vybrané položky výpisu, které byly vybrány na chlopni 1. Výpisy kombinací kláves Ctrl+Mezerník. Pomocná evidence DPH Úèel Agenda Pomocná evidence DPH slouží k vypoøádání danì z pøidané hodnoty a souvisejících dokladù mimo Úèetní deník. Dùvodem pro poøízení záznamu do této agendy mùže být skuteènost, že provádìný záznam nemá žádný vliv na úèetnictví nebo se jedná o vypoøádání speciálních pøípadù zdanitelných plnìní, jako jsou napøíklad roèní vyúètování DPH podle 20 a 25, jejichž vliv se takto do zpracování DPH pøenese jednodušším zápisem. Popis Formuláø agendy je rozdìlen do tøí èástí Doklad, Popis a Tabulka DPH. Èást Doklad obsahuje údaje Doklad1. V tìchto pøípadech doporuèujeme použít napø. dokladovou øadu u obecný úèetní doklad. Doklad2 ponecháme prázdný. Èást Popis obsahuje Variabilní symbol, Další symbol, Popis a Firma, ke které se záznam vztahuje. Tabulka DPH je shodná s agendami Závazky a pohledávky a Úèetní deník. Obsahuje Datum DPH, Skupinu DPH, dále èástky v pøíslušných sazbách a údaje Skupina mimo DPH a èástka DPH mimo. Na chlopni 1. Evidence DPH jsou jednotlivé záznamy, na chlopeò 2. Poznámka mùžeme zadat podrobnìjší popisy k záznamùm. Vazby Agenda je provázána na èíselníky dokladových øad, textù a firem, ze kterých údaje pøebíráme.

51 DUEL Uživatelská pøíruèka 51 Poøízení nového záznamu 1. Vybereme Doklad1 (již zmínìný obecný úèetní doklad). Doklad2 ponecháme prázdný. 2. Doplníme Variabilní, pøípadnì Další symbol. 3. Zadáme údaje do tabulky DPH Datum DPH, Skupinu DPH a èástky v pøíslušných sazbách danì. 4. Pokud záznam obsahuje také èástky mimo DPH (haléøové vyrovnání, obaly nebo lahve), vyplníme také Skupinu mimo DPH a èástku mimo DPH. 5. Záznam uložíme. 6. Na chlopni 2. Poznámka mùžeme doplnit další informace. Co se záznamy Záznamy do této agendy zadáváme jen ve výjimeèných pøípadech. Ty vstupují podle zadaného data DPH do Zpracování DPH a tisku Pøiznání k dani z pøidané hodnoty. Sestavy Správce sestav obsahuje množství tiskových sestav, které umožòují kontroly duplicit, denní souèty zdanitelných plnìní, podklady pro Souhrnné hlášení, Tisk pøiznání k DPH nebo Záznamní povinnost v nìkolika druzích øazení.

52 52 DUEL Uživatelská pøíruèka Zpracování DPH Úèel Agenda Zpracování DPH slouží ke zpracování daòových dokladù za urèité zdaòovací období, ze kterých je následnì vypoètena daòová povinnost èi nadmìrný odpoèet. Do agendy vstoupí záznamy z Úèetního deníku a Pomocné evidence DPH, které mají vyplnìný datum DPH. Zpracování neovlivòuje skuteènost, zda bylo úètováno na úètu 343. Záznamy zde není možné pøímo editovat ani poøizovat. Pøípadné úpravy nebo doplnìní záznamù provedeme v Úèetním deníku nebo v Pomocné evidenci DPH a pøiznání zpracujeme znovu. V agendì jsou pøipraveny tisky Pøiznání k DPH, Záznamní povinnosti a dalších sestav. Popis Formuláø agendy je rozdìlen do dvou èástí - zadání Zdaòovací období a volba Typu pøiznání k DPH. Zdaòovací období je urèeno rozmezím Od data Do data, u Pøiznání k DPH vybíráme Typ Øádné, Opravné nebo Dodateèné.

53 DUEL Uživatelská pøíruèka 53 Na chlopni 1. Výpoèet DPH v èásti Koeficienty mùžeme zadat Zálohový a Vypoøádací koeficient a v èásti B. ODDÍL vystupují èástky z podstatných øádkù z pøiznání (Daò na výstupu, Odpoèet danì, Vlastní daòová povinnost nebo Nadmìrný odpoèet, pøípadnì Zmìna daòové povinnosti pøi podání dodateèného pøiznání). Na chlopeò 2. Parametry formuláøe doplníme potøebné údaje, které vystupují na první a ètvrté stranì daòového pøiznání.

54 54 DUEL Uživatelská pøíruèka Na chlopni 3. Seznam daòových dokladù jsou doklady, které spadají do zadaného období pøehlednì zobrazeny v øádcích. Mùžeme zde nastavit filtr, ze které agendy mají být záznamy zobrazeny. Volíme ze tøí možností - Deník a Evidence DPH (všechny záznamy), Deník nebo Evidence DPH. Dále mùžeme využít nastavení nìkterého z pøipravených filtrù (Pøijatá plnìní tuzemská, Uskuteènìná plnìní tuzemská, Dodání zboží do EU, Poøízení zboží z EU a další). Pokud provedeme zmìny v nastavení období nebo filtru, stiskneme tlaèítko Obnovit, aby do zpracování vstoupily jen doklady, které novému nastavení výbìru vyhovují.

55 DUEL Uživatelská pøíruèka 55 Vazby Agenda je provázána na Úèetní deník a Pomocnou evidenci DPH, ze kterých jsou záznamy ke zpracování naèítány. Co se záznamy Z agendy generujeme a tiskneme Pøiznání k DPH, Záznamní povinnost a dalších sestavy a exporty. Tip Pøípadné opravy záznamù, které spadají do zpracovávaného období pro pøiznání k DPH provedeme následovnì: 1. Na chlopni 3. Seznam daòových dokladù vyhledáme doklad a stiskneme na nìm klávesu Enter. 2. Program otevøe záznam v Úèetním deníku a po stisku tlaèítka Editovat (Shift+F10) provedeme opravu, kterou uložíme. 3. Stiskem klávesy Escape se vrátíme do agendy Zpracování DPH. 4. Následnì stiskneme tlaèítko Pøepoèet, èímž zajistíme promítnutí provedených zmìn do této agendy. Sestavy Jsou pøipraveny sestavy pro odhalení duplicit, Denní souèty zdanitelných plnìní, Podklady pro Souhrnné hlášení, tisk vlatního Pøiznání k DPH nebo Záznamní povinnost v nìkolika druzích øazení (podle datumù DPH, podle datumù DPH a státù, podle dokladù nebo podle dokladù a státù). Upozornìní Období navolené v parametrech ve Správci sestav má vyšší prioritu než období, které bylo zadáno jako Zdaòovací období pro výbìr záznamù v agendì. Správce sestav pøebírá datumy z agendy, ale pøi jejich ruèní úpravì mùže do tisku vstoupit jiná množina dokladù. Proto doporuèujeme zadávání období tisku vìnovat potøebnou pozornost.

56 56 DUEL Uživatelská pøíruèka Poznámka Pro tisk Dodateèného pøiznání k DPH je nutno použít Skupinu DPH, u které je v èásti Upøesnìní Pøiznání k DPH uvedeno Dodateèné. Potøebnou skupinu si mùžeme do èíselníku Skupin DPH poøídit i sami viz kapitola Spoleèné èíselníky/ Skupiny DPH, v èásti 4. Poøízení nového záznamu. Operace V agendì jsou pøipraveny operace Pøepoèet, XML, PDF a Pøenos do ZaP. Operace Pøepoèet Operaci spouštíme zejména po zmìnì období nebo po provedení oprav daòových dokladù, které datem DPH spadají do navoleného období DPH. Podle parametrù (zdaòovací období a typ pøiznání) dojde k pøepoètu jednotlivých øádkù pøiznání tak, aby odpovídaly aktuálnímu stavu. Po spuštìní operace je také provedena kontrola zadaného období. Pokud období není poslední mìsíc ani ètvrtletí, program vypíše upozornìní s dotazem, zda chceme pokraèovat. Po kladné odpovìdi pøepoèet probìhne. Operace XML Touto operací provedeme export pøiznání k DPH do souboru ve formátu XML a jeho uložení na pevný disk. Soubor pak pomocí dalšího komunikaèního software pro styk se státní správou mùžeme zaslat na FÚ elektronickou cestou. Jméno souboru je složeno z identifikátoru "DPH" - zkratky zpracovávané firmy - roku - období - typu pøiznání.

57 DUEL Uživatelská pøíruèka 57 Operace PDF Operací provedeme export hodnot pro pøiznání k DPH do souboru ve formátu FDF. Jedná se o datový soubor s hodnotami, který je ve spojení s dodávaným souborem PDF - grafickou podobou Pøiznání k DPH schopen jednotlivá políèka naplnit právì tìmito hodnotami. Po uložení takto naplnìného vzoru vznikne plnohodnotný PDF soubor, se kterým lze standardnì dále pracovat. Pøi tisku pøiznání v tomto formátu je vzhled zcela shodný s originálním formuláøem. Jméno exportovaného datového souboru souboru je opìt složeno z identifikátoru DPH - zkratky zpracovávané firmy - roku - období - a typu pøiznání. Další možnost získání formuláøe Pøiznání k DPH ve formátu PDF je z tiskových sestav, které vyvoláme kombinací kláves Ctrl+P. Ve Správci sestav vybereme Pøiznání k DPH, Vzor è. 13 Pøiznání k dani z pøidané hodnoty. Když sestava vystoupí na obrazovku, tlaèítkem Export otevøeme menu a zvolíme možnost PDF dokument a uložíme jej na pevný disk.

58 58 DUEL Uživatelská pøíruèka Operace Pøenos do ZaP 1. Spuštìní operace Pøenos do ZaP vytvoøí z výsledku aktuálního pøiznání, záznam pro dávku do Závazkù a pohledávek s použitím dokladové øady udph a s èástkou daòové povinnosti nebo nadmìrného odpoètu. 2. Záznam uložíme stiskem tlaèítka Pøenést do ZaP (Ctrl+1). 3. Po pøenesení následuje dotaz Chcete nastavit nové období pro kontrolu zadávání data DPH?.

59 DUEL Uživatelská pøíruèka 59 Pokud nastavení nového období odsouhlasíme, program provede zmìnu parametrù v nabídce Nastavení firmy/ Parametry firmy/ Daò z pøidané hodnoty v èásti Kontroly, takže budeme mít pro další práci zajištìno, že program nás upozorní na záznamy, které by mohly Datumem DPH "spadnout" do období, které již máme zpracované, uzavøené a "odevzdané". Zpracování této operace se øídí nastavením parametrù v nabídce Nastavení firmy/ Parametry firmy/ Závazky a pohledávky v èásti Daòová povinnost a Nadmìrný odpoèet.

60 60 DUEL Uživatelská pøíruèka PS saldokonta Princip Na úvod krátce zmíníme, k èemu Saldokonto slouží a jak jeho zpracování probíhá. Saldokonto je aparát urèený ke sledování a vyhodnocování dodavatelsko - odbìratelských vztahù. Do jeho zpracování vstupují ty záznamy z agend Poèáteèní stavy saldokonta a Úèetní deník (vèetnì archivu deníku), které mají obrat na úètech oznaèených v Úètovém rozvrhu jako úèet Saldokontnì sledovatelný. Saldokonto v programu DUEL pracuje na principu porovnání souètù èástek úètovaných na stranách MD a D u saldokontnì sledovaných úètù. Pøi zpracování program vytváøí skupiny dokladù se stejným Párovacím znakem. V rámci tìchto skupin jsou seèteny zùstatky sledovaných úètù na stranách MD a D a je spoèítán rozdíl. Je-li nulový, jedná se o vyrovnané položky, v opaèném pøípadì jsou položky nevyrovnané. Výsledkem je Saldokonto v podobì tiskových sestav nevyrovnaných (nezaplacených) a vyrovnaných (zaplacených) položek, které mùžeme sledovat po úètech nebo firmách. Pro pøípad žádosti o pùjèku jsou pøipraveny také sestavy saldokonta po mìsících splatnosti, které jsou penìžními ústavy požadovány. Úèel Agenda Poèáteèní stavy saldokonta slouží k zadání a evidenci záznamù (napø. z agendy Závazkù a pohledávek), které ještì nebyly v okamžiku zahájení úètování nebo nového úèetního období uhrazeny a již se o nich nebude novì úètovat (bylo o nich úètováno v pøedchozím programu nebo v minulém úèetním období). Budoucí úhrady tìchto nevyrovnaných závazkù nebo pohledávek se v Saldokontu pak spárují právì se záznamy z této agendy. Odmìnou za peèlivé vedení záznamù je dokonale pøehledná evidence vyrovnaných a nevyrovnaných faktur s možností sledování po vybraných úètech nebo po jednotlivých firmách.

61 DUEL Uživatelská pøíruèka 61 Upozornìní Pro správný chod Saldokonta je potøeba dodržovat urèitá pravidla, zejména správné vyplnìní údaje Párovací znak, který je øídícím údajem pro celý aparát, v agendách Úèetní deník a Závazky a pohledávky. Pøi poøizování je údaj plnìn automaticky, proto ho nedoporuèujeme mìnit. Pokud bychom opravovali napøíklad záznam úhrady, opravíme také Párovací znak tak, aby byl shodný s údajem Doklad2. Tím zajistíme, že úhrada bude správnì promítnuta jak v Závazcích a pohledávkách, tak v sestavách Saldokonta. Popis Formuláø agendy je rozdìlen do dvou èástí. V èásti Doklad se nachází datum Vystavení a Splatnost, Doklad1 a Doklad2. V èásti Úètování jsou údaje Popis, èástka Celkem, Úèet MD, Úèet D, Firma a Párovací znak. Na chlopni 1. Saldokonto jsou poøízené záznamy pøehlednì zobrazeny ve formì seznamu. Chlopeò 2. Poznámka je urèena k zapsání podrobnìjších informací. Vazby Agenda je provázána na èíselníky Dokladù, Úètový rozvrh a Úèetní deník, ze kterého jsou tvoøeny sestavy Saldokonta.

62 62 DUEL Uživatelská pøíruèka Poøízení nového záznamu Naplnìní Poèáteèních stavù saldokonta je možné dvìma zpùsoby. Buï zadáme pouze neuhrazený zùstatek jako jeden doklad (v pøípadì èásteèné úhrady tak pøijdeme o pøedpis v pùvodní celkové výši, který však mùžeme zapsat na chlopeò 2. Poznámka) nebo poøídíme pøedpis vèetnì všech dosud uskuteènìných plateb. Zùstatek bude seèten podle párovacího znaku jako èástka k úhradì (pracnìjší zpùsob obsahující kompletní informace). 1. Zadáme Datum vystavení a Datum splatnosti dokladu. 2. Vybereme dokladovou øadu pro Doklad1 a upravíme èíslo dokladu tak, aby odpovídalo skuteènosti, zejména v pøípadì dokladù z minulých let. Pokud je pomocí Dokladu1 provádìna úhrada (nejedná se o pøedpis), zadáme do Doklad2 hrazený doklad, jinak Doklad2 nevyplòujeme. 3. V pøípadì potøeby vyplníme Popis. 4. Do Celkem zadáme èástku, která zbývá uhradit. 5. Vyplníme Úèet MD nebo Úèet D podle toho, na kterou stranu úètu zápis patøí. 6. Z èíselníku vybereme firmu, tím budeme mít zajištìno využití sestav Saldokonta øazené po firmách. 7. Vyplníme Párovací znak, který je u pøedpisu stejný jako je Doklad1. U úhrady zadáme èíslo hrazeného dokladu, v tomto pøípadì bude shodný jako Doklad2. 8. Záznam uložíme. Co se záznamy Záznamy vstupují do sestav Saldokonta. Sestavy Saldokonto obsahuje sestavy, které jsou rozdìleny na Nevyrovnané a Vyrovnané. Každá tato èást je øazena nìkolika zpùsoby, se souèty za rùzné údaje. Upozornìní Náležitou pozornost vìnujeme zadání období Data OD a Data DO ve Správci sestav. Volba období ovlivòuje, které doklady do zpracování vstoupí a tím ovlivní i podobu sestav. Špatnì zadané období mùže mít za následek i to, že zaplacený doklad se objeví mezi nevyrovnanými. Tiskem sestav Saldokonta takto mùžeme zpìtnì rekonstruovat stav úhrad pohledávek nebo závazkù k urèitému datu.

63 DUEL Uživatelská pøíruèka 63 Výkazy Úèel Agenda Výkazy slouží k zobrazení, kontrole a tiskùm sestav úèetních výkazù, které jsou podle zákona 563/1991 Sb. o úèetnictví povinnou souèástí úèetní uzávìrky. Výkazy je možné tisknout v plném (pro organizace podléhající auditu) nebo ve zjednodušeném rozsahu (ostatní organizace). Jsou zde pøipraveny výkazy Rozvaha, Zisku a ztráty (v souladu s vyhláškou è. 500/2002 Sb.) a také Cash flow a Vlastní výkaz. Popis Agenda je úzce zamìøena na zpracování Výkazù a tomu odpovídá její vzhled. Po otevøení agendy zadáváme období, za které zpracování Výkazù probìhne, a vybíráme typ výkazu. Vazby Agenda je provázána na Úètový rozvrh a Úèetní deník, ze kterého jsou sestavy Výkazù zpracovávány.

64 64 DUEL Uživatelská pøíruèka Práce v agendì 1. Nejprve zvolíme období, za které chceme výkaz zpracovat a po oznaèení pøíslušného výkazu pokraèujeme tlaèítkem Další v levém horním rohu obrazovky (Enter). 2. Pokud ke zvolenému vkazu neexistuje uložená historie pro naplnìní sloupce Minulé období, program nás upozorní a rovnou zobrazí zvolený výkaz. 3. Pokud historie existuje, vybereme požadovaný øádek a pokraèujeme stiskem tlaèítka Otevøít. 4. Naète se uložená historie pro zvolený výkaz a ten se otevøe. V otevøeném výkazu jsou v dolní èásti viditelné tøi listy: Na listu Definice jsou vzorce algoritmù, podle kterých výpoèet probíhá (po oznaèení pøíslušného pole), list Historie obsahuje údaje uložené za minulé období a na listu Výsledek je finální grafická podoba výkazu, která pøebírá hodnoty vypoèítané na listu Definice a pøípadnì také z listu Historie. 5. Výkaz vytiskneme pomocí tlaèítka Tisk v levém horním rohu. Po zpracování výkazu je možné stiskem tlaèítka Export vyexportovat výkaz ve formátu XLS do adresáøe Dokumenty nebo do námi zvoleného adresáøe. 6. Stiskem tlaèítka Uložit období mùžeme èísla právì zpracovávaného období uložit "do historie" pro budoucí použití (ukládáme aktuální stav zvoleného období). Tyto hodnoty pak budou pøi tvorbì výkazù za další období po pøípadném naètení zobrazeny ve sloupci Minulé úèetní období. 7. Po stisku tlaèítka Návrat v pravém horním rohu (Escape) zpracovaný výkaz opustíme a vrátíme se zpìt do agendy Výkazy.

65 DUEL Uživatelská pøíruèka 65

66 66 DUEL Uživatelská pøíruèka Tipy a triky Základem výkazù jsou, stejnì jako v každém jiném tabulkovém procesoru (napø. Microsoft Excel), buòky, ve kterých je text, èíslo nebo vzorec, který vypoèítává hodnotu na základì obsahu jiných bunìk nebo si hodnotu pøevezme z programu (napø. koneèný stav konkrétního úètu z Úètového rozvrhu apod.). Každá buòka má své souøadnice (písmeno/èíslo) a mùže mít své nastavení (barva podkladu, ohranièení, typ písma atd.). Program také umožòuje editaci algoritmù výpoètù výkazù po výbìru buòky na listì Definice. Dodané vzory výkazù však nejsou uživatelsky modifikovatelné. Pokud potøebujeme upravit grafickou podobu výkazu nebo algoritmy ve výpoètové èásti, musíme nejprve v seznamu výkazù vytvoøit kopii ze vzoru.

67 DUEL Uživatelská pøíruèka 67 Datová uzávìrka Úèel Z hlediska funkènosti programu není datová uzávìrka povinná a nemá žádný vliv na výstupy z úèetnictví. Její provedení však má dva pozitivní dopady. První je ten, že dojde k uzavøení poøízených dat k vybranému dni a tím zabezpeèíme zkontrolovaná data pøed zmìnou bez ohledu na to, zda by se jednalo o zmìnu úmyslná èi nechtìnou. Druhý dopad je ve zmenšení objemu dat v èásti Úèetnictví/ Aktuální období, což (zvláš pøi velkém objemu dat) vede ke zrychlení vyhledávání, tisku sestav a další práce s daty. V pøípadì potøeby je možné uzavøená data k vybranému datu znovu otevøít, opravit a opìt uzavøít. Data nikam nezmizí, pøesunou se do agend ve vìtvi Všechna data. Popis Po otevøení agendy vidíme tlaèítka pøipravených operací - viz obrázek.

68 68 DUEL Uživatelská pøíruèka Jednotlivé operace v agendì Datová uzávìrka jsou: Záloha dat. Pøed provedením uzávìrky doporuèujeme provedení zálohy dat (viz Slovníèek na zaèátku pøíruèky). Kontrola a oprava úèetního deníku. Tlaèítkem Kontrola provedeme kontrolu dat v Úèetním deníku. Datová uzávìrka. Tlaèítkem Uzavøít spustíme Prùvodce datovou uzávìrkou. Vrácení datové uzávìrky. Tlaèítko Návrat slouží ke spuštìní prùvodce vrácením Datové uzávìrky. Vazby Agenda je vázána na Úèetní deník, kde provede pøesun dat, která spadají do uzavíraného období v agendách Úèetní deník a Závazky a pohledávky do archivu. Pøesunuté záznamy najdeme v èásti Všechna data v agendách Úèetní deník + archivy, Rozúètování + archivy nebo Závazky a pohledávky + archivy. V agendách Úèetní deník a Závazky a pohledávky zùstanou jen záznamy s datem poøízení nebo zaúètování po datu uzávìrky. V pøípadì záznamù poøízených v agendì Závazky a pohledávky dojde k pøesunu dat jen v pøípadì, že jsou plnì uhrazené, což nám pomùžeme udržet pøehled o úhradách. Operace Operace Záloha Bližší popis provedení zálohy dat je uveden ve Slovníèku na zaèátku pøíruèky. Operace Kontrola Operace Kontrola a oprava Úèetního deníku provede již známou provìrku zaúètovaných záznamù a vypíše pøípadné nesrovnalosti s kódem chyby. Po provedení oprav mùžeme spustit kontrolu Úèetního deníku znovu, výsledkem by mìlo být hlášení, že data jsou v poøádku. Operace Uzavøít Program nejprve provede kontrolu, zda jsou všechny agendy zavøené, aby nemohlo dojít ke stavu, že by zùstaly nìjaké záznamy v režimu editace. Pokud jsou nalezeny otevøené agendy, vystoupí upozornìní s nabídkou na jejich zavøení.

69 DUEL Uživatelská pøíruèka Po odsouhlasení uzavøení otevøených agend se spustí Prùvodce datovou uzávìrkou. 2. Prùvodce zobrazí informace o aktuálnì evidovaném Datu otevøení úèetních knih a také o Datu provedení poslední datové uzávìrky. Do editaèního políèka zadáme požadované Datum datové uzávìrky. 3. Po stisku tlaèítka Další (Enter) program vypíše v horní èásti okna informaci, k jakému datu bude datová uzávìrka provedena, po stisku tlaèítka Dokonèit (Enter) je uzávìrka provedena. V pøípadì, že bychom chtìli zadané datum zmìnit, stiskneme pøed dokonèením tlaèítko Zpìt a zadáme nové. 4. Po provedení datové uzávìrky program vypíše hlášení Operace byla úspìšnì dokonèena. Operace Návrat Datovou uzávìrku je možné vrátit k libovolnì zvolenému datu, které však pochopitelnì musí ležet mezi Datem otevøení úèetních knih a datem poslední datové uzávìrky. Nejèastìji se vracíme k úèetnímu datu dokladu, který potøebujeme opravit. Výsledkem vrácení datové uzávìrky je pøesun záznamù ze zvoleného období z archivu zpìt do aktuálních dat Úèetního deníku, rozúètování a Závazkù a pohledávek. Program nejprve provede kontrolu, zda jsou všechny agendy zavøené, aby nemohlo dojít ke stavu, že by zùstaly nìjaké záznamy v režimu editace. Pokud jsou nalezeny otevøené agendy, vystoupí upozornìní s nabídkou na jejich zavøení. 1. Po odsouhlasení uzavøení otevøených agend se spustí Prùvodce vrácením datové uzávìrky. 2. Prùvodce zobrazí informace o aktuálnì evidovaném Datu otevøení úèetních knih a také o Datu provedení poslední datové uzávìrky. Do editaèního políèka zadáme požadované datum, ke kterému se chceme vrátit

70 70 DUEL Uživatelská pøíruèka 3. Po stisku tlaèítka Další (Enter) program vypíše v horní èásti okna informaci, k jakému datu bude datová uzávìrka vrácena, po stisku tlaèítka Dokonèit (Enter) je uzávìrka vrácena. 4. V pøípadì, že bychom chtìli zadané datum zmìnit, stiskneme pøed dokonèením tlaèítko Zpìt a zadáme nové. 5. O úspìšném provedení operace jsme informováni hlášením Operace byla úspìšnì dokonèena.

71 DUEL Uživatelská pøíruèka 71 Tioy a triky Kroky Záloha dat a Kontrola a oprava úèetního deníku nejsou povinné, ale rozhodnì je doporuèujeme provést. V Nastavení firmy/ Parametry firmy v èásti Uzávìrky jsou dostupné informace, k jakému datu byly uzávìrky provedeny.

72 72 DUEL Uživatelská pøíruèka Úèetní uzávìrka Úèel Provedením Úèetní závìrky uzavøeme celé vedené úèetnictví. Závìrku provádíme ke konci kalendáøního roku nebo tzv. hospodáøského roku. Závìrka provede uzavøení úèetních knih, pøevede hospodáøský výsledek a otevøe úèetní knihy pro nové úèetní období. V pøípadì potøeby je možné uzavøená data znovu otevøít, provést potøebné opravy a opìt je uzavøít. Popis Po otevøení agendy vidíme tlaèítka pøipravených operací. Obrazovka i postup provedení je shodný jako u Datové uzávìrky. Jednotlivé operace v agendì Úèetní závìrka jsou: Záloha dat. Pøed provedením uzávìrky doporuèujeme provedení zálohy dat (viz Slovníèek na zaèátku pøíruèky). Kontrola a oprava úèetního deníku. Tlaèítkem Kontrola provedeme kontrolu dat v Úèetním deníku.

73 DUEL Uživatelská pøíruèka 73 Úèetní závìrka. Tlaèítkem Uzavøít spustíme Prùvodce úèetní závìrkou. Vrácení datové uzávìrky. Tlaèítko Návrat slouží ke spuštìní prùvodce vrácením Úèetní závìrky. Vazby Agenda je vázána na Úèetní deník, kde provede pøesun dat, která spadají do uzavíraného období v agendách Úèetní deník a Závazky a pohledávky do archivu. Pøesunuté záznamy najdeme v èásti Všechna data v agendách Úèetní deník + archivy, Rozúètování + archivy nebo Závazky a pohledávky + archivy. V agendách Úèetní deník a Závazky a pohledávky zùstanou jen záznamy s datem poøízení nebo zaúètování po datu závìrky. V pøípadì záznamù poøízených v agendì Závazky a pohledávky dojde k pøesunu dat jen v pøípadì, že jsou plnì uhrazené, což nám pomùžeme udržet pøehled o úhradách. Upozornìní Záznamy, které svým datem poøízení nebo zaúètování nepatøí do uzavíraného období v agendách samozøejmì zùstanou. proto mùžeme bez obav zadávat nová data (napø. data nového roku) ke starým a Úèetní závìrka je pak "oddìlí". Závìrku tedy není nutné provádìt ihned po skonèení úèetního období, ale mùžeme poèkat až k nám dojdou všechny potøebné doklady a informace. Mezitím je možné pokraèovat v zadávání dat dalšího úèetního období. Operace Operace Záloha Bližší popis provedení zálohy dat je uveden ve Slovníèku na zaèátku pøíruèky. Operace Kontrola Operace Kontrola a oprava Úèetního deníku provede již známou provìrku zaúètovaných záznamù a vypíše pøípadné nesrovnalosti s kódem chyby. Po provedení oprav mùžeme spustit kontrolu Úèetního deníku znovu, výsledkem by mìlo být hlášení, že data jsou v poøádku.

74 74 DUEL Uživatelská pøíruèka Operace Uzavøít Operace provede uzavøení úèetního období a otevøení úèetních knih pro další období vèetnì nabídky tisku pøíslušných sestav. Úèetní uzávìrka pøesune záznamy z èásti Aktuální období do èásti Všechna data. Zároveò dojde k naplnìní poèáteèních stavù u rozvahových úètù. Prùvodcem úèetní závìrkou jsme vedeni po jednotlivých krocích. 1. Po spuštìní operace zadáme Datum úèetní závìrky a stiskneme tlaèítko Další (Enter). 2. Program provede kontrolu existence úètù 710, 702 a 701, pøes které závìrka probíhá vèetnì existence úètu 431, na který je pøeveden výsledek hospodaøení firmy (zisk nebo ztráta).

75 DUEL Uživatelská pøíruèka Na další obrazovce je zobrazen výsledek kontroly úètování porovnání shody stran Má dáti a Dal. 4. Další obrazovka umožní tisk sestav Uzavøení a Otevøení úèetních knih. Pomocí tlaèítek Sestava vyvoláme Správce sestav, který nám umožní pøíslušnou sestavu vytisknout. 5. Pokraèovat dál je možné až po zaškrtnutí políèka Tiskové sestavy jsou v poøádku. Bez tohoto potvrzení je tlaèítko Další nepøístupné. 6. Vlastní provedení závìrky provedeno po stisku tlaèítka Dokonèit. O dokonèení operace jsme informováni hlášením.

76 76 DUEL Uživatelská pøíruèka Operace Návrat Pro pøípad nutnosti provedení dodateèných oprav je možné uzávìrku vrátit pomocí operace Návrat. Stejnì jako v pøípadì Úèetní závìrky je obsluha vedena Prùvodcem. V nìm volíme, kam až se chceme v úèetnictví vrátit. Tipy a triky Kroky Záloha dat a Kontrola a oprava úèetního deníku nejsou povinné, ale rozhodnì je doporuèujeme provést. V Nastavení firmy/ Parametry firmy v èásti Uzávìrky jsou dostupné informace, k jakému datu byly závìrky provedeny.

77 DUEL Uživatelská pøíruèka 77 Všechna data Tato èást programu obsahuje agendy Úèetní deník + Archivy, Rozúètování + Archivy a Závazky a pohledávky + Archivy. V každé z tìchto agend se nachází data aktuálního úèetního období spolu s daty, která jsou uzavøena úèetními a datovými uzávìrkami. Záznamy spadající do datové nebo úèetní uzávìrky jsou zobrazeny barevnì, záznamy z aktuálního období standardním písmem.

78 78 DUEL Uživatelská pøíruèka Data v tìchto agendách nelze poøizovat, opravovat ani mazat, jsou pøístupná pouze pro prohlížení nebo tisk sestav. S daty mùžeme pracovat bìžným zpùsobem jako v aktuálním období, záznamy lze podle potøeby øadit, filtrovat nebo v nich vyhledávat. Kombinací kláves Ctrl+P vyvoláme Správce sestav, ve kterém jsou pøipraveny sestavy za aktuální období a také sestavy, které obsahují data vèetnì archivu. Protože je zde možné navolit tisk za delší rozmezí než aktuální úèetní období, mají tyto sestavy vìtší vypovídací schopnost.