Organizační pokyny INCHEBA EXPO PRAHA, spol. s r.o. Výstaviště Praha - Holešovice

Transkript

1 Organizační pokyny INCHEBA EXPO PRAHA, spol. s r.o. Výstaviště Praha - Holešovice

2 Vážení vystavovatelé, v zájmu zabezpečení hladkého průběhu veletrhu Vás prosíme, abyste věnovali pozornost následujícím důležitým informacím: Název akce: SPORT EXPO 2017 Veletrh sportovních potřeb a vybavení Místo konání: Výstaviště PRAHA Holešovice Průmyslový palác (viz mapa objekt č. 4) Termín konání: Otevírací doba: Vstupné: Registrační centrum: pro návštěvníky: hod hod pro vystavovatele: hod hod. zdarma vlevo za vjezdovou bránou do areálu Výstaviště (pod Hotelem EXPO) vstup do Pavilonu D (viz mapa objekt č. 13) od Goja Music Hall (Pyrmida viz mapa objekt č. 12) Manažer veletrhu: Stavba stánků: Schvalování projektů : Produkce : Gabriela Krovozová T M Viktor Zvelebil T M Josef Pospíšil T Veronika Hamáková T M E: g.krovozova@incheba.cz E v.zvelebil@incheba.cz E j.pospisil@incheba.cz E v.hamakova@incheba.cz Vystavovatelé i realizátoři expozic jsou povinni bezpodmínečně dodržovat Provozně bezpečnostní předpisy platné v areálu Výstaviště Praha Holešovice, které jsou přílohou těchto Organizačních pokynů! Podepsané provozně bezpečnostní předpisy prosíme přinést s sebou k registraci, popř. je možné podepsat je přímo u registrace. 2

3 1. REGISTRACE VYSTAVOVATELŮ Po příchodu vystavovatelů či realizátorů stánků na Výstaviště je nutné se zaregistrovat v Registračním centru, které se nachází v budově Incheba Expo Praha v Pavilonu D (viz mapa objekt č. 13), vlevo za vjezdovou bránou na Výstaviště, vstup od Goja Music Hall (Pyramida viz mapa objekt č. 12). Registrace probíhá ve dnech: úterý hod. středa hod. čtvrtek hod. Všichni vystavovatelé se musí zaregistrovat nejpozději do hod. Veškeré vystavené faktury musí být uhrazeny před akcí! V případě, že budete mít v pořádku veškeré platby, při registraci obdržíte: - montážní průkazy, platné po dobu montáže a demontáže - vystavovatelské průkazy, platné po dobu veletrhu v předepsaném počtu dle velikosti stánku do 20 m 2 5 ks do 50 m 2 8 ks do 30 m 2 6 ks nad 50 m 2 10 ks - objednané parkovací karty, umožňující parkování v horní části areálu Výstaviště po celou dobu montáže a konání veletrhu. Přiobjednání na místě je možné jen v omezeném množství. - montážní a demontážní parkovací karty (umožňující vjezd do areálu po dobu montáže a demontáže) Bez vystavovatelského nebo montážního průkazu nebude žádná osoba vpuštěna na výstavní plochu. 2. PLATBY FAKTUR, DODATEČNÉ OBJEDNÁVKY V případě, že jste některé faktury uhradili méně než 3 dny před začátkem montáže, prosíme, přineste s sebou kopie dokladů o jejich uhrazení (výpis z účtu, nikoli příkaz k úhradě). Pokud realizaci Vašeho stánku zajišťujete prostřednictvím jiné firmy, je třeba, aby se i tato firma prokázala u registrace kopiemi uvedených dokladů. V případě, že platba nebyla připsána na náš účet a vystavovatel se nemůže prokázat výše uvedenými doklady, nebude mu umožněna realizace stánku. Všechny objednané služby vyfakturované předem musí být uhrazeny v termínu splatnosti před začátkem montáže. Dodatečné objednávky, realizované přímo na Výstavišti, je třeba uhradit je v hotovosti v pokladně registračního centra ve dnech Pokladna je otevřena v průběhu registrace. 3. MONTÁŽ EXPOZIC Montáž vlastních realizací stánků probíhá následovně: úterý hod. středa hod. čtvrtek hod. Stánky realizované INCHEBOU EXPO PRAHA spol. s r. o. budou k dispozici vystavovatelům k převzetí a instalaci exponátů ve středu od hod. Ve čtvrtek je třeba dokončit instalaci exponátů nejpozději do hod. Upozornění: Při pokládání koberců Vás žádáme o použití papírové krycí pásky pod Vaši oboustrannou lepenku z důvodu snadného odstranění. Pokud na podlaze zůstanou stopy po lepící pásce, budou Vám náklady na její odstranění fakturovány. K návozu použijte návozové vstupy v jednotlivých halách. 3

4 Upozornění: Realizační firmy mají přísný zákaz řezání, broušení dřevotřískových, sádrokartonových a podobných materiálů v halách. 4. DEMONTÁŽ EXPOZIC sobota hod neděle hod Prosíme všechny vystavovatele, kteří mají expozici od společnosti INCHEBA EXPO PRAHA spol. s r. o., aby si svoje zařízení a exponáty odvezli z expozic hned po ukončení veletrhu tj po hod, aby se mohly stánky okamžitě demontovat. 5. POVOLENÍ K VJEZDU VOZIDEL DO AREÁLU MONTÁŽ V průběhu montáže ( ) může vystavovatel nebo jím pověřená osoba svůj materiál přivážet a odvážet na/z Výstaviště osobním nebo nákladním autem následovně: parkovací karta (platná ) umožňuje celodenní stání v horní části areálu pro 1 osobní nebo nákladní auto. vjezd a výjezd pro montážní firmy zdarma bude umožněn na základě parkovacího lístku s čárovým kódem, který obdržíte při registraci. Vjezdové povolení umožňuje v průběhu dne opakovaný vjezd / výjezd z areálu Výstaviště. PRŮBĚH VELETRHU Držitelé parkovacích karet mají neomezený vjezd a stání v areálu Výstaviště u Průmyslového paláce. Po dobu trvání veletrhu je možný vjezd osobních a dodávkových aut za účelem doplnění zásob ráno od 9 do 10 hod a od 9 do 10 zdarma na základě parkovacího lístku s čárovým kódem, který si sami odeberete z parkovacího automatu přímo u vjezdové brány. Areál výstaviště je nutné opustit do 45 min po vjezdu. Po této době bude vjezd zpoplatněn. DEMONTÁŽ V průběhu demontáže ( ) může vystavovatel nebo jím pověřená osoba svůj materiál přivážet a odvážet na/z Výstaviště osobním nebo nákladním autem následovně: parkovací karta (platná ) umožňuje celodenní stání v horní části areálu pro 1 osobní nebo nákladní auto. vjezd a výjezd pro montážní firmy zdarma bude umožněn na základě parkovacího lístku s čárovým kódem, který obdržíte při registraci. Vjezdové povolení umožňuje v průběhu dne opakovaný vjezd / výjezd z areálu Výstaviště. Upozornění: informujte své montážní firmy o pravidlech montáže a demontáže! 6. PARKOVÁNÍ VOZIDEL Parkování osobních automobilů je v průběhu výstavy umožněno uvnitř v horní části areálu s koupenou parkovací kartou. Cena parkovací karty je 1.500,- Kč / osobní automobil (bez DPH). Povolení k parkování platí od 2. 5 do Počet parkovacích míst je omezený. V případě Vašeho zájmu o parkovací průkazy nás kontaktujte. Platba bude zahrnuta do fakturace za služby. V případě pozdního objednání bude platba nutná na místě v hotovosti. Další parkovací plochy jsou k dispozici v dolní části areálu u vjezdové brány za plaveckým bazénem: 40 Kč / hod. 4

5 7. ODVOZ ODPADU V souvislosti s montáží a demontáží upozorňujeme vystavovatele, kterým stánky nestaví INCHEBA EXPO PRAHA, na nutnost odvozu stavebního odpadu a objemných obalových materiálů realizačními firmami. V případě potřeby přistavení kontejneru pro vlastní potřebu kontaktujte produkci veletrhu na tel.: Vícenáklady spojené s odvozem odpadu budou dodatečně vyfakturovány. 8. SPEDICE A MANIPULAČNÍ SLUŽBY Spedičními a manipulačními službami pro vystavovatele je pověřena společnost, která se nachází v areálu Výstaviště. V případě, že chcete využít výše jmenovaných služeb, doporučujeme kontaktovat firmu BECKSPEDITION předem. BECKSPEDITION Výstaviště 67, Praha 7 Holešovice Ing. Pavel Beck, Monika Veselá T/F M , E beck.pavel@volny.cz, monika.vesela@seznam.cz Odvoz a uskladnění prázdných obalů je možné objednat rovněž u výše uvedené spediční firmy. Skladování prázdných obalů a instalačního materiálu v prostoru za expozicemi je zakázáno! 9. OCHRANA MAJETKU Počínaje dnem zahájení montáže až po ukončení demontáže je v možném rozsahu zabezpečena ochrana majetku proti jeho zcizení prostřednictvím pořadatelské služby a bezpečnostní služby. Po uzavření prostor, denně po hod (v době konání výstavy), resp. denně ihned po ukončení montáže nebo demontáže, je hala zabezpečena. Organizátor neručí za škody zaviněné třetí osobou anebo v důsledku jím nezaviněných okolností v době konání výstavy, její montáže a demontáže, a proto doporučujeme vystavovatelům zajistit ochranu svého majetku běžnými prostředky (individuální ochranu stánku je možno objednat u pořadatele) a pojistnou smlouvou. Zároveň doporučujeme vystavovatelům opouštět své stánky až před ukončením otevírací doby pro vystavovatele (nikoliv ihned po skončení otevírací doby pro návštěvníky). 10. POJIŠTĚNÍ 1. Účast na výstavě je na vlastní riziko vystavovatele. Vystavovatel nebude činit organizátora zodpovědným za jakékoliv požadavky třetích stran na náhradu škod vzniklých jako důsledek účasti vystavovatele na výstavě. 2. Organizátor nezodpovídá vystavovateli, spoluvystavovateli ani realizátorům za ztrátu, zničení nebo jakékoliv poškození exponátů, vybavení a zařízení stánku, obalů a balicího materiálu bez ohledu na to, ať ke zničení nebo jinému poškození došlo před začátkem, během nebo po skončení výstavy. 3. Vystavovatelé a realizátoři jsou povinní na vlastní náklady uzavřít pojištění za škody způsobené vlastní činností v rozsahu podle následující tabulky: vystavovatelé realizující expozici vlastními silami 500 tis. Kč realizační firmy, které realizují expozice do 30m2 1 mil. Kč realizační firmy, které realizují expozice do 50m2 2 mil. Kč 5

6 realizační firmy, které realizují expozice do 100m2 3 mil. Kč realizační firmy, které realizují expozice do 200m2 4 mil. Kč realizační firmy, které realizují expozice do 300m2 5 mil. Kč Vystavovatel bude mít možnost pojistit svou expozici či exponáty u České pojišťovny a.s.: Sylvie Kolářová, mobil: , telefon: , fax , sykolarova@cpoj.cz V případě, že Vaše společnost má uzavřeno celoroční pojištění odpovědnosti, není nutné sjednávat další pojistku. 11. REKLAMNÍ PŘÍLEŽITOSTI Po dobu veletrhu Sport Expo je možné využít k podpoře Vaší účasti a propagaci firmy, expozice nebo novinek řadu reklamních příležitostí v areálu Výstaviště Praha - Holešovice: umístění transparentu na hlavní bráně Výstaviště, pronájem billboardových ploch, spoty v areálovém rozhlase, dále nabízíme umístění plošných poutačů, bannerů, infostojek a nafukovacích reklamních předmětů, reklamu na balustrádě Průmyslového paláce, distribuci firemních materiálů našimi nebo vlastními hosteskami promotéry atd. Bližší informace k jednotlivým marketingovým aktivitám Vám sdělí Kateřina Marešová (tel , mobil , k.maresova@incheba.cz), která Vám rovněž ráda pomůže zvolit vhodnou reklamní příležitost s ohledem na cílovou skupinu a Vaše požadavky. Veškerá reklama a propagace v areálu Výstaviště podléhá schválení a zpoplatnění ze strany pronajímatele! 12. DOPRAVA NA VÝSTAVIŠTĚ metrem na stanici Nádraží Holešovice (trasa C červená) a dále jednu stanici tramvajemi č. 6, 12, 17 (výstupní stanice Výstaviště Holešovice ) z centra Prahy tramvají č. 6 (výstupní stanice Výstaviště Holešovice ) osobním automobilem po magistrále ve směru od Brna, stále rovně (směr Holešovice) přijedete přímo k pražskému Výstavišti (viz mapa objekt č. 3), parkování je možné v dolní části areálu Výstaviště Vážení vystavovatelé, věříme, že Vám tyto informace usnadní přípravu a průběh akce. Přejeme Vám příjemný pobyt v Praze a doufáme, že Vaše prezentace na veletrhu přispěje ke splnění Vašich obchodních cílů. Těšíme se na Vaši účast tým veletrhu Sport Expo

7 7