DAŇOVÉ DOKLADY V ELEKTRONICKÉ FORMĚ

Transkript

1 Právnická fakulta Masarykovy univerzity Katedra finančního práva a národního hospodářství Studijní obor: Právo a finance DAŇOVÉ DOKLADY V ELEKTRONICKÉ FORMĚ Bakalářská práce Autor práce: Ivan Syka Akademický rok 2012/2013

2 Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma Daňové doklady v elektronické formě zpracoval sám. Veškeré prameny a zdroje informací, které jsem použil k sepsání této práce, byly citovány v poznámkách pod čarou a jsou uvedeny v seznamu použitých pramenů a literatury. Ivan Syka 1

3 Poděkování Zvláště děkuji vedoucímu práce JUDr. Ing. Liboru Kynclovi, Ph.D za podrobnou inspirující diskuzi při zpracovávání práce a mnoho užitečných rad v průběhu zpracování práce. Dík patří také pracovníkům a majitelům nejmenované účetní firmy, kteří se účetnictvím a daňovou problematikou každodenně zabývají a poskytli mi mnoho užitečných informací z praxe. 2

4 Anotace Bakalářská práce pojednává o daňových dokladech v elektronické podobě. Jsou zde popsány náležitosti daňových dokladů a jejich kategorizace obecně, bez ohledu na jejich formu. Hlavním tématem však není jejich konkrétní zaměření a náležitosti. Jde především o to, co ještě po přenesení do elektronické podoby je daňovým dokladem s pohledu právního, daňového a účetního. Práce se v kontextu stávající legislativy a technických možností zabývá praktickou využitelností elektronických dokladů a náročností a specifiky práce s takovými doklady. Klíčová slova Daňový doklad, faktura, proforma, zaručený elektronický podpis, časové razítko, archivace, certifikát, datová schránka, daň z přidané hodnoty, konverze. Abstract This bachelor thesis deals with tax documents in an electronic form. Proprieties of tax documents and their categorizations generally are described in the thesis, without reference to their form. But the main matter is not their factual sight and proprieties. The thing is, what is after the shift to electronic form a tax document with the legal, tax, and accounting view. This thesis in the context of current legislature and technical possibilities deals with a practical utility of electronic documents and seriousness and a specificity of work with these documents. The question how it is possible to develop this sphere in the context of experience from practice is intimated at the close of the thesis. Keywords Tax document, invoice, proforma, warranted electronic signature, clock stamp, archiving, certificate, data box, VAT - Value Added Tax, conversion. 3

5 Seznam použitých zkratek OZ Zákon č. 40/1964 Sb. občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů OBCHZ Zákon č. 513/1991 Sb. obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů ZUC Zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů ZDZP Zákon č. 586/1992 Sb. o dani z příjmů, ve znění pozdějších předpisů ZEP Zákon č. 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu, ve znění pozdějších předpisů ZDPH Zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů ZEU Zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů DPH daň z přidané hodnoty 4

6 Obsah ÚVOD DAŇOVÝ DOKLAD Daňový doklad jako právní pojem Obchodní listiny Další členění daňových dokladů kategorizace v praxi Faktura Proforma faktura Zálohová faktura Zjednodušený daňový doklad Další daňové doklady ELEKTRONICKÁ PODOBA DOKLADŮ Dokumenty v elektronické podobě právní předpisy Požadavky na elektronický doklad Digitalizace dokladů jako technologický proces Schéma přenosu dokladů v digitální podobě Formáty dat Zabezpečení elektronických dokladů Elektronický podpis, elektronická značka a časové razítko Datové schránky Konverze a archivace digitálních dokladů Konverze Archivace ZAŘAZENÍ ZÁLOHOVÉ FAKTURY A PROFORMA FAKTURY S POHLEDU ZDPH A ZUC PROKAZOVÁNÍ DORUČENÍ DAŇ. DOKLADU V PRAXI ZÁVĚR ENGLISH RESUME SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY

7 Úvod Dovolil bych si tvrdit, že elektronickou podobu daňových dokladů správně využívá pouze zlomek subjektů, které s daňovými doklady pracují. Stát, který by měl být jako zákonodárce iniciátorem a propagátorem změn, v této oblasti spíše zaostává a státní, resp. daňová správa trpí nedostatkem schopných pracovníků, kteří by tuto problematiku zvládali a reálně by tak využívání takových technologií přinášelo časovou i ekonomickou úsporu. Spíše naopak, v mnoha případech ať už se jedná o soudní spory nebo daňová řízení, není elektronická podoba dokladu relevantní a je nutné využívat konverzi do papírové podoby, která je časově i ekonomicky poměrně náročná. Nicméně je využívání elektronické podoby dokladů celosvětově na vzestupu a využívání ve vnitropodnikových systémech se ve velkých podnicích stalo nutností. Elektronická podoba dokladů má přes zmíněné nedostatky způsobené spíše vnějšími okolnostmi, také mnoho výhod. V dnešní celosvětově propojené ekonomice odbourává jazykovou bariéru, protože výstupy z mnoha formátů je možné vytvořit v jazykových mutacích při zachování hlavního obsahu. Při využívání standardizovaných formátů dat jako je EDI je umožněno strojní zpracování dat v rozsahu a kvalitě při ručním zpracování nedosažitelných. Přenos dat je také prakticky neomezený v rámci celosvětové sítě internetu a probíhá v reálném čase při nesrovnatelně nižších nákladech v porovnání s přenosem v papírové podobě. Tato práce je tedy zaměřena na vytvoření souboru vybraných informací, jejich schematické seřazení a utřídění pojmů spojených s daným tématem tak, aby i běžný laik byl schopen kvalifikovaně posoudit problematické případy z oblasti daňových a příp. účetních dokladů a také kvalifikovaně posoudit výhody a nevýhody využití elektronické podoby daňových dokladů, ale i dalších dokumentů v současné praxi. Druhá kapitola se zabývá daňovým dokladem jako specifickým dokumentem, který má odlišné uplatnění a jsou na něho kladeny různé požadavky závislé na právním předpisu, z jehož pohledu doklad hodnotíme. 6

8 Ve třetí kapitole jsou shrnuty získané poznatky o elektronické podobě dokladů, jejich uchovávání a důvěryhodnosti. V závěru práce v kapitole 4. je samostatně provedena analýza zařazení zálohové faktury a proforma faktury na základě syntézy získaných poznatků a je provedeno jejich srovnání navzájem. Následující kapitola je pak věnována prokazování doručení dokladu v elektronické podobě příjemci. Při vytváření této práce je pro zkoumání právních předpisů použito gramatické a systematické metody. V práci je také využíváno praktických zkušeností a poznatků zprostředkovaných pracovníky účetní firmy zpracovávající účetní, daňové a mzdové agendy různého rozsahu pro cca 50 podniků podnikajících v širokém spektru oborů se zastoupením vývoje a výzkumu, služeb, výrobní i obchodní činnosti a dokonce i činnosti insolvenčních správců, která rozhodně není běžně v agendách účetních firem zastoupena. Tato firma není v práci na vlastní žádost jmenována. Tyto praktické poznatky jsou zpracovány metodou indukce a následně syntézy s teoretickými poznatky. 7

9 1. Daňový doklad 1.1. Daňový doklad jako právní pojem Definice daňového dokladu je zakotvena v Zákoně č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, kde je v 26 odst. 1 uvedeno, že daňovým dokladem je písemnost, která splňuje podmínky stanovené v tomto zákoně. 1 A tyto podmínky jsou dále specifikovány v 29 ZDPH takto: (1) Daňový doklad musí obsahovat tyto údaje: a) označení osoby, která uskutečňuje plnění, b) daňové identifikační číslo osoby, která uskutečňuje plnění, c) označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje, d) daňové identifikační číslo osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje, e) evidenční číslo daňového dokladu, f) rozsah a předmět plnění, g) den vystavení daňového dokladu, h) den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty, pokud před uskutečněním plnění vznikla povinnost ke dni přijetí úplaty přiznat daň nebo přiznat uskutečnění plnění, pokud se liší ode dne vystavení daňového dokladu, i) jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně, j) základ daně, k) sazbu daně, l) výši daně; tato daň se uvádí v české měně. (2) Daňový doklad musí obsahovat rovněž tyto údaje: a) odkaz na příslušné ustanovení tohoto zákona, ustanovení předpisu Evropské unie nebo jiný údaj uvádějící, že plnění je od daně osvobozeno, je-li plnění osvobozeno od daně, b) "vystaveno zákazníkem", je-li osoba, pro kterou je plnění uskutečněno, zmocněna k vystavení daňového dokladu, c) "daň odvede zákazník", je-li osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno. 2 1 Zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit ] 2 Zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit ] 8

10 Z výše uvedeného tedy vyplývá, že daňovým dokladem může být jakýkoli doklad obsahující uvedené náležitosti. Pojmy jako faktura nebo proforma faktura však nejsou definovány. Jedná se pouze o vžité označení určitého druhu dokladu, který však nemusí být vždy i daňovým nebo účetním dokladem, jak vyplyne z následujícího Obchodní listiny Na daňový doklad jako obchodní listinu se jistě vztahuje také ustanovení Zákona č. 513/1991 Sb. obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů 13a Obchodní listiny (1) Každý podnikatel je povinen na všech objednávkách, obchodních dopisech, fakturách, smlouvách a v rámci informací zpřístupňovaných veřejnosti prostřednictvím dálkového přístupu (dále jen "internetové stránky") uvádět údaj o své firmě, jménu nebo názvu, sídle nebo místu podnikání a identifikačním čísle osoby (dále jen "identifikační číslo"); podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku též údaj o tomto zápisu, včetně spisové značky, a podnikatelé nezapsaní v obchodním rejstříku též údaj o zápisu do jiné evidence, v níž jsou zapsáni. Údaj o výši základního kapitálu lze v těchto listinách a na internetových stránkách uvádět, jen jestliže byl zcela splacen. (2) Na všech objednávkách, obchodních dopisech, fakturách, smlouvách a na internetových stránkách týkajících se podniku zahraniční osoby nebo jeho organizační složky je zahraniční osoba povinna uvádět údaje podle odstavce 1 a dále i údaj o zápisu podniku nebo jeho organizační složky do obchodního rejstříku, včetně spisové značky. Jde-li o osobu, na níž se vztahuje 21 odst. 5, uvádí stejné údaje jako česká osoba nezapsaná v obchodním rejstříku podle odstavce 1. (3) Na objednávkách, obchodních dopisech, fakturách, smlouvách a na internetových stránkách týkajících se podniku zahraniční osoby nebo organizační složky podniku zahraniční osoby nemusí být uveden údaj o zápisu zahraniční osobydo evidence podnikatelů ve státě, jehož právem se zahraniční osoba řídí nebo v 9

11 němž má bydliště, pokud toto právo zápis do takové evidence neukládá nebo neumožňuje Další členění daňových dokladů kategorizace v praxi Pokud se setkáváme s běžnou účetní praxí, je použití pojmu daňový doklad vztaženo na všechny doklady, které jsou předmětem účetnictví. Následně se ještě u těchto dokladů používá rozdělení na tzv. doklady daňově účinné a neúčinné, což už je dělení přímo závislé na subjektu daně. V tomto případě však je daní myšlena daň z příjmu, o které pojednává Zákon č. 586/1992 Sb. o dani z příjmů, ve znění pozdějších předpisů. Pokud pak hledáme v Zákoně č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zjistíme, že s největší pravděpodobností je daňovým dokladem myšlen doklad účetní tak, jak je v tomto právním předpisu v 11, odst.1 popsán. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat a) označení účetního dokladu, b) obsah účetního případu a jeho účastníky, c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, d) okamžik vyhotovení účetního dokladu, e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d), f) podpisový záznam podle 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. 4 Je tedy zřejmé, že daňové doklady jsou podskupinou účetních dokladů, kdy každý účetní doklad, už nemusí být dokladem daňovým. Proto pojem daňový doklad používaný v praxi označuje širší skupinu dokladů, než jak to vymezuje ZDPH. 3 Zákona č. 513/1991 Sb. obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit ] 4 Zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit ] 10

12 1.3. Faktura Faktura (z latinského facere dělat, udělat) je účet za provedenou práci nebo dodané zboží. Obvykle obsahuje popis toho, za co se má zaplatit, způsob platby a datum splatnosti. Pojem faktura jako takový není definován v žádném právním předpisu. Přesto je pojem faktura vžitý a používá se běžně v obchodním styku. Také náležitosti faktury jsou ustálené tak, aby vyhovovaly podmínkám různých zákonů. 5 Tato definice se snaží vystihnout charakter faktury v její nejběžnější podobě. Je však třeba dodat, že právě pro neexistenci oficiální definice faktury ještě nemusí všechny doklady označené jako faktura být také daňovým nebo účetním dokladem. Zmínku o faktuře aniž by byla zákonem definována však už je možné nalézt i v právních předpisech. Např. v č. 63/2001 Fin. zprav. OPATŘENÍ kterým se stanoví účtová osnova a postupy účtování pro podnikatele (Č.j. 281/89 759/2001) se dočteme, že pokud ve vyúčtováních (fakturách) za přijaté služby. 6 Tady je vidět jak běžným se pojem faktura stal a je tedy pochopitelné, že názvy odvozených dokladů (především zálohová faktura a tzv. proforma faktura), kterými se budu zabývat podrobněji v následujících kapitolách, vyvolávají dojem určitého podruhu faktury jako specifického vyúčtování, což nemusí vžy odpovídat skutečnosti Proforma faktura Tento pojem je v praxi běžně využíván pro označení dokladu, který obsahuje údaje o prodeji zboží, tedy jaké zboží, kolik, cena za jednotku a celková cena, kupující, prodávající a platební instrukce nejběžněji platba na účet před odesláním zboží prostřednictvím přepravce. DPH je na dokladu vyčísleno, ale na dokladu se obvykle výslovně uvádí, že se nejedná o daňový doklad. Doklad nadepsaný jako proforma faktura je využíván masivně při prodeji zboží přes tzv. e-shopy. Pokud hledáme informace přímo pro slovní tvar proforma na internetu, zjistíme, že výklad tohoto pojmu i celé problematiky kolem elektronického objednávání zboží, platby předem a správného vystavení daňového dokladu se značně rozchází a ani zdroje, které se v jiných otázkách jeví jako důveryhodné neobsahují správnou informaci. 5 Wikipedie: Otevřená encyklopedie: Faktura [online]. c2013 [citováno ]. Dostupný z WWW: < 6 63/2001 Fin. zprav. OPATŘENÍ kterým se stanoví účtová osnova a postupy účtování pro podnikatele (Č.j. 281/89 759/2001) 11

13 Například na wikipedii najdeme: pojem proforma faktura je vžitý název, který se obvykle používá pro označení neúčetní písemnosti, která časově předchází skutečný účetní doklad např. fakturu. I z pohledu plátce DPH je pojem proforma faktura neúčetním dokladem bez vlivu na daň. Proforma faktura obsahuje zpravidla veškeré předepsané náležitosti účetního, resp. běžného daňového dokladu. Údaje však mají pouze informativní charakter a slouží např. jako podklad pro rozhodnutí o uzavření obchodní operace. Proforma faktura musí být označena jako neúčetní písemnost bez vlivu na daň. Proforma faktura není daňovým dokladem. 7 Na webu Proforma faktura Možná tomu nebudete věřit, ale občas se stane, že vystavenou fakturu odběratel neuhradí. Já vím, zní to neuvěřitelně. Čistě teoreticky, pokud se vám to stane a vy už jste vystavili další faktury, máte problém. Nezaplacenou fakturu nemůžete jen tak smazat. Pokud jste plátce DPH, jste dokonce povinni z ní DPH odvést. V lepším případě musíte vystavit storno fakturu, v horším daňový dobropis Zkrátka nepříjemnosti a papírování. Proforma těmto komplikacím předchází. Jak to funguje? Kouzlo je v tom, že proforma není daňový ani účetní doklad což na ní musí být také uvedeno, jinak její náležitosti neupravuje žádný zákon je to nástroj opírající se čistě o obchodní zvyklosti. Vystavením proformy žádáte odběratele, aby zaplatil danou částku. Odběratel ví, že až tak učiní, vystavíte mu řádnou fakturu. Vy získáváte jistotu, že pokud odběratel nezaplatí, nemusíte nic řešit, protože proforma není součástí účetnictví a můžete na ni prostě zapomenout. Horší bude zapomenout na ty peníze, co jste měli dostat, ale to je jiný příběh Zálohová faktura Opět se jedná o prostý název dokladu, který je takto pojmenován díky ustáleným zvyklostem a odpovídá svým obsahem a charakterem proforma faktuře. 7 Wikipedie: Otevřená encyklopedie: Proforma faktura [online]. c2012 [citováno ]. Dostupný z WWW: < 8 Fakturoid, Lukáš Konarovský, IČ: , Tavolníková 1849/21, Praha [citováno ]. Dostupný z WWW: < 12

14 V praxi jak bude popsáno dále však existuje snaha tyto doklady, tedy proforma a zálohovou fakturu, významově odlišit. se jedná o podklad k platbě předem před dodáním zboží nebo služeb. Opět se nejedná o daňový doklad, ale převážně se jedná, na rozdíl od proforma faktury, o částečnou úhradu při rozsáhlých dodávkách nebo dodávkách na zakázku. Patrně ve snaze jasně rozlišit pojem zálohová a proforma faktura např. tvůrce velmi rozšířeného účetního systému POHODA v manuálu k tomuto systému uvádí: Zálohová faktura Zálohová faktura je předpis na zaplacení zálohy za práce nebo služby, které poskytujete odběrateli v delším časovém intervalu. Jakmile jsou práce dokončeny, vystaví se konečná faktura, v níž se proúčtují zaplacené zálohy. Proforma faktura Proforma faktura je vlastně výzva k zaplacení a zadává se na celou částku poskytnutého zboží nebo služby. Plnění bude poskytnuto až po jejím zaplacení. Vystavení proforma faktury se v deníku neúčtuje. Po jejím zaplacení je vystavena faktura (daňový doklad) a zaslána odběrateli s tím, že už byla zaplacena Zjednodušený daňový doklad Co do počtu vystavených dokladů asi nejčastěji používaný doklad je právě zjednodušený daňový doklad. Každý prodej běžného zboží jako jsou potraviny, drogerie a další v maloobchodech je současně zdanitelným daňovým plněním a doklady vystavené při jeho prodeji spadají nejčastěji právě do této kategorie. Zjednodušený daňový doklad 30 Vystavování zjednodušeného daňového dokladu (1) Daňový doklad lze vystavit jako zjednodušený daňový doklad, pokud celková částka za plnění na daňovém dokladu není vyšší než Kč. (2) Daňový doklad nelze vystavit jako zjednodušený daňový doklad v případě a) dodání zboží do jiného členského státu, na které se vztahuje osvobození od daně s nárokem na odpočet daně, b) zasílání zboží do tuzemska s místem plnění v tuzemsku, 9 STORMWARE s.r.o., [citováno ]. Dostupný z WWW: < 13

15 c) uskutečnění plnění, u něhož je povinna přiznat daň osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje, nebo d) prodeje zboží, které je předmětem spotřební daně z tabákových výrobků, za jiné než pevné ceny pro konečného spotřebitele. 30a Náležitosti zjednodušeného daňového dokladu (1) Zjednodušený daňový doklad nemusí obsahovat a) označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje, b) daňové identifikační číslo osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje, c) jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně, d) základ daně, e) výši daně. (2) Neobsahuje-li zjednodušený daňový doklad výši daně, musí obsahovat částku, kterou osoba, která plnění uskutečňuje, získala nebo má získat za uskutečňované plnění celkem. 10 Pro zjednodušené daňové doklady se používá různých dalších označení. Setkáváme se často s pojmy paragon, doklad o prodeji za hotové a prodejka. Laickou veřejností je požadován jednoduše účet nebo účtenka. Pro úplnost je třeba dodat, že je tento doklad je patrně nejčastěji používán, ale s pohledu dosahované celkové výše finančního obratu je na prvním místě právě daňový doklad v nezjednodušené formě Další daňové doklady Dále jsou zmíněny v ZDPH v oddílu 5 zvláštní daňové doklady, kam patří splátkový kalendář, platební kalendář, souhrnný daňový doklad a doklad o použití a v oddílu 6 daňové doklady při dovozu a vývozu. 10 Zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit ] 14

16 2. Elektronická podoba dokladů 2.1. Dokumenty v elektronické podobě právní předpisy Pokud hledáme výchozí předpis, který obecně řeší problematiku podoby a uchovávání dokladů, je takovým předpisem u nás rozhodně Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Tady se v 2 pod písm. e)dočteme, že pro účely tohoto zákona se rozumí dokumentem každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena, 11 a tamtéž pod písm. d), že původcem každý, z jehož činnosti dokument vznikl; za dokument vzniklý z činnosti původce se považuje rovněž dokument, který byl původci doručen nebo jinak předán, 12 Tedy v Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů se hovoří o dokumentu a v ZDPH i ZUC se jednoznačně hovoří o dokladu. S ohledem na uvedenou definici pojmu dokument je zřejmé, že doklad, ať už daňový nebo účetní je podmnožinou větší množiny dokumentů, která je definována v mnohem širším rozsahu. Při laickém používání těchto pojmů jsou zaměňovány, aniž by jejich uživatel rozlišoval význam definovaný zákonem a tuto znalost není možné ani u soukromoprávních osob předpokládat. Pro dané téma je důležité, že jak ZDPH tak zákon 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě hovoří o možnosti digitální podoby dokladu, což je stále problematické z pohledu zažité praxe a stereotypů v oblasti zpracovávání účetnictví a daňových dokladů. Z minulosti dosud převažuje představa, že v technickém smyslu musí mít dokument podobu papíru nebo jiné formy, umožňující bezprostřední, především vizuální vnímání jeho obsahu. Dlouhou dobu byl přirozeně hlavním nosičem v technickém slova smyslu papír, proto se nelze tomuto v době informační 11 Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit ] 12 Ibid 15

17 společnosti evidentně překonanému ztotožnění divit. Dodejme, že představa, že se jedná o nejdůležitější, resp. jediný spolehlivý nosič, u mnohých přetrvává i v době přítomné. Důvod vzniku této představy dokumentů v minulosti je vcelku snadno pochopitelný, její přežívání vyvolává ovšem problémy. Ve starší literatuře je dokument vymezen jako listina, v níž je zaznamenáno pomocí písma nebo znaků úřední nebo právní formou něco, co může být použito jako důkaz. 13 Stručně bývá vymezován také jako důležitá listina, svědectví, právní doklad či doklad svědčící o určité skutečnosti. 14 Dokument tu je tedy používán jako synonymum pro důkazní prostředek, či dokonce jako nesporný důkazní prostředek. Stále je však uvažován pouze ve smyslu listiny. Toto pojetí však je zjevně zužující, protože právní řády prakticky všech zemí dnes umožňují, aby dokumenty byly vytvářeny ve svojí původní podobě nikoli formou listiny, ale pomocí výpočetní techniky a pouze z ní reprodukovatelné, tj. schopné zobrazení a vytisknutí. 15 Jak se vnímání dokladů zpracovávaných počítači různě vyvíjí, dokladuje dnes asi už úsměvná zmínka o počítačové kriminalitě v publikaci z roku 1999, kde jsou nedostupnost počítačů, vysoká cena a nutnost odborných znalostí důvodem datům naopak důvěřovat více než běžné papírové podobě. Člověk (kontrolor, zákazník apod.) z psychologického hlediska považuje výsledky z počítače za a priori správné a více jim (byť podvědomě) důvěřuje. Tento druhý aspekt počítačové kriminality má za následek vysokou úspěšnost trestných činů páchaných za využití výpočetní techniky. Právě vysoká důvěryhodnost výstupů z počítače je základním předpokladem úspěšného podvodníka (stejně jako dokonalý vzhled a chování byly základními předpoklady úspěšného podvodníka sňatkového) MATES, Pavel a Vladimír SMEJKAL. E-government v České republice: právní a technologické aspekty. 2., podstatně přeprac. a rozš. vyd. Praha: Leges, 2012, 464 s. Teoretik. ISBN S BLACK, Henry Campbell, Joseph R. NOLAN a Jacqueline M. NOLAN-HALEY. Blackův právnický slovník. Translated by Vladimír Balaš. 6. vyd., v ČR 1. Praha: Victoria Publishing, s ISBN S MATES, Pavel a Vladimír SMEJKAL. E-government v České republice: právní a technologické aspekty. 2., podstatně přeprac. a rozš. vyd. Praha: Leges, 2012, 464 s. Teoretik. ISBN S SMEJKAL, V. paragrafy. 1. vydání. Praha: Grada, 1999, 168 s. ISBN S

18 Abychom mohli analyzovat současnou situaci využívání elektronické podoby dokladů v praxi a formulovat následně výhled do budoucna je nutné stanovit určitá východiska, obecné požadavky na elektronický doklad, možnosti, které skýtá stávající legislativa a jejich význam pro praxi a úskalí elektronických dokladů při archivaci a dokazování Požadavky na elektronický doklad Pokud se vrátíme k požadavkům na daňový doklad stanoveným v ZDPH, můžeme odvodit určitý přehled vlastností, které jsou u papírových dokumentů považovány za samozřejmé, ale doklady v elektronické podobě jsme ochotni akceptovat až poté, co u nich budou důvěryhodně a pochopitelně doloženy tytéž vlastnosti. Jde především o neměnnost a nezměnitelnost dokladu, doložitelnost doby odeslání a přijetí dokladu dotčenými subjekty, převoditelnost do podoby čitelné fyzickými osobami a trvanlivost v čase. Poslední z požadavků se spíše odvíjí od fyzikálních vlastností úložiště dat. Nic to ale nemění na tom, že uchovávání dat je nedílnou součástí procesu nakládání s elektronickými doklady a není možné tuto problematiku oddělovat Digitalizace dokladů jako technologický proces Nejprve je potřebné popsat obecnou formu digitalizovaných dokumentů. Na základě těchto konkrétních forem se poté budu zabývat výhodami a nevýhodami, které popsané formy skýtají z pohledu kritérií, která jsou stanovena v předchozí podkapitole Pro úplnost uvádím charakteristiku analogového dokladu a srovnání s digitální podobou. Za analogový záznam se obecně považuje každý záznam prováděný signálem se spojitě proměnlivým průběhem; v archivnictví se za analogový záznam označuje i záznam zapsaný na nějakém nosiči (papír, kůže, kámen atd.), který je vnímatelný zrakem. Digitální záznam je oproti tomu reprezentován posloupností znaků bitů (stavy 0 a 1 ve dvojkové soustavě). Digitální záznam je principiálně nezávislý na 17

19 konkrétním nosiči, který tak přestává plnit svou původní roli prostředku k časoprostorovému transferu informací, a informace takto zachycené jako by z pohledu uživatele ztratily hmotnou podobu. 17 Digitální dokument Analogový dokument dekódování počítačem nebo jím řízenými perifériemi dekódování strojem nebo lidskými smysly proměnlivost stálost hypertextová / hypermediální struktura lineární struktura multimedialita unimedialita stavebnicový charakter celistvost a sekvenčnost neztrátová reprodukce ztrátová reprodukce snadná formální transformace obtížná formální transformace distribuovanost (možnost on-line přístupu) lokalizovanost snadná kontrola integrity záznamu obtížná kontrola integrity dat interaktivnost vzniku. jednostranné působení Tabulka typické odlišnosti digitálního a analogového dokumentu 18 U digitalizovaných dokumentů pak rozlišujeme základní dva typy jejich a) primárně v elektronické podobě, tj. na základě znakového zápisu (např. na klávesnici) nebo znakového výstupu z jiného zpracování v nějakém formátu dat, počínaje TXT, DOC, přes EPS nebo PDF a konče třeba zápisem v nějakém databázovém systému (tj. obvykle zcela binárně) 17 MATES, Pavel a Vladimír SMEJKAL. E-government v České republice: právní a technologické aspekty. 2., podstatně přeprac. a rozš. vyd. Praha: Leges, 2012, 464 s. ISBN S VOJTÁŠEK, Filip. Dlouhodobá archivace digitálních dokumentů. Ikaros Roč. 4, č. 10 (2000), ISSN Dostupný z WWW: < 18

20 b) primárně v listinné podobě, kdy byly dokumenty skenováním převedeny do faksimilní podoby, která je již digitální (záznam obsahu dokumentu je proveden obrazově) tento postup můžeme také nazvat jako migraci, - přičemž strojově může být tato obrazová podoba dokumentu převedena do znakové (prostřednictvím OCR); při tomto převodu ale dojde ke ztrátě informací, které jsou zachytitelné pouze obrazově, tj. ruční písmo, podpisy, razítka, loga a jiné grafické informace; - je ovšem možné zpracovat kombinaci OCR a původní obrazové informace, tj. obsah převedený do znakové podoby může být použit k dalšímu zpracování, indexování apod., ale původní faksimilní podoba zůstane zachována, např. pro písmoznalecké zkoumání nebo přeložení určitému orgánu veřejné moci. 19 V tomto rozdělení jednoznačně chybí kategorie informačních systémů, které jsou považovány za elektronický doklad jako celek. Pokud bychom uvažovali jednotlivé doklady vytvořené v tomto systému, stává se systém pouhým počítačovým programem, který je schopný převést data obsažená na tomto jediném dokladu do čitelné podoby a takový výsek dat, týkajících se tohoto dokladu můžeme zařadit do první uvedené kategorie, tedy záznam textu ve znakové podobě Schéma přenosu dokladů v digitální podobě Přenos dokladů je patrně nejrizikovějším momentem procesu využívání elektronických dokladů. Proces probíhá v několika krocích. Odeslání, přenos dat a doručení. Jako kritické bychom mohli označit problémy s prokazováním doby odeslání a doručení, identifikaci odesílatele a příjemce a celistvost a neporušenost přenášených dat. Na počátku je vznik dokumentu od vytvoření jednotlivého dokladu nebo naskenování dokladu v papírové podobě až po sofistikované automatizované systémy. Způsob odeslání je částečně závislý také na typu odesílaných dat. K přenosu dat je možné použít jakoukoli technologii umožňující přenos digitálních dat, od telefonních linek až po satelitní přenosy. Rozhodující je technologie pro 19 MATES, Pavel a Vladimír SMEJKAL. E-government v České republice: právní a technologické aspekty. 2., podstatně přeprac. a rozš. vyd. Praha: Leges, 2012, 464 s. Teoretik. ISBN S

21 odesílání a příjem dat na straně odesílatele a příjemce, zaručující možnost převedení dat do podoby čitelné fyzické osobě. Naznačená rizika jsou samozřejmě známá od prvopočátku snahy o používání elektronické podoby dokladů, a proto už v dnešní době existuje mnoho nástrojů a opatření k jejich eliminaci. Tyto prostředky jsou také zakotveny v legislativě Formáty dat Určitým vodítkem pro výběr formátu při vytváření elektronických dokladů může být přehled přípustných formátů datové zprávy dodávané do datové schránky, tak jak je uvádí vyhláška Ministerstva vnitra194/2009 Sb. o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, ve znění pozdějších předpisů v příloze č.3. Přípustné formáty datové zprávy dodávané do datové schránky I. Přípustnými formáty datové zprávy dodávané do datové schránky jsou za splnění podmínek uvedených v bodech II a III formáty a) pdf (Portable Document Format) b) PDF/A (Portable Document Format for the Long-term Archiving) c) xml (Extensible Markup Language Document) d) fo/zfo (602XML Filler dokument) e) html/htm (Hypertext Markup Language Document) f) odt (Open Document Text) g) ods (Open Document Spreadsheet) h) odp (Open Document Presentation) i) txt (prostý text) j) rtf (Rich Text Format) k) doc/docx (MS Word Document) l) xls/xlsx (MS Excel Spreadsheet) m) ppt/pptx (MS PowerPoint Presentation) n) jpg/jpeg/jfif (Joint Photographic Experts Group File Interchange Format) o) png (Portable Network Graphics) p) tif/tiff (Tagged Image File Format) q) gif (Graphics Interchange Format) 20

22 r) mpegl/mpeg2 (Moving Picture Experts Group Phase 1/Phase 2) s) wav (Waveform Audio Format) t) mp2/mp3 (MPEG-1 Audio Layer 2/Layer 3) u) isdoc/isdocx (Information System Document) verze 5.2 a vyšší v) edi (mezinárodní standard EDIFACT, standardy ODETTE a EANCOM pro elektronickou výměnu obchodních dokumentů - EDI) w) dwg (AutoCAD DraWinG File Format) verze 2007 a vyšší x) shp/dbf/shx/prj/qix/sbn/sbx (ESRI Shapefile) y) dgn (Bentley MicroStation Format) verze V7 a V8 z) gml/gfs/xsd (Geography Markup Language Document) II. Formáty uvedené v bodu I jsou přípustnými formáty datové zprávy dodávané do datové schránky, obsahují-li odpovídající příponu. Příponou se rozumí vnější znak formátu datové zprávy, který umožňuje programovému vybavení určení typu datového souboru. III. Formát uvedený v bodu I písm. c) je přípustným formátem datové zprávy dodávané do datové schránky, odpovídá-li veřejně dostupnému XSD schématu publikovanému příjemcem datové zprávy. 20 Tento přehled zahrnuje všechny běžně používané formáty při zpracovávání elektronických dokladů. Za zmínku stojí především formát PDF(portable document format), který je jedním z nejužívanějších v případě fyzických osob používajících malé množství elektronických dokladů. Je také masivně využíván provozovateli e- shopů k zasílání dokumentů odběratelům při vytvoření elektronické objednávky. Velkému rozšíření napomáhá bezplatný software pro vytvoření a zobrazování dat v tomto formátu, který vytváří firma ADOBE pod názvem Adobe Reader. Ve formátu pdf jsou dokumenty čitelné na různých platformách (apple, windows a další) a existuje mnoho bezplatných programů pro jejich zobrazování a vytváření od dalších firem. Za zmínku stojí, že možnost exportu do formátu pdf obsahují také nejpoužívanější kancelářské aplikace distribuované jako programový balík Office od společnosti Microsoft. 20 vyhláška Ministerstva vnitra194/2009 Sb. o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit ] 21

23 Dalšími důležitými formáty jsou XML a EDI. Tak jako je formátu PDF využíváno při zasílání jednotlivých dokladů, jsou formáty XML A EDI využívány středními a velkými podniky při automatizované výměně dat, která jsou přímo použitelná pro načtení do informačních a účetních systémů bez jakékoli úpravy a lidského zásahu, čímž se snižuje chybovost a je umožněno zpracování velkého množství dokladů. Jazyk XML znamená v oblasti informačních technologií opravdu velký pokrok a to hned z několika důvodů. Jedná se o jednoduchý, otevřený formát, který není závislý na zvoleném operačním systému či jiné úzce specializované technologii. Jednoduchý je proto, že je založen na textovém formátu a zároveň má poměrně snadná syntaktická pravidla. O otevřený formát se jedná z důvodu volného přístupu ke specifikaci jazyka na stránkách W3C. Každý tak může snadno založit své aplikace právě na XML. To je velký rozdíl oproti komerčním produktům, které jsou značně komplikované, a navíc nejsou k dispozici zdarma. 21 Elektronická výměna dat (EDI - zkratka anglického originálu Electronic Data Interchange) je výměna strukturovaných zpráv mezi počítači, respektive mezi počítačovými aplikacemi. Data jsou strukturována podle předem dohodnutých standardů a ve formě zpráv následně elektronicky automaticky přenášeny bez přispění člověka. Běžně se jako EDI rozumí specifické metody výměny zpráv, jež byly dohodnuty na úrovni národních nebo mezinárodních standardizačních společenství pro přenosy dat o obchodních transakcích. Ačkoli to může být poněkud nečekané v době služeb založených na XML, Internetu a WWW, je EDI stále nejpoužívanějším datovým formátem pro elektronické obchodní transakce na světě Zabezpečení elektronických dokladů Jak už bylo uvedeno v předchozích částech, je třeba zabezpečit doklady, aby bylo možné určit výstavce, neměnnost, dobu vystavení a eventuálně určit příjemce, 21 GRUSOVÁ, Lucie. XML pro úplné začátečníky. 1. vydání. Praha: Computer Press, s. ISBN S Wikipedie: Otevřená encyklopedie: Elektronická výměna dat [online]. c2013 [citováno ]. Dostupný z WWW: < at&oldid= > 22

24 kdy byla zpráva přijata a zajistit uložení dokladů při zachování všech náležitostí. Zajištění důvěryhodnosti uvedených údajů je samozřejmě možné jedině v případě, že jsou všechny tyto nástroje zakotveny také v legislativě. Nyní tedy následuje charakteristika dostupných prostředků podle jednotlivých jmenovaných požadavků s komentářem o praktických zkušenostech s tímto nástrojem na základě osobní zkušenosti a konzultací s dalšími osobami přicházejícími s takovými doklady do kontaktu Elektronický podpis, elektronická značka a časové razítko V Zákoně č. 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu, ve znění pozdějších předpisů se v 2 uvádí, že pro účely tohoto zákona se rozumí a) elektronickým podpisem údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojené a které slouží jako metoda k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k datové zprávě, b) zaručeným elektronickým podpisem elektronický podpis, který splňuje následující požadavky 1. je jednoznačně spojen s podepisující osobou, 2. umožňuje identifikaci podepisující osoby ve vztahu k datové zprávě, 3. byl vytvořen a připojen k datové zprávě pomocí prostředků, které podepisující osoba může udržet pod svou výhradní kontrolou, 4. je k datové zprávě, ke které se vztahuje, připojen takovým způsobem, že je možno zjistit jakoukoliv následnou změnu dat, c) elektronickou značkou údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojené a které splňují následující požadavky 1. jsou jednoznačně spojené s označující osobou a umožňují její identifikaci prostřednictvím kvalifikovaného systémového certifikátu, 2. byly vytvořeny a připojeny k datové zprávě pomocí prostředků pro vytváření elektronických značek, které označující osoba může udržet pod svou výhradní kontrolou, 23

25 3. jsou k datové zprávě, ke které se vztahují, připojeny takovým způsobem, že je možné zjistit jakoukoli následnou změnu dat, 23 Elektronická značka je vlastně elektronický podpis vytvořený technickým zařízením. Rozdílem(oproti podpisu pozn. autora) je právě to, že značka není podpis, protože je vytvářena technickým zařízením, automatizovaně. Nejedná se o podpis ve smyslu občanského zákoníku, neboť jej nevytvořila fyzická osoba, ale ne-osoba. Definičně, resp. funkčně jde ale o totéž. Podepisující osobu nahradí tzv. označující osoba, což je fyzická osoba, právnická osoba nebo organizační složka státu, která drží prostředek pro vytváření elektronických značek a označuje datovou zprávu elektronickou značkou pomocí prostředku pro vytváření elektronických značek, který musí být nastaven tak, aby i bez další kontroly označující osoby označil právě a pouze ty datové zprávy, které označující osoba k označení zvolí. Druhým rozdílem je, že u elektronického podpisu pokud se neprokáže opak má se za to, že se podepisující osoba před podepsáním datové zprávy s jejím obsahem seznámila. U značky se vytváří právní fikce opačná, tj. má se za to, že označující osoba označila datovou zprávu automatizovaně bez předchozí kontroly vlastního obsahu datové zprávy a vyjádřila tím svou vůli. 24 Postupně stále více právních předpisů umožňuje jeho používání v oblasti orgánů veřejné správy, a to jak při komunikaci mezi úřady navzájem, tak i při komunikaci občanů s jednotlivými úřady. V současné době občané využívají elektronický podpis vůči orgánům veřejné správy především v oblasti správy daní a v obecných správních řízeních. Nutnou podmínkou pro komunikaci občanů se státní správou s použitím elektronického podpisu jsou tzv. kvalifikované certifikáty občanů Zákon č. 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu, ve znění pozdějších předpisů. In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit ] 24 MATES, Pavel a Vladimír SMEJKAL. E-government v České republice: právní a technologické aspekty. 2., podstatně přeprac. a rozš. vyd. Praha: Leges, 2012, 464 s. Teoretik. ISBN S Ministerstvo vnitra ČR, Informace k používání elektronického podpisu[citováno ]. Dostupný z WWW: < 24

26 O elektronickém podpisu hovoří také základní předpis soukromoprávní, Zákon č. 40/1964 Sb. občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, kde je v 40 uvedeno (3) Písemný právní úkon je platný, je-li podepsán jednající osobou; činí-li právní úkon více osob, nemusí být jejich podpisy na téže listině, ledaže právní předpis stanoví jinak. Podpis může být nahrazen mechanickými prostředky v případech, kdy je to obvyklé. Je-li právní úkon učiněn elektronickými prostředky, může být podepsán elektronicky podle zvláštních předpisů. (4) Písemná forma je zachována, je-li právní úkon učiněn telegraficky, dálnopisem nebo elektronickými prostředky, jež umožňují zachycení obsahu právního úkonu a určení osoby, která právní úkon učinila. 26 Potřeba elektronického podpisu, příp. značky, vznikla současně s používáním elektronických dokumentů. Elektronický podpis je prostředkem zajišťujícím integritu a autentizaci u jednotlivých dokladů. U elektronického podpisu rozlišujeme několik úrovní zabezpečení. Aby byl elektronický podpis (nebo značka) uznáván v co nejšírším rozsahu a především akceptován orgány státní moci je nutné podpis (nebo značku) zabezpečit kvalifikovaným certifikátem vydaným akreditovanou certifikační autoritou. Potom hovoříme o uznávaném elektronickém podpisu. Svým určením je odlišným nástrojem tzv. časové razítko, které zaručuje integritu a autenticitu dat před určitým okamžikem. Tento nástroj je také popsán v ZEP v 2 Pro účely tohoto zákona se rozumí r) kvalifikovaným časovým razítkem datová zpráva, kterou vydal kvalifikovaný poskytovatel certifikačních služeb a která důvěryhodným způsobem spojuje data v elektronické podobě s časovým okamžikem, a zaručuje, že uvedená data v elektronické podobě existovala před daným časovým okamžikem Zákon č. 40/1964 Sb. občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů. In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit ] 27 Zákon č. 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu, ve znění pozdějších předpisů. In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit ] 25

27 2.7. Datové schránky Datová schránka je instrumentem pro doručování zpráv při komunikaci především s orgány státní správy. V současné době umožňuje systém zasílání zpráv i mezi soukromoprávními subjekty vlastnícími datovou schránku navzájem. Vznik a provoz datových stránek řeší Zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů. Tady se v 2 uvádí Datová schránka (1) Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k a) doručování orgány veřejné moci, b) provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci, c) dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob. (2) Datové schránky zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra (dále jen "ministerstvo"). 28 Jako velmi důležité se jeví znění 14 ZEU, kde je popsán informační systém datových schránek. Pokud bychom datové schránky chápali jako určité úložiště dat, kterým prakticky jsou, je tento informační systém velmi důležitou nadstavbou, která dává provozu a používání datových schránek smysl a naplňuje jejich předurčení, kterým je jednoduchá, ekonomicky nenáročná, spolehlivá a univerzální možnost průkazné komunikace především ve státní a daňové správě, ale i mezi dalšími subjekty. 14 Informační systém datových schránek (1) Informační systém datových schránek je informačním systémem veřejné správy 4), který obsahuje informace o datových schránkách a jejich uživatelích. (2) Správcem informačního systému datových schránek je ministerstvo. Provozovatelem informačního systému datových schránek je držitel poštovní licence. 28 Zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit ] 26

28 Odměna držiteli poštovní licence za provozování informačního systému datových schránek se stanoví podle cenových předpisů 5). Náklady spojené s provozováním informačního systému datových schránek hradí stát z prostředků státního rozpočtu vyčleněných podle návrhu ministerstva pro stanovený účel v kapitole všeobecná pokladní správa 5a). (3) V informačním systému datových schránek se vedou tyto informace o datových schránkách: a) identifikátor datové schránky (dále jen "identifikátor"), b) datum zřízení, zpřístupnění, znepřístupnění a zrušení datové schránky s uvedením hodiny, minuty a sekundy, c) datum přihlášení osoby oprávněné k přístupu do datové schránky do této datové schránky s uvedením hodiny, minuty a sekundy a údaj identifikující tuto osobu, d) datum odeslání dokumentu nebo provedení úkonu z datové schránky s uvedením hodiny, minuty a sekundy a údaj identifikující osobu, která odeslání dokumentu nebo úkon provedla, e) jméno, popřípadě jména, příjmení, datum a místo narození, adresa místa trvalého pobytu nebo jiného pobytu na území České republiky anebo adresa bydliště mimo území České republiky fyzické osoby, pro niž byla zřízena datová schránka, f) jméno, popřípadě jména, a příjmení, popřípadě obchodní firma podnikající fyzické osoby, pro niž byla zřízena datová schránka, datum a místo jejího narození, adresa místa trvalého pobytu u občanů České republiky, místo, kde má povolení k pobytu nebo k trvalému pobytu v České republice, včetně uvedení adresy, a adresa bydliště v cizině, jde-li o cizince, adresa bydliště v členském státě Evropské unie, ve kterém je usazen, jde-li o státního příslušníka členského státu Evropské unie, který nemá povolení k pobytu nebo k trvalému pobytu v České republice, místo podnikání a identifikační číslo osoby, bylo-li přiděleno, g) obchodní firma nebo název právnické osoby, pro niž byla zřízena datová schránka, sídlo a identifikační číslo osoby, bylo-li přiděleno, h) název a sídlo organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, pro kterou byla zřízena datová schránka, 27

29 i) název orgánu veřejné moci, pro nějž byla zřízena datová schránka, sídlo a identifikační číslo osoby, bylo-li přiděleno, j) jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození, adresa místa trvalého pobytu nebo jiného pobytu na území České republiky anebo adresa bydliště mimo území České republiky osoby oprávněné k přístupu do datové schránky, přístupové údaje, vazby přístupových údajů na přístupové údaje k individuálním uživatelským účtům podle 14a, rozsah přístupu a datum vzniku a zániku oprávnění k přístupu do datové schránky s uvedením hodiny, minuty a sekundy, k) jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození, adresa místa trvalého pobytu nebo jiného pobytu na území České republiky anebo adresa bydliště mimo území České republiky administrátora a datum vzniku a zániku určení administrátorem s uvedením hodiny, minuty a sekundy, l) elektronická adresa nebo obdobný údaj pro vyrozumění o dodání datové zprávy do datové schránky, popřípadě kontaktní adresa, na niž má být adresátu doručováno; seznam kontaktních adres, u nichž byl dán souhlas k jejich zveřejnění, vede ministerstvo způsobem umožňujícím dálkový přístup, m) datum a čas událostí spojených s provozem informačního systému datových schránek. (4) Údaje uvedené v odstavci 3 jsou neveřejné a nelze je poskytnout jiným osobám, s výjimkou kontaktní adresy, na niž má být adresátu doručováno, byl-li dán souhlas k jejímu zveřejnění. Ministerstvo umožní identifikovat datovou schránku tak, aby do ní mohlo být doručováno. (5) Správce a provozovatel informačního systému datových schránek zajišťuje náležitá opatření v oblasti bezpečnosti informačního systému datových schránek. (6) Správce ani provozovatel informačního systému datových schránek nejsou oprávněni k přístupu do datových schránek jiných subjektů. 29 Datová schránka je jistě velkým pokrokem v elektronizaci dat ve státní správě. Pro soukromoprávní subjekty, ale není ideálním prostředím. Uložené 29 Zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit ] 28

30 dokumenty se v základním režimu provozu po 90 dnech automaticky smažou a komunikace mezi soukromoprávními subjekty či delší úložní doba jsou zpoplatněny Konverze a archivace digitálních dokladů Konverze Tuto problematiku řeší Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Toto ustanovení je vztaženo na archiválie, kterými se zákon zabývá, ale při absenci zakotvení podobného postupu pro soukromoprávní subjekty je jistě přípustné využití takového postupu i na dokumenty, které nejsou archiváliemi. 69a Zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě (1) Převádění dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak a změnu datového formátu dokumentu v digitální podobě provádí určený původce postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost obsahu, čitelnost dokumentu a bezpečnost procesu převádění nebo změny datového formátu. (2) Připojení údajů, které vznikly při přípravě dokumentu k uchování podle 3 odst. 4 nebo při převedení či změně datového formátu dokumentu podle odstavce 1 a které jsou pro uchování dokumentu nebo převedení nebo změnu datového formátu dokumentu nezbytné, se nepovažuje za nezajištění neporušitelnosti obsahu dokumentu. (3) Před převedením dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo změnou datového formátu dokumentu v digitální podobě ověří určený původce platnost uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka, je-li jimi dokument v digitální podobě opatřen, a platnost kvalifikovaných certifikátů, na kterých jsou založeny. Údaje o výsledku ověření a datum převedení dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo datum změny datového formátu dokumentu v digitální podobě určený původce zaznamená a uchová je spolu s dokumentem vzniklým převedením nebo změnou datového formátu. 29