Organizační a pracovní řád Kanceláře České stomatologické komory

Transkript

1 Organizační a pracovní řád Kanceláře České stomatologické komory I. Úvodní ustanovení 1. Kancelář České stomatologické komory (dále jen "Kancelář") zajišťuje personální, organizační a materiální podmínky pro činnost České stomatologické komory (dále jen "Komora") podle zákona ČNR č. 220/1991 Sb., o České lékařské komoře, České stomatologické komoře a České lékárnické komoře, dalších právních předpisů a vnitřních předpisů komory. 2. Kancelář je řízena prezidentem Komory, v případě jeho nepřítomnosti viceprezidentem Komory. 3. Členové orgánů Komory, s výjimkou prezidenta a viceprezidenta Komory, mohou zasahovat do řízení Kanceláře pouze v souladu s řády Komory. 4. Kancelář je členěna na Správní a servisní úsek a na Obchodní úsek, a dále na jednotlivá oddělení. Organizační struktura Kanceláře je uvedena v příloze č. 1, která je každoročně aktualizována. Seznam zaměstnanců je uveden v příloze č. 2. II. Vedení Kanceláře 1. Ředitel/ka Kanceláře a) Spolupráce s prezidentem, viceprezidentem, členy představenstva, revizní komise a čestné rady Komory. b) Účast na jednáních sněmu Komory, představenstva Komory, předsedů a hospodářů oblastních komor, předsedů revizních komisí a čestných rad oblastních komor a sekretářek oblastních komor, případně na dalších akcích pořádaných Komorou. c) Zajišťování personální agendy všech zaměstnanců Komory, zejména příprava pracovních smluv, mzdových výměrů a návrhů odměn, a to v součinnosti s obchodním ředitelem, jde-li o zaměstnance Obchodního úseku, evidence pracovní neschopnosti, ošetřování člena rodiny, přesčasové práce, nároku na dovolenou, čerpání náhradního volna, kontrola podkladů pro výplatu mezd apod. d) Výkon činností vedoucího zaměstnance ve vztahu ke všem zaměstnancům Komory; ve vztahu k zaměstnancům Obchodního úseku však v pouze v rozsahu, v jakém činnosti vedoucího zaměstnance nezajišťuje nebo nevykonává obchodní ředitel. e) Příprava rozpočtu Komory a průběžná kontrola jeho plnění. f) Kontrola plnění dílčích rozpočtů (např. vzdělávací akce, mezinárodní kongres Pražské dentální dny (dále PDD, ples, ediční činnost, apod.). 1

2 g) Kontrola všech přijatých faktur. h) Podepisování příkazů k úhradě. i) Spolupráce s účetní firmou a s daňovým poradcem Komory. j) Spolupráce s obchodním ředitelem. k) Zajišťování komunikace s funkcionáři Oblastních komor a se členy Komory. l) Zajišťování správy a provozu sídla zaměstnavatele. m) Organizace výběrových řízení. n) Vedení agendy bezpečnosti práce. o) Vedení evidence a archivace smluv uzavřených mezi zaměstnavatelem a jinými subjekty. p) Vedení agendy právní. q) Jednání s úřady a dalšími subjekty nezbytnými pro činnost Komory (zejména Úřad práce, Finanční úřad, Pražská správa sociálního zabezpečení, Komerční banka, apod.) 2. Ředitel/ka Obchodního úseku bude vypracováno po získání dostatečných zkušeností s novou organizační strukturou Kanceláře. III. Správní a servisní úsek 1. Tiskové oddělení a) Vytváření mediálního plánu Komory ve spolupráci s PR agenturou. b) Pořádání tiskových konferencí Komory a setkání se zástupci sdělovacích prostředků. c) Organizace rozhovorů pro sdělovací prostředky, tiskové zprávy. d) Zpracování, analýza a distribuce monitoringu médií. e) Spolupráce s krajskými mluvčími. f) Informování krajských mluvčích a dalších funkcionářů a členů Komory ( ové zprávy, SMS zprávy). g) Redakce webových stránek Komory. h) Informování o mediálních aktivitách Komory v časopisu LKS. i) Vedení fotodokumentace akcí Komory (jednání sněmu a představenstva Komory, setkání krajských mluvčích, setkání předsedů Oblastních komor, PDD aj.). j) Organizace výstav v sídle Komory, případně dalších prezentačních akcí Komory. k) Účast na organizaci akcí Komory (zejména Valná hromada, Pražské dentální dny, jednání sněmu a představenstva Komory). 2. Sekretariát 2

3 a) Provádění sekretářských a asistentských prací pro prezidenta Komory. b) Provádění sekretářských prací souvisejících s činností ředitele/ky Kanceláře Komory a Vnitřního oddělení (spolupráce při přípravě podkladů pro úhradu podílu Oblastních komor na dani z příjmu právnických osob, distribuce podkladů pro kontrolu výstupů z účetnictví, spolupráce při zajišťování oprav a údržby sídla Komory, aj.). c) Vedení agendy legislativy ČR a EU. d) Vedení adresáře orgánů státní správy, lékařských fakult, stomatologických klinik a dalších organizací a osob v rozsahu potřebném pro činnost Komory. e) Účast na organizaci jednání sněmů Komory, představenstva Komory, předsedů a hospodářů Oblastních komor, předsedů revizních komisí a čestných rad Oblastních komor a sekretářek Oblastních komor, případně dalších jednání (pořizování zápisu, aj.). f) Vedení agendy vědecké rady Komory, včetně organizace Stomatologického dne. g) Vedení agendy zahraniční komise (zejména: agenda související s členstvím Komory v FDI, ERO a CED, spolupráce s kanceláří CED v Bruselu a dalšími zahraničními dentálními (profesními) organizacemi, organizační a administrativní zajišťování zahraničních služebních cest, včetně evidence těchto cest a kontroly čerpání příslušné položky rozpočtu Komory, organizační zajišťování zahraničních návštěv). h) Vedení agendy písemných dotazů a odpovědí v rámci právní poradny pro Komoru a Právní poradny pro členy ČSK. i) Zajišťování objednávek kancelářských potřeb, občerstvení, oprav a údržby domu. 3. Vnitřní oddělení a) Vedení seznamu členů Komory. b) Evidence úkolů zadaných Kanceláři Komory orgány Komory a kontrolu včasnosti jejich plnění. c) Organizace jednání sněmů Komory, představenstva Komory, předsedů a hospodářů Oblastních komor, předsedů revizních komisí a čestných rad Oblastních komor a sekretářek Oblastních komor. d) Aktualizace vnitřních řádů a formulářů Komory a spolupráce při jejich vytváření. e) Vedení agendy Účtu klinik a vzdělávání. f) Odpovídání na dotazy členů Komory k odborné způsobilosti a k provozu privátní praxe, případně jejich předávání k zodpovězení dalším osobám. g) Spolupráce při tvorbě výroční zprávy Komory. h) Zajišťování archivace písemností Kanceláře. i) Spolupráce při vytváření informačního systému Komory, zejména se správcem počítačové sítě. j) Sekretářské práce a vedení agendy čestné rady a revizní komise Komory. 3

4 k) Zajištění chodu recepce. l) Centrální poštovní styk Komory včetně evidence došlé a odeslané pošty. m) Vedení seznamu orgánů státní správy, zdravotních pojišťoven, zdravotnických zařízení a dalších organizací v rozsahu potřebném pro činnost Komory. n) Zajišťování koordinace činnosti Kanceláře a Oblastních komor. o) Vedení agendy a vydávání osvědčení (licencí) o splnění podmínek k výkonu soukromé stomatologické praxe, k výkonu funkce odborného zástupce provozovatele nestátního zdravotnického zařízení poskytujícího stomatologickou péči a k výkonu funkce vedoucího lékaře nebo primáře v nestátním zdravotnickém zařízení poskytujícím stomatologickou péči podle zvláštních předpisů. p) Vedení agendy vydávání souhlasu s věcným, technickým a personálním vybavením nestátního zdravotnického zařízení poskytujícího stomatologickou péči podle zvláštních předpisů. q) Inventarizace majetku Kanceláře. 4. Účtárna a) Zpracování mezd zaměstnanců Komory, náhrad za ztrátu času, případně jiných plateb funkcionářům Komory a honorářů. b) Spolupráce s externím subjektem zpracovávajícím účetnictví Komory. c) Spolupráce se zdravotními pojišťovnami zaměstnanců včetně zajištění řádného provádění odvodů pojistného na zdravotní pojištění. d) Spolupráce se Správou sociálního zabezpečení včetně zajištění řádného provádění odvodů pojistného na sociální zabezpečení. e) Zajištění řádného plnění povinností Komory jako plátce daně z příjmů zaměstnanců. f) Vedení evidenčních listů důchodového zabezpečení. g) Vedení agendy tuzemských i zahraničních pracovních cest funkcionářů Komory a zaměstnanců Kanceláře. h) Vedení pokladny. i) Spolupráce s Oblastními komorami v personální oblasti refundace mezd,uzavírání a každoroční obnovování dohod o pracovní činnosti. 5. Správa Apolenky Domu českých zubních lékařů Správa nemovitosti je zajišťována externími firmami či pracovníky. 6. Poradny pro členy Komory Zajištění chodu poraden je uvedeno v příloze č. 3. 4

5 III. Obchodní úsek 1. Ediční oddělení a) Vydávání měsíčníku LKS, včetně výroby a distribuce. b) Vydávání dalších periodických a neperiodických tiskovin pro potřeby Komory a jejich členů. c) Plnění úkolů Komory jako vydavatele periodického a neperiodického tisku podle zvláštních předpisů. d) Příprava edičního plánu Komory. e) Tvorba a vydávání propagačních materiálů Komory. f) Vedení registru odběratelů tiskovin (mimo členů Komory). 2. Oddělení služeb a) Zajišťování inzerce pro časopis LKS a další tiskoviny, vydávané Komorou, a to nejméně v základním objemu stanoveném Komorou pro kalendářní rok. b) Zpracovávání textových a obrazových podkladů inzertních a prezentačních materiálů, včetně korektur. c) Příprava podkladů k fakturaci inzerce. d) Kontrola úhrad plateb inzerentů, komunikace s inzerenty v případě prodlení s úhradou. Aktualizace umísťování reklamní plochy v souladu se stanovenými pravidly. e) Spolupráce při zajištění distribuce a výroby časopisu LKS, příprava rozpisu distribuce příloh a vkládané inzerce, komunikace s tiskárnou při výrobě a distribuci příloh LKS, spolupráce při vyúčtování plateb za LKS. f) Organizace přepravy časopisu LKS na Slovensko. Komunikace se spediční firmou a se Slovenskou komorou zubných lekárov. g) Příprava návrhu Ceníku inzerce. h) Organizace zásilkové služby, včetně přípravy podkladů pro fakturaci. i) Organizace stánku Komory na výstavě Pragodent. Vedení agendy vztahující se k výstavě Pragodent. j) Organizace výstav firem při akcích pořádaných Komorou, včetně přípravy podkladů pro fakturaci. k) Organizace valných hromad členů Komory, včetně přípravy podkladů pro fakturaci. l) Vedení agendy spojené s udílením Pečeti ČSK. m) Spolupráce při tvorbě Nabídkového listu. n) Získávání finanční podpory pro konání dalších aktivit Komory. o) Vedení adresáře firem a jeho včasná aktualizace. p) Vedení agendy spojené s propagačními předměty, včetně přípravy podkladů pro fakturaci. 5

6 q) Vedení agendy spojené s ochrannými známkami Komory. r) Vedení agendy prezentačních materiálů firem v prostorách sídla Komory. s) Vedení skladu materiálu. 3. Kongresové oddělení a) Organizace PDD a konferencí pořádaných Komorou (Jarní stomatologické fórum, aj.), včetně jejich doprovodných akcí a zajišťování propagace těchto akcí. b) Příprava rozpočtů jednotlivých akcí a jejich předkládání ke schválení, kontrola čerpání rozpočtů a předkládání závěrečných hodnocení akcí. c) Příprava podkladů pro vydávání tiskových materiálů, včetně spolupráce s tiskárnou. d) Vedení agendy odborného výboru PDD. e) Spolupráce při získávání sponzorů a partnerů PDD a konferencí pořádaných Komorou. f) Spolupráce se Vzdělávacím střediskem při organizaci dalších vzdělávacích akcí. 4. Vzdělávací středisko a) Příprava programu vzdělávacích akcí organizovaných Komorou. b) Vedení agendy poradního sboru pro celoživotní vzdělávání (jednání minimálně 3x ročně). c) Vedení agendy související s profesními zkouškami. d) Zajišťování technického a materiálového vybavení učeben. e) Zajišťování provozu učeben včetně jejich pronájmu třetím osobám k firemním, vzdělávacím a jiným akcím. f) Zajišťování vedení a aktualizace registru Vzdělávání a registru profesního týmu. g) Kontrola podkladů k vydání Osvědčení odbornosti, k vydání Osvědčení o splnění odborné praxe a zajištění vydání a distribuce certifikátů pro držitele Osvědčení odbornosti. h) Zajišťování registrace vzdělávacích akcí jiných subjektů (v případě pochybností předložení žádosti o zařazení na jednání představenstva Komory). i) Příprava informačních článků o vzdělávání pro časopis LKS a podkladů pro přílohu Vzdělávací akce ČSK. IV. Společná a závěrečná ustanovení 1. Vedoucí oddělení a další pověření zaměstnanci předkládají vedení Kanceláře: a) návrh činnosti a rozpočtu na následující rok, b) hodnocení činnosti a plnění rozpočtu za uplynulé období. 6

7 2. Běžnou korespondenci Kanceláře podepisuje ředitel/ka nebo vedoucí oddělení. Jiní pracovníci mohou podepisovat korespondenci Komory pouze se souhlasem ředitele/ky nebo vedoucího oddělení. 3. Jednotlivá oddělení zajišťují archivaci příslušných písemností. 4. Úseky a jednotliví zaměstnanci při své činnosti vzájemně spolupracují a poskytují si potřebné informace. 5. Jednání jednotlivých zaměstnanců za Komoru je upraveno v náplních práce. 6. Činnost Kanceláře a jednotlivých zaměstnanců je dále upravována vnitřními předpisy. V Praze dne MUDr. Jiří Pekárek prezident České stomatologické komory 7

8 Příloha č. 1 Organizační struktura Kanceláře I. Vedení Kanceláře 1. Ředitel/ka Kanceláře 2. Ředitel/ka Obchodního úseku II. Správní a servisní úsek 1. Tiskové oddělení 2. Sekretariát 3. Vnitřní oddělení 4. Účtárna 5. Správa Apolenky Domu českých zubních lékařů 6. Poradny pro členy Komory III. Obchodní úsek 1. Ediční oddělení 2. Oddělení služeb 3. Kongresové oddělení 4. Vzdělávací středisko V Praze dne MUDr. Jiří Pekárek prezident České stomatologické komory 8

9 Příloha č. 2 Seznam zaměstnanců Kanceláře I. Vedení Kanceláře 1. Ředitelka Kanceláře RNDr. Marie Švábová 2. Ředitel Obchodního úseku funkce neobsazena, výkonem činnosti pověřen MUDr. Jiří Pekárek II. Správní a servisní úsek 1. Tiskové oddělení Tisková tajemnice 2. Sekretariát sekretářka/asistentka: sekretářka 3. Vnitřní oddělení vedoucí sekretářka RK ČSK a ČR ČSK recepční recepční 4. Účtárna mzdová účetní Mgr. Sladkovská Zina Ing. Landová Jitka Nálevková Linda Císařová Libuše Plešnerová Květa Mgr. Matějíčková Jana Borkovcová Martina Pimková Veronika Vondráčková Hana 5. Správa Apolenky Domu českých zubních lékařů je zajišťováno externími firmami či pracovníky 6. Poradny pro členy Komory viz příloha č. 3 III. Obchodní úsek 1. Ediční oddělení šéfredaktor vedoucí redaktorka 2. Oddělení služeb 3. Kongresové oddělení : PhDr. Šolc Ladislav PhDr. Žáková Iva Ing. Kunrtová Jolana Andresová Ivana Maňáková Ivana Ing. Štěpánková Hana 9

10 4. Vzdělávací středisko vedoucí Parolková Renata Andresová Ivana Hromádková Zuzana V Praze dne RNDr. Marie Švábová ředitelka kanceláře České stomatologické komory 10

11 Příloha č. 3 Poradny pro členy Komory 1. Kontakt se zdravotními pojišťovnami Dotazy zodpovídá nebo zajišťuje jejich zodpovězení Zuzana Hromádková. 2. Právní poradna Dotazy pouze písemnou formou dle podmínek uvedených na zodpovídá Mgr. Jiří Slavík, advokát 3. Ekonomická poradna Dotazy telefonicky nebo osobně. Konzultace v oblasti kalkulace cen, účetní a daňové poradenství apod. poskytuje Ing. Alena Řeháková 11