ÚPRAVA OBJEDNÁVKY POUKÁZEK V OBÁLKÁCH

Transkript

1 MOJESODEXO.CZ ÚPRAVA OBJEDNÁVKY POUKÁZEK V OBÁLKÁCH Verze aplikace: Aktualizováno: :09 Strana 1 / 1

2 OBSAH DOKUMENTU ÚVOD CO CHCETE OBJEDNAT JAKÝM ZPŮSOBEM CHCETE OBJEDNAT TYP OBJEDNÁVKY: KOMPLEXNÍ Přechod z komplexního soboru na objednávku s adresami TYP OBJEDNÁVKY: CHYTRÁ SE JMÉNY / CHYTRÁ BEZE JMEN TYP OBJEDNÁVKY: STANDARDNÍ OŠETŘENÍ CHYB NAHRANÝCH DAT KONTROLA OBJEDNÁVKY PODPORA DISTRIBUCE... 8 ÚVOD V rámci neustálého zlepšování uživatelského komfortu objednání poukázek v obálkách na portálu Mojesodexo.cz jsme se zaměřili na zlepšení celého procesu vzniku vaší objednávky. Tento proces můžeme rozdělit do pěti kroků: Co chcete objednat Jakým způsobem chcete objednat Ošetření chyb nahraných dat Kontrola objednávky Podpora distribuce Změna logiky výběru typu objednávky Sjednocení způsobů vytvoření objednávky, rychlá objednávka a úprava šablon Interaktivní průvodce řešení problémů s nahranými údaji Nová stránka, na které si zkontrolujete, jak a co vám bude doručeno Upravili jsme pro vás distribuční listy Dále v dokumentu je těchto pět kroků podrobně popsáno. Kompletní informace o upravených funkcionalitách systému naleznete v uživatelské příručce objednávek v obálkách portálu Mojesodexo.cz, kterou si můžete stáhnout na této adrese. Strana 1 / 9

3 1. CO CHCETE OBJEDNAT MOJESODEXO.CZ - ÚPRAVA OBJEDNÁVKY POUKÁZEK V OBÁLKÁCH Abychom vám usnadnili výběr typu Objednávky s obálkami (dosud nazývané jako personalizované), změnili jsme logiku ze současného Jak si chci objednat? (pět typů objednávky) na Co si chci objednat?. Nově budete vybírat ze dvou možností: A) Obálky ponesou jméno jeho příjemce - OBÁLKY NA JMÉNA B) Obálky budou anonymní - ANONYMNÍ OBÁLKY Původní obrazovka Nová obrazovka 2. JAKÝM ZPŮSOBEM CHCETE OBJEDNAT V rámci úpravy logiky výběru typu objednávky jsme sjednotili způsoby, jakými lze objednávku vytvořit. Proto máte u obou typů na výběr jednu ze dvou možností, jak objednávky docílíte: A) RYCHLÁ OBJEDNÁVKA = Máte připravený soubor obsahující data objednávky, který nahrajete do systému (bez ohledu na typ šablony). V takovém případě se automaticky neotevře editor a můžete objednávku ihned dokončit. B) OBJEDNÁVKA PŘES EDITOR = objednávku vytvoříte ručně pomocí editoru. Strana 2 / 9

4 Editor objednávky jsme sloučili do jediné verze: MOJESODEXO.CZ - ÚPRAVA OBJEDNÁVKY POUKÁZEK V OBÁLKÁCH Původní editor Upravený editor ŠABLONY SOUBORŮ S OBJEDNÁVKOU Velký posun zaznamenaly také šablony souborů s objednávkou, které jsme sjednotili pouze do dvou typů tak, aby bylo pro vás co nejjednodušší vybrat si ten pravý. Vyberte si prosím, který typ objednávkové šablony používáte v současnosti. Na základě toho určíte kapitolu, která se Vámi používaných šablon týká. Původní šablony STANDARDNÍ objednávka CHYTRÁ objednávka se jmény CHYTRÁ objednávka beze jmen KOMPLEXNÍ objednávka (HDBU) Kap.2.3 Kap.2.2 Kap.2.2 Kap.2.1 Standardní šablona se slučuje Čtyři nové sloupce Lze použít původní, nebo vylepšenou šablonu Nové šablony Objednávka OBÁLEK Objednávka S ADRESAMI (XDBU) Kap.2.3 Kap Strana 3 / 9

5 Objednávku poukázek v obálkách můžete nově vytvořit těmito šablonami: A) Objednávka obálek prostý seznam obálek s výčtem objednaných produktů. Soubor může obsahovat hlavičku pro jednodušší vyplnění dat. Šablonu si můžete stáhnout na této adrese. B) Objednávka s adresami soubor obsahující kombinace čtyř typů řádků (hlavička, adresa, oddělení a obálka). Díky této kombinaci vytvoříte celou objednávku pomocí dat z jednoho souboru. Šablonu si můžete stáhnout na této adrese. Šablony můžete nově mezi sebou libovolně kombinovat a nahrávat opakovaně. Tento dokument vám poskytne návod jak stávající šablony převést na nový formát. UPOZORNĚNÍ: V případě vašeho zájmu o objednávku libovolné kombinace produktů v rámci jednoho souboru, kontaktujte Infolinku na telefonním čísle , info.cz@sodexo.com nebo svého obchodního zástupce Sodexo Typ objednávky: Komplexní Pokud na portálu Mojesodexo.cz používáte pro objednávku poukázek v obálkách Komplexní šablonu (struktura řádku HDBU), nic se pro vás nemění. Struktura této šablony zůstává beze změny a systém jí bez problému zpracuje. Na základě klientských reakcí jsme připravili rozšíření této šablony, která vám nabídne: A) Možnost objednat libovolný počet kombinací nominální hodnoty a počtu poukázek B) Pro každou adresu zadat až tři samostatné kontaktní osoby s notifikačním telefonem a ovou adresou, poznámku na štítek zásilky a číslo pro SMS notifikaci o doručování zásilky C) Zjednodušené zadávání oddělení (adresa oddělení není povinná) D) Delší volitelný text na krycím listu obálky (nově 2 x 60 znaků oproti původním 24) E) Možnost rozdělit jméno a příjmení do samostatných sloupců Kompletní specifikaci upravené šablony naleznete v uživatelské příručce Objednávky s obálkami, kterou si můžete stáhnout na této adrese. Nově této šabloně říkáme Objednávka s adresami. Strana 4 / 9

6 Přechod z komplexního soboru na objednávku s adresami Původní Komplexní šablona používá čtyři typy řádků: H, D, B a U. Aby systém lépe rozpoznal, kterou šablonu nahráváte, nahradili jsme první písmeno hlavičky H za písmeno X. Nový typ šablony bude obsahovat řádky: X hlavička objednávky, sloupce se nemění. D adresy míst doručení zásilek, zde byly za původní sloupce doplněny nové. Můžete tak používat beze změny původní strukturu. B oddělení, sloupce beze změny. U obálky s poukázkami, zde byla struktura upravena tak, aby bylo možné objednat více nominálních hodnot poukázek do jedné obálky. V následující tabulce je znázorněna změna struktury mezi původní a upravenou šablonou: A B C D E F G H I J K L M N Typ řádku ID Oddělení id zam. Příjmení a jméno Oddělení Počet 1 Hodnota 1 Hodnota 2 Text na krycím listě 1 U 1 11 Fišerová Eva Stravné U 2 81 Novák Jan Stravné Text na krycím listě 2 A B C D E F G H I J K L M N Typ řádku ID Oddělení id zam. Příjmení Jméno Název Datum narození ová adresa Mobil Oddělení Údaj na krycím listě 1 Údaj na krycím listě 2 Počet 1 U 1 11 Fišerová Eva Stravné U 2 81 Novák Jan Stravné Hodnota 1 Nové struktury tedy jednoduše docílíte tím, že přesunete sloupce dle obrázku výše, bez nutnosti vyplnit celou novou šablonu. Strana 5 / 9

7 2.2. Typ objednávky: Chytrá se jmény / Chytrá beze jmen Původní šablony objednávek s obálkami Chytrá - Se jmény a Chytrá - Beze jmen byly rozšířeny o čtyři nové sloupce, které do budoucna zvýší komfort objednávky stávajících a nových produktů. Nově této šabloně říkáme Objednávka obálek. Čtyři nové sloupce jsou označeny v následující tabulce (sloupce D, E, F a G): Č. Sl. Název sloupce Popis Typ Znaků Povinné 1 A id zaměstnance Unikátní identifikátor příjemce obálek, v rámci jednoho souboru se nesmí opakovat Text 10 ANO 2 B Příjmení zaměstnance Příjmení, nebo celé jméno zaměstnance. Toto pole se tiskne na krycím listu obálky. Text 40 ANO 3 C Jméno zaměstnance Toto pole se tiskne na krycím listu obálky. Text 40 NE 4 D Název Toto pole nevyplňujte 5 E Datum narození Datum ve formátu DD.MM.YYYY (např ) Text 10 NE 6 F ová adresa Text 100 NE 7 G Mobil 8 H ID Oddělení Telefonní číslo ve formátu Vazba na oddělení, do kterého příjemce obálek spadá 9 I Počet obálek U tohoto typu objednávky nevyplňujte. Text 20 NE Text 10 NE 10 J Text na krycím listě 1 Toto pole se tiskne na krycím listu obálky. Text 60 NE 11 K Text na krycím listě 2 Toto pole se tiskne na krycím listu obálky. Text 60 NE 12 L Oddělení Obálky můžete v rámci jednoho balíčku (oddělení) řadit hodnotou udanou v tomto poli. Text 30 NE 13 M Počet 1 Počet poukázek Číslo NE 14 N Hodnota 1 Nominální hodnota poukázky Číslo NE Další kombinace počtu a nominální hodnoty poukázek můžete v následujících sloupcích zapsat libovolné množství 2.3. Typ objednávky: Standardní Abychom objednávky poukázek v obálkách pro vás zjednodušili, spojili jsme dvě velmi podobné šablony souborů do jedné. Zachovali jsme pro vás jednoduchost objednávky a navíc díky této změně získáte oproti původní Standardní šabloně: A) Možnost objednat libovolný počet kombinací nominální hodnoty a počtu poukázek Strana 6 / 9

8 B) Delší volitelný text na krycím listu obálky (nově 2 x 60 znaků oproti původním 24) C) Možnost rozdělit jméno a příjmení do samostatných sloupců D) Soubor může nově obsahovat v hlavičce řádek s názvy sloupců Rozdíl mezi původní Standardní šablonou a novou Objednávkou obálek je zobrazen v následující tabulce. Došlo k doplnění a přeskupení sloupců: A B C D E F G H I J K L M N Text na id Počet Hodnota Hodnota Text na Příjmení a jméno Oddělení krycím zam krycím listě 2 listě 1 11 Fišerová Eva Stravné 81 Novák Jan Stravné A B C D E F G H I J K L M N Text na Text na Příjmení Jméno Datum ová Počet Počet Název Mobil ID Oddělení krycím krycím Oddělení zaměstnance zam. narození adresa obálek 1 listě 1 listě 2 id zam. 11 Fišerová Eva Stravné Novák Jan Stravné Hodnota 1 DŮLEŽITÉ: Původní standardní šablonu systém již nepodporuje. Upravená šablona je ke stažení na této adrese. 3. OŠETŘENÍ CHYB NAHRANÝCH DAT Pokud do systému nahráváte objednávku hromadně pomocí souborů, může dojít k nepřesnosti v datech, nebo k tomu, že některé povinné údaje nejsou vyplněny. V tuto chvíli systém na takovou situaci zareaguje zobrazením obecné chyby dat v nahrávaném souboru bez možnosti vyřešení problému. Nově jsme do systému zapracovali interaktivního průvodce, který se s vámi pokusí podobné situace vyřešit. V prvé řadě vám sdělí veškeré chyby v rámci všech dat celého souboru. Pokud to situace dovoluje, nabídne vám nápravu dat, aniž byste museli soubor s objednávkou nahrávat znovu. Průvodce se od vás mimo jiné bude snažit získat údaje, které jste systému nahráním souboru neposkytli. Například produkt, který se snažíte objednat, nebo adresu, na kterou mají být poukázky doručeny. Strana 7 / 9

9 4. KONTROLA OBJEDNÁVKY MOJESODEXO.CZ - ÚPRAVA OBJEDNÁVKY POUKÁZEK V OBÁLKÁCH Před dokončením objednávky jsme zařadili nový krok Kontrola objednávky, který slouží jako ucelený pohled na vytvořenou objednávku v rámci jedné stránky. Na ní naleznete souhrn všech informací o objednaných produktech a grafické náhledy tištěných dokumentů (štítek zásilky / distribuční list / krycí list obálky), které obsahují přesně taková data, která budou tištěna u vaší objednávky. Pokud v rámci této stránky naleznete nějaký údaj, který nebude souhlasit, máte možnost ho na místě změnit. Změna se ihned projeví v grafickém náhledu. Stránku naleznete zpětně pro všechny předchozí objednávky na stránce Přehledy. 5. PODPORA DISTRIBUCE Abychom vám maximálně usnadnili distribuci objednaných poukázek v obálkách, upravili jsme distribuční listy, které si můžete stáhnout na portále Mojesodexo.cz ve formátu PDF tak, aby zcela odpovídali těm, které jsme schopni dodat s objednávkou. Formulář nově zcela koresponduje s dodanými zásilkami a obsahuje váš identifikátor oddělení. Strana 8 / 9

10 Upravena byla také stránka, na které si můžete distribuční listy vytisknout. Nově jsou pro větší přehlednost primárně zobrazovány adresy doručení, pod kterými se skrývají distribuční listy jednotlivých oddělení. Původní stránka s tiskem distribučních listů Nová stránka Nově máte možnost vytisknout si v rámci jediného souboru distribuční listy všech oddělení jedné adresy. VLASTNÍ NÁZEV OBJEDNÁVKY Rozšířili jsme pro vás délku vlastního názvu objednávky z původních 20 na 45 znaků. Tato hodnota bude vytištěna na formuláři objednávky a daňovém dokladu. Strana 9 / 9