Návod k zveřejnění zakázek na

Transkript

1 Návod k zveřejnění zakázek na verze 1.1 datum aktualizace: Co je to vlastně systém pro zveřejňování zadávacích/výběrových řízení? Prostřednictvím systému budou transparentně a centrálně zveřejňována veškerá zadávací a výběrová řízení 1 zakázek s předpokládanou hodnotou nad Kč bez DPH zahájená po podpisu smlouvy o poskytnutí dotace. Zadavatel, z našeho pohledu příjemce dotace z ROP Jihovýchod, bude povinen uveřejnit výzvu pro podání nabídek, případně další dokumentaci k zakázce v modulu pro zveřejňování zadávacích řízení zakázek na stránkách Regionální rady Jihovýchod. UPOZORNĚNÍ Toto zveřejnění nenahrazuje uveřejnění veřejné zakázky na profilu zadavatele či v Informačním systému o veřejných zakázkách v případě, kdy je takové uveřejnění dle zákona č. 137/2006 Sb. povinné. 1 Pro zjednodušení je v dalším textu pojem zadávací řízení použit jak pro zadávací řízení veřejných zadavatelů postupujících dle zák. č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, tak i pro výběrová řízení zadavatelů postupujících dle Pokynů pro zadávání zakázek uvedených v Příručce pro žadatele a příjemce. 1

2 Jak mohu do systému vstoupit? Systém bude zveřejněn na této webové stránce: Na domovské stránce bude od umístěn odkaz v horní modré liště Kdy bude systém spuštěn, tzn., kdy bude mít příjemce povinnost uveřejňovat zadávací řízení přes Systém bude spuštěn v ranních hodinách. Je povolen vstup do systému každému uživateli registrovanému na Nikoliv. Vkládání a editace zadávacích řízení bude umožněno pouze ověřenému příjemci dotace z ROP Jihovýchod. Pro vstup do aplikace bude nutné provést přihlášení na stránkách které bude následně ověřeno administrátorem. Po ověření správnosti bude uživateli umožněno zveřejňování vlastních zadávacích řízení. K přihlášení můžete využít Vaši dosavadní registraci na stránkách ROP Jihovýchod, nebo si vytvořit nový uživatelský účet. 2

3 Krok za krokem přihlášením mám již svůj funkční účet na =>přeskočit informace o registraci nového uživatele doposud nemám svůj účet na => pokračujte níže Registrace nového uživatele Hlavním předpokladem k možnosti zveřejňování zadávacích řízení je být registrovaným uživatelem na stránkách a zároveň být příjemcem z ROP Jihovýchod. Zaregistrovat se je možné na stránce s přihlášením pod odkazem "registrace" nebo na Během registrace vyplňte prosím veškeré požadované údaje, login je stejný jako Vámi vyplněný e- mail, heslo si zapište a založte na zapamatovatelné místo. (Pokud heslo i tak časem zapomenete, můžete si jej sami bez problémů kdykoliv změnit na webových stránkách). 3

4 4

5 Z bezpečnostních důvodů Vám bude po nové registraci na stránkách zaslána na kontrolní zpráva s žádostí o aktivaci účtu. Stačí pouze kliknutím na přiložený odkaz potvrdit existenci Vašeho u. Po Vašem následném přihlášení provede systém automaticky kontrolu pole a porovná jej s nahranou databází ových kontaktů příjemců dotace z ROP Jihovýchod ( kontaktní osoby, resp. projektového manažera). Pokud bude shodný s em uvedeným v této databázi, bude Vám automaticky umožněn vstup do systému pro zveřejňování zadávacích řízení zakázek, v levé postranní liště se Vám poté nově zobrazí dvě záložky Zveřejněné zakázky a především Moje zakázky. Od této chvíle můžete libovolně vkládat, editovat (tj. upravovat) a zveřejňovat svá zadávací řízení. Systém během editace provádí mnohaúrovňovou kontrolu. V opačném případě, tedy pokud nebude Vámi vyplněný v databázi ových kontaktů příjemců dotace z ROP Jihovýchod, musíte vyčkat administrátora, který Vám vstup do systému umožní pouze v případě, že jste příjemci dotace z ROP Jihovýchod nebo jsou mezi Vámi a příjemcem opodstatněné vazby. O přidělení oprávnění pro editaci údajů o zadávacích řízeních budete informováni na Váš (viz obrázek na další stránce). Prosím vezměte na vědomí, že administrátorem je fyzická osoba, zaměstnanec Úřadu Regionální rady, který svou práci vykonává pouze v pracovních dnech v obvyklých pracovních hodinách. 5

6 Mám již svůj funkční účet na Po Vašem přihlášení provede systém automaticky kontrolu pole a porovná jej s nahranou databází ových kontaktů příjemců dotace z ROP Jihovýchod. Pokud bude shodný s em uvedeným v této databázi, bude Vám automaticky umožněn vstup do systému pro zveřejňování zadávacích řízení zakázek, v levé postranní liště se Vám poté nově zobrazí dvě záložky Zveřejněné zakázky a především Moje zakázky. Od této chvíle můžete libovolně vkládat, editovat (tj. upravovat) a zveřejňovat údaje o svých zadávacích řízeních. Systém během editace provádí mnohaúrovňovou kontrolu. V opačném případě, pokud nebude Vámi vyplněný v databázi ových kontaktů příjemců dotace z ROP Jihovýchod, musíte vyčkat administrátora, který Vám vstup do systému umožní pouze v případě, že jste příjemci dotace z ROP Jihovýchod nebo jsou mezi Vámi a příjemcem opodstatněné vazby. O přidělení oprávnění pro editaci údajů o zadávacích řízeních a zakázkách budete informování na Váš (viz obrázek níže). Prosím vezměte na vědomí, že administrátorem je fyzická osoba, zaměstnanec Úřadu Regionální rady, který svou práci vykonává pouze v pracovních dnech v obvyklých pracovních hodinách. 6

7 Zadání požadavku na zveřejnění zadávacího řízení se provádí vyplněním formuláře. Upozorňujeme zejména na položku "Druh zadávacího řízení", jejímž vyplněním je definována minimální délka lhůty pro podání nabídek, tj. doba mezi dnem následujícím po zveřejnění zakázky a posledním dnem lhůty pro podání nabídek. Kontrola termínu se provádí při uložení a také při zveřejnění. Zadání kratší lhůty, než je min. lhůta dle zákona či Příručky pro žadatele a příjemce, tak není připuštěno. Vyplnění všech polí je povinné. Vyplnění polí pouhými odkazy např. ve formě viz zadávací dokumentace není přípustné. Po vyplnění a odeslání formuláře se zobrazí náhled na zadání. Na stránce náhledu je možné zadávací řízení uložit do systému nebo se vrátit k editaci. Přehled vlastních zadávacích řízení Možnost zveřejnění zadávacího řízení na webu Regionální rady Jihovýchod máte pouze jako registrovaní uživatelé a příjemci dotace. Jako takoví pak na stránce v levém menu, vidíte i položku "Moje zakázky". Její aktivací zobrazíte stránku obsahující seznam Vámi vyhlášených zadávacích řízení rozdělený do čtyř následujících kategorií podle stavu jejich zpracování. 7

8 U každé položky jsou zobrazeny ikony operací, které lze s daným zadávacím řízením provést. zrušení zakázky editace zakázky 8

9 Náhled na seznam vlastních zadávacích řízení v různých stádiích realizace jejich zveřejnění Připravované V této kategorii naleznete všechna Vaše připravovaná zadávací řízení. V této fázi je možné je libovolně vytvářet, upravovat i mazat pomocí příslušných ikon, aniž by se tyto změny projevily na jejich zveřejněném seznamu. Jak bude výsledné zadávací řízení vypadat, si můžete prohlédnout kliknutím na jeho název. Aktivní Do kategorie "Aktivní" spadají veškerá zadávací řízení, která byla zveřejněna a u kterých ještě neuplynula lhůta pro podání nabídek. Jedinými informacemi, které lze u aktivních zadávacích řízení upravovat, je možnost změnit (prodloužit) lhůtu pro podání nabídky, přidat doplňující informace, případně nahrát další doplňující soubor související se zakázkou. To vše v příslušném formuláři, přístupném přes ikonu "Editovat/upravit zadávací řízení". Systém automaticky archivuje veškeré provedené změny u aktivních zakázek a administrátor je schopen je zpětně dohledat. Uzavřené V kategorii "Uzavřené" se nachází veškerá zadávací řízení, u kterých již uplynula lhůta pro podání nabídky. Dokumenty k těmto řízením je možné prohlížet, nikoliv již editovat nebo doplňovat. Zrušené V této kategorii jsou zařazena veškerá zadávací řízení zrušená zadavatelem nebo zadávací řízení zrušená oprávněným administrátorem ze závažných důvodů. 9

10 Vložení nového zadávacího řízení Nové zadávací řízení vložíte kliknutím na ikonu. 10

11 Poté se Vám zobrazí formulář, do nějž vkládáte údaje týkající se nového zadávacího řízení. V případě, že Vašemu projektu ještě nebylo přiděleno "Registrační číslo projektu", použijte jinou jednoznačnou identifikaci, podle které bude možné zakázku k projektu posléze přiřadit. 11

12 Editace zadávacího řízení Vedle povinných (označeny *) a nepovinných údajů lze k zadávacímu řízení přiložit také dokumentaci s ním související, a to do max. velikosti souboru 50 MB, max. počet souborů je 8. Pokud potřebujete přiložit více souborů (do maximální udané velikosti), použijte komprimační program typu ZIP apod. Při nahrávání souborů k zakázce mějte na paměti možnosti dodavatelů a data nahrávejte v přístupných formátech (obecné texty jako PDF, formuláře v obou formátech doc, xls apod.). Zveřejnění zadávacího řízení Uložením formuláře automaticky dojde k přesunu zadávacího řízení do kategorie "Připravované" (viz výše). Zadávací řízení bude automaticky zveřejněno dnem uvedeným jako datum vyhlášení. Tím také dojde k jeho přesunu mezi aktivní zadávací řízení (tedy mezi řízení, u nichž právě plyne lhůta pro podání nabídek). Systém bude umožňovat připojení prostřednictvím tzv. RSS kanálu, pomocí něhož uživatel bude moci sledovat nová zadávací řízení prostřednictvím svého ového účtu ( ové adresy), na který mu budou zasílány informace o aktivních zadávacích řízeních. Připravovaná zakázka se stane aktivní právě v okamžiku, kdy se aktuální datum stane rovno zadavatelem definovanému datu vyhlášení. Doplňující informace Na webu je možno zakázky vyhledávat a řadit podle kritérií. Uživatel i administrátor s příslušným oprávněním může měnit údaje o zadávacím řízení zakázky. Tyto změny budou z důvodu transparentnosti a bezpečnosti evidovány v historii a mohou být kdykoliv dohledatelné. U zakázek již zveřejněných v kategorii Aktivní nebo Uzavřené bude navíc zobrazováno i datum poslední aktualizace. Zadávací řízení v kategorii Uzavřené jsou automaticky ukládána do archivu, kde je administrátor s příslušným oprávněním může znovu dohledat, včetně provedených změn. 12

13 Doklad o zveřejnění zadávacího řízení Jako doklad o zveřejnění zadávacího řízení na stránkách Regionální rady Jihovýchod bude na příjemce automaticky zaslán Doklad o zveřejnění zadávacího/výběrového řízení a to bezprostředně po skončení lhůty pro podání nabídek. Tento doklad Vám bude sloužit jako průkaz o zveřejnění zadávacího řízení, který předložíte spolu s úplnou dokumentací zadávacího řízení Regionální radě ke kontrole po ukončení zadávacího řízení. Každé zakázce bude dále automaticky přiřazen unikátní klíč (ID zakázky), viditelný v pravém horním rohu detailu zakázky, který bude jedinečný pro každou zakázku. Tento klíč bude také součástí dokladu o zveřejnění zadávacího/výběrového řízení vlevo dole (viz obrázek níže). Regionální rada regionu soudržnosti Jihovýchod Doklad o zveřejnění zadávacího/výběrového řízení Zadávací/výběrové řízení s názvem TEST ZAKAZEK, registrační číslo projektu, bylo zveřejněno prostřednictvím internetové aplikace Regionální rady regionu soudržnosti Jihovýchod na adresehttp:// v období od do :00. ID zakázky 2ILE0 Vstoupit do systému zveřejněných zakázek Datum: :42 Platforma apilot 13

14 DŮLEŽITÉ V případě, že bude chtít příjemce/zadavatel zadat přesnou hodinu pro ukončení lhůty pro podání nabídek, nesmí být tato lhůta kratší než definovaná minimální lhůta, která se počítá vždy na celé dny, tj. končí o půlnoci daného dne. Příklad: když příjemce/zadavatel uveřejní zakázku a minimální lhůta pro zveřejnění bude 7 dnů, bude zakázka zveřejněna na webových stránkách od od 0.00 a skončí ve Zadavatel má možnost zadat termín skončení lhůty kdykoliv poté, tj. např v DŮLEŽITÉ Pokud Vaše nečinnost po přihlášení bude trvat 50 minut, systém Vás automaticky upozorní. Pokud do 10 minut od tohoto upozornění nebudete stále aktivní (např. neobnovíte stránku), budete automaticky odhlášeni a veškerá neuložená data budou ztracena. Vaši zakázku si můžete také vytisknout ve formátu PDF přes toto tlačítko v pravém horním rohu. V případě komplikací kontaktujte tyto zaměstnance Úřadu Regionální rady Jihovýchod: Bc. Martin Šťastný tel.: komplikace se zveřejněním zakázky Mgr. Sylva Staníková tel.: odborné dotazy k zakázkám Ing. Marek Bena tel.: odborné dotazy k zakázkám 14