Projektový management podle IPMA

Transkript

1 Jan Doležal, Pavel Máchal, Branislav Lacko a kolektiv Projektový management podle IPMA 2., aktualizované a doplněné vydání Kompetence podle IPMA Competence Baseline ver. 3.1 Podpora pro certifikaci projektových manažerů podle IPMA Moderní metody projektového řízení Návrh a implementace projektů Lidský faktor při řízení projektů Motivace, leadership a další měkké dovednosti Byznys aspekty projektového managementu

2

3 Jan Doležal, Pavel Máchal, Branislav Lacko a kolektiv Projektový management podle IPMA 2., aktualizované a doplněné vydání Grada Publishing

4 Upozornění pro čtenáře a uživatele této knihy Všechna práva vyhrazena. Žádná část této tištěné či elektronické knihy nesmí být reprodukována a šířena v papírové, elektronické či jiné podobě bez předchozího písemného souhlasu nakladatele. Neoprávněné užití této knihy bude trestně stíháno. Ing. Jan Doležal, Ph.D., doc. Ing. Pavel Máchal, CSc., doc. Ing. Branislav Lacko, CSc., a kolektiv Projektový management podle IPMA 2., aktualizované a doplněné vydání Autorský tým: Ing. Jan Doležal, Ph.D. vedoucí autor Ing. Martin Hájek, CSc. Ing. Kateřina Hrazdilová Bočková, Ph.D. Ing. Jiří Krátký Doc. Ing. Branislav Lacko, CSc. Doc. Ing. Pavel Máchal, CSc. Ing. Stanislava Nechvílová Ing. Jaromír Pitaš, Ph.D. Doc. Ing. Liběna Tetřevová, Ph.D. Ondřej Cingl TIRÁŽ TIŠTĚNÉ PUBLIKACE: Vydala Grada Publishing, a.s. U Průhonu 22, Praha 7 tel.: , fax: jako svou publikaci Odborní recenzenti: RNDr. Zdenko Staníček, Ph.D. (IPMA Level A ) Ing. Josef Hajkr, Ph.D., MBA (IPMA Level B ) Ing. Michael Motal (IPMA Level B ) Doc. Ing. Jiří Skalický, CSc. Vydání odborné knihy schválila Vědecká redakce nakladatelství Grada Publishing, a.s. Odpovědní redaktoři Mgr. Kamila Nováková, Mgr. Irena Koušková, Mgr. Petr Mušálek Sazba Milan Vokál Obsahové korektury Ing. Stanislava Nechvílová, Ing. Jan Doležal, Ph.D. Administrativní spolupráce Petra Jíhlavcová Počet stran 528 Druhé vydání, Praha 2012 Vytiskly Tiskárny Havlíčkův Brod, a.s. Grada Publishing, a.s., 2012 Cover Photo fotobanka allphoto ISBN ELEKTRONICKÉ PUBLIKACE: ISBN (ve formátu PDF) ISBN (ve formátu EPUB) ISBN (ve formátu MOBI)

5 Část 1 Obsah O autorech Předmluva prezidenta Společnosti pro projektové řízení Michael Motal Úvodní slovo vedoucího autora Jan Doležal Úvod Jan Doležal Projektový management nejenom podle IPMA Standardy a standardizace Project Management Body of Knowledge (PMBoK ) PRojects IN Controlled Environments PRINCE ISO IPMA Competence Baseline ICB Certifikace PMI Certifikace IPMA Certifikace Jak číst tuto knihu Část 1 Elementy technických kompetencí 1.01 Úspěšnost řízení projektu Jan Doležal, Branislav Lacko, Jiří Krátký, Stanislava Nechvílová Úspěšný projekt Příklad kritérií úspěšnosti Kritéria neúspěšnosti Finanční kritéria Kritické faktory úspěchu projektu Úspěšné řízení projektu Co v projektu řídit? Integrace Systémové myšlení Systémový přístup k řízení Neustálé zlepšování řízení projektu Cíle vyhodnocení projektu Kdy a kdo projekt vyhodnocuje Co v projektu vyhodnocujeme Doporučený postup vyhodnocení projektu Vhodné metody k vyhodnocení projektu... 44

6 Návrh opatření ke zlepšení řízení příštích projektů Kde čerpat poučení z projektů Zainteresované strany Jan Doležal, Kateřina Hrazdilová Bočková, Jaromír Pitaš Charakteristika zainteresovaných stran Řízení zainteresovaných stran Identifikace zainteresovaných stran Analýza zainteresovaných stran Strategie pro zainteresované strany (zapojení zainteresovaných stran) Požadavky a cíle projektu Jan Doležal Kontext projektu Projekt a strategie organizace SWOT analýza Balanced Scorecard (BSC) Bostonská matice (BCG matice) Strategie projektu SMART cíl Trojimperativ Logický rámec nástroj pro SMART projekt Význam jednotlivých polí Příklad logického rámce Příklad logického rámce Pozor na tautologii Tvorba logického rámce Přínosy logického rámce Logický rámec v různých perspektivách Rizika a příležitosti Branislav Lacko Význam rizika v řízení projektu Řízení rizik v projektu Stanovení kontextu Identifikace rizik Analýza rizik Hodnocení rizik Ošetření rizik Monitorování a přezkoumání Komunikace a konzultace Doporučené metody analýzy rizik projektu Metoda RIPRAN Skórovací metoda s mapou rizik Metoda FRAP Technika stromů rizik Analýza citlivosti Metoda plánování scénářů... 98

7 Využití metody modelování a simulace pro analýzu rizik Řízení a hodnocení příležitostí Analýza silných a slabých stránek SWOT Základní popis analýzy SWOT Rozšířená analýza SWOT Některé zásady při provádění analýzy SWOT Využití analýzy SWOT při řízení rizik projektu Doporučené normy Kvalita Jan Doležal, Kateřina Hrazdilová Bočková Úloha kvality v současném managementu Definice kvality Řízení kvality Řízení kvality v rámci projektu Standardy řízení kvality Nástroje kontroly kvality Zodpovědnost za kvalitu Organizace projektu Jan Doležal, Kateřina Hrazdilová Bočková Organizační struktura projektu a programu Sestavení organizační struktury projektu/programu Projektový (programový) tým Řídicí výbor Statutární orgán projektu Matice odpovědnosti Týmová práce Martin Hájek Skupiny, týmy a komunity Skupina Tým Komunita Co je lepší? Skupina, tým nebo komunita? Nutné charakteristiky týmu Životní fáze týmu Řešení problémů Branislav Lacko Řešení problémů v projektech Systematický přístup k řešení problémů Řešení specifických a technicko-organizačních problémů Specifické problémy Technicko-organizační problémy Obecné postupy tvůrčího myšlení při řešení problémů Doporučené techniky pro řešení problémů Metoda strukturovaných porad (walkthrough)

8 Metoda přepnutí (swapping) Metoda šesti otázek Vhodné podmínky pro úspěšné řešení problémů Metoda hodnotové analýzy Vymezení hodnotové analýzy Základní principy hodnotové analýzy Základní postupy hodnotové analýzy Pomoc poradců při řešení problémů Struktury v projektu Jan Doležal Struktury v projektu jako základní nástroj popisu Možné přístupy ke strukturování projektu Struktura dokumentace projektu Rozsah a výstupy (dodávky) projektu Jan Doležal, Stanislava Nechvílová Rozsah projektu Tabulka dimenzí Definice cílů a rozsahů prací SOW (Statement of work) Výstupy (dodávky) projektu a jejich konfigurace Čas a fáze projektu Jan Doležal, Ondřej Cingl Čas a projekt Fázový model projektu životní cyklus projektu Předprojektová fáze vznik projektu Zahájení projektu (start-up) Příprava projektu (plánování) Realizace projektu Ukončení projektu (close-out) Poprojektová fáze po ukončení projektu Fázový model projektu Kužel nejistoty Postup časového plánování projektu Tvorba seznamu činností k provedení Odhadování doby trvání Sestavení harmonogramu metodou kritické cesty (CPM) Časové plánování v multiprojektovém prostředí Agilní přístup Zdroje Jan Doležal, Kateřina Hrazdilová Bočková Pracovní zdroje projektu Plánování zdrojů Řešení konfliktů a vyrovnávání zdrojů Další aspekty související se zdroji projektu

9 1.13 Náklady a financování Jiří Krátký Plánování nákladů a stanovení rozpočtu projektu Odhadování rozpočtu nákladů v předprojektové fázi Sestavení podrobného rozpočtu nákladů ve fázi plánování projektu Rezervy Výstup odhadu nákladů Čerpání nákladů projektu Analýza nákladů a přínosů (CBA) a společenská návratnost investic (SROI) Obstarávání a smluvní vztahy Jan Doležal, Jaromír Pitaš Charakteristika nákupu Nákupní know-how Cena nakupovaného produktu jako problém Kategorizace nákupních případů Nástroje řízení nákupu Analýza vlastní síly versus nákup (make or buy) Paretova analýza (ABC analýza) Porovnávací matice komodita riziko Kategorizace dodavatelů Výběr dodavatelů, uzavírání smluv Obchodní vztahy a smlouvy Rizika ve smluvních vztazích Změny Jan Doležal, Jaromír Pitaš, Kateřina Hrazdilová Bočková Řízení změn obecně Aspekty řízení změn Podněty vyvolávající změny Kontrola, řízení a podávání zpráv Branislav Lacko, Jan Doležal, Ondřej Cingl, Jaromír Pitaš Řízení projektu Sledování a vyhodnocování stavu projektu Podávání zpráv o průběhu projektu Porovnání plánu se skutečností Metody procentuálního plnění Stavové metody sledování projektu Metoda řízení dosažené hodnoty projektu (EVM) Milníková metoda Predikce dalšího vývoje projektu Vyhodnocení odchylek a příprava rozhodnutí Provedení řídicích zásahů Podávání zpráv zainteresovaným stranám projektu Krize projektu

10 1.17 Informace a dokumentace Branislav Lacko, Jaromír Pitaš Informační podpora řízení projektu Informace pro řízení projektu Informační systém pro řízení projektu Produkty pro počítačovou podporu řízení projektu Dokumentace projektu Charakteristika dokumentace projektu Označování dokumentů Druhy dokumentace Komunikace Pavel Máchal Typy komunikace Umění jednat s lidmi Formy lidské komunikace Základní druhy komunikačních aktivit Verbální a neverbální projevy Komunikační bariéry Zásady správné komunikace Komunikační strategie Zahájení Jan Doležal Kdy začíná projekt a v jakém prostředí? Zakládací (identifikační) listina projektu Proces zahájení Provedení zahájení Ukončení Jan Doležal, Branislav Lacko Ukončení nezbytná součást projektu Ukončení jako proces Ukončení etap a fází Je ukončení koncem? Mimořádné ukončení projektu Část 2 Elementy behaviorálních kompetencí 2.01 Vůdcovství Martin Hájek, Jan Doležal Základní pojmy Působnost vůdcovství Účel vůdcovství Charakter vůdcovství Co vůdcovství poskytuje vedeným lidem Co vedením lidí získává manažer

11 Hlavní činnosti při vedení Práce s emocemi Vedení v průběhu projektu Rozvoj vůdčích schopností a charakteru Situační vedení Styly vedení Úrovně vyspělosti Různé teorie vedení Zainteresovanost a motivace Martin Hájek, Jan Doležal Základní pojmy Vybrané teorie motivace Hierarchická teorie potřeb Abrahama Maslowa Dvoufaktorová teorie Fredericka Herzberga Teorie očekávání Victora Vrooma Teorie rovnováhy Johna Adamse Teorie pozitivního posílení Burrhuse Skinnera Teorie získaných potřeb Davida McClellanda Shrnutí teorií Motivace týmu Vybrané typologie týmových rolí Motivační typy podle J. Plamínka Týmové role podle M. Belbina Týmové role na základě MBTI Sebekontrola Martin Hájek Příčiny ztráty sebekontroly Důsledky ztráty sebekontroly Jak získávat sebekontrolu Preventivní opatření Monitorování a nápravná opatření Asertivita Pavel Máchal Vymezení asertivity mezi ostatními typy chování Znaky asertivního chování Výhody asertivního chování Asertivní techniky Manipulace Identifikace manipulátora Obrana před manipulací Uvolnění Pavel Máchal Stres Zvládnutí stresu

12 Jak bojovat proti stresu Relaxační techniky Otevřenost Martin Hájek Otevřenost jako schopnost vytvořit otevřené prostředí Otevřenost jako nadprahová úroveň informovanosti Otevřenost jako nadprahová dostupnost projektového manažera Kreativita Martin Hájek Kreativní techniky Brainstorming Brainwriting Myšlenkové mapy Crawford slip Strategie Walta Disneye Náhodný vstup Překážky kreativity Vhodnost kreativity Orientace na výsledky Martin Hájek, Ondřej Cingl Očekávání a výsledky Význam výsledků Soukromé a veřejné výsledky Hierarchie priorit výsledků Měření výsledků Matice důležitý x urgentní Výkonnost Pavel Máchal Výkonnost pracovníků Pracovní rytmus Pracovní zátěž Režim práce a odpočinku Pasivní formy odpočinku Aktivní formy odpočinku Životospráva Pracovní spokojenost Diskuse Pavel Máchal Zásady vedení diskusí Vedení porad Úloha facilitátora

13 2.11 Vyjednávání Pavel Máchal Taktiky vyjednávání Poziční vyjednávání Čtyři faktory vyjednávání Konflikty a krize Martin Hájek Definice konfliktu a varianty jeho řešení Klíčové kompetence manažera pro produktivní řešení konfliktů Produktivní řešení konfliktů Krize a projektový tým Spolehlivost Pavel Máchal Spolehlivost manažera Charakter Kohlbergova stadia morálního vývoje Důvěra Prezentace projektového manažera Porozumění hodnotám Martin Hájek Základní pojmy Práce s hodnotami Objevování hodnot Propojení hodnot Práce s týmovými hodnotami Práce s vlastními hodnotami Hodnoty nejsou tím nejdůležitějším Etika Stanislava Nechvílová, Pavel Máchal Etika a morálka Etika versus ekonomické priority Etické chování Firemní kultura Etický kodex Etika v projektech Část 3 Elementy kontextových kompetencí 3.01 Orientace na projekt Jan Doležal Projekt je, když Projektové řízení

14 3.02 Orientace na program Jan Doležal Charakteristika programu Řízení programu Program jako součást filozofie organizace Orientace na portfolio Jan Doležal Kdy a jak vzniká potřeba portfolia? Řízení portfolia Metody portfolio analýzy a stanovování priorit projektů Průběžná optimalizace Nezbytné předpoklady pro práci s portfoliem Implementace projektu, programu a portfolia Jan Doležal Důvody pro implementaci projektu, programu a portfolia Způsob implementace IT podpora řízení projektu, programu a portfolia Klíčové faktory úspěchu implementace řízení projektu, programu a portfolia Trvalá organizace Jan Doležal Trvalá organizace Koncepce řízení trvalé organizace Modely organizačních struktur zahrnujících řízení projektů Projektová kancelář rozhraní trvalé a dočasné organizace Byznys Jan Doležal Co je to byznys? Byznys pojetí podnikatelského subjektu Projekty, programy, portfolia a byznys Systémy, produkty a technologie Branislav Lacko Význam vlivu předmětu na projekt Systémy Produkty Technologie Personální management Martin Hájek Účel personálního managementu a základní personální činnosti Výběr pracovníků Příprava výběru Výběr

15 Pokud projektový manažer nevybírá Rozvoj pracovníků Hodnocení pracovníků Globální trendy v personálním managementu Zdraví, bezpečnost, ochrana života a životního prostředí Martin Hájek Přinejmenším neškodit Ochrana životního prostředí Zdraví, bezpečnost, ochrana života Finance Liběna Tetřevová Finanční kontext projektu Alternativní zdroje financování projektu Proces rozhodování o optimálních zdrojích financování projektů Financování projektů Public Private Partnership jako specifické formy projektů Právo Jaromír Pitaš, Jan Doležal Právní vědomí Vliv manažera projektu na právní vědomí Právo na pracovišti Právní kontext projektu Jak se připravit k certifikaci IPMA Jan Doležal Výběr stupně certifikace Zkouška pro jednotlivé stupně Uzavřené otázky Otevřené otázky Příklad Komplexní příklad Zpráva o projektu Pohovor Jak se efektivně připravit ke zkoušce Závěr Branislav Lacko, Jan Doležal Summary Seznam literatury Rejstřík

16 16 Projektový management podle IPMA O autorech Ing. Jan Doležal, Ph.D. Vystudoval automatizaci a informatiku na Fakultě strojní VUT v Brně, kde dokončil i doktorské studium s tématikou projektového řízení. Projektovému řízení se aktivně věnuje od roku Je aktivním členem Společnosti pro projektové řízení, o. s., (SPŘ), kde je předsedou sekce Projektově orientované společnosti a členem výboru SPŘ; rovněž je certifikovaným projektovým manažerem IPMA Level B (Certified senior project manager). Dříve působil jako specialista na volné noze, krátce jako projektový manažer ve firmě Logos, a. s., a ještě dříve působil několik let ve východočeské společnosti Mikroelektronika, s. r. o., která je dodavatelem systémů odbavování v hromadné dopravě s celosvětovou působností, kde zavedl projektové řízení, zastával pozici vedoucího projektové kanceláře (Senior project manager) a řídil velké mezinárodní projekty (Evropa, Jižní Amerika). Má zkušenosti s projekty z komerčního, akademického i veřejnoprávního sektoru. Dnes je ředitelem a jednatelem společnosti PM Consulting, s.r.o., a členem několika profesních a odborných sdružení kromě SPŘ např. Czech Project Management, o. s., nebo Asociace strojních inženýrů. Ing. Martin Hájek, CSc. Vystudoval Fakultu jadernou a fyzikálně inženýrskou na Českém vysokém učení technickém, kde poté pracoval jako výzkumný pracovník. Po několika letech v Ústavu teorie informace a automatizace při České akademii věd působil v letech již jenom v soukromém sektoru, a to na top manažerských a statutárních pozicích. Získal celou řadu certifikátů z obecného i specializovaného managementu a aplikované psychologie. Od roku 2006 se věnuje koučování, poradenství, trenérské a lektorské praxi, publikační a osvětové činnosti se zaměřením na rozvoj osobního, týmového a organizačního leadershipu. Ing. Kateřina Hrazdilová Bočková, Ph.D. Vystudovala Vysoké učení technické v Brně, Fakultu stavební v oboru ekonomika a řízení stavebnictví (2000). V rámci postgraduálního studia na téže fakultě se zaměřila na studium a aplikaci projektového řízení. V letech 2002 až 2011 působila na Univerzitě Tomáše Bati ve Zlíně na Fakultě managementu a ekonomiky jako odborný asistent. V letech byla pověřena vedením Ústavu podnikové ekonomiky. Nyní je zaměstnána na Dubnickém technologickém institutu v Dubnici nad Váhom. Je externím lektorem projektového řízení agentury PROFIMA Zlín (od 2004), MARLIN Uherské Hradiště (od roku 2010) a lektorem BBA a MBA studijních programů Projektové řízení a plánování na Business Institutu, s. r. o.,

17 O autorech 17 v Praze. Je projektovým manažerem sportovních událostí a organizačních projektů. Napsala mnoho článků a publikací z oblasti projektového řízení. Ing. Jiří Krátký Absolvoval Fakultu ekonomicko-správní Univerzity Pardubice. Je členem Výboru Společnosti pro projektové řízení a certifikovaným projektovým manažerem IPMA Level C. Působil jako ředitel poradenské společnosti První regionální rozvojová, a. s., zastával funkci ředitele Koalice nevládek Pardubicka, o. s. Projektovému řízení se věnuje od roku 2000 a od roku 2003 se specializuje na poradenství v oblasti projektů financovaných ze strukturálních fondů EU. Dnes zastává pozici výkonného ředitele společnosti PM Consulting, s. r. o. Připravil desítky úspěšných žádostí o dotace z fondů EU, při realizaci projektů působí jako externí projektový a finanční manažer, řídil také výzkumné projekty a je spoluautorem publikací v oblasti cestovního ruchu a projektového řízení. Doc. Ing. Branislav Lacko, CSc. Vystudoval průmyslový obor výroba letadel na Letecké fakultě Vojenské akademie v Brně (1967). Externí aspiranturu absolvoval na VUT FE v Brně v letech v oboru technická kybernetika. Habilitační práci obhájil na VUT FS v Brně v roce 1995 v oboru automatické řízení. Odbornou praxi získal ve výpočetním středisku TOS KUŘIM v letech , kde pracoval jako programátor, analytik, systémový programátor a vedoucí výpočetního střediska a kde se podílel na podnikových projektech i oborových projektech v rámci trustu Továren strojírenské techniky Praha. Na VUT v Brně působí jako vysokoškolský učitel od roku Vyučuje v Ústavu automatizace a informatiky Fakulty strojního inženýrství navrhování informačních a řídicích systémů. Je členem Společnosti pro projektové řízení, národní členské organizace mezinárodní společnosti International Project Management Association, členem České společnosti pro systémovou integraci a Českomoravské společnosti pro automatizaci. Zúčastňuje se referáty o projektovém řízení na našich i zahraničních konferencích. Je autorem řady odborných článků o aplikaci projektového řízení v odborných časopisech a autorem vysokoškolských skript. Pracoval na řešení dvou zahraničních grantů z oblasti projektového řízení a dvou národních projektů. Spolupracuje s řadou vzdělávacích firem jako externí lektor. Věnuje se aplikaci systémového přístupu na oblast analýzy projektových rizik. Je autorem metody RIPRAN. Je certifikovaným projektovým managerem IPMA a dlouholetým, aktivním členem Společnosti pro projektové řízení, kde v letech 2006 až 2010 zastával funkci prezidenta.

18 18 Projektový management podle IPMA Doc. Ing. Pavel Máchal, CSc. Vystudoval Provozně ekonomickou fakultu na Vysoké škole zemědělské v Brně (1971), kde získal i hodnost kandidáta ekonomických věd. Postgraduální studium absolvoval na Vysoké škole ekonomické v Bratislavě, poté pracoval v různých manažerských pozicích. V podniku z odvětví lesního hospodářství působil naposledy jako generální ředitel, později v oblasti IT jako konzultant a finanční ředitel. Od roku 1994 externě přednášel na Mendelově zemědělské a lesnické fakultě v Brně. V současné době pracuje jako ředitel vysokoškolského ústavu Mendelovy zemědělské a lesnické fakulty v Brně a specializuje se na oblast projektového a školského managementu. Je předsedou Certifikační rady Společnosti pro projektové řízení a držitelem certifikátu Certified Senior Project Manager IPMA Level B. Ing. Stanislava Nechvílová Vystudovala Univerzitu Hradec Králové se zaměřením na informační management a management cestovního ruchu, nyní pokračuje postgraduálním studiem regionální ekonomie na Univerzitě Pardubice. Je členkou Společnosti pro projektové řízení a Young Project Managers Group. Pracovala v ICT společnosti Unicorn, a. s., a v konzultantské společnosti První regionální rozvojová, a. s. V současné době se věnuje přednáškové a konzultační činnosti v oblasti vysokoškolského vzdělávání a spolupracuje s několika neziskovými a studentskými organizacemi. Ing. Jaromír Pitaš, Ph.D. Vystudoval Vysokou vojenskou školu pozemního vojska ve Vyškově (1987), poté šest let působil ve velitelských funkcích Armády České republiky. Od roku 1993 působí jako pedagog, nejprve na Vysoké vojenské škole pozemního vojska ve Vyškově a od roku 2004 na Fakultě ekonomiky a managementu, Univerzity obrany v Brně. Jeho hlavním oborem je projektový management. Od roku 2006 je členem Společnosti pro projektové řízení, o. s., kde v současné době působí jako člen Certifikační rady certifikačního orgánu vedoucí Certifikačního orgánu, a zároveň jako zkoušející v rámci certifikačního procesu stupňů D B. Je certifikovaným projektovým manažerem stupně B dle IPMA. V současné době se věnuje přednáškové činnosti v oblasti vysokoškolského vzdělávání a činnosti související s tvorbou, řízením a zkvalitňováním certifikačního procesu dle ICB v Doc. Ing. Liběna Tetřevová, Ph.D. Vystudovala Fakultu financí a účetnictví se specializací na účetnictví a finanční řízení podniku na Vysoké škole ekonomické v Praze (1996) a doktorské studium v oboru řízení a ekonomika podniku na Fakultě chemicko-technologické Univerzity Pardubice (1999). V letech 2002 a 2003 absolvovala studium ochrany hospodářské soutěže na Univerzitě Tor Vergata v Římě. Habilitační řízení v oboru podniková ekonomika a management absolvovala na Hospodářské fakultě

19 O autorech 19 Technické univerzity v Liberci (2004). V současnosti působí jako akademický pracovník na Fakultě chemicko-technologické Univerzity Pardubice a od roku 2005 působila i na Fakulte verejnej správy Univerzity Pavla Jozefa Šafárika v Košiciach. V rámci své pedagogické, publikační a konzultační činnosti se věnuje problematice finančního managementu podnikatelského i veřejného sektoru. Ondřej Cingl V minulosti pracoval jako Key Account Manager, v současné době působí jako projektový manažer, vede projekty a též se na nich podílí jako poradce a trenér projektového řízení. Je certifikovaným projektovým manažerem dle IPMA, stupeň C, a rovněž členem České asociace koučů. Mezi realizované projekty patří mj. otevření pobočky makléřské společnosti, příprava prodeje soukromého zdravotnického zařízení, vytvoření franchisingového konceptu a strategie rozvoje, řada vzdělávacích projektů. Rovněž disponuje zkušenostmi z vrcholového sportu. Dnes spolupracuje jako trenér se společností PM Consulting, s.r.o.

20 20 Projektový management podle IPMA Předmluva prezidenta Společnosti pro projektové řízení Vážení čtenáři! Právě v rukou držíte druhé, přepracované vydání knihy, která vysvětluje principy a zásady řízení projektů podle IPMA International Project Management Association. Její předchozí vydání bylo první ucelenou knihou, která dala návod projektovým manažerům, a nejen jim, jakými metodami, nástroji a technikami dostat do praxe jednotlivé kompetence, kterými mezinárodní asociace IPMA popsala schopnosti a dovednosti, jež tvoří profesi projektového manažera. Ačkoliv to autoři původně přímo nezamýšleli, stala se tato kniha velmi používanou učebnicí pro kandidáty na složení mezinárodní zkoušky projektového manažera podle IPMA i učebnicí pro ostatní zájemce o tento obor. Úspěch knihy a množství erudovaných poznámek od odborné veřejnosti nakonec dovedly autory i nakladatele k myšlence vydat zcela nové vydání. Kniha, jež právě držíte v rukách, není pouhou reedicí, ve které byly provedeny drobné úpravy. Nové vydání knihy obsahuje zásadně přepracované kapitoly popisující klíčové nástroje a techniky použitelné jak v praxi, tak i u certifikační zkoušky. Zejména kapitoly zabývající se logickým rámcem, hierarchickou strukturou prací (WBS Work Breakdown Structure) a časovým plánováním prošly důkladnou revizí a oponenturou. Mně samotného dotazy autorů při oponentuře dovedly k významnému posunu v chápání i používání mnohých klíčových pojmů a technik. Inspirovaly mne k dalšímu rozvoji. Společně se svými kolegy, z nichž mnozí jsou zároveň zkoušejícími v certifikačním procesu, jsme strávili mnoho hodin urputné odborné debaty, jak je to správně. Jak popsat a vysvětlit věci tak, aby byly skutečně užitečné pro práci na projektech. Jsem přesvědčen, že i vás tato kniha bude inspirovat. Pomůže vám nejen při práci na projektech, ale pomůže i těm z vás, kteří se chystáte na certifikační zkoušku podle IPMA. Ing. Michael Motal IPMA Level B, Certified Senior Project Manager prezident Společnosti pro projektové řízení, o.s.

21 Úvodní slovo vedoucího autora Úvodní slovo vedoucího autora 21 Projekt, projektové řízení, projektový manažer atd., jsou dnes velmi frekventované pojmy. Téměř by se mohlo zdát, že projektem je v podstatě cokoliv. Co projektové řízení ale vlastně znamená? Jsou všechny věci označované jako projekty skutečně projekty? Co vlastně dělá projektový manažer? Je jím opravdu každý, kdo má takový text u svého jména na vizitce? Jaká má projekt rizika? Není v některých firmách přeprojektováno? Jak k návrhu a řízení projektu přistupovat? Jak řídit projekty kvalitně? Na některé z výše uvedených otázek se dozvíte odpověď v této publikaci a na některé si bohužel budete muset odpovědět sami v kontextu vaší vlastní praxe s projekty. Projektový management podle IPMA vznikl v návaznosti na vydání standardu IPMA (IPMA Competence Baseline) v České republice Národního standardu kompetencí projektového řízení, ve verzi ICB 3.1 (dále jen jako CzCB nebo standard). Pro zajištění souladu se standardem byla tato publikace obsahově a pojmově připomínkována spoluautory vlastního standardu Ing. Michaelem Motalem (současný prezident SPŘ), Ing. Josefem Hajkrem, Ph.D., MBA, a RNDr. Zdenko Staníčkem, Ph.D., tak, aby mohla účinně sloužit jako podpora při přípravě k certifikaci IPMA v České republice, prováděné Společností pro projektové řízení. Celková báze znalostí projektového řízení dozajista mnohonásobně přesahuje možný rozsah jedné knihy. Proto předkládaná publikace může sloužit spíše jako základní vodítko, určené ke komplexnímu seznámení se s danou problematikou a také jako klíčový podklad nejenom při přípravě k certifikaci, ale i při implementaci projektového řízení podle IPMA do řízení jednotlivých projektů a firem. Nechť je vám tato kniha efektivním pomocníkem při vašem projektovém úsilí. Rád bych na tomto místě poděkoval všem, kteří se na tvorbě knihy podíleli, přispěli jakýmkoliv způsobem nebo trpěli důsledky tvůrčích aktivit autorů (zejména rodinní příslušníci), případně neustálými požadavky a dotazy vedoucího autora. Děkuji i týmu nakladatelství Grada Publishing, nejenom za dobrou práci, ale především za vstřícnost a trpělivost s kolektivem autorů. V případě jakýchkoliv dotazů nebo připomínek ohledně této publikace a jejího obsahu se na mne prosím neváhejte obrátit. Budu se vše snažit reflektovat v dalším vydání. Moje ová adresa je: jd@pmconsulting.cz. Ing. Jan Doležal, Ph.D. ředitel a jednatel PM Consulting, s.r.o.

22 22 Projektový management podle IPMA Úvod Projektový management nejenom podle IPMA Projektové řízení je oborem poměrně mladým. O projektovém řízení, jakožto o oblasti managementu, případně o profesi projektového manažera, se začíná hovořit v podstatě až po druhé světové válce. Přitom i v dávné minulosti probíhala řada akcí, které měly projektový charakter. Například stavby různých starověkých monumentů jsou toho dobrým příkladem. Samozřejmě i v těch dobách se začaly vyvíjet různé metody, postupy a techniky ke zvládání mimořádných, rozsáhlých a organizačně náročných akcí. Ovšem oproti současnosti bylo několik zásadních rozdílů. Předně doba byla pomalejší. Pokud jste například ještě i v době ne zas tak dávné poslali někam zprávu, dorazila na místo určení tak rychle, jak rychle ji tam byl schopen někdo dovézt. Nějakou dobu pak zabrala tvorba odpovědi, která opět podstatnou dobu putovala zpět. Pokud tedy dorazila. Dnes přijde kamkoliv na světě během několika vteřin. Telefonovat lze také snadno po celé zeměkouli, dokonce v reálném čase. Dále, pokud se vrátíme opět např. do starověku, pro ambiciózní projekty bylo v rozvinutých civilizacích dost a dost zdrojů. A pokud ne, tak se uspořádalo nějaké to válečné tažení, které zajistilo nové otroky, zlato a další prostředky. Ani čas nebyl obvykle příliš velkým omezením. Pyramida pro faraona se budovala obvykle celý jeho život, i desítky let. Katedrály mnoha evropských měst vznikaly dokonce i několik století a po několik generací svých stavitelů. Dnes jsou projekty silně omezeny jak ve zdrojích, tak i v čase. Současná doba je jiná, rychlá, dynamická, vzájemně provázaná. Na mnoho věcí bylo včera pozdě. Pokud byla například v historii v nějaké oblasti neúroda, sousední oblasti se problém příliš netýkal. Naopak neúroda dnes v jedné oblasti zvýší ceny příslušných komodit i na opačné straně zeměkoule během hodin a je obtížné předpovědět, kde všude se dopad takové situace projeví. A podobných událostí se každý den děje velmi mnoho. Organizace, firmy, podniky a instituce se musí velmi agilně přizpůsobovat neustále se měnícím podmínkám, pokud chtějí přežít. To byla jedna z věcí, které naučila západní svět hospodářská krize v třicátých letech 20. století. V dnešní informačně založené společnosti je tato potřeba ještě mnohem silnější. Standardní formy managementu postupně selhávají. I proto se postupně začal rozvíjet obor projektového řízení, jakožto nástroj realizace tolik potřebných změn, které různé podniky a organizace postupně začaly uskutečňovat. Přitom nešlo jen o různé organizační změny, výměny technologií apod., ale i o vývoj nových produktů a dosahování ambiciózních cílů takových, jako bylo přistání člověka na Měsíci. Postupný rozvoj informačních technologií se poté stal doslova živnou půdou pro rozvoj projektového řízení, které se do té doby používalo především ve stavebnictví a v průmyslu. V oblasti IT byl (a stále ještě je) projektový charakter rozhodující od vývoje hardwaru přes jednoduché softwarové aplikace až po komplikované informační systémy. Zhruba od šedesátých let 20. století lze vysledovat snahy o mezinárodní standardizaci v oblasti projektového řízení se vznikem mezinárodních projektů a projektových týmů, vznikla i potřeba se dobře domluvit a efektivně spolupracovat.

23 Úvod 23 Je třeba vnímat, že projektové řízení neznamená jen používání metod a technik, byť ty základní by měl znát každý projektový manažer. Projektové řízení znamená především určitou filozofii a styl práce, určitý způsob myšlení. To je poměrně častým zdrojem nepochopení. V jedné knize (Newell, 2002) autor uvádí příběh mladé projektové manažerky, která v devadesátých letech 20. století začínala ve velké IT firmě. Byl jí přidělen menší projekt, který však měl zajistit značný zisk a měl pevně stanoven termín do roka muselo být vše hotovo. Manažerka se tedy dala do práce. Po několika týdnech si ji zavolal nadřízený manažer a ptal se na stav projektu, respektive na počet řádků napsaného kódu (dříve poměrně často užívané měřítko pro tvorbu software). Manažerka sdělila, že v současné době nemá ani řádek a že se její tým aktuálně snaží popsat požadavky uživatele a začíná plánovat. To nadřízeného na nějakou dobu uklidnilo a projekt pokračoval. Asi za měsíc se nadřízený opět zeptal na počet řádků kódu. Manažerka začala chápat, že její nadřízený má o projekt velký zájem. Její odpověď zněla, že zatím stále nemají žádný řádek kódu, ale že se věci začínají uspořádávat, že už definují výstupy projektu, mají hotovu strukturu rozdělení prací a analýzu rizik. Zatím však žádný řádek kódu. S nadřízeným to poněkud otřáslo, ale nic neřekl a odešel. Takovým způsobem probíhal projekt nějaký čas. Projektový tým mezitím vytvořil plán řízení projektu, sestavil harmonogram a nadřízený manažer byl stále nervóznější. Nakonec byl projekt hotov po jedenácti měsících, o jeden měsíc dříve, a zákazník i ostatní zainteresované strany byly nadmíru spokojeni. Nadřízený manažer zorganizoval k úspěšnému ukončení projektu pro celý projektový tým party. V průběhu večírku si vzal nadřízený manažer naši manažerku stranou a řekl jí, že jí gratuluje k úspěšné a včasné realizaci projektu, ale že kdyby se na začátku nezdržovala s těmi nesmyslnými analýzami a plánováním a rovnou nechala tým psát kód, mohlo to být ještě o dva měsíce rychlejší To je odměna, jakou dostanete v případě správného použití projektového řízení v prostředí, pro které je něco takového novinkou, něčím neznámým. Ve skutečnosti jsem se setkal i s reálnými případy, kdy nadřízený manažer nenechal věcem volný průběh a jakékoliv analýzy a plánování rovnou zakázal jako zbytečnou ztrátu času. S následným průběhem projektu, který několikanásobně překročil stanovený limit času i peněz, si tento úvodní krok nespojil. Přesto i u nás se postupem času praktikování projektového řízení postupně zabydluje, a v určitých oborech doslova dominuje, např. v IT, ale i v dalších. Velmi exponované jsou i projekty spolufinancované EU a další. Určitým problémem České republiky může být i fakt, že vzdělávání v oblasti projektového řízení zatím příliš neproniklo na vysoké školy (až na několik výjimek), a to ani do oborů, jejichž absolventi budou takřka stoprocentně členy projektových týmů především v technických a ekonomických oborech. Proto vzdělávání probíhá především formou komerčních kurzů poradenských společností, interním vzděláváním ve firmách a samostudiem aktivních jedinců. Příspěvkem pro takové aktivní jedince je i tato kniha, která byla sestavována se snahou maximálně podpořit zájemce o znalosti projektového řízení při jejich samostatném studiu. Standardy a standardizace V současné době se setkáváme s velkou řadou nejrůznějších opatření, vyhlášek, norem, standardů apod. Mnohdy nám nejsou příliš po chuti, protože nás nutí dělat věci jiným způ-

24 24 Projektový management podle IPMA sobem, než jak jsme zvyklí. Často je to způsobeno i faktem, že řada takových nařízení je vytvářena tzv. od stolu, bez blízkosti k vlastní problematice. Standardy v oblasti projektového řízení jsou však jiné. Přestože se někdy hovoří o jakési teorii projektového řízení, opak je pravdou. Standardy projektového řízení obvykle nejsou výmyslem akademiků nebo úředníků neposkvrněných praxí, ale spíše soupisem nejlepších zkušeností mnoha významných manažerů osobností, které si vše vyzkoušely na vlastní kůži. Tento fakt nevylučuje, že standardy mohou být formulovány a mohou vyznívat poněkud akademicky. Když hovoříme o projektovém řízení, drobnou komplikací je obrovský prostor, který uve dená problematika pokrývá. Na rozdíl od normy, která říká, že šroub M6 13 musí mít určité rozměry, což lze poměrně snadno změřit, v řízení projektů je obrovské množství nejrůznějších proměnných, které se měří velmi obtížně. Navíc je to z velké většiny práce s lidmi a o lidech, takže lidský faktor je tu v podstatě určující. Z tohoto důvodu standardy projektového řízení ani nemohou být přesné v matematicko- -technickém smyslu. Pokud máme standard, který musí pokrývat problematiku sociálních projektů, např. koncertního turné lokální kapely nebo stavbu atomové elektrárny, nutně musí být takový standard dosti obecný. Stává se pak spíše určitým doporučením, jakou filozofii zvolit, jaké jsou osvědčené metody apod. Standardů projektového řízení je více, a téměř vždy se jedná o práci konkrétní profesní skupiny nestátního charakteru (s určitými výjimkami), která vnáší do problematiky své myšlenky a zkušenosti, a to i v závislosti na sociálně-kulturním prostředí, ze kterého standard vychází. A tak je potřeba tyto standardy i vnímat, spíše jako inspiraci než jako tvrdý zákon. Jednou ze základních vlastností projektu je jeho jedinečnost, takže to, co se naplno osvědčí v jednom projektu, nemusí ve druhém fungovat dobře. To, co se osvědčilo v Severní Americe, nemusí dobře fungovat v Evropě. Lidé jsou různí, různě se chovají, mají různé zvyky a řízení projektů znamená především řídit lidi. Na druhou stranu téměř všechny standardy projektového řízení mají podobnou základní filozofii, používají obdobné metody i názvosloví a mají obrovský přínos v tom, že si pracovníci na projektech dokážou vzájemně porozumět, pochopit se a efektivně spolupracovat. A bez toho by se v dnešním globalizovaném světě šlo obejít jen velmi obtížně. Mezi hlavní, světové standardy patří PMI, IPMA, PRINCE2, a do jisté míry i ISO Liší se místem vzniku, podkladem, ze kterého byly vytvořeny, i způsobem zpracování. Základní filozofie je však opravdu téměř totožná, většinou jde jen o jiný úhel pohledu na tutéž oblast. Někdy jsou standardy projektového řízení zaměňovány např. s metodikami a nástroji tvorby softwaru, jako jsou SSADM (Structured Systems Analysis and Design Method), RUP (Rational Unified Process) atp. Tyto metody a postupy samozřejmě není problém v rámci projektů používat, vycházejí však především z principů systémového a softwarového inženýrství. Vlastní projektové řízení má širší záběr a tyto metodiky používá jako dílčí nástroje. Project Management Body of Knowledge (PMBoK ) Tento standard vytváří a udržuje Project Management Institute, PMI ( profesní sdružení firem a individuálních projektových manažerů. Má přes aktivních členů ve více než 170 zemích celého světa. PMBoK vznikl v sedmdesátých letech 20. století na základě standardů US Army, které byly v oblasti projektů převzaty i do průmyslových standardů USA (ANSI). Není divu,

25 Úvod 25 americká armáda v té době realizovala mnoho velkých projektů, především v rámci NASA, US Navy apod., a protože se jednalo o armádu, předpis musel být v podstatě na všechno. Základní filozofie těchto projektů byla bez komplikací aplikovatelná i na komerční a další projekty, vznikl tedy PMBoK verze 1. V současné době je tento standard ve verzi 4 a PMI intenzivně pracuje na jeho dalším vývoji a zlepšování. Základním přístupem je v tomto případě procesní pojetí problematiky projektového řízení. Je definováno pět hlavních rodin procesů, devět oblastí znalostí, jednotlivé procesy a jejich vzájemné vazby. Veškeré procesy a procesní kroky mají definovány své vstupy, výstupy a nástroje transformace (úkony, metody, techniky). Se standardem PMBoK se v tuzemsku můžeme setkat především prostřednictvím IT a dalších firem, které jsou vlastněny americkým kapitálem (respektive americkou mateřskou společností) a přinášejí si tento standard v kmenových směrnicích. Také se u nás v ČR nedávno podařilo vytvořit zastoupení, tzv. PMI Chapter, které je komunitní platformou pro setkávání členů PMI v celosvětovém měřítku. PRojects IN Controlled Environments PRINCE2 Britský standard, který udržuje a spravuje APM Group Ltd. ( PRINCE2/PRINCE2Home.asp). Metodologii vlastní OGC Office of Government Commerce. V tomto případě jde opět o procesní pojetí, které vzniklo na základě zadání britského ministerstva průmyslu a obchodu. V určité době potřebovala vláda a státní správa mnoho IT projektů, jejichž kvalita však byla velmi proměnlivá projekty měly tendenci nedodržovat svůj harmonogram, rozpočet, a ani s dosahováním cílů to nebylo příliš slavné. Proto výše zmíněná OGC vyvinula metodiku, ze které se stal standard a kdokoliv chtěl státní zakázku, musel podle této metodiky postupovat (a manažer projektu musel být certifikován). Poměrně inspirativní přístup. Britské firmy se tedy velmi rychle PRINCE2 naučily používat. Přestože standard vznikl především pro IT prostředí, v současné podobě je použitelný obecně. V tuzemsku se lze s tímto standardem setkat opět především u dceřiných firem, tentokrát britských společností. Vlastní zastoupení v ČR není, nejbližší kancelář APMG je v Nizozemsku. ISO V tomto případě nejde o komplexní standard, jako tomu bylo u dvou zmíněných výše. Nejde ani o samostatnou normu, ale o tzv. Směrnici jakosti v managementu projektu. ISO jako takové zatím vlastní standard projektového řízení nemá (byť se na něm pracuje). Přesto se o tomto doplňku rodiny ISO 9000 zmiňuji, protože obsahuje návod, jak by měl být popsán subsystém integrovaného manažerského systému na bázi platformy ISO 9000:2000 s tématikou řízení projektů. Pokud tedy vlastní nějaká společnost, instituce nebo jiné uskupení certifikát systému řízení kvality dle ISO 9000:2000 a zároveň realizuje projekty, měla by být problematika projektového řízení popsána v souladu s ISO což však v současné době většinou není předmětem certifikace a samotná směrnice ISO ani certifikovatelná není (jedná se o součást systému na bázi ISO 9000:2000).

26 26 Projektový management podle IPMA Co se týče obsahu a procesního pojetí, je tato směrnice velmi podobná standardu PMBoK od PMI. ISO v současné době chystá novou směrnici pro oblast projektového managementu pod označením ISO IPMA Competence Baseline ICB Na rozdíl od předchozích je pojetí standardu vytvářeného a spravovaného profesní organizací International Project Management Association ( kompetenční. Standard tedy není zaměřen na přesnou podobu definovaných procesů a jejich konkrétní aplikaci, ale na schopnosti a dovednosti kompetence projektových, programových a portfolio manažerů a členů jejich týmů. Důvodem tohoto odlišného pojetí je možná i fakt, že standard vznikal v šedesátých letech (a IPMA je tedy nejstarší organizací daného charakteru) na základě národních norem několika evropských států, a jak už je v Evropě obvyklé, určité záležitosti si každý chtěl řešit po svém. Standard ICB tedy nediktuje procesy, ale doporučuje určité procesní kroky, které je třeba vhodně aplikovat do konkrétní projektové situace. Těžištěm je pak právě schopnost vhodné aplikace konkrétními osobnostmi. Je tedy ponechán velký prostor kreativitě a vlastnímu názoru. V určitém extrémním případě pak dle ICB vůbec nemusí být projekty řízené na procesní bázi. Je však třeba si uvědomit, že pokud firma nebo instituce vlastní certifikát řízení kvality dle ISO, veškeré aktivity by měly být procesního charakteru tedy i řízení projektů, což není s ICB v žádném případě v rozporu. Základní filozofie, používané metody a postupy jsou velmi obdobné ostatním standardům. Problematika projektového řízení je v ICB verze 3.1 rozdělena do tří základních kompetenčních oblastí technické kompetence (metody, techniky, nástroje), behaviorální kompetence (v podstatě měkké dovednosti) a kontextové kompetence (integrační a systémové znalosti a dovednosti). Tyto oblasti jsou pak členěny na tzv. elementy kompetencí, které popisují určitá témata, doporučují procesní kroky, definují požadavky na uchazeče o certifikaci a naznačují vazby na ostatní elementy. Provázanost mezi elementy je velmi vysoká, a to ve standardu jako celku i mezi třemi základními oblastmi kompetencí. Určitým rozdílem oproti ostatním je pak i vlastní podoba standardu ICB. Vždy je jeden základní dokument ICB, který platí obecně a je určen k rozpracování národními organizacemi, členy IPMA (kterých je v současnosti 45 na pěti kontinentech). Vznikají tak tzv. National Competence Baselines NCB. V současné době platí standard ve verzi 3.1. IPMA je v ČR zastoupena prostřednictvím Společnosti pro projektové řízení, o. s. SPŘ ( neziskové profesní organizaci. V roce 2008 byl tedy vydán Národní standard kompetencí projektového řízení, navázaný na ICB verze 3, který byl v roce 2010 aktualizován na verzi 3.1. Někdy je tento standard nazýván zkráceně jako CzCB Czech Competence Baseline. Právě tento standard byl impulzem ke zpracování publikace, kterou držíte v rukou, a je s ní pevně svázán. Certifikace Všechny výše uvedené standardy (vyjma ISO ) poskytují a propagují možnost certifikace projektových manažerů. Vždy se jedná o certifikaci jednotlivců, konkrétních osob (na

27 Úvod 27 rozdíl od např. certifikace ISO 9000, která je svázána s trvalou organizací jako celkem), s výjimkou PRINCE2, kdy je nabízena i akreditace trvalé organizace v implementaci PRINCE2. PRINCE2 a PMI certifikují v podstatě pouze formou zkušebního testu, v němž uchazeč prokazuje znalost příslušného standardu; IPMA je pak zaměřena spíše na osobnost kandidáta. PMI Certifikace U PMI standardu ve verzi 4 je možné získat šest různých certifikátů: CAPM Certified Associate in Project Management; PMI-SP PMI Scheduling Professional; PMI-RMP PMI Risk Management Professional; PMP Project Management Professional; PgMP Program Management Professional; PMI-ACP PMI Agile Certified Practitioner. V minulosti byl v podstatě jediným PMI certifikátem PMP, ostatní byly doplněny později (možná i v reakci na systém IPMA viz níže). Kromě PgMP jsou všechny certifikáty založeny na splnění vstupních předpokladů (požadovaná délka praxe, počet hodin vzdělávání v PM apod.) a na úspěšném složení certifikační zkoušky testu, který ověřuje znalosti standardu tedy popsaných procesů, metod atd. V testu si uchazeč vybírá správné řešení vždy z několika možností a je potřeba získat adekvátní počet bodů. Výjimku tvoří již zmíněný PgMP, kdy musí uchazeč po absolvování testu projít ještě assesment centrem pohovorem. PMI zkouška je totožná po celém světě, probíhá pouze v angličtině, a po jejím složení uchazeč získává mezinárodně platný a uznávaný certifikát. V rámci ČR lze v současní době zkoušku absolvovat v Praze. Cena zřejmě nejrozšířenějšího certifikátu PMP je pro členy PMI 405 $, pro nečleny 555 $. PMI má dohodu s IPMA ohledně vzájemného uznávání certifikátů, byť jednotlivé certifikované úrovně nejsou zcela totožné a stejně zaměřené. IPMA Certifikace IPMA přistupuje k certifikaci poněkud odlišně. Vzhledem k tomu, že standard ICB není dost dobře možné plně ověřit pouze tzv. zaškrtávacím písemným testem nejedná se o znalost procesů, jejich činností atd., jde o posouzení kompetencí daného uchazeče, tak je až na výjimku v podobě nejnižšího certifikátu základem zkoušky komplexní posouzení uchazeče několika formami prověření, což je završeno certifikačním pohovorem. IPMA má čtyřstupňový certifikační systém, který není zcela hierarchický jednotlivé stupně mají poněkud odlišné zaměření: IPMA Level A Certified Projects Director (certifikovaný ředitel projektu). Tato certifikace je zaměřena na schopnost řídit portfolio nebo program a na použití adekvátních metod a nástrojů, nikoliv na řízení jednotlivého projektu, byť by byl komplexním.

28 28 Projektový management podle IPMA IPMA Level B Certified Senior Project Manager (certifikovaný projektový senior manažer). Předmětem certifikace je schopnost řídit komplexní projekt, který může obsahovat i podprojekty atp.; vlastní činností je tedy často především řízení a vedení manažerů jednotlivých podprojektů. IPMA Level C Certified Project Manager (certifikovaný projektový manažer). V tomto stupni je prověřována schopnost řídit projekt s omezenou složitostí, což znamená kromě prokázání určitého stupně znalostí i předvedení určitých zkušeností. IPMA Level D Certified Project Management Associate (certifikovaný projektový praktikant). Tento stupeň je určen především pro členy projektových týmů, kteří se jako specialisté na svůj primární obor účastní projektu, případně jako doklad teoretických znalostí projektového řízení pro studenty. Poznámka: Určitá paralela se systémem PMI je zřejmá, certifikát PMP od PMI by bylo možné zhruba pokládat za ekvivalent IPMA C. Podstatnou výhodou je fakt, že certifikace je prováděna v tuzemsku a česky. Certifikát je mezinárodně platný a jak již bylo zmíněno, vzájemně uznávaný s certifikáty PMI. Pro získání certifikátu daného stupně je v podstatě pro všechny stupně nutné splnit kvalifikační předpoklady (délka praxe s danou úrovní projektů vyjma stupně D, kdy praxe být nemusí), vyplnit vstupní dokumentaci (dle příslušného stupně obsahuje například profesní životopis, zprávu o projektu atd.) a uspět při vlastní certifikační zkoušce. Zkouška se skládá pro stupně A, B a C ze tří částí testu, zprávy a pohovoru, pro stupeň D z testu. Testy jsou pro jednotlivé stupně rozdílné obtížnosti, obsahují: otevřené otázky je položeno několik otázek, na které je třeba vlastními slovy odpovědět (jen pro D a C); uzavřené otázky výběr z několika možností; příklad řešení nějaké projektové situace, aplikace nějaké metody apod. Pro splnění testové části zkoušky je nutné získat alespoň 60 % bodů ve všech třech (resp. dvou) částech testu. Nelze mít tedy např. správně první dvě části a vynechat část třetí. Test se spolu s ostatní dokumentací předává k posouzení dvěma hodnotitelům (acessorům), kteří jej vyhodnotí. Pokud je test úspěšně absolvován a jsou splněny všechny náležitosti, absolvent stupně D získává certifikát. U ostatních stupňů je dále vyhodnocena další dokumentace (např. zpráva o projektu) a v případě, že je vše v pořádku, je kandidát na certifikaci pozván k certifikačnímu pohovoru, při kterém jsou opět dvěma acessory prověřeny schopnosti daného uchazeče. Při pohovoru musí být dokázány schopnosti aplikovat teoretické znalosti a pochopení filozofie projektového řízení. Celý proces je tedy o něco složitější, než je tomu např. u PMI. Cena nejběžnějšího certifikátu IPMA Level C je pro rok 2012 stanovena na Kč pro nečleny SPŘ, pro členy je to pak Kč. Aktuální a podrobnější informace lze získat na webu co SPŘ Jedním ze vstupních předpokladů pro udělení certifikace je i absolvování stanoveného počtu hodin vzdělávání v projektovém řízení. Není to nic neobvyklého, PMI postupuje obdobně. Pokud máte o certifikaci zájem, doporučuji využít služeb některé z prověřených vzdělávacích společností, které prokazatelně provádějí výuku projektového řízení v pojetí

29 Úvod 29 IPMA. Jako učebnici doporučuji použít Projektový management podle IPMA, který právě čtete. Jak číst tuto knihu Mnoho standardů, včetně IPMA ICB a dalších výše uvedených, používá a předpokládá znalost různých metod, nástrojů, technik a postupů. Význam těchto slov je obvykle, byť ne zcela přesně, brán zastupitelně. Tak je tomu i v této knize. Ať už bude uveden např. některý ze způsobů řešení rizik na projektu, vždy se bude jednat o účelný postup a jednání v souvislosti s daným tématem, nezávisle na tom, zda jej konkrétní autor nazval technikou, metodou, postupem či nástrojem. Standard IPMA ICB (NCB) v 3.1 obsahuje především požadavky na znalosti, schopnosti a dovednosti kandidátů na jednotlivé stupně certifikace. To je provedeno především definicí tří hlavních kompetenčních oblastí a jednotlivých elementů těchto oblastí, viz následující tabulka. Tab. 1 Přehled kompetencí dle NCB 1 TECHNICKÉ KOMPETENCE TECHNICAL COMPETENCES 1.01 Úspěšnost řízení projektu Project management success 1.02 Zainteresované strany Interested parties 1.03 Požadavky a cíle projektu Project requirements and objectives 1.04 Rizika a příležitosti Risk and opportunity 1.05 Kvalita Quality 1.06 Organizace projektu Project organisation 1.07 Týmová práce Teamwork 1.08 Řešení problémů Problem resolution 1.09 Struktury v projektu Project structures 1.10 Rozsah a výstupy (dodávky) projektu Scope and deliverables 1.11 Čas a fáze projektu Time and project phases 1.12 Zdroje Resources 1.13 Náklady a financování Cost and finance 1.14 Obstarávání a smluvní vztahy Procurement and contract 1.15 Změny Changes 1.16 Kontrola, řízení a podávání zpráv Control and reports 1.17 Informace a dokumentace Information and documentation 1.18 Komunikace Communication 1.19 Zahájení Start-up 1.20 Ukončení Close-out

30 30 Projektový management podle IPMA 2 BEHAVIORÁLNÍ KOMPETENCE BEHAVIOURAL COMEPETENCES 2.01 Vůdcovství Leadership 2.02 Zainteresovanost a motivace Engagement and motivation 2.03 Sebekontrola Self-control 2.04 Asertivita Assertiveness 2.05 Uvolnění Relaxation 2.06 Otevřenost Openness 2.07 Kreativita Creativity 2.08 Orientace na výsledky Results orientation 2.09 Výkonnost Efficiency 2.10 Diskuse Consultation 2.11 Vyjednávání Negotiation 2.12 Konflikty a krize Conflict and crisis 2.13 Spolehlivost Reliability 2.14 Porozumění hodnotám Values appreciation 2.15 Etika Ethics 3 KONTEXTOVÉ KOMPETENCE CONTEXTUAL COMPETENCES 3.01 Orientace na projekt Project orientation 3.02 Orientace na program Programme orientation 3.03 Orientace na portfolio Portfolio orientation 3.04 Implementace projektu, programu a portfolia Project, programme and portfolio implementation (PPP implementation) 3.05 Trvalá organizace Permanent organisation 3.06 Byznys Business 3.07 Systémy, produkty a technologie Systems, products and technology 3.08 Personální management Personnel management 3.09 Zdraví, bezpečnost, ochrana života a životního prostředí 3.10 Finance Finance 3.11 Právo Legal Health, security, safety and environment Element standardu vždy obsahuje: popisnou část, v níž je vymezen záběr daného elementu a jsou zmíněny hlavní zásady postupu v dané oblasti; možné procesní kroky při jeho aplikaci; dotčená témata, tzn. výčet hlavních témat, kterých se předmětný element dotýká; klíčové kompetence pro jednotlivé stupně certifikace; hlavní vztahy (vazba s ostatními elementy);

31 základní literaturu (soupis základní literatury s informacemi k danému elementu); rozšiřující literaturu. Tato kniha nemá ambici být rozšířením nebo změnou vydaného standardu. Jeho vývoj dále pokračuje na půdě SPŘ a běží svým vlastním životním cyklem. Z pohledů kandidátů na certifikaci, ale i ostatních projektových manažerů nebo osob, které se zajímají o projektové řízení a nejsou s problematikou zevrubně seznámeny, je standard možná až příliš obecný a obtížně uchopitelný. Standard jako takový naprosto nedává kompletní informační podklad pro přípravu k certifikaci a ani nemá takový cíl. Jeho obsahem je především vymezení témat a vzájemných vazeb. Konkrétní postupy je potřeba hledat v základní a rozšiřující literatuře, které je mnoho. Navíc doposud nebyla na trhu taková publikace, která by byla většinově zaměřena na projektové řízení v pojetí IPMA a s vazbou na aktuální verzi ICB, což bylo hlavním důvodem vzniku této knihy shromáždit ke každému elementu praktické informace, vyložit každý element srozumitelným jazykem, popsat základní pojmy, techniky a metody, které jsou pro daný element důležité. Na jednom místě, v jedné publikaci. Struktura je odvozena od standardu, a i proto jsou jednotlivé kapitoly této knihy nazývány jako elementy a tři části knihy odpovídají třem hlavním kompetenčním oblastem. Každý element knihy obsahuje: Úvod 31 výňatek ze standardu CzCB (přesný opis popisné části, možných procesních kroků a seznamu dotčených témat), který je uveden pro jasnou návaznost na standard; úvod, stručné vymezení obsahu elementu a identifikaci hlavních vazeb; obsahovou část elementu, výklady pojmů, popisy metod, příklady atp.; shrnutí; poučení z minulosti. Na konci pak publikace obsahuje tipy k přípravě na certifikaci podle IPMA. Důležitým prvkem každého elementu jsou odkazy na ostatní elementy, vyjádření hlavních vazeb. Celý standard, a tedy i tuto knihu je potřeba vnímat jako celek s řadou vzájemně silně provázaných prvků. Vytvoření si takovéto představy o předmětné problematice je jedním z klíčových faktorů úspěchu nejenom při certifikaci, ale především pro řízení projektů, programů a portfolií. Je zřejmé, že v rámci každého elementu nebylo možné uvést veškeré informace, kterých se daný element týká. Snahou bylo uvést určitou sumu nejdůležitějších údajů vztaženou k danému elementu kompetencí, a vytvořit tak základ pro další rozšiřování znalostí a dovedností čtenáře. Zpracování této publikace se zhostil kolektiv autorů, kteří si mezi sebe rozdělili jednotlivé elementy a v podstatě nezávisle na sobě je zpracovali do definované struktury. Přestože pak proběhlo slaďování pojmů se standardem, redakční úprava a další kroky, každý element nese rukopis svého autora, jeho svébytné pojetí a styl výkladu. Byť by to někomu mohlo připadat jako určitá nekonzistence, není to chybou, ale záměrem. Takové je totiž i projektové řízení v praxi. Kdykoliv se sejde skupina různých lidí, kteří mají vytvořit tým a realizovat projekt, má každý z nich své vlastní pojetí, svůj vlastní výklad a své porozumění určitým pojmům. Zvykejme si na to a buďme na to připraveni. Aby alespoň pojmy a jejich výklad byly totožné, k tomu nechť napomáhá standard. A k většímu porozumění nechť přispívá i tato publikace a vzájemná diskuse.

32 32 Projektový management podle IPMA Pokud byste prostudovali zde zmíněné standardy projektového řízení nebo i další, pak zjistíte, že jejich základním cílem je zajistit, aby projekty probíhaly jinak, než je popsáno v následujícím úsměvném příběhu: Příběh čtyř kamarádů Žili, byli jednou čtyři kamarádi. Jmenovali se: pan Každý, pan Kdosi, pan Někdo a pan Nikdo. Šlo o to, aby se udělala důležitá práce! Někdo to mohl udělat, ale Nikdo mu to neřekl a Nikdo to ani neudělal! Kdosi se rozzlobil, protože to byla práce Každého! Každý si myslel, že to Někdo může udělat, ale Nikdo nevěděl, že to Každý neudělal. Nakonec Každý tvrdil, že vinen je Kdosi, protože Nikdo neudělal, co Někdo mohl udělat! 1 Mnoho úspěšných projektů! 1 Podle německého originálu Jeder, Jemand, Irgendjemand und Niemand zpracovala Milena Lacková.

33 ČáST 1 Část 1 Elementy technických kompetencí

34 34 Projektový management podle IPMA 1.01 Úspěšnost řízení projektu Úspěšnost řízení projektu je dána oceněním výsledků projektu různými zainteresovanými stranami. Klíčovým cílem manažerů projektu, programu nebo portfolia je dosáhnout v jejich snažení úspěchu a vyhnout se nezdaru. Chtějí si být jisti v tom, že znají uvažovaná kritéria určující úspěch nebo nezdar, a že znají způsoby jejich hodnocení. Od počátku věnovaného úsilí je tak podstatným cílem snažení přesná a jasná definice těchto kritérií. Souhrnnou definicí úspěchu je dosažení cílů projektu, programu nebo portfolia v rámci dohodnutých limitů. I když je úspěšnost řízení projektu s úspěchem projektu spojená, nejedná se o to samé. Je například dobře možné mít za sebou úspěšnou práci na řízení projektu, který musí být díky novému strategickému směru organizace ukončen, a projekt tak přestává být zajímavým. Na samotné řízení projektu lze nahlížet jako na podprojekt celého projektu. Tak jako je třeba definovat a řídit kontext, zodpovědnosti, rozsah, kvalitu, termíny vyhotovení, náklady a efektivitu projektu, je třeba ve stejných kategoriích definovat a koordinovat aktivity projektového řízení. Pro úspěch řízení projektu je životně důležitá integrace. Ta spočívá v kombinaci požadavků, aktivit a výsledků projektu tak, abychom dosáhli cílů a úspěšných výstupů projektu. Čím více roste složitost a čím více se různí očekávání zainteresovaných stran, tím sofistikovanější přístup je pro integraci potřeba. Projektové řízení dohlíží na aktivity, které jsou potřebné k sestavení podrobného plánu řízení projektu. Pro plán řízení projektu jsou užívány různé termíny. Řízení projektu integruje všechny dílčí plány, jako je plán řízení kvality, plán řízení zainteresovaných stran, plán projektové komunikace, plán obstaravatelské činnosti, plán uzavírání smluv a plán vytvoření výstupů (dodávek). Plány řízení projektu musí být přijaty a odsouhlaseny všemi zúčastněnými a sděleny příslušným zainteresovaným stranám v patřičném stupni podrobnosti pro každou z nich. Možné procesní kroky: 1. Analyzujte projekt a jeho kontext včetně existujících rozhodnutí a dokumentace. 2. Vytvořte koncepci řízení projektu na základě požadavků projektu, prodiskutujte návrh se zainteresovanými stranami a odsouhlaste ji ve formě smlouvy o řízení projektu se zákazníkem. 3. Vytvořte plán řízení projektu a ustavte projektový tým, metody, techniky a nástroje řízení projektu. 4. Naplánujte integrační postupy včetně managementu relevantních kontextů a snažte se odstranit neslučitelnosti. 5. Provádějte a kontrolujte plány řízení projektu a provádějte řízení změn, reportuje o činnosti řízení projektu. 6. Shromažďujte dosažené výsledky a jejich vysvětlení a sdělujte je odpovídajícím zainteresovaným stranám.

35 Úspěšnost řízení projektu Vyhodnoťte úspěchy a nezdary řízení projektu a převeďte a aplikujte naučené poznatky do dalších projektů. Dotčená témata: očekávání zainteresovaných stran; integrace; vyhodnocení řízení projektu; audit řízení projektu; plán řízení projektu, plány projektu; plánování řízení projektu a uzavírání smluv na toto řízení; standardy a směrnice řízení projektů; kritéria úspěchu a kritéria nezdaru řízení projektu. Úvod V rámci elementu jsou uvedeny informace o kritériích úspěšnosti a neúspěšnosti projektu, včetně vazby k zásadám úspěšného řízení projektu. Druhá část je věnována doporučením k vyhodnocení projektu po jeho ukončení. Mnohé související informace jsou uvedeny především v elementech 1.02 Zainteresované strany, 1.03 Požadavky a cíle projektu, 1.10 Rozsah a výstupy (dodávky) projektu a 1.11 Čas a fáze projektu Úspěšný projekt Jaký projekt je úspěšným? Zdánlivě jednoduchá otázka, na kterou je však obtížné odpovědět. Mohlo by se zdát, že pokud projekt splní trojimperativ (tedy své výstupy, ve vymezeném čase a s použitím přidělených zdrojů), musí být úspěšným. Realita je však poněkud složitější. Představme si například projekt, který svůj trojimperativ do puntíku splní, ukáže se však, že dodané řešení je nepoužitelné. Stále se jedná o úspěšný projekt? Skutečnost, že původní cíle projektu nebyly dosaženy, neznamená nutně, že projekt končí totálním nezdarem. Proto praxe projektového řízení používá tzv. kritéria úspěchu projektu, která jsou měřítkem, dle kterého posuzujeme poměrný úspěch, nebo neúspěch projektu. Hlavním požadavkem je jejich srozumitelnost, jednoznačnost a měřitelnost. Pro každý nový projekt a každého nového zákazníka by měla být kritéria znovu stanovena, zhodnocena, analyzována a velmi dobře komunikována (nejenom se zákazníkem projektu). Kritéria se mohou v průběhu projektu, zejména při změně rámcových podmínek, upravovat. Existují tři základní soubory kritérií: kritéria vlastníků projektu či zadávající firmy; tradiční kritéria konečného provozovatele (v čase a nákladech dle specifikace); zisková kritéria financujících subjektů a dodavatelů.

36 36 Projektový management podle IPMA Příklad kritérií úspěšnosti Obecně lze projekt považovat za úspěšný, pokud: je projekt funkční; jsou splněny požadavky zákazníka; jsou uspokojena očekávání všech zúčastněných (zainteresovaných stran); je výstupní produkt projektu na trhu včas; je výstupní produkt v plánované jakosti a ceně; je dosahována předpokládaná návratnost vložených prostředků; je vliv na životní prostředí a okolí obecně v normě; atd. Výše uvedený výčet je obvykle označován jako tvrdá kritéria úspěchu. Pro úspěšnost projektu jsou důležitá i tzv. měkká kriteria. Např.: vyřešení konfliktů s okolím (dotčené strany); kvalifikační připravenost obsluhy; motivace projektového týmu apod. Lze konstatovat, že zvláště v současné turbulentní době jsou měkké faktory úspěchu extrémně důležité. Mnoho projektů je v průběhu řešení zásadně změněno nebo i zastaveno a citlivý management komunikace se zapojenými lidmi je klíčovým faktorem úspěchu projektu a duševního zdraví zúčastněných Kritéria neúspěšnosti Kritéria úspěšnosti a neúspěšnosti projektu jsou příbuzná, ale potenciálně nezávislá. Příklad kritérií neúspěšnosti projektu: překročení plánovaných termínů a nákladů; nedosažení plánované kvality výstupního produktu; nepředpokládané vlivy na životní prostředí; naštvaný zákazník a další zainteresované strany; produkt projektu nelze umístit na trhu Finanční kritéria Na rozdíl od většiny výše uvedených kritérií, která jsou obvykle hodnocena (a hodnotitelná) až po ukončení projektu, existuje určitá skupina ukazatelů, které jsou hodnoceny ještě v rámci předprojektových fází (viz element 1.11 Čas a fáze projektu) a jsou jedním z hlavních podkladů pro rozhodnutí, zda projekt zahájit, nebo ne.

37 Úspěšnost řízení projektu 37 Jedná se o finanční kritéria, jako např.: ROI Return on Investment (návratnost investic) ROI je jednoduchý ukazatel, který nám říká, kolik peněžních jednotek zisku nám přinese každá 1 investovaná peněžní jednotka (nákladů). Základní vzorec je ve tvaru: výnos investice ROI investice Chceme-li vyjádřit ROI v %, vynásobíme výsledek 100. Pokud například investujeme do projektu Kč a celkový výnos je Kč, pak: ROI 200/1000 0,20 Kč(20%) 1000 Výsledek nám říká, že každá 1 Kč investovaná do projektu nám přinesla 0,20 Kč zisku, případně, že jsme dosáhli zisku ve výši 20 % investice. V praxi neexistuje jediný správný výklad ROI, ale je možné setkat se také s širším přístupem, který ve jmenovateli uvádí nikoliv zisk, ale samotné výnosy. ROI v takovém případě vyjadřuje, kolik peněžních jednotek výnosů generovala každá 1 investovaná peněžní jednotka. NPV Net Present Value (čistá současná hodnota) Ukazatel NPV nám prozradí, kolik peněžních jednotek nám realizace projektu přinese při zohlednění času. Jedná se o součet hotovostních toků (cash flow) v jednotlivých letech životního cyklu projektu. Výpočet NPV si ukážeme na příkladu projektu vývoje nového výrobku. Náklady na vývoj činily 10 mil. Kč, toto období označujeme jako nulté období. V prvním roce prodeje očekáváme tržby za nové výrobky 4 mil. Kč s náklady 2 mil. Kč. Ve druhém roce plánujeme tržby 12 mil. Kč a náklady 5 mil. Kč. Třetí rok by měl přinést tržby 8 mil. Kč s náklady 4 mil. Kč. Ve čtvrtém roce počítáme s poklesem tržeb až na 3 mil. Kč s náklady 2 mil. Kč. Po čtyřech letech budeme výrobek nuceni nahradit novým produktem, a proto jsme stanovili referenční období na 4 roky dle doby životnosti produktu. Výpočet čisté současné hodnoty vychází z tzv. současných hodnot (present value) pro každé časové období: NPV CFt t 0 (1 r ) n t CF t představuje hotovostní tok v roce t, n tvoří počet let referenčního období a r je diskontní sazba, nebo také alternativní výnos. Hotovostní tok v nultém období započítáváme se zápornou hodnotou.

38 38 Projektový management podle IPMA V našem příkladu můžeme namísto do nového výrobku investovat do podílových fondů, od kterých očekáváme roční výnos 3 %, tedy diskontní sazba činí 0,03. Diskontní sazbou očistíme hotovostní toky v jednotlivých letech: 10 (4 2) (12 5) (8 4) (3 2) NPV (1 0,03) (1 0,03) (1 0,03) (1 0,03) (1 0,03) = ,94 + 6,6 + 3,66 + 0,89 = 3,09 mil. Kč Tento výsledek nám říká, že projekt bude generovat o 3,09 mil. Kč více, než by přinesla investice do podílových fondů. Pokud by NPV vyšlo rovno 0 nebo dokonce záporné, nejednalo by se o dobrou investici a bylo by vhodnější investovat do alternativy (v našem případě do podílových fondů). Obdobou je ukazatel čistá současná hodnota kapitálu NPV C viz element 3.10 Finance. Vzhledem k tomu, že se jedná o absolutní číslo, ze kterého není zcela zřejmý poměr mezi investicí a získanou současnou hodnotou, bývá společně s NPV vypočítán i ukazatel vnitřního výnosového procenta IRR. IRR Internal Rate of Return (vnitřní výnosová míra) Vnitřní výnosová míra je taková diskontní sazba, při které je NPV = 0, tedy při které se čisté hotovostní toky vyrovnají počáteční investici. Výpočet vnitřní výnosové míry vychází ze vzorce čisté současné hodnoty, pouze namísto diskontní sazby r dáme IRR: 0 n t 0 CFt t (1 IRR) Projekt je dobrou investicí, pokud je hodnota IRR vyšší než stanovená diskontní sazba. V našem předchozím příkladu vývoje nového výrobku vychází IRR přibližně 16,2 %, což je výrazně více, než činí stanovená diskontní sazba 3 %, a proto rozhodně lze z finančního hlediska doporučit realizaci takového projektu v porovnání s investicí do podílových fondů. Bod zvratu Metodou/pojmem bod zvratu rozumíme analýzu, ve kterém časovém okamžiku se stane kumulovaný finanční tok kladným Kritické faktory úspěchu projektu Pro zajištění úspěšnosti projektu je vhodné použít co možná nejdříve metodu analýzy kritických faktorů úspěchu projektu CSFA (Critical Success Factors Analysis). Hlavní myšlenkou metody CSFA je vybrat kritické faktory úspěchu (CSF Critical Success Factors) pro konkrétní projekt. Cílem je určit z nalezených faktorů 1 až 3 (max. 5) klíčových kritických faktorů, které opravdu považujeme za rozhodující pro navrhovaný projekt a zároveň dokážeme zajistit, abychom je mohli skutečně využít, a to tím, že budeme aktivně působit na jejich využití. Metoda obvykle probíhá ve třech krocích:

39 Úspěšnost řízení projektu Sestavení seznamu kritických faktorů, často seřazených podle jejich důležitosti. 2. Výběr těch faktorů, které jsme schopni navodit a skutečně využít v konkrétním projektu. 3. Zpracování návrhu opatření k využití vybraných faktorů. Pro sestavení seznamu CSF lze v prvním kroku využít různé techniky: Brainstorming. Techniku hledání tzv. úzkého hrdla (bottle neck) využitou též v rámci TOC (Theory of Constraint teorie omezení). Model Leavittova diamantu, nazvaný podle H. J. Leavitta, který uvádí, že mezi klíčové faktory úspěchu patří: vhodná organizační struktura, dobré manažerské vedení, kvalitní lidské zdroje a používání špičkové technologie. Model MIT 90 s, vyvinutý v roce 1991 na Massachusets Institute of Technology, který hledá kritické faktory úspěchu ve vnějším prostředí organizace a mezi vnitřními prvky organizace. Paterovu analýzu, pokud je pro analýzu k dispozici dostatek statistických údajů. Poznámka s ohledem na kapitolu 1.04 Rizika a příležitosti: Metoda CSFA by neměla duplikovat rizikové faktory a opatření na snížení rizika. Např. jestliže jsme jako rizikový faktor vytipovali nedostatečné znalosti členů týmu v analýze rizik a jako opatření navrhli zajistit pro ně příslušné školení, neměly by být jako kritický faktor úspěchu stanoveny dobré znalosti členů projektového týmu v analýze rizik s následným opatřením pro zajištění školení v analýze rizik, ale měli bychom se rozhodnout pro první nebo druhé řešení Úspěšné řízení projektu I v případě, že se podaří realizovat úspěšný projekt, neznamená to automaticky, že byl zároveň dobře řízen. V některých případech je úspěch projektu způsoben především štěstím, improvizací a vyčerpávajícím úsilím zúčastněných než koncepčním systémem řízení projektů. Na takových základech rozhodně nelze s jistotou stavět. Uvedený vztah platí samozřejmě i naopak a dobře řízené projekty nemusí být nutně úspěšné. Pravděpodobnost úspěchu je však u dobře řízených projektů mnohem vyšší, což dokládá i obecný trend implementace subsystémů projektového řízení do integrovaných manažerských systémů firem a institucí všech druhů i velikostí. Koncepční systém řízení projektů je signifikantní i z hlediska řízení programů a portfolií, která by bez určité koncepce nemohla být v podstatě vůbec řízena Co v projektu řídit? Pokud chceme kvalitní systém řízení projektů, je na místě uvažovat především procesní systém. V některých definicích projektu se uvádí, že projekt je jedinečný proces změny ze stavu výchozího do stavu cílového. Takový proces lze jen obtížně řídit přímo a jistě ne opakovaně jedná se o jedinečný proces. Existuje však rozdělení do několika vymezených oblastí souvisejících s projekty, v nichž je možné mít stanoveny určité procesy, které mohou být aplikovatelné pro všechny pro-

40 40 Projektový management podle IPMA jekty organizace a ve své podstatě mohou vytvářet zmíněný subsystém řízení projektů integrovaného manažerského sytému organizace (např. na bázi platformy ISO 9000:2000). Takové procesy by pak měly být navázány na liniovou organizační strukturu, měly by mít své vlastníky a veškeré ostatní náležitosti (více viz element 3.04 Implementace projektu, programu a portfolia). Uvedené oblasti v podstatě shodně uvádí několik různých standardů, směrnic a norem. V zásadě se jedná o: řízení integrace (plánování, operativní řízení, vedení); řízení záměru (strategie, cíle, ); řízení času; řízení nákladů; řízení jakosti projektu; řízení lidských zdrojů; řízení komunikace v projektu; řízení projektových rizik; řízení obstarávání a smluvních vztahů. Řízení projektu znamená definovat postup při řízení výše uvedených oblastí, který je posléze prováděn a průběžně kontrolován (a jsou prováděny příslušné korekce). Obvykle se v počátcích projektu zpracovává plán řízení projektu (Project Management Plan), v němž je definováno, jakým způsobem budou řešeny jednotlivé oblasti tedy jaké postupy, metody a techniky se použijí. Takový dokument může například i sestávat z dílčích plánů pro jednotlivé oblasti, např. z plánu řízení rizik, plánu komunikace atd. Většina uvedených oblastí je ve standardu IPMA verze 3 řešena jedním či více elementy Integrace Jednou z hlavních oblastí, které by měly být odpovídajícím způsobem řízeny, je tzv. integrace. Dává dohromady různé aktivity, snahy, zájmy a výsledky, koordinuje je a řídí tak, aby byl projekt úspěšný. Tzn., aby bylo dosaženo stanovených cílů projektu. Řízení integrace v širším významu zahrnuje všechny procesy, pokusy, snahy a výsledky realizované v projektu jako koordinace a kontrola pro dosažení plánovaného cíle. I když všechny procesy řízení projektu jsou do jisté míry integrační, je účinná integrace v projektech výsledkem především těchto hlavních činností: sestavení plánu projektu (sestavení dílčích procesů do logicky uspořádaného d o k u me nt u); operativního řízení projektu (na základě platného plánu); řízení změn projektu (jejich celkové koordinaci v rámci celého projektu); vedení manažerem, který je výraznou osobností. Integrace je považována za jednu z klíčových funkcí projektového manažera. 1 Efektivní integrace vyžaduje stejně tak vhodnou osobu a adekvátní technické znalosti, jako doved- 1 Úloha projektového manažera je jednoznačná, má zajistit úspěšný projekt. Lidově řečeno, dávat věci a lidi dohromady a zajistit, aby věci fungovaly. Což se jistě snáze řekne či napíše, než v praxi udělá.

41 Úspěšnost řízení projektu 41 nosti organizační, manažerské a sociálně-psychologické. Příkladem integrační činnosti projektového manažera je vytvoření projektového týmu z vhodných typů spolupracovníků. Integrace v užším významu zahrnuje zejména dohody ohledně vzájemně si konkurujících cílů a alternativ s cílem splnit nebo překročit potřeby a očekávání zájmových skupin. Bez toho, aby bylo v tomto smyslu dosaženo konsenzu, dojde k postupné devastaci projektu, počínaje vazbami na jeho okolí. Postupy a metody dosažení tohoto konsenzu jsou vždy jistým uměním a ne všichni jedinci jej jsou schopni realizovat s dostatečnou kvalitou Systémové myšlení Aby mohl projektový manažer úspěšně provádět integraci v celém průběhu projektu, musí být schopen systémového myšlení, což je způsob nazírání, který dává přednost celkovému pohledu na důležité aspekty projektu, a to s respektováním všech významných souvislostí. Protikladem je nesystémové myšlení, kdy osoba uvažuje o projektu jen v krátkodobém časovém horizontu, a to z jednoho úzkého pohledu určitého zájmu. Systémový způsob nahlížení na věci bývá označován jako holismus (odvozeno z anglického wholeness). Znamená to, že celek je něco víc než pouze suma jeho částí. V teorii a praxi projektového řízení systémové myšlení musí obsahovat jak analytické myšlení (schopnost rozpoznat důležité jednotlivosti projektu), tak syntetické myšlení (schopnost složit z jednotlivostí smysluplný projekt). Ačkoli projektový manažer musí znát stav jednotlivých částí projektu, většina odpovědnosti za tyto části je delegována na jiné vedoucí, kteří je odborně vedou. Projektový manažer se soustřeďuje na celkový obraz. Zjednodušeně lze říci, že systémové myšlení je schopnost i ve zmatené a chaotické situaci najít pořádek a vzájemné vazby Systémový přístup k řízení V severoamerickém managementu se začínají systémové přístupy objevovat koncem třicátých let 20. století. Jejich významnými teoretiky byli zejména Ch. Barnard, L. v. Bertalanffy a H. Simon. Tyto přístupy zdůrazňují komplexní chápání uvažovaných jevů nebo procesů, tzn. chápání ve všech jejich vnitřních i vnějších souvislostech. Jsou charakterizovány především způsobem řešení problémů (jevů). Zkoumaný objekt účelově abstrahují na systém, tj. množinu vzájemně souvisejících prvků (podsystémů), které se jako celek vyznačují určitými vlastnostmi. Tato množina prvků a vazeb tvoří strukturu daného systému. Projekt, který je organizován a řízen k dosažení stanovených cílů, představuje soustavu se systémovými vlastnostmi. Předmětem řešení cestou systémové metodologie jsou konkrétní projektové problémy. Současně platí, že na této soustavě, reálném objektu, lze vytvořit systém jako abstraktní objekt z hlediska řešeného problému. K soustavě lze vytvořit více systémů, determinovaných obvykle problémově. Soustava a systém jsou různé skutečnosti. Vytvoření konkrétního systému je vždy nejdůležitější a nejobtížnější etapou při řešení každého problému. Středem zájmu teorie i praxe managementu jsou sociálně-ekonomické systémy, pro které je typické, že:

42 42 Projektový management podle IPMA systémy zahrnují jak lidské, tak ostatní zdroje (software, hardware), které na sebe vzájemně působí; v systémech probíhají materiální, informační a rozhodovací procesy; složité, komplexní systémy, s velkým počtem aktivních prvků (lidí) s rozdílným řiditelným i neřiditelným chováním; dynamické, proměnné systémy, které se vzhledem ke svému okolí vyvíjejí jednak jako celek, jednak jako jednotlivé části tohoto celku; stochastické systémy, které jako celek (včetně svého okolí) i jako jednotlivé prvky a vazby tohoto celku podléhají vlivu náhodných veličin či jsou samy náhodnými veličinami. Charakteristickými aspekty systémového přístupu jsou: interdisciplinarita a komplexní pohled na všechny okolnosti a vzájemné vztahy; dynamika, integrující všechny aktivity do celkového (konečného), smysluplného systému; odkrývání souboru vzájemných vazeb jednotlivých subsystémů; systematické sestavování a přizpůsobování částí systému do sjednoceného celku; hledání optimálního řešení struktury systému a způsobu jeho chování; modelování reality pomocí zjednodušených úloh za účelem lepšího pochopení systému a jeho případné optimalizace Neustálé zlepšování řízení projektu Složitost projektů se v současné době neustále zvětšuje a v současné globální ekonomice jsou podmínky pro realizaci projektů více a více komplikovanější. Objevují se stále nové druhy projektů. Aby projektové týmy zvládaly úspěšně současné projekty, musí zajistit činnosti, které umožní neustále zlepšovat řízení projektu. To je popsáno v sedmém procesním kroku tohoto elementu (viz Možné procesní kroky v úvodním textu elementu). V tomto kroku je doporučeno vyhodnotit úspěchy a nezdary řízení projektu a převést získané poznatky do budoucích projektů tak, aby se zajistil jejich úspěch a aby se na základě získaných nových znalostí zvýšila úroveň jejich řízení Cíle vyhodnocení projektu Cílem vyhodnocení projektu je zjistit, co jsme v projektu dělali chybně a co dobře. Chyb bychom se napříště měli vyvarovat, a na druhé straně bychom měli zajistit, aby se dobré věci zopakovaly v příštích projektech. Vyhodnocení projektu by mělo být provedeno objektivně, tak, aby se dosáhlo účelu vyhodnocení, kterým je získání poznatků pro další zlepšování úrovně řízení budoucích projektů. Není přece správné opakovat stále stejné chyby! Pokud se nezamyslíme nad našimi chybami v projektech nebo je vůbec nezjistíme, pak bude úroveň řízení projektu po určitou dobu stagnovat a posléze se začne dokonce zhoršovat. To bude mít určitě negativní dopad na kvalitu projektu a bude to ohrožovat úspěch

43 Úspěšnost řízení projektu 43 projektu. Proto se dobré, schopné projektové týmy a kvalitní firmy snaží naplňovat účel a cíle vyhodnocení projektu. Připomeňme známé rčení: Mýlit se je lidské, ale opakovat neustále stejné chyby je pošetilé! Kdy a kdo projekt vyhodnocuje Vyhodnocení projektu by se nemělo zbytečně odkládat (mnoho věcí upadne u pracovníků v zapomnění), ale není vhodné zahajovat vyhodnocování projektu, pokud nebyl řádně ukončen a nejsou k dispozici všechny výsledky z měření dosažených výsledků (kritérií) projektu. V praxi bývá zahajováno vyhodnocení projektu od tří týdnů do dvou měsíců od ukončení projektu. Pokud chceme vyhodnocení projektu realizovat opravdu objektivně, neměli bychom je svěřit výhradně projektovému týmu, který právě ukončený projekt řídil. Zabráníme tak možnému deformovanému pohledu na projekt v důsledku jeho neobjektivního vyhodnocení. Bylo by ale nesprávné svěřit vyhodnocení projektu skupině pracovníků, kteří do okamžiku hodnocení nepřišli s projektem do styku. Optimálním řešením je vytvořit v krátké době (pokud jsou fakta a události z končeného projektu ještě v čerstvé paměti) zvláštní hodnotící tým, který vyhodnocení provede. Při vytvoření týmu vezmeme za základ projektový tým a doplníme ho o další pracovníky, kteří dosud stáli mimo projekt. Alespoň 30 % členů týmu by nemělo být členy projektového týmu ukončeného projektu. Na druhé straně by alespoň 50 % skupiny mělo být členy projektového týmu ukončeného projektu Bývá zvykem nezačleňovat do vyhodnocovací skupiny pracovníky subdodavatelů a jiných externích firem (z důvodu ochrany vlastního know-how a z důvodů projednávání citlivých otázek právě s ohledem na dodavatele komponent a činností na projektu). Výjimkou jsou externí poradci, kteří byli z určitých důvodů začleněni do takové skupiny (např. specialista na metody Paretovy analýzy, která má být použita, ale firemní pracovníci s ní nemají praktické zkušenosti). Pokud ve firmě existuje projektová kancelář, pak se často zástupce této kanceláře zúčastňuje práce v této skupině. Podobně se práce v těchto skupinách zúčastňují také zástupci z útvaru pro řízení jakosti Co v projektu vyhodnocujeme Při vyhodnocení projektu nesmíme zapomenout vyhodnotit: časové skluzy; překračování, resp. nečerpání plánovaných nákladů; odchylky od předpokládaných návazností v činnostech; odchylky v potřebě zdrojů na jednotlivé činnosti; důvody provádění různých změn; účinnost a vhodnost používaných metod a různých pomůcek (normativy, pomocné tabulky, kontrolní seznamy, šablony apod.); práci projektového týmu jako celku i jeho jednotlivých členů a vedoucího projektu, ale i spolupráci s liniovými vedoucími firmy, projektové kanceláře a ostatními pracovníky firmy;

44 44 Projektový management podle IPMA efektivitu a funkčnost používaných programů pro podporu projektového řízení; působení směrnic a jiných firemních metodických pokynů, které se vztahují k řízení projektů; konflikty, krize a různé mimořádné události, které negativně ovlivnily průběh projektu; úroveň a strukturu dokumentace; schopnost a činnost subdodavatelů; atd. Řada firem má zpracovaný doporučený seznam hodnocených položek i s uvedením pokynů pro způsob hodnocení (slovně, bodovým hodnocením nebo jiným způsobem). V této souvislosti je vhodné učinit poznámku, která zdůrazňuje význam kvalitního vedení dokumentace projektu a její přehledné archivace. Perfektně vedená dokumentace podporuje nejen dobrý průběh projektu, ale je i jedním z kritických faktorů úspěchu pro analýzu ukončeného projektu. Pokusme si uvědomit, jak asi bude probíhat analýza ukončeného projektu, pokud není k dispozici dokumentace o průběhu projektu a skupina sedí u čistého stolu a k dispozici je jen několik formálních, nic neříkajících dokumentů a provedení analýzy se musí opírat jen o vzpomínky členů projektového týmu na průběh projektu! Doporučený postup vyhodnocení projektu Pro vyhodnocení ukončeného projektu je možno doporučit následující postup: 1. Ustavit skupinu pro vyhodnocení a jmenovat vedoucího pracovní skupiny. 2. Připravit časový plán vyhodnocení. 3. Shromáždit podklady, které se vztahují k vyhodnocenému projektu (návrhovou dokumentaci, průběžnou pracovní dokumentaci, zápisy z porad, různé analýzy a zprávy z průběhu projektu, datové soubory vytvořené různými programy pro podporu plánování a řízení projektu apod.). 4. Zpracovat analytickou zprávu popisující závěry z vyhodnocení projektu. 5. Projednat a předat zprávu k dalšímu zpracování návrhů vzhledem k příštím projektům. Na závěr je potřeba nezapomenout poděkovat všem členům za jejich práci ve skupině a pořídit krátkou zprávu o práci skupiny, pokud tyto skutečnosti nejsou obsaženy přímo v analytické zprávě Vhodné metody k vyhodnocení projektu Nejčastěji jsou používány následující metody: Postimplementační systémová analýza; Paretova analýza; Ishikawovy diagramy. Postimplementační analýza je postup patřící k metodám systémového inženýrství, s jehož pomocí kriticky rozebereme předmět našeho zkoumání, abychom odhalili příčiny a následky různých dějů a skutečností.

45 Úspěšnost řízení projektu 45 Paretova analýza vychází z prací italského ekonoma Vilfreda Pareta ( ), který na základě statistických údajů stanovil pravidlo, že ve většině případů 20 % příčin způsobuje 80 % problémů. Paretova analýza se snaží rozborem podkladů z ukončeného projektu určit množinu rozhodujících příčin problémů, na které je důležité se v první řadě zaměřit. Ukázku Paretova diagramu vidíme na obr Japonský průkopník v oblasti řízení kvality, Kaoru Ishikawa ( ), začal používat v šedesátých letech 20. století diagramy, které znázorňovaly příčiny a důsledky v procesech řízení jakosti. Tyto diagramy se také nazývají diagram rybí kost, protože připomínají kostru ryby (viz obr ). Při jejich konstrukci se snažíme identifikovat, které skutečnosti v průběhu řízení projektu mohou být příčinou určitého problému. Ve zvláštních případech se používají také různé metody k rozboru vynaložených nákladů, různých expertních posudků apod Lorenzova křivka 100 % 80 % % četnost neshod změny požadavků chybné odhady nekázeň technologie chyba HW lidský faktor počasí % kumulativního součtu četnost kumulativní součet četnosti Obr Příklad Paretova diagramu (zdroj: J. Doležal) příčina 1 příčina 2 příčina 3 důsledek příčina 4 příčina 5 příčina 6 Obr Princip Ishikawova diagramu (zdroj: B. Lacko)

46 46 Projektový management podle IPMA Návrh opatření ke zlepšení řízení příštích projektů Vyhodnocení ukončeného projektu je nezbytným předpokladem ke zpracování návrhů, které mají odstranit zjištěné nedostatky. Závěry často doporučují vytvořit speciální skupinu, která má vyřešit zjištěný problém, jindy skupina předkládá přímo návrh vedoucí k nápravě. Pokud jsou návrhy formulovány jako úkoly, které je potřeba zajistit, musí se navrhnout i zodpovědný nositel úkolu a požadovaný termín splnění úkolu. Pokud není kontrola plnění uložených úkolů a navržených opatření zajišťována jiným způsobem (podnikovou směrnicí, firemními kontrolními orgány, interním nebo externím auditem apod.), je potřeba navrhnout i způsob a termíny této kontroly. Někdy se návrhy na opatření zpracovávají jako součást analytické zprávy o vyhodnocení projektu, když je potřeba šetřit čas. Z praktických důvodů se však někdy zpracování návrhů na opatření realizuje jako samostatná, postimplementační (poprojektová) fáze Kde čerpat poučení z projektů Samozřejmě je nutno čerpat poučení z analýzy vlastních chyb v projektech, které jsme řídili nebo se jich účastnili. Ale proč se nepoučit z chyb jiných projektových manažerů?! Sledujte proto zprávy o úspěšných i neúspěšných projektech, které se zveřejňují v odborném i denním tisku, všímejte si jich podrobněji a vyhodnocujte je z hlediska získání možných námětů ke zlepšení řízení vlastních projektů. Ostatně jiné české rčení praví: Je moudré učit se z vlastních chyb, ale je levnější učit se z chyb jiných! Tato publikace pojednává o znalostech, které by měl mít současný projektový manažer, a tento element zmiňuje také jeho schopnost analyzovat realizované projekty za účelem neustálého zlepšování projektového řízení. Připomeňme však, že projektové řízení (i když ne takto označované a ne na současné úrovni), má svůj původ a tradici již v dávnověku. Ladislav Chrudina ve své publikaci Projektové řízení (Chrudina, 1991) uvádí příklady z Bible v souvislosti s projektem stavby Šalamounova chrámu. A stavby jako egyptské pyramidy nebo Velká čínská zeď a jim podobné by v minulosti nemohly vzniknout, kdyby jejich realizátoři podvědomě nevyužívali principy projektového řízení. Proto se autoři této publikace rozhodli uvést některá poučení, která můžeme čerpat z historických událostí dávné i nedávné minulosti a připojili je za texty elementů, ke kterým se obsah poučení vztahuje. Shrnutí Kritéria úspěšnosti jsou měřítkem, podle kterého posuzujeme poměrný úspěch, nebo neúspěch projektu. Hlavním požadavkem kritérií je jejich srozumitelnost, jednoznačnost a měřitelnost. Pro každý nový projekt a pro každého nového zákazníka by měla být kritéria znovu stanovena, zhodnocena a analyzována. Kritéria úspěšnosti a neúspěšnosti projektu jsou příbuzná, ale potenciálně nezávislá. Úspěšné řízení projektu představuje především koordinační a organizační činnosti v souvislosti s realizací projektového cíle. Obvykle se hovoří o několika oblastech, které by měly být v souvislosti s projektem řízeny, jako je např. řízení času, řízení zdrojů apod.

47 Úspěšnost řízení projektu 47 Řízení integrace v rámci projektu zahrnuje všechny procesy, pokusy, snahy a výsledky realizované jako koordinace a kontrola pro dosažení plánovaného cíle. Systémové myšlení je způsob nazírání na svět, který dává přednost celkovému pohledu před pohledem jen na jednotlivé části subjektů. Je protikladem nesystémového myšlení. Představuje schopnost najít pořádek a vzájemné vazby i ve zmatené a chaotické situaci. Projekt, který je organizován a řízen k dosažení stanovených cílů, představuje soustavu se systémovými vlastnostmi. Aby se zajistilo trvale úspěšné ukončování projektů, je potřeba vytvořit postup neustálého zlepšování úrovně řízení projektů prostřednictvím vyhodnocování ukončených projektů a zpracovávání návrhu na odstraňování zjištěných nedostatků a využívání dobrých zkušeností v dalších projektech. Bohužel průzkumy ukazují, že zatím vyhodnocování ukončených projektů řada firem (ke své škodě) neprovádí! llpoučení z minulosti V dějinách předků čítati se nezdráhej, neb v nich snadno najdeš, co jiní s velikou pílí a úsilím sebrali, a z nich poznáš ctnosti dobrých a nepravosti zlých, života lidského rozličné příběhy a jeho proměny. Ty pak poučen, lépe své konání směrovati můžeš. Císař Basileios II. (* ) Gutenbergův tiskařský lis z roku 1430, který umožnil od svého vzniku předávat znalosti a zkušenosti efektivně v tištěné podobě. (zdroj: wikipedia) Poučení pro projektové manažery Radu císaře Basilea bychom si měli vzít k srdci i dnes. Mnozí současní lidé, nejen projektoví manažeři, dělají chybu, když se nechtějí poučit z minulosti cizí i své. Měli by si uvědomit, že pokud tak neučiní, budou ji muset možná prožít znovu, často i s jejími nepříjemnými důsledky! Věnujme proto pozornost a zamyšlení nejen současným, ale i historickým událostem. Latinské rčení praví: (autorem poučení je B. Lacko) Historia magistra vitae historie je učitelkou života.