ICZ DESA ICZ DESA Principy elektronické archivace

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Rozměr: px
Začít zobrazení ze stránky:

Download "ICZ DESA ICZ DESA 1.1.1.1 Principy elektronické archivace"

Transkript

1 1. ICZ DESA ICZ DESA řeší potřebu střednědobého a dlouhodobého důvěryhodného uložení elektronických dokumentů a spisů v organizaci vyvolanou legislativou i potřebami organizace. Dokumenty a spisy vznikají a vyřizují se v různých systémech a aplikacích s názvy jako Podatelna, Spisová služba, Systém pro řízení stavebního řízení, agendové systémy a aplikace apod. Tyto systémy zajišťují jejich příjem, přípravu a vyřízení, odesílání a spojování do spisů v rámci správního řízení či jiných odborných procesů organizace. Závěrečná fáze těchto procesů se většinou nazývá uzavření dokumentů. Uzavřený dokument se již nesmí měnit a pro jeho uchování je třeba s ním zacházet předepsaným způsobem. Písemné dokumenty se předávají do papírových spisoven. Elektronické dokumenty a spisy se po uzavření ukládají do elektronické spisovny. Životnost dokumentů a spisů uložených v elektronické spisovně je řízena spisovým plánem organizace. Uložené dokumenty a spisy zde čekají na skartační řízení. Po uplynutí skartační (archivační) lhůty dojde buď ke skartaci dokumentů, nebo dojde k výběru archiválií, které se předávají do nadřízeného digitálního archivu (např. Národní digitální archiv). Je třeba počítat s tím, že některé dokumenty mohou v ICZ DESA zůstávat po velmi dlouhou dobu, aniž by se skartovaly či předávaly. Po dobu uložení elektronického dokumentu zajišťuje systém ICZ DESA ochranu uložených informací před ztrátou, důvěryhodnost uložených informací (nezměněnost a prokazatelnost vzniku v uvedeném čase), čitelnost uložených informací i v budoucnosti. Kromě toho ICZ DESA zajišťuje i ochranu uložených informací proti neoprávněnému přístupu. Uložené informace jsou po dobu uložení přístupné pouze oprávněným uživatelům Principy elektronické archivace Dlouhodobé uchovávání elektronických dokumentů je podle modelu OAIS definováno jako: Uchování dat v podobě posloupnosti bitů (Bit Streams) v průběhu jakéhokoli kopírování. Schopnost kdykoli v budoucnosti interpretovat informace uchované v této posloupnosti bitů. Schopnost kdykoli v budoucnosti prezentovat informace uchované v posloupnosti bitů uživateli. V současné době neexistují dokonale permanentní ukládací média či způsob ukládání elektronických dat! Pravděpodobně nebudou existovat ani v budoucnu. Proto je důležité navrhovat archivní systémy tak aby umožňovaly řídit nevyhnutelné změny v ukládacích technologiích, formátech dat, počítačovém hardware i v operačních systémech. Návrh archivních systémů se tedy snaží postihnout možnost neustálé změny, namísto dosažení nějakého permanentního stavu! Mluvíme-li o dlouhodobém uchovávání, máme na mysli neomezenou dobu. Střednědobé uchovávání není přesně ohraničeno. Jeho termíny je možno odvodit ze skartačního plánu organizace jako nejdelší předpokládanou spouštěcí událost plus skartační lhůtu určitého typu dokumentu. Po tuto dobu je třeba uzavřené

2 digitální dokumenty a spisy ve spisovně uchovávat. Praxe ukazuje, že to může být přes 100 let. 1.2 Proč se starat o dokumenty Textové dokumenty dnes vznikají převážně v elektronické podobě. Dokumenty v písemné formě je možno převést na elektronickou formu digitalizací. Větší důležitost získávají také další digitální záznamy jako fotky, zvuk a video. Tím velmi rychle roste počet elektronických dokumentů. Organizace musí spravovat veškeré dokumenty, které se k ní dostávají z vnějšku, či vznikají její vlastní činností. Kromě toho, že jí tuto povinnost ukládají legislativní předpisy, je to pro ni důležité i z hlediska minimalizace rizik. Podíváme li se na hodnotu dokumentů v organizaci, můžeme najít toto rozdělení: Dokumenty s administrativní hodnotou (pracovní poznámky, tabulky, podklady,...). Dokumenty s fiskální hodnotou (rozpočty, účetní knihy, výplatní listiny, stvrzenky,...). Dokumenty s právní hodnotou (smlouvy, protokoly, rozhodnutí,...). Dokumenty s historickou hodnotou (jakékoliv typy dokumentů vybírané archiváři). Ztráta dokumentů, dokladujících vnitřní procesy organizace, nebo ztráta jejich důvěryhodnosti představuje obecné riziko související s právní jistotou, jednoznačností a vymahatelností. Čím má dokument větší hodnotu, neboli je dokument důležitější, tím se míra tohoto obecného rizika samozřejmě zvětšuje. Mezi druhy obecných rizik můžeme jmenovat zejména: ztrátu dokumentů, resp. nemožnost nalezení nebo nedostupnost, zneužití informací, záměrné podvržení dokumentů, záměrné zničení důležitých dokumentů s cílem zničit důkazy. Důsledky pominutí rizik chybí průkaznost při kontrole procesů nelze provést kontrolu či audit správnosti důležitých rozhodnutí nelze zajistit prokazatelné doložení např. při soudním sporu. Kromě těchto obecných rizik je možno samozřejmě také vyjmenovat řadu dalších provozních problémů. Od ztráty času při hledání dokumentu, přes nemožnost zpětně získávat informace či opakovaně použít jednou hotový dokument pro tvorbu podobného, až po plýtvání papírem pořizováním kopií. 1.3 Správa dokumentů v organizaci státní správy či samosprávy Podíváme-li se na problematiku vzniku a uchovávání dokumentů v typickém úřadu státní správy a samosprávy z hlediska jejich architektury, můžeme objevit několik částí informačního systému, které jsou typické pro práci s dokumenty.

3 Architektura správy dokumentů v organizaci st. správy/samosprávy Tyto základní části, znázorněné na obrázku (Architektura správy dokumentů v organizaci st.správy/samosprávy), můžeme charakterizovat následovně: Elektronická spisová služba (SPS) řeší příjem dokumentů od externích subjektů přes podatelnu, vyřizování dokumentů uvnitř organizace, zakládání spisů, vytváření dokumentů a odesílání těchto dokumentů externím subjektům přes výpravnu. Způsob vedení spisové služby je předepsán platnou legislativou. Pokud spisová služba pracuje s elektronickými dokumenty, je vhodné, když je ukládá v jednotném úložišti. Po vyřízení/uzavření dokumentu či spisu je spisová služba předává do archivu organizace. Pro tento archiv používáme název Důvěryhodná elektronická spisovna - ICZ DESA. Řada organizací státní správy i samosprávy dnes provozuje elektronickou spisovou službu, jako základní nástroj pro evidenci dokumentů a řízení jejich vyřizování. Často se ale jedná pouze o evidenční systémy, které se nezabývají uchováváním obsahu. Operativní evidence dokumentů (OED/DMS) řeší evidenci dokumentů vznikajících z vlastní činnosti organizace, které nepostihuje spisová služba. Pro jednoduché činnosti, nevyžadující složité řízení má k dispozici i workflow. Dokumenty v rozpracovaném stavu jsou ukládány v jednotném úložišti. Finální verze dokumentu je třeba ukládat do ICZ DESA. Agendové aplikace - jsou určeny pro agendy vyžadující složitější řízení činnosti (např. Stavební řízení). Často jsou vytvořeny také proto, aby řízení probíhalo jednotně u všech subjektů. Dokumenty vytvářené v rámci agendových aplikací jsou v rozpracovaném stavu ukládány většinou interně v rámci aplikace. Finální tvar dokumentů po schválení, podepsání či uzavření se stává závazným a musí se dlouhodobě uchovávat. Je-li agendová aplikace integrována se spisovou

4 službou, jsou jí ze spisové služby předávána podání určená pro její agendu. Dokumenty - výstupy z agendy, určené pro odesílání externím subjektům, jsou předávány zpět spisové službě k vypravení. Spisová služba zajišťuje v tomto případě i evidenci spisů. Velmi často však agendové aplikace nejsou se spisovou službou integrovány. Elektronické dokumenty, které vznikly činností agendových aplikací, pak nejsou dlouhodobě spravovány, nebo si dlouhodobou správu svých dokumentů zajišťuje každá agendová aplikace samostatně. Kromě jiných problémů tím vzniká především riziko ztráty elektronických dokumentů. Uživatelé někteří uživatelé mohou vytvářet důležité dokumenty přímo v nástrojích (např. tabulky či prezentace) mimo výše uvedené aplikace. Podobně mohou vytvářet důležité dokumenty i mimo informační systém např. elektronické fotografie. Příkladem může být fotodokumentace průběhu stavebního projektu řízeného organizací. Důvěryhodně uložená fotodokumentace se může stát důležitou součástí důkazního řízení v případném pozdějším sporu se stavební firmou. Uživatelé by měli mít možnost uložit takto vytvořené dokumenty přímo do ICZ DESA. Interní a externí portál je část informačního systému organizace, která zpřístupňuje dokumenty a informace interním či externím uživatelům. Může zpřístupňovat i některé funkční moduly (typickým příkladem je možnost učinit elektronické podání do elektronické podatelny). Úložiště je technologická komponenta zajišťující fyzické ukládání elektronických dokumentů pro všechny výše uvedené aplikace. Úložiště je technologicky zabezpečeno proti ztrátě dat (technologiemi diskových polí, replikacemi, zálohováním apod.). Použití jednotného úložiště pro ostatní moduly (SPS, OED/DMS, Agendové aplikace) není podmínkou. Možnost centrálně zabezpečit úložiště jednotnou technologií pro všechny napojené aplikace je velkou provozní výhodou. Důvěryhodná elektronická spisovna zajišťuje dlouhodobé a důvěryhodné uchovávání elektronických dokumentů a spisů. Dokumenty a spisy se do ICZ DESA ukládají po jejich uzavření. Životnost dokumentů a spisů uložených v ICZ DESA je řízena jednotným spisovým plánem. Uložené dokumenty zde čekají na skartační řízení. Po uplynutí skartační lhůty dojde buď ke skartaci dokumentů, nebo dojde k výběru archiválií, které se předávají do Národního digitálního archivu. Některé dokumenty rovněž mohou v ICZ DESA zůstávat po neomezeně dlouhou dobu, aniž by se skartovaly či předávaly. 1.4 Životní cyklus dokumentů Životní cyklus dokumentu (v písemné i elektronické podobě) je možno rozdělit na tří fáze. V první fázi se dokument vytváří. V okamžiku, kdy je dokument připraven (uzavřen / vydán) je podepsán a stává se dokladem. Tímto okamžikem končí první fáze. Ve druhé fázi má být dokument v nezměněné podobě uchován pro další potřeby (rozhodování, dokladování, dokazování). V této fázi zůstává dokument různě dlouho, přičemž rozhodující vlastností je jeho důležitost. Délku této fáze a další osud dokumentu určuje (podle legislativy) spisový a skartační plán. Právě ve druhé fázi je třeba zajistit důvěryhodnost důležitých dokumentů. Po ukončení druhé fáze životního cyklu dokumentu je jeho obsah buď zničen/skartován, nebo se stává tzv. archiválií. Podle údajů Národního archivu se jedná přibližně o 5 procent všech dokumentů. Archiválie mají být předány ke správě státu (např. Národnímu archivu). Ve třetí fázi jsou archiválie uchovávány

5 v podstatě neomezeně. Některé dokumenty ve třetí fázi si může organizace dlouhodobě uchovávat i sama pro své potřeby. Postavení ICZ DESA můžeme nejlépe popsat v kontextu elektronických úložišť, ve kterých se elektronické dokumenty postupně ukládají v rámci svého životního cyklu: Elektronická spisová služba, agendové aplikace nebo operativní evidence dokumentů aplikace zajišťující příjem, vytváření a vyřizování dokumentů. Z nich se uzavřené elektronické dokumenty předávají do důvěryhodné elektronické spisovny ICZ DESA. Důvěryhodná elektronická spisovna ICZ DESA je střednědobým a dlouhodobým úložištěm, kam se dostávají elektronické dokumenty z původních aplikací. Čekají tam na standardní skartační řízení. Po uplynutí příslušných lhůt, se dokumenty skartují nebo přesouvají do nadřízeného archivu. Dlouhodobý elektronický archiv je úložištěm, kam se finálně přesouvají k trvalému uložení elektronické dokumenty vybrané jako archiválie. Začlenění ICZ DESA do kontextu ostatních elektronických úložišť je znázorněno na následujícím obrázku. Hlavní funkce systému Životní cyklus dokumentu Shrneme-li požadavky na uložení dokumentů ve spisovně, dostaneme následující seznam jejích hlavních funkcí: Zajištění neměnnosti uložených informací. Zajištění důvěryhodnosti. Zajištění čitelnosti uložených informací v budoucnosti. Předcházení problémům vzniklým generačními změnami HW a SW. 1.5 Hlavní úlohy Cíle a hlavní úkoly ICZ DESA si ozřejmíme při zodpovězení následujících otázek.

6 Jak bylo napsáno v úvodu, představuje ztráta dokumentů, dokladujících vnitřní procesy organizace, nebo ztráta jejich důvěryhodnosti obecné riziko související s právní jistotou, jednoznačností a vymahatelností. Elektronické dokumenty pak svojí nematerializovanou podstatou představují další rizika - technologická. Kterým technologickým rizikům čelí elektronické dokumenty při dlouhodobé archivaci? Běžná technologická rizika uchovávání elektronických informací (nejen dokumentů): Nefungující software Nefungující hardware Změna obsahu Smazání obsahu Technologická rizika, kterým čelí elektronické dokumenty při dlouhodobém uložení: degradace nosiče zastarávání hardware zastarávání formátu zastarávání SW technologií a principů Odstranění uvedených technologických rizik, jejich eliminace a zajištění průkaznosti uchovávaných dokumentů to jsou hlavní cíle a úkoly ICZ DESA. 1.6 Technologie dlouhodobé archivace Pro návrh a vývoj systému ICZ DESA byl využit standard OAIS (ISO 14721: Open Archival Information System). Tento standard vymezuje základní koncepci archivu pro uložení elektronických dokumentů. Standard především definuje hlavní funkce, které má archiv zajišťovat pro příjem, správu dat, archivní uložení, přístup, administraci a plánování uchovávání. Použitá technologie dlouhodobé archivace, kromě samozřejmé ochrany před ztrátou dat, zachovává čitelnost dokumentů, jejich autenticitu a nezměnitelnost. Architektura systému je naznačena na následujícím obrázku. Systém splňuje legislativní požadavky zákona č. 499/2004 Sb. ve znění pozdějších předpisů a Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, vyhlášky č. 191/2009 Sb. atd. Architektura systému

7 1.7 Architektura nabízeného řešení Architektura ICZ DESA vychází z mezinárodně uznávaného standardu OAIS (ISO 14721:2003 Open Archival Information System). Tento standard vymezuje základní koncepci systému pro uložení elektronických dokumentů. Standard definuje hlavní funkce, které má archiv zajišťovat. Jedná se o příjem dokumentů, správu dat, archivní uložení, přístup, administraci a plánování uchovávání. Funkční model OAIS je na následujícím obrázku: Otevřený archivní informační systém (OAIS) FUNKČNÍ MODEL 6. Plánování uchovávání P Ů V O D C E SIP Popisné informace 2. Vstupní operace AIP 4. Správa dat 3. Archivní úložiště AIP Popisné informace 7. Přístupové operace dotazy výsledky dotazů požadavky výstupní balíček DIP K O N Z U M E N T 5. Administrace ŘÍZENÍ ARCHIVU SIP = Submission Information Package (vstupní balíček) AIP = Archival Information Package (archivní balíček) DIP = Dissemination Information Package (výstupní balíček) Funkční model OAIS Můžeme shrnout, že OAIS zahrnuje šest vysokoúrovňových funkčních částí, které, spojíme-li je dohromady, tvoří mechanismus pro dlouhodobé uchovávání informací, které též zpřístupňuje určené komunitě. Systém založený na modelu OAIS implementuje každou z těchto služeb, přičemž formu této implementace nepředepisuje.

8 1.8 Aplikační rozhraní Na obrázku je ukázka rozhraní pro ICZ DESA: Ukázka rozhraní ICZ DESA Obsah spisovny 1.9 Vkládání dokumentů Ukázka rozhraní ICZ DESA Detail balíčků Pracovní postupy při ukládání elektronických dokumentů do ICZ DESA je následující. Elektronický dokument, který je určen pro uložení do ICZ DESA, musí být nejprve připraven do vhodné podoby pro předání. Tuto přípravu zajistí buď určený uživatel původce manuálně, ve speciálním nástroji, nebo je příprava provedena automatickou službou zajišťující integraci spisové služby (či jiné aplikace, ve které dokumenty vznikají) s ICZ DESA. Připravené dokumenty v podobě

9 informačních balíčků SIP jsou přes aplikační rozhraní přeneseny do ICZ DESA. Balíčky SIP obsahují kromě souborů s dokumenty také určená popisná metadata. Dokumenty převzaté k archivaci v ICZ DESA jsou zkontrolovány dle stanovených pravidel (na integritu, neškodnost, validitu, kvalitu apod.). Elektronické dokumenty jsou dále doplněny technickými metadaty podporujícími procesy řízení, uchovávání a zpřístupňování. Každému dokumentu je přidělena jednoznačná identifikace a vše je zabaleno do archivního informačního balíčku AIP (všechna metadata a elektronické soubory). Archivní balíček je poté uložen do archivního úložiště. ICZ DESA pak zajišťuje bezpečné uložení archivních balíčků. Na základě uchovávací strategie provádí činnosti pro udržení čitelnosti, důvěryhodnosti a životaschopnosti elektronických dokumentů Zajištění důvěryhodnosti V systému ICZ DESA edice DES se jako technologické zajištění důvěryhodnosti využívá časové razítkování. Časovým razítkem se vstupu opatřuje nejenom dokument, ale i jemu příslušná (popisná) metadata, resp. celý ukládací balíček (AIP). Tím je možno prokázat, že kromě dokumentu existovala v době uložení i jeho metadata a nebyla změněna. Časové razítko, podobně jako elektronický podpis, má ale také omezenou dobu platnosti (v současné době 3 roky). Proto se data opatřují dalším časovým razítkem ještě před vypršením platnosti předchozího. Tím se vytváří souvislá řada, která prokazuje, že dokument existoval a nebyl změněn po celou dobu trvání souvislé řady. Dále je zajištěno, že ICZ DESA bude provádět pouze kontrolovatelné a autorizované zásahy a ty budou prokazatelně dokladované. Veškeré procesy s dokumenty jsou dokumentovány tak, aby budoucí uživatel mohl v případě potřeby vyhodnotit, jaké zásahy byly provedeny, kdo, kdy a z jakého důvodu je prováděl Zajištění dlouhodobosti Opatření proti zastarávání formátu (uchovávají metoda). Z řady v současnosti známých metod byla vybrána metoda migrace formátu. Dokumenty musí být na vstupu v dlouhodobě udržitelném formátu, nebo jsou do něj na vstupu konvertovány. Pro systém ICZ DESA existuje číselník (seznam) povolených (akceptovatelných) formátů souborů s dokumenty. Příklady formátů ze současného světa dokumentů jsou PDF/A, XML pro text a tabulky, TIFF, PNG pro rastrovou grafiku, SVG pro vektorovou grafiku, AIFF,WAV pro zvuk, MPEG-2 pro video. Tento seznam je možno aktualizovat podle budoucího vývoje počítačových technologií. Opatření proti degradaci a zastarávání nosiče Veškerý obsah archivu bude ukládán paralelně, alespoň ve dvou identických fyzických kopiích. ICZ DESA obsahuje mechanismy pravidelné kontroly integrity uloženého obsahu a řešení situace, kdy je zjištěno, že jedna z kopií obsahu má porušenou integritu. Konkrétní specifikace fyzických úložišť je záležitostí implementační procedury. Opatření proti zastarávání systémového hardware a operačního systému S vývojem počítačových technologií je nutno počítat s tím, že se fyzická úložiště a média budou měnit.

10 S vývojem počítačových technologií je nutno počítat s tím, že se bude měnit systémový hardware a jeho operační systém. Pro dlouhodobý archiv je nutno počítat s tím, že v nějakém období bude nutno celý archiv přemigrovat ze starého na nový systém. Proto provoz systému je rozdělen na tzv. provozní cykly odpovídající životnosti jednoho infrastrukturního systému (hw+os). Délku trvání provozních cyklů není možné předvídat. Pravděpodobně nebude kratší než 10let. Většinou se počítá s délkou 15 let. Opatření proti zastarávání SW principů S vývojem počítačových technologií je nutno počítat s tím, že se budou měnit použité metody pro různé moduly systému. Pro některé použité metody, u kterých je předpoklad rychlého vývoje, je možnost změny přímo zaintegrována v systému (např. pro tzv. hashovací funkce - funkce pro výpočet kontrolních součtů zajišťujících integritu dat a jejich bezpečnost. Identifikace funkce použité pro konkrétní data/dokument je vždy uložena spolu s vypočítanou hodnotou). Změnu ostatních metod je nutno řešit individuálně podle situace (například odložením řešení na konec provozního cyklu a jeho vyřešení v rámci migrace na nový systém) Organizace uložených dokumentů Dokumenty v systému jsou logicky uspořádány podle různých klasifikačních schémat. Nejdůležitějším a povinným klasifikačním schématem je spisový plán, v systému však může být podle potřeby definováno několik klasifikačních schémat. Do systému mohou být ukládány jak samostatné dokumenty, tak dokumenty zařazené do spisů. Systém udržuje vazbu mezi spisem a jeho dokumenty Řízení přístupu k dokumentům Každý dokument uložený v systému má nastaveno oprávnění k přístupu. Oprávnění se nastaví při vstupu dokumentu do systému podle spisového plánu. Oprávnění k jednotlivým položkám spisového plánu je možno v systému definovat na skupiny (role) uživatelů. Kromě správců systému v roli archiváře, mohou ostatní uživatelé vždy jen číst uložené informace. Uživatel, který nemá přístup ke konkrétnímu dokumentu se ani nedozví, že dokument existuje. Podle stupně oprávnění může uživatel číst popisná metadata, číst všechna metadata dokumentu a zobrazit vlastní dokument Funkce vyhledávání dokumentu Pokud uživatel systému ICZ DESA potřebuje získat dokument, musí příslušný dokument nejprve vyhledat. Vyhledání dokumentu/ů je možné buď podle jednoznačného identifikátoru dokumentu, nebo pomocí zadání vyhledávacích kritérií (kombinace hodnot metadat). Na základě zadaného dotazu systém vyhledá odpovídající dokumenty, ověří přístup k nim pro přihlášeného uživatele a zobrazí seznam nalezených dokumentů. Ke zvolenému dokumentu má uživatel možnost zobrazit jeho další podrobnosti - uchovávané hodnoty metadat, historii, nebo náhled dokumentu.

11 1.15 Vyřazení dokumentu ze systému Po vypršení skartační, nebo archivační lhůty může být dokument ze systému vyřazen. Proces Skartačního řízení je několikafázový proces, který zahrnuje výběr dokumentů k vyřazení, sestavení skartačního návrhu, schválení skartačního návrhu a vlastní vyřazení. Vyřazením se rozumí zničení obsahu skartovaných dokumentů, resp. export dokumentů a jejich metadat do formátu vhodného pro přenos do nadřazeného archivu. Podle nastavení systému se dokumenty předané prokazatelně do nadřazeného archivu také zničí, nebo zůstávají jako kopie nadále v systému. O vyřazení se pořizuje skartační, resp. předávací protokol Provoz systému Důvěryhodná elektronická spisovna je systém složený z hardwarové a softwarové části a činnosti lidí-administrátorů, správců a archivářů. Pro důvěryhodnost uložených dokumentů je nezbytné zajistit ze strany provozovatele dodržování závazných metodických předpisů Funkce systému ICZ DESA Rozsah funkcí systému ICZ DESA Systém ICZ DESA bude zajišťovat následující funkce v oblasti ukládání a přístupu k dokumentům: Vstup dokumentů prostřednictvím definovaného API. Vstupní kontrola proti škodlivému obsahu, kontrola formátu metadat a validace číselníkových hodnot. Uložení dokumentů ve formě balíčků AIP v úložišti ve dvou nezávislých kopiích (předpokládá se použití diskového pole). Periodická kontrola integrity uložených balíčků na aplikační úrovni oproti systému správy dat ICZ DESA. Ukládání transakčních logů ve formě balíčků AIP. Interakce komponenty probíhá dle popisu. Vyhledání dokumentů podle základních metadat podporovaných aplikací (zejména typ dokumentu, identifikátor dokumentu a datum vzniku). Výdej obsahu dokumentu uživateli. Vyřazování dokumentů podle skartačního plánu v definovaném skartačním řízení. Systém ICZ DESA bude dále zajišťovat tyto administrační funkce: Správa uživatelů. Správa rolí. Správa číselníků (formou importu číselníků pro definovaný rozsah platnosti v předdefinovaném XML formátu). Zejména se jedná o klasifikaci dokumentu, typ dokumentu a spisový znak. Přístupová oprávnění k jednotlivým dokumentům budou určena typem dokumentu a rolí uživatele, definovanou v systému ICZ DESA. Vstupní modul Příjem dat zajišťuje komunikaci s původcem, autentizaci, autorizaci a uložení přijatých balíčků SIP do pracovního úložiště.

12 Otevřené rozhraní pro přístup původců/spisových služeb zabezpečeným přístupem rozhraní bude dostupné ze sítě internet. Generování balíčků AIP automatické doplnění zejména technických metadat, konverze formátů metadat, možnost manuálního doplnění metadat, vstupní migrace formátů. Kontrola kvality vstupních dat (kontrola datové struktury, kontrola na obsah škodlivého kódu) kontroluje formální strukturu balíčků a přítomnost virů a jiného škodlivého obsahu balíčků. V rámci tohoto modulu je zřízena i tzv. karanténní zóna pro zajištění spolehlivosti kontrol. Řízení příjmu kontrola popisných a technických metadat, kontrola přípustnosti souborových formátů, kontrola struktury balíčku SIP. Řízení ukládání zajišťuje konzistentní uložení metadat a obsahu archivních balíčků současně do archivního systému, systému správy dat a systému pro přístup. Zajištění autorizace a autentizace původců a spisových služeb. Přístupový modul Vyhledání uložených balíčků na základě zvolených metadat. Autorizace omezení přístupů na základě klasifikace dokumentu, původce, uživatelských skupin a rolí uživatelů. Modul povolí přístup ke čtení obsahu nebo metadat podle rolí přihlášeného uživatele a oprávnění příslušného balíčku. Zabezpečení přístupu a autentizace uživatelů zajištění přístupu uživatelů k uloženým metadatům a dokumentům. Provádění transakčních záznamů o přístupu k jednotlivým uloženým balíčkům. Zobrazení náhledů a distribuce uložených dokumentů ve formě DIP systém umožní výběr dokumentů a jejich zaslání oprávněnému uživateli ve standardizované podobě. Programové rozhraní API na externí portál pro přístup - systém eviduje veškeré přístupy k uloženým dokumentům a archivuje je. Modul administrace Správa kontroly konzistence - přehled o průběhu ověřování kontrolních součtů a o nalezených problémech s uložením balíčků AIP. Řízení procesů migrace - spouštění migrace souborových formátů v uložených balíčcích a přehled o provedených migracích. Přístup k transakčním záznamům. Správa číselníků - zajišťuje pro administrátory, původce a archiv aktualizaci a čtení číselníků používaných v rámci vstupní kontroly a vyhledávání. Řízení procesu příjmu - zajišťuje přehled pro administrátora o stavu příjmu balíčků SIP, umožňuje řešení problémů se strukturou a obsahem balíčků při příjmu. Ukládání transakčních záznamů - pro účely auditu zaznamenává veškeré provedené operace nad uloženými balíčky (příjem, kontrola, transformace, ukládání, čtení). Modul správy dat Systém ICZ DESA musí pro původce plnit funkce spisovny, tedy musí podporovat i skartační řízení včetně všech náležitostí ve smyslu povinných požadavků

13 NSESS. Pro účely práce s analogovými, hybridními a digitálními dokumenty bude podporována evidence a zařazování do fyzických ukládacích jednotek a spisoven, evidence zápůjček a nahlížení do spisu. Musí být zajištěno: Evidence přijímaných a uložených balíčků zajišťuje vedení a přístup ke katalogu uložených dokumentů včetně stavu příjmu a uložení. Evidence číselníků zajišťuje ukládání a přístup k číselníkům používaným v rámci vstupní kontroly a vyhledávání. Jedná se zejména o tyto číselníky původci, klasifikace, povolené souborové formáty, kategorizace dokumentů podle kritérií přístupnosti, požadavků na zachování důvěryhodnosti, doby uložení. Evidence kontroly konzistence uložení kontrolních součtů jednotlivých uložených balíčků AIP na aplikační úrovni pro účely periodické kontroly konzistence uloženého obsahu nezávisle na vlastnostech použitého archivního úložiště. Garance jedinečnosti dat. Uživatelské a administrátorské funkce systému ICZ DESA Tato kapitola uvádí sumarizovaný seznam funkcí ICZ DESA, které budou k dispozici uživatelům. Funkce jsou rozděleny do skupin: 1. Vstup, 2. Výstup, 3. Přístup a 4. Administrace. 1. ICZ DESA umožňuje jednoduchou obsluhy při denním používání Ukládání dokumentů do spisovny zobrazení stavu zpracování vstupních balíčků, možnost individuálního uložení dokumentu do spisovny mimo automatický import prostřednictvím klientské aplikace (nutná instalace na platformě podporující běh aplikací v prostředí Java SE 5): uživatel zapíše potřebná metadata a klasifikuje dokument (ze spisového plánu, klasifikačního schématu spisovny), před vlastním uložením proběhnou některé kontroly a vstupní zpracování, ve spisovně se dokument ukládá podle spisového plánu určeného původce. 2. Skartační řízení a vyřazování dokumentů příprava skartačního řízení zobrazení všech dokumentů, kterým uplynula skartační lhůta, zařazení do skartačního řízení, sestavení skartačního návrhu schválení skartačního návrhu skartační řízení kontrola skartačního návrhu na základě schválení skartačního návrhu provedení vyřazení: přenos do národního archivu export do požadované struktury digitálního archivu, po potvrzeném přenosu může nastat zničení dokumentů a některých metadat. V některých případech je možno dokumenty (kopie) ponechat v ICZ DESA i po přenesení do národního archivu. Tato funkcionalita bude implementována po zveřejnění rozhraní a pravidel pro předávání dokumentů do NDA.

14 skartace zničení dokumentů a některých metadat, ponechání základních údajů o dokumentu a údajů o skartaci 3. Přístup uživatelů k uloženým záznamům Dokumenty a spisy budou primárně zpřístupňovány ze systémů elektronických spisových služeb a ERMS systémů smluvních původců, které budou s ICZ DESA integrovány. ICZ DESA disponuje dále také vlastním rozhraním pro přístup k uloženým dokumentům a spisům pro autorizované uživatele, které nabízí následující funkce: vyhledání dokumentů podle vybraných popisných metadat s respektováním nastavených oprávnění na dokument a na uživatele, zobrazení metadat a obsahu dokumentů podle oprávnění, vyžádání kopie uložených archivních balíčků (AIP), příjem vyžádané kopie: generování jednotného výstupu (DIP poskytovaný balíček metadata a obsah), distribuce elektronický kanál ( ). 4. Správa systému ICZ DESA Jednotlivé organizace budou po nasazení do ostrého provozu administrovat své uživatele, nastavovat parametry a konfigurovat aplikaci pomocí vlastních administrátorů. Aplikaci je možné snadno administrovat prostřednictvím administrátorského rozhraní. V ICZ DESA lze snadno administrovat jednotlivé uživatele v rámci jednotlivé organizace, lze snadno vyhledat a nastavit parametry pro jednotlivé uživatele i organizaci objednatelem bez nutnosti zásahu zhotovitele. Správa uživatelů Uživatele pracující s digitální spisovnou můžeme rozdělit do čtyř základních rolí: Centrální administrátor (např. správce ICZ DESA) tato role spravuje celkovou konfiguraci spisovny a spravuje centrální číselníky, zakládá původce, provádí údržbu a kontrolu systému. Lokální administrátor (administrátor původce) V případě poskytování služeb spisovny se jedná o správu klasifikačních schémat spojených s původcem a správa uživatelů původce. Posuzovatel toto je speciální role, která je primárně zodpovědná za přípravu a vyřazování záznamů na základě definovaných skartačních plánů. Uživatel spisovny tato role má základní úroveň přístupových práv k záznamům, rutinně používá spisovnu pro hledání záznamů, popř. pro individuální přidávání záznamů. Možnost řízení oprávnění k dokumentům podle příslušnosti uživatele k původci. Správa rolí Práva a omezení jednotlivých rolí pro základní funkce spisovny - prvotní návrh vychází ze specifikace MoReq2. Správa číselníků (formou importu a exportu číselníků pro definovaný rozsah platnosti v předdefinovaném XML formátu). Zejména se jedná o klasifikaci dokumentu, typ dokumentu a spisový znak.

DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ SPISOVNA

DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ SPISOVNA DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ SPISOVNA Pavel Pačes Listopad 2009 Seminář E-spis Elektronická spisovna Agendové aplikace Vzhledem k tomu, že některé dokumenty mají skartační lhůty 30, 50 i více let, je nutno

Více

Řešení pro střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů ve veřejné správě

Řešení pro střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů ve veřejné správě Řešení pro střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů ve veřejné správě Možnosti nasazení produktu DESA ve veřejné správě Legislativní zázemí Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě Vyhláška

Více

Archivace digitálních dokumentů. Elektronická spisovna

Archivace digitálních dokumentů. Elektronická spisovna Archivace digitálních dokumentů Elektronická spisovna ISSS Hradec Králové duben 2010 ICZ, a.s. Motivace 1. Nárůst počtu elektronických dokumentů, zahájení provozu ISDS 2. Legislativní požadavky 3. Technologická

Více

Dlouhodobé a důvěryhodné uchovávání elektronických dokumentů

Dlouhodobé a důvěryhodné uchovávání elektronických dokumentů Dlouhodobé a důvěryhodné uchovávání elektronických dokumentů Roman Kratochvíl, ICZ a. s. 4.dubna 2011 Konference ISSS 2011 1 Agenda Motivace Typy dokumentů a rizika uchovávání Varianty řešení Koncept a

Více

Sluţba Karlovarského kraje pro ukládání dokumentů a dat na území kraje

Sluţba Karlovarského kraje pro ukládání dokumentů a dat na území kraje Sluţba Karlovarského kraje pro ukládání dokumentů a dat na území kraje od záměru k realizaci Petr Kulda, Karlovarský kraj Roman Kratochvíl, ICZ a.s. Agenda 1. Historie projektu 2. Harmonogram projektu

Více

Tzv. životní cyklus dokumentů u původce (Tematický blok č. 4) 1. Správa podnikového obsahu 2. Spisová služba

Tzv. životní cyklus dokumentů u původce (Tematický blok č. 4) 1. Správa podnikového obsahu 2. Spisová služba Tzv. životní cyklus dokumentů u původce (Tematický blok č. 4) 1. Správa podnikového obsahu 2. Spisová služba 1. 1. Správa podnikového obsahu (Enterprise Content Management ECM) Strategie, metody a nástroje

Více

Národní digitální archiv a egovernment 2. 12. 2009

Národní digitální archiv a egovernment 2. 12. 2009 Národní digitální archiv a egovernment 2. 12. 2009 Elektronizace veřejné správy - rok 2009 je z hlediska eletronizace přelomový - Informační systém datových schránek (ISDS) - zákon č. 300/2008 Sb. - povinnost

Více

Ředitel odboru archivní správy a spisové služby PhDr. Jiří ÚLOVEC v. r.

Ředitel odboru archivní správy a spisové služby PhDr. Jiří ÚLOVEC v. r. VMV čá. 65/2012 (část II) Oznámení Ministerstva vnitra, kterým se zveřejňuje vzorový provozní řád archivu oprávněného k ukládání archiválií v digitální podobě Ministerstvo vnitra zveřejňuje na základě

Více

Národní digitální archiv 9. 11. 2010

Národní digitální archiv 9. 11. 2010 9. 11. 2010 Co je Národní digitální archiv - součást Národního archivu, která - řeší bezpečné, důvěryhodné a dlouhodobé uložení digitálních dokumentů vybraných veřejnými archivy za archiválie - odstraňuje

Více

DATA ULOŽENÁ NA VĚČNÉ ČASY. (ICZ DESA / Microsoft Azure) Mikulov 8. 9. 2015 Michal Matoušek (ICZ) / Václav Koudele (Microsoft)

DATA ULOŽENÁ NA VĚČNÉ ČASY. (ICZ DESA / Microsoft Azure) Mikulov 8. 9. 2015 Michal Matoušek (ICZ) / Václav Koudele (Microsoft) DATA ULOŽENÁ NA VĚČNÉ ČASY (ICZ DESA / Microsoft Azure) Mikulov 8. 9. 2015 Michal Matoušek (ICZ) / Václav Koudele (Microsoft) ICZ DESA - Důvěryhodná elektronická spisovna a archiv ICZ DESA - Důvěryhodná

Více

ICZ DESA střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů

ICZ DESA střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů ICZ DESA střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů Ukládání elektronických dokumentů s využitím řešení připraveného pro potřeby veřejné správy Roman Kratochvíl, ICZ a. s. 24.11.2011 www.i.cz 1 Agenda

Více

NÁRODNÍ DIGITÁLNÍ ARCHIV

NÁRODNÍ DIGITÁLNÍ ARCHIV NÁRODNÍ DIGITÁLNÍ ARCHIV NDA životní cyklus dokumentu Vznik - podání (pošta, ústní ad.) - vlastní Spisová služba Badatel Zpracování Vyřízení Spisovna Zničení Archiv - výběr - uložení - zpracování - zpřístupnění

Více

Technologická centra krajů Digitalizace a ukládání

Technologická centra krajů Digitalizace a ukládání Technologická centra krajů Digitalizace a ukládání Garantované ukládání dokumentů z hlediska poţadavků typového projektu KDS Roman Kratochvíl, Vladimír Dinuš ICZ a. s. 22.6.2011 DŮVĚRNOST Pro zákazníky

Více

Práce s datovými úložišti (egon)

Práce s datovými úložišti (egon) Práce s datovými úložišti (egon) 1 Rozsah: 3 hodin Anotace: Získat přehled o základních životních fázích dokumentu, povinnostech původce při jeho uchování a typech úložišť digitálních dokumentů. Průvodce

Více

Národní digitální archiv 2. 4. 2012

Národní digitální archiv 2. 4. 2012 2. 4. 2012 Představení projektu Název: Národní digitální archiv Číslo projektu: CZ.1.06/1.1.00/10.06977 Cíl: Vybudovat servisní pracoviště zajišťující dlouhodobé uchování digitálních archiválií vybraných

Více

KDS krajská digitální spisovna. Ing. Vítězslav Mach RNDr. Zdenka Bukvicová oddělení informatiky

KDS krajská digitální spisovna. Ing. Vítězslav Mach RNDr. Zdenka Bukvicová oddělení informatiky KDS krajská digitální spisovna Ing. Vítězslav Mach RNDr. Zdenka Bukvicová oddělení informatiky Účel, využití Krajská digitální spisovna (KDS) je nástroj pro dlouhodobé důvěryhodné a bezpečné uložení a

Více

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby. Miroslav Kunt, Národní archiv

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby. Miroslav Kunt, Národní archiv Národní standard pro elektronické systémy spisové služby Miroslav Kunt, Národní archiv Národní standard V souvislosti s novou archivní legislativou zmocnění MV pro vydání Národního standardu pro elektronické

Více

Jak může probíhat vedení čistě elektronické zdravotní dokumentace v NIS

Jak může probíhat vedení čistě elektronické zdravotní dokumentace v NIS Jak může probíhat vedení čistě elektronické zdravotní dokumentace v NIS Ing. Petr Jelínek, STAPRO s.r.o. s využitím podkladů M. Novotného, P. Grodzického, J. Horáka a dalších Cíl řešení elektronické zdravotní

Více

Technologická centra obcí ZKUŠENOSTI HOSTOVÁNÍ ŘEŠENÍ SPISOVÉ SLUŽBY

Technologická centra obcí ZKUŠENOSTI HOSTOVÁNÍ ŘEŠENÍ SPISOVÉ SLUŽBY Technologická centra obcí ZKUŠENOSTI HOSTOVÁNÍ ŘEŠENÍ SPISOVÉ SLUŽBY Roman Zemánek ICZ a. s. 10.6.2010 DOKUMENT TCK - Důvěryhodná elektronická spisovna DŮVĚRNOST Pro zákazníky 1 Obsah: 1. Motivace pro

Více

Digitální dokumenty a elektronické systémy spisových služeb

Digitální dokumenty a elektronické systémy spisových služeb Digitální dokumenty a elektronické systémy spisových služeb Plán 1. části kurzu digitálního archivnictví 28. 2. 2017 - legislativní východiska pro digitální archivnictví 7. 3. 2017 (9:00-11:00) - KÚ JmK

Více

Petr Pavlinec, Kraj Vysočina Roman Kratochvíl, ICZ a. s. 2. dubna 2012 Konference ISSS 2012

Petr Pavlinec, Kraj Vysočina Roman Kratochvíl, ICZ a. s. 2. dubna 2012 Konference ISSS 2012 Řešení Digitalizace a ukládání Kraje Vysočina Petr Pavlinec, Kraj Vysočina Roman Kratochvíl, ICZ a. s. 2. dubna 2012 Konference ISSS 2012 1 Agenda Od záměru k realizaci a provozu Digitalizace KDJ KDS KDU

Více

Poznámka/upřesnění. Školící materiály musí být součástí typového spisu pouze v případě, že při zavádění probíhalo školení.

Poznámka/upřesnění. Školící materiály musí být součástí typového spisu pouze v případě, že při zavádění probíhalo školení. Příloha č. 12: Katalog požadavků ID Typ požadavku Popis Elektronická spisová služba (ESS) OBLAST DOKUMENTACE Evidence ESS je vedena v typovém spisu, součástí musí být doklad o nabytí, analytická 1 dokumentace

Více

Smlouva servisní č. KŘÚ /14/21764 Krajská digitální spisovna a Krajské digitální úložiště

Smlouva servisní č. KŘÚ /14/21764 Krajská digitální spisovna a Krajské digitální úložiště Smlouva servisní č. KŘÚ /14/21764 Krajská digitální spisovna a Krajské digitální úložiště uzavřená podle 536 a následujících zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále

Více

Každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce.

Každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce. 6.4 Slovník archiv původce dokument archiválie Zařízení podle Zákona 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně. Každý, z jehož

Více

Současný stav spisové služby a její kontrola

Současný stav spisové služby a její kontrola Současný stav spisové služby a její kontrola Martin Šisler Praha, 25. 2. 2016 Legislativní rámec a předmět kontroly na základě ustanovení 71 odst. 1 písm. b) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové

Více

ELEKTRONICKÝ ARCHIV ZDRAVOTNICKÉ DOKUMENTACE A VIDITELNÝ

ELEKTRONICKÝ ARCHIV ZDRAVOTNICKÉ DOKUMENTACE A VIDITELNÝ ELEKTRONICKÝ ARCHIV ZDRAVOTNICKÉ DOKUMENTACE A VIDITELNÝ Michal Opatřil Jakub Pyszko ICZ a. s. Michal Opatřil ICZ a.s. 2012 1 O co jde..? Jedná se o prakticky ověřené řešení elektronizace provozu zdravotnického

Více

Co nového ve spisové službě? Národní standard pro elektronické systémy spisové služby a jeho optimalizace

Co nového ve spisové službě? Národní standard pro elektronické systémy spisové služby a jeho optimalizace Co nového ve spisové službě? Národní standard pro elektronické systémy spisové služby a jeho optimalizace Tomáš Dvořák, Archiv hl. města Prahy Radek Pokorný, Státní okresní archiv Hradec Králové DRMS Forum

Více

V datové schránce dokument nekončí

V datové schránce dokument nekončí V datové schránce dokument nekončí Co potřebuje každá obec a organizace ke komunikaci s Datovými schránkami??? Spisovou službu a důvěryhodnou spisovnu To co obci, organizaci ukládá zákon. Základní prvky

Více

Řešení pro technologická centra krajů a obcí

Řešení pro technologická centra krajů a obcí Řešení pro technologická centra krajů a obcí Radek Baloun, ICZ a. s. 12.4.2010 ISSS 1 Východiska TC Technologická centra a v nich implementované služby by měly být navrženy tak, aby umožňovaly zajistit

Více

Archivace Elektronických Dokumentů

Archivace Elektronických Dokumentů Archivace Elektronických Dokumentů Václav Provazník Technology Solutions Manager Oracle Consulting Agenda Výchozí stav Výzvy, Požadavky, Možnosti Řešení Oracle Zkušenosti z praxe

Více

Legislativní změny v oblasti spisové služby a archivnictví od 1.7.2012

Legislativní změny v oblasti spisové služby a archivnictví od 1.7.2012 Legislativní změny v oblasti spisové služby a archivnictví od 1.7.2012 Karel Škrle ICZ a. s. 22.05.2012 1 Co přináší datum 1.7.2012 Končí platnost přechodných ustanovení (čl. II zákona 190/2009 Sb.) Uvést

Více

Výkon spisové služby podle zákona č. 499/2004 sb. o archivnictví a spisové službě ve znění pozdějších předpisů

Výkon spisové služby podle zákona č. 499/2004 sb. o archivnictví a spisové službě ve znění pozdějších předpisů SPISOVÁ SLUŽBA Výkon spisové služby podle zákona č. 499/2004 sb. o archivnictví a spisové službě ve znění pozdějších předpisů zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce a jeho právních

Více

Příloha č. 1, část 4 Kontrola souladu software s požadavky Národního standardu pro elektronické spisové služby

Příloha č. 1, část 4 Kontrola souladu software s požadavky Národního standardu pro elektronické spisové služby Příloha č. 1, část 4 Kontrola souladu software s požadavky Národního standardu pro elektronické spisové služby Zadavatel požaduje, aby dodaný ERMS byl ve shodě s platnou legislativou (zejména zákonem č.

Více

Vaše jistota na trhu IT. ComDay. V datové schránce dokument nekončí. Roman Zemánek, ICZ a.s Petr Oplátek, ICZ a.s. 2009. www.i.cz

Vaše jistota na trhu IT. ComDay. V datové schránce dokument nekončí. Roman Zemánek, ICZ a.s Petr Oplátek, ICZ a.s. 2009. www.i.cz ComDay V datové schránce dokument nekončí Roman Zemánek, ICZ a.s Petr Oplátek, ICZ a.s. 2009 Celkové schéma komunikace - Datová schránka/spisová služba/elektronická spisovna/státní oblastní archiv Co potřebuje

Více

Postup práce v KDS 1

Postup práce v KDS 1 Postup práce v KDS 1 PDU příjem a správa SIP balíčků... 3 1. Karanténa... 3 2. Zpracované... 4 3. Odmítnuté... 5 4. Import spisového plánu... 5 GDU Garantované digitální úložiště... 6 1. Zobrazení uložených

Více

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby Národní standard pro elektronické systémy spisové služby Radek Pokorný, SOkA Hradec Králové součást Státního oblastního archivu v Zámrsku www.sokahk@volny.cz Potřeba standardu? Obecný radikální příklon

Více

Skartační řízení v elektronické podobě. předpokládaný postup AHMP

Skartační řízení v elektronické podobě. předpokládaný postup AHMP Skartační řízení v elektronické podobě předpokládaný postup AHMP Metodické setkání k výkonu spisové služby v elektronické podobě Praha, 9. 6. 2015 Trocha teorie Skartační řízení je postup, při kterém se

Více

Postup práce v KDS 1

Postup práce v KDS 1 Postup práce v KDS 1 PDU příjem a správa SIP balíčků... 3 1. Karanténa... 3 2. Zpracované... 4 3. Odmítnuté... 5 4. Import spisového plánu... 5 GDU Garantované digitální úložiště... 6 1. Zobrazení uložených

Více

Elektronické skartační řízení

Elektronické skartační řízení Elektronické skartační řízení Mgr. Tomáš Lechner, Ph.D. Triada, spol. s r. o. Obsah Elektronické skartační řízení Teoretický základ pro skartační řízení Metodický pokyn Národního archivu Základní schéma

Více

ELEKTRONICKÝ ARCHIV ZDRAVOTNICKÉ DOKUMENTACE

ELEKTRONICKÝ ARCHIV ZDRAVOTNICKÉ DOKUMENTACE ELEKTRONICKÝ ARCHIV ZDRAVOTNICKÉ DOKUMENTACE Michal Opatřil ICZ a. s. Michal Opatřil ICZ a.s. 2012 www.i.cz 1 Data ve zdravotnickém zařízení V rámci své činnosti léčby pacientů je generována ZDRAVOTNICKÁ

Více

KRAJSKÉ DIGITÁLNÍ ÚLOŽIŠTĚ

KRAJSKÉ DIGITÁLNÍ ÚLOŽIŠTĚ ŘEŠENÍ UKLÁDÁNÍ V TC KRAJE KRAJSKÉ DIGITÁLNÍ ÚLOŽIŠTĚ Roman Zemánek, Michal Opatřil 26.9.2012 www.i.cz 1 Východiska Technologická centra krajů ( Výzva 08 ) Hostovaná spisová služba KDS, KDR, KDÚ, KDJ,

Více

Nová archivní legislativa

Nová archivní legislativa Nová archivní legislativa Jana Hájková, Ministerstvo vnitra Miroslav Kunt, Národní archiv Důvody a důsledky Rozvoj e-govermentu a zákon 300/2008 Sb. (novela archivního zákona mění i tento zákon) Zkušenosti

Více

NDA, zadávací řízení na dodavatele technologií ICT a implementaci a vývoj SW Příloha č. 1, Technická specifikace

NDA, zadávací řízení na dodavatele technologií ICT a implementaci a vývoj SW Příloha č. 1, Technická specifikace NDA, zadávací řízení na dodavatele technologií ICT a implementaci a vývoj SW Příloha č. 1, Technická specifikace Předmětem veřejné zakázky je návrh a dodání technologií Národního digitálního archivu (dále

Více

Téma: Ing. Miroslav ŠIRL nezávislý konzultant

Téma: Ing. Miroslav ŠIRL nezávislý konzultant Téma: Ing. Miroslav ŠIRL nezávislý konzultant Agenda: Proč elektronické dokumenty? Jak řešit otázku jejich archivace? Co je to důvěryhodné uložení? Jaký je současný stav ukládání el. dokumentů? Jak by

Více

DATOVÉ SCHRÁNKY - SOUČÁST ICT ŘEŠENÍ TELEFÓNICA O2. Pavel Smolík Top Account Manager

DATOVÉ SCHRÁNKY - SOUČÁST ICT ŘEŠENÍ TELEFÓNICA O2. Pavel Smolík Top Account Manager DATOVÉ SCHRÁNKY - SOUČÁST ICT ŘEŠENÍ TELEFÓNICA O2 Pavel Smolík Top Account Manager 2 Obsah prezentace Obsah Úvod. Architektura ISDS. Poskytované služby. Způsoby přístupu k ISDS. Bezpečnost. Doplňkové

Více

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby Národní standard pro elektronické systémy spisové služby Ing. Miroslav Kunt 29.11.2017 Národní standard pro essl NSESSS je prováděcí právní předpis zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě

Více

SEZNAM TABULEK A OBRÁZKŮ Tabulky Obrázky REJSTŘÍK POUŽITÉ ZDROJE Odborná literatura Webové stránky...

SEZNAM TABULEK A OBRÁZKŮ Tabulky Obrázky REJSTŘÍK POUŽITÉ ZDROJE Odborná literatura Webové stránky... SEZNAM ZKRATEK...Ю ÚVOD...13 1. STRUČNÁ HISTORIE SPISOVÉ SLUŽBY V ČESKÉ REPUBLICE.. 15 2. LEGISLATIVNÍ ZÁKLAD SPISOVÉ SLUŽBY... 24 2.1 Zákon o archivnictví a spisové službě... 26 2.1.1 Přehled novelizací

Více

ICT seminář GDPR, eidas, ZoKB. Nové legislativní povinnosti organizací a co s tím?

ICT seminář GDPR, eidas, ZoKB. Nové legislativní povinnosti organizací a co s tím? Důvěryhodný dokument ICT seminář GDPR, eidas, ZoKB. Nové legislativní povinnosti organizací a co s tím? Autor prezentace: Martin Hapl Kontakt: mhapl@mit-consulting.cz Datum: 12. 9 2017 Strana 1 1 Důvěryhodný

Více

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení Základní právní normy zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů ( 3

Více

Spisová služba odborná správa dokumentů. Mgr. Marie Tarantová, SOA v Praze 16. dubna 2018

Spisová služba odborná správa dokumentů. Mgr. Marie Tarantová, SOA v Praze 16. dubna 2018 Spisová služba odborná správa dokumentů Mgr. Marie Tarantová, SOA v Praze 16. dubna 2018 Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů

Více

ARCHIVY ZDRAVOTNICKÉ DOKUMENTACE NEMOCNIC A TECHNOLOGICKÁ CENTRA KRAJŮ

ARCHIVY ZDRAVOTNICKÉ DOKUMENTACE NEMOCNIC A TECHNOLOGICKÁ CENTRA KRAJŮ ARCHIVY ZDRAVOTNICKÉ DOKUMENTACE NEMOCNIC A TECHNOLOGICKÁ CENTRA KRAJŮ Michal Opatřil I C Z ZDRAVOTNICTVÍ Naše VIZE pro vás Navrhované řešení v sobě kombinuje workflow pro oběh elektronických faktur

Více

Projekt digitalizace a ukládání v regionech. Petr Pavlinec, KrÚ kraje Vysočina Březen 2010

Projekt digitalizace a ukládání v regionech. Petr Pavlinec, KrÚ kraje Vysočina Březen 2010 Projekt digitalizace a ukládání v regionech Petr Pavlinec, KrÚ kraje Vysočina Březen 2010 Dotace Projekty technologických center krajů Aktuální stav výzvy IOP Typizované projekty Technologická centra Digitalizace

Více

Doporučeno pro předpokládané využití serveru pro zpracování 2000 dokumentů měsíčně. HW: 3GHz procesor, 2 jádra, 8GB RAM

Doporučeno pro předpokládané využití serveru pro zpracování 2000 dokumentů měsíčně. HW: 3GHz procesor, 2 jádra, 8GB RAM 1. Doporučené SW a HW nároky Doporučeno pro předpokládané využití serveru pro zpracování 2000 dokumentů měsíčně. HW: 3GHz procesor, 2 jádra, 8GB RAM SW: Microsoft Windows 7, Microsoft Windows 8 Microsoft

Více

Národní archivní portál - brána k digitálnímu archivu

Národní archivní portál - brána k digitálnímu archivu ní portál - brána k digitálnímu archivu Bc. Jiří Bernas Mgr. Zbyšek Stodůlka 3. 4. 2017 ISSS 2007, Hradec Králové Současný stav NDA Jsou provozovány tři instance systému: testovací, demonstrační a produkční

Více

ELEKTRONICKA FAKTURACE

ELEKTRONICKA FAKTURACE ELEKTRONICKA FAKTURACE Základní přehled problematiky zpracování elektronické faktury v elektronickém systému spisové služby a systémech spravujících dokumenty Obsah dokumentu Praha, 13. 8. 2018 Obsah dokumentu...

Více

Klíčové aspekty životního cyklu essl

Klíčové aspekty životního cyklu essl Klíčové aspekty životního cyklu essl Zbyšek Stodůlka Praha, 22. 3. 2016 Spisová služba v elektronické podobě - během tzv. přechodného období (1. 7. 2009-1. 7. 2012) povinnost určených původců uvést výkon

Více

Digitální archiv: standardy, koncepce, postupy

Digitální archiv: standardy, koncepce, postupy Digitální archiv: standardy, koncepce, postupy Zbyšek Stodůlka Brno, 11. 4. 2017 Digitální revoluce? archivy, knihovny, muzea konsolidovaly svou činnost po staletí v digitálním věku se přetváří s tím jak

Více

Elektronické skartační řízení

Elektronické skartační řízení Elektronické skartační řízení Mgr. Tomáš Lechner, Ph.D. Triada, spol. s r. o. Obsah Elektronické skartační řízení Teoretický základ pro skartační řízení Metodický pokyn Národního archivu Základní schéma

Více

Zkrácená uživatelská příručka Spisovna

Zkrácená uživatelská příručka Spisovna Uživatelská příručka systému ICZ a.s. Aplikační řešení Na hřebenech II 1718/10 147 00 Praha 4 Tel.: +420 222 271 111 Fax: +420 222 271 112 Internet: www.i.cz Zkrácená uživatelská příručka Spisovna Role:

Více

AC Trezor - důvěryhodné úložiště (nejen) pro komunikaci přes datové schránky. Otakar Kalina AutoCont CZ, oddělení ECM

AC Trezor - důvěryhodné úložiště (nejen) pro komunikaci přes datové schránky. Otakar Kalina AutoCont CZ, oddělení ECM AC Trezor - důvěryhodné úložiště (nejen) pro komunikaci přes datové schránky Otakar Kalina AutoCont CZ, oddělení ECM Agenda Elektronické dokumenty a jejich platnost Důvěryhodné ukládání elektronických

Více

Směrnice č. 3. Spisový, archivační a skartační řád

Směrnice č. 3. Spisový, archivační a skartační řád Směrnice č. 3 Spisový, archivační a skartační řád Název: MAS Labské skály, z.s. IČ: 270 10 066 Sídlo: Mírové nám. 280, Jílové 407 01 Kancelář manažerů: Libouchec 233, 403 35 (dále jen Spolek MAS) 1. Úvodní

Více

Dlouhodobé a důvěryhodné ukládání elektronických dokumentů. Oskar Macek

Dlouhodobé a důvěryhodné ukládání elektronických dokumentů. Oskar Macek Dlouhodobé a důvěryhodné ukládání elektronických dokumentů Oskar Macek Co je to dokument? co se rozumí pod pojmem dokument, je definováno v zákoně 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů v 2, písmeno

Více

Zkrácená uživatelská příručka Spisovna

Zkrácená uživatelská příručka Spisovna Uživatelská příručka systému ICZ a.s. Aplikační řešení Na hřebenech II 1718/10 147 00 Praha 4 Tel.: +420 222 271 111 Fax: +420 222 271 112 Internet: www.i.cz Zkrácená uživatelská příručka Spisovna Role:

Více

Novela vyhlášky č. 259/ 2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Metodické setkání uživatelů spisové služby GORDIC

Novela vyhlášky č. 259/ 2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Metodické setkání uživatelů spisové služby GORDIC Novela vyhlášky č. 259/ 2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Metodické setkání uživatelů spisové služby GORDIC Úvod Aktuální stav novely v legislativním procesu Prezentované znění ještě není

Více

Spisová služba a archivace dokumentů. Mgr. Lukáš Čoupek, Ph.D. Státní okresní archiv Uherské Hradiště

Spisová služba a archivace dokumentů. Mgr. Lukáš Čoupek, Ph.D. Státní okresní archiv Uherské Hradiště Spisová služba a archivace dokumentů Mgr. Lukáš Čoupek, Ph.D. Státní okresní archiv Uherské Hradiště Co je dokument zaznamenaná informace (listinná, digitální) životní cyklus dokumentu má dvě fáze: a)

Více

Příloha č. 3 - Požadavky na elektronickou spisovou službu

Příloha č. 3 - Požadavky na elektronickou spisovou službu Příloha č. 3 - Požadavky na elektronickou spisovou službu Legislativní požadavky: Současné legislativní požadavky na elektronickou spisovou službu jsou: Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě,

Více

Elektronická spisová služba a elektronické skartační řízení

Elektronická spisová služba a elektronické skartační řízení Elektronická spisová služba a elektronické skartační řízení Ing. Pavel Jirásek, Městská část Praha 16 Mgr. Tomáš Lechner, Ph.D. Triada, spol. s r. o. Obsah prezentace Elektronické skartační řízení Základní

Více

Důvěryhodný dlouhodobý archiv zdravotnické dokumentace

Důvěryhodný dlouhodobý archiv zdravotnické dokumentace Důvěryhodný dlouhodobý archiv zdravotnické dokumentace Michal Pokorný ICZ a.s. Brno, 2012 www.i.cz 1 Agenda Co je zdravotnická dokumentace Co je archiv zdravotnické dokumentace Představení řešení archivu

Více

Telefónica O 2. Digitalizace a důvěryhodná archivace dokumentů. RNDr. Miroslav Šedivý Telefónica O2 Business Solutions, spol. s r.o.

Telefónica O 2. Digitalizace a důvěryhodná archivace dokumentů. RNDr. Miroslav Šedivý Telefónica O2 Business Solutions, spol. s r.o. Telefónica O 2 Digitalizace a důvěryhodná archivace dokumentů RNDr. Miroslav Šedivý Telefónica O2 Business Solutions, spol. s r.o. 2 Dlouhodobá archivace - požadavky legislativy Zákony Pravost dokumentu

Více

DODATEČNÉ INFORMACE K ZADÁVACÍM PODMÍNKÁM Č. 1 ZE DNE 17. 4. 2015

DODATEČNÉ INFORMACE K ZADÁVACÍM PODMÍNKÁM Č. 1 ZE DNE 17. 4. 2015 DODATEČNÉ INFORMACE K ZADÁVACÍM PODMÍNKÁM Č. 1 ZE DNE 17. 4. 2015 ZADAVATEL: Městská část Praha 21 Sídlem: Staroklánovická 260, 190 16 Praha 9 Jednající: Zdeněk Růžička, starosta IČ: 00240923 VEŘEJNÁ ZAKÁZKA:

Více

Elektronický archiv jako nadstavba DMS

Elektronický archiv jako nadstavba DMS Elektronický archiv jako nadstavba DMS Jak a k čemu může být užitečný Petr Dolejší, Senior Business Consultant Jak nakládáme s dokumenty Papírové dokumenty (podatelna) Elektronické dokumenty SAP EVIS,

Více

Analýza dopadů datových schránek na informační systém HMP (analýza dopadů zákona č.300/2008 Sb.)

Analýza dopadů datových schránek na informační systém HMP (analýza dopadů zákona č.300/2008 Sb.) Analýza dopadů datových schránek na informační systém HMP (analýza dopadů zákona č.300/2008 Sb.) Plán prezentace 1. Cíl(e) projektu 2. Rozsah projektu 3. Organizace projektu 4. Výstup(y) projektu - popis

Více

ZÁVAZNÉ FUNKČNÍ A TECHNICKÉ POŽADAVKY ZADAVATELE NA PROTOTYP

ZÁVAZNÉ FUNKČNÍ A TECHNICKÉ POŽADAVKY ZADAVATELE NA PROTOTYP Příloha zadávací dokumentace č. 10 Závazné funkční a technické požadavky zadavatele na prototyp ZÁVAZNÉ FUNKČNÍ A TECHNICKÉ POŽADAVKY ZADAVATELE NA PROTOTYP na veřejnou zakázku Resortní elektronický systém

Více

Elektronické dokumenty a spisová služba

Elektronické dokumenty a spisová služba N_SAS / VŠFS / LS 2013 / PS Přednáška č. 20 Elektronické dokumenty a spisová služba Hlavní okruhy problémů: I. Novelizace AZ v roce 2009: elektronické dokumenty v legislativě SSl a ASL II. Současná SSL

Více

Rozšiřující moduly aplikace e-spis

Rozšiřující moduly aplikace e-spis Z Á K A Z N I C K Ý S E M I N Á Ř N O V É M O D U LY Rozšiřující moduly aplikace e-spis Modul Tisk etiket Modul Šablony profilu dokumentů Modul Automatizace procesů Modul Importu doplňku čísla jednacího

Více

Zadávací dokumentace. k veřejné zakázce. NDA, zadávací řízení na dodavatele technologií ICT a implementaci a vývoj SW

Zadávací dokumentace. k veřejné zakázce. NDA, zadávací řízení na dodavatele technologií ICT a implementaci a vývoj SW Zadávací dokumentace k veřejné zakázce NDA, zadávací řízení na dodavatele technologií ICT a implementaci a vývoj SW 1. Všeobecné informace 1.1 Úvodní informace Zakázka je součástí projektu Národní digitální

Více

1. Integrační koncept

1. Integrační koncept Příloha č. 2: Technický popis integrace 1. Integrační koncept Z hlediska koncepčního budování Smart Administration na Magistrátu města Mostu je možno hovořit o potřebě integrace tří úrovní systémové architektury

Více

Spisová služba jako součást IBM ECM řešení

Spisová služba jako součást IBM ECM řešení Spisová služba jako součást IBM ECM řešení Obsah Spisová služba IBM Spisová služba jako součást ECM Technologická centra krajů Garantované/ Negarantované uložiště Technologická centra obcí s rozšířenou

Více

Zpracování Návrhu řešení projektu implementace konsolidovaného IS DMS v resortu Ministerstva financí je spolufinancováno z prostředků Evropského

Zpracování Návrhu řešení projektu implementace konsolidovaného IS DMS v resortu Ministerstva financí je spolufinancováno z prostředků Evropského Návrh řešení projektu implementace konsolidovaného IS DMS v resortu Ministerstva financí Zpracování Návrhu řešení projektu implementace konsolidovaného IS DMS v resortu Ministerstva financí je spolufinancováno

Více

Novinky verze 2.3.0 systému Spisové služby (SpS) e-spis LITE

Novinky verze 2.3.0 systému Spisové služby (SpS) e-spis LITE ICZ a.s. Správa a řízení dokumentů Na hřebenech II 1718/10 147 00 Praha 4 Tel.: +420-222 271 111 Fax: +420-222 271 112 Internet: www.i.cz Novinky verze 2.3.0 systému Spisové služby (SpS) e-spis LITE Vypracoval

Více

Records Management. Úvod do problematiky správy dokumentů a informací

Records Management. Úvod do problematiky správy dokumentů a informací Records Management Úvod do problematiky správy dokumentů a informací 10. 9. 2014 Základní pojmy (1) Records Management Proces nebo obor zaměřený na správu klíčových dokumentů organizace v průběhu celého

Více

POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY

POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY Metodické setkání k výkonu spisové služby v elektronické podobě, Clam-Gallasův palác, 29. 9. 2015 Monitoring AHMP výsledky Typ původce Počet původců Počet digitálních

Více

Národní digitální archiv

Národní digitální archiv Národní digitální archiv eskartace zkušenosti, rizika, řešení Jiří Bernas Zbyšek Stodůlka Národní digitál í archiv od 1. listopadu 2014 běží zkušební provoz Národního digitálního archivu řešení je založeno

Více

Národní archivní portál: prezentace, výběr, postupy

Národní archivní portál: prezentace, výběr, postupy Národní archivní portál: prezentace, výběr, postupy Zbyšek Stodůlka Brno, 18. 4. 2017 Archivní portály Národní archivní portál v legislativě (od 2012) Národní archiv ( 46 odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb.,

Více

Telefónica O 2. Praktické aspekty dlouhodobého a důvěryhodného ukládání elektronických dokumentů

Telefónica O 2. Praktické aspekty dlouhodobého a důvěryhodného ukládání elektronických dokumentů Telefónica O 2 Praktické aspekty dlouhodobého a důvěryhodného ukládání elektronických dokumentů RNDr. Miroslav Šedivý Telefónica O2 Business Solutions, spol. s r.o. 2 Specifika elektronických dokumentů

Více

Přístupy k řešení a zavádění spisové služby

Přístupy k řešení a zavádění spisové služby Přístupy k řešení a zavádění spisové služby Miroslav Kunt Praha, 22. 3. 2016 Výběr SSl důležité okolnosti Je potřeba zájem vedení organizace, kompetentní pracovníci spisové služby, co největší přiblížení

Více

Příloha 1 Specifikace předmětu plnění

Příloha 1 Specifikace předmětu plnění Příloha 1 Specifikace předmětu plnění Centrální zpracování Etapa V Tvorba kontrolních výstupů 1 Obsah ETAPA V - TVORBA KONTROLNÍCH VÝSTUPŮ PRO VPO... 3 1.1. Koncepční shrnutí... 3 1.2. Obsahová náplň etapy

Více

Právní úprava elektronické spisové služby a digitálního archivnictví Dosavadní vývoj a výhledy

Právní úprava elektronické spisové služby a digitálního archivnictví Dosavadní vývoj a výhledy Právní úprava elektronické spisové služby a digitálního archivnictví Dosavadní vývoj a výhledy 1 Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů Do dnešního dne 6 x novelizován

Více

Microsoft SharePoint Portal Server 2003. Zvýšená týmová produktivita a úspora času při správě dokumentů ve společnosti Makro Cash & Carry ČR

Microsoft SharePoint Portal Server 2003. Zvýšená týmová produktivita a úspora času při správě dokumentů ve společnosti Makro Cash & Carry ČR Microsoft SharePoint Portal Server 2003 Zvýšená týmová produktivita a úspora času při správě dokumentů ve společnosti Makro Cash & Carry ČR Přehled Země: Česká republika Odvětví: Velkoobchod Profil zákazníka

Více

JAK NA PAPERLESS. Petr Dolejší Senior Solution Consultant

JAK NA PAPERLESS. Petr Dolejší Senior Solution Consultant JAK NA PAPERLESS Petr Dolejší Senior Solution Consultant PAPERLESS CO TO VLASTNĚ JE Wikipedia - Paperless představuje fungování, kde je odstraněno nebo výrazně omezeno používání papíru. Toho se dosáhne

Více

RadioBase 3 Databázový subsystém pro správu dat vysílačů plošného pokrytí

RadioBase 3 Databázový subsystém pro správu dat vysílačů plošného pokrytí Databázový subsystém pro správu dat vysílačů plošného pokrytí RadioBase je datový subsystém pro ukládání a správu dat vysílačů plošného pokrytí zejména pro služby analogové a digitální televize a rozhlasu.

Více

VYHLÁŠKA ze dne 1. prosince 2014, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

VYHLÁŠKA ze dne 1. prosince 2014, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Částka 115 Sbírka zákonů č. 283 / 2014 Strana 3273 283 VYHLÁŠKA ze dne 1. prosince 2014, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Ministerstvo vnitra stanoví podle

Více

GORDIC a GDPR? Připraveno!

GORDIC a GDPR? Připraveno! GORDIC a GDPR? Připraveno! Jan Dienstbier, David Brychta 5. 9. 2017 Obecné požadavky na systémy v otázkách V jakých systémech se nacházejí data požadovaného klienta? Víte o všech informacích, metadatech

Více

DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ ARCHIVACE. Jan Tejchman Electronic Archiving Consultant

DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ ARCHIVACE. Jan Tejchman Electronic Archiving Consultant DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ ARCHIVACE Jan Tejchman Electronic Archiving Consultant Vytváření PKI Biometrie Důvěryhodná digitalizace Příchozí dokumenty Důvěryhodný el. dokument Zpracování X Provozní systémy

Více